Bureau du Ombudsman de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le bureau de l’ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes (« l’ombudsman ») est un organisme de surveillance autonome qui est indépendant de la chaîne de commandement des Forces armées canadiennes et de l’administration du ministère de la Défense nationale.

Bien qu’il soit indépendant dans toutes les décisions opérationnelles et qu’il relève directement du ministre de la Défense nationale, l’ombudsman se conforme à la politique de l’organisme central et du MDN. L’ombudsman se conforme entièrement au Code de valeurs et d’éthique du secteur public et au Programme d’éthique de la Défense.

Il est à noter que l’ombudsman est une petite organisation comptant moins de 100 employés. L’ombudsman dispose d’une équipe d’experts dévoués qui fournissent des conseils et un soutien aux personnes en cas de besoin et une formation régulière sur les questions liées aux valeurs et à l’éthique. L’ombudsman est représenté au sein du réseau interministériel sur les valeurs et l’éthique et porte les questions pertinentes à l’attention de l’organisation. Des formations sont dispensées à l’ensemble de l’organisation, y compris au moins une formation annuelle pour l’ensemble du personnel, et portent souvent sur des questions d’actualité ou sur des questions particulières liées au travail de l’ombudsman. Compte tenu de la petite taille de l’organisation et des ressources consacrées aux valeurs et à l’éthique, un plan de formation régulière réparti au niveau divisionnaire n’est pas nécessaire à la bonne administration du programme.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Voir la réponse ci-dessus.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

À l’heure actuelle, le bureau de l’ombudsman ne dispose pas d’un code de conduite propre à l’organisation. Néanmoins, nous concentrons et offrons régulièrement de la formation sur les principes et les valeurs associés au travail d’un ombudsman (indépendance, confidentialité, neutralité, équité). Toutefois, la conversation renouvelée du greffier sur les valeurs et l’éthique a donné lieu à un projet visant à élaborer un code de conduite propre à l’organisation adapté aux besoins de ce bureau et aux principes qui sous-tendent le travail que nous faisons. La cible pour terminer cet examen est la fin de l’exercice 2024-2025.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Voir la réponse ci-dessus.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Chaque nouvel employé de notre bureau prête serment de service et reçoit des informations sur le Code de valeurs et d’éthique du secteur public pendant une séance d’intégration avec un membre de l’équipe chargée des valeurs et de l’éthique. Ils reçoivent également des ressources et sont encouragés à communiquer avec l’équipe d’experts s’ils ont des préoccupations ou des questions.

L’ombudsman organise une séance de formation annuelle, lors d’un événement à l’intention de tout le personnel, portant sur un ou plusieurs des comportements attendus des fonctionnaires.

Lorsque des questions d’actualité et précises liées aux valeurs et à l’éthique sont portées à la connaissance de tout le personnel dans le cadre de présentations ou de documents pédagogiques écrits. Par exemple, pendant une période électorale, on a rappelé aux employés les lignes directrices relatives aux activités politiques et on les a dirigés vers les ressources disponibles de la Commission de la fonction publique.

Lorsque des personnes ont des questions concernant leurs activités, elles reçoivent des conseils conformes au Code de valeurs et d’éthique du secteur public.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les nouveaux employés sont informés des valeurs et de l’éthique, en général, ainsi que des personnes à contacter au sein de l’organisation pour toute question. Cela se fait lors de séances d’intégration spécialisées avec un membre de l’équipe chargée des valeurs et de l’éthique et est renforcé par la fourniture d’informations écrites et une formation obligatoire.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Certains des thèmes récurrents qui ont émergé des conversations au sein du bureau ont trait aux conflits d’intérêts, à la participation à des activités politiques, à l’engagement dans les médias sociaux et à la promotion d’un milieu de travail respectueux.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Compte tenu de la petite taille de notre organisation, nous avons abordé les thèmes récurrents de façon ponctuelle et dans le cadre d’un dialogue continu. Cela se faisait sur une base hebdomadaire, au besoin, avant la pandémie. Les ajustements apportés à un milieu de travail hybride ont donné lieu à des discussions plus formelles et moins fréquentes.

Les activités politiques font normalement l’objet de discussions pendant les périodes électorales; certaines discussions ont été suscitées par des reportages sur des activités inappropriées sur les médias sociaux et des activités démontrant une éthique douteuse. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les évaluations en milieu de travail liées à la prévention du harcèlement et de la violence ont favorisé les conversations, notamment en ce qui a trait au respect des personnes.

Le groupe de travail du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de l’ombudsman (un groupe composé de représentants de toutes les sections du bureau chargé de formuler des recommandations pour remédier aux lacunes relevées dans le sondage) a également favorisé certaines conversations sur les valeurs et l’éthique. 

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

À l’heure actuelle, les meilleures mesures de sensibilisation proviennent des résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux et des questions soumises et discutées lors d’événements à l’intention de tout le personnel.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Le Bureau de l’ombudsman a toujours insisté sur l’importance des codes de valeurs et d’éthique applicables, y compris le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, Programme d’éthique de la Défense et les politiques ou programmes qui les ont précédés. Les employés sont informés de ces attentes et exigences, de façon générale et individuelle. L’équipe des valeurs et de l’éthique est facilement accessible et disponible pour répondre aux questions ou aux préoccupations dans un court laps de temps.

Des discussions, des consultations et des travaux ont commencé sur un code de conduite propre à l’organisation, en partie en raison de la conversation renouvelée sur les valeurs et l’éthique. Ce code prend le Code de valeurs et d’éthique du secteur public comme point de départ et sera adapté au travail de l’ombudsman et aux principes de l’ombudsman.

De plus, le Bureau de l’ombudsman continue de travailler avec le ministère de la Défense nationale sur une approche à l’égard des divulgations internes d’actes répréhensibles qui respecte les exigences légales ainsi que l’indépendance du Bureau de l’ombudsman et la relation sans lien de dépendance avec le Ministère, et qui ne menace donc pas la capacité de l’ombudsman de fournir des services neutres et objectifs à ses électeurs.