Lignes directrices pour les parties à une plainte en ce qui a trait au règlement administratif régissant l’administration des plaintes reçues par le Conseil des Produits Agricoles du Canada

These Guidelines are intended to be a tool and simplified summary of the steps and responsibilities of the Parties to a Complaint. For more details please refer to the Complaint By-Law.

It is important to note that Council strongly recommends the use of Alternate Dispute Resolution as stated in section 6 of the Complaint By-Law, before entering complaint proceedings, but also at any time during the process.

Description	Sections
Step 1 – Filing the complaint
The Complainant must include the following information: Specific operations of the Respondent Agency that is the subject of the Complaint; explanation of how the Complainant has an interest or is affected by the operations of the Respondent Agency; a concise statement of the grounds and rationale for the Complaint; conclusions and or remedies being sought; list of documents intended to be used in evidence to support its position and, one email address as contact. The complaint is sent to the Registrar.	10
Step 2 – First notice
Complainant, Respondent Agency and its board members, and provincial supervisory boards receive a first notice, which includes deadline for Respondent Agency to file its response to the complaint and informs industry stakeholders of timelines to file a request for Intervener or Observer status.	11
Step 3 – Response to the complaint
The Respondent Agency response must include the following information: position with regards to the Complaint; recommendations sought from the Complaint Committee; list of documents and one email address as contact. The response must be filed with the Registrar within 10 business days of the Notice date.	12
Step 4 – Preliminary review: Informal discussion with the Parties, presided by the Chairperson.
This step provides for informal explanation to allow the Chairperson to further understand the issues. The discussions will clarify to the Parties the Complaint process and possible outcomes and mediation towards resolution, if possible.	14
Step 5 – pre-hearing conference: meeting with the Parties presided by a Council member
This step is to simplify any issues subject to the Complaint; identify facts raised by the Partie s, facilitate discussions and encourage alternate dispute resolution; determine other matters that may assist in a just and expeditious disposition of the proceedings and inform Parties of Council’s roles and powers in hearing the Complaint.	17

Les présentes Lignes directrices se veulent un outil et un résumé simplifié des responsabilités des parties à une plainte et des étapes qu’elles doivent suivre. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Règlement administratif sur les plaintes.

Il est important de noter que le Conseil recommande fortement le recours à des mécanismes substitutifs de règlement des différends, tel qu’indiqué à l’article 6 du Règlement administratif sur les plaintes avant de lancer les procédures de plainte, mais aussi à tout moment au cours du processus.

Description	Articles
Étape 1 – Dépôt d’une plainte
Le plaignant doit inclure les renseignements suivants : l’activité précise de l’office intimé faisant l’objet de la plainte; une explication de la façon dont le plaignant est touché par l’activité de l’office intimé ou de la nature des intérêts du plaignant; une brève déclaration des motifs et de la justification de la plainte; les conclusions ou les solutions recherchées; une liste des documents destinés à être utilisés comme éléments de preuve pour étayer sa position; une adresse électronique pour assurer les communications. La plainte est envoyée au greffier.	10
Étape 2 – Premier avis
Le plaignant, l’office intimé et les membres de son conseil d’administration et les régies agroalimentaires provinciales reçoivent un premier avis, qui comprend la date limite à laquelle l’office intimé doit déposer sa réponse à la plainte et informe les intervenants de l’industrie des échéanciers pour déposer une demande de statut d’intervenant ou d’observateur.	11
Étape 3 – Réponse à la plainte
La réponse de l’office intimé doit inclure les renseignements suivants : la position de l’office intimé en ce qui concerne la plainte; la recommandation recherchée auprès du comité d’examen de la plainte; la liste des documents; une adresse électronique pour assurer les communications. La réponse doit être déposée auprès du greffier dans les dix jours ouvrables suivant la date de l’avis.	12
Étape 4 – Examen préliminaire : Discussion informelle avec les parties, présidée par le président
Cette étape vise à fournir une explication informelle pour permettre au président de bien comprendre les enjeux. Les discussions permettront de préciser aux parties la procédure de traitement des plaintes ainsi que les résultats possibles et la médiation en vue d’une résolution, dans la mesure du possible.	14
Étape 5 – Conférence préparatoire : Réunion avec les parties, présidée par un membre du Conseil
Cette étape vise à simplifier les questions faisant l’objet de la plainte, à recenser les faits soulevés par les parties , à faciliter les discussions et à encourager le recours à d’autres mécanismes de règlement des différends, à déterminer d’autres questions qui pourraient contribuer à un règlement juste et rapide des procédures et à informer les parties au sujet des rôles et des pouvoirs du Conseil dans l’examen de la plainte.	17
Étape 6 – Deuxième avis
Un deuxième avis est envoyé aux parties et aux intervenants pour les informer de la composition du comité d’examen de la plainte. Cet avis comprend les échéanciers pour déposer une demande de statut d’intervenant ou d’observateur, pour fournir des documents supplémentaires et des rapports d’experts, pour aviser d’un changement de représentant et pour demander à participer à l’audience. La réponse doit être reçue dans les dix jours ouvrables suivant la date du deuxième avis. Dix jours ouvrables après la réception des documents supplémentaires ou des rapports d’experts, les parties peuvent déposer des documents de réfutation dans les documents supplémentaires des parties et des intervenants, et le plaignant ou l’office intimé peut déposer un rapport de réfutation.	19, 21,22, 23, 24,25 & 27
Étape 7 – Procédures de l’audience : Établissement du calendrier
Cinq jours après la réception du calendrier proposé, les parties et les intervenants répondent au calendrier proposé par le comité d’examen de la plainte pour confirmer leur disponibilité ou proposer une autre date (ou donner une raison valable pour laquelle ils ne peuvent pas être présents). Une liste détaillée des présentateurs, y compris les témoins experts et le temps requis pour les présentations, doit également être fournie. Le comité d’examen de la plainte convoquera les parties et les intervenants pour discuter du processus et des échéanciers.	26
Étape 8 – Audience
Les parties et les intervenants présentent leurs exposés selon l’ordre prescrit et en se fondant sur les documents et les documents supplémentaires soumis.	29 et 30
Étape 9 – Décision
Le Conseil prend une décision sans appel, qui sera communiquée aux parties et aux intervenants avant d’être publiée sur son site Web.	38

Principes généraux

Retards et calcul (article 7) : Lors du calcul du nombre de jours ouvrables, le jour de départ n’est pas compté, mais celui de l’échéance l’est. Les échéanciers prévus dans le Règlement administratif sur les plaintes peuvent être modifiés par le président ou le comité d’examen de la plainte.

Mesures de préservation de la confidentialité (article 16, paragraphes 18[4] et 28[3]) : Parties. Toute partie peut demander que des mesures de préservation de la confidentialité soient prises pour la totalité ou une partie d’un document ou document supplémentaire en déposant une demande auprès du greffier.

Les audiences ne sont pas publiques (article 28) : Seuls les parties à la plainte, les intervenants, les observateurs, le greffier et le personnel consultatif peuvent participer à une audience.

Interprétation et traduction (paragraphes 8[5] et 8[6]) : Les parties et les intervenants sont autorisés à participer au processus de traitement des plaintes dans la langue officielle de leur choix; le cas échéant, des services d’interprétation seront fournis. Toutefois, le Conseil n’est pas responsable de la traduction des documents.