Logement, Infrastructures et Collectivités Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Oui, Logement, Infrastructures et Collectivités Canada (LICC) a élaboré un plan de formation sur les valeurs et l’éthique propres au Ministère, jusqu’au niveau de la division. Ce plan de formation comporte deux volets.

Le premier volet est un plan de formation sur les valeurs et l’éthique destiné aux employés de LICC à tous les niveaux. Ce plan d’apprentissage présente des cours pertinents sur des sujets clés précisément liés aux valeurs et à l’éthique, ainsi que de la documentation de travail (articles, vidéos, baladodiffusions). Ce plan de formation est accessible à partir de la page Valeurs et éthique de l’intranet de LICC. LICC prévoit de continuer à promouvoir ce plan d’apprentissage grâce à diverses communications tout au long de l’exercice 2024-2025.

Le deuxième volet est une séance de type « formation du formateur » qui a été proposée à tous les gestionnaires de premier niveau du Ministère le 16 mai 2024. L’objectif de cette séance consistait à donner aux gestionnaires les moyens de mener des discussions ouvertes avec leurs subordonnés directs sur les valeurs et l’éthique. En plus de cette séance, une boîte à outils a été élaborée en parallèle pour aider les gestionnaires à orienter ces discussions importantes sur les valeurs et l’éthique.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

LICC est actuellement en train de revoir son code de conduite.

Ce travail s’appuiera sur les commentaires formulés par les gestionnaires du Ministère à la suite des discussions sur les valeurs et l’éthique au sein de leurs équipes. Ces discussions s’appuieront sur la boîte à outils du gestionnaire que nous avons élaborée et susciteront des échanges fructueux sur les valeurs fondamentales et la manière d’aborder les différents dilemmes éthiques. Ces commentaires seront recueillis par l’entremise d’un sondage sur les valeurs et l’éthique qui a été envoyé aux gestionnaires à la suite de la présentation au Forum des gestionnaires. Ce sondage permettra également de connaître l’exactitude avec laquelle sont perçues les valeurs fondamentales actuelles, les lacunes que nous devrions envisager de combler et le nombre de dilemmes éthiques auxquels les gestionnaires de LICC ont été confrontés au cours de l’année civile écoulée.

Ces discussions, jumelées aux résultats du sondage, éclaireront la décision de LICC quant à la nécessité de mettre à jour de son code de conduite. Nous prévoyons d’achever ce travail d’ici à l’automne 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Comme indiqué à la question 4, LICC est en train de revoir son code de conduite.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Discussions dédiées lors des réunions du comité de gestion

Le Forum des gestionnaires de LICC du 16 mai 2024 a été entièrement consacré aux valeurs et à l’éthique. Le directeur général des Ressources humaines a prononcé le mot d’ouverture, il a présenté le contexte du Rapport sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier et il a présenté la nouvelle championne du Ministère en matière de valeurs et d’éthique. Pendant la séance de « formation du formateur », on a réitéré les responsabilités des gestionnaires pour ce qui est de défendre les valeurs fondamentales, de montrer l’exemple à leurs équipes et de maintenir la discussion ouverte. En outre, les gestionnaires ont été dotés des outils et des connaissances nécessaires pour mener des discussions approfondies sur les valeurs et l’éthique au sein de leurs équipes. Cette approche plus personnalisée a été choisie pour favoriser un « espace sûr » et recevoir au final des commentaires plus honnêtes et plus détaillés de la part des équipes, les employés étant généralement plus enclins à faire part de leur point de vue dans un cadre plus restreint.

Mobilisation de l’ensemble du personnel

L’objectif de LICC consiste à permettre aux gestionnaires d’avoir des discussions concrètes avec leurs employés sur les valeurs et l’éthique. Bien qu’il existe de nombreuses façons de faciliter ces discussions, LICC a opté pour une approche décentralisée, convaincu qu’elle aura la plus grande incidence possible et qu’elle améliorera la prise de conscience au sein du Ministère. Cela s’explique par le fait que les employés sont généralement beaucoup plus à l’aise pour faire part de leurs points de vue et poser des questions dans un cadre plus familier que celui d’une grande séance de style assemblée publique. Les gestionnaires connaissent le mieux leur équipe et il est important pour eux de créer un espace sûr où les employés peuvent librement faire part de leurs préoccupations.

Inclusion dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement des employés et des talents

Dans le cadre du cycle de gestion du rendement, tous les employés de LICC sont tenus d’attester, sur une base annuelle, qu’ils comprennent leur obligation de se conformer au Code de valeurs et d'éthique du secteur public et au Code de conduite. Des orientations sont également élaborées à l’intention des employés et des dirigeants sur l’importance des valeurs et de l’éthique dans le contexte des ententes de rendement.

Campagne de communication dédiée aux valeurs et à l’éthique

LICC a élaboré une série d’articles sur les thèmes émergents pour les valeurs et l’éthique (y compris l’utilisation des médias sociaux, l’emploi externe et les valeurs et l’éthique dans le cycle du rendement) qui sera publiée pendant le reste de l’exercice financier afin d’encourager des discussions supplémentaires et d’accroître la sensibilisation générale.

Nomination d’une championne des valeurs et de l’éthique

LICC a nommé une nouvelle championne des valeurs et de l’éthique en mai 2024. Cette nouvelle championne contribuera à donner de la visibilité au travail accompli et à renforcer le dialogue sur les valeurs et l’éthique à tous les niveaux du Ministère (y compris au niveau de la direction). L’approche de mobilisation de la championne pour l’exercice 2024-2025 est en cours d’élaboration et devrait être finalisée et mise en œuvre dans un avenir proche.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

LICC a pris des mesures pour s’assurer que les conversations sur la responsabilité personnelle dans le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique soient permanentes. Plus précisément, les gestionnaires ont été invités à :

1. Faire des valeurs et de l’éthique un point de l’ordre du jour trimestriel.
   • L’ajout de ces points à l’ordre du jour permettra d’entretenir les discussions sur les valeurs et l’éthique.
   • C’est également l’occasion pour les gestionnaires d’identifier toute nouvelle préoccupation ou tout signal d’alarme.
2. Discuter avec les employés des scénarios en matière de valeurs et d’éthique
   • Les scénarios abordent des sujets d’actualité tels que la diversité et l’inclusion, l’emploi externe et l’intelligence artificielle.
   • Les gestionnaires peuvent maximiser l’efficacité des scénarios en tous les utilisant et en les échelonnant tout au long de l’année.
3. Discuter des articles sur les valeurs et l’éthique publiés sur l’intranet.
   • Cela permettra aux gestionnaires de répondre à toutes les questions que les employés peuvent se poser et de détecter les problèmes éventuels.
4. Tirer parti des nouvelles orientations lors de l’intégration des nouveaux fonctionnaires.
   • Le guide couvre des sujets tels que la nécessité de s’assurer que l’employé suit sa formation obligatoire et certaines des situations les plus courantes où les valeurs fondamentales sont mises à l’épreuve (par exemple, la recherche d’un emploi extérieur, l’acceptation de cadeaux, les relations amoureuses entre collègues et l’utilisation d’équipements de bureau).

La boîte à outils sur les valeurs et l’éthique sera également mise à la disposition de tous les gestionnaires par le biais d’une page du coin des gestionnaires sur l’intranet.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

LICC recherche des renseignements sur les thèmes émergents par le biais d’un sondage auprès des gestionnaires. Les gestionnaires répondront au sondage une fois qu’ils auront mené des échanges fructueux sur les valeurs et l’éthique avec leurs équipes.

Bien que LICC n’ait pas encore compilé les renseignements recueillis dans le cadre du sondage mené auprès des gestionnaires à la fin du mois de mai 2024, certains sujets d’actualité dans l’ensemble de la fonction publique sont l’intelligence artificielle, l’utilisation des médias sociaux, la gestion des données et l’emploi externe.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

La boîte à outils de LICC étant basée sur des discussions élargies sur les valeurs et l’éthique et sur des sujets d’actualité, elle n’a pas encore été ajustée pour traiter les thèmes émergents. Toutefois, on envisage de lui apporter des ajustements si des renseignements sur les thèmes émergents sont recueillis dans le cadre de l’enquête d’attitudes sur les valeurs et l’éthique du Ministère.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

L’une des stratégies mises en œuvre par LICC consiste à donner aux gestionnaires par le biais de séances de formation des formateurs, les moyens de mener la discussion sur les valeurs et l’éthique au sein de leurs équipes respectives.

Cette approche décentralisée vise à :

• permettre aux gestionnaires de premier niveau de prendre en charge la sensibilisation et la compréhension de l’application de notre code de valeurs et d’éthique et de jouer un rôle de premier plan à ce sujet;
• maximiser la participation des employés au dialogue;
• encourager un dialogue permanent et pratique sur les principaux défis et questions ayant une incidence particulière sur leurs activités quotidiennes et leur environnement de travail;
• assurer l’alignement et la compréhension commune des membres de l’équipe.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les indicateurs suivants seront utilisés pour mesurer la sensibilisation accrue des employés.

Enquête d’attitudes sur les valeurs et l’éthique de LICC

Les commentaires seront recueillis par le biais d’un sondage sur les valeurs et l’éthique qui a été envoyé aux gestionnaires. Ce sondage permettra de recueillir des renseignements sur la perception de l’exactitude des valeurs fondamentales actuelles, sur les lacunes que LICC devrait envisager de combler, sur le nombre de dilemmes éthiques auxquels les gestionnaires ont été confrontés au cours de l’année civile écoulée et sur la connaissance qu’ont les employés des ressources disponibles.

Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux

LICC mesurera l’augmentation de la sensibilisation des employés au rôle des valeurs et de l’éthique par le biais du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) à l’automne. Les résultats du SAFF serviront à déterminer s’il y a eu une augmentation de la sensibilisation des employés à la suite de la mise en œuvre du plan d’action sur les valeurs et l’éthique de LICC.

Taux d’achèvement de la formation

LICC surveillera le taux d’achèvement de la formation obligatoire pour les employés qui ont un compte de l’EFPC afin de déterminer s’il y a eu une augmentation du nombre d’employés qui ont suivi le cours obligatoire sur les valeurs et l’éthique (FON301). On a demandé aux gestionnaires d’encourager les employés à suivre à nouveau le cours pour rafraîchir leurs connaissances avant les discussions approfondies au sein de l’équipe.

Achalandage sur intranet

LICC envisage également d’utiliser les statistiques d’achalandage des pages Web de l’intranet pour déterminer s’il y a eu une augmentation des visites du site (page Web sur les valeurs et l’éthique et plan d’apprentissage) depuis la mise en œuvre du plan d’action sur les valeurs et l’éthique du Ministère.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

L’équipe de vérification et d’évaluation du Ministère a également lancé une mission de conseil sur le cadre d’évaluation des risques de fraude de LICC. On prévoit que la mission de conseil fournisse des avis à la haute direction en soutenant le (re)développement du cadre ministériel d’évaluation des risques de fraude, y compris l’établissement de rôles et de responsabilités clairs pour les employés de LICC en ce qui concerne les fraudes et la prévention, la détection, l’investigation, l’intervention et le signalement qui leur sont associés, avec un regard particulier sur les valeurs et les pratiques éthiques ministérielles.