Agence de la santé publique du Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L’Agence de la santé publique du Canada (l’Agence ou ASPC) entend élargir et ranimer les solides bases nécessaires à la tenue de dialogues sur les valeurs et l’éthique (V&E) à l’Agence, mais aussi susciter une réflexion approfondie sur la manière dont les V&E sont au cœur de notre rôle de fonctionnaires.

En ce qui concerne la formation aux V&E spécifique à l'Agence, les employés de tous les niveaux de l’ASPC sont tenus de respecter les valeurs fondamentales du secteur public dans leurs décisions, leurs comportements et leurs environnements de travail. Ils doivent également comprendre que les V&E sont le fondement de la gestion des conflits d'intérêts (CI), des dilemmes éthiques, des situations de harcèlement et d'autres problèmes qui nuisent au bien-être au travail.

Pour aider les employés à reconnaître et à appliquer les principaux principes et politiques en matière de V&E, l'Agence a fait ce qui suit :

• Formation obligatoire : Tous les employés et gestionnaires sont tenus de suivre les formations de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) d’ici le 31 mai 2024 (même s'ils l'ont déjà suivi dans le passé). Ces cours font partie de l'apprentissage obligatoire à l'Agence. Nous avons constaté une augmentation notable du nombre d'employés ayant suivi la formation sur les V&E depuis le début du mois de mai. L'Agence continuera à promouvoir l'importance de suivre les cours de l'EFPC et rendra compte régulièrement des progrès accomplis à tous les niveaux pertinents.
• Intégration et ententes de rendement : Des discussions sur les V&E font partie du programme d'intégration en ligne de l'ASPC pour les nouveaux employés. Des informations sur les obligations en matière de V&E et de CI sont incluses dans toutes les lettres d'offre. Un lien vers le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d'intérêts est inclus dans les ententes de rendement.
• Ateliers internes : Nous organisons des ateliers internes sur les V&E au cours desquels tous les employés de l'ASPC peuvent se familiariser avec les outils et les ressources permettant d'aborder les questions éthiques sur le lieu de travail, y compris les CI et la divulgation d'actes répréhensibles. Notre bureau des CI a également mis au point sa propre formation, des documents de référence et des études de cas.

À l'avenir, nous allons :

• continuera d’organiser des ateliers internes sur les V&E afin d’informer les employés des outils et des ressources à leur disposition pour les aider à gérer les questions éthiques en milieu de travail, y compris les CI et la divulgation d'actes répréhensibles;
• dressera une liste évolutive de scénarios relatifs aux V&E afin de faciliter les discussions au sein des équipes; et
• mènera un projet pilote de formations sur les V&E conçues pour nos communautés scientifiques, qui sont le pilier du travail que nous faisons à l’ASPC.
  • Cette formation ciblée comprendra une discussion sur les considérations éthiques et les situations applicables dans le domaine scientifique, ainsi qu’une réflexion à la science, une contribution de la conseillère scientifique en chef (CSC) de l’ASPC et un accent particulier sur l'intégrité scientifique. Compte tenu de la vocation scientifique de l’Agence, l’objectif est de fournir aux employés les outils et la formation nécessaire pour s'assurer que leur travail est conforme à, et rendu possible par, nos valeurs. Nous prévoyons de lancer cette formation à l'été 2024.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Non

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Comme indiqué plus haut, on mènera un projet pilote de formations sur les V&E conçues pour nos communautés scientifiques, qui sont le pilier du travail que nous faisons à l’ASPC. Cette formation ciblée comprendra une discussion sur les considérations éthiques et les situations applicables dans le domaine scientifique, ainsi qu’une contribution de la CSC et un accent particulier sur l'intégrité scientifique. La formation sera également fortement axée sur l’intégrité scientifique. Compte tenu de la vocation scientifique de l’Agence, l’objectif est de fournir aux employés les outils et la formation nécessaire pour s'assurer que leur travail est conforme à, et rendu possible par, nos valeurs. Nous prévoyons de lancer cette formation à l'été 2024.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

L'ASPC vise à terminer son examen du Code de conduite (y compris les consultations avec les intervenants pertinents) et à lancer le nouveau code d'ici août 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Conformément aux exigences du récent Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé, l'ASPC est en train de revoir son code de conduite.

Notre code de conduite de l’Agence est la pièce maîtresse du cadre de V&E de l’Agence et se veut un outil et un guide pratique qui décrit les cinq (5) valeurs fondamentales du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et les comportements attendus de la part de tous les employés de l’ASPC. En outre, le Code :

• s'applique à toutes personnes employées par l'ASPC (y compris les étudiants et les participants à un programme d'échanges), indépendamment du niveau de leur poste, et constitue une condition d’emploi;
• vient compléter le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et se veut un guide pratique qui décrit les valeurs fondamentales et les comportements attendus de la part de tous les employés, notamment en ce qui a trait à la gestion des CI et à la divulgation d'actes répréhensibles en milieu de travail;
• s'aligne sur le contexte et l'environnement actuels, et son contenu et les éléments à prendre en considération intègrent les principes d’équité, de diversité, d’inclusion, de santé mentale, d’accessibilité et d’intégrité scientifique;
• accentue nos efforts relativement à l’Appel à l’action du greffier en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale, à la réconciliation avec les Autochtones, à la Loi canadienne sur l'accessibilité, à la mise en œuvre des recommandations du rapport « Au lendemain de la Purge » pour soutenir les personnes deux-esprits, lesbiennes, gaies, bisexuelles, transgenres, queer, intersexuées, asexuées et autres (2ELGBTQI+), à nos engagements au chapitre des langues officielles et à l’inclusion concrète des nombreux groupes en quête d'équité qui enrichissent notre organisation; et
• reflète la réalité du milieu de travail hybride et de l'environnement moderne, dans lequel de nombreux employés utilisent les médias sociaux et les applications de collaboration (p. ex., MS Teams).

Les consultations avec les cadres supérieurs, les comités exécutifs, les champions, les réseaux d'employés et de gestionnaires, le Bureau des CI, les responsables de l'intégrité scientifique, etc., auront lieu en août 2024.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Au début du mois de mai 2024, notre présidente a envoyé un message à tous les employés pour leur présenter le dialogue renouvelé sur les V&E et il a encouragé les employés à lire le récent Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique adressé au greffier du Conseil privé. Ce message :

• rappelait aux employés leur responsabilité de se comporter et d’agir conformément aux valeurs fondamentales de la fonction publique que sont le respect pour la démocratie, le respect envers les personnes, l’intégrité, l’intendance et l’excellence ; et
• précisait que le dialogue sur les V&E allait se poursuivre dans l’avenir prévisible et que les employés de tous les niveaux y prendraient part.

La présidente et la première vice-présidente ont aussi présidé une assemblée générale de la haute direction pour discuter des V&E avec les cadres supérieurs. Cette rencontre était l’occasion de communiquer l’orientation et des attentes du greffier et de fournir des outils pour favoriser le dialogue sur les V&E au sein des directions générales.

Par la suite, les équipes de gestion à travers de l'Agence ont organisé des sessions sur les V&E avec plus de 1 900 employés expérimentés et nouveaux à tous les niveaux. Ces dialogues ont permis de sensibiliser le personnel à une mise en pratique cohérente des V&E et ont servi de tribune pour des discussions ouvertes sur les décisions et les choix personnels en matière de V&E dans des situations quotidiennes et complexes.

Nous avons créé un canal MS Teams réservé aux V&E pour faciliter les discussions à tous les employés; il comprenait une trousse à outils une trousse d’outils avec une présentation pour entamer un dialogue, une liste des scénarios possibles à aborder, des liens vers des ressources pertinentes et un formulaire de rétroaction standardisé pour recueillir les commentaires des employés et des gestionnaires à tous les niveaux. Les renseignements ainsi recueillis orienteront l’élaboration des prochaines sur les V&E, des mises à jour au Code de conduite, le dialogue avec les employés et bien plus encore.

Enfin, le contenu de notre site intranet sur les V&E (maSOURCE) est en train d’être mis à jour pour tenir compte de l’orientation du greffier sur les V&E et notre attention renouvelée à cet égard.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Comme indiqué plus haut, des discussions sur les V&E font partie du programme d'intégration en ligne de l'ASPC pour les nouveaux employés et toutes les lettres d’offre fournissent de l’informations sur les V&E et les obligations des employés en matière de CI. Un lien vers le Code de valeurs et d'éthique du secteur public pour le secteur public et la Directive sur les conflits d'intérêts est inclus dans les ententes de rendements annuelles. Ils servent de rappel pour engager des discussions régulières sur les obligations et les attentes des employés.

Afin d’assurer un dialogue permanent sur les V&E au sein de l’Agence, et de maximiser la participation des employés à tous les niveaux, nous avons créé un canal MS Teams réservé aux V&E pour faciliter les discussions des employés qui comprend une trousse à outils avec un document de discussion, une liste des scénarios possibles à aborder, des liens vers des ressources pertinentes et un formulaire de rétroaction standardisé pour recueillir les commentaires des employés et des gestionnaires à tous les niveaux. Les informations compilées serviront de base aux futures formations sur les V&E, aux mises à jour du code de conduite et aux conversations avec les employés et à bien plus encore.

Une fois que notre nouveau code de conduite sera finalisé et publié, nous lancerons une série de communications l’annonçant, ainsi que les valeurs de la fonction publique qui guident notre travail et nos comportements.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Les thèmes récurrents qui ont émergé sont les suivants :

• Conflits d’intérêts et l’intendance
• Respect envers les personnes
• Excellence
• Utilisation des médias sociaux
• Conseils et politique en matière d'éthique
• Respect de la démocratie
• Intégrité
• Approvisionnement
• Lien personnel 

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

Tous les employés et gestionnaires devaient suivre les formations suivantes de l’EFPC avant le 31 mai 2024 (même s’ils l’ont déjà suivi dans le passé). Ces cours font partie de l’apprentissage obligatoire pour l'Agence. Nous avons constaté une augmentation importante du nombre d'employés ayant suivi la formation sur les V&E depuis le début du mois de mai. L'Agence continuera à promouvoir l'importance de suivre les cours de l'EFPC et rendra compte régulièrement de progrès accomplis à tous les niveaux pertinents.

Afin d’assurer un dialogue permanent sur les V&E au sein l'Agence, et de maximiser la participation des employés à tous les niveaux, nous avons créé un canal MS Teams réservé aux V&E pour faciliter les discussions des employés qui comprend une trousse à outils avec une présentation pour entamer un dialogue, une liste des scénarios possibles à aborder, des liens vers des ressources pertinentes et un formulaire de rétroaction standardisé pour recueillir les commentaires des employés et des gestionnaires à tous les niveaux.

Notre inventaire de scénarios sera évolutif et nous ajouterons régulièrement des scénarios nouveaux et opportuns pour continuer à traiter le contexte et l'environnement organisationnel en constante évolution, y compris les thèmes nouveaux et récurrents qui ont été soulevés.

Enfin, pour répondre aux besoins de nos communautés scientifiques, nous lancerons un projet pilote de formation aux V&E spécifique à leurs besoins. Cette formation ciblée comprendra une discussion sur les considérations éthiques et les scénarios applicables à la science, ainsi qu'une contribution de la CSC de l’ASPC et une forte prise en compte de l'intégrité scientifique. Nous prévoyons de lancer cette formation pilote à l'été 2024.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Comme indiqué plus haut, la présidente et première vice-présidente ont présidé une assemblée générale de la haute direction pour discuter des V&E avec les cadres supérieurs. Cette rencontre était l’occasion de communiquer l’orientation et des attentes du greffier et de fournir des outils pour favoriser le dialogue sur les V&E au sein des directions générales.

Afin d’assurer un dialogue permanent sur les V&E au sein de l’Agence, et de maximiser la participation des employés à tous les niveaux, nous avons créé un canal MS Teams réservé aux V&E pour faciliter les discussions des employés qui comprend une trousse à outils avec une présentation pour entamer un dialogue, une liste des scénarios possibles à aborder, des liens vers des ressources pertinentes et un formulaire de rétroaction standardisé pour recueillir les commentaires des employés et des gestionnaires à tous les niveaux. Les informations compilées serviront de base aux futures formations sur les V&E, aux mises à jour du code de conduite et aux conversations avec les employés et à bien plus encore.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

• Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux
• Sondage éclair
• Rapports réguliers à la direction générale
• L’engagement avec les employés et les réseaux des employés
• Progrès en ce qui concerne le nombre d'employés et de gestionnaires qui ont suivi les formations obligatoires

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

À l'ASPC, les V&E sont au cœur de nos activités et sont intégrées à nos décisions, actions, politiques, processus et systèmes. Nous nous conformons aux normes d’éthiques les plus élevées et, par conséquent, nous contribuons à renforcer la culture éthique, inclusive et respectueuse du secteur public et à renforcer la confiance du public dans l’intégrité de l’Agence.