Agence spatiale canadienne

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le plan de formation est en développement continu à l’Agence spatiale canadienne (ASC) et les formations en valeurs et éthique (V&É) utilisées actuellement sont celles de l’École de la fonction publique du Canada. Les cours FON 301 et FON 302 sont donc intégrés à la liste de cours obligatoires dans le parcours d’apprentissage pour l’ensemble des employés et des superviseurs de l’ASC. Il est prévu d’intégrer dans le plan organisationnel les nouvelles formations de l’École de la fonction publique, prévue à l’automne, ainsi que de bonifier notre offre de formation au courant de la prochaine année, afin de prendre en compte les rétroactions reçues dans le cadre des ateliers de discussion internes.

L’ASC a élaboré un plan de discussions et de sensibilisation en matière de valeurs et d’éthique. Il est prévu que celui-ci s’insère dans le cadre de la formation ministérielle sur le sujet. Pour plus de détails, voir à la question 6 dans la phase 3 de notre plan de sensibilisation.

Des outils personnalisés accompagnant le Code organisationnel de valeurs et d’éthique ont été développés afin d’appuyer la formation des employés de l’ASC en valeurs et éthique (tels que la création de trois fiches-conseils).

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Actuellement et comme décrit dans la réponse à la question 1, les formations utilisées à l’ASC sont celles de l’École de la fonction publique. Il est prévu pour la prochaine année de revoir la stratégie de formation organisationnelle et la mise en œuvre du plan de discussion et de sensibilisation, qui fait partie intégrante du plan de formation, et qui a débuté au mois d’avril 2024. 

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

À la suite d’un extensif exercice de consultations, l’ASC a entrepris et complété la revue intégrale de son Code organisationnel de valeurs et d’éthique. Le lancement du Code dans l’organisation a été fait le 18 avril 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

De nombreuses mises à jour ont été apportées au Code organisationnel :

• Révision complète du document et de l’intégralité des informations.
• Fusion des valeurs propres à l’ASC et des valeurs de la fonction publique pour conserver les 5 du secteur public, dans le but de permettre une uniformisation et une plus grande facilité de consultation et application.
• Ajout de nombreuses informations contextuellement pertinentes telles que sur l’utilisation des médias sociaux ou sur l’intégrité scientifique.
• Ajout d’un chapitre entier et détaillé sur l’application de la directive sur les conflits d’intérêts.
• Ajout du chapitre Divulgation d'actes répréhensibles.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

La diffusion du Code organisationnel révisé a été le point de départ d’un grand dialogue au sein de l’ASC sur les valeurs et l’éthique. Il a été planifié qu’il soit accompagné d’une campagne de sensibilisation et de discussions étalée sur toute l’année avec 3 phases :

Phase 1 : Lancement du Code (printemps 2024) :

• Courriel de lancement envoyé à tous par la présidente et les vice-présidents.
• Promotion du nouveau Code sur la page principale d’accueil de l’intranet (carrousel déroulant abordant 6 thèmes) prévue pendant plusieurs semaines/mois.
• Capsules « savez-vous que » diffusés sur les écrans internes.
• Refonte complète de la page intranet de Valeurs et éthique.
• Séance obligatoire de discussion sur les valeurs et l’éthique et le nouveau Code pour l’ensemble des Cadres de l’organisation, incluant la haute direction.
• Deuxième séance obligatoire de discussion, pour l’ensemble des directeurs et gestionnaires de l’organisation, entourant la publication du nouveau Code, les valeurs du secteur public et leur application de façon concrète dans l’environnement de travail quotidien.

Phase 2 : Comportements attendus (automne 2024) :

• Panel de discussion planifié pour l’ensemble des employés de l’ASC.
• Capsules sur les 5 valeurs. Elles seront diffusées par courriel, sur l’intranet et sur les écrans internes. Chaque capsule adressera une situation fictive réaliste reliée à la valeur présentée et au contexte de travail des employés de l’ASC. 

Phase 3 : Directive sur les Conflits d’intérêts (hiver 2024-2025) :

• Balado pour discuter des conflits d’intérêts, sous format questions et réponses, avec la participation du haut fonctionnaire responsable de valeurs et éthique ainsi que du Champion en V&É. Cette activité sera accompagnée de la promotion par courriel, sur l’intranet et sur les écrans internes.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Concernant l’embauche des nouveaux employés, il est prévu que les superviseurs aient des discussions sur les valeurs et l’éthique à la fonction publique avec chaque nouvel employé. Les superviseurs s’assurent également que leurs nouveaux employés ont suivi les formations sur les valeurs et l’éthique.

Dans le cadre du processus d’accueil des nouveaux étudiants, des séances en direct de questions et réponses sont organisées chaque session. L’équipe de valeurs et éthique participe au panel en tant que personne-ressource de façon récurrente. Cela dans le but de mieux sensibiliser et outiller les étudiants ainsi que pour répondre à leurs éventuelles questions, en début d’embauche.

Des discussions sur les valeurs et l’éthique ont lieu entre chaque superviseur et ses employés tout au long de l’année, particulièrement lors des trois phases annuelles de gestion du rendement (début d’année, mi-année et fin de l’année), afin d’établir le plan d’apprentissage et de perfectionnement ainsi que le plan de gestion des talents, si applicable. Les gestionnaires et les superviseurs bénéficient de l’accompagnement de l’équipe de gestion du rendement s’ils ont des questions dans le cadre de séances d’information organisées à leur attention, mais également à tout moment pendant l’année.

Dans le cadre des processus de gestion du rendement, un objectif sur le besoin de cultiver une culture fondée sur les valeurs a été ajouté aux objectifs obligatoires pour les gestionnaires et les superviseurs. On y retrouve des indicateurs de rendement, tels que : permettre aux employés d’avoir un dialogue ouvert sur les valeurs et les questions éthiques ainsi que reconnaitre l’importance de comprendre et prendre en compte les valeurs de l’organisation dans les processus de recrutement, de promotion et de reconnaissance.

En parallèle, au sein de l’organisation, des discussions ont lieu par rapport au plan de relève et des actions intégrant les aspects relatifs aux valeurs et à l’éthique sont prévues. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

À déterminer à la suite des discussions dans les équipes.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

À déterminer à la suite des discussions dans les équipes.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

À déterminer à la suite des discussions dans les équipes.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Un sondage interne sera envoyé à l’ensemble des employés à la fin de la phase 1 de la mise en œuvre de publication du nouveau Code.

Le sondage auprès des fonctionnaires fédéraux est également un outil analysé et utilisé par l’équipe.

L’ASC avons prévu recevoir des rétroactions de la part des directeurs et gestionnaires à la suite des conversations qu’ils vont avoir tenues avec leurs employés.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

s.o.