Commissariat à l’information du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Non

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

En tant que petite organisation, le Commissariat à l’information du Canada (ci-après Commissariat) fait plutôt la promotion des programmes de formations déjà développés par d’autres organisations dont l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).

En effet, comme il n’a pas les ressources humaines et financières pour élaborer de tels programmes, il prévoit poursuivre en ce sens.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

(Même réponse que pour la précédente)

En tant que petite organisation, le Commissariat fait plutôt la promotion des programmes de formations déjà développés par d’autres organisations dont l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).

En effet, comme il n’a pas les ressources humaines et financières pour élaborer et mettre en œuvre de tels programmes, il prévoit poursuivre en ce sens.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Oui, mon organisation a mis à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Le Commissariat a procédé à la révision complète de son Code de valeurs et d’éthique (Code) en 2022. Pour ce faire, il a travaillé en collaboration avec plusieurs acteurs clés dont les employés, les syndicats, les gestionnaires et directeurs ainsi que la haute gestion, les comités internes (par exemple : Comité de l’équité, de la diversité et de l’inclusion [EDI]). C’est au terme de plusieurs consultations auprès de ces acteurs clés qu’il en est venu à cette mise à jour importante de son Code. Cette dernière portait principalement sur les éléments suivants :

• clarification de rôles et responsabilités;
• actualisation des valeurs ainsi que des comportements attendus afin de les rendre plus concrets et de s’assurer qu’ils soient arrimés avec le Plan stratégique de 2020-2025 du Commissariat ainsi qu’avec la réalité d’aujourd’hui;
• clarification de la section « manquement au Code »;
• création de trois nouvelles sections :
  • Médias sociaux (présence numérique ou autres)
  • Alcool, cannabis, drogues et certains médicaments
  • Ressources (sources d’information)

Afin de faciliter la transition vers ce nouveau Code, l’organisation a diffusé des capsules d’information par le biais de son infolettre, et ce, pendant plusieurs semaines. Ces dernières portaient sur des éléments importants que l’organisation souhaitait mettre en lumière.

Malgré que le Commissariat ait déjà procédé à cette révision, il demeure attentif aux réflexions et aux préoccupations qui ressortent des discussions qu’il poursuit avec ses employés afin d’ajuster son Code au besoin ou en fonction du contexte émergent.

Finalement, dans le cadre des discussions récentes portant sur les valeurs et l’éthique, le Commissariat a entrepris de bonifier sa page intranet portant sur les valeurs et l’éthique. Il a ajouté du matériel en lien avec les discussions, incluant les messages du greffier et le Rapport d’étape de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le Commissariat a entrepris différentes mesures dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique. Concrètement, le Commissariat a tenu des discussions à différents niveaux de l’organisation (par le biais de rencontres d’équipe fonctionnelles, avec des comités internes, la haute gestion, etc.).

Une autre des mesures importantes fut un atelier obligatoire pour tout le personnel qui a eu lieu en mai 2024. Lors de cet atelier, plusieurs éléments importants des codes de valeurs et d’éthique ont été discutés dont les fondements légaux, les conséquences possibles au non-respect des codes, ainsi qu’un rappel des valeurs, des définitions de conflits d’intérêts, de l'obligation des employés et des ressources disponibles. L'atelier s'est avéré un franc succès et a engendré des discussions et une mobilisation auprès de tous les employés.

Par ailleurs, le Commissariat a mis en place des mesures lui permettant de réitérer avec ses employés, sur une base régulière, les éléments importants des codes de valeurs et d’éthique dont la responsabilité personnelle de tous les fonctionnaires fédéraux. De plus, à chaque année lors du lancement du cycle de gestion de rendement, les gestionnaires doivent discuter des codes avec les membres de leur équipe suite à quoi les employés doivent signer une attestation.

Finalement, des initiatives ont également été créées par des domaines fonctionnels. Par exemple, la direction des finances a mis sur pied un comité de vérification des contrats afin d’assurer une prise de décisions éthique transparente et cohérente à l’échelle de l’organisation.

Il prévoit poursuivre en ce sens. 

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le Commissariat a déjà mis en place certaines mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique aient lieu de manière continue. Par exemple, il a intégré la signature d’une attestation de prise de connaissance des codes de valeurs et d’éthique, incluant l’engagement de la poursuite de formations obligatoires, au processus d'intégration des nouveaux employés ainsi que dans son cycle de gestion de rendement. Ces deux occasions permettent aux gestionnaires de discuter avec leurs employés de la responsabilité personnelle comme fonctionnaires, des comportements attendus et de faire le suivi en ce qui a trait aux formations obligatoires.

De plus, le Commissariat prévoit poursuivre les conversations au sein des différentes équipes de travail, du Comité EDI, du Comité de la haute direction et il a intégré cette exigence dans son Plan intégré sur l’équité, la diversité et l’inclusion.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Plusieurs thèmes sont ressortis lors des conversations avec les employés à l’échelle de l’organisation. Entre autres, l'utilisation des médias sociaux, l’impact du travail hybride, l’importance de continuer d’avoir des discussions constructives à tous les niveaux de l’organisation, de poser des actions concrètes ainsi que d'avoir accès à des formations concernant les valeurs et l’éthique.

De plus, les discussions ont permis de faire ressortir l’importance pour les employés du Commissariat d’appliquer les valeurs de l’organisation et de la fonction publique dans leur travail au quotidien. De plus, et considérant que la transparence est au cœur de la mission du Commissariat, les employés se font un devoir d’adopter les valeurs et un comportement éthique.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Bien que le Commissariat prévoie s’appuyer davantage sur les programmes de formation développés par d’autres organisations dont l’ÉFPC, il a tout de même entrepris certaines mesures à l’interne. Par exemple, il planifie tenir d’autres ateliers lui permettant de discuter avec tout le personnel au cours de la prochaine année. Ces discussions futures seront des occasions de couvrir à nouveau des éléments théoriques portant sur les thèmes récurrents par le biais d’études de cas concrets provenant de situations en lien avec leurs tâches opérationnelles. Il prévoit également que des discussions se poursuivront par secteur d’activité afin de couvrir les spécificités et les enjeux éthiques en fonction de domaine précis. 

De plus, le Commissariat organise régulièrement, par le biais de son Comité EDI, des conférences destinés à tous ses employés et qui portent sur des thèmes d’actualité touchant les groupes en quête d’équité. Il s’agit d’une occasion de sensibilisation importante qui donne lieu à des échanges riches et humains.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Au Commissariat, la tenue d’un atelier de tout le personnel qui incluait des discussions en sous-groupe a particulièrement bien fonctionné pour favoriser une conversation riche et authentique au sein de l’organisation. Ces discussions ont permis de constater à quel point les employés du Commissariat étaient engagés et avaient à cœur l'adhésion aux valeurs et à l'éthique de la fonction publique. C’est pourquoi le Commissariat souhaite tenir d’autres activités similaires dans le futur.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le Commissariat prévoit utiliser différents indicateurs afin de mesurer le niveau de connaissance accru de ses employés. Outre le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, le Commissariat prévoit utiliser des questionnaires de rétroaction qu’il fera parvenir suite aux événements futurs qu’il organisera en lien avec les valeurs et l’éthique. Toutefois, les données recueillies par le biais de ces médiums ont certaines limites considérant le respect de la vie privée et de la confidentialité. Étant donné la petite taille de l’organisation, il est souvent impossible de ventiler ses données afin d’aller chercher des renseignements précis.

Finalement, comme il est prévu de poursuivre des discussions au sein des équipes de travail, ces dernières permettront également aux gestionnaires, et ultimement à l’organisation, de prendre le pouls de ses employés quant à leur niveau de connaissances et de recueillir des données.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

En ce qui a trait aux recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministre sur les valeurs et l’éthique, le Commissariat peut fièrement dire qu’il a déjà amorcé la mise en œuvre de recommandations dont poursuivre les dialogues afin d’obtenir « une mobilisation inclusive, qu’elle maximise la participation des employés à tous les niveaux et qu’elle garantisse des espaces psychologiquement sûrs pour une réflexion ouverte, franche sur les enjeux et les défis réels. »

En effet, son premier atelier sur les valeurs et l’éthique a respecté ces recommandations et le Commissariat poursuivra en ce sens. D’ailleurs, la Commissaire à l’information a été ravie et son enthousiasme a été témoigné en première page de l’infolettre hebdomadaire du Commissariat qui a suivi l’événement afin de maintenir ce dialogue continu.

Par conséquent, il y aura d’autres discussions à venir à tous les niveaux de l’organisation et avec les différents comités internes tel que le Comité EDI, les comités de la haute gestion ou de certains groupes de travail.