Bureau du Conseil privé

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Au Bureau du Conseil privé (BCP), la formation et l’éducation sur les valeurs et l’éthique ont lieu à plusieurs moments.

1. Dans le cadre des séances d’intégration et d’orientation des nouveaux employés du BCP;
2. Par la promotion d’initiatives pangouvernementales, comme : encourager le personnel à suivre une formation sur les valeurs et l’éthique par l’entremise de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC);
3. Par de la formation sur les valeurs et l’éthique et des discussions propres aux rôles, aux responsabilités et au travail du BCP entre les secrétariats.

À l’avenir, le BCP organisera également des séances de dialogue sur les valeurs et l’éthique, dirigées par les champions des valeurs et de l’éthique du BCP et des experts en la matière, avec les équipes du BCP et les réseaux d’employés. De plus, compte tenu du mandat du BCP et de notre rôle central dans la transition du gouvernement, des séances d’activités politiques seront offertes par la Commission de la fonction publique à tous les employés du BCP. Le BCP étudiera également les possibilités pour les employés d’assister à la période des questions ou à des comparutions devant des comités, en tant qu’occasions d’apprentissage supplémentaires qui mettent en évidence l’importance de nos valeurs au sein du BCP. À mesure que de nouvelles possibilités et de nouveaux outils d’apprentissage seront élaborés, y compris dans le contexte du symposium d’automne sur les valeurs et l’éthique, le BCP continuera de mettre à jour et de promouvoir le plus récent complément de ressources d’apprentissage.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

À l’heure actuelle, le plan de formation du BCP comprend deux cours obligatoires sur les valeurs et l’éthique donnés par l’EFPC - Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301) et Pour qui travaillons-nous? (FON304). Le BCP offre également à tout son personnel des séances de formation sur les activités politiques données par la Commission de la fonction publique. Le BCP peaufinera son plan de formation après le symposium de l’automne et continuera de demander l’avis des employés et des gestionnaires sur la formation et les ressources nécessaires. 

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le BCP a fini de réviser et de mettre à jour en profondeur son Code de valeurs et d’éthique, mais procédera à d’autres mises à jour au fur et à mesure de l’avancement des mesures pangouvernementales, notamment dans le cadre du symposium d’automne sur les valeurs et l’éthique. Le BCP a modifié des parties importantes du code pour ajouter des directives sur les médias sociaux, des exemples à l’appui des cinq piliers et une section consacrée au code de conduite du personnel, c’est-à-dire aux devoirs et obligations. Ces changements ont été apportés de concert avec les syndicats et les employés. Nous laissons la place à des observations additionnelles sur certaines questions complexes qui appellent une approche pangouvernementale (p. ex. des directives supplémentaires sur les conflits d’intérêts et les médias sociaux). Les changements apportés ont pour objet de donner au personnel du BCP des consignes sur le rôle unique et impartial qu’il doit jouer dans tous les aspects de son travail, notamment lorsqu’il collabore et interagit avec les cabinets des ministres et du premier ministre. Il est capital que les employés du BCP comprennent leurs obligations et sachent quand leurs affiliations personnelles ou professionnelles risquent de donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel.

Le code révisé sera diffusé au moyen de communications à diffusion générale (courriel et intranet) et de séances de dialogue avec tout le personnel au cours desquelles on encouragera les discussions fructueuses et on répondra aux questions des employés.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Notre Code de valeurs et d’éthique révisé renfermera une section sur le code de conduite qui définira les devoirs et les obligations de tous les employés du BCP. Il donnera des consignes précises sur le rôle unique et impartial qu’ils doivent jouer dans tous les aspects de leur travail, notamment lorsqu’ils collaborent et interagissent avec les cabinets des ministres et du premier ministre. Il est capital que les employés du BCP comprennent leurs obligations et sachent quand leurs affiliations personnelles ou professionnelles risquent de donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Le BCP a mené un effort pangouvernemental visant à relancer la discussion sur les valeurs et l’éthique, dirigé par la sous-greffière et appuyé par le Secrétariat du renouvellement de la fonction publique. Ce travail a nécessité des engagements vastes et profonds dans l’ensemble de la fonction publique fédérale et avec d’autres partenaires et influenceurs, la coordination des rapports des sous-ministres et des administrateurs généraux sur le travail au sein de leur organisation, un plan de travail sur les domaines complémentaires d’action concrète à l’échelle du gouvernement sur les valeurs et l’éthique, et la planification d’un symposium à l’automne.

Au sein du BCP, plus précisément :

• Les champions du BCP ont présenté un plan de mobilisation sur les valeurs et l’éthique à l’assemblée générale de mars dernier. Ce plan comprenait cinq séances, données en avril et en mai, pour lancer le dialogue à tous les niveaux du BCP. Les séances de mobilisation ont porté sur les valeurs démocratiques, les valeurs, l’éthique et l’inclusion ainsi que les médias sociaux. Deux séances informelles ouvertes à tous ont aussi été organisées pour permettre aux employés de poser des questions et de demander conseil sur des sujets qui les intéressaient. Ces rencontres nous ont aidés à façonner les mises à jour à apporter au Code de valeurs et d’éthique du BCP. Le code actualisé comprend des consignes et des exemples sur les cinq piliers ainsi que de l’information sur les devoirs et les obligations des employés (le code de conduite). 
• Les champions du BCP des valeurs et l’éthique ont aussi soulevé le sujet lors de réunions régulières au niveau des sous-secrétaires et des directeurs des opérations du BCP. Des discussions sur les valeurs et l’éthique ont également eu lieu au niveau des secrétariats et des directions générales.
• Les séances d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du BCP, qui sont offertes tous les trimestres, ont toujours compris un volet sur les valeurs et l’éthique. Cependant, une nouvelle présentation plus détaillée sur les valeurs et l’éthique, qui a été créée récemment, a été donnée au cours de la séance d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du mois de mai, qui comprenait 70 participants. Cette nouvelle présentation traite du mandat du BCP et explique comment le Code de valeurs et d’éthique s’applique au rôle et au travail des employés au BCP de même que dans la fonction publique en général. La séance d’accueil et d’orientation comprend aussi un exposé sur les valeurs démocratiques et la façon de produire des résultats pour la population canadienne, notamment par les valeurs d’intendance, d’excellence et d’intégrité.
• On compte sur nous, à titre de fonctionnaires, pour livrer des conseils professionnels, objectifs et impartiaux qui serviront les intérêts des Canadiens. Dans l’exercice de nos fonctions, la diligence est essentielle, surtout quand nous avons aussi des activités et un emploi à l’extérieur. Pour cette raison, les employés du BCP sont tenus de remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts quand ils reçoivent leur lettre d’offre. De plus, le BCP a transmis un courriel à tous les employés pour leur rappeler leur obligation de divulguer tout emploi ou toute activité à l’extérieur de l’organisme qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Enfin, les employés et les gestionnaires seront invités, dans le cadre de leur processus de gestion du rendement, à discuter des conflits d’intérêts de même qu’à déterminer si des changements touchant leur situation personnelle ou professionnelle justifient la production d’un nouveau formulaire de déclaration.
• En septembre 2023, le BCP a mis sur pied le Secrétariat de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion et a nommé une cheffe de la diversité ayant pour mandat d’obtenir le soutien de l’ensemble du Ministère pour faire progresser la lutte contre le racisme, l’équité et l’inclusion.
• En janvier 2024, le BCP a nommé une ombuds à temps partiel, créant ainsi des espaces sûrs où les employés peuvent bénéficier de services informels, confidentiels, impartiaux et indépendants.
• Le BCP a aussi produit et distribué un tableau de bord sur les ressources à la disposition de ses employés qui a pour objet d’aider ces derniers en fournissant une liste centralisé des ressources disponibles. Les employés y verront comment joindre l’ombuds, les services de résolution de conflits, les responsables des valeurs et de l’éthique, l’agent supérieur chargé des divulgations, le Secrétariat de lutte contre le racisme, les ressources d’aide en santé mentale, les réseaux d’employés, les syndicats et d’autres services.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Les séances d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du BCP, qui sont offertes tous les trimestres, ont toujours compris un volet sur les valeurs et l’éthique. Cependant, une nouvelle présentation plus détaillée sur les valeurs et l’éthique, qui a été créée récemment, a été donnée au cours de la séance d’accueil et d’orientation des nouveaux employés du mois de mai, qui comprenait 70 participants. Cette nouvelle présentation traite du mandat du BCP et explique comment le Code de valeurs et d’éthique s’applique au rôle et au travail des employés au BCP de même que dans la fonction publique en général. La séance d’accueil et d’orientation comprend aussi un exposé sur les valeurs démocratiques et la façon de produire des résultats pour la population canadienne, notamment par les valeurs d’intendance, d’excellence et d’intégrité. Cette séance sera l’un des principaux forums pour la poursuite du dialogue sur la responsabilité personnelle d’incarner les valeurs et l’éthique de la fonction publique.

Les employés et les gestionnaires seront invités, dans le cadre de leur processus de gestion du rendement, à discuter des conflits d’intérêts de même qu’à déterminer si des changements touchant leur situation personnelle ou professionnelle justifient la production d’un nouveau formulaire de déclaration.

Au cours du présent exercice, le BCP fera la promotion auprès des gestionnaires des guides de discussion de l’EFPC sur la façon d’amorcer le dialogue relatif aux valeurs et à l’éthique dans les réunions d’équipe. Ces guides les aideront à diriger les discussions et à mobiliser les employés quant à leurs rôles en ce qui a trait au mandat du BCP, à la protection de l’esprit non partisan, aux relations professionnelles avec le personnel des ministres, aux conflits d’intérêts, aux activités politiques et à la préparation de la transition.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Au cours des plus récents exercices, le BCP a reçu un flot constant de demandes d’employés qui veulent des conseils sur leur situation personnelle. Parmi les sujets qui reviennent, mentionnons les médias sociaux et les conflits d’intérêts, par exemple, l’appartenance à des associations personnelles/professionnelles pouvant avoir un lien avec des lois édictées par le gouvernement, les investissements et les allocutions publiques. Ces consultations ont montré qu’il est nécessaire de communiquer en permanence avec le personnel sur ce sujet et de continuer de livrer des conseils et des directives sur la façon d’assumer le rôle unique du BCP, de gérer sa proximité avec le cabinet des ministres et de planifier les transitions potentielles entre gouvernements.

Le BCP a organisé une série de cercles de conversation pour favoriser le dialogue et orienter son premier Plan d’action sur la lutte contre le racisme, l’équité et l’inclusion. Les cercles ont trouvé un écho auprès des employés, car ils ont créé des espaces sûrs pour des discussions ouvertes, honnêtes et courageuses qui ont abordé les expériences vécues tout en faisant progresser la lutte contre le racisme, l’équité et l’inclusion. Au fil de ces 33 séances entre pairs ayant vu la participation de 122 personnes (par exemple, des personnes racialisées, des Noirs et des Autochtones, des personnes handicapées, des personnes 2ELGBTQI+ et des employés ne recherchant pas l’équité qui se sont portés volontaires et se sont identifiés), le BCP a demandé aux employés comment il pouvait rendre le milieu de travail plus équitable et inclusif, et comment tirer davantage parti des valeurs et de l’éthique. Les participants ont établi un lien direct entre les progrès relativement à l’appel à l’action et le respect de nos valeurs centrales en matière de respect des personnes et d’excellence (p. ex. par la formulation d’avis et la prestation de services), puisqu’il s’agit d’éléments fondamentaux pour faire avancer l’équité, la diversité et l’inclusion dans notre culture organisationnelle. Les employés ont également mentionné les valeurs et l’éthique comme composantes cruciales des compétences en gestion et leadership, en plus de recommander que les discussions sur les valeurs et l’éthique s’inscrivent dans les occasions et les progrès en matière de réconciliation, ce qui a été réitéré par les cadres supérieurs du BCP, qui ont mentionné au début des assemblées générales le lien et la complémentarité entre les valeurs et l’éthique et l’appel à l’action.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

L’approche du BCP visait principalement à créer un espace où les employés pourraient discuter régulièrement des valeurs et de l’éthique dans le contexte de notre travail à titre de fonctionnaires dans un environnement en constante évolution. Nos séances de mobilisation ont permis aux employés de réfléchir aux sujets qui les touchent relativement à leurs tâches au BCP. Ces séances ont permis de présenter le contexte relatif aux priorités du BCP et la façon dont les affiliations personnelles et professionnelles peuvent être liés à notre devoir et nos obligations en vertu du Code. 

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Les champions du BCP ont présenté le plan de mobilisation en matière de valeurs et d’éthique lors de l’assemblée générale du BCP de mars 2024. Celui-ci comprenait cinq séances, d’avril à mai 2024, destinées à stimuler la conversation à tous les niveaux du BCP. Divers sujets ont été abordés, notamment les valeurs démocratiques; les valeurs, l’éthique et l’inclusion; et les médias sociaux. Deux autres séances ouvertes « sans préparation » ont permis aux employés de poser des questions et de demander des avis sur les questions qui sont prioritaires.

Ces séances de mobilisation ont permis aux hauts dirigeants du BCP et aux experts en la matière de s’engager dans un environnement invitant et stimulant qui a permis aux participants de poser des questions franches, de soulever des préoccupations et de discuter d’exemples pratiques de situations où les valeurs et l’éthique peuvent être démontrées ou parfois contestées. Ces séances ont souligné la nécessité de poursuivre le dialogue sur les valeurs et l’éthique dans l’ensemble de l’organisation, y compris sur des sujets émergents tels que les médias sociaux, l’intelligence artificielle et les conflits d’intérêts potentiels pour tous les employés, ainsi que pour les étudiants et les contractants.

Ces séances ont également souligné l’importance pour le BCP d’investir en lui-même en tant qu’organisation, en plus d’un rôle plus large et d’une vision du gouvernement dans son ensemble. Il existe des questions de valeur et d’éthique et des implications propres au BCP en tant qu’organisation - dans ses conseils aux décideurs, ses interactions avec le personnel politique, ses relations avec d’autres ministères et son rôle de premier plan dans la préparation d’une transition vers un nouveau gouvernement ou un gouvernement sortant. Il est essentiel que les employés du BCP disposent d’espaces sûrs pour discuter de la valeur et de l’éthique dans leur propre contexte.

Le BCP a toujours eu une composante de valeur et d’éthique dans le cadre de sa séance d’intégration et d’orientation des nouveaux employés, qui a lieu tous les trimestres. Cependant, grâce à notre engagement auprès des employés, il est apparu clairement qu’une présentation plus détaillée sur les valeurs et l’éthique était nécessaire et que l’intégration de cette présentation dans la séance d’intégration et d’orientation des nouveaux employés permettrait d’équiper ceux-ci dès le début de leur parcours au sein du BCP. C’est pourquoi le BCP a mis au point une nouvelle présentation qui traite du mandat du BCP et de la manière dont le Code de valeurs et d’éthique s’applique au rôle et au travail d’un employé au sein du BCP et de la fonction publique dans son ensemble. La séance comprend également une présentation des valeurs démocratiques et de la manière dont nous pouvons obtenir des résultats pour les Canadiens, en particulier grâce aux valeurs d’intendance, d’excellence et d’intégrité.

Le BCP a organisé une série de cercles de conversation, qui étaient des discussions entre pairs avec des groupes en quête d’équité (par exemple, les personnes racialisées, les Noirs et les Autochtones, les personnes handicapées), des employés 2ELGBTQI+ et des employés ne recherchant pas l’équité qui se sont portés volontaires et se sont identifiés comme tels. Les cercles ont trouvé un écho auprès des employés, car ils ont créé des espaces sûrs pour des discussions ouvertes, honnêtes et courageuses qui ont abordé des expériences vécues tout en faisant progresser la lutte contre le racisme, l’équité et l’inclusion.

Ces initiatives qui ont réussi à favoriser les conversations au sein de l’organisation ont également comporté la présentation de profils d’employés pendant les mois du patrimoine, profils de candidats membres de groupes en quête d’équité de partout au BCP. Cette présentation visait à renforcer les compétences interculturelles des personnes. En outre, le soutien à la création de réseaux d’employés a mené à la création d’espaces sûrs favorisant la discussion et la collaboration, ce qui a permis d’accroître encore davantage le dialogue sur la diversité et l’inclusion au BCP.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

Le BCP s’engage à sensibiliser les employés aux valeurs et à l’éthique, ainsi qu’aux mesures et aux ressources dont ils disposent au sein du BCP. Dans ce contexte, le BCP s’engage à communiquer les modifications apportées à son code, le cas échéant, à respecter et à promouvoir la formation requise, à encourager régulièrement les discussions sur les valeurs et l’éthique et à veiller à ce que les employés soient conscients des situations de conflit d’intérêts et les comprennent, au-delà de ce qui est disponible dans les lettres d’offre ou sur l’intranet.

Le BCP utilisera le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de l’automne 2024 pour orienter les futures discussions sur les valeurs et l’éthique et sur les outils ou ressources qui ne sont pas offertes aux employés et aux gestionnaires.

Le BCP continuera également de discuter avec les employés sur les valeurs et l’éthique pendant l’année et un sondage visant à prendre le pouls de l’effectif sera mis au point et aura pour but de mesurer l’inclusion; les résultats de celui-ci pourront être utilisés pour mesurer la sensibilisation au rôle des valeurs et de l’éthique.

Enfin, le BCP utilisera les commentaires des séances d’intégration et d’orientation des nouveaux employés pour mesurer les connaissances des employés.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Conformément aux priorités énoncées ci-dessus, le BCP s’engage à :

1. Promouvoir souvent et régulièrement les valeurs et l’éthique, d’une manière qui résonne pour les employés du BCP et qui s’appuie sur l’élan établi ces derniers mois;
2. Continuer à s’appuyer sur les ressources, les outils et les initiatives du BCP, qu’il s’agisse du chef de la diversité et des ombudsmans, des orientations propres au BCP sur les conflits d’intérêts, de l’intégration et de la formation du BCP sur les valeurs démocratiques, les activités politiques;
3. Travailler en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux sur des réformes à l’échelle de l’entreprise qui permettront à la fonction publique fédérale de « vivre » ses valeurs et son éthique - dans des domaines allant de l’utilisation des médias sociaux et des conflits d’intérêts à la responsabilité, à l’exécution et à l’excellence opérationnelle.

Le BCP continue également à jouer un rôle de premier plan dans le cadre des travaux menés à l’échelle de l’entreprise sur les valeurs et l’éthique. Le greffier adjoint a déjà organisé 40 séances de mobilisation depuis mars 2024. En outre, le Secrétariat du renouvellement de la fonction publique du BCP a travaillé avec le directeur de l’École de la fonction publique du Canada et le dirigeant principal des ressources humaines sur des mesures concrètes et des réformes systémiques à l’échelle du gouvernement dans le domaine des valeurs et de l’éthique (par exemple, l’utilisation des médias sociaux, les conflits d’intérêts, les outils pour les gestionnaires, les compétences en leadership, l’intelligence artificielle, les espaces sécurisés), et sur la planification d’un symposium d’automne sur les valeurs et l’éthique qui aurait une large portée nationale. Une mise à jour des progrès réalisés dans l’ensemble de la fonction publique - y compris les rapports des sous-ministres et des chefs de service sur les travaux menés au sein de leurs organisations respectives - sera achevée cet été.