Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2015–2016
D'Emploi et Développement social Canada
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Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2015–2016 [PDF - 1.09 Mo]
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Sommaire
Emploi et Développement social Canada (EDSC) est responsable de divers programmes et services qui soutiennent les Canadiens à toutes les étapes de leur vie – de l’école au travail, d’un emploi à un autre, du chômage au travail et de la population active à la retraire.
La mission d’EDSC, y compris le Programme du travail et Service Canada, consiste à bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, à aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et à améliorer leur qualité de vie. EDSC offre ses programmes et services directement à la population dans 615 points de service à la grandeur du pays. Il sert des millions de Canadiens au moyen de divers canaux, notamment en personne, par Internet, par téléphone et par l’entremise de son réseau de centres d’appels. Les Canadiens ont choisi d’interagir en ligne avec EDSC, puisque le site Web de Service Canada reçoit environ 81,5 millions de visites par année.
La protection efficace des renseignements personnels constitue une valeur organisationnelle essentielle, sur laquelle repose la confiance du public. La gestion et la prestation des programmes et services d’EDSC nécessitent souvent la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels de particuliers. Pour certains programmes du Ministère, des renseignements personnels détaillés et parfois sensibles sont requis afin de déterminer si une personne est admissible à un programme ou pour faire en sorte qu’elle reçoive des prestations et des services.
EDSC doit respecter les exigences en matière de protection des renseignements personnels exposées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que les dispositions relatives à la protection des renseignements personnels qui se trouvent dans la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. La partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social établit des circonstances précises et particulières en ce qui a trait à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, qui prévalent sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
En 2015-16, EDSC a continué de faire des progrès considérables dans la mise en œuvre de ses priorités relatives à la gestion de la protection des renseignements personnels. Voici une liste des principales réalisations :
- renforcement de la planification et de la production de rapports pour soutenir le plan de travail annuel sur la protection des renseignements personnels et la sécurité de l’information;
- gestion et coordination des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur les nouveaux programmes et les nouvelles activités;
- mise à jour des plans d’action en matière de protection des renseignements personnels dirigés par les programmes du Ministère;
- élaboration et mise à jour des ententes d’échange de renseignements;
- sensibilisation des employés aux questions relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité de l’information dans le cadre de la Semaine de la sensibilisation à la protection de la vie privée et de la Journée de la protection des données;
- poursuite des activités de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels en ligne et en personne.
À l’avenir, le Ministère continuera de promouvoir une approche de gestion des renseignements personnels proactive et fondée sur les risques, et de favoriser une culture organisationnelle engagée à l’égard de la gestion de l’information pour relever efficacement les défis liés au contexte de la protection des renseignements personnels, qui est en constante évolution.
1 : Introduction
1.1 : À propos de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels, qui a reçu la sanction royale le 1er juillet 1983, exige des institutions fédérales qu’elles respectent le droit des personnes à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels confère également aux personnes un droit d’accès aux renseignements les concernant et un droit de correction des renseignements erronés.
Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d’une institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi à la fin de chaque exercice.
1.2 : À propos d’Emploi et Développement social Canada
La mission d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), y compris le Programme du travail et Service Canada, est de bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, d’aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d’améliorer leur qualité de vie.
EDSC est l’un des plus grands ministères du gouvernement et il assure une présence dans de nombreuses régions du Canada. Les citoyens et les clients interagissent avec EDSC dans 615 points de service répartis partout au pays. En 2015-2016, EDSC a fourni des prestations et des paiements totalisant environ 110 milliards de dollars et a aidé des millions de Canadiens par l’entremise de ses nombreux programmes et services :
- 81,5 millions de visites sur le site Web de Service Canada;
- 8,1 millions de visites en personne dans les Centres Service Canada;
- 1,9 million d’appels traités par les agents du service 1 800 O-Canada;
- 4,7 millions de passeports délivrés;
- 2,78 millions de demandes de prestations d’assurance-emploi, 1,3 million de demandes de prestations du Régime de pensions du Canada et 2,6 millions de demandes de prestations de la Sécurité de la vieillesse traitées;
- 2,74 milliards de dollars retirés de régimes enregistrés d’épargne-études par des étudiants pour aider à payer leurs études postsecondaires;
- 94 % des conflits de travail ont été réglés dans le cadre de la négociation collective.
EDSC fournit une gamme de programmes et de services qui touchent les Canadiens tout au long de leur vie. Le Ministère garantit aux aînés un revenu de base, appuie les travailleurs sans emploi, aide les étudiants à financer leurs études postsecondaires et soutient les parents qui élèvent de jeunes enfants. Le Programme du travail se charge des lois et des politiques s’appliquant aux milieux de travail de compétence fédérale. Service Canada aide les citoyens à bénéficier des programmes d’EDSC, de même que des autres programmes et services du gouvernement du Canada.
1.3 : Nos ministres
Les mandats des trois ministres d’EDSC reflètent les activités du Ministère, lesquelles sont régies par les lois fédérales :
- L’honorable Jean-Yves Duclos, ministre de l’Emploi et du Développement social portant le titre de ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social;
- L’honorable MaryAnn Mihychuk, ministre du Travail portant le titre de ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail;
- L’honorable Carla Qualtrough, ministre des Sports et des Personnes handicapées.
L’honorable Jean-Yves Duclos est le ministre responsable aux fins de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social à EDSC.
2 : Gestion de la protection des renseignements personnels à EDSC
EDSC est largement reconnu comme l’un des plus importants détenteurs de renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada. La gestion des fonds de renseignements personnels du Ministère est une entreprise complexe. Les renseignements personnels des clients sont conservés physiquement et électroniquement dans de nombreux systèmes, secteurs de programme, directions générales, bureaux et régions d’un bout à l’autre du pays. En ce qui concerne plusieurs programmes, les directions et les régions se partagent la responsabilité de la protection des renseignements personnels pendant la durée du programme. Par conséquent, EDSC a donné la priorité à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Cela comprend : un cadre législatif en matière de protection des renseignements personnels comme défini dans sa loi habilitante (partie 4); la mise en œuvre d’un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels fiable; l’instauration d’une gouvernance efficace en matière de la protection des renseignements personnels par l’entremise de la délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social; mise sur pied de comités exécutifs visant à soutenir le processus décisionnel pour les questions liées à la protection des renseignements personnels; l’organisation de la fonction de protection des renseignements personnels du Ministère sous l’autorité et la direction du Secrétariat ministériel et du chef de la protection des renseignements personnels.
2.1 : Cadre juridique relatif à la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels les concernant détenus par des institutions gouvernementales. Elle confère aussi aux personnes un droit d’accès à cette information, sous réserve des prescriptions prévues dans la loi, ainsi que le droit de demander que soient corrigés les renseignements inexacts. Les articles 4 à 8 de la Loi, que l’on désigne communément comme le code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels, régissent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et le retrait des renseignements personnels.
Le paragraphe 8 (2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels précise que des renseignements personnels peuvent être divulgués conformément à cette disposition, sous réserve d’une autre loi du Parlement régissant la divulgation de renseignements personnels. La divulgation de renseignements personnels par Emploi et Développement social Canada est régie par une telle loi du Parlement, la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. La partie 4 prévoit que les renseignements personnels qu’Emploi et Développement social Canada a obtenus par l’entremise d’un programme ou de l’information qui en découle constituent des renseignements privilégiés et peuvent être fournis seulement dans les circonstances précises et particulières énoncées dans cette partie. La partie 4 prévoit aussi des dispositions qui régissent l’utilisation de ces renseignements personnels à des fins de recherche ou statistiques.
2.2 : Ordonnance de délégation des pouvoirs liés à la protection des renseignements personnels
L’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels habilite le responsable de l’institution à déléguer aux employés de l’institution les pouvoirs, les attributions ou les fonctions que lui confère cette loi. L’ordonnance de délégation de pouvoirs qui figure à l’annexe A défini les pouvoirs délégués depuis le 3 juin 2015.
2.3 : Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC
Étant donné l’importance de la protection des renseignements personnels à EDSC, le Ministère a adopté une approche proactive et fondée sur les risques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels. Cette approche est fondée sur le concept de « protection intégrée de la vie privée », qui insiste sur l’importance d’intégrer la protection des renseignements personnels directement à la conception et à l’architecture des nouveaux programmes, systèmes, technologies et processus administratifs. Le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC inclut les éléments clés suivants :
- Élément 1 – Gouvernance et responsabilisation : Les rôles et les responsabilités en matière de gestion de la protection des renseignements personnels sont clairement définis en vue de se conformer aux exigences de la loi, de la réglementation, des politiques et des normes ainsi que pour répondre aux attentes du public.
- Élément 2 – Intendance des renseignements personnels : Des mesures appropriées de protection des renseignements personnels sont mises en œuvre afin de permettre la gestion des renseignements personnels pendant tout leur cycle de vie.
- Élément 3 – Assurance de la conformité : Des processus et des pratiques officiels sont établis afin d’assurer le respect des spécifications, des politiques, des normes et des lois en matière de protection des renseignements personnels.
- Élément 4 – Gestion efficace des risques : Des évaluations des risques structurées et coordonnées sont menées pour réduire la probabilité que des incidents négatifs se produisent et limiter leurs répercussions, le cas échéant, de même que pour exploiter au maximum les occasions qui s’offrent au Ministère par le recensement, l’évaluation et la priorisation des risques.
- Élément 5 – Culture, formation et sensibilisation : La protection des renseignements personnels est une valeur fondamentale de l’organisation qui est essentielle pour conserver la confiance du public. Des activités officielles de formation et de sensibilisation à ce chapitre font la promotion d’une organisation sensible à la protection des renseignements personnels qui valorise la gérance de l’information.
2.4: Gouvernance de la protection des renseignements personnels
EDSC s’assure de l’exécution de ses responsabilités décisionnelles et de gouvernance par l’entremise du Comité de gestion ministérielle et du Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information.
Comité de gestion ministérielle
Le Comité de gestion ministérielle, un comité permanent du Conseil de gestion du portefeuille d’EDSC, surveille la mise en œuvre du programme de gestion du portefeuille, y compris l’opérationnalisation des plans et des priorités du Ministère en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information
Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information, à titre de sous-comité du Comité de gestion ministérielle, a le mandat d’examiner les questions liées à la protection des renseignements personnels. Le Comité appuie la coordination horizontale et la priorisation des enjeux, des plans et des stratégies liés à la gestion et à la protection des renseignements personnels. Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information est coprésidé par le chef de la protection des renseignements personnels et l’agent de sécurité du Ministère. Le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information est soutenu par le Groupe de travail sur l’examen des banques de données. Ce dernier voit à l’application de la politique en matière de protection des renseignements personnels et surveille l’utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives, notamment les activités d’analyse de politiques, de recherche et d’évaluation.
2.5: Organisation de la fonction de protection des renseignements personnels
Le Secrétariat ministériel est le bureau de première responsabilité du Ministère pour ce qui est de l’élaboration de politiques en matière de protection des renseignements personnels, de la prestation de conseils et d’une orientation au portefeuille en matière de protection des renseignements personnels, et de la gestion des opérations relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Le secrétaire ministériel d’EDSC exerce la fonction de chef de la protection des renseignements personnels pour le Ministère.
Description texte de la figure 1 – Organisation de la fonction de protection des renseignements personnels à EDSC
Cet organigramme illustre une hiérarchie dans laquelle le Secrétaire ministériel et Chef de la protection des renseignements personnels d'EDSC se retrouve au sommet. Une ligne pointillée le relie aux gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Deux divisions relèvent du Secrétariat ministériel, soit la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Sous la première, on retrouve l'Unité de la conformité et de l'examen de la protection des renseignements personnels ainsi que l'Unité des politiques, de la planification et de la coordination. Sous la deuxième, on retrouve l'Unité de traitement des demandes d'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi que l'Unité de gestion des incidents et des divulgations législatives.
Secrétaire ministériel et chef de la protection des renseignements personnels
Le secrétaire ministériel assume également les fonctions de chef de la protection des renseignements personnels d’EDSC et il est l’autorité fonctionnelle du Ministère sur les questions relatives à la confidentialité, notamment il offre des conseils faisant autorité et une orientation fonctionnelle à l’ensemble des directions régionales et des régions du Ministère. Le chef de la protection des renseignements personnels est responsable de la gestion proactive des questions relatives à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère et de la mise en place de cadres, de programmes et de processus d’examen en vue de la gestion de la protection des renseignements personnels, ainsi que d’approches à la gestion des renseignements personnels axées sur le risque. La personne occupant ce poste est également chargée de fournir des conseils et une orientation, et de diriger les opérations liées au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Division de la gestion de la protection des renseignements personnels
La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels constitue le point de convergence du Ministère en ce qui a trait à la gestion de la politique de confidentialité et à la mise en œuvre du cadre de gestion de la protection des renseignements personnels du Ministère. Sous l’autorité et la direction du chef de la protection des renseignements personnels, la Division appuie la coordination horizontale et la mise en œuvre des plans et des priorités stratégiques du Ministère en lien avec la protection de la confidentialité. La Division est responsable des services d’examen et de vérification en matière de protection des renseignements personnels, des politiques en matière de protection de renseignements personnels, ainsi que de la planification stratégique et de la coordination des questions liées à la protection des renseignements personnels. Elle est également chargée de soutenir la mise en place des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et des ententes d’échange de renseignements et d’offrir une orientation à cet égard.
Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels met en application les obligations législatives du Ministère aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de certaines parties de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Cette division dirige le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et fournit des conseils à cet effet en gérant les demandes d’accès à l’information concernant les dossiers administrés par EDSC, et est soutenue dans ses activités par les agents de liaison des programmes et les gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ce travail consiste à répondre aux demandes du public, à effectuer un examen détaillé des documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’à offrir des programmes de formation et de sensibilisation aux employés sur l’application des lois. Une grande partie de l’information qui relève du Ministère contient des renseignements personnels sur certaines personnes, et l’accès à cette information doit être restreint en vertu d’exceptions obligatoires à la Loi, sauf si certaines conditions sont respectées.
Opérations régionales
Le Ministère compte sur un réseau d’agents de liaison travaillant au sein de ses directions générales ainsi que de gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui facilitent le travail en fournissant des conseils et des avis d’expert concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels directement aux secteurs de programme, en consultation avec la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Les responsables des opérations régionales sont chargés de traiter la majorité des demandes de renseignements personnels présentées au Ministère.
3 : Activités et réalisations liées à la protection des renseignements personnels en 2015-16
En 2015-16, EDSC a continué à faire des progrès pour promouvoir une approche proactive et basée sur le risque à la gestion de la protection des renseignements privés ainsi que pour soutenir l’épanouissement d’une culture organisationnelle dévouée à la saine gestion de l’information. Les faits saillants d’activités et de réalisations de respect de la vie privée d’EDSC comprennent :
- l’élaboration et la mise en œuvre du plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels;
- l’exécution de sept évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
- un examen complet et une mise à jour de son chapitre d’Info Source;
- la clôture de l’enquête du Commissariat à la protection de la vie privée au sujet de la perte d’une clé USB;
- la réalisation de certaines vérifications internes liées à la protection des renseignements personnels;
- l’actualisation des plans d’action pour la protection des renseignements personnels dirigés par les programmes;
- l’inventaire des ententes d’échange de renseignements et la normalisation des modèles;
- les activités de formation et de sensibilisation des employés à la protection des renseignements personnels.
3.1 : Plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels
En 2015-16, le Ministère a élaboré et mis en œuvre son plan annuel de travail intégré sur la protection et la sécurité des renseignements personnels en vue d’appuyer la planification et la mise en œuvre stratégiques de ses priorités à cet égard. Le plan annuel de travail sur la protection et la sécurité des renseignements personnels, supervisé par le Comité de la protection des renseignements personnels et de la sécurité de l’information, comprend des plans stratégiques et opérationnels visant à atteindre les objectifs en matière de gestion de la protection et de la sécurité des renseignements personnels. Les priorités pour 2015-16 et le plan de travail comportaient des mesures visant à soutenir efficacement les programmes ministériels dans leurs activités liées à la protection et à la sécurité des renseignements personnels, ainsi que des liens horizontaux renforcés et une assurance de la conformité relative à la protection des renseignements personnels.
3.2 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées
Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, EDSC doit effectuer des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant d’établir une activité ou un programme nouveau ayant subi des modifications importantes ou exigeant l’utilisation de renseignements personnels à des fins administratives afin de déterminer les répercussions et les risques sur la protection de la vie privée, ainsi que les stratégies d’atténuation des risques connexes. EDSC a terminé sept évaluations des facteurs relatifs à la vie privée en 2015-16 Footnote 1 . Des copies des évaluations approuvées des facteurs relatifs à la vie privée ont été remises au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les sept évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées pour 2015-16 sont les suivantes :
- Prêt canadien aux apprentis, phase II : gestion des comptes
- Programme de dédommagement des employeurs de réservistes
- Programmes d’équité en matière d’emploi
- Indemnisation des employés fédéraux en vertu de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État
- Services Web gérés
- Service d’hébergement électronique pour la gestion des comptes sur les médias sociaux – Hootsuite
- Protocole d’entente interministériel avec l’Agence du revenu du Canada au sujet des services de recouvrement
Pour obtenir les résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminés pour 2015-2016, veuillez consulter l’annexe B.
3.3 : Mise à jour d’Info Source
En 2015-16, EDSC a effectué une révision exhaustive et une mise à jour de son chapitre d’Info Source. Info Source est une série de publications sur les programmes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada. Son but premier est d’aider les personnes à exercer les droits qui leur sont conférés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source appuie également l’engagement du gouvernement, en ce qui a trait à la facilité d’accès à l’information sur ses activités. En effectuant sa révision, EDSC a créé ou mis à jour 55 banques d’information personnelles et plus de 30 catégories de documents.
3.4 : Clôture de l’enquête du Commissariat à la protection de la vie privée au sujet de la perte d’une clé USB à EDSC
Le 11 août 2014, le Commissariat à la protection de la vie privée a publié son Rapport de conclusions d’enquête au sujet de la perte d’une clé USB contenant les renseignements personnels de 5 045 particuliers ayant interjeté appel de décisions relatives à des prestations d’invalidité du Régime de pensions du Canada. Le rapport contient neuf recommandations qui ont toutes été acceptées par EDSC. Le 14 septembre 2015, le Commissariat à la protection de la vie privée a confirmé qu’il était satisfait de la réponse du Ministère et qu’aucun suivi n’était nécessaire, car toutes les recommandations et les mesures de gestion avaient été mises en place. L’enquête est maintenant close.
3.5 Audit du cadre de contrôle du Ministère pour la gestion des renseignements personnels (protection des renseignements personnels)
L’audit interne du Cadre de contrôle du Ministère pour la gestion des renseignements personnels (protection des renseignements personnels) a été approuvé en août 2015. Cet audit visait à évaluer la pertinence et l’efficacité du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels d’EDSC pour la protection des renseignements personnels des Canadiens. L’audit a permis de constater que le Cadre de gestion d’EDSC permettait de répondre adéquatement à la plupart des questions touchant la protection des renseignements personnels, cependant, il a identifié certains domaines qui peuvent encore être améliorés.
3.6 : Plans d’action pour la protection des renseignements personnels dirigés par les programmes
EDSC a élaboré de façon proactive des plans d’action pour la protection des renseignements personnels dirigés par les programmes pour ses principaux programmes afin de mieux comprendre les risques potentiels liés à la protection des renseignements personnels et d’y donner suite. Les efforts déployés dans le cadre des programmes comprennent l’élaboration de plans de travail sur l’évaluation des risques, la mise en œuvre des programmes et la production de rapports faisant état des progrès. Les responsabilités claires contenues dans les plans d’action des programmes permettent d’améliorer la conformité; ceux-ci ont été approuvés par le Comité de gestion ministérielle d’EDSC, qui examine régulièrement les progrès réalisés.
3.7 : Ententes d’échange de renseignements liées aux renseignements personnels
Une entente d’échange de renseignements est un protocole d’entente entre deux parties qui décrit les conditions selon lesquelles les renseignements personnels seront échangés entre les parties en question. La partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social contient des dispositions précises en ce qui a trait à l’échange de renseignements personnels dans des circonstances limitées et particulières. En 2015-16, le Ministère a mis à jour son modèle d’entente d’échange de renseignements pour faciliter la négociation d’ententes avec d’autres parties. En outre, EDSC a créé un dépôt des ententes d’échange de renseignements en 2015-16.
3.8 : Accroître la sensibilisation à la protection des renseignements personnels
Le Ministère a continué de promouvoir une information et une orientation pratiques, faciles à comprendre et accessibles à l’intention des employés pour favoriser des pratiques adéquates de protection des renseignements personnels tout au long de l’exercice 2015-16. Le Ministère a entre autres mis à jour son site Web interne sur la gouvernance de l’information, que les employés peuvent consulter, a tenu des séances portant sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée, qui a eu lieu du 2 au 6 mai 2015, et a souligné la Journée de la protection des données, qui a eu lieu le 28 janvier 2016.
Le Ministère, s’étant engagé à offrir des séances de formation et de sensibilisation à la protection des renseignements personnels, a continué de fournir un module de formation obligatoire sur la gouvernance de l’information et les comportements efficaces en milieu de travail. Ce module intégré obligatoire porte sur six disciplines associées à la gouvernance de l’information (sécurité, gestion de l’information, sécurité de l’information, valeurs et éthique, protection des renseignements personnels et accès à l’information). En 2015-16, 1 678 employés ont terminé le cours sur la gouvernance de l’information et les comportements efficaces en milieu de travail. De plus, le Ministère a créé un module de formation en ligne intitulé « La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous », que 1 742 employés ont complété en 2015-16.
4 : Rapport sur le rendement en matière de protection des renseignements personnels pour 2015-16
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les Canadiens ont le droit d’accéder aux renseignements personnels que détiennent à leur sujet les institutions gouvernementales. À EDSC, les demandes typiques liées à la protection des renseignements personnels émanent de clients qui veulent obtenir une copie de leur dossier du Régime de pensions du Canada, de leur dossier de Sécurité de la vieillesse, du contenu de leur dossier d’assurance-emploi, de leur dossier de prêts canadien aux étudiants, ainsi que d’employés fédéraux qui veulent obtenir une copie des renseignements les concernant.
Selon le Rapport statistique sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (Annexe C) du Secrétariat du Conseil du Trésor, EDSC assure le suivi des données sur les demandes de renseignements personnels et l’information qui s’y rapportent afin de produire des rapports sur les demandes reçues, la rapidité du traitement, la divulgation de renseignements personnels et les atteintes à la vie privée. Les renseignements ainsi obtenus servent à surveiller les tendances et à analyser les problèmes afin d’améliorer les opérations relatives à la protection des renseignements personnels. En 2015-16, EDSC a reçu 8 353 demandes formelles fondées sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et a répondu à 8 240 demandes. En outre, le Ministère a reçu 230 demandes de divulgation de renseignements dans l’intérêt public ainsi que 26 plaintes, et a signalé 18 cas d’atteinte substantielle à la vie privée. Les principales données sont présentées dans le tableau sommaire cidessous (Figure 2). Les graphiques suivants présentent des renseignements détaillés sur le rendement du Ministère en matière de protection des renseignements personnels.
| Activité | 2013–14 | 2014–15 | 2015–16 |
|---|---|---|---|
| Demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | 7 286 | 7 998 | 8 353 |
| Demandes traitées durant la période de référence | 7 239 | 7 781 | 8 240 |
| Demandes traitées dans les 30 jours civils | 6 727 | 6 983 | 7 169 |
| Demandes traitées dans les 31 à 60 jours civils | 417 | 663 | 999 |
| Demandes traitées dans les 61 jours civils ou plus | 95 | 135 | 72 |
| Divulgation de renseignements dans l’intérêt public | 206 | 211 | 230 |
| Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada | 27 | 18 | 26 |
| Atteintes substantielles à la vie privée | 0 | 3 | 18 |
4.1 : Demandes de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En 2015 16, EDSC a reçu 8 353 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, par rapport à 7 998 en 2014-2015, ce qui représente une hausse de 4,4 %.
Description texte de la figure 3 – Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Année financière | Demandes formelles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Demandes traitées durant la période de référence |
|---|---|---|
| 2013-14 | 7 286 | 7 239 |
| 2014-15 | 7 998 | 7 781 |
| 2015-16 | 8 353 | 8 240 |
4.2 : Demandes en fonction du nombre de jours civils de traitement
Malgré l’augmentation des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à EDSC, le Ministère a traité les demandes plus rapidement en 2015-16. En effet, 7 169 des 8 353 demandes reçues ont été traitées dans un délai de 30 jours civils en 2015-16, par rapport à 6 983 en 2014-15.
Description textede la figure 4 – Nombre de jours civils nécessaires pour traiter les demandes de renseignements personnels
| Année financière | Demandes traitées dans un délai de 30 jours civils | Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours civils | Demandes traitées dans un délai de plus de 61 jours civils |
|---|---|---|---|
| 2013-14 | 6 727 | 417 | 95 |
| 2014-15 | 6 983 | 663 | 135 |
| 2015-16 | 7 169 | 999 | 72 |
4.3 : Pages examinées
À l’instar du nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 201516, le nombre total de pages devant faire l’objet d’un examen à des fins d’exception ou d’exemption a augmenté. En 201516, 789 762 pages ont été examinées, par rapport à 633 787 pages en 201415, ce qui représente une hausse de 24,6 %.
4.4 : Demandes de correction de renseignements
Une personne peut demander la correction de tout renseignement personnel erroné à son sujet, à la condition de pouvoir justifier les corrections. EDSC a accepté quatre demandes de correction des renseignements personnels en 2015-16.
4.5 : Considérations financières
En 2015-16, le Ministère a dépensé environ 4,5 millions de dollars en salaires associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que 116 020 $ en heures supplémentaires. Les déboursés non reliés au salaire totalisaient 71 730 $, ce qui produit un total d’environ 4,7 millions de dollars. Un total de 86,36 années-personne a été consacré à des activités reliées à la protection de la vie privée. Ce chiffre peut être fractionné en 51,28 années-personne pour le personnel régional, 31,92 pour le personnel de la région de la Capitale nationale, 2,68 pour les employés occasionnels ou à temps partiel, 0,03 année-personne pour les consultants et le personnel d’agence et enfin 0,45 pour les étudiants.
4.6 : Divulgations d’intérêt public rapportées au Commissariat à la protection de la vie privée
Comme l’indique la section 2.1, « Cadre juridique relatif à la protection des renseignements personnels », la partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social prévaut sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Par conséquent, toute communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public doit se faire conformément au paragraphe 37(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, qui établit qu’un renseignement personnel peut être communiqué « … si le ministre estime que l’intérêt du public à la communication justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée ou que la communication profiterait nettement au particulier visé par les renseignements. »
En 2015-16, la Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a été avisée de 184 cas de divulgation dans l’intérêt public par les régions. Ces cas concernaient surtout des personnes menaçant de s’en prendre à elles-mêmes ou à d’autres personnes. Les pouvoirs en matière de divulgation ont été délégués au personnel des régions pour les cas où la santé ou la sécurité d’une personne est en danger immédiat. La Division des opérations de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a reçu et approuvé 46 demandes supplémentaires de divulgation dans l’intérêt public. Le Commissariat à la protection de la vie privée a donc reçu un total de 230 avis de divulgation de renseignements dans l’intérêt public.
Description texte de la figure 5 – Divulgations d’intérêt public rapportées au Commissariat à la protection de la vie privée
| Année financière | Divulgations d’intérêt public |
|---|---|
| 2013-14 | 206 |
| 2014-15 | 211 |
| 2015-16 | 230 |
4.7 : Atteintes substantielles à la vie privée
Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait inappropriés ou non autorisés de renseignements personnels. Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, une atteinte substantielle à la vie privée « présente le risque d’impact le plus élevé et […] elle concerne des renseignements personnels sensibles et on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou implique un nombre élevé de personnes ».
En 2015-16, EDSC a signalé dix-huit cas d’atteinte substantielle à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée; en 2014-15, EDSC avait signalé trois cas seulement. Parmi ces cas, trois sont liés à des renseignements sur des demandes de numéro d’assurance sociale, deux à des demandes de prestations envoyées à la mauvaise adresse, quatre à l’échange de renseignements avec les mauvais professionnels de la santé, personnes ou entreprises, et neuf à des renseignements potentiellement compromis au sujet des passeports. Des mesures appropriées ont été prises pour corriger les erreurs, les procédures relatives aux envois postaux ont été mises à jour et les autres ont été examinées, et une formation à l’intention des employés a été mise en place. L’augmentation du nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalé entre 2014-15 et 2015-16 est attribuable à l’amélioration de la production des rapports ainsi qu’à une meilleure sensibilisation à la protection des renseignements personnels et au nombre accru de formations données sur ce sujet.
| Nombre d’atteintes | Sommaire et nature de l’information compromise | Stratégies de communication et de notification | Mesures prises |
|---|---|---|---|
| 3 |
|
|
|
| 2 |
|
|
|
| 4 |
|
|
|
| 9 |
|
|
|
4.8 : Plaintes et enquêtes
En 2015-16, le Ministère a été avisé de douze plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée. Deux de ces cas étaient liés à des retards, cinq à des refus d’accès, deux à l’utilisation et à la divulgation inappropriées de renseignements et trois à la prolongation des délais. EDSC a également obtenu les résultats de quatorze plaintes. Le Commissariat à la protection de la vie privée a déclaré que six de ces plaintes étaient entièrement fondées, quatre d’entre elles étaient non fondées, une autre s’est résorbée lors de l’enquête et enfin trois d’entre elles ont été discontinuées.
En plus des plaintes liées au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a reçu quatre plaintes supplémentaires en 2015-16 – une de ces plaintes était liée au recouvrement, et trois à l’utilisation et à la divulgation de renseignements. Le Ministère a également traité cinq plaintes – trois étaient fondées, une était non fondée et une autre a été discontinuée.
Description texte de la figure 7 – Plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée
| Année financière | Plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée |
|---|---|
| 2013-14 | 27 |
| 2014-15 | 18 |
| 2015-16 | 26 |
4.9 : Activités de formation sur la protection des renseignements personnels
EDSC a mis en place une stratégie exhaustive de formation en ligne obligatoire visant à mieux faire connaître la gouvernance de l’information et les comportements efficaces en milieu de travail. De même, le Ministère offre une formation en ligne sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information afin de favoriser une compréhension commune de la gestion appropriée des ressources documentaires, pour ainsi garantir la protection des renseignements personnels, de même que l’amélioration des résultats en matière de respect des délais et de conformité.
Depuis le lancement en 2013-14 du programme de formation en ligne obligatoire intitulé Gouvernance de l’information et comportements efficaces en milieu de travail, 24 147 employés ont réussi le cours de formation en ligne obligatoire (dont 1 678 employés en 2015 16). De plus, 3 098 employés (y compris 1 742 employés en 2015-16) ont terminé le module de formation en ligne appelé « La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous ».
Le Ministère a entrepris un certain nombre d’activités visant à mieux faire connaître l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, notamment la tenue de réunions périodiques avec les agents de liaison ainsi que de séances de formation en personne. Depuis 2013 14, le Ministère a donné 122 séances en personne à 3 083 employés. En 2015 16, EDSC a donné 48 séances en personne à 1 131 employés.
Description texte de la figure 8 – Formation en ligne
| Année financière | Gouvernance de l’information et comportements efficaces en milieu de travail | La protection des renseignements personnels et l’accès à l’information : c’est l’affaire de tous |
|---|---|---|
| 2013-14 | 8 669 | S.O. |
| 2014-15 | 13 800 | 1 356 |
| 2015-16 | 1 678 | 1 742 |
Description texte de la figure 9 – Formation en personne
| Année financière | Séances de formation | Employés formés |
|---|---|---|
| 2013-14 | 37 | 838 |
| 2014-15 | 37 | 1 120 |
| 2015-16 | 48 | 1 131 |
5 : Prochaines étapes
Le Ministère continue d’améliorer ses processus et ses politiques en matière de protection des renseignements personnels, d’effectuer des évaluations de la protection des renseignements personnels et des risques associés et de renforcer son approche générale en matière de gestion de la protection de la vie privée. Il élaborera des politiques visant à renforcer le Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels; de même, ses politiques, ses programmes et ses services refléteront les principes de la protection de la vie privée. Le Ministère continuera également de diffuser des communications à l’intention des membres de son personnel afin de mieux leur faire connaître les pratiques exemplaires en matière de gestion des renseignements personnels sous la garde et le contrôle d’EDSC et de les encourager à avoir recours à ces pratiques exemplaires.
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Emploi et Développement social Canada
En vertu de l'article 18 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, le ministre de l’Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l’Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.
- Partie 4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Loi sur l’accès à l’information
______________________________________
Signée en date du 3 juin 2015 par l'honorable Pierre Poilievre
Ministre de l’Emploi et du Développement social
| Description | Disposition | Fonctionnaires délégués |
|---|---|---|
| Conservation d’une copie des demandes reçues et d’une mention des renseignements communiqués aux organismes d’enquête en ayant fait la demande aux termes de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. | 8(4) |
|
| Relevés des cas d’usage de renseignements personnels. | 9(1) |
|
| Aviser le commissaire à la protection de la vie privée de tous les nouveaux cas compatibles d’usage de renseignements personnels et veiller à ce que ces cas soient recensés dans le prochain relevé des cas compatibles d’usage compris dans le répertoire. | 9(4) |
|
| Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels. | 10(1) |
|
| Répondre aux demandes de communication de renseignements personnels dans les 30 jours suivant leur réception, puis aviser par écrit. Lui communiquer les renseignements advenant une réponse positive. | 14 |
|
| Prorogation du délai prévu de 30 jours pour répondre à une demande de renseignements personnels. | 15 |
|
| Décision de faire traduire ou non une réponse à une demande de renseignements personnels vers l’une des deux langues officielles. | 17(2)b) |
|
| Décision de transférer ou non les renseignements sur un support de substitution. | 17(3)b) |
|
| Décision de refuser la communication des renseignements contenus dans des fichiers inconsultables. | 18(2) |
|
| Décision de refuser la communication des renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes; des organisations internationales d’États ou de leurs organismes; des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes; des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes; du conseil, au sens de l'Accord d'autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l'autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank. | 19(1) |
|
| Pouvoir de communiquer les renseignements visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement, l’organisation ou l’institution décrit dans ce paragraphe consent à la communication ou rend les renseignements publics. | 19(2) |
|
| Refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales. | 20 |
|
| Refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense du Canada ou d’États alliés. | 21 |
|
| Refuser la communication de renseignements préparés par un organisme d’enquête, de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter une loi, ou de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires. | 22 |
|
| Refuser de divulguer des renseignements préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité. | 23 |
|
| Refuser à un individu de lui communiquer des renseignements qui ont été recueillis ou obtenus par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation, si les conditions énoncées dans l’article sont respectées. | 24 |
|
| Refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus. | 25 |
|
| Refuser la communication de renseignements portant sur un autre individu et obligation de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite aux termes de l’article 8. | 26 |
|
| Refuser la communication des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client. | 27 |
|
| Refuser la communication de renseignements portant sur l’état physique ou mental de l’individu, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné de ces renseignements desservirait celui-ci. | 28 |
|
| Recevoir un avis d’enquête du commissaire à la protection de la vie privée. | 31 |
|
| Droit de présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée pendant une enquête. | 33(2) |
|
| Recevoir du commissaire à la protection de la vie privée un rapport des conclusions de son enquête et signaler les mesures prises. | 35(1) |
|
| Communication de renseignements supplémentaires à un plaignant après la réception d’un avis aux termes de l’alinéa 35(1)b). | 35(4) |
|
| Recevoir, du commissaire à la protection de la vie privée, les rapports de ses conclusions tirées de l’examen de fichiers inconsultables. | 36(3) |
|
| Recevoir, du commissaire à la protection de la vie privée, les rapports de ses conclusions tirées de ses enquêtes de conformité. | 37(3) |
|
| Demander qu’une audience commencée conformément à certaines dispositions de la Loi soit tenue dans la région de la capitale nationale. | 51(2)b) |
|
| Demander et recevoir le droit de présenter des observations au cours des audiences tenues conformément à l’article 51. | 51(3) |
|
| Préparer les rapports annuels à l’attention du Parlement. | 72(1) |
|
Annexe B : Sommaire des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été réalisées
Prêt canadien aux apprentis, phase II : Gestion des comptes
En 2014, le gouvernement a annoncé la création du prêt canadien aux apprentis (PCA) pour aider les apprentis inscrits à couvrir les coûts de leur formation technique. Ces prêts aideront à payer les coûts de la formation exigée dans le cadre des programmes d’apprentissage. La phase I de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le PCA a été menée en 2014-15. La phase II de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le PCA, menée en 2015-16, porte sur la gestion et la protection des renseignements personnels dans le cadre du processus de gestion des comptes du programme, y compris la validation électronique de l’inscription d’un emprunteur à un programme d’apprentissage au moyen d’un échange de données avec le gouvernement de la province ou du territoire de l’apprenti.
Indemnisation des employeurs de réservistes
Le Programme d’indemnisation des employeurs de réservistes dédommage les employeurs de réservistes actifs des dépenses qu’ils doivent assumer, notamment pour embaucher et former des travailleurs suppléants, payer des heures supplémentaires ou acheter de l’équipement. Il fournit aussi une indemnisation sous forme de subvention aux employeurs admissibles de réservistes et aux réservistes travailleurs indépendants admissibles qui sont choisis pour participer à une opération désignée des Forces armées canadiennes. Comme le Programme d’indemnisation des employeurs de réservistes est un nouveau programme gouvernemental, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour examiner les répercussions sur la vie privée de l’établissement d’une nouvelle aide financière fédérale visant à indemniser les employeurs civils, à bâtir des ponts avec les entreprises et d’autres intervenants, et à assurer que les réservistes continuent d’être pleinement intégrés et rapidement disponibles pour le service militaire. Comme énoncé dans un protocole d’entente avec le ministère de la Défense nationale, EDSC est responsable d’administrer le programme, y compris la réception et la validation des demandes, et de verser l’indemnisation aux demandeurs admissibles.
Programmes d’équité en matière d’emploi
Les programmes d’équité en matière d’emploi comprennent le Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLÉME) et le Programme de contrats fédéraux (PCF). Les deux programmes encouragent la représentation équitable des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles dans la population active. En raison de modifications législatives à la Loi sur l’équité en matière d’emploi, de nouvelles méthodes de gestion du PCF ont été requises, y compris l’expansion du Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIEMT), qui permet aux employeurs de soumettre des données agrégées sur l’effectif et de gérer les renseignements personnels des employés sur une plateforme Web, afin de faciliter l’analyse des effectifs. En vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail (ministre du Travail) doit transmettre, dans le cadre du PLÉME, les rapports des employeurs à la Commission canadienne des droits de la personne. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour analyser les répercussions sur la vie privée du changement apporté à la gestion et à la collecte des renseignements personnels pour les programmes d’équité en matière d’emploi, des modules actuels et nouveaux du SGIEMT et des autres systèmes utilisés pour recueillir des données sur l’équité en emploi.
Indemnisation des accidentés du travail aux termes de la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État
Le Service fédéral d’indemnisation des accidentés du travail du Programme du travail à EDSC applique la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État (LIAE). Cette loi accorde le pouvoir de verser des indemnités et un salaire de remplacement aux employés des ministères et organismes fédéraux et des sociétés d’État en cas d’accidents de travail et de maladies professionnelles. Pour administrer le Service fédéral d’indemnisation des accidentés du travail en vertu de la LIAE, le Programme du travail reçoit les demandes des employés accidentés de ces ministères et organismes fédéraux et sociétés d’État, les examine et les achemine à la commission des accidents du travail de la province visée, qui statue sur les demandes au nom du Programme du travail et verse les indemnités d’accidents du travail et de maladies professionnelles. Une fois la demande réglée, la commission facture le Programme du travail pour les services rendus, et le Programme du travail recouvre ces coûts auprès des employeurs visés.
Le programme est en train de moderniser le processus actuel de signalement des accidents de travail, qui repose principalement sur le papier, et il renégocie les ententes avec les commissions provinciales des accidents du travail. Ainsi, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour cerner les risques d’entrave à la vie privée associés à la circulation de l’information dans le cadre des processus et dans les systèmes requis pour le signalement des accidents du travail et le règlement des demandes d’indemnisation.
Services Web gérés
Les services Web gérés soutiennent l’Initiative de renouvellement du Web, qui vise à simplifier la présence Web du gouvernement du Canada en créant un seul site Web (Canada.ca) dont les pages présentent une architecture, un aspect et une convivialité uniformes. Emploi et Développement social Canada gère et met à jour le site Canada.ca en tant qu’éditeur principal du gouvernement du Canada. EDSC est responsable des activités quotidiennes des services Web gérés et est le premier point de contact du tiers fournisseur de services Web et des institutions fédérales pour l’exploitation du site Canada.ca. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour analyser les risques d’entrave à la vie privée associés à la fusion des sites Web ministériels du gouvernement du Canada pour former le site Canada.ca.
Service hébergé de gestion des comptes de médias sociaux – Hootsuite
Les institutions du gouvernement du Canada augmentent rapidement leur présence sur les plateformes de médias sociaux de tiers, comme Facebook, Twitter et LinkedIn. À des fins d’uniformisation des processus de gestion des comptes officiels de médias sociaux, le gouvernement du Canada a acquis, par l’intermédiaire de TPSGC, une solution hébergée de gestion des comptes de médias sociaux d’un tiers, appelée Hootsuite, pour mettre à jour, publier et gérer le contenu des comptes officiels de médias sociaux. Dans le cadre de son nouveau rôle d’éditeur principal, EDSC administre Hootsuite pour uniformiser les processus de gestion des comptes officiels des institutions dans les médias sociaux. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour analyser l’utilisation et l’administration de Hootsuite par le Ministère et assurer que la collecte, la conservation et l’élimination des données se font conformément aux autorisations.
Protocole d’entente avec l’Agence du revenu du Canada sur les services de recouvrement
Une version révisée du protocole d’entente interministériel entre avec l’Agence du revenu du Canada et EDSC est entrée en vigueur en novembre 2015. Le protocole révisé établit le rôle et les responsabilités des deux institutions ainsi que le cadre juridique en vertu duquel l’Agence du revenu du Canada est autorisée à recouvrer certaines dettes au nom d’EDSC, y compris les trop-payés de divers programmes d’EDSC. Étant donné que le remplacement du protocole d’entente précédent par un nouveau protocole d’entente global représente une modification importante des instruments régissant les services de recouvrement, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée concernant les dispositions de la nouvelle entente portant sur l’échange et l’utilisation des renseignements personnels.
Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Statistical Report on the Privacy Act
Nom de l’institution : Employment and Social Development Canada
Période d’établissement de rapport : 2015-04-01 to 2016-03-31
Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 8 353 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 531 |
| Total | 8 884 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 8 240 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 644 |
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 252 | 542 | 76 | 3 | 0 | 0 | 0 | 873 |
| Communication partielle | 926 | 4 307 | 886 | 59 | 6 | 1 | 0 | 6 185 |
| Exception totale | 3 | 7 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 683 | 241 | 22 | 2 | 1 | 0 | 0 | 949 |
| Demande abandonnée | 144 | 64 | 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 223 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 008 | 5 161 | 999 | 64 | 7 | 1 | 0 | 8 240 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1) a) | 0 |
| 19(1) b) | 0 |
| 19(1) c) | 0 |
| 19(1) d) | 0 |
| 19(1) e) | 2 |
| 19(1) f) | 2 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1) a)(i) | 1 |
| 22(1) a)(ii) | 0 |
| 22(1) a)(iii) | 0 |
| 22(1) b) | 18 |
| 22(1) c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 5 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23 a) | 0 |
| 23 b) | 0 |
| 24 a) | 0 |
| 24 b) | 0 |
| 25 | 2 |
| 26 | 5 664 |
| 27 | 88 |
| 28 | 4 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1) a) | 0 |
| 69(1) b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1) a) | 0 |
| 70(1) b) | 0 |
| 70(1) c) | 0 |
| 70(1) d) | 0 |
| 70(1) e) | 0 |
| 70(1) f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 838 | 35 | 0 |
| Communication partielle | 5 846 | 339 | 0 |
| Total | 6 684 | 374 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 18 431 | 15 857 | 873 |
| Communication partielle | 769 959 | 723 889 | 6 185 |
| Exception totale | 318 | 0 | 10 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 1 054 | 836 | 223 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 789 762 | 740 582 | 7 291 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 831 | 10 013 | 42 | 5 844 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 3 912 | 177 072 | 2 059 | 371 313 | 160 | 100 284 | 52 | 70 626 | 2 | 4 594 |
| Exception totale | 9 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 221 | 541 | 2 | 295 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 4 973 | 187 626 | 2 104 | 377 452 | 160 | 100 284 | 52 | 70 626 | 2 | 4 594 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 6 | 0 | 0 | 152 | 158 |
| Communication partielle | 72 | 0 | 794 | 250 | 1 116 |
| Exception totale | 0 | 0 | 1 | 1 | 2 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 2 | 2 | 4 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 78 | 0 | 797 | 405 | 1 280 |
2.6 Présomption de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 207 | 194 | 0 | 1 | 12 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 136 | 13 | 149 |
| 16 à 30 jours | 20 | 14 | 34 |
| 31 à 60 jours | 4 | 5 | 9 |
| 61 à 120 jours | 7 | 5 | 12 |
| 121 à 180 jours | 1 | 0 | 1 |
| 181 à 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Plus de 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Total | 168 | 39 | 207 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 4 | 0 | 4 |
| Du français à l’anglais | 3 | 1 | 4 |
| Total | 7 | 1 | 8 |
Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 4 |
| Total | 4 |
Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 15 | 0 | 1 | 0 |
| Communication partielle | 300 | 0 | 5 | 10 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 6 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 9 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 330 | 0 | 6 | 10 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 6 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 324 | 0 | 6 | 10 |
| Total | 330 | 0 | 6 | 10 |
Partie 6 – Demandes de consultations reçues d’autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 22 | 2 232 | 3 | 408 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 1 | 483 | 0 | 0 |
| Total | 23 | 2 715 | 3 | 408 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 21 | 1 515 | 2 | 408 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 2 | 1 200 | 1 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 7 | 8 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 16 |
| Communication partielle | 3 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 5 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 10 | 8 | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 21 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demande | Pages communiquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 – Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 12 | 0 | 14 | 0 | 26 |
Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées = 7
Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Partie 10.1 Coûts
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 4 494 642 $ | |
| Heures supplémentaires | 116 020 $ | |
| Biens et services | 71 730 $ | |
| • Contrats de services professionnels | 8 210 $ | |
| • Autres | 63 520 $ | |
| Total | 4 682 392 $ | |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 31,92 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 2,68 |
| Employés régionaux | 51,28 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0,03 |
| Étudiants | 0,45 |
| Total | 86,36 |
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