Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a mis en place un plan de formation sur les valeurs et à l’éthique spécifique à l’organisation. Des plans de formation au niveau des divisions sont présentement en élaboration. L’échéance prévu pour la mise en œuvre complète des plans de formation des divisions est l’hiver 2024.

Niveau organisationnel

Le Commissariat à la protection de la vie privée (Commissariat) est une petite organisation comptant moins de 225 équivalents temps plein. Des plans de formation pour tous les employés, les gestionnaires (y compris les cadres supérieurs) et les communautés fonctionnelles sont en place au moyen de parcours d’apprentissages. Notre avons intégré dans notre cadre de formation le suivi de la conformité des parcours d’apprentissages du Commissariat et la réalisation de suivis auprès des employés et des membres de la direction quant à la complétion des cours obligatoires. 

Le parcours d’apprentissage du Commissariat s’adressent à tous les employés et inclut le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301) comme formation obligatoire. Ce cours doit être suivi dans les trois premiers mois d’emploi au Commissariat et un renouvellement de la formation est requis tous les cinq ans. Le Commissariat a également inclut dans le parcours Utiliser les médias sociaux en tant que fonctionnaire (TRN125) comme cours recommandé. En plus des formations qui font partie du parcours d’apprentissage s’adressant à tous les employés, le cours Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (FON302) est obligatoire pour les gestionnaires au Commissariat.

Le Commissariat organise une séance d’orientation obligatoire pour tous les nouveaux employés, à laquelle ces derniers doivent participer dans les trois mois suivant leur arrivée. La séance d’orientation vise à transmettre des renseignements sur les valeurs et l’éthique, les codes de conduite et les ressources supplémentaires accessibles aux employés, dont un lien vers un guide sur l’utilisation des médias sociaux qui a été créé par le Commissariat. Les séances d’orientation sont tenues régulièrement et le contenu est mis à jour lorsque nécessaire. En plus de la séance d’orientation, le champion des valeurs et de l’éthique rencontre désormais tous les nouveaux employés pour discuter des valeurs et de l’éthique et les conflits d’intérêts.

En outre, les formations suivantes proposées par l’École de la fonction publique du Canada comprennent des éléments relatifs aux valeurs et à l’éthique et figurent dans les différents plans de formation :

• Programme de formation sur la délégation de pouvoirs : Gérer les personnes de manière efficace (COR152 – pour les cadres et dirigeants à qui des pouvoirs ont été délégués);
• Les fondements de la dotation dans la fonction publique (COR111 – pour le personnel des ressources humaines et des services de dotation en personnel);
• Pratiques de gestion des contrats (COR 408 – pour les employés responsables de l’approvisionnement et de la gestion du matériel).

Le Commissariat prévoit également d’organiser régulièrement des activités d’apprentissage sur certains thèmes liés aux valeurs et à l’éthique; ces thèmes seront choisis en fonction des questions qui sont les plus fréquemment posées.

Niveau des divisions

Le champion des valeurs et de l’éthique rencontre désormais chaque nouvel employé du Commissariat individuellement. Comme les conversations se déroulent de façon individuelle, elles sont pertinentes pour le travail spécifique de l’employé.

Le Commissariat travaille actuellement à mettre sur pied un groupe de travail composé de représentants des différents secteurs de l’organisation. Il aura pour but de mettre au point un outil de formation qui proposera des scénarios concrets sur la manière de mettre les valeurs en pratique, de même que des scénarios de situations de conflits d’intérêts réels ou potentiels propres à chaque secteur. Ces scénarios permettront aux employés de comprendre les notions de valeurs, d’éthique et de conflits d’intérêts de manière plus tangible, et d’une façon qui soit applicable à leur travail au quotidien. Ils serviront de fondement à la formation créée pour les divisions. Afin de rappeler aux employés leurs obligations en matière de valeurs et d’éthique, et de traiter de certaines considérations propres à leur travail, le Commissariat ajoutera une obligation de formation annuelle au sein de chaque secteur. 

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

À la suite de la réunion de tout le personnel du Commissariat en janvier 2024, laquelle portait essentiellement sur les valeurs et l’éthique, il a été déterminé que le code de conduite du Commissariat devait être mis à jour. Il a également été décidé que de légères modifications devaient être apportées au Code de conduite du Commissariat, afin de clarifier et de mettre à jour la définition de certains des comportements attendus de manière à mieux refléter le contexte actuel de la protection de la vie privée au Canada, l’évolution du mandat de l’organisation et les changements apportés à nos méthodes depuis l’avènement du contexte de travail hybride. Le Commissariat a élaboré une ébauche du code de conduite révisé et mis à jour en se basant sur les commentaires recueillis lors de la réunion de tout le personnel. L’échéance prévue pour la révision et la mise à jour du code de conduite du Commissariat est septembre 2024.

Voici l’échéancier et les prochaines étapes prévues dans le processus de révision et de mise à jour du code de conduite du Commissariat :

• Révision initiale et mise à jour - Printemps 2024 (en cours)
• Consultation du conseil de gestion - Été 2024
• Consultation des champions, comités et réseaux et employés pour obtenir de la rétroaction - Août à septembre 2024
• Ajout des changements et obtention de l’approbation - Octobre à novembre 2024
• Communication à tous les employés - Décembre 2024

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Mobilisation de l’ensemble du personnel

Le 31 janvier 2024, le Commissariat a organisé une réunion virtuelle pour l’ensemble du personnel. Celle-ci portait sur le thème des valeurs et de l’éthique. La réunion a débuté par une présentation sur le thème des valeurs et de l’éthique et sur leur application au sein de notre organisation.

Les employés et les gestionnaires ont participé à un atelier de 90 minutes, durant lequel ils ont été séparés par groupes composés en fonction des directions et les discussions ont été animées par les cadres supérieurs. Ces ateliers portaient sur les thèmes suivants :

• Le code dans sa version actuelle et sa pertinence dans les services publics
• Les changements apportés à la culture des services publics et les répercussions sur les valeurs et l’éthique
• La culture des valeurs et de l’éthique propre au Commissariat

Il y a également eu une brève présentation du Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé.

Le Commissariat prévoit d’organiser d’autres séances de formation et de consultation pour l’ensemble du personnel sur divers sujets liés aux valeurs et à l’éthique.

Séances de consultation ciblées sur des sujets précis

Le 23 avril 2024, la Commission de la fonction publique (CFP) a organisé des séances d’information bilingues à l’intention des employés du Commissariat. Ces séances portaient principalement sur les droits et les responsabilités des employés quant à leur participation à des activités politiques, notamment sur la façon de cerner les risques en matière d’impartialité politique et de prendre des décisions éclairées avant de participer à une activité politique.

Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés

Le Commissariat a engagé les champions des différents réseaux et comités à des discussions sur les valeurs et l'éthique. En outre, le Commissariat a organisé un panel sur les réseaux d'employés noirs, où l'intersection de la culture organisationnelle, de l'équité en matière d'emploi, de la diversité et de l'inclusion, ainsi que des valeurs et de l'éthique, a été discutée dans le but de soutenir la création d'un réseau d'employés noirs au sein du Commissariat. Le Commissariat consultera également les divers champions, réseaux et comités dans le cadre des mises à jour du code de conduite.

Inclusion dans les discussions sur le cycle de gestion des talents et le rendement des employés

Le 28 mars 2024, un message a été envoyé aux employés et aux gestionnaires, leur rappelant l’exercice d’évaluation du rendement pour 2023-2024. Dans ce courriel, le message suivant concernant les valeurs et l’éthique avait été ajouté :

Lors de la discussion de fin d'année et avant de signer l'évaluation de rendement, les gestionnaires et les employés devraient avoir une conversation au sujet de leurs obligations en vertu du Code de valeurs et d'éthique pour le secteur public, et discuter de tout conflit d'intérêts potentiel. Pour faciliter cette conversation, nous vous encourageons à consulter le Guide de discussion du Code de valeurs et d'éthique du secteur public.

En outre, le Commissariat a inclus un engagement organisationnel pour 2024‑2025, qui doit obligatoirement être inclue comme objectif dans les ententes de rendement de tous les employés. Le voici : « Culture organisationnelle saine, diversifiée, inclusive et basée sur des valeurs.

Promouvoir et favoriser, au sein du Commissariat, un environnement de travail sécuritaire et sain, ainsi que la diversité, l’équité, l’accessibilité, l’inclusion et l’égalité véritable au niveau des langues officielles. Connaître et comprendre l’importance de la responsabilité individuelle dans l’application et le respect du Code de valeurs et d’éthique du secteur public. »

Campagnes de communication précises sur les valeurs et l’éthique

Le 8 avril 2024, le directeur et dirigeant ministériel des ressources humaines a envoyé un courriel au forum de gestion du Commissariat pour rappeler aux gestionnaires l’importance d’entretenir un dialogue ouvert avec les employés concernant leurs obligations liées aux valeurs et à l’éthique, de même que l’importance de déclarer tous les possibles conflits d’intérêts, notamment en ce qui concerne toute relation contractuelle potentielle.

Dans ce courriel, le dirigeant ministériel des ressources humaines a encouragé tous les gestionnaires à avoir une conversation avec chaque employé qui relève d’eux, pour discuter de leurs obligations en vertu du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, ainsi qu’à signaler tout conflit d’intérêts potentiel. Ils étaient aussi encouragés à consulter le Guide de discussion du Code de valeurs et d’éthique du secteur public. On leur rappelait aussi dans ce courriel que cette conversation devait se dérouler de façon continue tout au long de l’année.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Une partie de la séance d’orientation du Commissariat est consacrée aux valeurs et à l’éthique. Dans la partie sur les valeurs et l’éthique de la séance d’orientation, les éléments suivants y sont présentés :

• Rappeler aux employés de lire le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et le code du Commissariat, car le respect de ces codes est une condition d’emploi.
• Rappeler aux employés qu’ils doivent se familiariser avec la Directive sur les conflits d’intérêts.
  • Le Commissariat exige des employés qu’ils remplissent et soumettent un rapport confidentiel sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat dans les 60 jours suivant toute mesure de dotation (envoyé à l’employé avec la lettre d’offre ou l’entente), qu’il y ait conflit ou apparence de conflit ou non. Ils sont également tenus de mettre à jour leur déclaration après tout changement de situation personnelle susceptible de donner lieu à un conflit réel, apparent ou potentiel.
• Encourager les employés à discuter avec l’équipe des ressources humaines s’ils souhaitent participer à des activités politiques, en tant que candidat ou en tant que militant actif œuvrant pour ou contre un parti.
  • Rappeler aux employés que, s’ils ont des questions concernant les activités politiques, ils peuvent consulter le site Web de la CFP sur les activités politiques ou communiquer avec leur gestionnaire.

Le Commissariat dispose d’une liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés; elle est destinée à aider les gestionnaires à mieux les intégrer. Dans la liste, on parle notamment de veiller à ce qu’une conversation sur les valeurs et l’éthique, les codes de conduite et les conflits d’intérêts ait lieu au cours de la première semaine de l’employé au Commissariat. Le Commissariat prévoit d’ajouter certains sujets de discussion à l’intention des gestionnaires pour faciliter la communication avec les nouveaux employés concernant le respect des valeurs et de l’éthique au sein du Commissariat et dans le cadre de leurs fonctions. Ces sujets visent également à fournir des ressources supplémentaires aux gestionnaires concernant la compréhension des mesures d’après-mandat et la discussion sur celles-ci, dans le cas où elles s’appliquent au poste du nouvel employé.

Le Commissariat a rappelé aux employés et aux gestionnaires de discuter de leurs obligations en vertu du Code de valeurs et d’éthique du secteur public, et de signaler tout conflit d’intérêts potentiel au cours du processus de gestion du rendement de fin d’année.

Le champion des valeurs et de l’éthique rencontre désormais tous les nouveaux employés pour discuter des valeurs, de l’éthique et des conflits d’intérêts dès leur arrivée au Commissariat.

L’équipe du Commissariat responsable du programme des valeurs et de l’éthique, en collaboration avec le champion des valeurs et de l’éthique, discute régulièrement des valeurs et de l’éthique avec tous les employés, en plus de parler du sujet lors des réunions sectorielles.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Lors de l’assemblée générale sur les valeurs et l’éthique qui s’est tenue le 31 janvier 2024, les employés et les gestionnaires ont indiqué ce qui suit :

1. Culture positive basée sur les valeurs et l’éthique
   • Le Commissariat maintient des normes élevées en matière de professionnalisme et de respect, favorisant une culture où les employés et les comités incarnent ces valeurs.
   • Les participants estiment que, grâce à des équipes dévouées et soucieuses de remplir leur mandat, le Commissariat jouit d’une réputation et d’une culture d’excellence.
   • De nombreux participants affirment que le Commissariat offre un milieu de travail très positif et respectueux.
2. Efforts accrus en matière de formation et de sensibilisation
   • Les participants ont souligné la nécessité qu’il y ait davantage de formations et de sensibilisation en ce qui a trait aux sujets suivants : respect de la démocratie, conflits d’intérêts, médias sociaux et technologie numérique.
     • Respect de la démocratie : interaction entre cette valeur et les opinions et croyances personnelles.
     • Conflit d’intérêts : clarté et transparence en ce qui concerne les interactions avec les parties externes.
     • Médias sociaux : définition de directives claires à propos du comportement à adopter en ligne sur les médias sociaux.
     • Technologie numérique : utilisation sûre et efficace des nouvelles technologies.
   • Il faut davantage de formation et de sensibilisation en ce qui a trait à l’équité, à la diversité, à l’inclusion et à l’accessibilité, et offrir plus de formation sur la santé mentale et de mesures d’adaptation connexes, ce qui permettra une meilleure compréhension de ces questions et être de meilleurs alliés.
   • La formation sur les valeurs et l’éthique devra être revue pour que des exemples pratiques soient inclus.
   • Il est nécessaire de développer des compétences technologiques pour maintenir la qualité du travail dans un environnement en pleine évolution.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Lors de la réunion virtuelle de tout le personnel du Commissariat, les employés ont indiqué qu’il serait utile pour eux d’avoir de meilleures connaissances en ce qui concerne la question des activités politiques. Pour remédier à cette situation, nous avons invité la CFP à organiser des séances d’information pour les employés du Commissariat sur les droits et les responsabilités des employés lorsque ceux-ci participent à des activités politiques. La présentation portait également sur la manière de cibler les risques en matière d’impartialité politique et de prendre des décisions éclairées avant de participer à une activité politique.

De plus, les employés du Commissariat ont exprimé le souhait d’en savoir plus sur leurs responsabilités concernant l’utilisation des médias sociaux à des fins personnelles, ainsi que sur les questions de valeurs et d’éthique qui y sont liées. En 2023, le Commissariat a élaboré un guide d’information sur l’utilisation des médias sociaux, qui a été communiqué aux employés. Le Commissariat prévoit également d’organiser d’autres séances d’information offertes à l’ensemble des employés sur des sujets précis.

Le Commissariat travaille actuellement au développement d’un outil qui permettra d’appliquer les valeurs au sein de chaque secteur par des moyens concrets, notamment en ce qui concerne les situations de conflits d’intérêts réels ou potentiels dans chaque secteur. L’outil permettra aux employés de comprendre les notions de valeurs, d’éthique et de conflit d’intérêts de manière plus tangible, et d’une façon qui soit applicable à leur travail au quotidien.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

En janvier 2024, le Commissariat a organisé une réunion virtuelle pour l’ensemble du personnel, laquelle portait principalement sur les valeurs et l’éthique. La réunion de l’ensemble du personnel incluait un atelier de 90 minutes durant lequel les participants ont été divisés par groupes (en fonction de leur direction) et les discussions ont été animées par des cadres supérieurs. Ces ateliers portaient sur les thèmes suivants :

• Le code dans sa version actuelle et sa pertinence dans la fonction publique
• Les changements apportés à la culture de la fonction publique et leurs répercussions sur les valeurs et l’éthique
• La culture des valeurs et de l’éthique propre au Commissariat

La rétroaction obtenue à propos de cette réunion a été très positive : beaucoup de participants ont dit qu’ils ont apprécié le rappel sur les valeurs et l’éthique en milieu de travail. Les employés et les gestionnaires ont partagé avec franchise leurs points de vue sur les valeurs et l’éthique dans nos milieux de travail en évolution, au sein de notre organisation et dans l’ensemble de la fonction publique. Cette réunion de tout le personnel nous a également permis de mieux comprendre les besoins des employés en matière de formation et de sensibilisation, en plus de connaître leurs préoccupations et de mettre de l’avant des solutions potentielles. La réunion a également entraîné une nette augmentation du nombre d’employés s’adressant au champion des valeurs et de l’éthique pour lui demander conseil, ce qui témoigne d’une sensibilisation accrue aux questions des valeurs et de l’éthique.

Le Commissariat a élaboré un outil de deux pages sur l’utilisation des médias sociaux en tant que fonctionnaire et sur les éléments à considérer pour savoir quand publier et quand ne pas publier dans les médias sociaux. Cet outil s’est avéré utile pour approfondir les conversations sur les comportements attendus et pour permettre aux employés de se pencher sur leurs obligations en matière de valeurs et d’éthique avant de publier des messages sur les médias sociaux.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le Commissariat s’appuiera sur le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, sur le nombre croissant de consultations auprès du champion des valeurs et de l’éthique et des ressources humaines, et sur les résultats des discussions tenues au sein des secteurs et des directions, de même que dans l’ensemble de l’organisation, comme indicateurs pour mesurer l’évolution du niveau de connaissance des employés en matière de valeurs et d’éthique. 

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Compte tenu de la petite taille de l’organisation, mais également pour éviter une potentielle identification de certains employés, il est possible que certains indicateurs ne puissent pas être ventilés. 

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

s.o.