Régie de l’énergie du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La Régie de l’énergie du Canada (la Régie) offre une formation obligatoire sur le code de conduite à tous les employés au moment de l’accueil et de l’intégration. Au printemps 2024, le comité d’éthique de la Régie a mené une vaste consultation interne et a fait une présentation sur l’éthique au travail à tous les secteurs de l’organisation. La présentation comprenait des exemples de situations et portait sur le rôle du comité d’éthique et la façon dont il peut appuyer le personnel de la Régie.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le code de conduite des employés de la Régie (« code ») a fait l’objet d’un révision complète en juin 2019. Voici certains éléments clés du nouveau code :

• détermination de valeurs et principes directeurs qui guident notre façon de travailler, d’exercer notre jugement et de résoudre les questions d’éthique;
• éclaircissements sur la façon de soulever et de résoudre des questions ou préoccupations concernant l’éthique, notamment la formation d’un comité d’éthique (auparavant comité consultatif sur les conflits d’intérêts) pour donner des conseils confidentiels et neutres;
• obligation expresse des chefs et du comité d’éthique de favoriser une culture positive axée sur l’éthique et la confiance à la Régie;
• attente explicite que les employés et les chefs parlent ouvertement des questions d’éthique, s’efforcent de les résoudre et divulguent les comportements contraires à l’éthique de façon responsable;
• méthode moins prescriptive pour les activités de mobilisation et la protection de l’indépendance judiciaire, ayant plutôt recours à des principes généraux et à des attentes comportementales.

En février 2022, d’autres modifications ont été apportées au code. Les éléments suivants ont alors été améliorés et clarifiés :

• Mobilisation acceptable des parties externes concernant des projets
• Rôle et marches à suivre du comité d’éthique
• Divulgation d’actes répréhensibles en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles
• Renvoi explicite à divers protocoles et politiques de la Régie

Bien qu’aucune révision officielle du code ne soit en cours à l’heure actuelle, la Régie est déterminée à l’améliorer continuellement et elle le met à jour en tenant compte des apprentissages du comité d’éthique et tirés de la rétroaction d’employés, comme des directives supplémentaires concernant les médias sociaux, l’application du code en dehors du travail et des renseignements supplémentaires sur la façon dont le code appuie la Réconciliation avec les peuples autochtones. 

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion. Le comité d’éthique fournit chaque année un rapport verbal et écrit sur les tendances et les statistiques au comité de la haute direction et au conseil d’administration.

Consultation de tout le personnel

Lors de l’assemblée du personnel de la Régie, un moment a été consacré aux valeurs et à l’éthique, ainsi qu’à la raison d’être du comité d’éthique et à la présentation de ses membres.

Au printemps 2024, le comité d’éthique a fait une présentation intitulée « Valeurs et éthique au travail – Conversation » à tous les secteurs de la Régie. La présentation était adaptée à chaque secteur. En plus de recueillir les commentaires des employés, le comité a fait connaître son travail et le code de conduite.

Les employés peuvent en tout temps demander conseil au comité d’éthique sur des questions ou préoccupations d’ordre éthique en écrivant à une adresse électronique dont la boîte de réception correspondante est confidentielle et surveillée. Le comité d’éthique est accessible et n’est pas punitif. Pour encourager les employés à faire appel à lui et à poser des questions, le comité d’éthique les soutient, est joignable par courriel en tout temps, accepte volontiers les questions et est prêt à agir comme ressource.

Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis

De 2020 à 2023, le comité d’éthique a tenu des séances d’information sur des sujets précis comme la valeur du respect envers les personnes, les modifications au code de conduite et les conflits d’intérêts.

Le mardi 23 avril 2024, la Régie a réuni tous les dirigeants pour participer à la journée de mobilisation des dirigeants. Daniel Lee Quan Watson, sous-ministre à la retraite, a fait une présentation sur les valeurs et l’éthique à plus d’une centaine d’employés.

Gestion du rendement et des talents

Activités comprises dans les discussions faisant partie du cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés

Campagnes de communication

Le comité d’éthique a publié une invitation sur l’intranet de la Régie (iWeb) encourageant les employés à s’inscrire afin d’assister à la conversation avec John Hannaford, greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, sur les valeurs et l’éthique, qui a eu lieu le 1^er mars 2024. En novembre 2022, le comité d’éthique a collaboré avec l’équipe des communications pour publier sur l’iWeb l’article vedette Je ne sais pas quoi faire! La gestion des dilemmes éthiques au travail. D’autres publications pertinentes sur l’iWeb comprennent le déploiement des modifications au code de conduite, la promotion de séances d’information passées, le recrutement et la nomination de membres à titre personnel et des rappels annuels concernant la signature du code de conduite. Le comité d’éthique a également fait preuve de plus de transparence en publiant des versions non confidentielles de ses mises à jour annuelles et les procès-verbaux de ses réunions sur l’iWeb à l’intention des employés.  

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, les employés sont tenus de remplir un document d’attestation confirmant qu’ils ont lu et qu’ils comprennent le code de conduite. Ils doivent également déclarer dans un rapport confidentiel tout conflit d’intérêts relié à des biens et à des intérêts ou à des activités extérieures. Enfin, ils doivent suivre une formation obligatoire sur le code de conduite.

Après l’étape de l’accueil et de l’intégration, les employés de la Régie doivent signer le code de conduite chaque année pour confirmer qu’ils l’ont lu et déclarer tout nouveau conflit d’intérêts, le cas échéant.  

La Régie encourage les dirigeants à discuter avec leurs employés de l’importance de respecter les valeurs et l’éthique de la fonction publique et à utiliser des scénarios réels ou hypothétiques pour aborder franchement le sujet. Tous les employés sont invités à communiquer avec leur supérieur ou le comité d’éthique s’ils ont des questions ou des préoccupations.

Dans le cadre des processus de dotation, une évaluation axée sur les compétences, et intégrant les compétences dites organisationnelles, est utilisée. Lors de la dotation de postes de direction, l’accent est mis sur les compétences en matière de valeurs et d’éthique. Par conséquent, les initiatives de planification de carrière et de planification de la relève, particulièrement celles qui concernent les postes de direction, s’attachent à l’importance des valeurs et de l’éthique et des pratiques exemplaires à cet égard que les personnes concernées doivent intégrer et démontrer dans le cadre de leur travail.  

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Voici les thèmes récurrents :

• les conflits d’intérêts découlant d’un travail à l’extérieur (p. ex., bénévolat, membres de la famille travaillant dans l’industrie et ancien emploi dans l’industrie);
• les restrictions touchant l’investissement;
• l’application des exigences en matière de conflits d’intérêts aux entrepreneurs;
• l’utilisation d’appareils de travail à des fins personnelles;
• la dotation;
• les opérations et inspections sur le terrain;
• les réseaux sociaux. 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

La Régie est déterminée à s’améliorer continuellement, notamment en s’assurant que ses employés sont tenus informés. Par exemple, une partie de la présentation « Valeurs et éthique au travail – Conversation » du comité d’éthique portait sur les thèmes récurrents pertinents pour les employés de la Régie. De plus, une foire aux questions sur la dotation a été préparée. Le code de conduite est vérifié et mis à jour régulièrement pour tenir compte des tendances ou y apporter des éclaircissements. Tout changement est communiqué aux employés.

À mesure que des tendances se dessinent, la Régie continue de s’adapter et de fournir la formation et le soutien appropriés aux employés. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les présentations du comité d’éthique ont réussi jusqu’ici à rejoindre le personnel et à amorcer la discussion sur les valeurs et l’éthique. La Régie a reçu des commentaires utiles, y compris des recommandations pour des formations futures interactives (non pas en ligne) comprenant des scénarios et des études de cas, et qui mettraient en évidence les valeurs propres au travail de chaque secteur. Un intérêt à participer plus activement et plus souvent à la sensibilisation à l’éthique est également ressorti des commentaires. Parmi les suggestions figuraient la publication d’articles sur l’iWeb et la tenue de séances du type « Demandez-moi n’importe quoi » plus fréquemment et l’inclusion d’un moment consacré à l’éthique dans les réunions. Les employés ont recommandé que la signature du code de conduite soit rendue plus intéressante et conviviale, et voient favorablement l’organisation d’autres activités visant à favoriser la discussion sur l’éthique. Tous ces commentaires seront utiles pour alimenter la discussion à l’avenir.

La boîte de réception confidentielle et surveillée est un autre outil efficace pour demander conseil au comité d’éthique facilement et de façon informelle. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

La Régie utilise le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (« SAFF ») à cette fin. Les résultats du SAFF servent également à orienter le plan de travail du comité d’éthique. La Régie conserve également des statistiques sur le nombre et le type de nouveaux dossiers examinés par le comité d’éthique, ainsi que le nombre de demandes de renseignements informelles adressées au président. 

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

La Régie examine actuellement les recommandations formulées dans le présent rapport.