Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Bien que la plupart des éléments aient déjà été mis en œuvre, il est attendu que le Parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) (qui a été mis à jour par l’EFPC de sorte à inclure du nouveau matériel d’apprentissage, notamment, la trousse d’outils pour discuter des valeurs et de l’éthique) sera officiellement intégré aux plans d’apprentissage du Secrétariat de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement (OSSNR), pendant l’exercice 2024‑2025.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Secrétariat de l’OSSNR a été créé en 2019, et son premier code de conduite a été adopté en 2021. En outre, le Code de conduite se fonde sur le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et reflète des éléments propres au mandat et aux activités du Secrétariat. Il est attendu qu’un examen du Code de conduite sera réalisé au cours de l’exercice 2024‑2025, pour veiller à ce qu’il continue de se conformer aux exigences législatives et en matière de politiques en plus de répondre aux besoins organisationnels.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Secrétariat de l’OSSNR a amorcé le processus d’examen de son Code de conduite.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les éléments concernant les valeurs et l’éthique ont été intégrés aux ententes de gestion du rendement ainsi qu’aux discussions connexes, et ce, à tous les niveaux hiérarchiques allant du directeur général à l’ensemble des employés, en passant par les divers paliers de direction et de gestion.

Au moins une fois par année, les Ressources humaines du Secrétariat de l’OSSNR envoient un courriel à tous les membres du personnel pour leur rappeler ce qui suit : leurs obligations en vertu du Code de valeurs et d’éthique du secteur public ainsi que du Code de conduite organisationnel; les processus de divulgation des actes répréhensibles; et leur obligation de soumettre un rapport confidentiel visant à prévenir les conflits d’intérêts, lorsque des éléments de leur situation ont changé. En accompagnement de ces rappels, il faut compter un certain nombre d’outils et de ressources, notamment le Parcours d’apprentissage sur les valeurs et l’éthique de l’EFPC; le document Les valeurs au quotidien : Guide de discussion du Code de valeurs et d’éthique du secteur public du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines; ainsi que les outils de l’EFPC qui permettent aux fonctionnaires de naviguer efficacement dans les médias sociaux.

Dans le cadre de la réactualisation des discussions sur les valeurs et l’éthique dans l’ensemble de la fonction publique, les Ressources humaines ont fait la promotion, auprès de tous les membres du personnel, de l’événement « Une conversation sur les valeurs et l’éthique avec John Hannaford », organisé le 1^er mars 2024 par l’EFPC.

Le Secrétariat de l’OSSNR reconnaît qu’il importe de disposer de divers moyens favorisant la mobilisation des employés relativement aux valeurs et à l’éthique, particulièrement lorsque l’on considère que certaines personnes pourraient ne pas se sentir à l’aise de discuter ouvertement de cette question avec les membres de la gestion. Dans le but de renforcer le sentiment de confiance et de créer des espaces sûrs propices à la tenue de ce type de discussion, le Secrétariat a mis en œuvre l’initiative des « intermédiaires impartiaux ». Ce groupe se compose de trois employés issus de divers secteurs d’activité, qui agissent comme intermédiaires permettant aux employés d’aborder informellement et en toute confidentialité des préoccupations liées au lieu de travail. Ainsi, ces intermédiaires impartiaux peuvent aider les employés à explorer les solutions possibles ou encore à porter les questions de nature générales ou systémiques à l’attention de la haute direction, ce qui a pour objet de favoriser le maintien d’un climat de travail positif.

Le Comité sur la santé mentale et le mieux-être du Secrétariat de l’OSSNR joue également un rôle actif dans la promotion de la communication ouverte sur des sujets comme les valeurs et l’éthique au niveau de la haute direction. Par exemple, ce comité a été chargé par le directeur général du Secrétariat de l’OSSNR d’examiner les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2022 et de recommander des améliorations le cas échéant. Les observations et les recommandations du comité – notamment la recommandation voulant qu’un membre de l’équipe de gestion soit nommé à titre de champion des valeurs et de l’éthique pour l’organisation – ont été énoncées dans un rapport mis à la disposition de la haute direction à l’automne de 2023 aux fins de discussion.

Le comité a également tenu un rôle important dans la réalisation de l’Enquête de Protégeons la santé mentale au travail auprès des employés, ainsi que dans la facilitation de petits groupes de discussion où l’on a discuté de cinq facteurs psychosociaux considérés comme prioritaires par les employés – notamment la culture organisationnelle – lors d’une journée de réflexion tenue en décembre 2022 pour tout le personnel. Dans le contexte de ces discussions, les membres du personnel ont fait part de plusieurs observations, notamment, qu’il faudrait en faire davantage pour améliorer l’accès à l’information concernant les valeurs et l’éthique. Ces commentaires de même que les recommandations du comité – lesquelles proposent, notamment, que les gestionnaires tiennent périodiquement des conversations sur les valeurs et l’éthique avec leurs équipes respectives et que l’information sur les valeurs et l’éthique soient publiées dans l’intranet – ont été transmis au directeur général du Secrétariat de l’OSSNR.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés
• Des mesures sont intégrées dans la planification de carrière et de la relève (p. ex. superviseur, gestionnaire, directeur)

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Pendant le processus d’entrée en fonction, tous les nouveaux employés sont tenus d’assister à une séance de sensibilisation organisée par l’agent principal des valeurs et de l’éthique, des conflits d’intérêts et de la divulgation d’actes répréhensibles du Secrétariat de l’OSSNR.

Les plans d’apprentissage que les Ressources humaines du Secrétariat de l’OSSNR ont élaborés pour les employés de tous les niveaux organisationnels comprennent des formations obligatoires sur les valeurs et l’éthique. Chaque employé est tenu de suivre le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301) de l’EFPC, alors que les gestionnaires et les membres de la direction doivent également suivre le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (FON302).

Des ateliers sur le respect du décorum ont été préparés à l’interne et sont offerts dans le cadre de la Série d’activités de perfectionnement professionnel du Secrétariat de l’OSSNR, pour veiller à ce que les employés de tous les secteurs d’activités disposent des outils nécessaires pour être en mesure de respecter un haut niveau de professionnalisme et de courtoisie dans leurs interactions avec les membres de l’Office de surveillance, que ce soit dans le cadre du travail quotidien ou lorsque les membres tiennent leurs réunions.

Un cours de rappel sur le professionnalisme a également été préparé à l’interne et a été suivi par tous les conseillers juridiques.

Des objectifs qualitatifs ayant trait aux valeurs et à l’éthique sont énoncés dans les ententes de gestion du rendement. De plus, dans le cadre des nouveaux programmes de perfectionnement du Secrétariat de l’OSSNR (mis en place pendant l’exercice 2023‑2024) destinés aux analystes d’examens ainsi qu’aux praticiens du droit, les objectifs en matière de pratiques éthiques, de professionnalisme et d’intégrité personnelle doivent être pris en compte lorsqu’il s’agit d’établir si les participants sont prêts à accéder à un niveau supérieur, et ce, jusqu’au rôle de superviseur. Les participants doivent également suivre une formation obligatoire portant sur les valeurs et l’éthique.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

La civilité et le respect à l’égard des personnes en milieu de travail font partie des thèmes fréquemment cités, non seulement dans les résultats du SAFF de 2022 et de l’Enquête de Protégeons la santé mentale au travail auprès des employés réalisée à l’automne 2022 par le Comité sur la santé mentale et le mieux-être du Secrétariat de l’OSSNR, mais aussi pendant les entrevues de fin d’emploi qui ont eu lieu au cours de l’exercice 2023‑2024.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Conjointement avec les Services organisationnels spécialisés de Santé Canada, le Secrétariat de l’OSSNR a retenu les services d’un tiers fournisseur de services appelé à donner une formation sur la civilité et le respect en milieu de travail. Cette formation a d’ailleurs été conçue en fonction du contexte et des besoins organisationnels. En effet, les employés avaient été interrogés par les intermédiaires impartiaux concernant les sujets qu’il conviendrait d’aborder pendant la formation. Deux séances de formation ont été données en février 2024, l’une aux gestionnaires et l’autre au personnel. L’objectif de cette démarche était d’informer les participants pour les rendre aptes à reconnaître les facteurs de risque qui sont présents en milieu de travail, pour les aider à prendre des mesures simples et efficaces visant à prévenir les incivilités, et pour améliorer leur aptitude à réagir adéquatement aux manifestations d’incivilité tout en reconnaissant que ce type de situation peut engendrer du harcèlement et de la violence s’il n’est pas résolu suffisamment tôt. Cette activité d’apprentissage a également été conçue pour promouvoir les comportements axés sur le respect des personnes; pour favoriser la création et le maintien d’un environnement de travail sûr et sain; et pour encourager la solidarité dans un milieu qui favorise l’ouverture, l’honnêteté et la transparence, et qui incite à la mobilisation, à la collaboration et à la communication respectueuse.

En s’appuyant sur les éléments fondamentaux qui se dégagent de ces discussions dirigées, le Secrétariat de l’OSSNR continue de travailler avec son effectif sur les questions de civilité et de respect grâce à des communications régulièrement acheminées à l’ensemble du personnel, à l’ajout d’activités d’apprentissage (p. ex. sur la prévention du harcèlement), et à la mobilisation de divers réseaux d’employés, notamment le Comité sur la santé mentale et le mieux‑être ou encore le Comité sur l’équité en matière d’emploi, la diversité et l’inclusion (EEDI).    

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Au cours de l’exercice 2023‑2024, l’OSSNR enrichi sa vision, sa mission et ses valeurs suivant de nombreuses consultations auprès des employés du Secrétariat et des membres de l’Office de surveillance. Il s’agit là du point culminant d’une approche qui est intentionnellement axée sur la base et sur les discussions internes concernant les valeurs institutionnelles, et qui reflète un consensus pour ce qui a trait aux valeurs sur lesquelles le travail de l’Office de surveillance et du Secrétariat doit s’appuyer.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le Secrétariat de l’OSSNR se propose de jauger le degré de sensibilisation des employés à l’importance des valeurs et de l’éthique dans leurs travail quotidien en analysant les résultats du SAFF et d’autres études, les entrevues de fin d’emploi et les commentaires reçus de la part du Comité sur la santé mentale et le mieux‑être, et du Comité sur l’EEDI.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

En réaction aux résultats des études mentionnées précédemment, le Comité sur la santé et le mieux‑être du Secrétariat de l’OSSNR a recommandé – fort de l’appui de l’agent principal des valeurs et de l’éthique, des conflits d’intérêts et de la divulgation d’actes répréhensibles – qu’un champion des valeurs et de l’éthique soit nommé pour soutenir les efforts de promotion des valeurs et de l’éthique en veillant à ce que le personnel soit régulièrement mobilisé. Conséquemment, une membre de l’équipe de gestion a manifesté son vif intérêt pour cet enjeu et a accepté de tenir le rôle de championne des valeurs et de l’éthique au printemps de 2024.

Même si le présent questionnaire d’autoévaluation se concentre sur les fonctionnaires et non sur les personnes nommées par le gouverneur en conseil, le Secrétariat de l’OSSNR tient à souligner que dès leur nomination, les nouveaux membres de l’Office de surveillance sont avisés des responsabilités en matière d’éthique qui leur incombent en tant que titulaires d’une charge publique. Le Secrétariat de l’OSSNR leur donne également un accès complet aux ressources qui leur permettront de remplir leurs obligations en cours de mandat, notamment celles qui sont précisées par le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique. De plus, à la demande de la présidente, les membres de l’Office de surveillance assistent tous à une séance de rappel annuelle sur les responsabilités qu’ils doivent assumer en matière d’éthique, à titre de titulaires d’une charge publique.