Service administratif des tribunaux judiciaires

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) a élaboré un plan d’action sur les valeurs et l’éthique dont l’une des parties porte sur la formation. Ce plan d’action est également assorti de plusieurs activités qui tiennent compte des piliers des valeurs et de l’éthique.

Nous utilisons présentement la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique et le parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). À partir de juin 2024, des conversations facilitées sur les valeurs et l'éthique auront lieu, ainsi qu'un examen de notre formation interne (sessions d'accueil, programme d'intégration, etc.). Notre formation interne sera révisée pour inclure des éléments du Code de valeurs et d'éthique du secteur public, ainsi que le Code de conduite du SATJ, de même que la Directive du SATJ sur les conflits d'intérêts.

La section « Valeurs et éthique » de notre intranet est actuellement mise à jour afin d'intégrer notre formation révisée sur les valeurs et l'éthique et d'en accroître la visibilité et l'accessibilité. Tout au long de l'été 2024, nous demanderons à nos employés de nous faire part de leurs commentaires afin de nous assurer que notre approche ainsi que nos plans soient bénéfiques pour l'ensemble de nos employés.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Tel que mentionné plus haut, dans le cadre de l'exercice sur les valeurs et l'éthique, le SATJ a élaboré un plan d'action qui inclut une section axée sur la formation. Ce plan d'action comprend des conversations au niveau des cadres supérieurs et des employés qui débuteront en juin 2024. Les idées et les commentaires recueillis lors de ces conversations seront utilisés pour mettre à jour le Code de conduite du SATJ et l’élaboration d'autres outils sur les valeurs et l’éthique qui s’avèrent nécessaires au sein de l'organisation.

Le plan d’action indique également que les formations internes (séances d’accueil, séances d’accueil pour les cadres supérieurs, etc.) seront revues au courant des mois de juin et juillet 2024 afin d’ajouter (ou de modifier) les éléments du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, du Code de conduite du SATJ de même que la Directive du SATJ sur les conflits d’intérêt. Le plan d’action sera mis en œuvre d’ici le 31 mars 2025.

Le plan d’action contient également des mesures de responsabilisation pour les gestionnaires quant à la complétion de la formation obligatoire. A l’heure actuelle, le taux de complétion pour la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique dispensée par l’École de la fonction publique du Canada est de 94 % pour les employés et de 92 % pour les gestionnaires.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le SATJ a complété la révision de son Code de conduite et se prépare à le publier dans sa forme actuelle en juin 2024; et ce, suite au Rapport de l’équipe spéciale du sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé (le « Rapport »).

La publication du Rapport exige que le Code de conduite du SATJ soit revu de manière plus approfondie afin de s’assurer qu'il soit harmonisé aux éléments inclus dans le Rapport.

Les conversations sur les valeurs et l'éthique fourniront des informations précieuses et nous permettront de recueillir des informations supplémentaires sur les aspects liés aux valeurs et à l'éthique qui ont été identifiés comme étant des enjeux par les employés. Certains de ces éléments nous donneront également l'occasion de réviser le Code de conduite, tout en élaborant ou en révisant certains des instruments politiques actuellement en vigueur au SATJ.

Il convient également de noter que la prochaine version du Code de conduite du SATJ comprendra des activités de de surveillance et de reddition de compte. Tout comme le Code de conduite du SATJ actuel, le Code de conduite du SATJ révisé s'appliquera à la fois aux employés et aux cadres supérieurs.

Le Code de conduite du SATJ révisé et les éléments de formation seront finalisés d'ici la fin de l'automne 2024, en tandem avec les conversations organisationnelles et conformément à nos priorités opérationnelles et stratégiques

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Tel que mentionné auparavant, le SATJ a révisé son Code de conduite en 2023 et nous nous apprêtions à le publier quand le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé a été publié. Le Code de conduite du SATJ dans sa version actuelle sera publié en juin 2024 sur le site intranet du SATJ.

La publication du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé a rendu nécessaire une nouvelle révision du Code de conduite du SATJ. Pour les raisons mentionnées ci-dessus, nous pensons que cette nouvelle version de notre Code de conduite sera plus utile à tous nos employés. Notre objectif est que les employés s'identifient plus facilement à la version révisée du Code, étant donné le rôle plus actif qu'ils auront joué dans son élaboration.

La prochaine révision du Code de conduite du SATJ considérera également l'environnement, le contexte et les risques émergents; ces items serviront de toile de fond aux résultats des conversations avec les employés et les cadres supérieurs du SATJ.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les activités ou mesures que le SATJ entreprend ou a entrepris afin de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en matière de respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique sont les suivantes :

• Le SATJ a offert plusieurs formations internes qui comportaient des composantes de valeurs et d’éthique (p. ex., Séance d’information bilingue sur les Services de gestion informelle des conflits, Dîner d’information pour employés : L’approche du spectateur pour maintenir un lieu de travail respectueux et civilisé, Clients difficiles et complexes / Formation à la désescalade, etc.).
• Le SATJ prépare un rapport annuel portant sur la santé et les activités qui sont incluses dans le programme de valeurs et d’éthique.
• Le SATJ a entrepris des consultations portant sur le Code de conduite et la Directive sur les conflits d’intérêts; et ce, avec divers groupes.
• Le SATJ a élaboré un plan d'action sur les valeurs et l'éthique qui comprend un certain nombre d'actions concrètes qui seront mises en œuvre au cours de l'année fiscale en cours.
• Le SATJ a embauché une ressource responsable de diriger et de faciliter les conversations avec les employés et les cadres supérieurs. Les conversations débuteront le 17 juin, 2024 avec tous les cadres supérieurs du SATJ. La première session facilitée se tiendra avec les cadres supérieurs, incluant l’administratrice en chef et première dirigeante; l’administrateur en chef adjoint, Services judiciaires et du greffe; le sous-ministre adjoint, Services ministériels et dirigeant principal des finances; la directrice générale des ressources humaines et le dirigeant principal du numérique. Les résultats découlant de ces conversations facilitées seront incorporés dans la révision du Code de conduite du SATJ.
• Le site intranet des valeurs et de l’éthique est en cours de révision afin de s’assurer que son contenu soit à jour et reflète les nouvelles initiatives entreprises dans le cadre du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé; le site veillera également à la promotion des initiatives organisationnelles, la formation en matière de valeurs et d’éthique ainsi qu’à la gestion du rendement.
• Un plan de communication est en cours d’élaboration afin d’appuyer le plan d’action et ainsi intégrer toutes les activités liées aux valeurs et d’éthique. Dans cette optique, l’objectif est que les communications soient optimales, visibles et que les activités soient parachevées avec succès.
• Le mandat de l’actuelle championne du respect et de la civilité en milieu de travail a été renouvelé en mai 2024 et son titre a alors été modifié à championne des valeurs et de l’éthique.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le SATJ prend ou a entrepris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle en matière de valeurs et d’éthique de la fonction publique aient lieu de manière continue. En ce sens, le SATJ a entrepris les activités qui suivent :

• Le processus d’intégration des nouveaux employés est actuellement sous revue afin d’assurer l’inclusion d’une nouvelle portion portant sur les valeurs et l’éthique.
• Une directive sera émise afin que des mesures au sujet des valeurs et de l’éthiques soient incorporées dans les plans de perfectionnement professionnels et les plans d’apprentissage obligatoires des employés.
• Lors de la planification de carrière et de la relève, des mesures concernant les valeurs et l’éthique seront intégrées.
• Des conversations sur les valeurs et l’éthique auront lieu avec tous les employés, les gestionnaires et les cadres supérieurs de manière continue; et ce, à compter de juin 2024. Ces conversations prendront la forme de scénarios auxquels les participants devront fournir leurs réponses; ces réponses donneront ensuite lieu aux conversations ainsi qu’à l’approfondissement des concepts liés aux valeurs et à l’éthique, au Code de conduite du SATJ ainsi qu’à la Directive du SATJ sur les conflits d’intérêt.
• Une directive afin que des éléments liés aux valeurs et l’éthique soient inclus dans la gestion du rendement, non seulement pour les employés mais également pour les gestionnaires et les cadres supérieurs sera émise.
• La formation dispensée à l’interne sera revue afin d’y ajouter ou de mettre à jour les portions qui portent sur les valeurs et l’éthique.
• Le site Intranet sur les valeurs et l’éthique sera mis à jour afin de s’assurer de la visibilité et de l’accessibilité des renseignements en matière de valeurs et d’éthique; ceci permettra d’obtenir une rétroaction continue en matière de valeurs et d’éthique. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Les thèmes récurrents qui ressortent des conversations avec les employés sont actuellement limités étant donné que le SATJ n’a pas encore tenu des conversations à grande échelle avec tous les employés.

Cependant, suite à des discussions qui se sont déroulées à différents niveaux et sur divers sujets avec les employés et les gestionnaires, les éléments suivants ont émergé :

• Les médias sociaux : qu’est-ce qu’on peut afficher ou non sur Facebook, Instagram, etc.? Quels sont les impacts de ces affichages par un employé et sur son emploi?
• Les activités politiques : qu’est-ce qui constitue une activité politique? Quels sont les impacts d’afficher ses préférences politiques dans les médias sociaux ou ailleurs?
• Les conflits d’intérêt : Qu’est-ce qui constitue un conflit d’intérêt? Pourquoi un emploi additionnel pourrait constituer un conflit d’intérêt?
• Le Code de conduite : Quels sont les comportements attendus; et ce, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du milieu de travail?
• Le devoir de loyauté : Qu’est-ce que c’est? Quelles sont les conséquences d’enfreindre le devoir de loyauté?
• La prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail : Quelles sont les distinctions entre le harcèlement et le droit de gestion? Qu’est-ce qui constitue du harcèlement?
• La gestion du rendement : Comment l’utiliser efficacement pour régler des problèmes de rendement ou liés à des comportements?
• L’obligation d’adaptation : Comment ça fonctionne?
• La civilité et le respect en milieu de travail.
• L’orientation sur la présence prescrite au milieu de travail : Pourquoi n’est-elle pas appliquée de manière uniforme? 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Les activités d’apprentissage seront élaborées en fonction des thèmes récurrents identifiés lors des sessions pour les conversations qui commenceront en juin 2024.

A l’heure actuelle, toute la formation donnée à l’interne par le SATJ a commencé à être révisée et ce, afin de déterminer si l’information sur les valeurs et l’éthique ainsi que le Code de conduite du SATJ et la Directive du SATJ sur les conflits d’intérêt doivent y être incorporés. Les premières formations qui seront révisées sont les séances d’accueil du SATJ, ces séances étant destinées, entre autres, aux gestionnaires et aux superviseurs.

En ce qui concerne les séances de conversation, elles sont structurées de manière à ce que le facilitateur partage tout d’abord des scénarios et ait ensuite une conversation par rapport aux diverses réponses qui sont fournies par les participants. Le facilitateur mets ensuite en lien la rétroaction reçue avec le thème des valeurs et de l’éthique. Il est important de souligner que le thème des valeurs et de l’éthique est abordé dans ces sessions tel que présenté dans le Code de conduite du SATJ, la Directive du SATJ sur les conflits d’intérêt ainsi que dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Par le passé, et sur d’autres sujets, cette façon de faire pour la formation a été appréciée par les employés et a donné lieu à plusieurs prises de conscience; ceci tout en permettant un approfondissement de certains sujets qui, à première vue, pouvaient sembler arides. Ces séances auront lieu plusieurs fois par années; et ce, autant avec les employés qu’avec les gestionnaires et les cadres supérieurs. Cette façon de faire permettra ainsi de réajuster le plan d’action au fur et à mesure.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Par le passé, les mesures ou les activités d’apprentissage qui ont particulièrement aidé à favoriser les conversations au sein du SATJ ont été les suivantes :

• Discussions aux différentes tables de gestion qui ont permis le partage de l’information ainsi que des discussions informelles. Cette approche a été notamment favorable dans le contexte des discussions liées au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF).
• La formule « conversation », qui débutera en juin 2024, est une approche efficace pour aborder les dossiers qui comportent des défis et obtenir l'adhésion des employés ainsi que de la gestion. Tel que mentionné précédemment, cette façon de faire pour la formation a été appréciée par les employés et a donné lieu à plusieurs prises de conscience, tout en permettant un approfondissement de certains sujets qui, à première vue, pouvaient sembler arides. Ces sessions auront lieu plusieurs fois par année; et ce, autant avec les employés qu’avec les gestionnaires et les cadres supérieurs, ce qui permettra de réajuster le plan d’action du SATJ au fur et à mesure.
• L’accès à tous les documents de formation par l’entremise de l’application BrightSpace, un système spécialisé en gestion de l’apprentissage, est aussi un élément qui est apprécié des employés et des gestionnaires. Cet élément pourrait également susciter des discussions.
• L’accessibilité aux documents pertinents (par exemple, politiques, directives, etc.) à partir de notre site intranet favorise également les discussions à différents niveaux. Dans la même veine, il importe de souligner que les documents présentés sous la forme de « Questions et réponses » sont particulièrement favorables aux discussions. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les indicateurs qui serviront à mesurer le niveau accru de connaissance des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien sont les suivants :

• Le SATJ utilisera les données SAFF pour mesurer les connaissances des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien ainsi que des moyens qui sont à leur disposition.
• Suite aux séances de formation, un questionnaire visant à mesurer le niveau de satisfaction des participants ainsi que leurs connaissances sera acheminé aux apprenants afin de déterminer s’il y a eu une amélioration de leurs connaissances au sujet des valeurs et de l’éthique.
• Le nombre de griefs et de plaintes ayant été déposés et en lien avec les valeurs et l’éthique, au Code de conduite du SATJ ou au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
• Le nombre de visites et d’utilisateurs ayant accédé au site intranet des valeurs et de l’éthique.
• Il est également possible que le SATJ considère l’utilisation de sondages éclairs afin de déterminer où se situe le niveau de connaissances des employés, des gestionnaires et des cadres supérieurs en ce qui concerne les valeurs et l’éthique.
• Le nombre de demandes reçues par la championne des valeurs et de l’éthique.
• Le nombre de questions/demandes reçues par les conseillers en relations de travail au sujet des valeurs et de l’éthique, du Code de conduite du SATJ et de la Directive du SATJ sur les conflits d’intérêt.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Non.