Services partagés Canada

Partie I. Plans de formation en matière de valeurs et d’éthique

Question 1

Votre organisation a-t-elle élaboré des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique, et ce, jusqu’au niveau divisionnaire?

• Oui

Si non, jusqu’à quel niveau des plans de formation propres au ministère concernant les valeurs et l’éthique ont-ils été élaborés? Quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

La Direction des ressources humaines et du milieu de travail (RHMT) de Services partagés Canada (SPC) :

• A mis au point des séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail propres au ministère qui s’étendent au niveau de la division.
• A entamé des séances sur les valeurs et l’éthique en milieu de travail à l’intention des membres de la direction en novembre 2023, et deux séances sont dirigées chaque mois en anglais et en français.
• A lancé des séances à l’intention des employés en février 2024, et deux séances sont organisées chaque mois dans les deux langues.
• Ces séances de sensibilisation visent à aider les participants à mieux comprendre les valeurs et l’éthique, en leur donnant des conseils sur la gestion des conflits d’intérêts et des dilemmes éthiques au moyen d’études de cas.
• Les plans de formation à venir comprennent l’élaboration de sessions à l’intention d’autres groupes fonctionnels (PG, PE et CT) d’ici la fin de l’été 2024 et débuté les séances de sensibilisation d’ici l’automne 2024.

Question 2

Votre organisation a-t-elle procédé à la mise en œuvre complète des plans de formation propres au ministère?

• Oui

Si non, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Les formations sur les valeurs et l'éthique de l’école de la fonction publique Canada sont obligatoires pour tous les employés de SPC depuis juin 2023. Celles-ci sont incluses dans le plan d’apprentissage des employés. En date d'avril 2024, les taux d'achèvement sont les suivants :

• Pour tous les employés : Taux d'achèvement = 67,1 %
  • Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (FON301)
• Gestionnaires : Taux d'achèvement = 43,9 %
  
  • Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (FON302)

Partie II. Codes de conduite

Question 3

Votre organisation a-t-elle revu son code de conduite?

• Mon organisation est en train de revoir son code de conduite.

Question 4

Si votre organisation est en train de revoir son code de conduite, quelle échéance vous êtes-vous fixée pour mener à bien cette activité?

Le délai ciblé pour terminer l’examen du code organisationnel de SPC est la fin de septembre 2024.

Question 5

Si votre organisation a fini de revoir son code de conduite, ce processus a-t-il donné lieu à des mises à jour?

• Mon organisation est en train de mettre à jour son code de conduite.

Veuillez décrire brièvement la nature de toute mise à jour apportée au code de conduite (p. ex. précisions apportées aux comportements attendus, harmonisation avec le contexte émergent, ajout de risques émergents) ou expliquer pourquoi aucune mise à jour n’a été jugée nécessaire.

SPC procède à un examen approfondi du code organisationnel de SPC. Les deux premiers points ont été respectés, tandis que les points suivants sont désignés pour la mise en œuvre.

Examen interne préliminaire 

• Gérer l’examen interne préliminaire du code organisationnel de SPC, démontrant un engagement à l’égard des normes éthiques.

Formation du groupe de travail 

• Invitations des intervenants privilégiés du ministère (intelligence artificielle (IA), diversité, accessibilité, etc.) afin de mettre sur pied un groupe de travail global.

Processus d’examen détaillé 

• Planification d’un examen approfondi du code organisationnel et des sections de SPC pour assurer la conformité aux normes en évolution.
• Mise sur pied d’un groupe de travail diversifié pour obtenir une collaboration et des commentaires exhaustifs.
  • Relations de travail au niveau ministériel et des opérations
  • Vérification et évaluation
  • Intelligence artificielle
  • Diversité et inclusion
  • Accessibilité
  • Approvisionnement
  • Finances
  • Dotation ministérielle et opérationnelle
  • Réseaux divers
  • Agents négociateurs
  • Division de la culture, de la santé et du bien-être sur le lieu de travail

Mises à jour prévues du code organisationnel de SPC

• Ajout de lignes directrices sur l’utilisation des médias sociaux et de l'intelligence artificielle, afin d'améliorer l'efficacité et la pertinence du code organisationnel de SPC.
• Évaluation et révision des directives sur les valeurs et l'éthique de SPC concernant les conflits d'intérêts et le comportement éthique, afin de les harmoniser avec le code organisationnel de SPC.

Partie III. Discussions sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique

Question 6

Quelles activités ou mesures votre organisation a-t-elle entreprises dans le but de favoriser une conversation à tous les niveaux sur la responsabilité personnelle en ce qui concerne le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique?

• Discussions ciblées lors des réunions des comités de direction et de gestion
• Consultations de tout le personnel (p. ex. assemblées générales)
• Séances de consultation ciblées dans certains domaines fonctionnels (p. ex. les opérations, les finances, les communications, les politiques, les ressources humaines)
• Séances de consultation ciblées portant sur des sujets précis (p. ex. les conflits d’intérêts, les médias sociaux, les technologies émergentes)
• Séances de consultation avec des groupes en quête d’équité, des groupes d’employés, des réseaux et des communautés
• Activités comprises dans les discussions sur le cycle de gestion du rendement et de gestion des talents des employés
• Campagnes de communication portant expressément sur les valeurs et l’éthique

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

SPC favorise la responsabilisation personnelle à l’égard du respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique au moyen des activités diverses suivantes.

Entente de gestion du rendement 

• Proposition d’intégrer des paramètres du rendement axés sur les valeurs et l’éthique dans les engagements de la gestion, par exemple :
  • Incarner des pratiques éthiques en favorisant le dialogue et en intégrant les valeurs et l’éthique dans le milieu de travail.
  • Confirmer que tous les membres du personnel et les gestionnaires ont terminé les formations obligatoires de l’École de la fonction publique du Canada Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés et Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires. De plus, veiller à ce que tous les employés et gestionnaires suivent les séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail offertes par la Direction des RHMT.
  • S’assurer que tous les employés ont bien examiné et compris le Code de valeurs et d’éthique du secteur public ainsi que le code organisationnel de SPC.
• Intégration des discussions sur les valeurs et l’éthique aux réunions de tout le personnel des directions de SPC.

Évaluation du risque lié à l’éthique 

• Dans le cadre de nos initiatives stratégiques, une évaluation du risque lié à l’éthique sera effectuée au cours des prochains mois.
• Cette évaluation remplit un double objectif au sein de notre organisation. Tout d’abord, elle cherche à évaluer et à identifier les risques éthiques inhérents à nos activités, ce qui nous permet de mettre en place des mesures d’atténuation efficaces. Parallèlement, elle examine l’efficacité de notre programme sur les valeurs et l’éthique en déterminant les ajustements nécessaires pour s’harmoniser avec les valeurs organisationnelles et les nouvelles normes éthiques.
• L’évaluation comprendra l’examen de la santé et de l’efficacité du programme sur les valeurs et l’éthique de SPC, en particulier l’examen des pratiques et des procédures liées à la gestion des conflits d’intérêts.
• L’évaluation du risque lié à l’éthique fournira une analyse complète, cernera les points forts et les points à améliorer.
• De plus, le rapport proposera des recommandations personnalisées pour améliorer les pratiques existantes et veiller à ce que le programme demeure adapté à l’évolution des défis éthiques et des exigences réglementaires.

Atelier sur comment diriger par le biais des valeurs et l'éthique 

• Développement d'un nouvel atelier de leadership axé sur le caractère, les valeurs et l'éthique afin d'améliorer la conscience de soi et la prise de décision éthique des employés.

Thèmes de l’atelier 

• Autoréflexion : Les employés explorent et évaluent l'impact de leurs valeurs sur leurs décisions.
• Discussions éthiques : Faire le lien entre les valeurs personnelles et l'éthique au travail par le biais de conversations et de scénarios facilités.
• Leadership fondé sur le caractère (LFC) : Souligner comment les principes du leadership fondé sur le caractère soutiennent un environnement de travail éthique et axé sur les valeurs.

Résultats attendus 

• Meilleure connaissance de soi et prise de décision éthique.
• Meilleur alignement des valeurs personnelles et organisationnelles.
• Amélioration de la culture du lieu de travail fondée sur des principes.
• Cet atelier vise à favoriser un environnement axé sur les valeurs, en promouvant l'intégrité personnelle et professionnelle des employés.

Communication 

• Élaboration d’un calendrier de communication sur les valeurs et l’éthique pour 2024-2025, chaque mois mettant l’accent sur un sujet différent en utilisant différents formats éducatifs, tels qu'une vidéo, un article ou une leçon.
• Intégrer des discussions sur les valeurs et l’éthique dans toutes les réunions du personnel au sein des directions générales de SPC.
• Depuis janvier, de nombreuses communications concernant les sujets de valeurs et d'éthique ont été transmises aux employés.

Diversité et l’inclusion 

• L’engagement avec divers employés a également eu lieu via le Bureau de l'Ombuds. Des séances en personne et virtuelles ont eu lieu entre le 25 janvier et le 15 février 2024, et on encourageait des soumissions écrites par le biais d’un questionnaire. Ces séances ont abordé des idées sur la manière dont le ministère pourrait encourager tous les employés à adopter les comportements souhaités conformément à nos valeurs de service public et ministériels.
• Les discussions se poursuivent avec l'équipe de l'Équité en matière d'emploi, de la Diversité et de l'Inclusion (EEDI) pour déterminer comment le Conseil de la Diversité pourrait être utilisé pour changer les comportements des employés afin de créer une culture d'inclusion et de respect à Services partagés Canada.
• Contactez le gestionnaire de l'EEDI pour des consultations au sein des réseaux.

Champion des valeurs et de l’éthique de Services partagés Canada :

• Un nouveau champion des valeurs et de l’éthique a été désigné au niveau ministériel. Ce champion dirigera des initiatives visant à promouvoir les valeurs et l’éthique au sein de l’organisme, en veillant à ce qu’elles soient harmonisées avec les valeurs organisationnelles et les nouvelles normes éthiques. Les prochaines étapes consistent à planifier la structure de soutien des champions et à en définir la stratégie afin de mobiliser efficacement le personnel et de promouvoir une culture fondée sur la conscience éthique et l’intégrité.

Question 7

Votre organisation a-t-elle pris des mesures visant à garantir que des conversations sur la responsabilité personnelle concernant le respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique ont lieu de manière continue?

• Des mesures sont incluses dans le processus d’intégration des nouveaux employés
• Des mesures sont incorporées dans les plans de perfectionnement professionnel et les plans d’apprentissage obligatoires des employés

Veuillez donner des détails supplémentaires sur les activités que vous avez entreprises, y compris celles qui ne sont pas mentionnées ci-dessus.

SPC fait activement la promotion de discussions continues sur la responsabilisation personnelle à l’égard du respect des valeurs et de l’éthique de la fonction publique.

Orientation 

• Dans le Guide d’orientation des nouveaux employés de SPC, une section décrit les responsabilités des employés vis-à-vis du respect du code organisationnel de SPC ainsi que du Code de valeurs et d’éthique du secteur public.
• De nouveaux contenus sur les valeurs et l'éthique ont été ajoutés dans les sessions d'orientation des nouveaux employés de SPC. SPC explore des initiatives alternatives pour intégrer des références aux valeurs et à l'éthique dans le processus d'intégration des nouveaux employés. En plus du paragraphe sur les obligations en matière de valeurs et d'éthique, un lien vers une vidéo éducative mettant en vedette le président de SPC est envisagé.

Leadership fondé sur le caractère 

SPC a lancé le leadership fondé sur le caractère (LFC) en février 2022. Le LFC est essentiel à la prise de décisions efficaces, et son intégration à la culture de SPC se traduira par un maintien de l’excellence organisationnelle et une amélioration du mieux-être personnel. L’objectif est d’intégrer le LFC à la culture de SPC en :

• Développant et en rehaussant le caractère des dirigeants pour compléter les principales compétences de leadership du gouvernement du Canada et la vision, la mission, les valeurs et les comportements de SPC.
• Responsabilisant les dirigeants à s’autoévaluer et à développer leur propre caractère de leadership.
• Intégrant le leadership fondé sur le caractère à diverses pratiques des ressources humaines et de l’organisation.

Intégration dans les plans de développement professionnel et d'apprentissage obligatoire des employés 

• Compléter la formation obligatoire sur les fondements des valeurs et de l'éthique pour la gestion et les employés. Dans le cadre du processus de gestion du rendement, les discussions sur le code organisationnel de SPC et le Code des valeurs et de l'éthique pour le secteur public sont encouragées.

Partie IV. Renseignements supplémentaires

Question 8

Quels thèmes récurrents (p. ex. les médias sociaux, les technologies émergentes, les conflits d’intérêts) sont ressortis des conversations avec les employés (p. ex. les étudiants, les nouveaux fonctionnaires, les fournisseurs de services de première ligne, les gestionnaires, les cadres, les membres de communautés et de réseaux d’employés fonctionnels/horizontaux) à l’échelle de votre organisation?

Les thèmes récurrents chez SPC résultent de discussions avec les employés, de sessions de formation et d'articles de sensibilisation partagés par le Président de SPC :

• Directives à l’intention des fonctionnaires sur l’utilisation des médias sociaux
• Conflit d’intérêts concernant des activités ou des emplois externes
• Conflit d’intérêts et traitement de faveur
• Utilisation éthique de l'intelligence artificielle sur le lieu de travail

Question 9

Comment avez-vous adapté vos activités d’apprentissage pour qu’elles traitent des thèmes récurrents (p. ex. modification des plans de formation, élaboration d’études de cas spécifiques, invitation de conférenciers spécialisés dans des thèmes émergents)?

SPC a modifié ses séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail pour répondre aux préoccupations récurrentes suivantes :

• L’information sur les mécanismes de recours a été intégrée aux séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail à l’intention des employés et de la gestion.
• Un scénario illustrant l’utilisation des médias sociaux a été intégré aux séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail à l’intention de la gestion et des employés.
• Au cours des séances de sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail, on a mis l’accent sur le fait que le devoir de loyauté est une valeur et une exigence fondamentales pour tous les fonctionnaires.

Question 10

Y a-t-il des mesures ou des activités d’apprentissage qui ont particulièrement bien réussi à favoriser les conversations au sein de votre organisation (p. ex. de nouveaux outils, des approches créatives qui ont été bien accueillies par les employés et les gestionnaires, des réunions avec de petits groupes, des outils fournis aux gestionnaires pour qu’ils mènent des conversations, des outils fournis aux bureaux/praticiens des valeurs et de l’éthique)?

SPC a dirigé plusieurs mesures et activités d’apprentissage fructueuses qui ont favorisé efficacement les conversations au sein de l’organisme, y compris :

• Élaboration d’un guide de gestion intitulé « Diriger par les valeurs ». Ce guide décrit une démarche et offre des conseils pratiques pour mettre en œuvre et modéliser les valeurs de SPC et les comportements auxquels on s’attend dans le milieu de travail.
• Nous mettons actuellement à jour le Guide évolutif – Déclarations de conflits d’intérêts à l’intention des conseillers(ères) en valeurs et éthique.
• Le président a transmis des communications sur les conflits d’intérêts liés à l’approvisionnement, aux activités et emplois externes et au traitement de faveur.
• Nous tenons des réunions avec certains groupes, à la demande de la gestion, fournissons des renseignements personnalisés en fonction des questions extraites des communications et de la formation sur la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique en milieu de travail.

Question 11

Quels indicateurs serviront à mesurer le niveau de connaissance accru des employés quant au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien (p. ex. le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, des sondages éclair, des échanges avec des groupes de discussion)?

SPC met en œuvre les mesures suivantes pour sensibiliser davantage les employés au rôle des valeurs et de l’éthique dans leur travail quotidien.

Évaluation du risque lié à l’éthique 

• Cette évaluation cherche à cerner les risques éthiques dans nos activités et à mettre en œuvre des mesures d’atténuation efficaces. Elle examinera la santé et l’efficacité du programme sur les valeurs et l’éthique de SPC, en mettant particulièrement l’accent sur la gestion des conflits d’intérêts. L’évaluation du risque lié à l’éthique fournira une analyse complète, mettant en évidence les points forts et les points à améliorer, et comprendra des recommandations pour améliorer les pratiques. Ce processus contribuera à accroître la sensibilisation aux valeurs et à l’éthique, en veillant à ce que le programme demeure aligné sur les valeurs organisationnelles et réponde aux défis éthiques et aux exigences réglementaires en constante évolution.

Indicateurs supplémentaires 

• À la suite des séances de sensibilisation sur les valeurs et l'éthique en milieu professionnel destinées aux employés et à la direction, un sondage sera distribué à tous les participants pour recueillir leurs commentaires et leurs idées, et les intégrer dans la séance.
•  La relance de la formation sur les valeurs et l'éthique pour les employés et la direction, ainsi que les diverses communications, y compris celles du Président, et les priorités fixées par le Greffier adjoint. Cela a eu un impact à la fois sur le nombre accru de déclarations et sur l'augmentation des demandes de renseignements généraux concernant les valeurs et l'éthique.
• Le Bureau de l'ombudsman a organisé des sessions de dialogue et des sondages pour recueillir des informations sur la promotion de relations inclusives, avec des actions ultérieures alignées sur les résultats obtenus.

Question 12

Ces indicateurs seront-ils ventilés par facteurs identitaires?

• Oui

Question 13

Y a-t-il d’autres renseignements dont vous aimeriez nous faire part concernant le travail réalisé par votre organisation en matière de valeurs et d’éthique (p. ex. dans le but de faire progresser certaines recommandations énoncées dans le Rapport de l’équipe spéciale de sous-ministres sur les valeurs et l’éthique)?

SPC a mis en œuvre les mesures suivantes pour mieux faire connaître le travail de l’organisme sur les valeurs et l’éthique.

Système de déclaration des conflits d'intérêts 

• Depuis 2019, SPC a mis en œuvre avec succès un système de déclaration des conflits d'intérêts (SDCD). Ce système rationalise les processus de divulgation, garantissant la transparence et la conformité tout en améliorant continuellement l'efficacité et l'utilisation du service à la clientèle.

Engagement avec les agents négociateurs 

• Une proposition sera présentée aux membres du Comité national de consultation patronale-syndicale (CNCPS) suggérant l'inclusion des mises à jour des progrès du plan d'action V&E en tant que point récurrent de l'ordre du jour pour l'exercice en cours.

Approvisionnement 

• En janvier 2024, la démarche utilisée pour acquérir des services professionnels a commencé à être remaniée, assurant ainsi l’harmonisation avec les pratiques du gouvernement du Canada.
• Parmi les changements importants, notons les suivants :
  • Une justification doit être fournie pour toutes les initiatives de plus de 100 000 $.
  • Clarification des énoncés de travail.
  • Amélioration des processus d’évaluation.
  • Mise en œuvre d’exigences plus strictes en matière de rapports.
  • Rappel aux ressources de ne pas se connecter au réseau de SPC depuis l’étranger.
• Les ajustements cherchent à améliorer l’intégrité et l’efficacité du processus. Certains changements ont été mis en place immédiatement, tandis que d’autres sont progressivement introduits. Ces changements seront accompagnés d’une communication continue de l’autorité contractante de SPC, et la présentation rapide des exigences est encouragée en raison des retards prévus.
• En mars 2024, ces ajustements supplémentaires ont été apportés, et les soumissionnaires de ressources sont maintenant tenus de divulguer leur participation à plusieurs contrats. Les fournisseurs doivent confirmer si les ressources proposées participent simultanément à d’autres contrats ou occupent des emplois supplémentaires. La divulgation exclut les emplois passés ou actuels au gouvernement du Canada.