Commission canadienne des droits de la personne

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La Commission canadienne des droits de la personne (Commission) a entamé un examen approfondi, une consultation et une mise à jour complète de son Code de conduite à l'été 2023. Ce travail exhaustif sur le Code de conduite, ainsi que sur les instruments de politique et les ressources associés, approche de sa conclusion. Cette révision comprend des instruments politiques, des outils et des ressources liés aux valeurs et à l'éthique, aux conflits d'intérêts et à la divulgation interne d'actes répréhensibles. 

La dernière mise à jour du Code de conduite de la Commission remonte à 2016.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

La révision du Code de conduite de la Commission (Code), qui a débuté en 2023, donne lieu à un certain nombre de mises à jour. Ce processus a été alimenté par de vastes consultations auprès des membres du personnel, des gestionnaires, des cadres, des hauts dirigeants et des agents de négociation. Dans le cadre des consultations, la Commission s’est assurée que les personnes issues de groupes méritant l'équité et celles ayant des perspectives intersectionnelles avaient donné leurs commentaires.

Lors de la rédaction de la mise à jour du Code de conduite, la priorité de la Commission était de s'assurer que le nouveau Code reflète adéquatement la Commission d'aujourd'hui, ainsi que les diverses perspectives, les questions et les rétroactions des membres du personnel. Depuis la mise à jour du précédent Code organisationnel en 2016, beaucoup de choses ont changé, tant au sein de l'organisation qu'à l'extérieur. La Commission a connu une croissance significative et plusieurs mandats sont venus s’ajouter à ceux existants, toujours dans le but de promouvoir les droits de la personne pour chaque personne au Canada. La Commission a également dû s'adapter pour faire face à des problèmes complexes liés aux droits de la personne à travers le Canada. La montée de la haine, les répercussions de la pandémie mondiale, l'accent mis sur le racisme systémique, les avancées rapides de la technologie et le changement climatique influencent tous le paysage des droits de la personne de manière inimaginable il y a encore dix ans.

La version revampée du Code de conduite de la Commission reflète des engagements en matière d'accessibilité et d'inclusion, tels que l'utilisation d'un langage simple, ainsi que des éléments de formatage pour mettre en évidence les principes clés pour tous les niveaux de lecture et toutes les capacités physiques. Le nouveau Code reflète également les commentaires reçus par la Commission lors de la consultation de 2023, au cours de laquelle les membres du personnel ont souligné qu'ils souhaitaient se voir représentés dans ce document. Cette consultation approfondie et significative a fourni une base solide pour garantir que cette mise à jour réponde aux besoins, valeurs et priorités collectifs de la Commission.

Enfin, dans le cadre de cette mise à jour complète, la Commission a entrepris une révision et une mise à jour des instruments politiques connexes tels que la Directives sur les conflits d'intérêts, la divulgation interne, les communications et le matériel de formation.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Au cours de l'hiver 2024, la Commission a organisé une discussion dirigée avec la haute direction, y compris les chefs des directions générales et les Commissaires, sur les valeurs et l'éthique. Ce dialogue a été orienté par le contexte changeant de la Commission et de la fonction publique fédérale. Des questions fournies par le Groupe de travail sur les valeurs et l’éthique du greffier ont été utilisées pour guider cette discussion. Cette session a permis à la haute direction de réfléchir et d'échanger leurs points de vue sur les questions clés concernant les valeurs et l'éthique au cours des dernières années. Les idées recueillies lors de cette discussion ont alimenté le plan pluriannuel de la Commission sur les valeurs et l'éthique, incluant le développement et le lancement d'un outil d'auto-évaluation des conflits d'intérêts. Cet outil demande à l'utilisateur de réfléchir à sa situation personnelle et met en évidence les domaines potentiellement à risque de conflit d’intérêts.

Au début de l'année 2023, la Commission a organisé des séances d'engagement ciblées pour des domaines fonctionnels spécifiques. Une formation sur les valeurs et l'éthique a été développée et dispensée à chaque direction générale de la Commission, afin de soutenir les opportunités d'engagement pour chaque membre du personnel et équipe. Des séances distinctes ont été organisées pour les membres du personnel et la haute direction, afin de favoriser un engagement sécurisé et d'encourager des conversations ouvertes, honnêtes et constructives.

Ces séances ont été soutenues par des outils d'engagement comme Slido, qui offre aux membres du personnel un moyen anonyme de poser des questions ou de faire des commentaires. Le but de ces séances était de partager des conseils sur les responsabilités et les obligations des membres du personnel, tout en identifiant les obstacles ou les problèmes nécessitant des interventions spécifiques. Compte tenu de la nature ouverte de ces discussions, les séances ont fourni à la Commission des informations précieuses sur le niveau de compréhension des membres du personnel quant à leur interprétation de leurs obligations éthiques en tant que fonctionnaires.

Dans le cadre de la mise à jour de son Code de conduite, la Commission a organisé des séances d'engagement avec des groupes méritant l'équité, des groupes de membres du personnel, des réseaux et des communautés. Un courriel adressé à l'ensemble du personnel invitait les membres du personnel de la Commission à y participer. Les volontaires ont reçu le projet de mise à jour du Code de conduite, accompagné d'une série de questions ouvertes à compléter avant de revoir le document. Ces questions visaient à créer un espace de réflexion personnelle sur l'importance des valeurs et de l'éthique au niveau individuel. Les participants étaient invités à partager leurs commentaires et rétroactions lors d'une réunion et dans un document collaboratif. Un sondage anonyme a également été fourni pour permettre aux membres du personnel de donner des rétroactions sincères.

Pour ce qui a trait au soutien aux membres du personnel et à la poursuite des opportunités d'engagement, la Commission a créé un outil d'auto-évaluation des conflits d'intérêts, afin que les membres du personnel puissent évaluer de manière éclairée leur situation spécifique et la manière dont elle se rapporte aux exigences énoncées dans le Code et les instruments politiques connexes. Cet outil a été partagé dans un courriel adressé à l'ensemble du personnel et publié sur le site intranet de la Commission, accompagné d'un formulaire de déclaration de conflit d'intérêts mis à jour. Les membres du personnel de la Commission ont été invités à réfléchir à leur situation, conformément à leurs obligations en tant que fonctionnaires, à la Directive sur les conflits d'intérêts, au Code de conduite et au Code de valeurs et d'éthique du secteur public.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Chaque nouveau membre du personnel reçoit une copie du Code de conduite de la Commission dans le même courriel que leur lettre d'offre. Leur lettre d'offre leur rappelle que le respect du Code de conduite et du Code de valeurs et d'éthique du secteur public est une condition d'emploi.

Parallèlement à la révision et à la mise à jour de son Code de conduite, la Commission a également mis à jour ses lignes directrices en matière d'apprentissage et de formation obligatoires. Elle a notamment précisé qu'elle attendait des membres du personnel et des cadres qu'ils suivent les cours obligatoires et fondamentaux, tels que Valeurs et éthique, dans les délais impartis.

Des rappels continus sont inclus dans les bulletins d’information mensuels de la Commission destinés à l'ensemble du personnel, et des formations supplémentaires, des engagements et des discussions dirigées sont prévues pour l'automne 2024. Le nouvel outil d'auto-évaluation des conflits d'intérêts de la Commission et le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts revampé ont été partagés avec tous les membres du personnel en tant que mécanisme additionnel pour soutenir la sensibilisation et la responsabilité personnelle.

De plus, la Commission fait régulièrement la promotion d'événements tels que la "Conversation sur les valeurs et l'éthique avec John Hannaford" organisée par le greffier, et partage des mises à jour telles que le lancement de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique du greffier du Conseil privé et le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Un sujet de discussion récurrent a été le devoir de loyauté et la manière dont il s'applique dans le contexte d'une organisation indépendante responsable du traitement des plaintes en matière de droits de la personne, ainsi que de la défense des droits de la personne et des responsabilités réglementaires.

Étant donné la nature des mandats de la Commission, la participation du personnel à des activités liées à l'activisme, les commentaires publics sur les questions de droits de la personne ou l'engagement dans des activités externes qui pourraient se recouper avec leurs fonctions officielles sont fréquemment abordés lors des discussions avec les membres du personnel, les gestionnaires et la haute direction. En outre, compte tenu de son mandat indépendant, les positions de la Commission ne sont pas toujours alignées sur celles du gouvernement du Canada.

Par conséquent, il est nécessaire de disposer de directives claires et accessibles pour tous les niveaux hiérarchiques du personnel de la Commission sur la manière d'agir avec impartialité et loyauté dans des situations complexes ou difficiles. Conscients que la Commission a pour mission de faire progresser les droits de la personne, les membres du personnel sont régulièrement touchés par les événements nationaux et internationaux. De nombreux membres du personnel expriment fréquemment le désir de s’exprimer publiquement ou de participer à des événements liés à l'activisme.

Cette dynamique éprouvante est exacerbée lorsque le code moral personnel d'un membre du personnel va à l’encontre des intérêts de la Commission et/ou du gouvernement du Canada. Consciente de ce défi bien réel et très personnel, la Commission continue de développer et de peaufiner des ressources pour mieux soutenir les membres de son personnel.

Les membres du personnel de la Commission font preuve d'un haut niveau de dévouement, d'intégrité personnelle et professionnelle, et d’engagement envers la promotion des droits de la personne au Canada. La Commission s'engage à continuer de créer des espaces sûrs pour renforcer l'apprentissage, nourrir l'engagement et approfondir la compréhension des membres du personnel sur la manière de prendre des décisions éthiques qui concilient le service public et les valeurs personnelles.

Outre les discussions de groupe lors des formations sur les valeurs et éthique, l'équipe de valeurs et éthique de la Commission est régulièrement sollicitée pour fournir des conseils et des directives clairs et concrets sur les actions autorisées et celles qui sont interdites dans le cadre du devoir de loyauté d'un membre du personnel. Les questions portent sur les commentaires sur les réseaux sociaux, les entrevues avec les médias, la participation à des groupes de discussions, des manifestations ou d'autres activités liées à la défense des droits.

L'équipe de valeurs et éthique de la Commission est également souvent amenée à discuter d'activités extérieures. Il s'agit fréquemment de membres du personnel qui offrent des services dans des domaines similaires à leurs fonctions officielles, tels que le service de consultant ou l'enseignement. Compte tenu de ces tendances, l'outil d'auto-évaluation des conflits d'intérêts comprend des questions spécifiques sur ces sujets, tout comme le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts mis à jour.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Dans le cadre de la stratégie d'engagement organisationnelle initiée pour soutenir l'examen et la mise à jour du Code de conduite et des instruments politiques connexes, en 2023-2024 la Commission a élaboré et offert une formation sur les valeurs et l'éthique à chaque direction générale et division. Des discussions dirigées ont été également menées avec la haute direction.

Parallèlement, la Commission a mis en œuvre ses exigences en matière d'apprentissage et de formation obligatoires, proposant des formations spécifiques aux membres du personnel de tous les niveaux, aux gestionnaires et aux cadres, en fonction des exigences professionnelles et des priorités de l'organisation.

S'appuyant sur cet élan, le plan de formation de la Commission pour 2024-2025 est d'appliquer une approche mixte qui sera utilisée pour fournir une formation à des groupes spécifiques tels que les nouveaux membres du personnel, les superviseurs et les gestionnaires, et sur des sujets spécifiques tels que les conflits d'intérêts.

La Commission a adapté son matériel de formation sur les valeurs et l'éthique pour aborder plus en profondeur le devoir de loyauté. Cette nouvelle mouture de la formation fournit aux membres du personnel de la Commission plus de contexte pour leur permettre de prendre des décisions éclairées sur ce qu'ils sont autorisés ou non à faire en tant que fonctionnaires fédéraux, ainsi que sur les conséquences potentielles de la violation de ce devoir. Parallèlement, la Commission a inclus de l'information plus spécifique concernant les outils de recours, tels que les mécanismes internes en matière de divulgations, afin d'améliorer la sensibilisation des membres du personnel à ce sujet.

Le thème de l'utilisation des réseaux sociaux reste un défi, étant donné que le contexte de chaque demande dépend d'une série de facteurs. Nous nous efforçons de trouver les moyens de fournir les informations et le soutien nécessaires pour que les membres du personnel de la Commission puissent faire les meilleurs choix pour eux-mêmes tout en respectant le Code de conduite.

À la suite de la publication du Code de conduite mis à jour au courant de l’année prochaine, la Commission élaborera du matériel de formation et d'engagement destiné spécifiquement aux nouveaux membres du personnel. De plus, la formation sur les valeurs et l'éthique de la Commission évoluera pour couvrir des sujets plus spécifiques en profondeur. Cette approche mixte s'appuiera sur les engagements que la Commission a menés en 2023. Le plan est de maintenir l'élan et l'intérêt que la Commission a suscités depuis le début de son travail.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Dans le cadre d'un plan pluriannuel plus large englobant une variété d'initiatives liées aux valeurs et à l'éthique, la Commission canadienne des droits de la personne a mis en œuvre, en 2023-2024, une série de séances de formation sur les valeurs et l'éthique. Cette série de formations s'inscrit dans le cadre de l'examen, de la consultation et de la mise à jour du Code de conduite organisationnelle de la Commission. La formation a été spécifiquement conçue pour aborder la réalité, les questions et les défis du personnel de la Commission. Elle combine à la fois la transmission d'informations et des discussions animées pour soutenir l'engagement des membres du personnel et l'apprentissage entre pairs. En 2023-2024, des premières séances ont été présentées à chaque direction générale et division de la Commission. Des séances distinctes ont été offertes aux membres du personnel et aux gestionnaires, de manière à favoriser un engagement en toute sécurité.

Parallèlement, la Commission a terminé la mise à jour de sa directive organisationnelle en matière d'apprentissage et de formation. Cet instrument inclut une formation obligatoire sur les valeurs et l'éthique pour les membres du personnel de tous les niveaux de la Commission, basée sur les offres de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). La formation spécifique à la Commission se veut complémentaire aux cours de l'EFPC et vise à poursuivre la discussion en en tenant compte des mandats, des fonctions et du contexte du personnel de la Commission.

La Commission a développé et dévoilé du matériel de formation actualisé sur les valeurs et l'éthique, afin de compléter les cours dispensés par l'École de la fonction publique du Canada. La formation de la Commission est offerte dans un format bilingue et accessible aux différentes directions générales et divisions. En général, ces groupes sont divisés pour former des séances pour les membres du personnel et des séances pour la haute direction afin de soutenir davantage les conversations pertinentes aux besoins et défis spécifiques de chaque groupe. Des outils tels que Slido, qui permet aux personnes de commenter anonymement, ont permis d’augmenter la participation. Les membres du personnel se sentent plus en sécurité lorsqu'ils posent des questions difficiles ou explorent des sujets sensibles.

La Commission a récemment mis à jour son formulaire de déclaration de conflit d'intérêts pour améliorer l'accessibilité et inclure des répliques plus pertinentes compte tenu des tendances observées jusqu'à présent. Ce formulaire est accompagné d'un nouvel outil de sensibilisation aux conflits d'intérêts, destiné à soutenir les réflexions des membres du personnel sur leurs circonstances personnelles.

La boîte à outils de la Commission comprenant du matériel de formation, des instruments politiques et d'autres ressources continuera d'évoluer et d’être maintenu à jour. Pour soutenir cet engagement, la composition du Comité de valeurs et éthique de la Commission sera revue à la mi-2024.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

La Commission s'appuie sur divers indicateurs pour mesurer le succès de ses activités liées aux valeurs et à l'éthique. En tant que petite organisation, la Commission utilise des indicateurs aussi simples que la communication directe avec les membres du personnel et la haute direction. La nature et le nombre de questions sur les valeurs et l'éthique posées régulièrement par le personnel de la Commission influencent en permanence les activités de sensibilisation et de formation de la Commission, ainsi que ses communications à l'ensemble du personnel. De même, les questions posées lors des séances de formation, y compris celles partagées via Slido, aident la Commission à identifier les domaines nécessitant des outils supplémentaires ou des explications plus détaillées.

La Commission utilise également les données issues des Sondages auprès des fonctionnaires fédéraux pour mesurer à la fois la sensibilisation des membres du personnel et leur perception globale de la culture éthique de l'organisation. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Dans la mesure du possible, la Commission cherche à prendre des décisions fondées sur des données probantes. Elle s'engage notamment à ventiler les données lorsque la situation le permet. Compte tenu de la petite taille de la Commission, la ventilation des données en fonction des facteurs d'identité méritant l'équité aboutit souvent à de petits nombres qui doivent être supprimés pour protéger la confidentialité des membres du personnel. Consciente de ces contraintes, la Commission utilise diverses méthodes pour mesurer les progrès et obtenir de la rétroaction.

La Commission valorise les rétroactions qualitatives et directes et évalue continuellement ses approches pour renforcer l'engagement de manière accessible, respectueuse et tenant compte des traumatismes. Ces approches incluent l'offre de formations, l'invitation à des consultations politiques en mettant particulièrement l'accent sur la participation des membres de groupes méritant l'équité, ainsi que la mise à disposition de ressources indépendantes et objectives pour les membres du personnel, telles qu'un ombuds externe.

Les données quantitatives, telles que les statistiques provenant des sondages-éclairs ou du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, fournissent également des aperçus pertinents utilisés pour faire avancer la prise de décision fondée sur des données probantes :

• Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2022 par thème pour Commission canadienne des droits de la personne

La Commission s'est engagée fermement à offrir aux membres du personnel un environnement psychologiquement sain, sûr et respectueux pour accomplir leur travail important, fournissant aux personnes au Canada un chemin clair vers la justice en matière de droits de la personne. La promotion d'une culture organisationnelle positive et éthique, avec des liens clairs avec le Code de valeurs et d'éthique du secteur public, est essentielle pour garantir que les membres du personnel de la Commission disposent des outils, de la formation et des moyens nécessaires pour remplir leurs fonctions importantes.

Ces dernières années ont apporté des changements et des défis sans précédent aux personnes au Canada et aux membres du personnel de la fonction publique fédérale. Les membres du personnel de la Commission ont démontré leur engagement envers leur travail, leur capacité à s'adapter rapidement et leur volonté de faire le travail difficile nécessaire pour faire progresser les droits de la personne au Canada. S'assurer que les membres du personnel de la Commission savent qu'ils sont valorisés et respectés, qu'ils sont en sécurité pour poser des questions difficiles et que leurs contributions méritent d'être prises en considération guide l'approche en matière de consultation et de soutien à l'engagement. Conscients que de nombreux membres du personnel de la Commission ont une vocation personnelle pour promouvoir les droits de la personne et sont des experts dans leur domaine, il est crucial que les conseils clairs et rationnels sur le respect du Code de valeurs et d'éthique du secteur public et du propre Code de conduite de la Commission reflètent également les principes d'équité, d'inclusion, d'accessibilité, d'antiracisme et d'anti-oppression.