Commission du droit d’auteur du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

En tant que micro-organisation comptant moins de 25 employés et un budget annuel de 4,2 millions de dollars, les plans de formation de la Commission du droit d'auteur (la Commission) se fondent sur les ressources et les outils existants pour s'assurer que ses employés sont au fait de leurs obligations en matière de valeurs et d'éthique en tant que fonctionnaires. À l'heure actuelle, tous les nouveaux employés de la Commission sont tenus de suivre des cours spécifiques à l'École de la fonction publique du Canada sur les valeurs et l'éthique et autres sujets connexes, notamment la prévention du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail, la compréhension des préjugés inconscients, la gestion de la diversité, la prise en compte des perspectives autochtones, l'analyse comparative entre les sexes plus, etc. Ces exigences d'apprentissage font l'objet d'un suivi par le biais de leurs ententes de rendement et de leurs plans d'apprentissage. Chaque employé a des engagements annuels dans les ententes de rendement, y compris la bonne gestion des ressources de l’organisation et la contribution individuelle à un milieu de travail sécuritaire et inclusif.

La Commission également partage des ressources et de meilleures pratiques avec d'autres tribunaux administratifs, ce qui promeut une approche sur mesure qui favorise la prise de décision éclairée et indépendante, tout en servant l'intérêt public dans le cadre de l'administration publique centrale. Plus récemment, ces ressources partagées soutiennent les discussions internes sur notre Code de conduite comme base pour des applications plus concrètes des valeurs et de l'éthique dans une micro-organisation ainsi qu’un tribunal administratif indépendant et un lieu de travail avec de nombreux types de professionnels ayant leurs propres codes de pratique. Notre code est actuellement à l'état de projet et est en cours de finalisation grâce à la participation active des employés et des Commissaires. L'objectif est d'achever ce processus d'ici à décembre 2024, de publier une version révisée du Code et de prendre toute décision concernant une formation supplémentaire ou complémentaire requise à ce moment-là.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Comme indiqué ci-dessus, notre Code de conduite est en cours de finalisation et sera présenté à tous les employés et aux Commissaires à l'automne 2024 pour leur contribution finale. La Direction s'est engagée à simplifier le projet existant et à travailler sur des exemples plus concrets de la manière dont le code s'applique à notre contexte spécifique en tant que tribunal administratif indépendant. L’objectif étant de finaliser et de publier le Code de conduite révisé d'ici décembre 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

s.o.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

À la Commission, nous tenons des réunions mensuelles sur place avec l'ensemble du personnel, au cours desquelles nous discutons régulièrement des comportements personnels et collectifs qui sont conformes aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique. Plus récemment, nos efforts se sont concentrés sur la mise en œuvre de notre plan d'accessibilité, sur la promotion des deux langues officielles, et sur les stratégies de collaboration dans un environnement diversifié. 

De plus, chaque année, avant l'élaboration de nouvelles ententes de rendement, la haute direction se réunit avec l'ensemble du personnel pour présenter et discuter des engagements corporatifs. En général, ces engagements concrétisent la responsabilité personnelle de soutenir un lieu de travail inclusif et sûr, et de veiller à ce que les ressources publiques allouées à la Commission soient investies au service des Canadiens, conformément à nos obligations en tant que membre de l'administration publique centrale et en tant que tribunal administratif indépendant.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Outre les mesures décrites ci-dessus, la haute direction a récemment priorisé une approche plus formelle de la gestion des talents en se référant spécifiquement aux compétences clés en matière de leadership fournies par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Tous les gestionnaires devraient avoir mis en place des plans de gestion des talents d'ici la mi-année, y compris des discussions sur le maintien de l'intégrité et du respect.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

En particulier, les discussions récentes avec les employés ont soulevé des questions sur la manière dont les différents éléments s'imbriquent les uns dans les autres - diverses conditions d'emploi, diverses directives et politiques, diverses attentes formulées par le SCT en tant qu'employeur, par la Commission en tant que direction, par les Commissaires en tant que décideurs, par différentes normes professionnelles et codes de conduite (par exemple, en tant qu'avocat), etc. La complexité de la matrice peut rendre difficile la navigation et la mise en place de pratiques spécifiques et concrètes qui s'alignent sur un code de conduite unique pour la Commission. Cependant, malgré cette complexité, ou peut-être grâce à elle, les employés de la Commission font preuve d'un engagement et d'un intérêt passionnants tout au long de ces processus.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

En tant que micro-organisation, nous sommes en mesure de nous adapter rapidement aux besoins. Par exemple, nous avons été capables d'ajuster rapidement les plans internes pour les consultations des employés sur l'accessibilité afin d'augmenter le taux de participation. Nous ferons de même, le cas échéant, pour d'autres activités liées à notre Code de conduite. Par exemple, nous prévoyons de revenir sur les services spécialisés disponibles dans le cadre de notre partenariat avec Santé Canada, en leur donnant accès à un médiateur, à des professionnels de la lutte contre le harcèlement et la violence, et à des modes alternatifs de résolution des conflits. Cette année fiscale, nous entreprenons également une évaluation des risques de harcèlement et de violence sur notre lieu de travail. Il s'agira d'une étude spécifique pour laquelle nous solliciterons la participation des employés.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

s.o.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Dans le passé, la Direction de la Commission a utilisé son analyse du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux pour analyser, hiérarchiser et impliquer les employés sur les questions de valeurs et d'éthique dans le travail quotidien. Le Commission effectue également des sondages anonymes auprès des employés pour recueillir des informations sur la santé du lieu de travail et le bien-être des employés. Lors d'une enquête ou d'un sondage anonyme, il est toujours délicat, dans une petite organisation, de s'assurer que le partage des résultats n'identifie pas par accident le point de vue d'individus spécifiques.

Une discussion sur l'évaluation des résultats du Code de conduite aura lieu cet automne en vue de sa finalisation. Il convient de noter que la Commission s'efforce toujours de trouver et d'adapter les outils et ressources existants lorsque cela est possible et approprié, compte tenu de sa petite taille et de son budget limité.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Nous apprécions les outils, les ressources et la formation fournis par les agences centrales pour soutenir ces conversations. Nous en avons fait bon usage. 

Étant donné que les employés à la Commission travaillent dans une micro-organisation, le fait d'avoir davantage d'occasions d'explorer les valeurs et l'éthique et les thèmes connexes dans un contexte horizontal et plus diversifié, constituerait une étape positive. Ces types de groupes de travail interministériels ou de discussions facilitées à travers des organisations ont été créés dans le passé. Contrairement aux employés des grands ministères, ceux des organismes plus petits n'ont pas autant d'occasions d'être exposés à des perspectives différentes et diversifiées sur les valeurs et l'éthique à l’interne. En outre, ces initiatives offrent à ces employés la possibilité de contribuer à la conversation fédérale plus large.