Affaires mondiales Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

En plus de la formation obligatoire du l’École de la fonction publique du Canada, Affaires mondiales Canada (AMC) a une formation complémentaire en valeurs et éthique qui est obligatoire pour tous les employés du ministère, incluant nos employés recrutés sur place (ERP). Cette formation a pour but de renforcer la compréhension des employés du ministère sur les valeurs et les comportements attendus au Ministère ainsi que sur les obligations et responsabilités des employés canadiens (EC), en tant que fonctionnaire, et de nos ERP en tant qu’employés d’AMC. Il fournit des outils et des ressources pour soutenir une prise de décision éthique et promouvoir un milieu de travail respectueux et éthique.

Une formation ministérielle obligatoire est également disponible pour les gestionnaires. Elle permet aux gestionnaires de mieux comprendre les fondements des valeurs et de l'éthique et d'apprendre à s'en servir pour gérer des conflits d'intérêts, des dilemmes éthiques, des situations de harcèlement et des problèmes liés au mieux-être en milieu de travail. Les participantes et participants, au moyen d'exercices pratiques et d'études de cas, sont appelés à déterminer et appliquer les principes et les politiques clés en matière de valeurs et d'éthique du secteur public, en discutant.

Une formation spécifique sur les valeurs et l’éthique est donnée annuellement à tous nos chefs de mission et gestionnaires de programme qui quittent en affectation à l’étranger. En 2024, la formation a été revue en prenant en considération les conclusions du rapport au greffier. 

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Septembre 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

AMC a présentement un Code de conduite pour les représentants du Canada à l’étranger qui s’applique uniquement aux employés canadiens en affectation à l’étranger. Le nouveau Code de conduite s’appliquera à l’ensemble des EC et des ERP. Le nouveau Code de conduite définira mieux les comportements, normes, règles, responsabilités et pratiques attendu de tous les employés. Il deviendra une condition d’emploi pour tous les employés du ministère, incluant nos ERP dans nos missions à l’étranger.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Plusieurs sessions ont été menées par les Sous-ministres spécifiquement sur les valeurs et l’éthique durant lesquelles les valeurs et l’éthique ont été abordés.

Plusieurs communications ont été partagées avec les employés sur différents sujets touchant les valeurs et l’éthique (activités politiques, médias sociaux, conflit d’intérêt).

Des consultations ciblées auprès des groupes d’équité et groupes particuliers à AMC ont été conduites. Les employés ont également eu la chance de participer à des sessions ouvertes. Un tableau virtuel a aussi été créé afin de permettre aux employés de fournir des commentaires de façons anonymes.  

AMC a également consulté les employés du ministère sur la création de l’énoncé servant de boussole, qui a été lancée en février 2024. L’énoncé servant de boussole est une vision de la culture organisationnelle d’AMC telle qu’elle est définie par ses employés, et projette les comportements que nous nous imposons. En tant que telle, elle présente de nombreux points communs avec les values et l’éthique et, au cours des mois de consultations au sein d’AMC, les employés et les gestionnaires ont discuté des nombreux aspects de valeurs et éthique. 

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

AMC a développé un Guide pour les gestionnaires afin de les équiper à avoir des discussions au sein de leur équipe sur les valeurs et l’éthique et comment les appliquer dans le travail quotidien.

AMC a publié son premier rapport ministériel sur l’inconduite et d’actes répréhensibles en 2023 pour informer les employés sur les cas de bris du Code de valeurs et d’éthique et démontrer les conséquences possibles. Le rapport vise à renforcer la confiance à l’égard de nos systèmes de reddition de comptes en augmentant la transparence du traitement de tout cas d’inconduite ou d’actes répréhensibles signalés, et de la façon dont le ministère traite les cas fondés. AMC publiera bientôt son deuxième rapport.

Le ministère a également mené plusieurs sessions de consultation sur le développement de la boussole. Durant ces sessions, le respect des valeurs et de l’éthique a été discuté abondamment et est la fondation de la boussole.

Le ministère élabore présentement des procédures sur l’utilisation des médias sociaux par les employés, en lien avec le devoir de loyauté et les conflits d’intérêts. Ces procédures seront distribuées à l’ensemble des employés du ministère.   

Les nouveaux employés, incluant les ERP, doivent suivre la formation obligatoire en valeurs et éthique au cours de leur trois premiers mois. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Lors des consultations sur l’énoncé de la Boussole et le Code de conduite, plusieurs thèmes ont été fréquemment abordés :

1. Utilisation des médias sociaux et liberté des employés - L’utilisation des médias sociaux et la liberté des employés de publier des messages ont été des sujets clés. Il est essentiel que les employés comprennent les limites liées à l’utilisation des médias sociaux.
2. Acceptation des cadeaux - En particulier pour les employés en mission à l’étranger, les discussions ont porté sur l’acceptation des cadeaux.
3. Formation des nouveaux employés - Il a été souligné qu’informer les nouveaux employés sur les valeurs et l’éthique est essentiel. La signature d’une lettre d’offre ne doit pas être considérée comme une compréhension complète des obligations à cet égard.
4. Clarification des comportements attendus - La nécessité de clarifier les comportements attendus dans le Code de valeurs et d’éthique a été mise en avant.
5. Responsabilité de la gestion et conséquences - Il a également été discuté de l’importance de définir clairement les conséquences en cas de violation et de les appliquer de manière équitable et transparente.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Le ministère a revu ses formations afin d’inclure le rapport au greffier (ce qu’ils ont entendu et les recommandations). Nous avons également développé des nouvelles études de cas qui touchent les thèmes récurrents (conflit d’intérêt, médias sociaux, cadeau et hospitalité). Lorsque la révision du Code de valeurs et d’éthique sera terminée et que le nouveau Code de conduite sera mis en place, le ministère offrira de nouvelles formations sur les codes qui seront ciblées à certains groupes, y compris les jeunes fonctionnaires, les membres des groupes d’équité en matière d’emploi, les directeurs adjoints et les gestionnaires de programme/Chefs de mission dans nos missions à l’étranger, ainsi que les groupes d’équité en emploi et les employés recrutés sur place (ERP).

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Dans le cadre de la consultation sur la révision du Code de valeurs et d’éthique et le développement du Code de conduite, nous avons organisé des sessions de consultation avec des groupes de 6 à 9 employés. Ceci a permis d’avoir des discussions plus approfondies sur les valeurs et l’éthique et sur les enjeux spécifiques au ministère. Dans le cadre des consultations, nous avons également offert la possibilité aux employés de fournir leur point de vue ou des commentaires de façon anonyme sur un tableau blanc virtuel en utilisant l’application Mentimeter.

Nous avons également développé et distribué un Guide pour les gestionnaires afin de les équiper à avoir des discussions au sein de leur équipe sur les valeurs et l’éthique et comment les appliquer dans le travail quotidien. Le guide comprend également des scénarios (conflit d’intérêt, cadeau, comportement acceptable) pour faciliter les discussions au sein des équipes.

De plus, le ministère a conduit plusieurs sessions de consultation pour l’élaboration de la boussole.

Finalement, le ministère a publié un rapport sur l’inconduite et d’actes répréhensibles afin d’augmenter la confiance des employés envers les procédures et l’application de mesures lors de comportements inappropriés. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le ministère évaluera l’évolution du niveau des connaissances des employés en utilisant le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et le Sondage sur la lutte contre le racisme du ministère. De plus, le ministère exigera que tous les employés attestent chaque année qu’ils comprennent le Code de valeurs et d’éthique et le Code de conduite, et qu’ils s’engagent à les respecter. 

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

AMC a nommé la Sous-ministre associée de la Gestion des personnes et des talents comme Championne des valeurs et d’éthique pour le ministère.