Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Avant la pandémie, le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) offrait une formation sur les valeurs et l’éthique à tout le personnel. Le mandat de l'organisation étant axé sur le soutien aux tribunaux administratifs, on retrouve des fonctions similaires dans l'ensemble de l'organisation, notamment des services de greffe, de médiation, de prestations, de conseils juridiques et de soutien aux décideurs des tribunaux. Cela a mené à la création d’un programme de formation interne standardisé sur les valeurs et l’éthique offert à l’ensemble de l’organisation. Le programme portait sur les valeurs du SCDATA et celles du secteur public ainsi que sur les comportements attendus. Il passait aussi en revue le Code de conduite du SCDATA, identifiait et traitait les dilemmes éthiques et les conflits d’intérêts potentiels, et fournissait des conseils sur la manière de signaler de manière appropriée les actes répréhensibles.

En plus de la formation interne, le SCDATA a ajouté le cours Fondements des valeurs et de l’éthique (FON301) offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) à la formation obligatoire de tous les membres du personnel.

Le SCDATA profite de l’Appel à l’action sur les valeurs et l’éthique pour réviser sa formation. Des séances d’engagement sont organisées à tous les niveaux de l’organisation. Leur objectif est de relancer le dialogue sur les valeurs et l’éthique et de recueillir les commentaires du personnel et des gestionnaires sur leurs domaines d’intérêt, les défis à relever, et le soutien dont ils ont besoin. De plus, l'organisation a récemment mis au point de nouveaux outils sur les conflits d'intérêts, y compris une auto-évaluation obligatoire, qui serviront de rappel important pour identifier et traiter les situations de conflits d'intérêts potentiels, réels ou apparents.

Au cours des prochaines semaines, les ressources humaines analyseront les commentaires recueillis lors des séances d'engagement et les questions et situations rapportées à l’occasion de l’initiative renouvelée de gestion des conflits d’intérêts. Ces informations seront essentielles à l'élaboration de la nouvelle formation destinée au personnel. À ce stade, il est difficile de dire si les plans de formation seront différents d'un domaine à l'autre, étant donné les objectifs similaires de chaque secrétariat, mais des efforts seront faits pour garantir que la formation est bien contextualisée et pertinente pour leur domaine d’activité. L'objectif est d'élaborer le nouveau programme de formation à l'automne 2024 et de l’offrir au personnel à l’hiver 2025.  

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Au début de la pandémie, le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a interrompu la prestation de son programme de formation interne sur les valeurs et l'éthique afin de se concentrer sur d'autres enjeux critiques. Le SCDATA revoit actuellement son programme de formation sur les valeurs et l'éthique afin de s'assurer qu'il répond aux réalités et aux défis actuels, ainsi qu'aux besoins exprimés par le personnel et les gestionnaires. Cette formation sera également adaptée de manière à pouvoir être offerte dans un format virtuel ou hybride. Le SCDATA prévoit achever la refonte de son programme de formation sur les valeurs et l'éthique à l'automne 2024 et le mettre en œuvre à l'hiver 2025.

Le travail se poursuit pour déployer les plans de formation propres au SCDATA, et l’organisation a récemment révisé sa trousse d’outils sur les conflits d’intérêts. Le cours sur les Fondements des valeurs et de l’éthique fait toujours partie de la formation obligatoire. 

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a lancé des séances d’engagement avec le personnel afin de relancer les discussions sur les valeurs et l’éthique. Ces discussions visent également à recueillir les commentaires du personnel sur les défis auxquels il est confronté et sur le soutien requis pour continuer à respecter les valeurs de la fonction publique. La direction des ressources humaines du SCDATA analysera les commentaires recueillis en tenant compte du code de conduite actuel de l’organisation et entamera de nouvelles discussions avec la gestion. Si des lacunes sont identifiées, il pourrait être nécessaire d'ajuster certains éléments du code de conduite de l'organisation. Le SCDATA a pour objectif de réviser son code de conduite d’ici le 31 mars 2025. Le code de conduite actuel du SCDATA a été publié en 2018.

Un code de conduite est un outil essentiel qui permet de définir les attentes et d’encourager des comportements efficaces, et il est important de bien analyser les modifications possibles. Le calendrier proposé ci-dessus prévoit suffisamment de temps pour achever ce travail et mettre à jour le code de conduite, le cas échéant, afin qu’il reflète mieux la réalité actuelle.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) est au début de sa démarche visant à recueillir des idées et des commentaires sur les valeurs et l'éthique et sur son code de conduite. À ce stade, il est trop tôt pour déterminer l’ampleur des changements qui seront nécessaires. Si une mise à jour s’impose, le SCDATA s'engage à effectuer les changements nécessaires et à veiller à ce qu'ils soient communiqués efficacement au personnel. 

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Il est important pour le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) de veiller à ce que les valeurs et l'éthique soient respectées au sein de l’organisation et celles-ci sont un élément important de notre programme d'intégration du personnel nouvellement embauché. Le SCDATA dispose d'une page d'accueil pour le personnel nouvellement embauché qui met l’accent sur les valeurs de l’organisation et fait la promotion de la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada. Dans le cadre du processus d’intégration, les gestionnaires doivent discuter des valeurs et de l’éthique avec le personnel nouvellement embauché, et veiller à ce qu’il ait lu et compris le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, ainsi que le Code de conduite du SCDATA.

En plus des ressources d’accueil pour le personnel nouvellement embauché, l’intranet du SCDATA comporte une rubrique dédiée aux valeurs et à l’éthique. Des informations sur des sujets importants tels que le devoir de loyauté (y compris dans l’utilisation des médias sociaux), les activités politiques, la divulgation d’actes répréhensibles et les conflits d’intérêts sont facilement accessibles à l’ensemble des membres du personnel du SCDATA.

Le SCDATA a également élaboré un guide pour aider les gestionnaires à discuter avec leurs équipes (séances d’engagement) de la responsabilité personnelle en matière de respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique. Les gestionnaires doivent favoriser la transparence en établissant de manière ouverte et respectueuse un espace de discussion sur les valeurs et l’éthique dans le contexte actuel de la fonction publique. Ces efforts soulignent notre responsabilité collective de les respecter. Les discussions sont en cours et se poursuivront dans les mois à venir.

Des communiqués ponctuels sont régulièrement envoyés à tout le personnel du SCDATA pour rappeler les comportements appropriés et l’importance de respecter en tout temps le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, y compris en dehors des heures de travail et lors de l’utilisation des médias sociaux.

Plus récemment, le SCDATA a modernisé son processus de gestion des dossiers de conflits d’intérêts et a créé de nouveaux outils pour mieux préparer les membres du personnel et les gestionnaires à identifier et gérer les situations de conflits d’intérêts potentiels. 

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a un processus d’intégration bien établi, lequel s’appuie sur plusieurs outils. Ces outils visent à s’assurer que le personnel nouvellement embauché s’adapte bien aux nouveaux rôles et que les attentes concernant l’importance d’adopter des comportements efficaces et de respecter nos valeurs sont claires.

Dans les ressources à l’intention des gestionnaires visant à faciliter les discussions avec les membres de leur équipe sur les valeurs et l'éthique, l'organisation a misé sur l'importance de maintenir un dialogue continu et de créer un environnement sûr où le personnel peut signaler des défis ou des préoccupations d'ordre éthique. Les questions posées au personnel pour stimuler et soutenir les échanges sur les valeurs et l'éthique constituent un autre aspect important de ce guide de discussion.

La rétroaction obtenue au cours de ces séances d'engagement permettra de générer des idées novatrices pouvant être mises en œuvre au sein de l'organisation. L'une des premières idées émanant de ces séances est la création d'une session d'intégration hybride pour le personnel nouvellement embauché. Au cours de celle-ci, un cadre supérieur de l'organisation aborderait les défis éthiques qui pourraient survenir dans le cadre de notre travail d’appui aux tribunaux administratifs. Le SCDATA examinera cette proposition parmi les nombreuses autres qu'il recevra. Cet exercice contribuera à intégrer les considérations en matière d’éthique et de valeurs dans les différentes initiatives de gestion des personnes de l’organisation.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Jusqu'à présent, les thèmes les plus récurrents de nos discussions avec les différents niveaux de gestion concernent les médias sociaux et l'intelligence artificielle. Notre société en constante évolution se complexifie et les médias sociaux et l'intelligence artificielle soulèvent des préoccupations importantes de valeurs et d'éthique. Le Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) envisage de créer des lignes directrices internes pour garantir que les membres du personnel utilisent ces nouvelles technologies de manière honnête, transparente et responsable. 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a récemment amorcé des discussions avec divers paliers de gestion et a commencé à identifier des problématiques ou des thèmes récurrents. Ceux-ci seront examinés attentivement et des approches pour y répondre de manière optimale seront envisagées dans les mois à venir.

L’une des premières mesures à cet égard sera d’évaluer et de mettre à jour la formation sur les valeurs et de l’éthique du SCDATA pour incorporer les thèmes identifiés lors des séances d’engagements avec le personnel. Cela assurera la pertinence et l'efficacité continues de notre formation et aidera l'organisation à déterminer si des activités d'apprentissage supplémentaires sont requises. Étant donné que l'apprentissage par le biais d'études de cas ou de scénarios fictifs a été identifié comme l'une des approches privilégiées, il est fort probable que cette méthode d’apprentissage soit intégrée dans divers nouveaux outils et ressources du SCDATA prochainement.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Le Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) est une petite organisation. Ainsi, la consultation avec des partenaires externes a apporté des avantages considérables à l'équipe des valeurs et de l'éthique. Le groupe interministériel sur les valeurs et l'éthique ainsi que le groupe « Des codes vers les cultures » (CvC) sur GCConnex se sont avérés particulièrement précieux. Ces ressources fournissent des outils et des références sur les valeurs et l'éthique, tout en offrant des opportunités de consulter des experts.

Par ailleurs, l’élaboration du guide de discussion sur les valeurs et l’éthique à l’intention des gestionnaires du SCDATA a été bien accueillie. Cette trousse d’outils a contribué à renforcer la confiance des gestionnaires en fournissant un cadre et une structure à leurs conversations en vue d’échanges plus significatifs avec le personnel.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les discussions se poursuivent au sein du Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) concernant la meilleure façon de mesurer la sensibilisation des membres du personnel au rôle joué par les valeurs et l'éthique dans leur travail quotidien. Le SCDATA adoptera probablement une approche qui combinera les activités de sensibilisation et l’évaluation des perceptions individuelles quant à cette sensibilisation.

Les cadres supérieurs du SCDATA sont doivent s’assurer que tous les membres de leur équipe respective participent aux séances d’engagement organisationnel sur les valeurs et l’éthique. Il s’agit là d’une étape importante pour accroître la sensibilisation.

Le sondage auprès des fonctionnaires fédéraux est un outil régulièrement utilisé par le SCDATA pour évaluer les progrès liés à diverses initiatives de gestion du personnel. Cette approche sera de nouveau adoptée par le SCDATA. Elle offre l'avantage de permettre la désagrégation des données (c’est-à-dire de décomposer les données en sous-catégories détaillées afin de mieux les analyser et les comprendre). Si des questions supplémentaires sur les valeurs et l'éthique sont intégrées dans le sondage, elles contribueront à une meilleure compréhension des progrès réalisés et permettront d’identifier des domaines nécessitant une attention particulière.

Lorsque la nouvelle formation sur les valeurs et l’éthique sera lancée, le SCDATA disposera d’indicateurs utiles, comme le nombre de participants à la formation et un sondage d’évaluation de la formation. Les données recueillies grâce à cette approche pourraient également être analysées.

D'autres approches utilisées pourraient fournir des indications intéressantes, même s’il ne s’agit pas de preuves empiriques. Ces approchent comprennent l'engagement avec des spécialistes des ressources humaines, des gestionnaires, ou des membres de divers comités d'employés tels que le comité pour l'équité, la diversité et l'inclusion, ainsi que le comité pour le bien-être sur le lieu de travail.

Quelles que soient les approches adoptées par le SCDATA, l’organisation reste déterminée à s’assurer que les membres du personnel comprennent comment les valeurs et l’éthique sont mises en œuvre dans leur travail quotidien.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

L’administrateur en chef du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a récemment nommé la directrice exécutive du Secrétariat à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral à titre de championne des valeurs et de l’éthique, un nouveau rôle au sein du SCDATA. La priorité de la championne cette année sera d’aider à accroître l’engagement du personnel et de promouvoir des discussions significatives sur les valeurs et l’éthique et leur signification pour les membres du personnel dans leur travail d’appui aux tribunaux administratifs. Elle devra également appuyer les efforts du SCDATA à faire respecter le Code de valeurs et d’éthique pour le secteur public à tous les niveaux.