Service canadien du renseignement de sécurité

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) met la formation au premier plan au moyen de cours obligatoires, dont une attestation annuelle, propres à l’organisation. L’une des conditions d’emploi de tous les employés consiste à se familiariser avec le Code de conduite des employés (le Code) et à attester chaque année être au courant de leur obligation de se conformer au Code et à la Directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Le SCRS compte par ailleurs ajouter une brève évaluation (pour laquelle les employés recevront une cote « échec » ou « réussite ») à la formation obligatoire de sorte à s’assurer qu’ils comprennent bien leurs obligations par rapport au Code. Le SCRS modifiera également les composantes de la formation pour s’assurer que les employés ont des exemples de situations réelles qui présentent les défis et les dilemmes qu’ils pourraient rencontrer dans l’exécution de leurs fonctions.

Cette formation et les attestations annuelles font partie des conditions d’emploi du SCRS et sont nécessaires à l’exécution de la mission. Le Code ne se contente pas d’énumérer les valeurs de l’organisation (qui sont les mêmes que celles du Code de valeurs et d’éthique du secteur public), mais fournit également des exemples concrets de la manière dont les employés sont censés intégrer ces valeurs dans leur travail ainsi que des informations sur les comportements inacceptables en milieu de travail.

Le SCRS veille à harmoniser son approche en matière de valeurs et d’éthique avec l’exercice des pouvoirs qui lui sont conférés par la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité, pour lesquels il existe des mécanismes de contrôle et de surveillance importants conçus pour faire face aux risques liés à la sécurité nationale et pour lesquels les valeurs définies sont particulièrement importantes compte tenu de la nature sensible des informations détenues par le SCRS. Les employés sont soumis à un examen minutieux de leur vie personnelle et professionnelle qui dépasse de loin les normes de divulgation des conflits d’intérêts. Pour les employés du SCRS, la démonstration de toutes ces valeurs est une condition nécessaire pour s’assurer qu’ils restent conformes à la loi et qu’ils sont en mesure de remplir le mandat de l’organisation. À ce titre, il est possible d’examiner comment la formation sur les valeurs et l’éthique complète d’autres formations spécifiques à la nature du travail du SCRS et résonne avec elles.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le programme d’accueil et d’intégration du SCRS comprend des cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique, et plus précisément dans ses programmes d’orientation des nouveaux employés propres à l’organisation. Tous les employés doivent participer à ces programmes, qui comprennent les cours suivants :

• Code de conduite des employés
• Valeurs et éthique
• Créer un milieu de travail respectueux
• Divulgation interne d’actes répréhensibles
• Prévention du harcèlement et de la violence au travail

Le SCRS travaille actuellement à ajouter à son catalogue de cours le nouveau parcours d’apprentissage de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) sur les valeurs et l’éthique, et en fera la promotion à l’interne pour encourager les employés à s’y inscrire.  

En consultation avec ses partenaires, le SCRS prévoit d’explorer la meilleure façon de soutenir les diverses communautés de pratique du point de vue des valeurs et de l’éthique et de développer un contenu qui répondra à leurs besoins. La date cible pour l’achèvement de cette initiative est en juin 2026.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Nous avons passé en revue et renouvelé notre code de conduite en 2019 et l’avons publié à l’externe en 2020. Nous n’avons pas encore déterminé la date de la prochaine revue.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Après de longues consultations auprès des employés et des parties prenantes, le nouveau Code de conduite du SCRS a remplacé deux politiques et a été lancé en même temps que deux nouvelles directives en 2019 :

• Directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat
• Directive sur la discipline.

Ce nouveau code comprend les points suivants :

• L’importance du respect d’autrui : il est attendu des employés qu’ils se comportent de façon à favoriser un milieu de travail sain, inclusif et respectueux qui est exempt de harcèlement, de discrimination et de représailles.
• Des liens plus clairs avec la responsabilisation, par le biais de références à la violation du code de conduite et aux procédures disciplinaires, et en veillant à ce que les employés sachent que le code est une condition d’emploi.
• L’intégration du concept « S’arrêter, réfléchir et s’informer », qui rappelle aux employés qu’ils doivent se montrer proactifs et demander conseil s’ils ont des préoccupations.
• Plus d’informations sur la prévention des représailles et sur les mesures à prendre pour faire face à d’éventuelles situations de représailles.
• L’ajout de liens vers des documents de politique du Service, des pages intranet et des procédures internes aide à mettre les employés en contexte et permet de les diriger vers le centre de décision compétent.
• L’utilisation d’un langage clair et simple pour réduire les ambiguïtés, ainsi qu’une présentation et une conception solides, uniques parmi les documents de politique du SCRS.

En outre, la Directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat et la Directive sur la discipline constituent un point de référence unique et clair. Avec le Code, ces directives indiquent clairement à tous les employés que la conduite appropriée du personnel du SCRS est d’une grande importance pour l’organisation.

En 2020, le SCRS a instauré une mesure d’attestation annuelle pour les employés à l’égard du Code de sorte à confirmer leur compréhension et leur engagement par rapport au Code et à la Directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Le Code a également été publié sur le site Web externe du Service. L’affirmation annuelle est une condition d’emploi au SCRS et permet au Service de s’assurer que chaque employé réexamine chaque année les valeurs fondamentales du SCRS. L’attestation annuelle est obligatoire pour les employés à tous les échelons.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le SCRS intègre ses valeurs et les attentes qui y sont associées, telles que celles énoncées dans le Code, dans les stratégies, les plans d’action et les conseils destinés à la direction et aux employés. Il s’agit notamment de conseils relatifs à la gestion des employés et à la prise de décisions qui les concernent, à l’établissement et à la mise en œuvre de pratiques de pointe qui tiennent mieux compte de l’intersectionnalité entre la race, la religion, l’identité de genre et autres, à l’amélioration de l’inclusion et à la création d’espaces psychologiquement sûrs pour l’ensemble des employés.

Les valeurs du SCRS servent d’assises à l’établissement des compétences de base qui remplaceront les anciennes versions utilisées pour la sélection, le rendement et l’apprentissage au sein de l’organisation.

Des séances de mobilisation des employés ont été organisées en réponse aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2020. Un cadre responsable a été chargé d’étudier l’analyse des données du sondage, de consulter d’autres sources de données, de rencontrer des groupes de travail et des réseaux, et de s’entretenir avec des membres du personnel de l’ensemble du Service, et ce, en vue de mieux comprendre pourquoi les résultats du SAFF ont été tels. L’exercice de mobilisation a permis d’obtenir une rétroaction ouverte et honnête. Des lacunes ont été cernées et des mesures ont été suggérées et mises en œuvre dans le cadre de consultations. L’un des thèmes soulignés était la confiance, et la direction s’est assuré de réitérer aux employés qu’ils avaient bien été entendus. Cette démarche a mené à la création d’un centre d’innovation (Navita) chargé de consulter tous les employés et d’élaborer un plan d’action pour transformer la culture du SCRS. Ce projet a abouti en l’initiative aujourd’hui appelée le « Centre de la transformation ».

Les comportements positifs, la communication, les valeurs et l’éthique ainsi que la sécurité et le bien-être des employés sont essentiels à un lieu de travail sain et prospère. Or, des exemples de lacunes à ces égards ont été relevés. L’objectif est de veiller à ce que tous les employés se sentent les bienvenus, inclus et en sécurité, mais aussi d’avoir confiance en notre capacité collective à gérer toutes sortes de situations et de défis – par la collaboration, l’empathie et le respect mutuel, et en restant concentrés sur la mission du SCRS. 

Afin d’accroître la sensibilisation et la mobilisation vis-à-vis de ces questions clés, le SCRS fait la promotion des valeurs dans l’ensemble de l’organisation au moyen de différentes approches. Par exemple : les séances « Demandez-moi n’importe quoi », les assemblées générales avec les cadres supérieurs, les affiches posées dans les ascenseurs, les diapositives affichées sur les téléviseurs dans les zones les plus fréquentées des bâtiments, les messages clés sur les écrans des employés, l’attestation annuelle du Code et les messages en bannière sur la page principale de l’intranet. En 2022, une série d’affiches « Le saviez-vous » a été créée dans le but de promouvoir le respect et l’intégrité, d’améliorer le bien-être sur le lieu de travail et d’aborder les questions de l’antiracisme, de l’équité, de la diversité et de l’inclusion. 

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

L'organisation veille à ce que les conversations sur la responsabilité personnelle de respecter les valeurs fondamentales du SCRS se déroulent de façon continue tout au long de la carrière des employés.

Accueil et intégration

Outre les cours obligatoires sur les valeurs et l'éthique inclus dans les programmes d'orientation, la première conversation sur la responsabilité personnelle a lieu lors de l'accueil et de l'intégration des nouveaux employés. Cela comprend notamment un module de formation sur le Code.

Le Directeur assiste à la plupart des sessions d’intégration et aux cours de supervision de premier niveau, où il met l’accent sur les valeurs et l’éthique lors de ses discussions avec les participants.

Afin de fournir d'autres conseils et de sensibiliser le personnel, le champion des valeurs et de l'éthique (un cadre supérieur), sera présenté dans une vidéo sur les valeurs et l'éthique. Cette vidéo, qui est actuellement en cours de production, sera présentée lors des séances d'accueil et d'intégration et à d'autres occasions.

Perfectionnement professionnel

Le cycle de gestion du rendement en place au SCRS exige de tenir trois conversations au sujet de la responsabilité personnelle au cours de l’année, soit : en avril, c’est-à-dire au moment de définir les objectifs; en septembre, lors de la discussion de mi-exercice; et en mars, lors de l’évaluation du rendement.

Tous les employés doivent atteindre l’objectif organisationnel suivant

Promouvoir un milieu de travail sain : favoriser un milieu de travail respectueux, exempt de harcèlement, de discrimination, d’intimidation et de représailles; et adhérer aux principes énoncés dans la formation obligatoire en ligne sur la création d’un milieu de travail respectueux.

Les mesures de rendement liées à cet objectif sont les suivantes :

• Respecter le Code de conduite du SCRS, selon lequel un milieu de travail sain et respectueux constitue une valeur fondamentale.
• Toujours faire preuve d’intégrité, de transparence, de professionnalisme et d’un comportement éthique.
• Corriger, peu importe son niveau hiérarchique, les comportements qui ne correspondent pas aux valeurs du Service.
• Favoriser la collaboration et encourager le travail en équipe.
• Demander de la rétroaction auprès de nombreuses personnes et prendre conscience de ses faits et gestes.
• Donner de la rétroaction franche et constructive, d’une manière qui ne démoralise pas les employés, mais sans atténuer le message (superviseurs).
• Donner des conseils, favoriser les occasions de formation et de perfectionnement, et créer un milieu propice à la réussite (superviseurs).

Les cadres qui ne réussiront pas à satisfaire aux attentes liées à ces mesures de performance en verront la répercussion sur leur cote de rendement, et donc sur leur rémunération conditionnelle (« rémunération au rendement »).

Les assemblées générales tenues par les directions tout au long de l’année offrent également l’occasion de tenir des discussions sur la responsabilité personnelle, les valeurs et l’éthique. Des présentations sur les valeurs et l’éthique sont disponibles sur demande.

Planification de la relève

Le directeur exige que toutes les ententes de rendement des cadres du SCRS reflètent les engagements de l’organisation à adresser et à prévenir toutes les formes de racisme, de discrimination et de haine, et à favoriser une culture axée sur la diversité, l’équité, l’inclusion et l’accessibilité au sein du Service afin de créer un milieu de travail sain, respectueux et propice à mobiliser les employés. Cela fait partie intégrante des discussions sur la gestion des talents et le rendement des cadres. En 2024, les processus de sélection des cadres supérieurs (EX-04) comprenaient une question portant précisément sur les obligations en matière de valeurs et d’éthique.

Gestion des départs

Tous les employés qui quittent l’organisation doivent subir une entrevue de départ menée par la Sécurité interne. Un sondage facultatif et un entretien en personne sont organisés par les Ressources humaines au moment du départ. Pour les employés de niveau EX, les équivalents EX ainsi que les EX moins 1 et 2, les obligations d’après-mandat et leurs obligations en vertu de la Loi sur la protection de l’information font l’objet d’une discussion afin de réduire au minimum le risque de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels entre leurs dernières responsabilités au SCRS et toute activité ou tout emploi ultérieur à l’extérieur de l’organisation. Des lignes directrices à suivre sont également fournies.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Plusieurs thèmes récurrents ont été relevés dans les conversations avec les employés sur les valeurs et l’éthique, tels que :

• Conflits d’intérêts : Les employés demandent des conseils sur la politique à suivre en ce qui concerne les régimes de travail ou les activités bénévoles en dehors du SCRS, les actifs et les passifs financiers, les cadeaux, l’accueil, les autres avantages, les activités politiques non liées à la candidature, l’après-mandat, etc.
• Le risque de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels qui pourraient survenir par rapport à des membres de la famille, des amis personnels ou d’autres rapports étroits.
• Le respect des personnes, y compris le fait de bien comprendre la façon dont sont prises les décisions qui touchent les employés, les styles de communication et la prévention du harcèlement.
• L’importance de l’intendance, mise en lumière à la suite du budget fédéral de 2023, qui a annoncé une réorientation des dépenses dans l’ensemble du gouvernement du Canada.
• Instaurer un climat de confiance et fixer des limites.

Les employés sont encouragés à tenir ces discussions avec leurs supérieurs sans crainte de représailles.  

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

En réponse aux thèmes récurrents soulevés, le SCRS a entrepris ou est en train d’entreprendre les mesures suivantes :

• Un examen et une mise à jour des cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique pour mieux orienter les employés.
• L’élaboration d’un outil d’analyse des risques pour évaluer les conflits d’intérêts.
• Le lancement d’une nouvelle présentation sur les effets du commérage sur la santé mentale, la carrière et la réputation ainsi que les situations où le commérage devient du harcèlement.
• Une campagne sur la confiance et l’élaboration d’un atelier sur la confiance dans le cadre du nouveau cours de formation des superviseurs.
• Des conférenciers invités abordant divers sujets d’intérêt (par exemple, la confiance, les ombudsmans et la sensibilisation à la sensibilité).
• La création d’une formation apprenant à tirer des leçons des échecs.
• Le cours « Le tiercé », qui porte sur le dialogue franc, l’intelligence émotionnelle et la rétroaction efficace.
• Les discussions mensuelles d’apprentissage tenues à l’heure du dîner par l’équipe des Relations de travail pour tous les gestionnaires afin de les informer et d’offrir des occasions d’apprendre en présentant des études de cas et la jurisprudence en lien avec la conduite.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les mesures et les activités d’apprentissage suivantes ont été jugées efficaces :

• La création d’un bureau d’ombuds.
• Faire en sorte que les hauts responsables établissent régulièrement des liens entre les valeurs et l’éthique et les décisions prises (qu’elles soient liées à l’organisation, aux opérations, aux finances ou aux ressources humaines) et ajoutent des exemples propres à leur communauté de pratique. 
• Messages récurrents soulignant l’importance du respect des valeurs et de l’éthique dans le service public et veillant à ce que tous les employés comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités.
• Discussions sur les valeurs importantes pour les employés et sur ce que l’on attend de nos collègues.

Tenir des discussions proactives et sur les « enseignements tirés » avec les gestionnaires qui jouent un rôle dans les dossiers liés aux relations de travail. En outre, lorsqu’un dossier est soumis à l’arbitrage, l’équipe des Relations du travail discute des enseignements tirés avec les gestionnaires afin de les aider à se perfectionner.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les indicateurs suivants serviront à mesurer la sensibilisation accrue des employés au rôle que jouent les valeurs et l’éthique dans leur travail quotidien :

• Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux.
• Le pourcentage de directions au sein de l’organisation qui ont reçu des présentations sur les valeurs et l’éthique et le nombre correspondant d’employés qui y ont assisté.
• Le taux d’achèvement de l’attestation annuelle obligatoire.
• Les résultats (réussite ou échec) de la formation sur l’attestation annuelle obligatoire.
• Le taux d’achèvement des cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique.
• Les résultats (réussite ou échec) des cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique.
• La publication de statistiques en lien avec les griefs, le harcèlement et l’exécution d’enquêtes et de mesures disciplinaires.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Le Comité ministériel de vérification, qui est un élément essentiel de la gouvernance du régime de vérification interne établi par la Loi sur la gestion des finances publiques et la Politique du Conseil du Trésor (CT) sur l’audit interne, est informé chaque année sur le programme du SCRS relatif aux valeurs et à l’éthique.

Le champion des valeurs et de l’éthique du SCRS joue un rôle actif et est bien placé pour faire avancer le programme. En tant que champion de la culture en milieu de travail, le champion est participe continuellement à un certain nombre d’initiatives qui visent à promouvoir une culture de l’innovation, de la franchise et de la conformité.