Bureau de l’Ombudsman de l’approvisionnement

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Bureau de l'ombud de l'approvisionnement (BOA) tire profit des formations de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et du système de gestion de l’apprentissage ALTO. Tous les nouveaux employés embauchés doivent suivre le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés ou pour les gestionnaires (selon leur rôle) de l’EFPC.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Oui, les plans d’apprentissage et de perfectionnement (PAP) sont conçus pour chaque employé et ils contiennent tous les cours obligatoires.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Non, mon organisation a déterminé que son code de conduite ne nécessite aucune mise à jour.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BOA est fourni à tous les employés embauchés et envoyé une fois par année à tous les employés.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Des discussions sur les valeurs et l’éthique sont tenues à toutes les échelles depuis le moment où l’on envisage d’engager un employé jusqu’à son départ. En tant que fonctionnaire représentant le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement, chaque membre de l’équipe se doit de respecter les attentes précises du niveau d’intégrité et de professionnalisme à adopter.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

En plus de la liste ci-dessus, la haute direction soulève la question de valeurs et d’éthique lors des réunions sur la planification stratégique ainsi que lors des réunions de tout le personnel afin de souligner son importance et d’assurer qu’elle demeure prioritaire.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Comme l’ont démontré certains examens des pratiques d’approvisionnement (EPA) menés par notre Bureau, il faut recueillir et conserver les formulaires de conflits d’intérêts pour tous les employés. Des rappels plus clairs et plus fréquents s’imposent pour informer les employés quand ils doivent remplir ces formulaires ou quand ils doivent communiquer tout changement sur leur situation personnelle. Il serait également de mise d’indiquer aux employés à qui ils doivent s’adresser à l’interne pour signaler tout acte répréhensible et de leur donner un aperçu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Outre la déclaration sur les conflits d’intérêts courante, le BOA dispose de formulaires de conflit d’intérêts pour les EPA, les examens des plaintes et les règlements extrajudiciaires des différends (RED) afin de préserver la neutralité du BOA. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Le conseiller juridique interne du BOA s’affaire à faire une présentation à l’ensemble du personnel sur les conflits d’intérêts.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le sondage annuel auprès des fonctionnaires du BOA.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

s.o.