Savoir polaire Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Savoir polaire Canada s’appuie sur le parcours d’apprentissage relatif aux valeurs et à l’éthique offert par l’École de la fonction publique du Canada. En tant que petite organisation aux ressources limitées, Savoir polaire Canada se concentrera sur l'élaboration d'un plan de formation propre à l'agence au cours de l'exercice 2024-2025 plutôt que sur des plans de formation spécifiques adaptés au niveau de la division.

Le cycle de gestion du rendement, continuera de définir les attentes en matière de valeurs et d'éthique pour tous et d'identifier les activités de formation connexes qui sont adaptées à des rôles spécifiques.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Bien que Savoir polaire Canada tire parti du parcours d'apprentissage sur les valeurs et l'éthique de l'École de la fonction publique du Canada, nous avons l'intention d'élaborer un plan de formation propre à l’agence d'ici la fin de l'exercice financier 2024-2025.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Savoir polaire Canada suit le Code de valeurs et d’éthique pour le secteur public et élabore actuellement son propre code de conduite, l’objectif étant de le mettre au point d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

En outre, Savoir polaire Canada s'engage à respecter le Code de conduite pour la recherche dans l’Arctique. Le code de conduite a été élaboré en partenariat avec 18 organismes de recherche sur l’Arctique provenant d’Amérique du Nord et d’Europe (y compris Savoir polaire Canada) et définit le cadre dans lequel la recherche doit être menée dans l'Arctique - y compris les attentes lors du travail sur les terres arctiques et le comportement général attendu.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Savoir polaire Canada élabore actuellement son code de conduite, lequel tiendra compte du contexte unique de l'exploitation d'une agence scientifique et de recherche ayant son siège à Cambridge Bay, Nunavut et exerçant ses activités dans le Nord.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le Comité de la haute direction s’est penché sur le renouvellement des discussions sur les valeurs et l’éthique à la réunion au printemps 2024. Le Rapport de l’équipe de travail des sous-ministres sur les valeurs et l’éthique a été transmis à l’équipe de la haute direction lors de la journée de réflexion des cadres supérieurs qui a eu lieu au printemps et ce rapport a fait l’objet de discussions. 

Savoir polaire Canada a nommé une championne des valeurs et de l’éthique. La championne dirigera les efforts visant à mettre en commun les pratiques exemplaires, à combler les lacunes, à éliminer les obstacles et à promouvoir une culture d’intégrité à Savoir polaire Canada, ainsi qu'à intégrer les valeurs sociétales traditionnelles des Inuits à l'agence.

Le cycle de gestion du rendement, continuera à définir les valeurs et les attentes en matière d’éthique pour tous et à identifier les activités de formation correspondantes, adaptées à des rôles spécifiques.

Un prix des valeurs et l’éthique a été créé pour récompenser les personnes qui démontrent constamment les valeurs fondamentales et les normes éthiques.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le processus d’intégration à Savoir polaire Canada s'appuie sur l'École de la fonction publique du Canada pour la formation de ses nouveaux employés, qui doit être achevée dans les six mois suivant l'embauche et qui établit les fondements de la compréhension et du respect des normes éthiques attendues dans la fonction publique.

Le cycle de gestion du rendement continuera à définir les valeurs et les attentes en matière d’éthique pour tous et à identifier les activités de formation correspondantes qui sont adaptées à des rôles spécifiques.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Les conversations tenues avec des employés de Savoir polaire Canada ont permis de dégager certains thèmes concernant les difficultés à travailler dans une communauté nordique éloignée, les diverses réalités liées au fonctionnement dans des contextes différents et les conflits d'intérêts.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Pour tenir compte des thèmes récurrents ressortis des discussions avec les employés, quelques ajustements ont été apportés aux activités d’apprentissage, notamment : 

• Des communications pour rappeler aux cadres supérieurs et aux employés leurs responsabilités en matière de conflits d’intérêts ainsi que des sessions d’information.   
• Un travailleur social et un professionnel de la santé mentale de Santé Canada se sont joints à l’équipe des services du programme de bien-être pour compléter les services offerts dans le cadre du Programme d’aide aux employés de Santé Canada.  
• En octobre 2023 et en avril 2024, on a donné des séances de formation aux cadres supérieurs et aux gestionnaires afin qu’ils aient les outils nécessaires pour avoir des discussions stimulantes avec leurs employés et afin qu’ils puissent être en mesure de soutenir ceux-ci. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Plusieurs mesures ont été particulièrement utiles pour stimuler les discussions au sein de l’agence. Dans le cadre du dialogue ouvert facilité par les initiatives, les participants ont formulé de précieux commentaires, contribuant ainsi à nos progrès vers le renouvellement de la discussion sur les valeurs et l’éthique dans la fonction publique fédérale. 

Nous avons tenu des séances de consultation avec des employés de tous les endroits afin de mieux comprendre les défis et les besoins particuliers des employés. Un outil efficace que nous avons utilisé est Slido pour faciliter les consultations des employés, ce qui permet d'aborder les préoccupations ou les questions des employés immédiatement pendant les séances de consultation, sous le couvert de l'anonymat. Cette approche a favorisé une communication franche et ouverte, car les employés se sentaient à l’aise de faire part de leurs réflexions sans crainte de représailles. La capacité de réponse immédiate permet également de clarifier les problèmes et de les résoudre rapidement, ce qui favorise une culture organisationnelle transparente et réactive. 

Savoir polaire Canada continue de promouvoir l'importance d'un sens profond de la communauté dans toutes les régions. À titre d'exemple, un échange culturel spécial a eu lieu en 2022, où les employés d'Ottawa ont eu l'honneur de recevoir la visite d'un aîné qui a généreusement partagé ses connaissances et ses valeurs traditionnelles, enrichissant ainsi notre compréhension et favorisant un sens plus profond de la communauté au sein de Savoir polaire Canada. 

Savoir polaire Canada continue de mener un sondage annuel d’évaluation du milieu de travail pour compléter le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF). Ce sondage nous aide à mieux comprendre les besoins et les préoccupations de nos employés, et ainsi adapter efficacement nos activités et nos interventions en matière d’apprentissage. 

Afin de rehausser davantage les discussions, des assemblées générales sont tenues régulièrement, et les directions générales organisent des réunions mensuelles d’échange d’information avec les employés. Ces événements permettent aux employés de discuter ouvertement, dans un esprit de collaboration. La création d’un environnement sûr et inclusif pour les discussions permet d’aborder les problèmes de manière proactive et de renforcer le sentiment d’appartenance.

En mai 2024, Savoir polaire Canada a tenu sa cérémonie de remise de prix et de reconnaissance pour souligner les réalisations des employés et l’excellence dont ils ont fait preuve et pour reconnaître les années de service au sein de l’organisation et de la fonction publique. Cette année, nous avons lancé un prix pour les valeurs et l’éthique. On invite tous les employés à proposer la candidature d’un collègue qui fait constamment preuve d’un comportement exemplaire conforme au Code de valeurs et d’éthique pour le secteur public.

Savoir polaire Canada a également des services d’ombudsman, offerts à l’ensemble du personnel, afin de favoriser les échanges. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Savoir polaire Canada évaluera dans quelle mesure les employés connaissent mieux le rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail au quotidien à l’aide des indicateurs suivants :  

• Participation à la formation sur les valeurs et l’éthique 
• Utilisation des ressources sur les valeurs et l’éthique 
• Sondages auprès des employés sur les valeurs de l’agence, notamment le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et le sondage d’évaluation du lieu de travail
• Incidents liés aux valeurs, à l’éthique et aux conflits d’intérêts 

En outre, nous participerons à des consultations avec les employés axés particulièrement sur le renouvellement de la discussion sur les valeurs et l’éthique. Les consultations comprendront des discussions sur le code de conduite de Savoir polaire Canada, et les employés pourront formuler des commentaires sur leur compréhension des principes d’éthique et sur la façon qu’ils appliquent ces principes dans leur travail.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Savoir polaire Canada est déterminé à faire progresser le travail sur les valeurs et l’éthique dans le cadre de son engagement à l’égard du renouvellement de la discussion sur les valeurs et l’éthique. Nous avons examiné le rapport de l’équipe de travail des sous-ministres sur les valeurs et l’éthique qui a été remis au greffier du Conseil privé et nous avons cerné les principales conclusions qui guideront nos prochaines initiatives. 

L’un des principaux domaines d’intervention est le plan d’embauchage des Inuit de Savoir polaire Canada, qui vise à mettre en œuvre des mesures dans l’esprit de l’article 23 de l’Accord du Nunavut. Le plan intégrera les recommandations du rapport de l’équipe de travail, en particulier celles relatives à la promotion d’un lieu de travail inclusif et respectueux qui valorise les contributions uniques des employés inuits. Nous souhaitons harmoniser notre plan pour l’emploi des Inuits avec ces recommandations pour créer un environnement favorable à l’épanouissement professionnel et au bien-être de nos employés inuits.

En outre, les conclusions du rapport de l’équipe de travail seront intégrées dans le prochain plan d’équité en matière d’emploi de Savoir polaire Canada. Ce plan abordera les objectifs généraux selon lesquels il faut augmenter la diversité et l’inclusion au sein de notre organisation, tout en veillant à ce que nous respections nos engagements au titre de la Loi sur l’équité en matière d’emploi. En intégrant ces valeurs dans notre planification stratégique, nous cherchons à créer un lieu de travail plus équitable et plus inclusif pour tous les employés.