Patrimoine canadien

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Au ministère du Patrimoine canadien, un plan de formations obligatoires a été développé pour 2024-2025 et 2025-2026 concernant les valeurs et l’éthique. Il comprend les deux formations obligatoires suivantes :

• Leadership en valeurs et éthique à Patrimoine canadien. Cette formation obligatoire pour tous les gestionnaires et les cadres durera 2 h 30 et s’offrira trois fois durant l’exercice 2024-2025 (une séance en français, une séance en anglais et une séance bilingue). Les séances seront offertes deux fois en 2025-2026. La formation inclura des études de cas pertinentes à nos différents secteurs d’activités.
• Valeurs et éthique : plus qu’un dialogue, un engagement. Cette formation obligatoire pour toutes les personnes employées de Patrimoine canadien durera 1 h 30 et offrira des études de cas pertinentes à nos secteurs d’activités.
   
  Cette formation serait offerte en virtuel ou en personne selon les besoins de l’audience. Elle s’offrira six fois durant l’exercice 2024-2025 (deux séances en français, deux séances en anglais et deux séances bilingues). Les séances seront offertes trois fois en 2025-2026. Cette formation sera offerte en plus des séances suivantes :
  • Ateliers ad hocs (sur demande des directions ou directions générales);
  • Apprentissage sur l’heure du lunch;
  • Patrimoine canadien - SC205-Fraude et actes répréhensibles; GC102 - Gérer un dossier de Subventions et de contributions, de l'ouverture à la clôture.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Au ministère du Patrimoine canadien, la mise en œuvre de notre plan de formations obligatoires en valeurs et éthique est présentement en cours.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Bureau de l’Ombuds, du mieux-être et de l’éthique, qui a la responsabilité du Code de valeurs et d’éthique de Patrimoine canadien (Code), prévoit avoir terminé la révision du Code à la fin du mois de décembre 2024.

Le Ministère entreprendra un audit des valeurs et de l'éthique afin de fournir à la haute gestion l'assurance que des processus sont en place pour soutenir un lieu de travail fondé sur les valeurs et l’éthique et pour soutenir les efforts en cours visant à favoriser une culture éthique et un environnement sécuritaire pour la divulgation d'actes répréhensibles.

Le Code est inclus dans la portée préliminaire de l'audit de toutes les activités pertinentes au sein du Ministère pour soutenir un lieu de travail fondé sur les valeurs et l'éthique. Les résultats de l'audit vont être présentés au comité ministériel d’audit en janvier 2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Les mises à jour du Code pourraient inclure :

• Ajout d'éléments manquants (Directive sur les conflits d'intérêts de 2020, responsabilités des gestionnaires, lignes directrices ministérielles sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, utilisation des médias sociaux) ;
• Clarification des mécanismes de recours et des organigrammes sur les processus suivants :
  • Divulgation d'actes répréhensibles en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles ;
  • Allégation de bris perçu au Code de valeurs et éthique de Patrimoine canadien ;
• Adaptation au contexte actuel (énoncé culturel de Patrimoine canadien).

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Des ateliers-formations en valeurs et éthique sont offerts par le Bureau de l’ombuds, du mieux-être et de l’éthique qui adaptent contenu, exemples et exercices situationnels selon les besoins et caractéristiques propres à chacun des groupes faisant la demande d’un atelier-formation.

Depuis le 1er avril 2024, il existe un nouvel exercice d'attestation annuel obligatoire, développé par le Bureau de l’ombuds, du mieux-être et de l’éthique, qui clarifie les responsabilités des employé.e.s et des gestionnaires à l'égard des valeurs et comportements attendus du Code de valeurs et éthique de Patrimoine canadien.

Un exercice de réinitialisation à l’échelle du Ministère a également été lancé en avril 2024 pour veiller à ce que toutes les situations présentant un risque de conflit d’intérêts aient été déclarées et évaluées. Ainsi, les employé.e.s ayant soumis le formulaire de déclaration confidentielle de conflit d’intérêts entre le 1er avril 2019 et le 1er juillet 2023 devront envoyer à nouveau leur déclaration au Bureau de l’Ombuds, du mieux-être et de l’éthique à des fins de déclaration et de réévaluation. Les employé.e.s doivent aussi soumettre une déclaration actualisée en cas de changement majeur dans leurs affaires personnelles ou leurs fonctions officielles.

Depuis avril 2024, des discussions sur les valeurs et l’éthique ont eu lieu lors des réunions de gestion, de direction et de l'ensemble du personnel au sein de nombreux secteurs du Ministère. Ces discussions sur les valeurs et l’éthique ont :

• permis d’établir des liens concrets entre les valeurs et l’éthique et la réalité opérationnelle des employé.e.s du Ministère;
• donné lieu à des questions-réponses ouvertes et à un dialogue nuancé sur des scénarios concrets;
• permis de mettre l'accent sur le rôle du gestionnaire dans la sensibilisation au code et à l’adhésion à celui-ci auprès des employé.e.s afin d’apporter des améliorations aux pratiques et aux outils d'intégration.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Une formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique offerte par l’École de la fonction publique du Canada est incluse dans le plan d’apprentissage de Patrimoine canadien.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

• Conflits d’intérêts - activités extérieures, cadeaux, traitement préférentiel, activités politiques non-liées à une candidature;
• Médias sociaux - expression des opinions personnelles au sein du personnel;
• Respect des personnes - discrimination, harcèlement, racisme;
• Rôle des ministres dans le contexte des décisions relatives à la mise en œuvre des programmes;
• Rééquilibre entre ses obligations comme fonctionnaire et le sentiment d'appartenance des employées à leurs communautés, y compris les communautés artistiques et créatives qu'ils servent;
• Enjeu pour la gestion de s'engager de manière constructive avec le personnel sur ce sujet lorsque la confiance dans les cadres supérieurs est actuellement mise à rude épreuve avec un mode hybride en milieu de travail (3 jours);
• L’importance d’apporter un optique de réconciliation à ce travail.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Le Bureau de l’ombuds, du mieux-être et de l’éthique, qui développe les activités d’apprentissage en valeurs et éthique à Patrimoine canadien, adaptent certains éléments d’apprentissage et d’exercices situationnels selon les besoins et le type de travail accompli par l’audience.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Sans objet.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Un sondage sur la culture des valeurs et l’éthique à Patrimoine canadien est prévu dans le plan d’action 2024-2025 de l’équipe de valeurs et éthique du Bureau de l’ombuds, du mieux-être et de l’éthique et il devrait avoir lieu le dernier trimestre de l’exercice 2024-2025.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Deux nouvelles lignes directrices organisationnelles sont en cours d’élaboration :

• Utilisation éthique des médias sociaux – Lignes directrices de Patrimoine canadien (sous réserve des lignes directrices du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines) ;
• Politique et lignes directrices de Patrimoine canadien relatives à la divulgation interne par les fonctionnaires.

Ces lignes directrices, ainsi que de nouveaux organigrammes sur les processus de divulgation d'actes répréhensibles (conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles) et sur les allégations de violation perçue du Code de valeurs et d’éthique de Patrimoine canadien, seront intégrés dans notre code de conduite mis à jour.

Actions pour impliquer les cadres dans un dialogue sur les valeurs et l'éthique à Patrimoine canadien.

En cours – Tout au long de l’année

• Messages au besoin sur différents sujets, ateliers ou formations offerts à tout Patrimoine canadien sur les valeurs et l'éthique, y compris les conflits d'intérêts.
• Messages ponctuels incluant quelques rappels sur l'exercice de réinitialisation des déclarations de conflits d'intérêts.
• Séances d'information sur les valeurs, l'éthique et les actes répréhensibles offertes dans le cadre des formations suivantes : Patrimoine canadien - SC205-Fraude et actes répréhensibles ; GC102 - Gérer un dossier de Subventions et de contributions, de l'ouverture à la clôture (environ deux fois par mois).
• Ateliers sur les valeurs et l'éthique, y compris les conflits d'intérêts, aux secteurs, directions générales et directions.

Avril 2024

• Exercice annuel d'attestation et l'exercice de réinitialisation pour les déclarations de conflit d'intérêts – Lancement à tout Patrimoine canadien.
• Blogue de l'ombuds sur l'intranet de Patrimoine canadien – Ma réflexion sur notre rôle dans la fonction publique.

Mai 2024

• Séances d'information offertes aux gestionnaires sur les attentes et les obligations en lien avec l'exercice d'attestation annuelle et l'exercice de réinitialisation des déclarations de conflits d'intérêts.

Juin 2024

• Rencontre avec tout le personnel avec les sous-ministres lors d’une assemblée publique sur les valeurs et l’éthique.

Septembre 2024

• Cours de leadership en valeurs et éthique (obligatoire) pour tous les sous-ministres adjoints qui sera dispensé par l'ombuds de Patrimoine canadien.
• Initiative de communication visant à favoriser la réflexion et l’action concernant nos obligations liées au Code de valeurs et d’éthique de Patrimoine canadien.

Octobre 2024

• Semaine de l'éthique à Patrimoine canadien (du 14 au 18 octobre 2024). Événements prévus dans la semaine :
  • Lancement de la « Semaine de l’éthique à Patrimoine canadien » - Vidéo avec l’ombuds de Patrimoine canadien et son équipe de valeurs et d’éthique. La vidéo présentera une conversation structurée sur la manière dont les valeurs et l'éthique ont guidé notre progression de carrière et qui ont été significatives pour nous en tant qu'êtres humains.
  • Journée mondiale de l'éthique (jeudi 16 octobre 2024) -  Table ronde avec le sous-ministre de Patrimoine canadien et le sous-ministre délégué chargé des valeurs et de l'éthique. L’ombuds de Patrimoine canadien modérera la conversation.
• Capsule vidéo sur chacune des cinq (5) valeurs du Code de Patrimoine canadien. À lancer d'ici fin octobre.

Novembre 2024

• Séance d’information à toutes les personnes employées de Patrimoine canadien. Séance sur « Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages » suivie de questions et réponses.

Février 2024

• Mis en oeuvre du Code de valeurs et d'éthique révisé de Patrimoine canadien (1er février 2025) incluant une stratégie de communication.

Autres activités en 2024

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (exemple : assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (exemples : les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Tous les sous-ministres adjoints ont organisé des discussions sectorielles avec le soutien de l'ombuds, du sous-ministre adjoint et championne des valeurs et de l'éthique ou du sous-ministre adjoint et championne de la diversité et de l'inclusion, et ont tenu d'autres discussions à divers niveaux au sein de leurs équipes. Ces discussions totalisent :
  • 33 conversations à ce jour (12 au niveau de la direction, 21 avec l'ensemble du personnel) ;
  • 17 autres discussions prévues (2 au niveau de la direction, 12 avec l'ensemble du personnel et 3 avec les communautés fonctionnelles).