Téléfilm Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’exercice de révision, incluant l’approbation des modifications recommandées, devrait se conclure au cours de l’été 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Notre organisation est en train de revoir son code de conduite. À ce jour, la partie du code de conduite correspondant au code de valeurs de notre organisation a été mise à jour afin de refléter l’actualisation de nos valeurs institutionnelles.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Diverses initiatives pour encourager une culture de responsabilité personnelle et de respect des valeurs et de l’éthique sont appliquées au sein de notre organisation. Parmi celles-ci :

• Formation des nouveaux employés - Tous les nouveaux employés bénéficient d’une formation obligatoire, dispensée en direct, qui inclut un module spécifique sur les questions liées à l’éthique. Ces séances encouragent les nouveaux employés à consulter le personnel désigné des Services juridiques pour toute question ou incertitude.
• Formation annuelle pour le personnel - Tous les membres du personnel doivent compléter une formation annuelle incluant un volet portant sur le code de conduite. Ce volet inclut un questionnaire à choix de réponses reposant notamment sur des mises en situation, aidant à clarifier les comportements attendus et encourageant les discussions avec le personnel désigné sur les questions ou enjeux potentiels.
• Déclaration annuelle de conformité - Chaque année, tous les employés doivent signer un formulaire de déclaration attestant qu’ils ont lu et compris le Code de conduite de l’organisation, s’engagent à l’observer, et reconnaissent que le respect de ses termes est une condition essentielle à leur emploi. Ils s'engagent également à signaler toute situation de conflit d’intérêts au vice-président − Services juridiques.

Ces initiatives s'inscrivent dans une approche globale visant la sensibilisation continue et l'engagement actif, favorisant ainsi la responsabilisation personnelle en la matière des employés, gestionnaires et cadres de l’organisation.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Notre organisation a des mesures en place favorisant des conversations sur la responsabilité personnelle de manière continue et intégrée au cheminement des employés.

Processus d’intégration des nouveaux employés

• Analyse de risques préembauche - Toute candidature retenue fait l’objet d’une analyse de risques relative aux conflits d’intérêts. Si des mesures de mitigation sont nécessaires, une décision est rendue au candidat qui doit accepter de s’y conformer avant son embauche.
• Formulaire de déclaration - Les nouveaux employés doivent signer un formulaire de déclaration attestant qu’ils ont lu et compris le code de conduite de l’organisation, qu’ils s’engagent à l’observer et reconnaissent que le respect de ses termes et exigences est une condition essentielle à leur emploi.

Plans d’apprentissage obligatoires

• Formation initiale - Tout nouveau membre du personnel reçoit une formation en direct comportant plusieurs volets, dont un module portant sur l’éthique, incluant le code de conduite de l’organisation.
• Formation annuelle obligatoire - Tous les employés doivent compléter annuellement une formation obligatoire, incluant un volet rappelant notamment les responsabilités et les comportements attendus en lien avec le code de conduite de l’organisation.

Conditions d’emploi et sanctions

• Conformité au code de conduite - Le respect du code de conduite de l’organisation est une condition d’emploi. Tout manquement peut faire l’objet de sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement.

Ces mesures visent à maintenir un dialogue continu et à promouvoir une culture de responsabilité personnelle alignée avec les valeurs et l’éthique du secteur public fédéral. Elles permettent également d’assurer que chaque employé comprend et adhère aux principes éthiques de notre organisation dès le début de leur emploi et tout au long de celui-ci.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

La reconnaissance, la prévention, le signalement et la résolution des conflits d’intérêts (réels, potentiels ou perçus) constituent une thématique récurremment abordée au niveau de l’éthique lors des échanges avec les membres du personnel, tant au niveau de conversations individuelles que dans le cadre des formations.

L’application des normes éthiques et des règles sur les conflits d’intérêts à certains contextes technologiques, notamment l’utilisation des médias sociaux, est également abordée lors de ces échanges.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Chaque année, nous révisons les formations annuelles, dont les questionnaires servant à évaluer les connaissances et la compréhension des employés, ce qui peut servir à inclure au besoin des thèmes émergents en matière d’éthique et de l'utilisation des nouvelles technologies, notamment les médias sociaux. Cette révision permet de s'assurer que les valeurs fondamentales du code de conduite et des autres politiques pertinentes sont bien comprises et appliquées par l’ensemble du personnel.

En adaptant ainsi nos activités d'apprentissage, nous visons à développer et à maintenir un personnel bien informé, éthique et réactif.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Des activités d’apprentissage et autres mesures sont en place au sein de notre organisation pour encourager les conversations et renforcer l'engagement autour des valeurs et de l'éthique. Parmi celles-ci, les initiatives suivantes se sont révélées particulièrement efficaces :

• Formation obligatoire pour les nouveaux employés - Les nouveaux employés bénéficient d’une formation obligatoire en direct qui les encourage à consulter le personnel désigné des Services juridiques. Cela crée un environnement propice aux questions et aux discussions dès le début de leur intégration.
• Formation annuelle interactive - Tous les membres du personnel doivent compléter une formation annuelle via une plateforme interactive. Ce format facilite l'intégration de la formation dans leur travail et aborde des situations, aidant à une meilleure compréhension des comportements attendus. Les employés sont ainsi encouragés à discuter avec le personnel désigné des questions ou enjeux pouvant survenir.
• Déclaration annuelle des conflits d’intérêts - Le processus obligatoire de déclaration annuelle en matière de conflits d’intérêts permet aux employés de revoir leurs situations individuelles et de consulter le personnel désigné. Cela assure une transparence continue et des discussions ouvertes sur les questions d'éthique.

En conclusion, ces mesures ont non seulement favorisé une meilleure compréhension et application des valeurs et de l'éthique au sein de notre organisation, mais ont également renforcé le sentiment d'appartenance et d'engagement des employés, contribuant ainsi à un environnement de travail plus collaboratif et éthique.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Pour mesurer le niveau de connaissance des employés quant à leurs obligations en la matière, l’indicateur principal utilisé est le questionnaire intégré à chacun des modules de formation. Cet indicateur permet d’évaluer l’efficacité des formations et des initiatives mises en place pour sensibiliser les employés aux aspects fondamentaux du code de conduite.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Les activités d’apprentissage continu et autres mesures, comme par exemple le processus annuel de déclaration, servent à encourager le dialogue, la réflexion et l’adhésion de tous les employés. Elles permettent également de veiller à ce que les obligations prévues par le code de conduite de l’organisation soient claires et respectées. Cette approche vise à intégrer les principes du code de manière systématique et cohérente dans notre culture organisationnelle, en assurant un engagement continu et une responsabilisation quant au respect des valeurs et de l’éthique à travers le personnel de l’organisation.

Ce travail est en concordance avec les recommandations du Rapport, notamment en ce qui concerne la poursuite d’un dialogue continu et l’amélioration de la responsabilisation et de la sensibilisation à tous les niveaux, et contribue directement à leur avancement.