Services publics et Approvisionnement Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

s.o.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La liste des formations recommandées et obligatoires de Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) offre plusieurs activités d’apprentissage liées aux valeurs et à l'éthique. Les cours sont adaptés aux différentes communautés de pratique et, dans certains cas, précisent des délais d'achèvement. SPAC développe présentement des parcours d'apprentissage spécifiques à chaque service pour les différents groupes d'employés. Les activités d'apprentissage sur les valeurs et l'éthique sont incluses dans le plan d'apprentissage des employés.

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Oui, mon organisation a revu son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

SPAC a complété la révision de son code de conduite. Plusieurs sections ont été mises à jour et certains sujets non couverts dans la version précédente du code ont été ajoutés. Ce travail a été effectué avant le rapport au greffier de décembre 2023. Par conséquent, SPAC consulte les employés et les réseaux, à la lumière des recommandations du rapport, avant de finaliser les mises à jour de son code de conduite.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

Voici les principaux changements apportés au code de conduite de SPAC :

• Inclure une description des cinq valeurs du Code de valeurs et d'éthique pour le secteur public, y compris leurs définitions et des exemples de comportements attendus qui les soutiennent.
• Informations générales et spécifiques sur les obligations des employés en matière de conflit d'intérêts concernant :
  • les biens et les passifs
  • emplois ou activités à l’extérieur du ministère
  • activités politiques
  • sollicitation et collecte de fonds
  • cadeaux et hospitalité
  • loteries et jeux de hasard
  • les relations (népotisme)
  • l’après-mandat
• Fournir des clarifications et des informations sur :
  • Les voies de résolution, y compris les questions éthiques, les violations du code et la discipline, la conformité et la protection contre les représailles.
  • L'obligation d'identifier, de prévenir, de signaler et de résoudre les conflits d'intérêts.
• Renforcer les responsabilités des cadres pour qu'ils incarnent les valeurs du secteur public.
• Ajouts concernant :
  • Contexte des questions éthiques auxquelles les employés peuvent être confrontés sur le lieu de travail
  • La réalité du télétravail et du travail à distance
  • Risques et obligations liés aux médias sociaux
  • Lignes directrices sur l'intelligence artificielle (IA)
  • Obligations en matière de propriété intellectuelle
• Mises à jour des informations sur le soutien et les ressources pour les employés.
• Améliorations visant à rendre le code plus convivial et plus facile à lire.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

SPAC a élaboré un plan d'action sur les valeurs et l'éthique. Ce plan comprend les activités suivantes :

• Désigner un champion des valeurs et de l'éthique à SPAC et créer une communauté d'ambassadeurs représentant toutes les directions générales et les régions.
• Réviser le code de conduite ministériel de SPAC et consulter les employés et les réseaux d'employés sur les changements proposés.
• Mettre à jour le guide et les lignes directrices sur l'utilisation des médias sociaux.
• Réviser et développer des activités de formation et d'apprentissage en matière de valeurs et d'éthique qui soient spécifiques au mandat de SPAC.
• Inclure une formation spécifique aux valeurs et à l'éthique dans les évaluations de performances des employés et dans les discussions sur la gestion des talents.
• « La stratégie d'engagement de SPAC 2024 sur les valeurs et l'éthique » a été développée et comprend des communications, des activités et des conversations basées sur des sujets spécifiques mensuels liés aux valeurs et à l'éthique (conflit d'intérêts, dilemmes éthiques, importance des valeurs et de l'éthique dans l'espace de diversité et d'inclusion, activités politiques, code de conduite, gestion informelle des conflits) jusqu'en octobre 2024.
• Discussions sur les valeurs et l'éthique lors des réunions au niveau des directions générales, y compris les assemblées générales.
• Fournir aux gestionnaires des cartes de conversation à thème pour faciliter leurs conversations sur les valeurs et l'éthique avec leurs équipes.
• Les leaders créent des espaces sûrs pour les conversations sur les valeurs et l'éthique.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre du processus d'intégration, chaque employé doit compléter la formation obligatoire sur les valeurs et l'éthique. Pour soutenir l'intégration des employés, le plan d'action de SPAC en matière de valeurs et d'éthique prévoit la création d'une courte vidéo de bienvenue présentant les valeurs de SPAC et les reliant au mandat du ministère. 

Le parcours d'apprentissage des valeurs et de l'éthique de SPAC, en cours d'élaboration, sera intégré à l'entente de gestion des performances de chaque employé.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Plusieurs thèmes sont ressortis des conversations avec les employés. Le conflit d'intérêts est un sujet très médiatisé qui est discuté dans de nombreux forums au moyen de scénarios et d'exemples réels. Les valeurs et l'éthique liées à la diversité et à l'inclusion ont été fréquemment évoquées. Les employés ont souligné l'importance de l'intégrité et de l'honnêteté dans tous les aspects de leur travail. Ils apprécient la transparence et attendent des dirigeants qu'ils respectent des normes éthiques élevées dans les processus de prise de décision. Les technologies émergentes (c'est-à-dire l'intelligence artificielle) et la garantie de leur utilisation éthique au sein de l'organisation sont un sujet qui occupe le devant de la scène.

Les employés apprécient également un traitement équitable dans les processus de recrutement, de promotion et d'évaluation des performances, et ils attendent de l'organisation qu'elle s'attaque de manière proactive aux problèmes de discrimination et d'inégalité.

Les communautés de la diversité continuent d'insister sur l'importance du respect des personnes sur le lieu de travail, car elles vivent encore une compréhension limitée de leurs situations ou de leurs cultures particulières. Les communautés de la diversité sont victimes de harcèlement et de micro-agressions dans le milieu de travail. Elles soulignent l'importance de traiter les collègues, les clients et les parties prenantes avec dignité et respect, indépendamment des différences d'origine, de perspective ou d'identité.

L'excellence du service et l'intersection du code de valeurs avec la santé mentale et le bien-être sont évoqués dans les groupes de discussion avec les cadres. Les discussions ont également mis en évidence l'importance d'un engagement positif avec les employés sur les valeurs et l'éthique afin de renforcer la sensibilisation et la compréhension du code de la fonction publique.

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

La stratégie d'engagement de SPAC auprès des employés est structurée de manière à ce que des thèmes mensuels soient abordés jusqu'en octobre 2024 : conflits d'intérêts, dilemmes éthiques, importance des valeurs et de l'éthique dans l'espace de diversité et d'inclusion, activités politiques, code de conduite et gestion informelle des conflits. Les gestionnaires seront équipés de cartes de conversation thématiques pour engager des conversations avec leurs employés.

Le code de conduite révisé du ministère comprend des exemples de cas spécifiques.

Il est également prévu de développer une formation complémentaire sur les conflits d'intérêts.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

Des événements d'engagement ont lieu dans tout le ministère, et de nombreux autres sont à venir. La sous-ministre et les sous-ministres associés ont tenu un certain nombre de séances avec le groupe de la haute direction, les cadres et les groupes de gestion. De nombreux sous-ministres adjoints et directeurs généraux régionaux ont entamé des conversations sur les valeurs et l'éthique au sein de leurs services ou régions respectifs. Des documents ont été élaborés pour aider les cadres dans leurs entretiens avec les employés. SPAC continue de développer du matériel tel que des cartes de conversation à thème pour les gestionnaires et des sondages pour évaluer le niveau de sensibilisation des employés aux valeurs et à l'éthique.

Dans le cadre du plan d'action de SPAC sur les valeurs et l'éthique, de nombreuses activités ont été planifiées pour rencontrer des groupes d'employés afin de discuter du code de conduite révisé et d'engager un dialogue sur les valeurs et l'éthique. Des conversations sont prévues avec les réseaux de la diversité, le réseau des jeunes professionnels, le réseau de la communauté des gestionnaires et avec des groupes de cadres. Ces consultations susciteront certainement beaucoup d'enthousiasme autour des valeurs et de l'éthique dans le service public.

Le cours sur le code de conduite ministériel et les conflits d'intérêts de SPAC a toujours été bien accueilli.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

SPAC développe présentement des indicateurs pour mesurer le niveau de sensibilisation des employés aux valeurs et à l'éthique. Des consultations et des conversations sont prévues avec les réseaux d'employés du ministère. SPAC utilisera des sondages et des sessions d'engagement pour mesurer le niveau de sensibilisation des employés.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Non

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

Le plan d'action sur les valeurs et l'éthique de SPAC est disponible si vous souhaitez obtenir plus d'informations.

Parallèlement, SPAC travaille à renforcer son programme de lutte contre les conflits d'intérêts en examinant et en actualisant tous les aspects du programme afin que les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel soient signalées à la direction et traitées d'une manière qui préserve la confiance du public.