Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

En mars 2021, l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario (FedDev Ontario) a élaboré un cadre et un plan d’action pour mettre en œuvre, surveiller et offrir un programme efficace sur les valeurs et l’éthique à ses employés. Cela a donné lieu à un Code de conduite renouvelé et a défini ce qui suit :

• Des mesures de rendement claires pour garantir l’engagement de l’Agence à l’égard de ses valeurs et de ses pratiques éthiques;
• Un processus de surveillance du Code et des procédures de divulgation interne;
• L’établissement d’un protocole d’examen du Code.

À la suite de la création de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique en septembre 2023, l’Agence a élaboré une stratégie, soutenue par quatre piliers, afin d’assurer l’harmonisation avec le Rapport de l’équipe spéciale :

• Mobilisation
• Formation
• Communication
• Développement d’outils

Dans le cadre du pilier Formation, l’Agence a défini et mis en œuvre un plan de formation propre à l’Agence, lequel offrira aux employés et aux gestionnaires des occasions pratiques de réfléchir à ce que signifie être un fonctionnaire du point de vue des valeurs et de l’éthique. Par exemple, des séances d’information sur les valeurs et l’éthique ont été organisées par la sous-ministre et la championne des valeurs et de l’éthique afin de favoriser les discussions sur ce sujet.

En outre, nos approches en matière de formation prévoient que tous les employés suivent le cours obligatoire sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (FON301 pour les employés et FON302 pour les gestionnaires) à titre de mise à jour et que nous mettions à jour notre Feuille de route pour la formation obligatoire afin d’y inclure le parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). La stratégie de formation sera complétée par la présentation de discussions basées sur des scénarios de l’EFPC à nos cadres et notre équipe de direction. FedDev Ontario mettra en œuvre un programme de formation pour l’ensemble du personnel à l’automne 2024, qui comprendra une série de possibilités d’apprentissage basées sur des situations et axées sur les valeurs et l’éthique.

Le délai de mise en œuvre et d’achèvement est fixé à l’hiver 2024.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Code de conduite de FedDev Ontario a été récemment mis à jour en mars 2021. De plus, le Cadre des valeurs et de l’éthique et le Plan d’action prévoient une mise à jour du Code tous les cinq ans. Les mises à jour ont notamment porté sur l’harmonisation avec la Directive sur les conflits d’intérêts.

Plus récemment, le Code de conduite de l’Agence a été actualisé, ce qui a permis une meilleure harmonisation avec le contexte émergent et la clarification des conséquences du non-respect des règles. Ces mises à jour comprennent l’intégration des points soulevés dans les recommandations de l’équipe spéciale de sous-ministres, tels que les suivants :

• Conseils sur les médias sociaux;
• Orientation sur l’intelligence artificielle et son utilisation;
• Engagement en faveur de la lutte contre le racisme, de la réconciliation avec les peuples autochtones, de la diversité et de l’inclusion;
• Amélioration de la sensibilisation à l’accessibilité et aux de personnes 2ELGBTQIA+ et de l’inclusion;
• Soutien aux langues officielles.

En outre, FedDev Ontario a également intégré des dispositions supplémentaires concernant les points suivants :

• La gestion des fonds publics et les conflits d’intérêts en matière d’achats, de passations de marchés et de voyages;
• Le maintien de l’impartialité dans les processus de sélection.

Ces mises à jour permettront de s’assurer que le Code reflète l’évolution du climat au sein du gouvernement du Canada et serviront de guide pour renforcer les comportements attendus. 

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Comme indiqué, à la suite de la création de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique en septembre 2023, l’Agence a défini une Stratégie sur les valeurs et l’éthique qui s’appuie sur quatre piliers pour assurer l’harmonisation avec le Rapport de l’équipe spéciale :

• Mobilisation
• Formation
• Communication
• Développement d’outils

Pour chaque pilier, plusieurs activités ont été entreprises ou sont en cours pour favoriser des conversations à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique dans la fonction publique.

• Mobilisation
  • Séances du Comité de gestion élargi de FedDev Ontario avec la sous-greffière et les nouvelles ombuds.
  • Séances avec les cadres de FedDev Ontario et l’EFPC sur des scénarios portant sur les valeurs et l’éthique.
  • Présentations et discussions sur les valeurs et l’éthique lors des réunions du comité exécutif et du comité de gestion, et de l’ensemble du personnel à l’occasion des séances de discussion ouverte. Ces séances comprenaient ce qui suit :
    • Des séances de discussion ouverte axées sur les valeurs et l’éthique et dirigées par la championne des valeurs et de l’éthique; et
    • Discussions de l’ensemble du personnel avec les ombuds.
  • En mai 2024, la sous-ministre et la championne des valeurs et de l’éthique ont organisé une série de discussions avec chacun des réseaux et comités de champions afin de mieux comprendre ce qui est important pour le personnel en ce qui concerne le renouvellement de la discussion sur les valeurs et l’éthique. Ces réseaux comprenaient les communautés suivantes :
    • Diversité, équité et inclusion;
    • Langues officielles;
    • Accessibilité;
    • Bien-être;
    • Réseau des jeunes professionnels;
    • Forum des gestionnaires; et
    • Forum du personnel administratif.
• Formation
  • Plan de formation obligatoire propre à l’Agence (mise en œuvre prévue pour l’automne 2024).
  • Discussions sur les valeurs et l’éthique basées sur des scénarios avec l’EFPC et les cadres de FedDev Ontario.
  • Séances de formation au niveau des directions générales sur les valeurs et l’éthique (prévues pour l’automne et l’hiver 2024).
• Communication
  • Une solide stratégie de communication sur les valeurs et l’éthique qui fait la promotion des initiatives de FedDev Ontario et de celles qui sont extérieures à l’Agence, notamment les événements d’apprentissage de l’EFPC.
  • Communications de la championne des valeurs et de l’éthique et de la sous-ministre à l’ensemble du personnel, y compris des messages sur les valeurs et l’éthique.
  • Promotion des événements relatifs aux valeurs et à l’éthique (par exemple, la discussion entre l’École de la fonction publique du Canada, le Conseil fédéral de l’Ontario et le Réseau des jeunes fonctionnaires fédéraux avec la sous-greffière, le symposium d’automne, etc.) auprès de nos comités de gestion et de nos employés.
• Développement d’outils
  • Promotion des outils disponibles pour les employés de FedDev Ontario, tels que :
    • le programme d’aide aux employés;
    • le système informel de gestion des conflits;
    • la politique de FedDev Ontario en matière de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail;
    • le soutien aux questions concernant les activités politiques; et
    • le soutien relatif aux conflits d’intérêts et de l’après-mandat.
  • Élaboration d’un napperon sur les valeurs et l’éthique, présentant les différentes ressources et soutiens disponibles pour le personnel afin de promouvoir les pratiques éthiques et l’intégrité en milieu de travail;
  • Ajout d’une ombud, permettant aux employés de disposer d’un espace sûr supplémentaire pour faire part de leurs préoccupations relatives au milieu de travail;
  • Examen annuel et mise à jour des divulgations et des signalements confidentiels.

Nos piliers que sont la mobilisation, la formation, la communication et le développement d’outils ont contribué à favoriser des conversations à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre de la Stratégie de FedDev Ontario sur les valeurs et l’éthique, l’Agence a actualisé son processus complet d’orientation et d’intégration des nouveaux employés, conformément aux piliers de la Mobilisation et de la Communication.

Dans le cadre du processus d’intégration, les nouveaux employés sont invités à participer à une séance d’intégration qui présente un aperçu des valeurs et de l’éthique dans le secteur public, de l’information concernant le Code de conduite et l’obligation de déclarer et de soumettre les situations qui sont ou peuvent entraîner des conflits d’intérêts ou qui peuvent être perçues comme telles.

Tous les nouveaux employés doivent attester qu’ils ont examiné le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et le Code de conduite de FedDev Ontario, et soumettre toute déclaration de conflit d’intérêts avant de se joindre à l’Agence. Chaque fois qu’un changement survient dans leurs affaires personnelles ou dans leurs fonctions officielles, les employés sont tenus de le déclarer aux ressources humaines. En signant leurs lettres d’offre et en cochant une case, les employés déclarent qu’ils satisfont à cette exigence et qu’ils ont fait les déclarations nécessaires.

En vertu des piliers Mobilisation et Communication, il sera rappelé aux gestionnaires qu’il est important d’avoir des conversations sur les valeurs et l’éthique de la fonction publique lors de l’intégration des nouveaux employés, ainsi que de tenir régulièrement des conversations lors des réunions d’équipe avec les employés en poste.

Enfin, comme il est décrit dans le cadre du pilier Formation, les conversations sur la responsabilité personnelle sont intégrées chaque année dans les plans de perfectionnement professionnel et de formation obligatoire des employés. L’Agence a également mis en œuvre un plan de formation propre à l’Agence qui offrira aux employés et aux gestionnaires des occasions pratiques de réfléchir à ce que signifie être un fonctionnaire du point de vue des valeurs et de l’éthique.

Comme indiqué, notre approche en matière de formation prévoit que tous les employés suivent le cours obligatoire sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (FON301 pour les employés et FON302 pour les gestionnaires) à titre de mise à jour tous les trois (3) ans, et que nous mettions à jour notre Feuille de route pour la formation obligatoire afin d’y inclure le parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Cette exigence sera intégrée dans la formation obligatoire des plans de gestion du rendement des employés pour l’exercice 2024-2025. Enfin, la stratégie de formation sera complétée par l’organisation de discussions basées sur des scénarios avec nos cadres et notre équipe de direction, suivies de séances de formation au niveau des directions générales pour l’ensemble du personnel à l’automne et à l’hiver 2024.

Ces efforts devraient se traduire par une plus grande responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect permanent des valeurs et de l’éthique de la fonction publique. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

FedDev Ontario a relevé les thèmes suivants qui sont ressortis de diverses conversations au sein de notre organisme :

• Gouvernance et éthique
  • Équilibre entre les recommandations fondées sur des données probantes et les attentes politiques en matière de gestion des fonds publics;
  • Saine gestion des fonds publics;
  • Déclarations de conflits d’intérêts : cadeaux et accueil; relations familiales.
• Intégrité personnelle et perception du public
  • Équilibre entre le rôle de fonctionnaire et les croyances et valeurs personnelles;
    • Mise en œuvre de décisions ou de politiques par rapport aux opinions personnelles;
  • Érosion de la confiance du public;
  • Utilisation appropriée des médias sociaux et publication sur des plateformes publiques (p. ex., LinkedIn), orientation face à la désinformation.
• Culture et innovation en milieu de travail
  • Apport de contributions significatives dans le cadre du rôle de chacun; intégration de la signification du rôle de fonctionnaire;
  • Intelligence artificielle;
  • Meilleure intégration des groupes en quête de diversité, d’équité et d’accessibilité au sein de notre lieu de travail;
  • Dichotomie entre le mieux-être (santé mentale) et la productivité.
• Formation
  • Nécessité d’une application pratique au moyen de discussions basées sur des scénarios.

Ces idées contribueront à éclairer et à orienter nos prochaines activités d’apprentissage prévues pour l’automne 2024 et elles nous permettront d’ajuster la Stratégie sur les valeurs et l’éthique de FedDev Ontario.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

À la suite de nos séances de discussion avec nos réseaux et nos communautés, nous avons déterminé des thèmes récurrents : gouvernance et éthique, intégrité personnelle et perception du public, culture du milieu de travail et innovation et formation. Dans cette optique, nous avons adapté nos activités d’apprentissage, qui comprennent désormais les points suivants :

• Engagement communautaire et leadership
  • Discussions sur les valeurs et l’éthique basées sur des scénarios avec des cadres et des gestionnaires.
• Perfectionnement professionnel et formation
  • Des séances de formation pour l’ensemble du personnel au niveau des directions générales sont en cours de planification pour l’automne et l’hiver 2024.
  • Explorer les possibilités de discussions animées avec l’École de la fonction publique du Canada.

Ces thèmes constitueront la base de nos discussions basées sur des scénarios avec les cadres, les gestionnaires et l’ensemble des employés.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Dans le cadre du pilier Mobilisation de la Stratégie sur les valeurs et l’éthique de l’Agence, les mesures et les activités d’apprentissage suivantes se sont révélées extrêmement efficaces pour favoriser les conversations au sein de FedDev Ontario :

• Des séances en petits groupes, animées par la championne des valeurs et de l’éthique et la sous-ministre, avec des réseaux et des communautés de pratique. Ces séances ont permis de recueillir des idées, d’évaluer le climat organisationnel et de favoriser des dialogues essentiels entre les différents secteurs de l’organisme.
• Les réunions de l’ensemble du personnel avec la sous-ministre et la championne des valeurs et de l’éthique pour jeter les bases, auprès des employés de FedDev Ontario, de l’importance des valeurs et de l’éthique en tant que fonctionnaire.
• Des conversations directes entre la sous-greffière sur les valeurs et l’éthique et les gestionnaires et les cadres pour renforcer l’importance du travail mené par l’équipe spéciale de sous-ministres et la façon dont les équipes de gestion ont un rôle clé à jouer.

Nous espérons que les conversations au sein de notre organisme pourront se poursuivre avec l’ensemble du personnel au niveau de la direction, car les activités d’apprentissage susmentionnées ont effectivement ouvert la voie.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Dans le cadre du pilier Mobilisation de la Stratégie sur les valeurs et l’éthique de l’Agence, il a été établi que la sensibilisation des employés est une condition essentielle de réussite. En outre, les indicateurs qualitatifs suivants ont été et seront utilisés pour mesurer la sensibilisation supplémentaire des employés :

• Sondages anonymes réalisés au début des séances de discussion pour mesurer la sensibilisation;
• Contrôles trimestriels avec les communautés du réseau des champions;
• Sondages éclairs auprès de l’ensemble du personnel;
• Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux;
• Résultats du rapport annuel de l’Agence sur les divulgations et les signalements confidentiels; et
• Rétroaction sur l’orientation et l’intégration des nouveaux employés.

Comme indiqué, les gestionnaires seront encouragés à mettre en œuvre et à organiser des discussions permanentes avec leurs équipes sur les valeurs et l’éthique. L’intention et l’objectif sont de comprendre les préoccupations des employés, de créer des espaces sûrs pour discuter de la « zone grise » et d’améliorer la sensibilisation. La Direction générale des ressources humaines recueillera des données qualitatives sur les résultats de ces discussions.

Ces indicateurs contribueront à éclairer la Stratégie de l’Agence sur les valeurs et l’éthique et nous permettront de nous adapter si nécessaire.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

En plus de la Stratégie sur les valeurs et l’éthique, de la mise à jour du Code de conduite de l’Agence et des ajouts à la formation des employés, FedDev Ontario a élaboré un napperon sur les valeurs et l’éthique qui présente les diverses ressources et soutiens mis à la disposition des employés pour promouvoir les pratiques éthiques et l’intégrité en milieu de travail. Nous avons également mis en place de manière proactive un service d’ombuds afin d’apporter du soutien supplémentaire en matière de services confidentiels et impartiaux visant à résoudre des problèmes liés au milieu de travail.

Les activités organisées et les mesures prises par FedDev Ontario jusqu’à présent pour sensibiliser le personnel aux valeurs et à l’éthique ont jeté les bases sur lesquelles notre Agence espère continuer à s’appuyer. Nos employés nous ont fait part de leur vif intérêt pour des scénarios concrets et l’application pratique des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien, et il est nécessaire de poursuivre la discussion avec nos employés. Il s’agit d’un moment clé pour s’engager avec le personnel et, plus important encore, pour que l’Agence puisse réagir avec souplesse aux commentaires des employés tout en s’adaptant au climat et à l’environnement qui se profilent à l’horizon.