Lignes directrices des plaintes du CPAC

Règlement administratif régissant l’administration des plaintes reçues par le conseil des produits agricoles du Canada tel que modifié le 10 février 2021

En vertu des alinéas 7(1)f) et 12b) de la Loi sur les offices des produits agricoles, L.R.C., 1985, c. F 4, le Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC) prend le Règlement administratif ci-après régissant l’administration des plaintes qu’il reçoit..

Titre abrégé

1 Le présent Règlement administratif peut être désigné comme le Règlement administratif sur les plaintes.

Interprétation

2 Les définitions suivantes s’appliquent au présent Règlement administratif :

Audience Instance qui se déroule en personne par téléconférence ou par vidéoconférence devant le Comité d’examen de la plainte. (Hearing)

Comité d’examen de la plainte Comité, composé d’au moins un membre du Conseil, établi par le président pour remplir les fonctions du Conseil au titre de l’alinéa 7(1)f) de la Loi et pour rendre compte de ses conclusions et recommandations au Conseil. (Complaint Committee)

Conseil Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC). (Council)

Date de l’avis Date à laquelle un avis est envoyé par le greffier au titre des articles 11 et 19 du présent Règlement administratif. (Notice Date)

Document Tout document qu’une partie dépose auprès du greffier pour étayer sa position. (Document)

Document supplémentaire out document supplémentaire déposé par une partie ou un intervenant conformément à l’article 23 du présent Règlement administratif. Comprend tout document ou renseignement demandé par le Comité d’examen de la plainte. (Additional Document)

Dossier officiel de la plainte Comporte tous les documents déposés auprès du greffier, ainsi que le rapport du Comité d’examen de la plainte et la décision du Conseil. (Official Record of the Complaint)

Greffier Employé du Conseil, qui est désigné par l’administrateur général du Conseil pour agir à titre de fonctionnaire administratif responsable de la tenue du dossier officiel de la plainte durant le processus. Le greffier sert d’agent de liaison entre les parties, les intervenants, les observateurs, le personnel consultatif et le Comité d’examen de la plainte : il coordonne les procédures et les communications durant le processus de plainte et répond aux questions de procédures pouvant se poser. (Registrar)

Instance Toute instance instruite par le Comité d’examen de la plainte. (Proceeding)

Intervenant Personne qui n’est pas une partie à la plainte et qui est autorisée à intervenir dans une instance de la manière prescrite par le Comité d’examen de la plainte. (Intervener)

Jour ouvrable Lundi au vendredi entre 8 h 30 et 16 h 30, heure normale de l’Est (HNE), à l’exclusion des jours fériés. (Business Day)

Loi Loi sur les offices des produits agricoles. (Act)

Membre du conseil Un membre du Conseil. (Council Member)

Mesures de confidentialité Toutes les mesures que le président ou le Comité d’examen de la plainte juge nécessaires et appropriées pour prévenir la divulgation publique d’un document ou de l’extrait d’un document déposé par une partie ou un intervenant auprès du greffier; sont notamment visés le caviardage partiel ou complet ou la non divulgation d’un document. (Confidentiality Measures)

Observateur Personne qui n’est ni une partie ni un intervenant à la plainte et qui est autorisée à observer l’audience de la manière prescrite par le Comité d’examen de la plainte. (Observer)

Office Tout office créé aux termes de la Loi. (Agency)

Office intimé Office dont les activités sont visées par une plainte. (Respondent Agency)

Partie Le plaignant ou l’office intimé. (Party)

Personne Individu, organisme, société ou tout autre type d’entité juridique; comprend les groupes de personnes. (Person)

Personnel consultatif Employés du Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC). Selon la nature de la plainte, il pourrait être composé du directeur des Affaires réglementaires et sectorielles, du gestionnaire de l’analyse des politiques, d’un conseiller principal en denrées ou d’un analyste des politiques ainsi que de tout autre membre du personnel du CPAC et d’unconseiller juridique. (Advisory Personnel)

Plaignant Personne directement touchée par les activités d’un office ou ayant un intérêt dans ces activités et qui dépose une plainte. (Complainant)

Plainte Plainte déposée auprès du greffier du CPAC conformément à l’alinéa 7(1)f) de la Loi et aux articles 8 et 10 du présent Règlement administratif. (Complaint)

Président Le président du Conseil des produits agricoles du Canada (CPAC) ou toute autre personne autorisée à remplir ses fonctions. (Chairperson)

Preuve Renseignements présentés pour prouver les faits en litige dans la plainte et pouvant inclure des dépositions de témoins, des dossiers, des documents ou des objets. (Evidence)

Témoin expert Témoin qualifié pour fournir une preuve sous forme d’opinion sur un sujet relevant de ses connaissances spécialisées et pour apporter au Comité d’examen de la plainte l’aide additionnelle dont il pourrait raisonnablement avoir besoin pour trancher la question soulevée par la plainte. (Expert Witness)

Application

3 Le présent Règlement administratif s’applique aux plaintes déposées auprès du greffier à compter du 20 février 2021.

Objet

4 Le présent Règlement administratif vise à s’assurer que :

l’ensemble des parties et des intervenants à une plainte a la possibilité pleine et entière de participer et de présenter ses arguments;
les arguments sont présentés et la preuve divulguée de manière opportune, transparente et efficace;
toutes les instances instruites par le Comité d’examen de la plainte se déroulent de manière équitable, prévisible, économique et dans les meilleurs délais.

Interprétation libérale

5 (1) Le présent Règlement administratif est interprété de manière équitable et libérale afin de promouvoir au mieux les objectifs énoncés à l’article 4.

(2) Lorsqu’une question n’est pas prévue dans le présent Règlement administratif, la pratique sera déterminée par le président avant la formation du Comité d’examen de la plainte ou par ce dernier une fois qu’il aura été formé.

Mécanismes substitutifs de règlement des différends

6 (1) Les parties sont encouragées à utiliser en tout temps des mécanismes substitutifs de règlement des différends afin de régler les différends qui les opposent.

(2) Les parties peuvent, à tout moment au cours des procédures, demander au président ou au Comité d’examen de la plainte, selon le cas, de suspendre l’instance afin de recourir à un mécanisme substitutif de règlement des différends. Une fois l’instance suspendue, tous les délais prévus au titre du présent Règlement administratif le sont également. Les parties doivent informer dès que possible le président ou le Comité d’examen de la plainte, selon le cas, de l’issue du mécanisme substitutif de règlement des différends.

(3) Le recours à un mécanisme substitutif de règlement des différends ne limite pas l’autorité ou le devoir du Conseil en matière de surveillance.

Calcul et modification des délais

7 (1) Au moment de calculer les délais prévus dans le présent Règlement administratif, le jour marquant le début du délai n’est pas compté, mais celui de l’échéance l’est.

(2) Tous les délais prévus dans le présent Règlement administratif sont impératifs, à moins que le président ou que le Comité d’examen de la plainte accorde une prorogation ou une réduction du délai lorsqu’il est juste et raisonnable de le faire.

Administration des plaintes

8 (1) La plainte et la réponse à la plainte doivent être déposées auprès du greffier en envoyant un courriel n’excédant pas 10 Mo à l’adresse courriel suivante : aafc.fpcccomplaints-plaintescpac.aac@agr.gc.ca.

(2) Le greffier dépose tous les documents reçus, y compris la correspondance, dans le dossier officiel de la plainte.

(3) Sous réserve des mesures de confidentialité, le greffier affiche une copie de tous les documents reçus, y compris la correspondance, sur le site Web du Conseil, et transmet la copie de tout document reçu à la personne ressource des autres parties et de l’intervenant.

(4) Les commentaires ou les questions des parties, des intervenants et des observateurs à la plainte sont transmis électroniquement au greffier.

(5) Les parties et les intervenants sont autorisés à participer au processus de plainte dans la langue officielle de leur choix. À ce titre, tous les documents et documents supplémentaires déposés auprès du greffier seront rédigés en anglais ou en français. Cependant, le Conseil n’est pas responsable de la traduction des documents et des documents supplémentaires déposés.

(6) Le Conseil offre sur demande des services de traduction simultanée dans les deux langues officielles. Le greffier vérifie auprès des parties et des intervenants si des services de traduction simultanée seront requis durant l’instance.

(7) Le greffier prend, sous réserve des instructions du président ou du Comité d’examen de la plainte, toutes les dispositions nécessaires pour assurer le déroulement ordonné et efficace de l’instance.

Désistement

9 Le plaignant peut à tout moment se désister de la plainte en fournissant au greffier un avis écrit.

Dépôt d’une plainte

10 (1) Tout plaignant peut déposer une plainte auprès du Conseil.

(2) La plainte doit comporter les renseignements suivants :

les activités précises de l’office intimé visées par la plainte;
une explication quant à la manière dont le plaignant est directement touché par les activités de l’office intimé ou quant à son intérêt dans ces activités;
un énoncé concis des motifs et du fondement de la plainte;
les conclusions et (ou) les mesures de réparation demandées au Comité d’examen de la plainte;
une liste énumérant tous les documents que le plaignant entend utiliser en preuve pour étayer sa position, les documents étant ainsi numérotés en ordre alphanumérique croissant, en commençant par C 1, C 2, C 3, et ainsi de suite;
tout document appuyant la position du plaignant;
une adresse courriel pour assurer les communications avec le greffier.

Premier avis

11 (1) Pour faire suite au dépôt d’une plainte, le greffier envoie un avis à l’office intimé, aux régies agroalimentaires provinciales, et aux membres du conseil d’administration de l’office intimé pour les informer de la plainte.

(2) L’avis enjoint à l’office intimé de déposer une réponse à la plainte.

(3) Le premier avis informe les interlocuteurs concernés de la possibilité de demander le statut d’intervenant ou d’observateur conformément aux règles énoncées aux articles 21 et 22, respectivement.

Réponse à la plainte

12 L’office intimé dépose sa réponse à la plainte dans les 10 jours ouvrables de la date du premier avis ou après une période plus courte déterminée par le président et communiquée par le greffier. Elle comportera les renseignements suivants :

la position de l’office intimé à l’égard de la plainte;
la recommandation demandée au Comité d’examen de la plainte;
la liste de documents que l’intimé entend utiliser en preuve pour étayer sa position, les documents étant ainsi numérotés en ordre alphanumérique croissant, en commençant par R-1, R-2, R-3 et ainsi de suite;
une adresse courriel pour assurer les communications avec le greffier.

Résumé des questions

13 (1) Le personnel consultatif examine la plainte, la réponse à la plainte et la demande de statut d’intervenant, le cas échéant; il prépare à l’intention du président un rapport résumant les questions et les recommandations.

(2) Le greffier peut, si le personnel consultatif estime que la plainte ou que la réponse à la plainte est incomplète, demander au plaignant ou à l’office intimé d’envoyer des renseignements supplémentaires dans les 10 jours ouvrables suivant la date de la demande, ou à toute autre date que le personnel consultatif juge appropriée dans les circonstances, afin d’achever son analyse.

Examen préliminaire

14 (1) Pour faire suite à la réception du rapport résumant les questions, le président peut, s’il est convaincu que le plaignant est directement touché par les activités de l’office intimé et que la plainte relève du mandat législatif du Conseil, enjoindre au greffier d’organiser un examen préliminaire auquel devront prendre part le plaignant et l’office intimé afin de mieux comprendre les questions qui se posent.

(2) Le président donne ses instructions au greffier concernant les personnes devant être invitées à participer à l’examen préliminaire pour le compte du plaignant et de l’office intimé.

(3) Le président décide si le personnel consultatif assistera à l’examen préliminaire et, le cas échéant, donne ses instructions au greffier concernant les membres du personnel devant être invités à y participer.

(4) Le président peut, s’il le juge nécessaire, fournir au greffier un ordre du jour formel aux fins de l’examen préliminaire pour qu’il l’insère dans l’invitation.

(5) Le greffier convoquera l’examen préliminaire selon les instructions du président en envoyant une invitation comprenant la liste de tous les participants ainsi que l’ordre du jour formel, le cas échéant.

(6) Le personnel consultatif est chargé de rédiger un résumé de l’examen préliminaire. Si aucun de ses membres n’a été invité à y participer, le président lui fournira un résumé des questions abordées durant l’examen préliminaire. Le personnel consultatif rédigera le résumé de l’examen préliminaire que le greffier conservera dans ses dossiers.

(7) L’examen préliminaire peut se dérouler en personne, par téléconférence ou par vidéoconférence à la discrétion du président ou comme convenu par les parties.

Rejet de la plainte par le président

15 (1) Le président peut, en tout temps avant la création du Comité d’examen de la plainte, rejeter la plainte s’il estime qu’elle ne relève pas de la compétence du Conseil, qu’elle est frivole, vexatoire, futile ou autrement dépourvue de substance, ou que le plaignant n’est pas directement touché par son objet.

(2) Lorsque la plainte est rejetée aux termes de la présente disposition, le président en informe les membres du Conseil.

(3) Le greffier conserve dans ses dossiers le procès verbal des discussions menées aux termes du paragraphe (2).

(4) Le président informe ensuite par écrit les parties et les intervenants du rejet de la plainte par l’entremise du greffier.

Mesures de confidentialité

16 (1) Les parties et les intervenants peuvent demander l’application de mesures de confidentialité à l’ensemble ou à une partie des documents, des documents supplémentaires ou de l’instance en déposant auprès du greffier une demande à cet effet qui devra être motivée.

(2) Avant que le Comité d’examen de la plainte ne soit créé, les demandes de mesures de confidentialité seront tranchées par le président.

(3) Une fois formé, le Comité d’examen de la plainte tranche les demandes de mesures de confidentialité.

(4) Le président ou le Comité d’examen de la plainte, selon le cas, peut de sa propre initiative, et s’il le juge nécessaire, ordonner l’application de mesures de confidentialité aux documents, aux documents supplémentaires ou à l’instance.

Conférence préparatoire

17 (1) Après réception du rapport résumant les questions et du résumé de l’examen préliminaire rédigés par le personnel consultatif, le cas échéant, le président, s’il est convaincu qu’un plaignant est directement touché par les activités d’un office intimé, ordonne la tenue d’une conférence préparatoire dans le cadre de l’instance et oblige les parties à y participer.

(2) Le président désigne un membre du Conseil pour qu’il préside la conférence préparatoire.

(3) Le président enjoint au greffier d’organiser un examen préliminaire auquel devront prendre part les parties.

(4) La conférence préparatoire a pour objet :

de restreindre ou de simplifier les questions visées par la plainte;
de cerner les faits convenus par les parties;
de faciliter les discussions entre les parties et d’encourager le recours à des mécanismes substitutifs de règlement des différends à l’égard de toute question;
de trancher toute autre question qui pourrait faciliter le règlement juste et rapide de l’instance avec l’accord mutuel des parties;
d’informer les parties du rôle et des pouvoirs du Conseil dans l’instruction de la plainte.

(5) La conférence préparatoire peut se dérouler en personne, par téléconférence ou par vidéoconférence à la discrétion du président ou comme convenu par les parties.

(6) La conférence préparatoire se déroule en l’absence du public.

Création d’un Comité d’examen de la plainte

18 (1) Une fois la conférence préparatoire terminée, le président enjoint au personnel consultatif de préparer une recommandation concernant la formation d’un Comité d’examen de la plainte.

(2) Après réception de cette recommandation, le président forme le Comité d’examen de la plainte.

(3) Une fois le Comité d’examen de la plainte formé, le président lui enjoint de convoquer une audience.

(4) Le président informe également le Comité d’examen de la plainte de toutes les mesures de confidentialité ayant été demandées et lui enjoint de les mettre en œuvre si nécessaire.

(5) Le greffier communique électroniquement aux parties et aux intervenants la décision du président concernant la formation du Comité d’examen de la plainte et le processus.

(6) Une fois le Comité d’examen de la plainte formé, le président n’est plus soumis à aucune obligation à l’égard de la plainte et n’intervient pas dans son examen par ledit Comité.

(7) Pour préserver l’intégrité du processus de plainte, ni l’office intimé ni le plaignant ne s’entretiendront des enjeux liés à la plainte, après la formation du Comité d’examen de la plainte, avec les membres du Conseil ou avec le personnel du CPAC en dehors du processus formel établi dans le présent Règlement administratif.

(8) Tous les membres du Conseil et le personnel du CPAC doivent se garder de discuter de la plainte avec les parties, les intervenants, les observateurs ou les membres du public, à l’exception de ce qui est prévu au présent règlement.

(9) Le président peut changer en tout temps les représentants du Comité d’examen de la plainte.

Second avis

19 (1) Après la création du Comité d’examen de la plainte, le greffier envoie un second avis aux parties, aux régies agroalimentaires provinciales et aux membres du conseil d’administration de l’office intimé afin de les informer de la création d’un Comité d’examen de la plainte et de l’identité de ses membres.

(2) Le second avis comprend :

la décision du président de former un Comité d’examen de la plainte;
un rappel aux interlocuteurs quant à la possibilité de solliciter le statut d’intervenant ou d’observateur selon les règles énoncées aux articles 21 et 22;
un rappel concernant la présentation des demandes de participation par vidéoconférence ou par téléconférence, l’envoi des documents supplémentaires, des rapports d’expert et de l’avis de changement de représentant, le cas échéant, conformément aux articles 23, 24, 25 et 27 du présent Règlement administratif.

Indépendance du Comité d’examen de la plainte

20 (1) Une fois créé par le président, le Comité d’examen de la plainte examine la plainte de manière indépendante avec l’appui du personnel consultatif et du greffier.

(2) Le président conserve le pouvoir de suspendre ou de remplacer en tout temps le Comité d’examen de la plainte, pour des motifs justes et raisonnables, notamment en cas d’incapacité de l’un des membres à remplir ses fonctions. Si nécessaire, le président nomme un autre membre du Conseil pour remplacer celui qui est inhabile à siéger au Comité.

(3) Le Comité d’examen de la plainte établit le processus que les parties devront suivre.

Demandes du statut d’intervenant

21 (1) La demande de statut d’intervenant doit être déposée par courriel auprès du greffier au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis et comportera les renseignements suivants :

la raison pour laquelle l’intervenant souhaite intervenir et en quoi l’intervention proposée peut aider le Comité d’examen de la plainte à examiner la plainte et à statuer sur les questions qu’elle soulève;
une liste énumérant tous les documents que l’intervenant entend utiliser en preuve pour étayer sa position, les documents étant ainsi numérotés en ordre alphanumérique croissant, en commençant par I 1, I 2, I 3, et ainsi de suite;
une adresse courriel pour assurer les communications avec le greffier.

(2) Le personnel consultatif examine la demande de statut d’intervenant et formule une recommandation à l’intention du président ou du Comité d’examen de la plainte, selon le cas.

(3) Le Comité d’examen de la plainte, selon le cas, accorde le statut d’intervenant s’il est convaincu que l’intervention proposée peut l’aider à trancher les questions soulevées par la plainte.

(4) Une fois que le statut d’intervenant a été accordé, toutes les règles contenues dans le présent règlement s’appliquent.

Observateurs

22 (1) Le Comité d’examen de la plainte peut, à sa discrétion, permettre à des observateurs d’assister à l’audience ou à une partie de celle ci.

(2) Toute personne souhaitant assister à l’audience en tant qu’observateur doit déposer une demande auprès du greffier au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis et fournir les renseignements suivants :

la raison pour laquelle elle souhaite assister à l’audience;
l’organisme qu’elle représente.

(3) L’observateur n’a pas le droit de poser des questions aux parties ou aux intervenants ni d’être interrogé par ces derniers.

Documents supplémentaires

23 (1) Les parties et les intervenants peuvent déposer par courriel des documents supplémentaires auprès du greffier au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis.

(2) Les parties peuvent déposer par courriel auprès du greffier des documents supplémentaires réfutant les documents du plaignant, de l’office intimé ou de l’intervenant, au plus tard 10 jours ouvrables après la réception des documents supplémentaires.

(3) Aucun document supplémentaire ne peut, sans l’autorisation du Comité d’examen de la plainte, être déposé en dehors de ces délais.

(4) Le Comité d’examen de la plainte peut, à tout moment durant l’administration de la plainte, demander aux parties de déposer des documents supplémentaires.

Témoins experts

24 (1) La partie qui entend appeler un témoin expert à l’audience dépose, au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis, les documents suivants auprès du greffier :

le curriculum vitae du témoin expert;
le rapport, signé par l’expert, qui expose la substance de son témoignage.

(2) Le curriculum vitae prouve que l’expert a acquis des connaissances spéciales ou particulières, par ses études ou son expérience, concernant les questions sur lesquelles il témoignera.

(3) Toute partie peut déposer un rapport en réfutation au plus tard 10 jours ouvrables après la réception du rapport d’expert.

Représentants

25 (1) Les parties et les intervenants peuvent se représenter eux mêmes ou être représentés par un avocat ou par leur dirigeant, administrateur ou employé ou par tout autre représentant dûment autorisé.

(2) La partie ou l’intervenant qui décide d’être représenté doit aviser le greffier par courriel au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis.

(3) La partie ou l’intervenant qui cesse d’être représenté doit en aviser le greffier dès que possible.

(4) Le greffier informe l’autre partie ou l’intervenant qu’une partie ou un intervenant est représenté ou qu’il cesse de l’être en envoyant dès que possible un avis à cet effet.

Dépôt et établissement d’un calendrier d’audience

26 (1) Le Comité d’examen de la plainte propose dès que possible un calendrier d’audience en enjoignant au greffier de transmettre par courriel la proposition de calendrier aux parties et aux intervenants.

(2) Les parties et les intervenants répondront au greffier dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la proposition de calendrier, ou dans le délai fixé par le greffier, en confirmant qu’ils seront disponibles pour assister à l’audience, et en fournissant une liste détaillée des présentateurs et de la durée totale estimée de leurs présentations.

(3) La partie ou l’intervenant qui n’est pas disponible aux dates proposées doit en informer le Comité d’examen de la plainte en fournissant une raison valide et en proposant une autre date.

(4) Une fois qu’il établit le calendrier après avoir reçu les réponses des parties et des intervenants, le Comité d’examen de la plainte fixe l’ordre du jour et le greffier informe les parties et les intervenants de la date de l’audience et du temps alloué pour chaque présentation.

(5) Les parties ou les intervenants qui ne peuvent plus assister à l’audience une fois le calendrier établi devront fournir une raison valable dès que possible; s’il est convaincu par l’explication donnée, le Comité d’examen de la plainte peut fixer une nouvelle date d’audience.

(6) Pour faire suite au dépôt de la proposition de calendrier, le Comité d’examen de la plainte convoque les parties et les intervenants à une vidéoconférence ou à une téléconférence pour discuter du processus et des délais.

Procédure à l’audience

Audience en personne, par vidéoconférence ou téléconférence

27(1) L’audience peut se dérouler en personne, par vidéoconférence ou téléconférence.

(2) Le Comité d’examen de la plainte siège à Ottawa pour les audiences en personne, dans la mesure du possible.

(3) Une partie ou un intervenant peut, avec l’autorisation du Comité d’examen de la plainte, participer à l’instance par vidéoconférence ou par téléconférence en déposant une demande à cet effet auprès du greffier au plus tard 10 jours ouvrables après l’envoi du second avis.

Les audiences ne sont pas publiques

28 (1) L’audience instruite par le Comité d’examen de la plainte qui examine la plainte est close au public.

(2) Les parties à la plainte, les intervenants, les observateurs, le greffier et le personnel consultatif seulement peuvent assister à l’audience.

(3) À la demande de l’une des parties ou de sa propre initiative, le Comité d’examen de la plainte peut adopter d’autres mesures de confidentialité qu’il juge nécessaires et appropriées dans les circonstances.

(4) L’audience sera enregistrée par le sténographe judiciaire et les parties pourront se procurer les transcriptions.

(5) Les coûts de la transcription seront assumés par le Conseil.

Ordre de présentation

29 (1) Durant l’audience, l’ordre suivant doit être respecté :

le plaignant présente sa plainte;
l’office intimé présente sa réponse;
l’intervenant fait ses présentations;
le plaignant peut répliquer à l’office intimé et à l’intervenant;
l’office intimé peut réagir à la réplique du plaignant et aux présentations de l’intervenant.

(2) Les parties et l’intervenant peuvent poser des questions aux autres parties et à l’intervenant, le cas échéant, à tout moment durant l’audience.

(3) Le Comité d’examen de la plainte peut poser des questions en tout temps durant l’audience. Le personnel consultatif appuie le Comité d’examen de la plainte durant l’audience, ce qui suppose notamment de lui fournir des questions ou des avis.

(4) Le Comité d’examen de la plainte réduit ou prolonge la durée pour chaque présentation selon les besoins visés au paragraphe (1).

Présentations

30 Chaque présentation faite devant le Comité d’examen de la plainte sera basée sur les documents et les documents supplémentaires soumis au greffier conformément au présent Règlement administratif.

Ajournement

31 L’audience peut être suspendue, remise ou ajournée par le Comité d’examen de la plainte en tout temps et selon les modalités qu’il estime justes et raisonnables.

Défaut de comparaître

32 (1) Si l’une des parties ou l’intervenant ne comparaît pas à l’audience et que le Comité d’examen de la plainte est convaincu qu’un avis d’audience leur a été envoyé, ledit Comité ajourne l’audience pendant 30 minutes et enjoint alors au greffier de contacter la partie qui ne s’est pas présentée pour obtenir une explication.

(2) Si le plaignant ne comparaît pas à l’audience et que le greffier n’arrive pas à le joindre, le Comité d’examen de la plainte considère que la plainte est abandonnée et la rejette.

(3) Si l’office intimé ou l’intervenant ne comparaît pas et que le greffier n’arrive pas à joindre l’un ou l’autre, le Comité d’examen de la plainte peut rendre une décision sans entendre ces parties.

(4) Si le greffier parvient à joindre la partie ou l’intervenant ou que l’un d’eux l’a contacté pour justifier son absence, le greffier informe le Comité d’examen de la plainte de l’explication fournie et ce dernier peut ajourner l’audition de la plainte ou prendre une autre mesure qu’il estime juste et raisonnable.

Communications et médias

33 Il est strictement interdit aux parties, aux intervenants ou aux observateurs d’enregistrer ou de filmer l’audience ou une partie de celle ci.

34 Aucun membre des médias n’assiste à l’audience.

35 L’ensemble des parties, intervenants ou observateurs doivent se garder de faire des commentaires publics concernant l’instance, y compris dans la presse écrite ou dans les médias sociaux.

Frais

36 Les intervenants, les parties ou les observateurs devront assumer les frais de déplacement et d’hébergement liés à la plainte, aux témoins ou aux experts.

Fonctions et pouvoirs du Comité d’examen de la plainte et des membres du Conseil

37 Le Comité d’examen de la plainte peut prendre connaissance des renseignements, des faits généralement reconnus ou d’opinions relevant de ses connaissances spécialisées.

Rapport du Comité d’examen de la plainte et conclusion de l’instance

38 (1) Le Comité d’examen de la plainte rédige son rapport et le soumet à l’étude du Conseil.

(2) Le rapport du Comité d’examen de la plainte comprend une recommandation concernant la plainte adressée au Conseil ainsi que des recommandations adressées aux parties.

(3) Le Conseil prend une décision finale à l’égard de la plainte en s’appuyant sur la recommandation du Comité d’examen de la plainte. La décision du Conseil sera communiquée par écrit et comportera des motifs. Le Conseil peut décider d’accueillir ou de rejeter la plainte en tout ou en partie.

(4) Le greffier communique électroniquement le rapport du Comité d’examen de la plainte aux parties et aux intervenants.

(5) Le rapport du Comité d’examen de la plainte et la lettre de décision du Conseil seront rendus publics et affichés sur le site Web du Conseil après avoir été communiqués aux parties et aux intervenants, à moins que des mesures de confidentialité applicables n’empêchent leur divulgation publique.

(6) Le Comité d’examen de la plainte est dissous une fois que le Conseil a rendu sa décision à l’égard de la plainte.

Review

39 Le présent Règlement administratif fait l’objet d’une révision tous les cinq (5) ans, ou à tout autre moment jugé opportun.

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2025-10-14