Instituts de recherche en santé du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Les engagements des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour 2024-2025 porteront notamment sur une ferme volonté de cultiver une culture fondée sur les valeurs.

À l’appui de cet engagement, les IRSC ont fait part à l’ensemble du personnel des formations et ressources intitulées Parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique et Renforcer le secteur public par l’entremise des valeurs et de l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).

La vice-présidente directrice tiendra une discussion en personne et en ligne sur les valeurs et l’éthique avec le personnel avant octobre 2024, favorisant des échanges respectueux et ouverts avec les employés intéressés.

Pour appuyer le développement du leadership en accordant une attention soutenue aux valeurs et à l’éthique, les cadres seront invités à examiner les ressources offertes, dont les suivantes :

• Conseils judicieux des hauts dirigeants – Simon Kennedy, sous-ministre (éthique)
• Discussion informelle sur la gestion de la complexité, avec John Hannaford
• Une conversation sur les valeurs et l’éthique avec John Hannaford
• Comment survivre comme cadre, saison 2, épisode 4 : Surmonter les dilemmes éthiques, avec Judith Brunet

Parmi les engagements en matière de formation obligatoire pour 2024-2025, les employés et les gestionnaires devront suivre la formation suivante d’ici le 31 mars 2025 :

• Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés/gestionnaires

Tous les employés des IRSC pourront consulter les ressources sur les valeurs et l’éthique avant les discussions au niveau des directions.

La trousse de discussion sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada et des études de cas précises serviront également à éclairer les discussions, qui se tiendront tout au long de l’exercice financier 2024‑2025.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La Direction des ressources humaines s’affaire à préparer les plans de formation susmentionnés aux IRSC. Les discussions sur les valeurs et l’éthique au niveau des directions seront prévues par la Direction des ressources humaines, et des études de cas supplémentaires seront fournies à chaque groupe.

La Direction des ressources humaines s’appuiera sur les processus existants pour intégrer la formation obligatoire aux ententes de gestion du rendement annuelles. Les communications régulières avec les employés au moyen de bulletins, de courriels destinés à l’ensemble du personnel, de réunions à l’échelon des portefeuilles, de la gouvernance interne et des groupes d’employés demeureront les moyens privilégiés pour promouvoir la formation, la discussion et la participation relatives aux valeurs et à l’éthique.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Dans le cadre de la modernisation des politiques, des procédures et des outils de base des IRSC, on a déterminé à l’été 2023 que le Code de conduite des IRSC (le Code) devait être revu. Ce code a fait l’objet d’une mise à jour afin de clarifier les comportements attendus en milieu de travail et de l’harmoniser avec le contexte émergent dans le secteur public.

Afin d’assurer la validité du contenu du Code, des consultations ont été menées auprès de différents groupes d’intérêt au sein de l’organisation au cours des derniers mois.

On a également fait appel à l’équipe de la recherche en santé autochtone dès le début de l’élaboration du nouveau code de conduite pour garantir l’adoption d’une terminologie et de dispositions adaptées à la culture dans le Code et la foire aux questions (FAQ) qui l’accompagne.

L’équipe des Ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de la haute direction pour prendre des mesures visant à bien faire comprendre l’importance des valeurs et de l’éthique aux IRSC. Ces mesures comprennent des mécanismes de recours bien communiqués et soutenus.

Dans un deuxième temps, le Comité de la lutte contre le racisme, de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité des IRSC et le Réseau de personnes handicapées seront invités à examiner le Code et à faire part de leurs commentaires.

Au terme de ces consultations, les IRSC en seront aux dernières étapes du processus d’examen. Il est prévu que la version finale du Code soit soumise à l’approbation du Comité supérieur de direction, puis à la présidence d’ici la fin de l’été 2024. La publication du nouveau Code et de sa FAQ est prévue pour septembre 2024. Des séances d’information destinées aux employés et aux gestionnaires seront mises à l’horaire plus tard à l’automne.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

La mise à jour du Code de conduite des IRSC permet à l’organisation de remplir ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, qui exige l’établissement d’un code de conduite organisationnel conforme au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et reflétant les orientations actuelles en matière de comportements et de prise de décisions éthiques au quotidien.

La nouvelle version du Code comprend une section sur les normes de comportement en milieu de travail, qui précise les attentes en la matière, entre autres sur le respect et la sécurité sur le lieu de travail, l’obligation de loyauté et les communications (p. ex. l’utilisation des médias sociaux), la consommation de substances intoxicantes, le tabagisme et le vapotage, la gestion adéquate de l’information et de la technologie, et l’utilisation ou l’appropriation indues des ressources ou des biens des IRSC (p. ex. l’utilisation du nom ou d’une quelconque marque d’identification des IRSC pour obtenir des faveurs).

Il est également clairement indiqué que le non-respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et du Code de conduite des IRSC peut donner lieu à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Le nouveau code des IRSC traite des conflits d’intérêts et de la protection liée à la divulgation d’actes répréhensibles, en plus d’autres éléments importants du système global de soutien à la conduite éthique sur le lieu de travail. Le Code renvoie également à la Politique sur les conflits d’intérêts des IRSC, qui contient des dispositions sur la conduite relativement :

• aux biens (personnels);
• à un emploi, à des activités politiques ou à d’autres activités en dehors du poste occupé aux IRSC;
• aux cadeaux, marques d’hospitalité et d’autres avantages;
• aux traitements de faveur, à éviter;
• aux subventions et aux bourses.

De plus, la section portant sur les rôles et responsabilités a été élargie afin d’inclure le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts, l’agent principal responsable de la divulgation d’actes répréhensibles, le dirigeant principal des finances, le dirigeant principal de la sécurité et le dirigeant principal de l’information. La section révisée doit être lue en tenant compte des attentes précisées dans le processus de divulgation d’actes répréhensibles aux IRSC, ainsi que des politiques et exigences relatives à la gestion des ressources humaines.

Une nouvelle section portant sur la gestion des problèmes ou des préoccupations liés à la conduite a été ajoutée pour aider les employés à mieux comprendre qu’il existe plus d’un mécanisme pour soulever des préoccupations au sujet de la conduite éthique et y répondre. Cette section comprend également plus de renseignements sur la façon de présenter une plainte et sur les étapes à prévoir.

Il est aussi question dans le Code du Bureau de l’ombud pour les petits ministères et organismes à titre de ressource supplémentaire pour les employés qui souhaitent obtenir de l’aide. Tous les employés des IRSC ont accès aux services du Bureau de l’ombud. 

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Au cours des prochains mois, la vice-présidente directrice des IRSC tiendra deux discussions (virtuelles et au bureau) avec des membres de l’équipe de direction sur l’importance de la responsabilisation personnelle pour maintenir les valeurs et l’éthique de la fonction publique.

L’équipe du Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts des IRSC consulte régulièrement l’équipe de direction et les cadres au sujet du risque de conflit d’intérêts et a tenu compte de leurs observations lors de l’exercice d’évaluation des risques de conflit d’intérêts mené récemment, en partenariat avec le Bureau de l’audit interne.

L’équipe responsable des conflits d’intérêts offre des séances d’information à ce sujet dans le contexte des missions externes, ainsi que sur la confidentialité liée à l’utilisation des nouvelles technologies. L’équipe mène également des entrevues avec divers groupes afin de s’assurer que les sujets pertinents ou les risques de conflit d’intérêts sont communiqués au cours des séances d’information.

Plus récemment, le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts a, dans le but de mieux comprendre les risques liés aux conflits d’intérêts et de recueillir d’autres commentaires à cet égard, engagé une discussion avec divers groupes.

Le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts mène également un cycle annuel récurrent de déclaration des informations sur les conflits d’intérêts, qui comprend un processus d’examen, de recommandation et de suivi pour les membres du conseil d’administration, du Conseil scientifique et du Conseil consultatif, et supervise un processus continu de déclaration des employés.

En tant que dirigeants dans la fonction publique et le milieu de la recherche – et en tant que décisionnaires clés – les cadres des IRSC sont tenus de respecter des normes de conduite plus élevées que les autres employés. On s’attend à ce qu’ils respectent les normes d’éthique les plus élevées dans toutes les activités et les décisions afin de protéger l’intégrité et la réputation des IRSC. À cette fin, le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts a élaboré un document intitulé Diriger avec intégrité, qui comprend des lignes directrices sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts à l’intention des cadres des IRSC. Ce document a été publié sur le site intranet des IRSC.

De janvier à mars 2024, des séances de formation obligatoires de trois heures ont été offertes à tous les employés et cadres des IRSC sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. On y a également expliqué les répercussions, les pratiques exemplaires chez les cadres sur la façon de traiter les comportements inappropriés, et les comportements éthiques nécessaires pour créer un milieu de travail sûr, respectueux et sain.

Lors des discussions de fin d’exercice sur la gestion du rendement avec les employés, tous les gestionnaires et cadres doivent discuter du Code de conduite des IRSC, qui renvoie au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, afin de s’assurer qu’il est bien compris, ce qui englobe les conséquences en cas de non-respect.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre du processus d’accueil aux IRSC, tous les nouveaux cadres reçoivent un courriel de bienvenue et une trousse d’information précisant les étapes à franchir.

Comme autre initiative d’intégration, l’équipe des Relations de travail rencontre les membres nouvellement embauchés de l’équipe de direction pour leur faire part de renseignements sur les services, les valeurs et l’éthique, les processus officiels et informels ainsi que les différents mécanismes de recours aux IRSC.

Le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts tient également chaque année des séances d’accueil à l’intention des nouveaux directeurs scientifiques, du président et du vice-président du conseil d’administration, et de certains de ses membres, au besoin. De plus, l’équipe de la Gouvernance rencontre tous les nouveaux membres du conseil d’administration dans le cadre de leur intégration.

Au cours de la discussion sur la gestion du rendement, et ce, à tous les échelons, il est indiqué que le Code de conduite des IRSC doit faire l’objet d’un examen et d’une discussion entre les gestionnaires délégués et les employés pour s’assurer qu’il est bien compris et respecté. Le gestionnaire délégué doit reconnaître que la discussion a eu lieu en cochant la case réservée à cette fin. De plus, les programmes de perfectionnement en leadership de l’École de la fonction publique du Canada, qui jettent les bases d’une culture commune de la fonction publique fondée sur des valeurs, une éthique et des priorités communes, sont offerts aux nouveaux gestionnaires.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Parmi les thèmes récurrents à l’échelle organisationnelle, mentionnons les technologies émergentes comme l’intelligence artificielle, le rôle que jouent les médias sociaux dans le travail quotidien et l’importance de concilier l’utilisation de ces diverses plateformes à des fins personnelles et professionnelles.

L’intelligence artificielle et les technologies axées sur les données ont engendré de nouvelles considérations éthiques, comme l’utilisation des renseignements personnels sur la santé, la confidentialité des données et l’incidence de la prise de décisions algorithmiques sur l’intégrité de la recherche, par exemple. En réponse à ce défi, le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts revoit et améliore continuellement ses séances de formation et de sensibilisation pour répondre à ces préoccupations et à d’autres.

L’utilisation généralisée des médias sociaux a brouillé la ligne de démarcation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, créant de potentielles situations de conflit d’intérêts dans le cadre d’activités externes ou en ligne des employés. C’est pourquoi le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts recommande des cours de formation spécialisés pour traiter de l’utilisation éthique des médias sociaux, veiller à ce que les employés comprennent leurs responsabilités et maintenir la confiance du public.

Le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts a effectué une évaluation officielle des risques, ce qui a aidé à cerner les lacunes dans les mesures de gestion des risques liés aux conflits d’intérêts. Cet exercice a permis d’orienter les futures activités de formation et de sensibilisation et d’obtenir de précieuses observations sur les politiques qui nécessitent peut-être un examen et une mise à jour.

De plus, cette évaluation des risques liés aux conflits d’intérêts a permis de cerner d’autres secteurs auxquels on doit accorder une attention accrue, notamment les doubles rôles et responsabilités, l’interprétation des politiques et les consultations externes.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

L’évolution du contexte est venue accroître l’importance des séances de formation et de sensibilisation, non seulement pour les nouveaux employés, mais pour l’ensemble du personnel, afin d’assurer une compréhension et une application uniformes des principes liés aux conflits d’intérêts qui s’arriment aux valeurs et à l’éthique des IRSC.

La formation sur les valeurs et l’éthique au moyen d’études de cas a été au cœur des discussions de consultation à l’échelle organisationnelle. C’est pourquoi des scénarios seront élaborés pour aider les employés à comprendre et à appliquer les principes de valeurs et d’éthique dans les situations de travail quotidiennes.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

La participation de l’équipe des Relations de travail au Réseau interministériel sur les valeurs et l’éthique est essentielle pour mieux s’y retrouver dans un environnement de travail en constante évolution. L’échange d’idées avec des collègues d’autres ministères et organismes permet d’obtenir des renseignements importants et des solutions aux défis auxquels font face les IRSC. L’organisation est ainsi davantage en mesure de fournir des conseils et de l’encadrement aux gestionnaires en ce qui a trait aux comportements attendus et à la conformité au sein de leurs équipes.

En novembre 2023, les IRSC ont tenu une séance intitulée Conversations délicates au travail : développer son habileté à communiquer de manière respectueuse et non violente et animée par le Bureau de l’ombud pour les petits ministères et organismes. Cette séance pratique portait sur l’utilisation d’une communication efficace et respectueuse en milieu de travail et a offert des conseils généraux à ce sujet.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts tient des dossiers où est soigneusement consigné l’ensemble des déclarations reçues, des demandes de renseignements et des conflits d’intérêts signalés. Au cours de l’exercice d’évaluation des risques liés aux conflits d’intérêts, le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts a recueilli des données tirées des déclarations et des demandes de renseignements des deux années précédentes et en a effectué une analyse approfondie pour dégager les thèmes communs.

Les résultats ont révélé une augmentation notable de la sensibilisation des employés à la nécessité de déclarer les conflits d’intérêts potentiels, comme en témoigne le nombre croissant de déclarations reçues à ce sujet. De plus, les données ont confirmé que les activités des IRSC mènent intrinsèquement à des situations de conflit d’intérêts dans les cas de doubles rôles des employés, qui nécessitent des mesures d’atténuation continues. L’analyse indique qu’un nombre accru de personnes reconnaissent l’importance de demander des conseils sur ce qui constitue un conflit d’intérêts et la nécessité de présenter une déclaration en conséquence.

Il ressort également des constatations que l’organisation bénéficierait de séances de formation et de sensibilisation sur mesure à propos des conflits d’intérêts pour aborder de multiples sujets, dont l’interprétation des politiques.

En plus des indicateurs du Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts ci-dessus, les suivants peuvent servir à mesurer la sensibilisation accrue des employés au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien.

• Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux sur les valeurs et l’éthique;
• Taux d’achèvement de la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique et les conflits d’intérêts;
• Analyse des résultats avant et après la formation pour évaluer la compréhension;
• Rétroaction des employés pour mesurer l’engagement de l’organisation à l’égard des valeurs et de l’éthique;
• Fréquence des manquements à l’éthique et des incidents de conflit d’intérêts signalés au cours d’une certaine période;
• Réduction ou augmentation des déclarations de conflits d’intérêts à la suite d’études de cas ou de scénarios pratiques sur les valeurs et l’éthique adaptés aux situations quotidiennes en milieu de travail à des fins d’apprentissage.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Au cours des prochains mois, nous mobiliserons les groupes d’intérêt suivants : le Comité de la lutte contre le racisme, de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité, la Direction de la stratégie sur l’équité des IRSC et le Réseau de personnes handicapées des IRSC. L’objectif consiste à comprendre les obstacles et les difficultés ainsi qu’à accroître la sensibilisation et la responsabilisation à l’égard des valeurs et de l’éthique par rapport aux engagements des IRSC en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

Au cours de la dernière année, nous avons collaboré avec la Direction des communications afin de diffuser diverses mises à jour aux employés dans le bulletin qui leur est destiné. En particulier, nous avons encouragé les employés à participer au sondage sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles afin d’aider à promouvoir et à améliorer l’intégrité au sein du secteur public fédéral. Nous avons également annoncé des mises à jour sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada, ce qui comprend des parcours d’apprentissage, des cours en ligne et des vidéos, puis présenté le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé.

La Direction des ressources humaines a créé une page intranet sur les activités politiques afin d’aider les employés et les gestionnaires à mieux comprendre les rôles et les responsabilités des fonctionnaires pour maintenir la nature non partisane de la fonction publique. En outre, un article connexe a été publié sur les responsabilités des fonctionnaires fédéraux dans le bulletin d’information destiné au personnel.

L’équipe de la Direction des ressources humaines a également examiné le processus de divulgation d’actes répréhensibles aux IRSC et préparé l’ébauche d’une page intranet sur l’intégrité, les valeurs et l’éthique. Cette page vise à aider les employés à comprendre leurs rôles et responsabilités et à leur fournir des conseils sur les comportements attendus, ainsi que sur les différents mécanismes de recours offerts pour signaler un comportement contraire à l’éthique. Ces initiatives seront lancées au cours du présent exercice financier. La Direction des ressources humaines a également diffusé de l’information sur le respect et la courtoisie en milieu de travail et a créé des guides détaillés sur la tenue de conversations respectueuses.

Le Bureau de l’agent responsable des conflits d’intérêts prévoit régulièrement des stratégies pour cerner et gérer de façon proactive les risques de conflit d’intérêts, ce qui comprend l’examen des politiques pour tenir compte de l’évolution du contexte éthique.

Enfin, les IRSC s’engagent à donner l’exemple et à faire preuve d’un comportement éthique dans la prise de décisions, la communication et la collaboration.