Agence d’évaluation d’impact du Canada

Autoévaluation des mesures prises pour faire progresser la discussion renouvelée sur les valeurs et l’éthique

Lisez la version intégrale de l’autoévaluation à remplir qui a été envoyée aux administrateurs généraux en avril 2024.

Lisez le message aux administrateurs généraux qui accompagnait l’autoévaluation.

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L'Agence d'évaluation d'impact (l’Agence) a abordé la formation sur les valeurs et l'éthique de manière globale dans tous les secteurs et divisions. Nous appliquons une approche en trois volets pour garantir que les valeurs et l'éthique restent une priorité au sein de l'Agence.

Formation obligatoire - Depuis l'exercice financier 2023-2024, l'Agence a fait des valeurs et de l'éthique l'une de ses quatre priorités de formation obligatoire pour tous les employés. De nombreuses activités de formation sont offertes aux employés sur le thème des valeurs et de l'éthique, leur permettant de choisir au moins une activité qui les intéresse à compléter chaque année. Ces activités peuvent inclure des webinaires, des vidéos ou des podcasts, par exemple.
Comité des valeurs et de l'éthique - Le principal objectif du comité est de promouvoir les valeurs et l'éthique au sein du ministère. Le comité a publié des scénarios basés sur les valeurs de la fonction publique, adaptés au contexte de l'Agence. En utilisant ces scénarios et d'autres sujets relatifs aux valeurs et à l'éthique, le comité organise des événements d'apprentissage à l'échelle de l'agence ou du secteur. De plus, le comité crée un plan d'action annuel pour établir des engagements sur les activités de mobilisation au sein du ministère. Ce comité est soutenu par deux co-champions des valeurs et de l'éthique et comprend près de quinze employés de l'Agence de toutes les classifications et secteurs.
Équipe des valeurs et de l'éthique - L'équipe interne des valeurs et de l'éthique de l'Agence travaille également à soutenir le comité et à créer ou animer des sessions supplémentaires sur les valeurs et l'éthique à l'échelle de l'Agence, en particulier autour du Code de conduite nouvellement révisé et publié, afin de promouvoir les comportements appropriés en lien avec les valeurs et l'éthique au sein de l'Agence.

Ce projet est sur la bonne voie pour respecter la date d’achèvement cible, mais il reste une priorité pour l’exercice 2024-2025.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

En octobre 2023, l’Agence a publié un Code de conduite révisé et mis à jour.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

À la suite de cette révision, des comportements attendus propres à l’Agence, élaborés par les employés de l’Agence eux-mêmes, ont été établis afin de mieux contextualiser les valeurs de la fonction publique et ses comportements attendus. On a également créé des pistes de réflexion pour chaque valeur afin d’aider les employés à approfondir leur réflexion sur des scénarios personnels ou propres à l’Agence qui pourraient survenir et qui pourraient inclure des éléments concernant les valeurs et l’éthique ou des dilemmes éthiques.

En outre, on a mis à jour la section relative aux conflits d’intérêts afin d’assurer sa conformité avec la Directive sur les conflits d’intérêts, notamment en ce qui a trait aux actifs et aux passifs.

On a ajouté des liens, des coordonnées et des listes de ressources pour permettre aux employés d’accéder facilement à tout document ou site Web connexe. Le lien permettant de communiquer avec l’équipe des valeurs et de l’éthique est présent plusieurs fois dans le document afin de souligner l’importance de demander une rétroaction lorsque l’on réfléchit à des situations délicates.

Enfin, le Code a fait l’objet d’une révision en langage clair complète, ainsi que d’une vérification de l’accessibilité pour le Web, afin de s’assurer que le document respecte les exigences en matière d’accessibilité.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Discussions ciblées lors des réunions du comité exécutif et du comité de gestion :

Des activités de réflexion propres aux scénarios ont été organisées avec le forum des gestionnaires et des superviseurs (un forum pour tous les gestionnaires et superviseurs de l’Agence). Ces réunions ont eu lieu à trois reprises pour discuter de différents scénarios sélectionnés par le forum comme étant les plus intéressants. Parmi les sujets abordés, citons l’utilisation des médias sociaux et les considérations relatives à la dotation en personnel.

Mobilisation de l’ensemble du personnel (par exemple, assemblées générales) :

On a présenté un questionnaire à l’échelle de l’Agence pour lancer le nouveau Code de conduite de l’Agence. Le questionnaire portait sur l’ensemble des valeurs et des comportements attendus énoncés dans le Code. Cette activité interactive a suscité beaucoup d’intérêt et de participation de la part des employés et s’est avérée être un excellent moyen de présenter le nouveau Code aux employés.

Séances de mobilisation ciblées pour des secteurs fonctionnels donnés (par exemple, opérations, finances, communications, politiques, ressources humaines) :

À la demande de la direction, l’équipe des valeurs et de l’éthique a facilité une activité de réflexion avec l’équipe des Opérations afin de discuter et de débattre d’un scénario éthique précis relatif à leur domaine de travail

Des séances de mobilisation ciblées sur des sujets donnés (par exemple, conflits d’intérêts, médias sociaux, technologies émergentes) :

On a organisé des réunions sectorielles sur les valeurs et l’éthique pour présenter le Comité des valeurs et de l’éthique et deux des sept nouveaux scénarios créés par le comité. Chaque secteur a choisi les scénarios les plus pertinents pour son domaine d’activité. La présentation a été suivie d’une brève activité de réflexion et d’un questionnaire demandant aux employés ce qu’ils aimeraient voir dans les futures activités liées aux valeurs et à l’éthique.

Séances de mobilisation avec des groupes axés sur l’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés :

Lors de la révision du Code de conduite, on a organisé des cercles de discussion consultatifs avec tous les employés intéressés sur une période de six mois afin de discuter de ce que chaque valeur signifiait pour eux dans leur travail et dans leur vie quotidienne. Ces séances ont également été étendues à des domaines fonctionnels précis tels que les ressources humaines et des groupes axés sur l’équité comme le Comité sur l’équité en matière d’emploi et la diversité de l’Agence.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les valeurs et l’éthique font l’objet de discussions dès que le candidat retenu reçoit sa lettre d’offre. Non seulement la lettre d’offre comprend un paragraphe sur les valeurs et l’éthique, mais les nouveaux employés et ceux qui changent de poste au sein de l’Agence sont également invités à soumettre immédiatement un rapport confidentiel. En outre, la trousse d’intégration et les documents remis aux nouveaux employés contiennent des renseignements sur le Code de conduite de l’Agence et sur les valeurs et l’éthique de la fonction publique. On a également inclus des rappels concernant l’examen de ces documents dans les listes de vérification pour l’accueil et l’intégration de l’employé et du gestionnaire.

Comme mentionné précédemment, les valeurs et l’éthique font partie de nos exigences de formation obligatoire pour tous les employés et on permet à ces derniers de choisir la formation qu’ils souhaitent suivre, afin de leur donner la liberté de choisir la formation qui les intéresse le plus. En outre, le Comité des valeurs et de l’éthique, soutenu par les champions des valeurs et de l’éthique de l’Agence, élabore un plan d’action annuel sur les activités et les engagements visant à promouvoir les valeurs et l’éthique dans l’ensemble de l’Agence pour l’exercice à venir.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Les thèmes suivants sont ressortis des conversations avec les employés concernant les valeurs et l’éthique :

Utilisation appropriée et inappropriée des médias sociaux
Activités politiques et devoir de loyauté
Technologies émergentes – en particulier l’intelligence artificielle
Accepter des cadeaux et invitations – en particulier lorsqu’il s’agit d’établir des relations avec les collectivités autochtones
Participer à des enquêtes en tant que fonctionnaire – notamment en ce qui concerne l’intégrité scientifique
Conflits d’intérêts et manière de différencier les conflits réels, les conflits apparents et les conflits potentiels, et d’en évaluer les risques
Gestion des risques dans le contexte des valeurs et de l’éthique
Utilisation judicieuse des fonds publics lors des déplacements

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

L’équipe des valeurs et de l’éthique, avec les champions et le Comité des valeurs et de l’éthique, a harmonisé son plan d’action avec les thèmes récurrents mentionnés ci-dessus en incluant les éléments suivants dans nos objectifs pour l’exercice 2024-2025 :

Création de nouveaux scénarios concernant l’acceptation de cadeaux, la participation à des enquêtes en tant que fonctionnaire (comprenant une référence au scénario existant sur l’intégrité scientifique), le devoir de loyauté en ce qui concerne le gouvernement élu et le fonctionnaire, l’utilisation appropriée d’outils d’intelligence artificielle et les conflits d’intérêts (apparents ou réels)
Organisation de conversations au niveau de la haute direction sur la gestion des risques dans le contexte des valeurs et de l’éthique
Création de communications mensuelles dans le bulletin d’information de l’Agence sur les valeurs et l’éthique
Organisation de conversations sur les valeurs et l’éthique propres aux équipes afin d’aider les employés à réfléchir à la manière de les appliquer dans leur travail quotidien
Organisation d’un nouveau questionnaire à l’échelle de l’Agence sur les valeurs et l’éthique et sur notre Code de conduite, à l’occasion du premier anniversaire de la publication de notre nouveau code de conduite.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les questionnaires constituent un outil très efficace utilisé à l’Agence pour susciter l’enthousiasme à l’égard des valeurs et de l’éthique, car de nombreux employés y prennent part et semblent bien aimer l’aspect « jeu et divertissement » de l’activité pour ce sujet qui peut autrement être aride. De même, l’utilisation de scénarios permet aux employés de réfléchir aux valeurs et à l’éthique d’une nouvelle manière, ce qui les rend plus applicables à leur travail quotidien.

De plus, l’organisation de conversations plus restreintes ou portant sur des sujets particuliers et comportant un aspect interactif, comme une discussion ou un débat, s’est également avérée efficace pour inciter les participants à réfléchir et à poser de nouvelles questions auxquelles ils n’avaient peut-être pas pensé auparavant. La mobilisation des membres de l’équipe de gestion a été particulièrement fructueuse en leur donnant les moyens d’avoir ces conversations avec leurs équipes et individuellement avec leurs employés, et de faire des valeurs et de l’éthique un sujet qui est souvent abordé.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le résultat du sondage fait auprès des fonctionnaires de la fonction publique et l’engagement fait auprès des membres du comité de Valeur et d’éthiques.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?