Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Notre organisation continue la mise en œuvre des plans de formation.

La formation obligatoire demeure celle de l’École de la Fonction publique du Canada, pour les employés et les superviseurs.

Outre les sessions d’informations pour les commissaires et les employé(e)s, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada a développé une formation étoffée sur les valeurs et éthiques. 

La formation pilote a été offerte en novembre 2023, la première formation formelle, en février 2024, ainsi qu’une deuxième session en mai 2024. Cette formation sera offerte quatre fois par an et l’ensemble des employé(e)s de l’organisation y auront accès.

En termes d’autoformation, nous prévoyons une publication virtuelle sur l’importance des valeurs et de l’éthique d’ici la fin de l’année, puis des rappels ponctuels.

Nous planifions concevoir, d’ici la fin de l’été, un outil d’auto-évaluation ayant trait aux questions touchant les conflits d’intérêts.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada possède deux codes de conduite qui lui sont propres.

Le premier code est un Code de déontologie pour les commissaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada. La revue actuelle se déroule en priorité.

En ce qui concerne le Code de conduite pour les employé(e)s de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, la révision aura lieu subséquemment car nous désirons que l’organisation soit alignée sur ce qui sera présenté par le Secrétariat du Conseil du Trésor et sur ce le travail qui sera effectué par les autres ministères et organisations du secteur public.

Nous prévoyons entamer le travail sur le Code de conduite pour les employé(e)s de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada à l’automne 2024 et avoir terminé la révision complète d’ici le 31 mars 2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada est en train de mettre à jour ses codes de conduite.

Le travail a été entamé sur le Code de déontologie pour les commissaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada.

Plusieurs changements sont prévus concernant la révision de notre code de déontologie actuel pour les commissaires.

Spécifiquement, la révision vise à :

• Rendre le code plus efficace, plus court et plus représentatif des obligations et des attentes envers les commissaires.
• Supprimer les redondances qui existent à l'intérieur et à l'extérieur du code.
• Mettre l'accent sur l'utilisation d'un langage clair et simple dans l'ensemble du code.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Voici quelques détails supplémentaires sur les activités entreprises par la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada en ce qui a trait aux discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique.

Activités ponctuelles:

• Mai 2024 - Discussion avec la haute gestion sur la Directive sur l’après-mandat de la CISR ainsi que le Code de déontologie des commissaires de la CISR.
• Avril 2024 - Invitation à en apprendre plus sur les valeurs, l’éthique et sur les conflits d’intérêts avec annonce de 4 formations.
• Décembre 2023 - Partage du rapport sur les valeurs et l’éthique
• Septembre 2023 - Message du Greffier sur les Valeurs et l’éthique, envoi à toutes les personnes employées.

Sur une base continue:

• Présentations aux nouvelles cohortes de commissaires.
• Présentations aux équipes de gestions des différentes divisions.
• Programme d’accueil des employés faisant référence aux valeurs et à l’éthique et à la formation de l’École de la fonction publique du Canada qui est obligatoire pour tous les nouveaux employés.

À mettre en place:

• Séances de discussions sur des sujets liés aux valeurs et à l’éthique précis.
• Outil pour faciliter la discussion sur les valeurs et l’éthique dans le cadre du processus de gestion de rendement.
• Consultations avec des groupes de partenaires-clés.
• Rappel informatique annuel visant à inciter les employés de leur responsabilité et favoriser leur engagement envers les valeurs et l’éthique.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada a pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique aient lieu de manière continue.

Nous avons notamment collaboré avec l’équipe d’apprentissage afin que les valeurs et l’éthique soient abordées dans le guide d’accueil et d’orientation des employé(e)s.

Dès leur arrivée en poste, tous les employés sont tenus de suivre une formation obligatoire à l’École de la fonction publique du Canada. Il en va de même pour tous les employés qui accèdent à un poste de supervision ou de gestion.

Les valeurs et l’éthique doivent être discutées entre gestionnaires, superviseurs et employés tous les ans dans le cadre du processus de gestion de rendement. Nous avons notamment développé un outil pour les gestionnaires permettant d’arrimer les discussions liées aux valeurs et éthique avec le cycle de gestion du rendement.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

À l’échelle de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, plusieurs thèmes récurrents ressortent des discussions lorsque le Bureau de l’ombudsman aborde avec les employé(e)s et les équipes de gestion les sujets des valeurs et de l’éthique.

Les thèmes récurrents sont : les médias sociaux, les activités extérieures, les emplois extérieurs, les biens et actifs, les dons et implications sociales lors de catastrophes mondiales ou de guerre, l’exercice de l’influence (par exemple, lors du partage de curriculum vitae) et l’acceptation de cadeaux ou de bénéfices.

En ce qui a trait aux médias sociaux, les employé(e)s demandent des consignes plus claires qui tiennent comptent de leur droit de s’exprimer dans un contexte où ils n’ont pas l’intention ou l’impression de jeter un doute sur leur capacité à effectuer leurs fonctions efficacement et objectivement. Ils nous rappellent que la liberté d’expression est une valeur clé de la démocratie canadienne et cherchent un équilibre juste dans les interprétations des directives. Des questions sont également soulevées concernant l’utilisation de l’intelligence artificielle dans le cadre du travail.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Les conflits d’intérêts touchant les activités externes, les emplois externes et les actifs étaient parmi les thèmes les plus récurrents et qui nécessitent un accompagnement continuel de la part de notre Bureau. 

Nous avons révisé notre formation en Valeurs et éthique de façon à donner tous les outils aux employé(e)s pour mieux remplir leurs obligations de divulguer les situations de conflits réels, potentiels ou apparents.

Jusqu’à présent, les employés semblent trouver ce nouveau format très utile et éclairant.

Nous avons également révisé la session d’information du Bureau de l’Ombudsman à l’intention des nouveaux commissaires de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada afin d’offrir des informations pertinentes sur les valeurs et l’éthique, les codes de conduite, en plus des informations de base incluant les services offerts par notre bureau.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

La nouvelle approche de formation semble outiller les employés à avoir des discussions en ce sens. De plus, les participants sont emballés et s’engagent à promouvoir la formation auprès de leurs pairs.

Nous prévoyons proposer de nouveaux outils au cours de la prochaine année financière, qui s’inspirent de la même approche.

Nous souhaitons également tenir des séances de discussions ponctuelles sur divers sujets liés aux valeurs et à l’éthique.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les indicateurs qui serviront à mesurer le niveau de connaissance des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien sont les suivants :

• Le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux.
• Échanges avec la gestion et les employés.
• Nouveaux indicateurs-clés de performance, associés aux valeurs et éthique.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

En raison de la nature de notre travail en tant que tribunal administratif, nous devons être irréprochables dans tout ce que nous faisons, et ceci requiert une solide culture axée sur les valeurs et éthique.

Idéalement, en ce qui a trait à tout ce qui concerne le programme de valeurs et d’éthique, nous devons nous assurer de mener des consultations, des discussions, de leur offrir de l’information et des outils afin qu’ils puissent bien remplir leurs obligations et comprennent leurs responsabilités en matière de valeurs et éthique.