Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) est un ministère autonome depuis le 12 août 2021 qui a pour mandat de renforcer le développement économique du Nord de l’Ontario. À ce titre, FedNor est en train d’élaborer les nombreux programmes, politiques et outils nécessaires pour remplir ses obligations en tant que nouveau ministère. Dans ce contexte et à titre de petit ministère (environ 100 employés en 2023), FedNor n’a pas encore élaboré de plans de formation aux valeurs et à l’éthique propres au ministère à l’échelle des divisions. Dans l’intervalle, FedNor se sert de la formation actuellement disponible à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), notamment en demandant aux employés de suivre le cours « Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés » (FON301).

En avril 2024, FedNor a mis en place des activités de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique. Plus de renseignements concernant ces activités seront décrits en détail dans les questions suivantes.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) a entièrement mis en œuvre des plans de formation propres au ministère, qui consistent en une liste de formations obligatoires en fonction des responsabilités des employés. FedNor se sert de la formation actuellement disponible à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et prévoit des séances annuelles de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique.

En outre, FedNor élabore actuellement les objectifs de l’organisation pour 2024-2025. Le ministère envisage d’intégrer une section précise consacrée à la sensibilisation et à la discussion continue sur les valeurs et l’éthique au moyen de la formation. Cette initiative devrait être achevée d’ici fin mai-début juin 2024.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

En tant que nouveau ministère, l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) élabore son premier code de conduite sur les valeurs et l’éthique. Les employés ont pu donner leur avis lors des séances qui ont eu lieu en avril 2024. Ces séances étaient intitulées « Table ronde : Valeurs et éthique » et ont donné l’occasion aux employés de transmettre leurs commentaires de façon honnête et ouverte.

Une fois le code mis en place, ce qui devrait être le cas au milieu de l’exercice 2024-2025, il sera révisé chaque année pour faire en sorte qu’il soit toujours d’actualité et utile aux employés.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

L’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) élabore actuellement son premier code de conduite. Les employés ont pu donner leur avis lors des séances de table ronde qui ont eu lieu en avril 2024.

De plus, les employés seront invités à examiner et à fournir un formulaire mis à jour de divulgation des conflits d’intérêts dans lequel ils indiqueront avoir lu et compris le contenu du code de valeurs et d’éthique de FedNor et confirmeront s’ils se trouvent ou non dans une situation de conflit d’intérêts apparent, potentiel ou avéré. Ce travail devrait être effectué en juin 2024, et d’autres attestations seront exigées tous les ans.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les employés ont pu donner leur avis sur le code des valeurs et d’éthique lors de la « Table ronde : Valeurs et éthique » et ont donné l’occasion aux employés de transmettre leurs commentaires de façon honnête et ouverte en avril 2024.

Plus précisément, tous les employés de l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) ont reçu une invitation personnelle de la part de la présidente Valerie Gideon, leur fournissant des informations sur le travail effectué aux termes du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé et soulignant l’importance cruciale des valeurs et de l’éthique en milieu de travail. La présidente a invité les employés à participer à l’une des cinq tables rondes visant à donner du sens aux valeurs et à l’éthique. Elle a également invité les employés à prendre part à un dialogue ouvert et à formuler des commentaires honnêtes.

En raison de la répartition géographique des employés (dans la province de l’Ontario et quelques employés au Québec), quatre séances en anglais et une séance en français ont eu lieu en avril 2024, sur la plateforme Microsoft Teams. Chaque séance a été animée conjointement par un directeur de FedNor et un cadre à la retraite qui a soutenu le développement des cadres de direction.

Le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé a été communiqué au personnel de façon à donner du contexte avant la table ronde.

En plus de l’ébauche du code de valeurs et d’éthique de FedNor qui a été fournie aux employés pour leur permettre de donner leur avis pendant la séance, les participants ont reçu deux scénarios et trois questions sur lesquels ils devaient réfléchir avant la séance :

• Le premier scénario concernait un employé recevant un cadeau de la part d’un partenaire communautaire autochtone avec lequel il travaillait;
• Le deuxième scénario concernait un nouveau fonctionnaire qui avait été témoin de commentaires inappropriés de la part d’un gestionnaire, qui comportait des sous-entendus de harcèlement et de mauvaise conduite.

Les participants ont échangé leurs points de vue au cours de la table ronde.

En outre, la plupart des cadres ont participé à des séances de développement des compétences clés en leadership (CCL) au cours de l’automne et de l’hiver 2023‑2024, dont une séance consacrée à la CCL Préserver l’intégrité et le respect. Cette séance a permis d’analyser en profondeur les comportements efficaces qui composent la CCL; cette analyse a été complétée par une lecture obligatoire sur l’intégrité des dirigeants et une discussion fondée sur des scénarios.

Ces séances comprenaient des présentations, des questions de réflexion et des discussions ouvertes sur chaque compétence, ainsi que des conseils clairs sur les comportements à adopter en tant que membres de l’équipe de direction. Ces séances ont permis de mettre en évidence la responsabilité personnelle des cadres de direction au sein de FedNor.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Comme nous l’avons indiqué dans les questions précédentes, la plupart des cadres ont participé aux séances de développement des CCL pendant l’automne et l’hiver 2023-2024. Chaque séance a permis d’approfondir les comportements efficaces relatifs aux CCL (Créer une vision et une stratégie, Mobiliser les personnes, Préserver l’intégrité et le respect, Collaborer avec les partenaires et les intervenants, Promouvoir l’innovation, Orienter le changement et Obtenir des résultats).

Ces séances comprenaient des présentations, des questions de réflexion et des discussions ouvertes sur chaque compétence, ainsi que des conseils clairs sur les comportements à adopter en tant que membres de l’équipe de direction. Ces séances ont permis de mettre en évidence la responsabilité personnelle des cadres de direction au sein de l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor).

Des travaux supplémentaires sont en cours pour veiller à ce que les conversations sur la responsabilité personnelle dans le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique se tiennent en permanence, à tous les niveaux de l’organisation, au moyen de séances d’information sur des sujets ciblés ou par d’autres moyens, tout au long de l’année.

FedNor a élaboré une approche pour la planification de la relève en avril 2024. Cette approche intègre les valeurs et l’éthique dans les comportements clés dont il faut faire preuve pour pouvoir occuper des postes clés et des postes de direction au sein de l’organisation.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Voici les thèmes récurrents au sein de l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor).

Responsabilisation

• Tous les membres du personnel, quelle que soit leur poste dans l’organisation, sont responsables de leurs comportements et de leurs paroles;
• Le silence est une forme de complaisance. Les gens doivent agir pour résoudre les problèmes qui ne sont pas conformes aux valeurs et à l’éthique de la fonction publique;
• Les gestionnaires sont soumis à des normes plus élevées en matière de valeurs et d’éthique ou devraient l’être. Ils doivent être conscients de ce qui se passe autour d’eux. Ils doivent montrer l’exemple.

Communication

• Tous les membres du personnel doivent être en mesure d’avoir un dialogue honnête, entre eux, ainsi qu’avec les clients et les intervenants, ce qui favorise l’établissement de relations et garantit la durabilité de ces relations;
• Il est important de garder l’esprit ouvert et d’être capable de résoudre les problèmes à l’échelon le plus bas possible; il est essentiel de pouvoir justifier ce que nous faisons;
• Des discussions et des informations fréquentes concernant les valeurs et l’éthique, y compris le code de valeurs et d’éthique de FedNor, doivent être tenues et fournies, de manière officieuse, à l’occasion de réunions d’équipe, etc. 

Respect des différences culturelles et réconciliation

• Le respect et la compréhension des différences culturelles sont essentiels;
• Il est important de veiller à ce que les outils utilisés par les fonctionnaires pour accomplir leur travail soient suffisamment souples pour tenir compte des différences culturelles (veiller à ce qu’ils ne perpétuent pas le colonialisme).

Ressources

• De nombreuses ressources pour guider et soutenir les employés ont été discutées, telles que le Bureau de l’ombud, plusieurs cadres champions de FedNor, l’équipe des ressources humaines, les gestionnaires, le Programme d’aide aux employés et les représentants syndicaux.

Autre

• La peur des représailles, dans le contexte d’un scénario qui a été soumis au personnel pour discussion pendant la séance, a été soulevée et continue d’être une source réelle de préoccupation pour beaucoup, en ce qui concerne la lutte contre les comportements inappropriés tels que l’incivilité sur le lieu de travail. Les ressources permettant de soutenir et d’orienter le personnel dans la résolution de ces questions ont été discutées;
• Les problèmes persistants de rémunération dans l’ensemble de la fonction publique sont considérés comme un problème fondamental qui entrave le véritable respect des personnes.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Des travaux sont en cours pour veiller à ce que les conversations sur la responsabilité personnelle dans le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique se tiennent en permanence, à tous les niveaux de l’organisation, au moyen de séances d’information sur des sujets ciblés ou par d’autres moyens, tout au long de l’année. Ces conversations, au moyen de séances d’information, de formations ou d’autres moyens, seront élaborées à la lumière des thèmes récurrents mentionnés dans la question précédente.

Le champion des valeurs et de l’éthique de l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) travaille actuellement à la création d’une page de ressources sur les valeurs et l’éthique, où les employés peuvent trouver toutes les informations relatives au soutien et aux ressources en la matière.

FedNor a également mis à jour sa liste de formations obligatoires, qui comprend divers thèmes relatifs aux valeurs et à l’éthique, tels que le respect de la diversité et de l’inclusion, les biais inconscients et la formation liée aux compétences culturelles autochtones.

Des séances d’information sur les relations de travail destinées aux superviseurs, aux gestionnaires et aux directeurs sont également prévues pour septembre-octobre 2024. Elles décrivent les responsabilités des employés et des gestionnaires (ce qui concerne la responsabilisation) ainsi que les divers processus, outils, lois et règlements auxquels les fonctionnaires doivent se conformer.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les tables rondes organisées ce printemps à l’intention de l’ensemble du personnel ont joué un rôle de catalyseur pour l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor). Le personnel est mobilisé et comprend l’importance de maintenir la dynamique et de veiller à ce que ces conversations soient toujours d’actualité.

En outre, les gestionnaires et directeurs qui ont participé aux séances de développement des CCL l’automne et l’hiver derniers (sept séances de 90 minutes chacune) déclarent mieux comprendre comment leur leadership peut favoriser la cohésion, le respect et la mobilisation dans le milieu de travail.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

L’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor) utilisera les deux (2) indicateurs suivants pour mesurer le niveau de connaissance des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien : le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux ainsi qu’un sondage éclair qui comprendra un volet sur les valeurs et l’éthique.

En outre, les chefs de secteur prendront le pouls de leurs employés pour discuter des opérations, des réalisations et des objectifs, ce qui facilitera toute discussion ou clarification concernant les valeurs et l’éthique. FedNor organise également une réunion des gestionnaires toutes les deux semaines au cours de laquelle divers sujets sont abordés, notamment les valeurs et l’éthique. Des consultations sont actuellement menées sur diverses préoccupations de l’organisation et serviraient d’indicateurs de progrès.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

La communication est essentielle pour l’Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor), ou toute autre organisation, en vue de faire mieux connaître les valeurs et l’éthique dans la fonction publique.

FedNor prévoit diverses séances d’information sur la responsabilisation, la mise à jour et la création d’outils, de documents, de procédures et de politiques afin de clarifier pour tous les employés les différents sujets liés à la responsabilisation, aux valeurs et à l’éthique. FedNor s’efforce de fournir ces informations sur son site intranet, afin qu’elles soient accessibles à tous.

En outre, dans le cadre du processus d’intégration de l’organisation, les nouveaux employés recevront des informations et des conseils généraux sur les valeurs et l’éthique.