Services aux Autochtones Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

C’est un « oui » partiel.

La formation de Services aux Autochtones Canada est fondée sur le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, ainsi que sur le Code de valeurs et d’éthique du Ministère, qui a été publié en 2019.

La formation a été élaborée par le ministère des Relations Couronne-Autochtones et des Affaires du Nord Canada lorsque celui-ci fournissait des services de ressources humaines aux deux ministères (jusqu’au 1^er avril 2024). Elle comprend des scénarios propres aux ministères auxquels sont confrontés les employés et les gestionnaires. Bien que ces scénarios ne vont pas jusqu’au niveau de la division, ils reflètent un échantillon du travail effectué dans les différents secteurs ministériels.

La formation est offerte aux employés et aux gestionnaires au moins trois fois par mois. Elle a été conçue pour mettre l’accent sur des scénarios réels, la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et l’utilisation des médias sociaux. Il s’agit d’une formation hautement interactive qui aborde les questions les plus courantes dans les secteurs et le Ministère dans son ensemble. Nous proposons également une formation personnalisée en ce qui concerne les enjeux propres aux secteurs lorsque la capacité le permet. Outre notre formation interne, nous avons élaboré une formation sur l’utilisation des médias sociaux en 2021, et celle-ci était axée sur l’équilibre entre notre liberté d’expression (en tant que citoyens canadiens) et notre devoir de loyauté (en tant que fonctionnaires). 

Au cours des trois dernières années, près de 2 000 employés et gestionnaires ont suivi la formation ministérielle sur les valeurs et l’éthique. Plus de 2 000 employés ont également suivi la formation donnée par l’École de la fonction publique du Canada sur les valeurs et l’éthique au cours des deux dernières années. Cela dit, nous reconnaissons que la sensibilisation est essentielle et nous continuerons à améliorer la promotion de la formation.

Au fur et à mesure de la tenue des activités de mobilisation et des conversations organisées au cours des prochains mois, nous recueillerons d’autres scénarios et les intégrerons dans notre formation future.

Nous poursuivrons ces activités jusqu’à la fin de l’exercice en cours et tout au long de l’exercice 2025-2026, et notre équipe de la vérification et de l’évaluation effectuera une vérification interne pour s’assurer que ces initiatives sont intégrées à nos activités. Notre objectif est de faire en sorte que le dialogue sur les valeurs et l’éthique soit maintenu bien après la conclusion des initiatives. 

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Les conversations et les activités de mobilisation que nous mènerons se dérouleront au cours de l’exercice 2024-2025, et les plans de formation du Ministère s’en inspireront à l’avenir. Au fur et à mesure que nous recueillons des exemples de dilemmes éthiques et de situations de valeurs conflictuelles propres à un secteur, à une direction générale ou à une division, nous les intégrerons dans la formation que nous donnons. À la suite des activités de mobilisation, des conversations et de l’examen du Code ministériel, nous réviserons plus en profondeur le matériel, les ressources et les approches de formation, et nous mettrons en œuvre des stratégies de formation générale dans l’ensemble du Ministère.

Nous prévoyons élaborer des formations, des outils, des ressources, des approches et du matériel fondés sur les distinctions afin d’aider les employés à remplir le mandat du Ministère. 

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Services aux Autochtones Canada a élaboré et publié son premier Code de valeurs et d’éthique en 2019. Cela fait cinq (5) ans, et nous venons de mettre en place une nouvelle Direction générale des ressources humaines. Le moment est donc bien choisi pour que le Ministère révise son Code. Nous prévoyons terminer notre examen d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Services aux Autochtones Canada a rédigé et publié son Code de valeurs et d’éthique (Code) en 2019, dans le cadre de la mise en place du nouveau Ministère.

Le Code de Services aux Autochtones Canada comprend un langage propre au Ministère pour mettre en application et expliquer les cinq valeurs dans notre contexte. Il rend compte de la culture, des traditions et des buts de la fonction publique et du Ministère et donne une orientation quant aux gestes et comportements attendus des employés.

Comme indiqué précédemment, le Code a presque cinq ans et il est temps de le réviser, conformément aux thèmes qui sont ressortis et qui continuent de ressortir alors que nous participons à des conversations importantes sur les valeurs et l’éthique.

Dans le cadre de la révision du Code, nous mènerons des consultations significatives guidées par les enseignements autochtones traditionnels fondés sur les distinctions. Nous prévoyons que des révisions seront apportées au Code, mais nous ne souhaitons pas présumer des résultats pour le moment. 

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

La personne jouant le rôle de champion des valeurs et de l’éthique du Ministère a été fidèle à son titre, car elle a amorcé des conversations sur les thèmes que nous devrions aborder plus en détail, et nous avons entamé des discussions préliminaires et des activités de mobilisation.

Nous avons eu de premiers entretiens au sein du Comité de la haute direction afin de dégager certains des principaux thèmes que nous souhaitons voir explorer.

Une activité à l’intention de l’ensemble du personnel de la direction a été organisée, et les thèmes principaux étaient les valeurs et l’éthique et le fait de diriger avec courage. 

Des discussions initiales ont eu lieu dans certains secteurs, notamment avec les nouveaux employés du Ministère. 

Nous avons fait appel au Groupe de travail sur l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité, qui représente toutes les communautés d’employés et les champions des ministères, pour nous aider à préciser notre engagement et nos consultations afin de garantir que la voix de tous les employés soit entendue. Nous continuerons de travailler avec ces réseaux ainsi qu’avec nos structures organisationnelles afin de pouvoir explorer des questions fondées sur nos groupes d’employés et nos différentes directions générales et leurs responsabilités uniques.

Nous travaillons également en étroite collaboration avec les ombudsmans ministériels, car il existe là un lien naturel et stratégique avec les valeurs et l’éthique.

Nous avons mené un sondage éclair d’une semaine, afin d’avoir une idée de la connaissance du Code, de déterminer si les répondants ont suivi une formation et de répondre à d’autres questions de base. Le taux de réponse a été de 20 %.

Voici quelques points saillants issus des résultats :

• plus de 2 000 réponses – 20 % des employés de Services aux Autochtones Canada;
• 94 % des répondants ont déclaré connaître le Code de valeurs et d’éthique du secteur public;
• 79 % des répondants ont déclaré connaître les cinq valeurs du secteur public;
• 94 % ont répondu que les valeurs du secteur public correspondent totalement (47 %) ou principalement (47 %) à leurs valeurs personnelles;
• 79 % ont déclaré avoir suivi une formation, mais 32 % ont indiqué que cela faisait au moins un an et 15 %, plus de cinq ans;
• 32 % des répondants déclarent avoir consulté le Code de valeurs et d’éthique (le Code) il y a un an, 32 % l’ont consulté l’année dernière et 25 % ne l’ont jamais consulté.
• 42 % des répondants ont déclaré que leur équipe parle du Code de valeurs et d’éthique quelques fois par an pour résoudre des problèmes éthiques, tandis que 30 % ont déclaré que leur équipe ne parle jamais du Code pour résoudre des problèmes éthiques. Un total de 6,1 % discutent quotidiennement de dilemmes éthiques en utilisant le Code;
• en ce qui concerne l’application appropriée et cohérente du Code au sein des unités de travail, 69 % des répondants sont d’accord ou tout à fait d’accord et 21 % sont neutres; 
• quant à savoir si les répondants estiment que les Codes du secteur public et de Services aux Autochtones Canada sont appliqués efficacement au sein du Ministère, 12 % sont tout à fait d’accord, 35 % sont d’accord, 35 % sont neutres, 13 % ne sont pas d’accord et 5 % ne sont pas du tout d’accord;
• en ce qui concerne l’application équitable de ces règles dans l’ensemble du Ministère, 10 % sont tout à fait d’accord, 30 % sont d’accord, 39 % sont neutres, 15 % ne sont pas d’accord et 6 % ne sont pas du tout d’accord;
• 67 % des répondants ont déclaré que le Code devrait être révisé (49 % peut-être, 18 % oui);
• quand on leur a demandé si les répondants estimaient que les Codes du secteur public et du Ministère reflètent la culture organisationnelle du Ministère, 13 % sont tout à fait d’accord, 39 % sont d’accord, 30 % sont neutres, 13 % ne sont pas d’accord et 5 % ne sont pas du tout d’accord.

Ces résultats alimenteront les conversations et les consultations du Ministère à l’avenir.

Nous avons proposé un langage à insérer dans les ententes de rendement des cadres; la question est à l’étude.

Nous avons élaboré des outils de mobilisation pour que les équipes puissent mener leurs propres conversations, ce qui comprend une méthode normalisée pour recueillir les commentaires.

Nous tiendrons des séances de mobilisation ciblées sur des sujets précis (p. ex., conflits d’intérêts, médias sociaux, technologies émergentes).

Nous travaillerons avec des collègues et des experts autochtones, ainsi qu’avec des Aînés, pour veiller à ce que le Code de valeurs et d’éthique du Ministère reflète fidèlement son mandat unique, à savoir servir exclusivement les Autochtones.

Les campagnes de communication sur les valeurs et l’éthique menées au cours de l’année écoulée comprennent les suivantes :

• la célébration du 11^e anniversaire du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, dans le cadre de laquelle une initiative éphémère a été créée pour les employés afin de promouvoir un environnement de travail sain et sûr. L’initiative a permis aux employés de répondre à un court questionnaire (deux questions) sur le Code lors de l’ouverture de session;
• un plan de communication a été élaboré pour soutenir stratégiquement les employés sur les questions de valeurs et d’éthique (p. ex., message sur les cadeaux pendant les vacances, synchronisation du message sur les activités politiques avec le calendrier électoral de la Commission de la fonction publique du Canada); 
• un message des champions pour promouvoir l’événement Une conversation sur les valeurs et l’éthique avec John Hannaford;
• un message et un concours de la championne des valeurs et de l’éthique pour promouvoir la Journée mondiale de l’éthique;
• des messages fréquents dans les bulletins hebdomadaires des employés pour promouvoir la formation.

Nous nous appuierons sur les conclusions de la vérification interne de l’initiative en matière de valeurs et d’éthique pour garantir l’amélioration continue de nos services et de notre soutien aux employés de Services aux Autochtones Canada. Cette vérification devrait avoir lieu au cours de l’exercice 2025-2026. 

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Éléments inclus dans le cadre du processus d’intégration des nouveaux employés :

• Le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public est une condition d’emploi. Ainsi, toutes les lettres d’offre et ententes de gestion du rendement mentionnent que les employés de la fonction publique du Canada sont tenus de respecter, dans le cadre de leurs conditions de travail, le Code de valeurs et d’éthique de Services aux Autochtones Canada, la nouvelle Directive sur les conflits d’intérêts ainsi que le Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
• De plus, la lettre d’offre précise que les employés doivent remplir un rapport confidentiel dans les 60 jours et le présenter à l’équipe des valeurs et de l’éthique. Des conseillers sont à la disposition des employés et des gestionnaires pour les aider à déterminer s’ils se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, et à établir des mesures d’atténuation au besoin.

La formation obligatoire est encouragée au cours du processus d’intégration, ainsi que lors de l’établissement des ententes de gestion du rendement.

Un objectif et des indicateurs de rendement ont été proposés pour les ententes de rendement des cadres. 

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Le Ministère recueille des données que l’équipe des valeurs et de l’éthique peut analyser afin de définir les domaines de risque les plus importants et les thèmes qui génèrent le plus de volume. Pour l’exercice 2023-2024, les domaines ou thèmes de risque de Services aux Autochtones Canada qui reviennent le plus souvent sont les suivants :

• emploi externe;
• activités externes;
• relations personnelles et familiales sur le lieu de travail;
• cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages;
• affectations sous forme d’échange;
• mesures relatives à l’après-mandat.

Cela dit, d’autres thèmes importants ont été mis de l’avant récemment :

• la notion de devoir de loyauté et la volonté de recruter un grand nombre d’Autochtones pour travailler au sein du Ministère. Cela peut être difficile à concilier avec l’équilibre entre la liberté d’expression et les droits individuels, ainsi qu’avec la signification du rôle de fonctionnaire. Des avis francs et une mise en œuvre loyale;
• l’idée que, pour certains, le Code peut être perçu comme une arme contre les groupes méritant l’équité et utilisé pour se conformer à la loi plutôt que pour favoriser un lieu de travail sain et respectueux;
• la tension qui existe entre les codes de conduite professionnels et la prise de décision hiérarchique, où les décisions sont fondées sur une gamme de points de vue, et non sur un seul, p. ex., scientifique;
• les Codes, le devoir de loyauté et la directive sur les conflits d’intérêts sont considérés comme des listes de choses à ne pas faire, alors qu’ils pourraient être présentés de manière plus positive comme des listes de choses à faire.

Nous attendons avec impatience que d’autres thèmes soient discutés au cours de la phase de consultation et de collecte de commentaires de la révision du Code. 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Des séances de formation sur l’utilisation des médias sociaux ont été élaborées au début de 2021 dans le but d’aider les employés à trouver un équilibre entre notre liberté d’expression (en tant que citoyens canadiens) et notre devoir de loyauté (en tant que fonctionnaires). Ces séances donnent des conseils pratiques sur la manière de faire preuve de discernement lors de l’utilisation des médias sociaux; l’objectif est de prévenir les conflits d’intérêts en ne critiquant pas le gouvernement du Canada sur les tribunes publiques.

Un outil d’évaluation est utilisé à la fin de la formation pour recueillir les commentaires des participants.

Nous nous attendons à ce que d’autres thèmes ressortent au fur et à mesure que nous poursuivons le dialogue au sein du Ministère. De tels renseignements seront utiles pour adapter notre formation, nos activités de sensibilisation et d’autres initiatives potentielles visant à intégrer les valeurs et l’éthique au sein de l’organisation de manière plus complète. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Au fur et à mesure que Services aux Autochtones Canada recueillera les commentaires des employés, des principaux partenaires et des communautés d’employés, nous élaborerons un plan qui reflétera les résultats de nos consultations, ainsi que les pratiques exemplaires que nous avons relevées en cours de route. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux sont utilisés comme outil pour établir les lacunes des employés du Ministère dans la compréhension du Code et des questions connexes.

Le récent sondage éclair sur les valeurs et l’éthique sera également utilisé pour alimenter notre définition des priorités et fournira des thèmes généraux qui démontrent la sensibilisation dans le Ministère et les lacunes potentielles où une attention ciblée est nécessaire. 

Le partenariat entre les ombudsmans et l’équipe des valeurs et de l’éthique permet d’échanger de l’information à un niveau élevé et global afin de déterminer les domaines de risque et d’intervention.

Nous ferons le suivi du nombre d’activités de mobilisation, du nombre d’employés participant à ces activités, du nombre d’employés formés au cours de certaines périodes, du nombre d’interactions des employés avec l’équipe des valeurs et de l’éthique, du nombre de déclarations de conflits d’intérêts, en particulier la déclaration « NUL », et de la rétroaction que nous recevons des formulaires de commentaires des participants aux séances de formation, qui sont tous des indicateurs que nous prendrons en compte pour mesurer une sensibilisation accrue des employés.

Les conclusions tirées de la vérification interne des valeurs et de l’éthique constitueront une autre source. Cette vérification devrait avoir lieu au cours de l’exercice 2025-2026.

En ce qui concerne les indicateurs désagrégés, il s’agit d’une question qui n’a pas encore été tranchée. Nous croyons que cela permettrait d’obtenir de l’information plus détaillée pour prendre des décisions. 

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Services aux Autochtones Canada met beaucoup l’accent sur le respect. En fait, il a élaboré une Charte du respect.

Élaborée grâce aux efforts conjoints des cadres supérieurs et des représentants syndicaux de Services aux Autochtones Canada, la Charte du respect reflète un engagement commun à favoriser et à maintenir des environnements de travail respectueux et sûrs. Nous espérons que tout le personnel du Ministère s’engagera comme nous à reconnaître en quoi nos rôles et nos actions favorisent un milieu de travail sain, agréable et respectueux.

C’est avec respect, humilité et courage que nous souhaitons poursuivre ce parcours pour repenser les valeurs et l’éthique avec un nouvel état d’esprit, en utilisant la narration comme moyen de mieux comprendre nos rôles en tant que fonctionnaires.

Nous voulons le faire de la bonne façon et nous prendrons le temps nécessaire pour nous assurer que nous atteignons cet objectif. 

Le processus que nous suivrons pour atteindre nos objectifs dans le cadre de cette initiative sera aussi important que la réalisation des objectifs. Nous devons faire preuve de réflexion au moment d’entamer les conversations, la révision du Code et la formation et les outils qui nous guideront dans notre travail quotidien, en nous efforçant d’accomplir le mandat du Ministère.

Nous travaillons « en collaboration avec des partenaires en vue d’améliorer l’accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Notre vision est d’appuyer et d’habiliter les Autochtones afin qu’ils puissent offrir de façon indépendante des services et aborder les différentes conditions socio-économiques au sein de leurs collectivités ».

Ce mandat unique nous oblige à avoir des conversations courageuses et à veiller à ce que le Code du Ministère puisse continuer à soutenir ses employés dans la réalisation de ce mandat. Cela signifie également que les syndicats et les employés nous demandent de rendre des comptes sur la façon dont les décisions sont prises, la transparence et le respect des valeurs, par exemple en ce qui concerne les décisions relatives au retour sur le lieu de travail et les attentes en matière de souplesse et de prise en compte de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.