Office des transports du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La formation obligatoire de l'Office des transports du Canada (OTC) est conçue à partir des cours offerts par l'École de la fonction publique du Canada en nous conformant aux obligations du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et en complétant avec les cours jugés pertinents pour les besoins de l'OTC.

À l'automne 2024, la direction tiendra des séances de réflexion afin de permettre aux employés de s'exprimer sur le sujet. À la suite de ces séances, les commentaires et propositions seront analysés en profondeur et plusieurs actions seront prises afin d'augmenter la compréhension commune sur les valeurs et l'éthique et sensibiliser davantage les employés. Entre temps, l'OTC développe une formation sur la civilité en milieu de travail et prévoit ajouter ce cours au curriculum de formation obligatoire. La formation devrait être offerte au courant de l'année 2024-2025. 

Nous explorons également la possibilité d'avoir des panels de discussions avec des conférenciers spécialisés lors de réunions de tout le personnel suivi de discussions ouvertes en petits groupes. Les thèmes explorés portent sur les valeurs et l'éthique, les personnes en quête d'équité, le peuple autochtones et l'accessibilité. Nous visons de mettre en œuvre cette pratique d'ici la fin de l'année financière 2025.

De plus, à la suite des résultats des consultations auprès de la gestion et de l'ensemble des employés, l'intention est d'offrir de la formation additionnelle sur les valeurs et l'éthique en fonction des besoins. L'intention est d'offrir ces activités d'apprentissage et de sensibilisation entre 2024-2026. 

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Notre organisation effectue une révision annuelle de sa formation obligatoire. La prochaine mise à jour sera publiée d'ici la fin juin 2024 et inclut l'obligation de suivre à nouveau le cours de valeurs et éthique avec l'École de la fonction publique du Canada.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Notre organisation complétera la revue de son code de conduite d'ici la fin de l'année financière 2024-2025. Cette revue sera faite à la suite de diverses consultations.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Nous sommes en train de mettre à jour notre code de conduite. L'intention est de revoir les comportements attendus afin de les harmoniser avec le contexte émergeant propre à notre organisation (actifs/passifs, médias sociaux, technologie émergeante, intelligence artificielle).

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le 3 juin dernier une discussion sur les valeurs et l'éthique dans la fonction publique et plus particulièrement à l’OTC a eu lieu avec l'ensemble des cadres, gestionnaires et chefs d'équipe. Cette consultation/discussion dirigée par la présidente et première dirigeante, la directrice générale des services internes et la directrice du service du personnel et du milieu du travail a eu lieu le cadre d'une séance de réflexion sur le leadership. La participation fut excellente et plusieurs commentaires de nature générale et relié au contexte de l'organisation ont été amené.

À l'automne 2024, la direction tiendra des séances de réflexion afin de permettre aux employés de s'exprimer sur le sujet. À la suite de ces séances, les commentaires et propositions seront analysés en profondeur et plusieurs actions seront prises afin d'augmenter la compréhension commune sur les valeurs et l'éthique et de sensibiliser davantage les employés.

Nous envisageons également d'avoir des panels de discussions avec des conférenciers spécialisés lors de réunions de tout le personnel suivi de discussions ouvertes en petits groupes. Les thèmes explorés pour le moment portent sur les valeurs et l'éthique, les personnes en quête d'équité, le peuple autochtones et l'accessibilité. Nous visons de mettre en œuvre cette pratique d'ici la fin de l'année financière 2025.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

L'OTC a rendu la participation obligatoire aux séances d'intégration des employés. Lors de ces séances, l'importance du respect des valeurs et de l'éthique de la fonction publique est mentionnée. Une révision des séances sera effectuée à la fin du processus de consultation pour s'assurer qu'elles sont toujours bien alignées.

Dans le plan de formation pour les employés de l'OTC, le cours sur les valeurs et l’éthique est obligatoire. Nous prévoyons également inclure des activités de perfectionnement pour nous assurer que les conversations continuent. De plus, les gestionnaires devront s'assurer d'avoir la discussion sur les valeurs et l’éthique avec leurs employés avant de cocher la case sur les valeurs et éthique de l'entente de rendement de leurs employés en début d'année.

Comme suite à une journée de planification en juin sur les valeurs et l’éthique, plusieurs suggestions ont été proposées pour encourager et garantir des conversations sur la responsabilité personnel concernant le respect des valeurs et de l'éthique. Il a été suggéré d'avoir des sous-groupes de discussions plus régulièrement pour traiter des situations sur la responsabilité personnelle des leaders concernant le respect des valeurs et de l'éthique. Les recommandations proposent également des activités pour le développement de mises en situation concrète/vécue pour augmenter la sensibilisation et orienter la prise de décisions de différentes situations. Nous explorons la possibilité d'ajouter des comportements attendus ou de spécifier des éléments mesurables dans les ententes de performance des employés et gestionnaires.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

À ce jour, la séance de consultation a été effectuée auprès des cadres, des gestionnaires et des chefs d'équipe de l'OTC. Les thèmes qui sont ressortis des conversations avec ceux-ci concernent les médias sociaux, les relations avec l'industrie, l'utilisation de la technologie émergente et de l'intelligence artificielle de même que les situations de double emploi.

En fonction des enjeux soulevés dans la dernière année, nous pensons que les prochaines consultations soulèveront également des enjeux en lien avec les relations interpersonnelles entre fonctionnaires, les situations reliés aux passifs et la participation à des élections.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Nous n'avons pas encore adapté nos activités d'apprentissage puisque nos consultations ne sont pas terminées. Une fois les différentes discussions tenues, nous élaborerons un plan d'action en fonction des besoins de l'organisation et des employés. Il s’est dégagé des premières consultations une préférence marquée pour des situations de cas spécifiques, des groupes de discussions et des invitations de conférenciers spécialisés.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Nous sommes encore au début des processus de consultations et de conversations avec les employés et les différents réseaux. Par conséquent, nous n'avons pas d'information à partager sur cette question puisque les mesures ou les activités d'apprentissage n'ont pas encore eu lieu. Dans le passé, la formation et les discussions en petits groupes avec des exemples concrets et pratiques ont donné des résultats probants.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Nous prévoyons de mesurer le niveau de connaissance des employés concernant leurs rôles en lien avec les valeurs et l'éthique dans le cadre de leur travail quotidien à l'aide des résultats du prochain Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclairs ainsi que la nature des échanges avec différents groupes de discussion.

Nous envisageons également d’encourager fortement les directions de maintenir des discussions sur le sujet lors de réunion d'équipe à des fréquences régulières et lors des rencontres de la gestion du rendement afin d'évaluer les connaissances des employés. Nous explorons la possibilité d'ajouter ou d’intégrer des éléments mesurables dans les ententes de performance des employés et gestionnaires.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Considérant la taille de notre organisation, il est difficile de ventiler les données par facteurs identitaires et, en même temps, respecter nos engagements sur la confidentialité et le respect de la vie privée. À ce point de notre évaluation, nous considérons que nous avons les bonnes bases en place à l'intérieur de l'organisation. Cependant, le dialogue doit être élargi afin de nous assurer que toutes les voix sont entendues afin d'actualiser notre code au contexte actuel. Il existe également un besoin de renforcer l'intégrité, la civilité, le respect de la confidentialité et la sécurité et d’insister davantage sur ces points.