Innovation, Sciences et Développement économique Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Des plans de formation propres au Ministère concernant les valeurs et l’éthique ont été élaborés à l’échelle des directions générales et devraient être achevés en décembre 2025. Toutefois, pour lesdites séances, on a demandé à tous les directeurs d’élaborer des scénarios propres à leurs divisions lesquels seront ajoutés à la formation. Il leur est également demandé de codiriger les séances de formation concernant les valeurs et l’éthique. À ce jour, la formation a été donnée à 13 des 86 directions générales. Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) considère que le plan de formation, tel qu’il a été décrit précédemment, est un plan de niveau divisionnaire.

Au cours du présent exercice financier, tous les employés, gestionnaires et cadres supérieurs doivent ajouter le Parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) à leurs plans d’apprentissage et le terminer d’ici le 31 mars 2025. Les cours obligatoires pour tous les employés d’ISDE comprennent également :

• Fondements des valeurs et de l’éthique
• Utiliser les médias sociaux en tant que fonctionnaire

Ces cours obligatoires font partie du processus d’intégration et doivent être suivis par tous les nouveaux employés d’ISDE dans les 6 mois suivant leur embauche.

Tous les employés d’ISDE doivent également suivre la nouvelle formation en ligne sur la prévention de la fraude et les conflits d’intérêts d’ISDE avant le 30 septembre 2024.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Les ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs (EGR EX) pour 2024‑2025 comprennent un objectif clair visant à favoriser une culture de travail fondée sur les valeurs à l’échelle d’ISDE. Tous les cadres supérieurs sont invités à faire preuve de leadership éthique en faisant davantage de sensibilisation et en lançant des discussions sur la responsabilité individuelle dans l’application des valeurs et de l’éthique dans leurs secteurs.

Pour ce qui est de la formation adaptée au niveau des divisions (regroupées par direction générale), étant donné qu’ISDE compte 16 secteurs et 86 directions générales, la date prévue pour compléter l’exercice est décembre 2025. Pour ce faire, ISDE formera quatre à six directions générales par mois en moyenne et ce, en dédiant entièrement une ressource à la formation.

Les représentants du réseau du secteur des valeurs et de l’éthique d’ISDE sont également mis à contribution pour créer des études de cas sur les conflits d’intérêts au niveau divisionnaire pour leur direction générale en collaboration avec le Bureau des valeurs et de l’éthique.

La date envisagée pour compléter le tout est décembre 2025.

La formation de l’EFPC offerte à tous les employés d’ISDE et rendue obligatoire sera terminée d’ici le 31 mars 2025 et la nouvelle formation en ligne sur la prévention de la fraude et les conflits d’intérêts d’ISDE d’ici le 30 septembre 2024.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Au lieu d’un code de conduite, ISDE dispose d’un Code de valeurs et d’éthique officiel (le Code), faisant partie des conditions d’emploi. Toute modification apportée au Code nécessite des consultations importantes, y compris avec les agents négociateurs. C’est la raison pour laquelle ISDE prévoit de terminer la révision de son Code en décembre 2025.

 Les consultations auprès des secteurs ont débuté, ces dernières ayant été intégrées à l’exercice de mobilisation des secteurs dirigé par les sous-ministres adjoints (SMA). Ces séances se poursuivront jusqu’en septembre 2024, date à laquelle la révision du Code sera lancé officiellement à l’assemblée générale du sous-ministre. Les points saillants des commentaires obtenus des employés au cours de l’exercice de mobilisation des secteurs seront également utilisés dans le processus de révision du Code d’ISDE.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Code sera révisé et l’exercice devrait être complété d’ici décembre 2025.

Le rapport Réponse et plan d’action de la direction d’ISDE présenté à notre Comité ministériel de vérification en mars 2024 a été accepté. Des recommandations et des opportunités ont été partagées et seront prises en compte dans la révision du Code.

L’intention d’ISDE est d’offrir des directives plus concrètes et d’inclure des scénarios de conflits d’intérêts à risque élevé liés au mandat particulier d’ISDE et à sa relation unique avec le secteur privé et les industries.

Toute nouvelle orientation ou directive fournie par l’organisme central sur la manière d’atténuer certains conflits d’intérêts portant notamment sur l’utilisation des médias sociaux (y compris LinkedIn), l’intelligence artificielle, le rôle politique ou ministériel par rapport à la fonction publique et le processus associé à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR), sera également incluse.

Les commentaires des employés, des réseaux d’employés et des agents négociateurs seront aussi pris en compte.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

ISDE a entrepris plusieurs activités sur la responsabilité personnelle de maintenir les valeurs de la fonction publique, tel que :

• Le 25 avril 2024, le sous-ministre (SM) a fait parvenir un message à tous les employés dans le but de lancer les conversations en matière de mobilisation sur la responsabilisation renouvelée à l’égard des valeurs de la fonction publique.
• Six vidéos ont été créées avec les sous-ministres (SM) pour soutenir et promouvoir le leadership éthique dans l’ensemble de l’organisation. Les trois premières vidéos ont été lancées le 21 mai 2024, mettant en vedette les SM qui s’expriment sur: 1) ce que les valeurs de la fonction publique signifient pour eux 2) ce que signifie l’intégrité et la troisième porte sur l’intendance. Trois autres vidéos seront lancées au début du mois de juin et porteront sur le respect de la démocratie, le respect des personnes et l’excellence.
• Un plan de communication prévoit également d’autres vidéos sur d’autres thèmes liés aux valeurs et à l’éthique vers septembre 2024.
• Lors d’une assemblée générale sectorielle, trois employés ont utilisé une approche selon la méthode d’observation pour décrire un dilemme éthique auquel ils ont été confrontés au cours de leur carrière.
• Plusieurs secteurs ont tenu des séances de discussion ouverte portant sur les conflits d’intérêts où les employés participent en répondant à un questionnaire anonyme sur les conflits d’intérêts visant à tester leurs connaissances.
• Deux assemblées générales sectorielles sur les valeurs du secteur public axées sur la signification du respect des personnes se sont déroulées en février 2024.
• La même présentation a également été présentée au réseau des champions et des présidents en janvier 2024.
• Les dirigeants et les gestionnaires régionaux d’ISDE ont participé à une discussion sur les valeurs et l’éthique avec le greffier et la sous-greffière du Conseil privé ainsi qu’à une séance interactive sur ce sujet avec l’EFPC. Cette dernière a été organisée par le Conseil fédéral de l’Ontario dont le bureau de la région de l’Ontario d’ISDE est membre. Cette discussion sur le respect des personnes a été adaptée aux expériences vécues par notre communauté et à la façon de trouver l’équilibre entre les obligations en tant que fonctionnaire et leur vie personnelle.
• En mai 2024, la communauté des gestionnaires d’ISDE a envoyé un message à tous les gestionnaires pour souligner la nécessité de favoriser des conversations continues au sein de leurs équipes afin de démystifier et de promouvoir des pratiques solides et de défendre les valeurs et l’éthique dans leur travail quotidien.
• En septembre 2023, la communauté des gestionnaires d’ISDE a organisé un café-causerie sur le thème de la prestation de conseils sans crainte aux échelons supérieurs de la chaîne de commandement. Cet événement a été conçu comme une occasion informelle pour les membres de discuter de leur expérience et d’échanger des idées en lien avec le respect de la démocratie.
• Le réseau 2ELGBTQIA+ d’ISDE a tenu une séance sur les valeurs et l’éthique avec l’EFPC à l’intention des membres du réseau.
• En septembre 2023, une discussion avec les communautés autochtones a eu lieu.
• En janvier 2023, une séance sur l’espace sécuritaire et les microagressions en milieu de travail a eu lieu.
• En avril 2024, une séance sur le soutien des personnes neurodivergentes au travail a eu lieu.
• Une assemblée générale des SM est prévue en septembre 2024 dans le but de communiquer l’ensemble des commentaires et des rétroactions formulés lors des séances de mobilisation des secteurs.
• En 2024, les SMA commenceront à sensibiliser les nouveaux employés sur les valeurs et l’éthique à la réunion mensuelle d’accueil des nouveaux employés.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

• Un formulaire annuel de déclaration des conflits d’intérêts pour les gestionnaires visés aux articles 32 et 34 est en cours d’élaboration. Le formulaire permettra aux gestionnaires de bien comprendre leurs responsabilités et de déclarer toute situation de conflit d’intérêts susceptible de se présenter. Le formulaire est conçu pour sensibiliser les gens sur ce qui constitue un conflit d’intérêts et aux conséquences possibles d’une non‑déclaration.
• La création d’un cours en ligne obligatoire sur la prévention de la fraude et des conflits d’intérêts a été lancé et doit être complété d’ici le 30 septembre 2024.
• Des rappels réguliers sont et continueront d’être envoyés aux gestionnaires pendant la saison des ententes de gestion du rendement (EGR) pour souligner la nécessité de parler des conflits d’intérêts et des compétences en matière de valeurs et d’éthique dans leurs discussions sur la gestion du rendement.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

• Un réseau des valeurs et de l’éthique d’ISDE a été créé en mars 2024. Depuis sa création, les membres du réseau se sont réunis trois fois pour échanger sur divers sujets liés aux valeurs et à l’éthique, y compris les risques de conflits d’intérêts communs, les besoins de formation et l’élaboration de scénarios pour les formations, etc. Les membres se sont également rencontrés pour discuter de l’évaluation actuelle.
• Le réseau a jugé qu’il était nécessaire d’adapter la formation pour s’assurer qu’elle réponde aux besoins des secteurs d’activité de chaque direction générale, étant donné la variété du mandat d’ISDE (travaux de réglementation, politiques, recherche, subventions et contributions, brevets, application de la loi, secteurs d’activité financiers, interactions avec le secteur privé et le public, secteur de l’innovation qui offre de l’information publique à l’appui du développement économique des entreprises privées, etc.).
• Les facteurs de stress pour les valeurs et l’éthique comprennent la technologie (p. ex. l’intelligence artificielle); le manque de confiance du public; l’accroissement de la partisanerie politique; la tension vis-à-vis de la priorisation de certaines valeurs (p. ex. l’intendance par rapport à l’excellence); ou comment maintenir l’excellence en réduisant les ressources et en augmentant la charge de travail; le manque de diversité dans la fonction publique et aux postes de direction.
• Les directives pour un gouvernement ouvert et responsable doivent être mises à jour pour tenir compte de notre contexte de travail actuel.
• Lien intrinsèque entre l’attention renouvelée sur les valeurs et l’éthique et nos efforts collectifs pour améliorer le bien-être en milieu de travail, faire progresser l’accessibilité, lutter contre le racisme, promouvoir l’équité et l’inclusion et favoriser la réconciliation avec les communautés autochtones.
• Les principaux commentaires et questions des employés portaient sur la prévention des conflits d’intérêts dans les processus d’approvisionnement, le fait de mettre l’accent sur des exemples positifs de respect des valeurs et de l’éthique pour favoriser le respect et l’intégrité au sein du gouvernement, une meilleure compréhension des mécanismes en place pour mettre à jour ou adapter le Code de valeurs et d’éthique d’ISDE aux fins d’une responsabilisation accrue et les défis globaux de la transparence liés aux grandes décisions prises au sein du Ministère.
• Évolution des contextes et des attentes envers la fonction publique fédérale. Les employés ont estimé que si les valeurs et l’éthique de la fonction publique demeurent pertinentes, leur application au travail a changé, compte tenu de la complexification des environnements stratégiques (p. ex. polarisation croissante, individualisation, perte de confiance du public, nouvelles technologies, etc.).
• Nécessité pour la fonction publique de s’adapter au manque de ressources, à la complexité des processus décisionnels et au resserrement des délais.
• Préoccupations concernant la relation entre les fonctions politiques et les fonctionnaires.
• Trouver un équilibre entre la capacité des fonctionnaires à s’exprimer sur des questions importantes et la nécessité de demeurer impartial.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Pour aborder les thèmes récurrents, nous avons adapté notre formation en élaborant un questionnaire anonyme en ligne préalable à la formation sur les conflits d’intérêts qui met l’accent sur des scénarios en rapport avec le secteur de travail des employés et permet de repérer les lacunes dans les connaissances sur les conflits d’intérêts. À la suite du questionnaire, nous avons intégré à notre formation du temps pour que la direction examine les réponses au questionnaire avec ses équipes de gestion et propose des stratégies d’atténuation.

Il est important de mettre en œuvre un processus de gestion des conflits d’intérêts lors de l’embauche de nouveaux employés qui sont susceptibles d’avoir acquis une vaste expérience de travail dans le secteur privé avant d’intégrer ISDE.

Nous avons décidé d’imposer un formulaire obligatoire annuel de déclaration des conflits d’intérêts; le formulaire est en cours de mise au point.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Le modèle de co-présentation de la formation sur les conflits d’intérêts aux directions générales avec leurs directeurs généraux respectifs, les équipes de direction et le Bureau des valeurs et de l’éthique (BVE) a été concluant, car il permet aux employés d’être témoins d’un leadership éthique en action et de voir que l’atténuation des risques de conflits d’intérêts nécessite forcément une conversation honnête entre la direction et le BVE pour donner la meilleure orientation au sous-ministre.

Le modèle d’exercice selon la méthode d’observation a été très efficace.

Le questionnaire anonyme permet d’évaluer la compréhension de l’auditoire

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

• Sous-ensembles de questions sur le milieu de travail fondé sur l’éthique, le leadership éthique dans le Sondage annuel auprès des fonctionnaires fédéraux;
• Nombre de cas de conflit d’intérêts par exercice, nombre de thèmes et de sujets récurrents;
• Formulaire annuel de déclaration des conflits d’intérêts pour les gestionnaires visés aux articles 32 et 34;
• Taux d’achèvement de la formation dans les EGR et rapports à suivre par l’EFPC;
• Formulaires de rétroaction et d’évaluation après la formation;
• Liste évolutive de questions et de réponses communes issues des séances de formation et de mobilisation sur les valeurs et l’éthique;
• Le modèle de maturité pour les valeurs et l’éthique (tel que conçu par les praticiens du réseau interministériel des valeurs et de l’éthique) orientera les progrès du Ministère.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Pour donner suite aux recommandations provenant à la fois du groupe de travail des SM sur la science et la sécurité et de la stratégie de lutte contre les menaces internes d’ISDE, ISDE a créé un Comité horizontal de gestion de l’effectif auquel le Bureau des valeurs et de l’éthique participe régulièrement.

Le SM a nommé un champion des valeurs et de l’éthique d’ISDE responsable de promouvoir les conversations sur les valeurs et l’éthique à l’échelle du Ministère, y compris dans les comités de la haute direction, dans les assemblées générales et au sein d’une variété de présentations. Les SMA ont également nommé des champions des valeurs et de l’éthique pour leurs secteurs respectifs.