Élections Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Oui (en partie). Étant une organisation relativement petite, Élections Canada s’appuie sur la formation sur les fondements des valeurs et de l’éthique (VE) offerte par l’École de la fonction publique du Canada (FON 301 et FON 302) pour informer son personnel sur les VE.

En outre, compte tenu du mandat unique de l’organisme, les exigences en matière de VE qui lui sont propres (y compris l’obligation pour le personnel d’observer en permanence une stricte impartialité et neutralité politique) sont renforcées par une combinaison d’activités.

Ces activités comprennent :

1. la formation des nouveaux employés;
2. une formation portant sur des volets précis des VE;
3. des communications régulières à l’échelle de l’organisme :
4. des consultations ciblées auprès de secteurs ou de groupes d’employés;
5. la mise à disposition d’outils et de conseils en matière de VE.

À noter qu’Élections Canada a produit une vidéo de formation et mis en place un site SharePoint pour informer les nouveaux membres du personnel de leurs obligations en matière de VE qui sont propres à l’organisme. Le respect par le personnel des exigences du secteur public et de l’organisme en matière de VE (y compris l’impartialité politique) est également énoncé comme une condition d’emploi dans leur lettre d’offre.

Bien qu’Élections Canada n’organise pas systématiquement de formation en matière de VE au niveau des divisions, il a organisé des séances ad hoc sur les conflits d’intérêts destinées à certains secteurs, groupes de cadres supérieurs et groupes d’employés. Les responsables des domaines particulièrement visés par les VE, tels que le harcèlement et la violence dans le lieu de travail, mènent également leurs propres formations ou consultations ciblées.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Élections Canada a l’intention :

1. D’engager un dialogue sur les VE avec son personnel d’ici la fin de 2024;
2. De tirer parti des résultats du dialogue avec le personnel pour réviser son code de conduite organisationnel d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Les leçons tirées de ces deux activités serviront ensuite à orienter la révision complète des plans de formation propres à chaque secteur d’Élections Canada après la prochaine élection générale fédérale.

Note : Ces activités sont assujetties aux exigences en matière de préparation aux élections, étant donné qu’une élection générale fédérale à date fixe est prévue en 2025.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Élections Canada révisera son code de conduite organisationnel d’ici la fin de l’exercice 2024-2025, à la suite de son dialogue sur les VE avec les membres de son personnel.

Note : Ces activités sont assujetties aux exigences en matière de préparation aux élections, étant donné qu’une élection générale fédérale à date fixe est prévue en 2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Sans objet, car Élections Canada est en train de mettre à jour son code de conduite organisationnel d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Élections Canada discute régulièrement avec les membres de son personnel des valeurs et des considérations éthiques du secteur public et de l’organisme. En particulier, les hauts fonctionnaires désignés et les champions des VE d’Élections Canada – chacun étant responsable d’un domaine de VE particulier – s’efforcent de promouvoir et de faire progresser leur domaine de VE dans l’ensemble de l’organisme.

Ces activités incluent les suivantes :

1. Discussions portant sur les VE avec la haute gestion :
   • La haute fonctionnaire désignée responsable des conflits d’intérêts discute deux fois par année de ce sujet avec le directeur général des élections.
   • Des discussions sur les VE ont eu lieu au sein du Forum de la haute direction et du Comité d’audit.
   • Les principaux documents sur les VE ont été examinés par divers comités de gestion.
   • Élections Canada a également veillé à ce que les dirigeants fassent preuve de leadership en publiant une édition spéciale du bulletin de l’organisme dans laquelle le directeur général des élections rappelait aux membres du personnel de divulguer toute situation de conflit d’intérêts dans laquelle ils pourraient se trouver.
2. Discussions ciblées au sein de certains secteurs fonctionnels :
   • Des séances d’information sur les conflits d’intérêts sont organisées au sein de certains secteurs de l’organisme, comme celui du financement politique.
3. Campagnes de communication sur les VE :
   • Élections Canada rappelle régulièrement aux membres du personnel leur obligation d’impartialité et de neutralité politiques dans son bulletin d’information (en particulier au début des élections).

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Élections Canada souligne la nécessité pour les gestionnaires et le personnel subalterne d’engager des conversations régulières sur la responsabilité personnelle et les obligations en matière de VE en utilisant une variété d’activités et d’outils.

À cette fin, Élections Canada :

• a rendu obligatoire pour les employés (FON 301) et les gestionnaires (FON 302) la formation sur les fondements des VE offerte par l’École de la fonction publique du Canada;
• a renforcé la conformité du personnel aux exigences du secteur public et de l’organisme en matière de VE en en faisant une condition d’emploi dans leur lettre d’offre;
• s’assure, dans le cadre de son processus d’accueil et d’intégration, que les nouveaux employés sont conscients du mandat unique de l’organisme et des exigences en matière d’impartialité politique, qu’ils ont lu le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, le Code de conduite d’Élections Canada et la Directive sur les conflits d’intérêts, et qu’ils divulgueront dans les 60 jours toute situation de conflit d’intérêts dans laquelle ils pourraient se trouver;
• rappelle régulièrement à son personnel les exigences de l’organisme en matière d’impartialité et de neutralité politiques au moyen de communications régulières et d’orientations dans les manuels et autres documents;
• encourage les cadres à discuter avec leur personnel subalterne des considérations et des obligations en matière de VE au cours des discussions cycliques sur le rendement et sur la gestion des talents.

Certains domaines clés des VE, tels que les langues officielles et la diversité et l’inclusion, font partie des évaluations de rendement des cadres. En outre, une formation sur le harcèlement et la violence au travail ainsi que sur la dignité et le respect est proposée au personnel.

Élections Canada réexaminera son cadre de VE pour voir comment il peut renforcer la responsabilité du personnel en matière de VE à tous les niveaux. À cette fin, il s’appuiera sur les enseignements tirés de son dialogue avec les membres de son personnel sur les VE ainsi que de la révision de son code de conduite organisationnel pour revoir ses plans de formation, dans le but de mieux répondre aux besoins en VE des différents secteurs, domaines fonctionnels et groupes d’employés.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Bien qu’un dialogue officiel sur les VE n’ait pas encore eu lieu à Élections Canada, les principaux thèmes qui sont ressortis des conversations avec le personnel subalterne, les gestionnaires et les cadres ou des consultations sur ces sujets sont les suivants :

• Les membres du personnel adhèrent à l’exigence d’impartialité et de neutralité politique absolues d’Élections Canada lorsqu’ils participent à des activités en dehors du lieu de travail.
• Il faut assurer l’équilibre entre la participation du personnel à la défense de causes et à des événements sociaux, d’une part, et les obligations du secteur public et l’exigence de maintenir l’intégrité et la neutralité d’Élections Canada en tout temps, d’autre part.
• Les employés respectent les exigences en matière de conflit d’intérêts en ce qui concerne les achats et les contrats, l’acceptation de cadeaux et de marques d’hospitalité de la part des fournisseurs ainsi que leur participation à des conférences et à d’autres événements organisés par les fournisseurs.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Élections Canada a mené les activités suivantes pour aborder ces thèmes récurrents :

• Participation à des activités en dehors du lieu de travail : Élections Canada a élaboré des principes directeurs sur la participation à des activités hors du milieu de travail et a organisé des séances de sensibilisation du personnel et de certains secteurs à ces principes.
• Équilibre entre la participation des employés à la défense de causes et à des événements sociaux, d’une part, et les obligations du secteur public et d’Élections Canada, d’autre part : l’organisme élabore actuellement des directives à l’intention des membres de son personnel sur ce thème.
• Respect par le personnel des exigences en matière de conflit d’intérêts concernant l’acceptation de cadeaux et de marques d’hospitalité de la part de fournisseurs : Élections Canada a publié un avis dans son bulletin d’information pour rappeler aux employés la marche à suivre dans ces circonstances.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Élections Canada a mené les activités d’apprentissage suivantes pour favoriser ces conversations au sein de l’organisation :

• Élections Canada a organisé des séances de consultation de son personnel basées sur des scénarios centrés sur les nouveaux principes directeurs de l’organisme concernant les activités hors du milieu de travail.
• Dans le cadre de ses activités relatives à l’équité en matière d’emploi, à la diversité et à l’inclusion, Élections Canada a mis sur pied une série de conférences au cours desquelles des conférenciers invités ont partagé leurs expériences vécues sur des sujets liés à la diversité et à l’inclusion ou ayant un impact sur celles-ci. Un sondage et des forums ont également été organisés pour engager un dialogue sur la diversité et l’inclusion avec les membres du personnel.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Élections Canada utilisera un certain nombre d’indicateurs pour évaluer efficacement la sensibilisation des membres de son personnel au rôle des VE dans leur travail quotidien.

Il envisagera notamment de tirer parti des éléments suivants :

1. les résultats de sondages, tels que le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et, éventuellement, son propre sondage interne;
2. les résultats et la rétroaction provenant :
   • des consultations menées par les gestionnaires auprès de leur personnel, à l’aide d’outils et d’informations fournis par l’équipe VE;
   • des séances pratiques de consultation du personnel sur les VE, basées sur des scénarios;
   • si nécessaire, des séances de consultation de groupes précis, associés à des domaines fonctionnels, à des secteurs ou à certaines catégories (cadres et personnel subalterne);
   • selon les besoins, des séances de consultation ciblées sur des sujets liés aux VE.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Bien qu’il soit un organisme indépendant du Parlement, Élections Canada appuie les attentes du greffier du Conseil privé en ce qui concerne son Appel à l’action et à une discussion renouvelée sur les valeurs et l’éthique et son Appel à l’action pour la lutte contre le racisme, l’équité et l’inclusion.

À cette fin, Élections Canada a rappelé à ses cadres supérieurs l’importance de répondre aux attentes du greffier en temps opportun (sous réserve des exigences de l’organisme en matière de préparation aux élections, étant donné qu’une élection générale fédérale à date fixe est prévue en 2025).