Agence canadienne d’inspection des aliments

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA ou l’Agence) passe en revue les ressources et les activités d’apprentissage et de formation sur les valeurs et l’éthique qui existent dans l’ensemble de l’organisation, afin d’établir un programme de formation complet et actualisé. Parmi les éléments de ce programme de formation qui sont déjà en place ou en cours de réalisation, on compte les suivants :

• Un cours en ligne, intitulé « Nos valeurs et le code de conduite », recommandé pour tous les employés, y compris les étudiants, est en train d’être mis à jour et réédité.
• Les valeurs et l’éthique font partie du programme de formation obligatoire pour les inspecteurs nouvellement embauchés, et une formation de mise à jour est en cours de préparation.
• Des cours appropriés de l’École de la fonction publique du Canada ont été identifiés en vue d’être ajoutés au programme d’intégration de tous les nouveaux employés et dans les programmes de formation obligatoire des employés [Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301) et Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (FON302)].
• Tous les membres du personnel devront suivre le cours FON301 au cours de l’année prochaine, afin d’actualiser et de rafraîchir leurs connaissances sur leurs responsabilités en matière de conflits d’intérêts et de valeurs et d’éthique.
• Des modules de formation supplémentaires sur les conflits d’intérêts et les valeurs et l’éthique ont été élaborés à l’intention des employés et des gestionnaires et superviseurs, et un plan de mise en œuvre est en cours d’élaboration.
• Des modules de formation destinés à des communautés particulières, comme les inspecteurs et le personnel de laboratoire, sont en cours d’élaboration.

Des séances d’information à l’intention de la gestion portant sur la politique en matière de conflits d’intérêts ont été conçues et mises à l’essai.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La mise en œuvre complète des ressources de formation déjà élaborées ou en cours d’élaboration est prévue pour le quatrième trimestre de 2024-2025. Lorsque le plan de travail du programme de valeurs et d’éthique de l’ACIA sera achevé, des calendriers plus précis seront établis pour les ressources et les activités de formation supplémentaires.  

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’ACIA prévoit un délai de 6 à 12 mois (janvier 2025 à juin 2025) pour réaliser d’autres séances de mobilisation des employés et assurer une consultation exhaustive avec les employés, les agents de négociation, les groupes visés par l’équité en matière d’emploi et les principaux intervenants afin d’assurer un examen approfondi et une mise à jour de son code de conduite. L’ACIA compte plusieurs communautés fonctionnelles distinctes, telles que la recherche scientifique, l’inspection, les politiques et les affaires internationales, avec des besoins uniques dans le domaine des valeurs et de l’éthique, en plus de ses fonctions organisationnelles et administratives. Nous nous engagerons auprès de toutes ces communautés, ainsi qu’auprès de nos réseaux d’équité, de diversité et d’inclusion et de nos agents de négociation, afin d’élaborer un code actualisé qui aborde les différents problèmes et défis auxquels nos employés sont confrontés dans l’environnement en constante évolution de l’Agence et du secteur public. La révision de notre code de conduite s’appuiera sur les contributions de notre engagement actuel et continu en matière de valeurs et d’éthique.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

s.o.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

À ce jour, les directions générales de l’ACIA ont entrepris diverses activités et actions visant à favoriser un dialogue à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle dans le respect des valeurs et de la déontologie du service public. Plus précisément, deux séances de mobilisation à l’échelle de l’Agence ont été organisées dans les deux langues officielles, avec la participation de plus de 975 employés. Des séances de mobilisation ciblées pour des domaines fonctionnels précis ont également été organisées par des représentants des directions générales, notamment la Direction générale des services numériques, la Direction générale de la gestion intégrée et les directions générales chargées des ressources humaines, des politiques et des programmes, des communications et des affaires publiques, de la science, de la vérification et de l’évaluation, des affaires internationales, des services juridiques et des opérations, ce qui a donné lieu à un total de 23 séances au niveau des directions générales. Toutes ont favorisé une discussion riche, franche et ouverte qui aidera grandement l’Agence à planifier sa future stratégie en matière de valeurs et d’éthique. Dans les mois à venir, le champion des valeurs et de l’éthique interviendra lors de la prochaine réunion publique destinée à l’ensemble du personnel. En outre, l’ACIA a organisé plusieurs séances sur différents sujets, notamment la courtoisie et le respect au niveau de la direction, les technologies émergentes, les différences de points de vue entre le personnel du bureau et le personnel des laboratoires ou le personnel de la Région de la Capitale Nationale et le personnel des régions, ainsi que d’autres séances liées aux valeurs et à l’éthique. En tant que membre de la Communauté des régulateurs fédéraux, l’Agence a collaboré avec Transports Canada et organisé des séances de mobilisation interministérielles avec le personnel d’inspection à tous les niveaux. D’autres activités indiquent que l’ACIA encourage les conversations à tous les niveaux, notamment en discutant des valeurs et de l’éthique au cours du cycle de gestion du rendement et en menant des examens fonctionnels dirigés par le groupe de résolution des conflits de l’Agence. À la suite de certaines séances, les secteurs fonctionnels ont élaboré des appels à l’action afin d’organiser des discussions ultérieures sur ce qui peut être fait pour donner vie au code au sein d’équipes particulières.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les récentes séances de mobilisation organisées à l’ACIA au printemps 2024 sur les valeurs et l’éthique ont été cruciales pour définir nos prochaines étapes et la voie à suivre d’une manière qui soit pertinente pour les employés et notre environnement de travail actuel. La promotion d’un dialogue à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle dans le respect permanent des valeurs et de l’éthique du service public est un élément clé de l’engagement de l’ACIA dans l’élaboration d’un plan pour l’avenir.

L’ACIA a pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue. Au moment de leur embauche, les employés sont informés du Code de valeurs et d’éthique du secteur public qu’ils doivent respecter et qui est mentionné dans leur lettre d’offre comme une condition d’emploi. Les classeurs d’accueil et d’intégration ou les listes de contrôle destinés aux nouveaux employés et à leurs supérieurs comprennent un examen des politiques relatives aux valeurs et à l’éthique (p. ex. mission, vision et valeurs de l’ACIA, Code de conduite, politique sur les conflits d’intérêts). Ces activités sont mises de l’avant, le cas échéant, lors des activités de gestion du rendement.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Plusieurs thèmes récurrents sont ressortis des conversations avec les employés lors des séances de mobilisation de l’ACIA sur les valeurs et l’éthique. Dans l’ensemble, les employés de l’ACIA ont exprimé leur appréciation pour :

• l’importance des valeurs et de l’éthique et l’existence d’un code de conduite sur le lieu de travail;
• des séances de mobilisation et un forum ouvert leur permettent de partager leurs opinions et expériences en toute honnêteté; et
• la possibilité de renouveler le code de conduite de l’ACIA, puisqu’il est source d’enthousiasme et d’espoir pour l’avenir de l’Agence.

Les employés ont souligné la nécessité d’un changement, notamment en ce qui a trait aux aspects suivants :

• importance d’instaurer la confiance et de favoriser le changement de culture;
• conflits d’intérêts en tant qu’organisme de réglementation et à vocation scientifique;
• intérêt pour les questions et causes politiques, et participation à celles-ci;
• remédier au décalage entre les valeurs personnelles et professionnelles;
• améliorer la communication, le soutien, la formation et les ressources en information au sein de l’ACIA en ce qui concerne les valeurs et l’éthique; et
• s’adapter aux nouvelles tendances telles que les médias sociaux et l’intelligence artificielle.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

L’ACIA n’a pas encore révisé ses activités d’apprentissage pour traiter les thèmes qui sont apparus au cours des séances de mobilisation récentes sur les valeurs et l’éthique; toutefois, l’Agence s’est engagée à définir les résultats attendus dans le cadre de l’élaboration d’un plan de travail sur les valeurs et l’éthique et a entamé des discussions lors des réunions du Comité de la haute direction. L’Agence établira une fonction et un bureau d’ombuds afin d’aider les employés à s’y retrouver dans les politiques de valeurs et de d’éthique ainsi que dans les structures et processus administratifs existants de l’ACIA.

Les thèmes qui ont émergé avant les récentes séances de mobilisation ont conduit l’Agence à organiser une séance pendant la Semaine de l’Analyse Comparative entre les Sexes Plus 2024 de l’ACIA sur la façon dont les personnes 2ELGBTQIA+ au Canada vivent l’insécurité alimentaire.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les récentes séances de mobilisation organisées à l’échelle de l’Agence et au niveau des directions générales ont été particulièrement fructueuses. Les directions générales ont utilisé des outils tels que les sondages en direct Microsoft (MS) Teams, Slido et MS Forms pour faciliter les discussions. D’autres actions et activités d’apprentissage ont permis d’encourager des conversations fructueuses. Par exemple, en décembre 2022, l’Agence a lancé la Charte de l’ACIA pour les interactions au travail qui présente les principes de l’ACIA et les exemples de comportements associés qui guident la façon dont nous travaillons ensemble pour favoriser une relation professionnelle positive et un lieu de travail sûr et plus sain. De nombreuses directions générales ont élaboré une charte propre à leurs fonctions. Un bureau des conflits d’intérêts a été créé, mettant en place un système informel de gestion des conflits, et des mécanismes permettant aux employés de faire part de leurs préoccupations en matière de harcèlement et d’actes répréhensibles ont également été mis en place. Des séances d’apprentissage mensuelles ont été organisées, en s’appuyant sur le Programme d’aide aux employés, qui couvrent un large éventail de sujets et ont connu une participation régulière. Des études de cas sont utilisées pour déterminer les décisions prises dans le cadre des conversations quotidiennes afin de s’assurer que les employés connaissent le code de valeurs et d’éthique, qu’ils s’y sentent à l’aise et qu’ils y adhèrent. Les nouveaux membres du personnel suivent une formation obligatoire telle que « passer des préjugés à l’inclusion ». Une vaste boîte à outils d’apprentissage des valeurs et de l’éthique, qui comprend des jeux de rôle de scénarios réalistes, a fait ses preuves dans le passé et doit être mise à jour pour continuer à soutenir la mobilisation. En outre, lors des récentes séances de mobilisation au niveau des directions générales, certaines d’entre elles ont choisi de faire appel à des modérateurs non cadres pour animer la séance, créant ainsi un environnement où les employés se sentent libres d’exprimer leur point de vue sans l’influence des cadres, ce qui favorise des discussions ouvertes et impartiales.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

L’ACIA utilisera le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) comme indicateur pour mesurer la sensibilisation des employés au rôle des valeurs et de l’éthique. D’autres indicateurs ont été cernés par diverses directions générales de l’ACIA comme des mesures :

• taux de participation à la formation sur les valeurs et l’éthique;
• taux d’achèvement des formations obligatoires;
• rétroaction des employés découlant des groupes de discussion;
• rétroaction par le biais d’une interaction avec les représentants syndicaux;
• sondage auprès des employés des directions générales sur les valeurs et l’éthique;
• participez à la mesure de l’Agriculture et Agroalimentaire Canada pour lancer un sondage en ligne et établir un plan d’action basé sur les tendances émergentes; et
• futurs groupes de discussion et séances de mobilisation.

Le SAFF permettra de ventiler les données en fonction des facteurs d’identité, ce qui n’est pas le cas des mesures propres aux directions générales.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

L’ACIA a indiqué que la formation aux valeurs et à l’éthique devrait être obligatoire dans tous les domaines. Compte tenu des différences organisationnelles, la formation dispensée par les organisations doit être adaptée et proposer des scénarios distincts, applicables aux domaines fonctionnels (p. ex. options de type « Choisissez votre propre aventure »). Les employés de l’ACIA se sont interrogés sur la possibilité de nuancer les codes de valeurs et d’éthique pour le noyau dur du service public et les organismes, compte tenu des différences de fonctions, de rôles et de responsabilités. Bien que les nouveaux employés soient tenus de signer le Code de valeurs et d’éthique, l’ACIA a souligné la nécessité de discussions permanentes et obligatoires sur les valeurs et l’éthique entre les cadres et les employés. Dans l’ensemble, l’ACIA a reçu de bons commentaires sur les séances de mobilisation relatives aux valeurs et à l’éthique et a confirmé l’intérêt des employés pour la poursuite de ces discussions importantes.