Contenu détaillé, catégories de documents (CDD) spécifiques aux institutions, fichiers de renseignements personnels (FRP) spécifiques aux institutions

Titre officiel : Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2019 à 2020

Sur cette page

Développement social

Volets de financement offerts à l’échelle nationale (CDD)

Description

Documents ayant trait aux fournisseurs de services aux sans-abri et à l’amélioration des activités; au soutien de la prévention et de la réduction de l’itinérance; et à la population de sans-abri à l’échelle régionale et nationale. Documents liés à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, aux comités de partenariat, et aux services et aux outils destinés aux refuges et aux fournisseurs de services.

Remarque

La Stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance a été remplacée par Vers un chez-soi le 1er avril 2019. Vers un chez-soi continue de recevoir du financement à partir du paiement de transfert sous le nom Stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance.

Types de documents

Stratégies; rapports; outils; lignes directrices; politiques; procédures; examens des pratiques exemplaires; renseignements sur les projets; rapports sur les résultats; recherche; modalités; documents d’information; correspondance.

Numéro de dossier

EDSC SPLI 171

Volets de financement offerts à l’échelle régionale (CDD)

Description

Documents ayant trait aux résultats présentés pour chaque projet mis en œuvre à l’échelle régionale, ainsi qu’aux plans communautaires présentés par les collectivités désignées.

Remarque

La Stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance a été remplacée par Vers un chez-soi le 1er avril 2019. Vers un chez-soi continue de recevoir du financement à partir du paiement de transfert sous le nom Stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance.

Types de documents

Renseignements sur les projets; rapports; outils; rapports sur les résultats; politiques; lignes directrices; examens des pratiques exemplaires; recherches; modalités; plans communautaires; documents d’information; correspondance.

Numéro de dossier

EDSC SPLI 170

Initiative visant à mettre des biens immobiliers excédentaires fédéraux à la disposition des sans- abri (CDD)

Description

Documents ayant trait aux biens immobiliers fédéraux excédentaires mis à la disposition des organismes communautaires, au secteur sans But lucratif ainsi qu’à d’autres ordres de gouvernement pour les besoins des projets visant à réduire et à prévenir l’itinérance.

Remarque

Le programme a pris fin le 31 mars 2019.

Types de documents

Documents d’information; correspondance; procédures; politiques; lignes directrices; analyses; évaluations; renseignements sur les projets; évaluations des plans communautaires; propositions.

Numéro de dossier

EDSC SPLI 172

Initiative Accessibilité Canada (CDD)

Description

Documents relatifs à la mise en œuvre et à l’administration de la Loi canadienne sur l’accessibilité, y compris l’élaboration de règlements en vertu de la Loi et l’élaboration d’une stratégie de données et de mesures pour mesurer les résultats de la Loi, et d’autres documents relatifs à la mise en œuvre de nouvelles entités en vertu de la Loi.

Types de documents

Protocoles d’entente, lettres d’entente, contrats et énoncés de travail, documents d’information, avis juridiques, plans de projet, enquêtes et rapports statistiques et autres.

Numéro de dossier

EDSC FA 210

Enfants et familles (CDD)

Description

Documents ayant trait aux renseignements généraux sur le volet de financement enfants et familles du Programme de partenariats pour le développement social destiné aux organisations admissibles dans le cadre d’appels de propositions ayant des critères d’admissibilité et des priorités de financement précis.

Types de documents

Contenu Web; correspondance; documents d’appel de propositions, y compris modalités, demandes de financement, guide de financement, outils de présélection et d’évaluation, accords de contribution, Descriptions de projets, demandes de remboursement, rapports, documents d’information, renseignements généraux liés aux projets antérieurs et évaluations de programme.

Numéro de dossier

EDSC PPDS 181

Initiative Appuyer les communautés de Canadiens noirs

Description

Documents renfermant de l’information générale sur le financement de l’initiative Appuyer les communautés canadiennes noires dans le cadre du volet Enfants et familles du Programme de partenariats pour le développement social, lequel financement est fourni aux organismes admissibles suite à des appels de propositions et à un appel de propositions sollicitées dans le cadre du modèle intermédiaire comportant des priorités de financement et des critères d’admissibilité précis. Le financement s’échelonne sur cinq ans, de 2019-2020 à 2023-2024.

Types de documents

Contenu Web; correspondance; documents sur les appels de propositions, y compris les modalités, les demandes de financement, le guide de financement, les outils de présélection et d’évaluation, les ententes de contribution, les descriptions de projet, les demandes de remboursement, les rapports, les documents d’information et les évaluations de programme.

Numéro de dossier

EDSC PPDS 181

Programme de partenariats pour le développement social – Personnes handicapées (CDD)

Description

Documents se rapportant à la composante Personnes handicapées du Programme de partenariats pour le développement social. Renseignements sur les programmes et les services financés visant à donner suite aux obstacles et aux problèmes sociaux que rencontrent les personnes handicapées et renseignements sur les projets recueillis aux fins d’évaluation et de recherche, notamment des indicateurs de programme pour les besoins de la production de rapports.

Types de documents

Contenu Web; correspondance; documents d’appel de propositions, y compris demandes de financement, guide de financement, outils de présélection et d’évaluation, modalités, évaluations de projets, ententes de subventions et de contributions, descriptions de projets, demandes de remboursement, rapports, documents d’information, renseignements généraux liés aux projets antérieurs, mesure du rendement et évaluations.

Numéro de dossier

EDSC PPDS 182

Programme des Prix pour le bénévolat du Canada (CDD)

Description

Documents ayant trait au programme des Prix pour le bénévolat du Canada. Les documents peuvent comprendre des renseignements sur les auteurs d’une proposition de candidature, les candidats à l’un des prix et les candidats au Comité consultatif, ainsi que des statistiques et des données compilées aux fins de conception, d’exécution et d’évaluation du programme.

Types de documents

Formulaires de mise en candidature (en ligne et imprimés); lettres signées à l’appui des mises en candidature; évaluations des mises en candidature; documents de candidature et CV des candidats au Comité consultatif; biographies des membres du Comité consultatif; correspondance; examens et classements; évaluations; résultats des vérifications des dossiers judiciaires et antécédents indiquant que les candidats sont libres ou non de toute incrimination; renseignements diffusés au public sur les lauréats et d’autres candidats classés parmi les premiers.

Format

Matériel audio ou audiovisuel, photographies des lauréats et des candidats classés parmi les premiers.

Numéro de dossier

EDSC PPMPB 205

Prix pour le bénévolat du Canada (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements relatifs au programme des Prix pour le bénévolat du Canada qui reconnaît la contribution exceptionnelle de bénévoles, d’entreprises locales et d’organismes à but non lucratif novateurs qui améliorent le bien-être des familles et des collectivités. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; les renseignements biographiques; le statut de citoyenneté; les renseignements sur le passeport et le pays de délivrance; l’âge; le secteur affilié; les réponses aux questions facultatives sur la diversité; la signature; l’appel dans la correspondance; les opinions personnelles des auteurs des lettres d’appui aux candidats; les évaluations (à l’aide de critères établis) faites par les examinateurs des candidatures; et les résultats des vérifications du casier judiciaire ou des antécédents, indiquant que les candidats sont libres ou non de toute incrimination.

Catégorie de personnes

Auteurs des mises en candidature; candidats; auteurs de lettres d’appui; bénévoles pour les postes d’examinateurs régionaux; candidats au Comité consultatif; et personne-ressource pour les groupes désignés, les entreprises et les organismes sans but lucratif, les invités des lauréats, les anciens lauréats des PBC et les intervenants.

But

Les renseignements personnels sont utilisés afin d’administrer le programme des Prix pour le bénévolat du Canada, ainsi que pour examiner et évaluer les candidatures, choisir les gagnants, rendre hommage aux gagnants et aux candidats en tête de liste et faire connaître le programme. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du paragraphe 5.(1), du paragraphe 5.(2), de l’article 7 et du paragraphe 9.(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : la production de rapports à l’intention de la haute direction; l’évaluation et l’exécution du programme de prix, y compris la promotion du programme, le remboursement des dépenses et le paiement des contrats; et l’analyse des politiques et du programme. Les renseignements peuvent être communiqués au Bureau du Conseil privé (BCP) avec le consentement des parties concernées pour informer le Cabinet du premier ministre. Ils peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des affaires publiques et des relations avec les intervenants d’EDSC afin d’élaborer des documents de communication relatifs aux Prix pour le bénévolat du Canada. Les renseignements peuvent être communiqués aux évaluateurs régionaux et aux membres du comité consultatif qui évalueront et classeront les candidatures et feront des recommandations au ministre de l’Emploi et du Développement social du Canada sur les lauréats. Les renseignements seront communiqués aux députés, aux médias et au grand public afin de célébrer les réalisations et de faire la promotion du programme.

Ces renseignements sont publiés sur Internet et sur l’intranet. Les renseignements sont utilisés ou communiqués aux fins d’envois postaux en lien avec le programme lorsqu’une personne en exprime l’intérêt, ainsi que pour célébrer et reconnaître publiquement les gagnants et les candidatures en tête de liste.

Normes de conservation et de destruction

Six ans.

 Numéro d’ADD

2015/002, 2016/001 et 2018/013

Numéro de renvoi au document

EDSC PPMPB 205

Numéro d’enregistrement du SCT

20110375

Numéro de fichier

EDSC PPU 650

Programme Nouveaux Horizons pour les aînés – Volet communautaire (CDD) Projets communautaires (CDD)

Description

Documents ayant trait aux fonds versés à des organismes pour qu’ils réalisent des projets qui encouragent les aînés à contribuer à leur collectivité en partageant leurs compétences, leur sagesse et leur expérience, et aident à réduire l’isolement.

Types de documents

Contenu Web; correspondance; documents sur les appels de propositions, y compris les modalités, les demandes de financement, le guide de financement, les outils de présélection et d’évaluation, les ententes de contribution, les descriptions de projet, les demandes de remboursement, les rapports, les documents d’information, les renseignements généraux sur les anciens projets et les évaluations de programmes.

Numéro de dossier

EDSC PNHA 184

Programme Nouveaux Horizons pour les aînés — Volet pancanadien (CDD)

Description

Documents ayant trait aux fonds versés à des organismes pour qu’ils créent des projets à l’échelle nationale ou régionale qui aideront les aînés à profiter de la qualité de vie offerte au sein de leur collectivité et à contribuer à celle-ci.

Types de documents

Affichages sur le Web; correspondance; documents relatifs aux appels de propositions, y compris modalités, demandes de financement, guide de financement, outils de présélection et d’évaluation, accords de contribution, descriptions de projet, demandes de remboursement, rapports, documents d’information, renseignements généraux liés aux projets antérieurs et évaluations de programme.

Numéro de dossier

EDSC PNHA 186

Fonds pour l’accessibilité (CDD)

Description

Documents ayant trait aux fonds versés pour des projets communautaires et se rapportant à l’accessibilité du milieu de travail menés dans l’ensemble du Canada.

Types de documents

Contenu Web; correspondance; documents relatifs aux appels de propositions, y compris modalités, demandes de financement, guide de financement, outils de présélection et d’évaluation, évaluations de projet, accords de subventions et de contributions, descriptions de projet, demandes de remboursement, rapports, documents d’information, renseignements généraux liés aux projets antérieurs et évaluations de programme.

Numéro de dossier

EDSC FPA 210

Régimes de pensions et prestations

Sécurité de la vieillesse (CDD)

Description

Documents se rapportant à l’administration et à la mise en œuvre du programme de Sécurité de la vieillesse (SV), y compris à l’administration de la pension de la SV, du Supplément de revenu garanti (SRG), de l’Allocation et de l’Allocation au survivant.

Remarque

Cette CDD consiste en un regroupement des anciennes CDD suivantes : Sécurité de la vieillesse (EDSC IET 063); Pension de la Sécurité de la vieillesse (EDSC SR 041); Supplément de revenu garanti (EDSC SR 042) et Politique sur les allocations (EDSC SR 043).

Types de documents

Décisions arbitrales; administration; avis; ententes et documents connexes; analyses des décisions; demandes, appels et documents justificatifs; évaluations; dossiers des clients; communications et correspondance; directives; admissibilité; lignes directrices; relevés des gains; vérifications internes; avis juridiques; législation; tenue des comptes; documents de réunion; notes de service; politiques et documents liés à l’élaboration des politiques; politiques et programme législatif; présentations; procédures; documents liés aux projets; traitement; propositions; publications; recommandations; registre des gains et contributions; comptes rendus des décisions; rapports; recherches; études; enquêtes.

Numéro de dossier

EDSC IET 063

Sécurité de la vieillesse (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’administration du programme de la Sécurité de la vieillesse (SV), qui comprend la pension de la SV, le Supplément de revenu garanti (SRG), l’Allocation et l’Allocation au survivant. Les renseignements personnels concernant les demandeurs, les bénéficiaires, les personnes admissibles à l’inscription automatique à la pension de la SV et/ou au SRG et/ou leur époux/conjoint de fait et/ou leurs représentants peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; les renseignements en matière de citoyenneté et d’immigration; les renseignements sur la résidence au Canada et les absences du Canada; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu du décès; le sexe/genre; les renseignements sur l’état matrimonial ou la relation de couple; les renseignements financiers; les renseignements médicaux; les renseignements sur l’emploi; la signature; le numéro d’assurance sociale (NAS); l’identificateur de client; le numéro de compte de la SV; les antécédents concernant la participation au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec (cotisations, prestations, dispositions); les renseignements fiscaux; les renseignements sur l’intervention d’un survivant dans le décès de l’époux ou du conjoint de fait; et les renseignements concernant les incarcérations.

Remarque

En plus de devoir satisfaire aux exigences énoncées dans le formulaire de Demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur NAS ou leur numéro de compte de la SV.

Catégorie de personnes

Les personnes qui peuvent être admissibles à l’inscription automatique, les personnes qui ont demandé ou qui reçoivent au moins l’une des prestations suivantes : la pension de la SV, le Supplément de revenu garanti et l’Allocation ou l’Allocation au survivant, ainsi que leur époux ou conjoint de fait et leurs représentants.

But

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la sécurité de la vieillesse. Les renseignements personnels servent à déterminer l’admissibilité aux prestations prévues par la Loi sur la sécurité de la vieillesse et le montant de celles-ci. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 18 du Règlement sur la sécurité de la vieillesse, et en conformité avec la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le NAS, qui désigne le programme de la SV en tant qu’utilisateur autorisé du NAS. Le NAS est utilisé pour s’assurer de l’identité exacte d’une personne et à des fins de vérification des revenus auprès de l’Agence du revenu du Canada.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : recherches, planification, évaluation et statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à des gouvernements étrangers et à des institutions étrangères conformément aux modalités d’un accord international sur la sécurité sociale, aux fins de l’administration et de la coordination du programme de la Sécurité de la vieillesse et du régime de pensions étranger d’un pays partenaire. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) aux fins de l’administration du Régime de pensions du Canada (RPC). Cette activité est décrite dans le FRP propre à EDSC Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146). Ces renseignements peuvent également être communiqués aux fins d’enquête et d’examen du programme de la Sécurité de la vieillesse, du programme du RPC et du registre d’assurance sociale. Ces activités sont décrites dans les FRP propres à EDSC intitulés Enquêtes et examens de la Sécurité de la vieillesse (ESDC PPU 336), Enquêtes et examens du Régime de pensions du Canada (ESDC PPU 649) et Registre de numéros d’assurance sociale (ESDC PPU 390) aux fins de mise à jour et/ou de validation des renseignements sur les clients.

Les renseignements peuvent être communiqués conformément à la législation et aux ententes d’échange de renseignements aux institutions fédérales suivantes : l’Agence du revenu du Canada, aux fins d’administration ou d’application de la Loi de l’impôt sur le revenu ou la partie 1 de la Loi sur les mesures d’aide liées au coût de l’énergie. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l’ARC Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005). Ils peuvent aussi être communiqués au ministère de la Justice ou à la Gendarmerie royale du Canada pour des questions concernant des crimes de guerre, des crimes contre l’humanité ou l’extradition pour de tels crimes (aucun FRP identifiable existant). Ils peuvent être communiqués à Anciens Combattants Canada (ACC) aux fins de l’administration des programmes d’ACC. Cette activité est décrite dans les FRP propres à ACC suivants : Allocation aux anciens combattants (ACC PPU 040), Perte de revenus (ACC PPU 607), Soutien du revenu des Forces canadiennes (ACC PPU 608), Établissements non ministériels — Programme pour l’autonomie des anciens combattants (ACC PPU 618), et Établissements non ministériels — Soins de longue durée (ACC PPU 619). Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec les institutions suivantes : le ministère de la Justice, aux fins de l’administration des demandes faites en vertu de la partie I de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales. Cette activité est décrite dans le FRP propre à Justice Canada Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Ils peuvent également être communiqués au Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, qui soutient le Tribunal de la sécurité sociale dans les dossiers d’appel (FRP en cours d’élaboration). Ils peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) aux fins de l’émission de paiements par le receveur général. Cette activité est décrite dans le FRP propre à TPSGC Paiements du receveur général (TPSGC PCU 712). Ils peuvent aussi être communiqués à Revenu Québec aux fins de l’application des lois fiscales. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec d’autres institutions aux fins de l’application d’une loi ou de l’administration d’une activité provinciale ou fédérale désignée, avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de leurs propres programmes sociaux et avec des organismes publics qui ont conclu des ententes avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de programmes provinciaux. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada aux fins de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

Un nouveau calendrier de conservation et de disposition est en cours d’élaboration.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 063

Numéro d’enregistrement du SCT

003391

Numéro de fichier

EDSC PPU 116

Enquêtes et examens de la Sécurité de la vieillesse (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements qui sont utilisés pour appuyer les enquêtes et les examens de la Sécurité de la vieillesse. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; des renseignements sur la citoyenneté; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; des renseignements sur les études; le numéro d'identification de l'employé; des renseignements concernant l'équité en matière d'emploi; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; d'autres numéros d'identification; des caractéristiques physiques; la signature; le numéro d'assurance sociale; le numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Les renseignements peuvent aussi comprendre des opinions et des points de vue de personnes ou sur des personnes; des renseignements sur les voyages; des photos.

Remarque

Ce fichier a été modifié pour supprimer les références aux renseignements sur les enquêtes du RPC et comprend désormais les renseignements qui étaient contenus dans le fichier Perte d'argent – débiteurs (EDSC PPU 031). Les personnes qui demandent l'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro d'assurance sociale, le numéro de compte du programme de la Sécurité de la vieillesse, une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession et le numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada ou un numéro de cas du Système national d'enquête d'intégrité. Les renseignements personnels peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données suivants : Système d'information sur les cas d'enquête majeure et de nature délicate, Système national d'enquête d'intégrité, Système de vérification de la qualité et Système d'exécution du renouvellement de la technologie de l'information.

Catégorie de personnes

Personnes qui présentent une demande dans le cadre de la Sécurité de la vieillesse ou prestataires de la Sécurité de la vieillesse; représentants agissant au nom des demandeurs ou prestataires; titulaires nommés d'une procuration; avocats; employeurs; représentants de l'employeur; comptables; représentants syndicaux; syndics; membres de la famille, notamment époux ou conjoints de fait et personnes à charge; informateurs.

But

Les renseignements personnels servent à administrer et à exécuter le programme de la Sécurité de la vieillesse. Ils sont recueillis aux termes du paragraphe 44.2(6) de la Loi sur la sécurité de la vieillesse et des paragraphes 23(1) et 23(2) du Règlement sur la sécurité de la vieillesse. Certains renseignements sont recueillis au moyen d'ententes établies avec d'autres ministères fédéraux. Le numéro d'assurance sociale est recueilli aux termes des articles 28.1, 28.2, 28.3 et 28.4 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social et utilisé à des fins d'identification.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : analyse, élaboration et évaluation de programme, et production de rapports à la haute direction. Les renseignements peuvent être fournis à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et aux autorités chargées de l'application des lois provinciales ou municipales à des fins d'enquête en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à des fins d'imagerie et de stockage des dossiers d'enquête fermés ainsi que de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à TPSGC suivants : Solutions d'imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des services de traitement et de paiement de Service Canada pour rendre des décisions sur l'admissibilité aux prestations de la Sécurité de la vieillesse conformément au FRP propre au Programme de la sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116) et à la Direction de l'intégrité interne et de la sécurité de la Direction générale des services d'intégrité de Service Canada lorsqu'on soupçonne qu'un employé a commis des délits.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de six ans après que toutes les mesures administratives ont été prises, puis sont détruits. Les documents relatifs à des cas de fraude présumée qui ont été soumis à la GRC sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada en tant que documents archivistiques.

Numéro d'ADD

95/019

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 063

Numéro d'enregistrement du SCT

005007

Numéro de fichier

EDSC PPU 336

Régime de pensions du Canada (CDD)

Description

Documents se rapportant à l’administration et à la mise en œuvre du programme du Régime de pensions du Canada (RPC), y compris à toutes les pensions et prestations (retraite, invalidité, survivant, décès et après retraite) et aux clauses (éducation des enfants, partage des pensions et partage des gains non ajustés ouvrant droit à pension).

Remarque

Cette catégorie regroupe les anciennes CDD suivantes : Régime de pensions du Canada (EDSC IET 064); Prestations de retraite (EDSC SR 046); Prestations d’invalidité (EDSC SR 045); Prestations de survivant (EDSC SR 047).

Types de documents

Décisions arbitrales; administration; avis; ententes et documents connexes; analyses des décisions; demandes, appels et documents justificatifs; évaluations; notes d’information; dossiers des clients; communications et correspondance; directives; admissibilité; lignes directrices; relevés des gains; vérifications internes; avis juridiques; législation; dossiers médicaux; notes de service; politiques et documents liés à l’élaboration des politiques; politiques et programme législatif; présentations; procédures; documents liés aux projets; traitement; propositions; publications; recommandations; registre des gains et contributions; comptes rendus des décisions; rapports; recherches; études; enquêtes

Numéro de dossier

EDSC IET 064

Régime de pensions du Canada — Registre des gains (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements personnels sur la rémunération provenant d’un emploi et d’un travail autonome de particuliers et sur l’historique de leurs cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et de cotisants désignés « doubles cotisants », à savoir ceux qui ont cotisé au Régime de pensions du Canada et à la Régie des rentes du Québec (le régime de pensions du Québec). Ce fichier contient aussi des renseignements liés à la délivrance et au remplacement de numéros d’assurance sociale approuvés par Emploi et Développement social Canada (EDSC). Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom; le nom à la naissance; un autre nom de famille; la date de naissance; le nom de jeune fille de la mère; la préférence linguistique; des renseignements sur l’adresse; le sexe; la date du décès et la source de la date du décès; des renseignements sur le statut lié au numéro d’assurance sociale (NAS) (fraude, sous enquête, inactif, date d’expiration, autre); des renseignements sur les gains et les cotisations faites au RPC ou à la Régie des rentes du Québec.

Remarque

En plus de devoir satisfaire aux exigences énoncées dans le formulaire de Demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur nom, adresse et NAS.

Catégorie de personnes

Cotisants au Régime de pensions du Canada et à la Régie des rentes du Québec.

But

Les renseignements personnels sont recueillis en conformité avec le Régime de pensions du Canada et son Règlement. Les renseignements personnels sont utilisés pour vérifier le NAS qui figure dans les demandes de RPC, afin de veiller à ce que les gains cotisables affichés dans le registre des gains soient reliés au bon NAS, aux fins d’administrer les prestations du RPC, ce qui inclut la détermination de l’admissibilité et du droit. Le NAS est recueilli en vertu de diverses dispositions du Régime de pensions du Canada et de son Règlement, et en conformité avec la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le NAS en tant qu’utilisateur autorisé du NAS.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : recherches, planification, évaluation et statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à des gouvernements étrangers et à des institutions étrangères conformément aux modalités d’une entente sur la sécurité sociale internationale aux fins de l’administration et de la coordination du RPC et du régime de pensions étranger d’un pays partenaire. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi ou avec des ententes sur l’échange de renseignements au sein d’EDSC aux fins de l’administration du RPC et du programme de la Sécurité de la vieillesse (SV). Ces activités sont décrites dans les FRP propres à EDSC suivants : Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146) et Programme de sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116). Ils peuvent aussi être communiqués au sein d’EDSC aux fins de la tenue d’enquêtes et d’examens relatifs au Régime de pensions du Canada, au programme de la SV et au registre de l’assurance sociale. Ces activités sont décrites dans les FRP propres à EDSC suivants : Enquêtes et examens relatifs au Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 649); Enquêtes et examens relatifs à la Sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 336); et Registre de numéros d’assurance sociale (EDSC PPU 390), aux fins de mettre à jour ou de valider les renseignements du client. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi ou des ententes sur l’échange de renseignements conclues avec les institutions fédérales désignées suivantes : l’Agence du Revenu du Canada, aux fins d’administrer le Régime de pensions du Canada. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l’ARC intitulé Appels relatifs au Régime de pensions du Canada et à la Loi sur l’assurance emploi (ARC PPU 130). Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l’administration de la Loi sur la pension de retraite de la fonction publique, de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes et de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. TPSGC peut également divulguer cette information pour l’administration des prestations d’invalidité à long terme.

Ces activités sont décrites dans les FRP propres à TPSGC intitulés Employés du gouvernement fédéral, pensionnés et survivants – Renseignements sur l’assurance (TPSGC PCU703) et Administration des pensions fédérales (TPSGC PCU 702). Ces renseignements peuvent être communiqués au ministère de la Justice ou à la Gendarmerie royale du Canada relativement aux crimes de guerre, aux crimes contre l’humanité ou à l’extradition pour de tels crimes (aucun FRP identifiable en place). Ils peuvent être communiqués à Anciens Combattants Canada (ACC) aux fins de l’administration des programmes d’ACC. Cette activité est décrite dans les FRP propres à AAC intitulés Allocations aux anciens combattants (AAC PPU 040), Pertes de revenus (AAC PPU 607), Allocation de soutien du revenu des Forces canadiennes (AAC PPU 608), Institutions de l’extérieur du Ministère – Programme pour l’autonomie des anciens combattants [PAAC] (AAC PPU 618), et Institutions de l’extérieur du Ministère – Soins de longue durée [SLD] (AAC PPU 619). Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec les institutions suivantes : le ministère de la Justice, aux fins de l’administration des demandes faites en vertu de la partie I de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales. Cette activité est décrite dans le FRP propre à Justice intitulé Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Ils peuvent également être communiqués au Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, qui soutient le Tribunal de la sécurité sociale dans les dossiers d’appel (FRP en cours d’élaboration).

Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi ou avec des ententes sur l’échange de renseignements au sein d’EDSC aux fins de l’administration du RPC et du programme de la Sécurité de la vieillesse (SV). Ces activités sont décrites dans les FRP propres à EDSC suivants : Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146) et Programme de sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116). Ils peuvent aussi être communiqués au sein d’EDSC aux fins de la tenue d’enquêtes et d’examens relatifs au Régime de pensions du Canada, au programme de la SV et au registre de l’assurance sociale. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec d’autres institutions aux fins de l’application d’une loi ou de l’administration d’une activité provinciale ou fédérale désignée, avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de leurs propres programmes sociaux et avec des organismes publics qui ont conclu des ententes avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de programmes provinciaux. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada aux fins de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

Un nouveau calendrier de conservation et de disposition est en cours d’élaboration.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 064

Numéro d’enregistrement du SCT

003393

Numéro de fichier

EDSC PPU 140

Régime de pensions du Canada (FRP)

Description

Cette banque décrit les renseignements personnels liés à l’administration du Régime de pensions du Canada (RPC), ce qui englobe l’ensemble des pensions et des prestations (retraite, invalidité, survivants, décès et après- retraite) ainsi que toutes les dispositions (exclusion pour élever des enfants, partage de la pension et partage des gains non ajustés ouvrant droit à pension). Les renseignements personnels concernant le particulier, son époux ou conjoint de fait, ses enfants ou ses représentants peuvent inclure ce qui suit : le nom; les coordonnées; les renseignements biographiques; les renseignements sur la résidence au Canada et les absences du Canada; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu du décès; les renseignements sur les études; le sexe/genre; les renseignements sur l’état matrimonial ou la relation de couple; les renseignements financiers; les renseignements médicaux; les renseignements sur l’emploi au Canada et à l’étranger; la signature; le numéro d’assurance sociale (NAS); l’identificateur de client; les renseignements sur les gains et les cotisations; les renseignements sur le partage de la pension; les renseignements sur la succession; les renseignements sur un représentant ou un administrateur tiers; les renseignements sur les demandes de prestations étrangères et la réception de prestations étrangères; les renseignements sur l’intervention d’un survivant dans le décès de l’époux ou du conjoint de fait ou d’un parent; les prestations reçues ou demandées en vertu du RPC ou du Régime de rentes du Québec (RRQ); les renseignements sur le statut de principal pourvoyeur de soins (c’est-à-dire Allocation familiale ou Prestation fiscale canadienne pour enfants); et les renseignements concernant la garde et la surveillance.

Notes

En plus de devoir satisfaire aux exigences énoncées dans le formulaire de Demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur nom, adresse et NAS. Les personnes concernées peuvent également demander à consulter leur dossier en communiquant avec un bureau de Service Canada.

Catégorie de personnes

Les personnes qui ont demandé ou qui reçoivent une prestation (y compris les personnes qui peuvent être visées par une disposition), leur époux ou conjoint de fait, leurs enfants et leurs représentants.

But

Les renseignements personnels sont recueillis en conformité avec le Régime de pensions du Canada et son Règlement. Les renseignements personnels servent à administrer les prestations du RPC, ce qui inclut la détermination de l’admissibilité à des prestations et du montant de celles — ci. Le NAS est recueilli en vertu du Régime de pensions du Canada et de son Règlement, et en conformité avec la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le NAS, qui désigne le RPC en tant qu’utilisateur autorisé du NAS.

Le NAS est utilisé pour s’assurer de l’identité exacte d’une personne.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : recherches, planification, évaluation et statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à des gouvernements étrangers et à des institutions étrangères conformément aux modalités d’un accord international sur la sécurité sociale, aux fins de l’administration et de la coordination du RPC et du régime de pensions étranger d’un pays partenaire. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) aux fins de l’administration du programme de la Sécurité de la vieillesse (SV). Cette activité est décrite dans le FRP propre au Programme de la sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116). Ils peuvent aussi être communiqués aux fins de la tenue d’enquêtes et d’examens relatifs au RPC. Cette activité est décrite dans le FRP propre à EDSC Enquêtes et examens relatifs au Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 649). Ils peuvent être communiqués aux fins de la tenue d’enquêtes et d’examens relatifs au programme de la SV. Cette activité est décrite dans le FRP propre à EDSC Enquêtes et examens relatifs à la Sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 336). Ils peuvent également être communiqués au sein d’EDSC au Registre d’assurance sociale aux fins de la mise à jour et de la validation des renseignements sur les clients. Cette activité est décrite dans un FRP propre à EDSC (ESDC PPU 390). Les renseignements peuvent être communiqués conformément à la législation et aux ententes d’échange de renseignements avec les institutions fédérales suivantes : l’Agence du revenu du Canada, pour l’administration et l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu. Cette activité est décrite dans les FRP propres à l’ARC suivants : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005) et Appels relatifs au Régime de pensions du Canada et à la Loi sur l’assurance-emploi (ARC PPU 130). Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l’administration de la Loi sur la pension de retraite de la fonction publique, de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes et de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada. TPSGC peut également divulguer cette information pour l’administration des prestations d’invalidité à long terme. Ces activités sont décrites dans les FRP propres à TPSGC intitulés Employés du gouvernement fédéral, pensionnés et survivants – Renseignements sur l’assurance (TPSGC PCU703) et Administration des pensions fédérales (TPSGC PCU 702). Ces renseignements peuvent être communiqués au ministère de la Justice ou à la Gendarmerie royale du Canada relativement aux crimes de guerre, aux crimes contre l’humanité ou à l’extradition pour de tels crimes (aucun FRP identifiable en place). Ils peuvent être communiqués à Anciens Combattants Canada (ACC) aux fins de l’administration des programmes d’ACC. Cette activité est décrite dans les FRP propres à AAC intitulés Allocations aux anciens combattants (AAC PPU 040), Pertes de revenus (AAC PPU 607), Allocation de soutien du revenu des Forces canadiennes (AAC PPU 608), Institutions de l’extérieur du Ministère – Programme pour l’autonomie des anciens combattants [PAAC] (AAC PPU 618), et Institutions de l’extérieur du Ministère – Soins de longue durée [SLD] (AAC PPU 619).

Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec les institutions suivantes : le ministère de la Justice, aux fins de l’administration des demandes faites en vertu de la partie I de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales. Cette activité est décrite dans le FRP propre à Justice Canada Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Ils peuvent également être communiqués au Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, qui soutient le Tribunal de la sécurité sociale dans les dossiers d’appel (FRP en cours d’élaboration). Ils peuvent être communiqués à TPSGC afin que le receveur général effectue des paiements. Cette activité est décrite dans le FRP propre à TPSGC Paiements du receveur général (TPSGC PCU 712). Des renseignements peuvent également être communiqués à l’ARC pour l’administration du programme de Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU063), de la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée (ARCPPU 140), et de la Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178). Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi ou avec des ententes sur l’échange de renseignements au sein d’EDSC aux fins de l’administration du RPC et du programme de la Sécurité de la vieillesse (SV). Ces activités sont décrites dans les FRP propres à EDSC suivants : Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146) et Programme de sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116). Ils peuvent aussi être communiqués au sein d’EDSC aux fins de la tenue d’enquêtes et d’examens relatifs au Régime de pensions du Canada, au programme de la SV et au registre de l’assurance sociale. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes sur l’échange de renseignements conclues avec d’autres institutions aux fins de l’application d’une loi ou de l’administration d’une activité provinciale ou fédérale désignée, avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de leurs propres programmes sociaux et avec des organismes publics qui ont conclu des ententes avec des gouvernements provinciaux aux fins de l’administration de programmes provinciaux. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada aux fins de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

Un nouveau calendrier de conservation et de disposition est en cours d’élaboration.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 064

Numéro d’enregistrement du SCT

003394

Numéro de fichier

EDSC PPU 146

Enquêtes et examens du Régime de pensions du Canada (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements qui servent à appuyer les enquêtes et les examens du RPC. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; la signature; le conjoint de droit ou de fait; les signatures d’administrateurs tiers; le statut de citoyen; des renseignements sur la résidence; des renseignements sur le crédit; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; des renseignements sur les études; des renseignements sur les études de membres de la famille; le numéro d’identification de l’employé; des renseignements concernant l’équité en matière d’emploi; des renseignements personnels de l’employé; des renseignements sur l’employeur et les gains; des renseignements biographiques; les administrateurs tiers, les membres de la famille, les conjoints de fait ou de droit; l’historique des adresses; des renseignements d’organismes gouvernementaux (fédéraux, provinciaux, territoriaux, municipaux, étrangers); le statut de membre d’une bande autochtone; la citoyenneté d’une Première Nation; des renseignements médicaux; des renseignements financiers; les assureurs; le NAS; le NAS du conjoint de droit ou de fait et des membres de la famille; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; le numéro d’entreprise de l’ARC; des caractéristiques physiques; d’autres numéros d’identification. Les renseignements peuvent aussi comprendre des faits ou des constatations à propos d’une personne; des renseignements sur les voyages; des renseignements sur l’emploi, y compris les gains et la situation d’emploi; des photos.

Remarque

Ce fichier a été modifié pour supprimer les références aux renseignements sur les enquêtes de la SV et comprend désormais les renseignements qui étaient contenus dans le fichier Perte d’argent – débiteurs (EDSC PPU 031). Les personnes qui demandent l’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le NAS, une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession et le numéro d’entreprise de l’ARC ou un numéro de cas du SNEI. Les renseignements personnels peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données suivants : Système d’information sur les cas d’enquête majeure et de nature délicate, SNEI, Système de vérification de la qualité, Système d’exécution du renouvellement de la technologie de l’information et Système de réévaluation à base de règles.

Catégorie de personnes

Personnes qui présentent une demande au RPC ou prestataires; représentants agissant au nom des demandeurs ou prestataires; représentants désignés titulaires d’une procuration; avocats; employeurs; représentants de l’employeur; comptables; représentants syndicaux; syndics; membres de la famille; conjoints de droit ou de fait; personnes à charge; informateurs.

But

Les renseignements personnels servent à administrer et à exécuter le RPC. Ils sont recueillis aux termes de l’article 52 du Règlement sur le RPC et du paragraphe 90.2(6) du RPC. Certains renseignements sont recueillis au moyen d’ententes établies avec d’autres ministères fédéraux. Le NAS est recueilli en vertu des articles 28.1, 28.2, 28.3 et 28.4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et est utilisé à des fins d’identification.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : analyse, élaboration et évaluation de programme et production de rapports à la haute direction. Les renseignements peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et aux services de police provinciaux ou municipaux à des fins de renvois dans le cadre d’enquêtes en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à l’ARC aux fins d’administration du RPC et des dispositions administratives liées à la couverture du RPC et aux décisions. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Régime de pensions du Canada et régime d’assurance‑emploi (ARC PPU 070). Les renseignements peuvent être communiqués à SPAC à des fins d’imagerie et de stockage des dossiers d’enquête fermés ainsi que de versement et de gestion des prestations et de l’admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à SPAC Solutions d’imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être communiqués à la DGSVP de Service Canada aux fins de la prise de décisions sur l’admissibilité aux prestations du RPC. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Régime de pensions du Canada – prestations de retraite, d’invalidité, au survivant et de décès [particuliers]) (EDSC PPU 146). Les renseignements peuvent être transmis à la DIIS de la DGSI de Service Canada lorsqu’on soupçonne un employé d’avoir commis un méfait. Les renseignements utilisés pour l’administration des prestations aux termes d’une entente internationale peuvent être communiqués à des gouvernements étrangers. Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : recherche, planification, évaluation et statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à des gouvernements étrangers et à des institutions étrangères aux termes d’une entente internationale sur la sécurité sociale aux fins d’administration et de coordination du programme du RPC et du régime de pensions d’un pays partenaire. Les renseignements peuvent être communiqués en conformité avec la loi et les ententes ou les modalités d’échange de renseignements au sein d’EDSC aux fins de l’administration du programme du RPC.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pendant une période de six ans après l’achèvement de toutes les mesures administratives, puis ils sont détruits. Les documents d’enquête qui ont été soumis à la GRC sont transférés à BAC en tant que documents archivistiques.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC SR 045, EDSC SR 046, EDSC SR 047, EDSC IET 059

Numéro d’enregistrement du SCT

004258

Numéro de fichier

EDSC PPU 649

Bon canadien pour l’épargne-invalidité (CDD)

Description

Documents ayant trait à la valeur des bons que peuvent obtenir les Canadiennes et les Canadiens à faible revenu ou à revenu modeste. Renseignements sur les personnes satisfaisant aux critères d’admissibilité et sur l’administration des bons canadiens pour l’épargne-invalidité. Les documents concernent également le remboursement au gouvernement du Canada des bons conservés moins de 10 ans et toutes les autres sommes dans les régimes enregistrés d’épargne-invalidité, y compris les contributions privées, les revenus d’investissement gagnés, les subventions et les bons conservés dans les régimes enregistrés d’épargne-invalidité pendant plus de 10 ans qui sont versés au bénéficiaire ou à sa succession.

Types de documents

Lois; politiques; procédures; demandes; historique des paiements; correspondance; vérifications internes.

Format

Disque compact et rubans magnétiques.

Numéro de dossier

EDSC IAP 064 et ESDC IAP 059

Subvention canadienne pour l’épargne-invalidité (CDD)

Description

Documents ayant trait aux subventions de contrepartie versées aux cotisants d’un régime enregistré d’épargne-invalidité. Renseignements sur les personnes satisfaisant aux critères d’admissibilité et sur l’administration des subventions canadiennes pour l’épargne-invalidité. Documents concernant également le remboursement de la subvention au gouvernement du Canada et toutes les autres sommes dans les régimes enregistrés d’épargne-invalidité, notamment les contributions privées, les revenus d’investissement gagnés, les subventions et les bons conservés pendant plus de 10 ans dans les régimes enregistrés d’épargne-invalidité et versés au bénéficiaire ou à sa succession.

Types de documents

Lois; politiques; procédures; demandes; historique des paiements; publications; correspondance; vérifications internes.

Numéro de dossier

EDSC SR 049

Programme canadien pour l’épargne-invalidité (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements sur les personnes qui sont parties à l’établissement et à l’administration des régimes enregistrés d’épargne-invalidité (REEI) et qui ont présenté une demande afin d’obtenir une subvention ou un bon du gouvernement devant être déposé dans les régimes enregistrés d’épargne-invalidité ou sur les personnes au nom de qui une demande a été présentée par une personne autorisée. Les renseignements personnels concernant le bénéficiaire d’un régime enregistré d’épargne-invalidité peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; la date de naissance; le sexe; le numéro d’assurance sociale; la date de décès; la langue de préférence; des renseignements d’ordre financier (cotisations, revenus, pertes, revenu familial au moment de la demande de la subvention ou du bon); la signature et le numéro de contrat du régime enregistré d’épargne-invalidité. Dans certains cas, la date de décès du bénéficiaire sera recueillie. Les renseignements personnels concernant le titulaire d’un régime enregistré d’épargne — invalidité peuvent comprendre : le nom de la personne ou de l’organisme; la date de naissance de la personne; le sexe de la personne; la relation au bénéficiaire; les coordonnées; la signature; le numéro d’assurance sociale ou le numéro d’entreprise; la langue de préférence; des renseignements financiers; le numéro de contrat du régime enregistré d’épargne-invalidité.

Remarque

Les personnes qui présentent une demande d’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur date de naissance et leur sexe. Les renseignements peuvent être conservés dans le Système du Programme canadien pour l’épargne-invalidité.

Catégorie de personnes

Bénéficiaires d’un REEI; parents d’un bénéficiaire; représentant d’un organisme; ministère ou institution agissant à titre de représentant légal d’un bénéficiaire; titulaires de régimes enregistrés d’épargne-invalidité ou personnes qui ont reçu le crédit d’impôt pour enfants de moins de 18 ans ou reçoivent actuellement l’Allocation canadienne pour enfants pour des bénéficiaires avant l’âge de 18 ans.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer : l’admissibilité à une subvention ou à un bon; si un régime doit être enregistré; le paiement au bénéficiaire des fonds du REEI; le recouvrement des subventions et des bons versés dans les 10 ans suivant la fin ou le désenregistrement d’un régime, la perte du crédit d’impôt pour personnes handicapées ou le décès d’un bénéficiaire; le recouvrement des subventions et des bons versés dans les 10 ans suivant le retrait du REEI; et si l’on doit renoncer ou pas, dans les circonstances prescrites, aux paiements d’une subvention ou d’un bon (ou au remboursement ou à un montant ou à des revenus d’une subvention ou d’un bon). Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 6, 7, 8 et 15 de la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité et aux articles 2, 3 et 9 du Règlement sur l’épargne invalidité et à la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’alinéa 8a) de la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité, au Règlement sur l’épargne-invalidité et à la Loi de l’impôt sur le revenu.

Usages compatibles

L’information peut être utilisée ou communiquée aux fins suivantes : analyse de politiques, recherche et évaluation. L’information peut être communiquée à l’Agence du revenu du Canada et, en particulier, à la Division de l’épargne-invalidité et à la Division des programmes de prestations. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à l’Agence du revenu du Canada (ARC) suivants : Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005); Banque de données sur la Prestation fiscale canadienne pour enfants (PFCE) (ARC PPU 063]; Réclamations en dommages-intérêts et pertes de fonds par et contre la Couronne (ARC PPU 067); Programme de crédits d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218). Les renseignements peuvent être communiqués au ministère de la Justice du Canada à des fins d’avis juridique et de représentation. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Procédures civiles et Services juridiques (JUS PPU 010). EDSC peut également communiquer les renseignements à la Commission de l’assurance-emploi du Canada et aux Services de gestion de l’identité aux fins d’identification précise. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Registre de numéros d’assurance sociale (EDSC PPU 390). Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada aux fins de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

En cours d’élaboration

Numéro d’ADD

En cours d’élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC SR 049

Numéro d’enregistrement du SCT

20110401

Numéro de fichier

EDSC PPU 038

Prestation universelle pour la garde d'enfants (CDD)

Description

Documents ayant trait à la demande et à l'obtention de prestations mensuelles pour les familles ayant des enfants de moins de six ans. Les documents sont recueillis et conservés par l'Agence du revenu du Canada. EDSC reçoit un nombre limité de renseignements personnels de la part de l'Agence du revenu du Canada pour les besoins des comptes débiteurs et des évaluations.

Types de documents

Demandes; données de Mon dossier en ligne; historique des paiements; formulaires de demande de dépôt direct; lignes directrices et procédures; rapports d'évaluation; renseignements comptables; vérifications internes.

Remarque

Le ministre d'EDSC est le premier signataire autorisé et assume la responsabilité générale de la Prestation universelle pour la garde d'enfants. L'Agence du revenu du Canada assure le versement de la Prestation universelle pour la garde d'enfants au nom d'EDSC, conformément aux modalités énoncées dans un protocole d'entente conclu entre EDSC et l'Agence du revenu du Canada aux fins d'administration et de versement de la Prestation universelle pour la garde d'enfants.

Numéro de programme

EDSC PUGE 200

Prestation universelle pour la garde d'enfants (FRP)

Description

Ce fichier contient les renseignements personnels que l'Agence du revenu du Canada recueille à partir des formulaires de demande de prestation pour la garde d'enfants afin d'administrer la Prestation universelle pour la garde d'enfants au nom d'EDSC. Certains éléments de données particuliers sont ensuite envoyés à EDSC, conformément à l'appendice G du protocole d'entente entre EDSC et l'ARC aux fins de l'évaluation et de la formulation de la politique en vertu de la Loi sur la prestation universelle pour la garde d'enfants. Les éléments de données personnelles peuvent comprendre : la date de naissance, l'état matrimonial, les coordonnées, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, le numéro d'assurance sociale, des renseignements financiers, des renseignements personnels de l'employé et des renseignements médicaux.

Catégorie de personnes

Enfants de moins de six ans, et personnes qui vivent avec des enfants de moins de six ans et qui sont les premières responsables de la garde de ces enfants.

But

Les renseignements personnels sont utilisés dans l'évaluation et la formulation de la politique en vertu de la Loi sur la prestation universelle pour la garde d'enfants. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 4 de la Loi sur la prestation universelle pour la garde d'enfants. Le numéro d'assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d'ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC PUGE 200

Numéro d'enregistrement du SCT

20120210

Numéro de fichier

EDSC PPU 102

Allocation canadienne aux parents de jeunes victimes de crimes (CDD)

Description

Documents ayant trait au soutien financier offert aux parents admissibles.

Types de documents

Correspondance; modalités; demandes de financement; accords de subventions et documentation connexe; politiques et procédures; demandes de prestations; rapports; documents d'information; renseignements généraux connexes au Allocation canadienne aux parents de jeunes victimes de crimes ; évaluations de programme; vérifications des bénéficiaires.

Numéro de dossier

EDSC PEAD 001

Allocation canadienne aux parents de jeunes victimes de crimes (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements liés aux demandes de subvention du Allocation canadienne aux parents de jeunes victimes de crimes (PJVC). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; les résultats des vérifications judiciaires ou antécédents criminels; la date de naissance; la date de décès; le numéro d'identification de l'employé; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements financiers; le numéro du rapport d'incident de la police; le lieu de décès; la signature; le numéro d'assurance sociale; les attestations, les certifications et déclarations; la langue de correspondance préférée; la relation du demandeur avec l'enfant; si le demandeur touche des prestations d'assurance-emploi ou des prestations au titre du Régime québécois d'assurance parentale; la date de l'infraction probable au Code criminel; le type d'infraction au Code criminel; la date où l'enfant disparu a été retrouvé; si l'infraction a eu lieu au Canada; le nom de l'enquêteur; le timbre de l'organisme d'application de la loi; les coordonnées et la signature du représentant désigné (s'il y a lieu); la déclaration de l'employeur; le numéro d'entreprise de l'employeur.

Remarque

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ce programme sont conservés dans le Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC). Le SCSC (EDSC PPU 298) est maintenant inclus dans ce FRP.

Catégorie de personnes

Personnes qui font une demande dans le but d'obtenir la subvention PJVC; personnes désignées, lorsque nommées; employeurs; agents d'exécution de la loi et organismes d'application de la loi.

But

Les renseignements personnels sont utilisés afin d'administrer la subvention PJVC, de déterminer l'admissibilité à la subvention PJVC ainsi que de verser les fonds relatifs à la subvention PJVC. Les articles 5 et 7 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social constituent le fondement législatif du programme PJVC.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec aux fins de l'application de leurs lois sur les impôts respectives. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à TPSGC Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être utilisés par EDSC à des fins d'analyse de politiques, de recherche, d'évaluation et de vérification ou de calculs statistiques. EDSC peut utiliser le numéro d'assurance sociale pour l'administration et l'application du PJVC, notamment à des fins d'enquête et de recouvrement des trop-payés.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC PEAD 001

Numéro d’enregistrement du SCT

20130237

Numéro de fichier

EDSC PPU 291

Stratégie d’innovation sociale et de finance sociale — Programme de préparation à l’investissement (CDD)

Description

Les fichiers renferment des renseignements généraux sur la prestation du Programme de préparation à l’investissement. Le programme fournit du financement aux organismes admissibles pour des projets qui améliorent la capacité des organismes à vocation sociale (par exemple, les organismes sans but lucratif, les organismes de bienfaisance, les coopératives, les entreprises sociales hybrides et les organismes à but lucratif axés sur une mission) de participer au marché de la finance sociale.

Types de documents

Correspondance; documents d’information; contenu Web; modalités; guide de financement; demandes de financement; descriptions de projet; ententes de contribution et de subvention; rapports sur les résultats; évaluations de programme; et recherche.

Numéro de dossier

EDSC PPDS 184

Apprentissage, développement des compétences et emploi

Dossiers de subventions et contributions (CDD)

Description

L'Unité de l'assurance de la qualité et de la surveillance de la Direction générale du dirigeant principal des finances fournit à la direction d'EDSC l'assurance que les programmes et ententes de subventions et de contributions (S et C) du Ministère sont gérés d'une manière qui garantit une saine gestion des fonds de programme en évaluant la conformité interne aux éléments applicables du cadre de contrôle interne des S et C; en évaluant la conformité externe (bénéficiaire) aux modalités des ententes; en évaluant l'efficacité des contrôles internes, en repérant les risques éventuels et en recommandant des mesures correctives et/ou d'atténuation; et en assurant la coordination et l'harmonisation avec d'autres groupes ministériels participants au continuum de la gestion et de l'assurance de la qualité des S et C. Des rapports d'examen des dossiers et de vérification des bénéficiaires des programmes de S et C sont publiés chaque année sur le site intranet du Ministère.

Types de documents

Rapports nationaux, outils et méthodes de l'Unité de l'assurance de la qualité et de la surveillance.

Format

Intranet ou papier.

Numéro de dossier

EDSC CDF 252

Rentes sur l'État (CDD)

Description

Documents contenant de l'information sur l'administration des rentes et des contrats du gouvernement canadien et des systèmes à l'appui de l'administration du Programme des rentes du gouvernement du Canada.

Types de documents

Correspondance; procédures opérationnelles; rapports d'étape; demandes de paiement; rapports financiers; feuillets de renseignements fiscaux T4; rapports actuariels et administratifs; banque de données concernant les contrats, incluant la perception des cotisations, les rapports connexes et les listes micrographiques et les études statistiques sur le programme.

Numéro de dossier

EDSC IET 545

Rentes sur l'État (FRP)

Description

Ce fichier décrit l’information servant à l’exécution du programme des rentes sur l’État du gouvernement du Canada. Il peut contenir les renseignements personnels suivants : numéro de contrat du rentier; modalités du contrat; autres renseignements contractuels (solde, genre de compte, état, genre de régime, date d’enregistrement, date d’échéance, date de la retraite, date de départ, date de suspension des paiements, information sur les transactions, données actuarielles, fréquence des paiements, date d’interruption, information sur les privilèges, primes payées, information sur l’impôt); nom ainsi que premier et deuxième prénoms du rentier; numéro d’assurance sociale et son état; sexe; date et lieu de naissance; date et lieu du décès; date et lieu du mariage; adresse; renseignements financiers; numéro de téléphone; données de l’extrait de naissance et/ou de baptême; données du certificat de décès; langue; signature; information sur le rentier subrogé/survivant (nom, sexe, date et lieu de naissance, date de décès, numéro d’assurance sociale, date du choix de l’option du régime du rentier subrogé/survivant, coordonnées et signature); information sur le bénéficiaire (nom, relation avec le rentier et adresse); information sur le témoin (nom, adresse et signature); documents de procuration ou d’une autre représentation légale; nom de l’acheteur; sommes versées à ce jour; information sur l’état de compte du cotisant; information sur le coacheteur (nom, adresse et signature); s’il s’agit d’un contrat collectif : numéro du certificat de groupe, nom de l’employeur, motif de cessation d’emploi, nombre d’années de service et relevés d’emploi.

Remarque

Il est possible d’accéder à ce fichier en mentionnant le numéro de contrat, le nom ou le numéro d’assurance sociale. Les renseignements personnels peuvent être sauvegardés dans les systèmes des rentes et/ou sur papier dans un lieu sûr. Il est possible d'accéder à ce fichier en mentionnant le numéro de contrat si ce dernier est connu.

Catégorie de personnes

Personnes qui ont acheté une rente du gouvernement en tant que particuliers ou au moyen de cotisations à un fonds de pension.

But

Le ministère de l’Emploi et du Développement social (Service Canada) utilise les renseignements personnels aux fins d’administration du programme des rentes sur l’État du gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des dispositions législatives suivantes : articles 4 et 6 de la Loi relative aux rentes sur l’État; Règlement relatif aux rentes sur l’État; et article 7 de la Loi sur l’augmentation du rendement des rentes sur l’État. Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, et traité en conformité avec la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Administrer les contrats de rente.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d’analyse des politiques, de recherche, d’évaluation et/ou de vérification. Les renseignements sont communiqués à des fins administratives à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à SPAC Banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702). Les renseignements sont également communiqués à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec pour le traitement des déclarations de revenus de chaque contribuable, y compris l’évaluation initiale, les validations, la comptabilité et les rajustements. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005).

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers papier et électroniques sont détruits cinq ans après le versement de toutes les prestations, à l’exception des contrats radiés, lesquels sont détruits sept ans après, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. Un dossier archivistique des contrats/dossiers détruits est alors créé pour consultations futures. Les microfilms contenant le registre des contrats de rentes individuels et le registre des certificats collectifs sont conservés indéfiniment à des fins historiques. Les dossiers sont détruits cinq ans après le versement de toutes les prestations.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 545

Numéro d’enregistrement du SCT

002395

Numéro de fichier

EDSC PPU 395

Intégrité des programmes (CDD)

Description

Les documents ont trait à l’intégrité du régime d’assurance-emploi (y compris du numéro d’assurance sociale), du Régime de pensions du Canada, de la Sécurité de la vieillesse, du Programme des travailleurs étrangers temporaires, du Programme de mobilité internationale et des programmes de subventions et contributions. Les documents concernent l’élaboration, la mise à jour et la mise en œuvre d’activités, de programmes, d’applications, de systèmes et d’outils pour prévenir et détecter les erreurs, le mauvais usage et l’usage abusif relatifs aux prestations et aux services des programmes. Les documents renferment également des renseignements sur la réalisation des enquêtes, des examens et des inspections visant les programmes (y compris les pouvoirs des enquêteurs), la collaboration avec les organismes d’application de la loi et les autres ministères fédéraux, les poursuites, les activités liées aux enquêtes majeures et les questions d’ordre juridique. Les documents peuvent aussi contenir des renseignements relatifs à la recherche, à l’analyse, à l’évaluation et à l’élaboration de modèles statistiques qui facilitent la détermination des cas comportant des risques élevés d’erreurs, d’omissions, de fraude et d’abus. Les documents peuvent aussi porter sur l’évaluation de la qualité des enquêtes, des examens et des inspections afin d’assurer une application cohérente et uniforme des politiques et des procédures. Les évaluations aident à faire en sorte que les clients ou les prestataires reçoivent les bonnes prestations ou le bon service au bon moment, que le montant des prestations est exact et que celles‑ci sont versées aux fins prévues. Les documents peuvent également être liés à la planification générale, à l’analyse et à l’évaluation du rendement en matière d’intégrité ainsi que des politiques et programmes d’intégrité actuels et prévus.

Remarque

Auparavant EDSC IET 051, 054, 055 et 061

Types de documents

Demandes; historique des cotisations; historique des versements; formulaires; correspondance; questionnaires; rapports d’enquête; comptes rendus de décisions; preuves documentaires; rapports; études; statistiques; documents d’information; plans de projet; exigences opérationnelles; processus; ententes; vérifications; évaluations; stratégies; directives; politiques; lois.

Numéro de dossier

EDSC IET 059

Enquêtes du régime d’assurance-emploi (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements qui servent à appuyer les enquêtes du régime d’assurance-emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; des renseignements sur le statut de citoyen; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date de naissance; la date de décès; le genre; la langue; des renseignements sur les études; le numéro d’identification d’employé; des renseignements personnels de l’employé; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; l’historique des emplois, y compris les motifs de cessation d’emploi et les activités de recherche d’emploi; d’autres numéros d’identification; des caractéristiques physiques; le lieu de naissance; le lieu de décès; la signature; le numéro d’assurance sociale (NAS); le numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les renseignements peuvent également comprendre des faits ou des constatations à propos d’une personne; des renseignements sur les voyages; des photos.

Remarque

Ce fichier remplace les fichiers suivants et renferme les renseignements qu’ils contenaient : Système de détection fusionné des trop-payés d’Emploi et Développement social Canada (EDSC PPU 085); Relevé d’emploi (EDSC PPU 385); Avis d’embauchage (EDSC PPU 210); Programme de détection des fausses demandes (EDSC PPU 108); Enquête sur l’enregistrement des entreprises (EDSC PPU 080); Assurance-emploi – Programme des enquêtes sur les prestations de retraite du Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 095); Programme de vérification postérieure automatisée (EDSC PPU 090); Système automatisé de données sur la rémunération (EDSC PPU 215); Programme des résidents canadiens de retour au pays (EDSC PPU 120); Assortiment de la rémunération assurable (EDSC PPU 115). Les personnes qui présentent une demande d’accès aux renseignements dans ce fichier doivent fournir le NAS, le numéro de cas du Système national d’enquête d’intégrité, une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession et le numéro d’entreprise de l’ARC. Les renseignements personnels peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données suivants : Système d’information sur les cas d’enquête majeure et de nature délicate, Système national d’enquête d’intégrité, Planificateur de séances d’information de groupe, Système de vérification de la qualité, Système ministériel d’information sur le client, Système automatisé de données sur la rémunération, Application de gestion des détails des embauches, Système de détection fusionné des trop‑payés, Système des indicateurs de contrôle, Système de gestion et de distribution des relevés d’emploi, Système national de la charge de travail et Système d’écrans en texte intégral.

Catégorie de personnes

Personnes qui présentent une demande d’assurance-emploi ou prestataires; représentants agissant au nom des demandeurs ou prestataires; représentants désignés titulaires d’une procuration; avocats; employeurs; représentants de l’employeur; comptables; représentants syndicaux; syndics; résidents canadiens qui ont voyagé à l’étranger et qui reviennent au Canada par avion; travailleurs autonomes; contribuables; nouveaux propriétaires d’entreprise; informateurs.

But

Les renseignements personnels servent à administrer et à exécuter le régime d’assurance-emploi, y compris les enquêtes visant à prévenir ou détecter la fraude. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 50(5) et 126(14) de la Loi sur l’assurance-emploi. Certains renseignements sont recueillis au moyen d’ententes établies avec d’autres ministères fédéraux. Le NAS est recueilli en vertu des articles 28.1, 28.2, 28.3 et 28.4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et est utilisé à des fins d’identification.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : analyse, élaboration et évaluation de programmes; respect et exécution; gestion du risque; production de rapports à la haute direction. Les activités de conformité et de gestion du risque peuvent comprendre l’utilisation de toutes techniques automatisées autorisées d’analyse et de jumelage des renseignements personnels et de mise à jour de l’information servant à détecter ou prévenir la fraude. Des renseignements personnels peuvent être recueillis indirectement afin d’appuyer la conformité aux programmes et de détecter ou de prévenir la fraude. Les renseignements peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et aux services de police provinciaux ou municipaux aux fins d’enquête en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à l’ARC aux fins d’administration du régime d’assurance-emploi et des dispositions administratives liées à la couverture par le régime et aux décisions. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Régime de pensions du Canada et régime d’assurance-emploi (ARC PPU 070). Les renseignements peuvent être transmis à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) afin d’obtenir des renseignements sur les voyageurs. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ASFC Carte de déclaration du voyageur (ASFC PPU 018) et Traitement des entrées et sorties des voyageurs (ASFC PPU 1202). Les renseignements peuvent être communiqués à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (anciennement Travaux publics et Services gouvernementaux Canada [TPSGC]) à des fins d’imagerie et de stockage des dossiers d’enquête fermés ainsi que de versement et de gestion des prestations et de l’admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à SPAC Solutions d’imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être transmis à un fournisseur de services externe pour l’exécution de tâches de saisie de données (dans le cadre d’une entente de prestation de services). Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des services de versement des prestations (DGSVP) de Service Canada pour rendre des décisions sur l’admissibilité aux prestations. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Fichier des prestations et des trop‑payés (EDSC PPU 180). Les renseignements peuvent être transmis à la Direction de l’intégrité interne et de la sécurité, Direction générale des services d’intégrité, de Service Canada lorsqu’on soupçonne un employé d’avoir commis un méfait. Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des compétences et de l’emploi d’EDSC pour soutenir la prestation de services liés au Guichet-Emplois. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Service national de placement (EDSC PPU 711). Les renseignements peuvent être transmis aux ministères provinciaux et aux tiers qui administrent des programmes lorsque des ententes d’échange de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d’autres domaines connexes. Les renseignements peuvent être communiqués au ministère de la Justice aux fins de l’application de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des entreprises privées ayant conclu un marché avec le Ministère ou à d’autres organismes gouvernementaux ou contractuels aux termes de protocoles d’entente aux fins de formulation de politiques, de planification, de recherches statistiques et d’évaluation. Les renseignements peuvent être transmis au programme d’information sur le marché du travail d’EDSC à des fins d’analyse, de recherche et d’évaluation. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à Statistique Canada aux fins d’établissement de statistiques et de recherche. Le FRP de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

Les documents où sont relevées des divergences sont conservés pour une période de 12 ans après l’achèvement de toutes les mesures administratives, puis ils sont détruits. Les documents où aucune divergence n’est relevée sont détruits immédiatement.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 059, EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

005101

Numéro de fichier

EDSC PPU 171

Enquêtes et examens sur les numéros d’assurance sociale (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements servant à soutenir les enquêtes sur les numéros d’assurance sociale. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; la signature; le statut de citoyen; les renseignements sur la résidence; le numéro d’identification de l’employé; des renseignements personnels de l’employé; des renseignements concernant l’équité en matière d’emploi; des renseignements biographiques; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; le NAS; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; l’enregistrement de naissance; le statut au Canada; le document d’immigration ou attestant la citoyenneté; le nom complet de la mère; le nom de jeune fille; les autres noms et noms de famille; le nom complet du père; une preuve d’identité; des photos; des caractéristiques physiques; d’autres numéros d’identification; des opinions et des points de vue de personnes ou sur des personnes.

Remarque

Ce fichier remplace les fichiers suivants et renferme les renseignements qu’ils contenaient : Système de détection fusionné des trop-payés (EDSC PPU 085), Relevé d’emploi (EDSC PPU 385), Avis d’embauchage (EDSC PPU 210), Programme de détection des fausses demandes (EDSC PPU 108), Enquête sur l’enregistrement des entreprises (EDSC PPU 080), Assurance-emploi – Programme des enquêtes sur les prestations de retraite du Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 095), Programme de vérification postérieure automatisée (EDSC PPU 090), Système automatisé de données sur la rémunération (EDSC PPU 215), Programme des résidents canadiens de retour au pays (EDSC PPU 120), et Assortiment de la rémunération assurable (EDSC PPU 115). Les personnes qui présentent une demande d’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le NAS, le numéro de cas du Système national d’enquête d’intégrité, une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession et le numéro d’entreprise de l’ARC. Les renseignements personnels peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données suivants : Système d’information sur les cas d’enquête majeure et de nature délicate, Système national d’enquête d’intégrité, Planificateur de séances d’information de groupe, Système de vérification de la qualité, Système ministériel d’information sur le client, Système automatisé de données sur la rémunération, Application de gestion des détails des embauches, Système de détection fusionné des trop‑payés et Système des indicateurs de contrôle.

Catégorie de personnes

Personnes qui présentent une demande d’assurance-emploi ou prestataires; représentants agissant au nom des demandeurs ou prestataires; représentants désignés titulaires d’une procuration; avocats; employeurs; représentants de l’employeur; comptables; représentants syndicaux; syndics; résidents canadiens qui ont voyagé à l’étranger et qui reviennent au Canada par avion; travailleurs autonomes; contribuables; nouveaux propriétaires d’entreprise; informateurs.

But

Les renseignements personnels servent à administrer et à exécuter le régime d’assurance-emploi. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 50(5) et 126(14) de la Loi sur l’assurance-emploi. Certains renseignements sont recueillis au moyen d’ententes établies avec d’autres ministères fédéraux. Le NAS est recueilli en vertu des articles 28.1, 28.2, 28.3 et 28.4 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et est utilisé à des fins d’identification.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : analyse, élaboration et évaluation de programmes et production de rapports à la haute direction. Les renseignements peuvent être communiqués à la GRC et aux services de police provinciaux ou municipaux à des fins d’enquête en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués à l’ARC aux fins d’administration du régime d’assurance‑emploi et des dispositions administratives liées à la couverture par le régime et aux décisions. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Régime de pensions du Canada et régime d’assurance‑emploi (ARC PPU 070). Les renseignements peuvent être transmis à l’ASFC afin d’obtenir des copies des formulaires E-311. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ASFC Carte de déclaration du voyageur (ASFC PPU 018). Les renseignements peuvent être communiqués à SPAC à des fins d’imagerie et de stockage des dossiers d’enquête fermés ainsi que d’émission et de gestion des paiements et du versement des prestations. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à SPAC Solutions d’imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être transmis à un fournisseur de services externe pour l’exécution de tâches de saisie de données (dans le cadre d’une entente de prestation de services). Les renseignements peuvent être communiqués à la DGSVP de Service Canada pour rendre des décisions sur l’admissibilité aux prestations. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Fichier des prestations et des trop‑payés (EDSC PPU 180).

Les renseignements peuvent être transmis à la Direction de l’intégrité interne et de la sécurité, Direction générale des services d’intégrité, de Service Canada lorsqu’on soupçonne un employé d’avoir commis un méfait.

Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des compétences et de l’emploi d’EDSC pour soutenir la prestation de services liés au Guichet-Emplois. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Service national de placement (EDSC PPU 711). Les renseignements peuvent être communiqués aux ministères provinciaux et aux tiers qui administrent des programmes lorsque des ententes d’échange de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d’autres domaines connexes. Les renseignements peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des entreprises privées ayant conclu un marché avec le Ministère ou à d’autres organismes gouvernementaux ou contractuels aux termes de protocoles d’entente aux fins de formulation de politiques, de planification, de recherches statistiques et d’évaluation. Les renseignements peuvent être transmis au programme d’information sur le marché du travail d’EDSC à des fins d’analyse, de recherche et d’évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents où sont relevées des divergences sont conservés pour une période de 12 ans après l’achèvement de toutes les mesures administratives, puis ils sont détruits. Les documents où aucune divergence n’est relevée sont détruits immédiatement.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 059, EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

005101

Numéro de fichier

EDSC PPU 118

Assurance-emploi (CDD)

Description

Documents relatifs à l'appui des demandes de prestations d'assurance- emploi et du traitement des demandes d'assurance-emploi.

Types de documents

Formulaires; questionnaires; politiques; procédures; examens des pratiques exemplaires; information et descriptions concernant des projets; énoncés des travaux; contrats; comptes rendus de décisions; correspondance; évaluations; licences; ententes; protocoles d'entente; documents liés à la surveillance du rendement et l'assurance de la qualité; rapports; statistiques; outils; ordres du jour et procès-verbaux de réunions; notes d'information; visas, permis de travail; plans; vérifications internes.

Numéro de dossier

EDSC IET 070

Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi (CDD)

Description

Les dossiers se rapportent à l’information soumise par les employeurs concernant leur régime d’invalidité de courte durée afin de déterminer leur admissibilité à une réduction des cotisations d’assurance-emploi. Le Programme conserve également un historique de toutes les réductions et de toutes les modifications apportées à l’enregistrement de la réduction des cotisations des employeurs.

Types de documents

Procédures, politiques, régimes d’invalidité de courte durée, ententes, contrats, rapports, lois et règlements, formulaires de demande, notes de service, procès-verbaux de réunions, documents d’appel et correspondance.

Numéro de dossier

EDSC IET 061

Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements recueillis aux fins de l’administration du Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi. Il peut comprendre le nom, le titre, les coordonnées et la signature du représentant autorisé, la date de la demande, le nom de l’entreprise de l’employeur et son adresse postale, le numéro de dossier, le ou les numéros de compte de paie, le nombre total d’employés déclarés initialement sous le numéro de compte de paie, le nombre d’employés pour lesquels l’employeur doit verser des cotisations d’assurance-emploi au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) au cours d’une année donnée, la méthode de remise aux employés de leur part de la réduction sur cinq mois, les copies du régime de l’employeur, le type de régime (indemnité hebdomadaire, indemnité hebdomadaire spéciale, congé de maladie payé ou congé de maladie payé bonifié), l’assureur, le numéro de police d’assurance, le numéro des services administratifs seulement (SAS), les renseignements détaillés sur le syndicat, les groupes d’employés, l’état de la réduction (qu’une réduction soit accordée ou non), le taux accordé, l’année de l’établissement et de l’application de ce taux, l’historique des réductions et toutes les modifications apportées au compte de l’employeur. Le fichier peut également contenir des notes de conversations avec des employeurs liées à leur dossier.

Catégorie de personnes

Employés à temps plein et à temps partiel, actuels et anciens de l’institution; les renseignements personnels identifiant des employés individuels ne sont pas recueillis, mais des renseignements tels que le nombre total d’employés à temps partiel et le nombre total d’employés à temps plein en vertu d’un régime donné sont recueillis.

Autre : Le représentant de l’employeur, qui peut être la personne qui a signé la demande de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi ou une autre personne.

But

Les renseignements personnels servent à administrer le Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi, à déterminer l’admissibilité à la réduction de ce taux, à dresser l’inventaire des demandes en suspens concernant le Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi, à obtenir des points de vue et des opinions sur le Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi, à fournir des services dans le cadre du Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi ainsi qu’à communiquer et à obtenir des renseignements sur l’admissibilité de l’employeur au Programme de réduction du taux de cotisation d’assurance-emploi. Le pouvoir de recueillir des renseignements personnels est prévu au paragraphe 69(3) de la Loi sur l’assurance-emploi et à l’article 68 du Règlement sur l’assurance-emploi. Le numéro de compte de paie de l’employeur est recueilli en vertu des alinéas 69(2)b) et 69(3)b) du Règlement sur l’assurance-emploi.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent également être communiqués au Régime d’assurance-emploi à des fins d’intégrité au sein d’Emploi et Développement social Canada. Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d’exécution, d’inventaire et d’évaluation. Les renseignements peuvent également être communiqués à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour lui permettre de rectifier les cotisations d’assurance-emploi. 

Autres utilisations ou divulgations

Les renseignements sont recueillis à l’aide des envois réguliers du programme.

Normes de conservation et de destruction

En cours d’élaboration

Numéro d’ADD

En cours d’élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC PAR 061, 062 and 070

Enregistrement du SCT

20200163

Numéro de fichier

EDSC PPU 302

Dernière mise à jour

2020

Programme de prestations supplémentaires de chômage (CDD)

Description

Dossiers contenant des renseignements sur l’administration du Programme de prestations supplémentaires de chômage (PSC). Ces renseignements comprennent une demande ainsi qu’une copie du régime de PSC de l’employeur précisant le type de régime (arrêt temporaire de travail, formation, blessure, accident ou mise en quarantaine) et le montant payé. Les renseignements détaillés sur la paie concernant l’assurance-emploi sont envoyés à l’employeur dans un rapport hebdomadaire, sur demande.

Types de documents

Procédures, ententes, politiques, régimes de PSC, rapports, lois et règlements, formulaires d’inscription, renouvellements, notes de service et correspondance.

Numéro de dossier

EDSC IET 062

Fichier des prestations et des trop-payés (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les clients qui demandent ou reçoivent des prestations d'assurance-emploi. Ces renseignements permettent de conclure qu'un individu a reçu un montant auquel il n'était pas admissible et d'établir un trop-payé. Le fichier peut aussi contenir des renseignements provenant du Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements (PAYDAC) de l'Agence du revenu du Canada et du fichier maître des contribuables. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le numéro d'assurance sociale; la date de naissance; le sexe; la langue officielle de préférence; l'adresse; le numéro de téléphone; le code professionnel; la raison pour laquelle le prestataire ne travaille plus; la date de début de la demande; la date de fin de la demande; les renseignements concernant les trop-payés; le relevé du montant et de la durée des prestations d'assurance-emploi payables; des renseignements sur les études; la participation aux programmes d'assurance-emploi/partie II; les incarcérations; des renseignements financiers; le niveau d'exemption d'impôt sur le revenu; de l'information sur le paiement ou le défaut de paiement.

Remarque

Les renseignements décrits dans le fichier de renseignements personnels EDSC PPU 161, intitulé Trop-payés d'assurance-emploi, sont maintenant inclus dans ce fichier.

Catégorie de personnes

Personnes qui reçoivent ou ont reçu des prestations d'assurance-emploi.

But

Les renseignements personnels sont utilisés dans l'administration du régime d'assurance-emploi pour déterminer s'il y a lieu ou non de verser des prestations. Ces renseignements sont recueillis en vertu des articles 7, 10, 23, 152.07 et 152.1 de la Loi sur l'assurance-emploi et de l'article 8 du Règlement sur l'assurance-emploi (pêche). Le numéro d'assurance- emploi est recueilli en vertu du paragraphe 28.1(1) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social.

Usages compatibles

L'exactitude des renseignements personnels est validée en fonction des renseignements personnels sous le contrôle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Les renseignements sont aux fins de calculs statistiques, de vérification interne et de planification. Certains renseignements sont communiqués à l'ARC et à Revenu Québec aux fins du calcul de l'impôt. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à Statistique Canada aux fins de planification, d'analyse et de calculs statistiques. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Statistique Canada Enquête sur la population active (StatCan PPU 015). Les renseignements peuvent être communiqués à l'ARC pour qu'elle retrouve des débiteurs de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Arriérés d'impôt des particuliers – Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Conformément à une entente officielle, les renseignements peuvent être transmis aux gouvernements provinciaux et municipaux pour l'administration et l'exécution de leurs programmes et la coordination du versement des prestations et des travaux de recherche. Les renseignements peuvent également être communiqués aux employeurs afin de leur permettre de s'acquitter de leurs obligations aux termes de la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements peuvent être mis en commun avec le ministère de la Justice dans le cadre de l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à TPSGC Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être transmis aux ministères provinciaux et aux tierces parties qui administrent des programmes lorsque des ententes d'échange de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d'autres domaines connexes, et peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des organismes privés contractuels engagés par le Ministère ou à d'autres organismes gouvernementaux ou contractuels travaillant en vertu de protocoles d'entente aux fins de la formulation de politiques, de planification, de calculs statistiques, de recherche et d'évaluation. EDSC peut communiquer les renseignements au programme d'information sur le marché du travail à des fins d'analyse, de recherche et d'évaluation.

L’information peut aussi être utilisée par Statistique Canada à d’autres fins en matière de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration.

Normes de conservation et de destruction

Les documents relatifs aux demandes sont conservés pendant 11 ans. Après six ans, les renseignements reçus de l'ARC sont supprimés. Les renseignements de base de la demande sont conservés sur des bandes magnétiques distinctes pendant cinq années supplémentaires, après quoi ils sont détruits. Les renseignements des prestations de travailleur autonome sont conservés pour une période de 99 ans après la première semaine du premier paiement d'assurance-emploi.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

002362

Numéro de fichier

EDSC PPU 180

Déclarations aux deux semaines des prestataires d'assurance-emploi (FRP)

Description

Les déclarations des prestataires reçues soit par l'entremise du service de déclaration par téléphone (SDT) ou du Service de déclaration par Internet (SDI) peuvent comprendre les renseignements personnels suivants : la date; l'heure et la durée de l'appel ou de la séance; le numéro d'assurance sociale (NAS); les dates visées; la réussite ou l'état à la fin de l'appel ou de la séance; le degré d'aide fournie grâce à l'appel ou à la séance; les réponses fournies par les utilisateurs; la déclaration confirmant les dates où le prestataire est disponible pour travailler; la rémunération; des renseignements médicaux; des renseignements sur les études; les coordonnées; la signature.

Remarque

Les personnes qui désirent avoir accès aux documents contenus dans ce fichier doivent préciser quelle période de deux semaines est visée par la fiche de déclaration qu'elles souhaitent consulter.

Catégorie de personnes

Personnes qui ont présenté une demande de prestations d'emploi et d'assurance-emploi; employeurs.

But

Consigner l'admissibilité des prestataires aux prestations au cours d'une période de deux semaines.

Usages compatibles

Les renseignements de ce fichier peuvent être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'évaluation et de calculs statistiques, ainsi qu'à des fins de contrôle et de vérification interne. Ils peuvent être communiqués à des entreprises de recherche du secteur privé à ces fins. Ils peuvent également être mis en commun avec la Gendarmerie royale du Canada dans le cadre d'enquêtes en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005).

Normes de conservation et de destruction

Les déclarations sont conservées pendant sept ans et sont ensuite détruites.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

002361

Numéro de fichier

EDSC PPU 155

Relevé d'emploi (deuxième copie) (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur l'historique d'emploi fourni dans le relevé d'emploi, qui est utilisé pour établir des demandes de prestations d'assurance-emploi. Toute demande de consultation de dossier doit indiquer la période d'emploi visée par le relevé d'emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre les suivants: nom de l'employé; adresse; numéro d'assurance sociale; numéro de référence du registre de paie et profession; nom et adresse de l'employeur; numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada; type de période de paie; données liées à la durée d'emploi; données et motif de la cessation d'emploi; date prévue de rappel; heures d'emploi assurables et rémunération; numéro de téléphone de la personne ayant soumis un relevé d'emploi.

Catégorie de personnes

Personnes et employeurs

But

Administrer et appliquer la Loi sur l'assurance-emploi, incluant la prévention et la détection des fraudes et des utilisations à des fins abusives. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social (partie 4). Le numéro d'assurance sociale peut être recueilli et utilisé en vertu de l'autorité conférée par l'article 87 de la Loi sur l'assurance-emploi.

Usages compatibles

Statistiques, planification et vérification interne. Conformément à des ententes officielles, certains renseignements peuvent être communiqués aux fins de la planification, de la recherche et de l'évaluation à d'autres ministères fédéraux ou provinciaux. Les renseignements liés à l'employeur et le motif de la mise à pied peuvent être communiqués au Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) [ESDC PPU 440] aux fins d'administration et de mise en application du résultat de l'Étude d'impact sur le marché du travail (EIMT). L'information peut également être divulguée au ministère de la Justice pour l'administration de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Dans des circonstances exceptionnelles, elle peut être divulguée à l'employeur qui l'a fournie. La communication de données est assujettie à la partie 4 de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences.

Normes de conservation et de destruction

Les relevés d'emploi (deuxièmes copies - sur support papier) sont détruits après le micro-filmage. Les microfilms sont conservés pendant 11 ans par Service Canada, les Services nationaux des relevés d'emploi au Nouveau-Brunswick et sont ensuite détruits. Les relevés d'emploi sur support électronique sont conservés pendant 11 ans et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de dossier

HRSDC IAP 059

Enregistrement SCT

001971

Numéro de fichier

HRSDC PPU 385

Base de données de l'assurance-emploi (FRP)

Description

Ce fichier peut contenir les renseignements suivants sur les clients qui présentent une demande de participation et/ou qui participent à des programmes d'assurance-emploi administrés ou financés par EDSC : le numéro d'assurance sociale; le sexe; la date de naissance; le nom du prestataire; des renseignements détaillés sur les périodes d'emploi et de chômage; l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi; les cours de formation suivis; d'autres services d'emploi reçus. Les renseignements sont copiés des fichiers suivants : Enquêtes du régime d'assurance- emploi (EDSC PPU 171); Fichier des prestations et des trop-payés (EDSC PPU 180); Prestations d'emploi et mesures de soutien (EDSC PPU 293); Registre de numéros d'assurance sociale (EDSC PPU 390); Système commun des subventions et des contributions (EDSC PPU 298).

Catégorie de personnes

Prestataires de l'assurance-emploi qui ont participé à des programmes d'emploi d'EDSC.

But

Les personnes qui ont vécu une perte d'emploi et qui ont présenté une demande d'assurance-emploi ou qui ont participé aux programmes d'emploi d'EDSC, administrés par EDSC ou des tiers, et qui ont eu recours aux services financés d'EDSC qui sont administrés par les gouvernements provinciaux ou territoriaux en vertu d'Ententes sur le développement du marché du travail.

Usages compatibles

EDSC peut transmettre les renseignements au programme d'information sur le marché du travail à des fins d'analyse, de recherche et d'évaluation. Les renseignements peuvent être communiqués aux ministères provinciaux et aux tierces parties qui administrent des programmes lorsque des ententes de partage de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d'autres domaines connexes. Les renseignements peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des organismes privés contractuels engagés par le Ministère ou à d'autres organismes gouvernementaux ou contractuels travaillant en vertu de protocoles d'entente aux fins de formulation de politiques, de planification, de calculs statistiques, de recherche et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

005002

Numéro de fichier

EDSC PPU 501

Dossier de la demande de prestations (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements concernant les Canadiens qui demandent ou qui reçoivent des prestations d'assurance-emploi (prestations régulières, de pêcheur, de maternité, parentales, de maladie, de soignant ou pour proches aidants). Il contient des renseignements utilisés pour appuyer les demandes de renseignements concernant les clients qui sont volontairement ou involontairement en chômage. Il peut aussi contenir de l'information provenant du Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements de l'Agence du revenu du Canada et du fichier maître des contribuables. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le numéro d'assurance sociale; la date de naissance; le sexe; les coordonnées; des renseignements sur l'emploi; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements biographiques; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; la langue officielle préférée; les appels interjetés devant un conseil arbitral ou devant le Tribunal de la sécurité sociale; les avis d'inadmissibilité et d'exclusion; toute entrevue ou enquête menée par des agents d'EDSC ou de Service Canada; et les pénalités ou poursuites devant les tribunaux découlant d'infractions à la Loi sur l'assurance-emploi.

Remarque

Les fichiers Trop-payés d'assurance-emploi (EDSC PPU 161) et Fichier des prestations et des trop-payés (EDSC PPU 180) sont maintenant inclus dans ce fichier. Toute demande d'accès aux renseignements de ce fichier doit comprendre le numéro d'assurance sociale.

Catégorie de personnes

Personnes ayant présenté une demande de prestations d'assurance- emploi; personnes qui partagent les prestations, le cas échéant; personnes gravement malades ou blessées; membres de la famille qui sont gravement malades et qui risquent sérieusement de mourir; professionnels de la santé qui fournissent des renseignements si nécessaire.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le régime d'assurance-emploi. Ces renseignements peuvent être recueillis en vertu des articles 7, 10, 23, 152.07 et 152.1 de la Loi sur l'assurance-emploi et de l'article 8 du Règlement sur l'assurance-emploi (pêche). Le numéro d'assurance sociale est recueilli en vertu du paragraphe 28.1(1) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être communiqués pour des appels interjetés devant un conseil arbitral ou devant le Tribunal de la sécurité sociale. Les renseignements peuvent être communiqués pour l'administration de la partie II de la Loi sur l'assurance-emploi. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Prestations d'emploi, mesures de soutien et autres programmes (EDSC PPU 293). Les renseignements peuvent être transmis à des fins d'analyse de programme, d'élaboration et de création de solutions en matière de politiques de programmes, de stratégies d'adaptation et de mesures d'urgence, ainsi que pour des projets pilotes liés au régime d'assurance- emploi. Des données masquées sont utilisées à des fins d'analyse de l'efficacité du régime d'assurance-emploi et d'élaboration d'options de politiques, y compris la détermination des effets estimés. Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à des fins d'imagerie et de stockage des dossiers d'enquête fermés ainsi que de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à TPSGC suivants : Solutions d'imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). L'exactitude des renseignements personnels est validée en fonction des renseignements personnels sous le contrôle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Les renseignements sont utilisés aux fins de calculs statistiques, de vérification interne et de planification. Certains renseignements sont communiqués à l'ARC et à Revenu Québec aux fins du calcul de l'impôt. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à l'ARC pour qu'elle retrouve des débiteurs de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Arriérés d'impôt des particuliers – Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Les renseignements peuvent être divulgués à Statistique Canada aux fins de planification, d'analyse et de calculs statistiques. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Statistique Canada Enquête sur la population active (StatCan PPU 015). Les renseignements peuvent être mis en commun avec le ministère de la Justice dans le cadre de l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être transmis à la Gendarmerie royale du Canada pour des enquêtes sur de présumées fraudes commises à l'égard du régime d'assurance-emploi. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Conformément à une entente officielle, les renseignements peuvent être transmis aux gouvernements provinciaux et municipaux pour l'administration et l'exécution de leurs programmes, comme pour le Régime québécois d'assurance parentale, et la coordination du versement des prestations et des travaux de recherche. Les renseignements peuvent également être communiqués aux employeurs afin de leur permettre de s'acquitter de leurs obligations aux termes de la Loi sur l'assurance- emploi. Certains renseignements peuvent être fournis à des agences de sondage du secteur privé aux fins d'évaluation, de recherche, de calculs statistiques et de planification.

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers des demandes sont conservés pendant 11 ans. Les renseignements des prestations du travailleur autonome sont conservés pour une période de 99 ans après la première semaine du premier paiement d'assurance-emploi.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

001989

Numéro de fichier

EDSC PPU 150

Dossiers de demandes d'assurance-emploi (PIB)

Description

Ce fichier contient les renseignements concernant les clients qui demandent ou reçoivent des prestations d'assurance-emploi (prestations régulières, de pêcheur, de maternité, parentales, de maladie, de soignant ou pour les parents d'enfants gravement malades). Il contient des renseignements sur les clients de l'assurance-emploi qui sont utilisés pour appuyer les demandes de renseignements concernant les clients qui sont volontairement ou involontairement en chômage. Il peut aussi contenir de l'information provenant du Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements (PAYDAC) de l'Agence du revenu du Canada et du fichier maître des contribuables. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, le sexe, le nom de jeune fille de la mère, les coordonnées, des renseignements sur l'emploi, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements sur les études, des renseignements financiers, des renseignements médicaux, la langue officielle préférée, des renseignements biographiques, la signature.

Remarque

Ce fichier contient les suivants : Fichier des prestations et des trop-payés (ESDC PPU 180), Dossier de la demande de prestations – Bureau local [OPS] (ESDC PPU 150), et Déclarations bihebdomadaires des prestataires d'assurance-emploi (ESDC PPU 155). Toute demande de consultation doit inclure le numéro d'assurance sociale.

Catégorie de personnes

Personnes ayant présenté une demande de prestations d'assurance- emploi; personnes qui partagent les prestations, le cas échéant; enfants gravement malades; membres de la famille qui sont gravement malades et courent un risque grave de mourir; professionnels de la santé qui fournissent des renseignements nécessaires.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le régime d'assurance-emploi, notamment pour prévenir les abus et les fraudes. Ces renseignements peuvent également être utilisés pour évaluer le droit continu ou établir le trop-payé s'ils révèlent que les personnes ont reçu des montants auxquels ils n'avaient pas droit. L'autorité de recueillir des renseignements personnels octroyée en vertu des paragraphes 48(2), 50(1), et 50(5) de la Loi sur l'assurance-emploi. Le numéro d'assurance sociale est recueilli aux termes de l'article 138 de la Loi sur l'assurance- emploi.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être communiqués au Tribunal de la sécurité sociale aux fins d'appels. Les renseignements peuvent être communiqués pour l'administration de la partie II de la Loi sur l'assurance emploi. Les renseignements peuvent être divulgués aux provinces et aux territoires ainsi qu'au sein d'EDSC à des fins d'analyse de programme, d'élaboration et de création de solutions en matière de politiques de programmes, de stratégies d'adaptation et de mesures d'urgence, et de projets pilotes liés au régime d'assurance-emploi. Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à des fins d'imagerie et de stockage des dossiers d'enquête fermés ainsi que d'émission et de gestion des paiements et versements de prestations. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à TPSGC suivants : Solutions d'imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). L'exactitude des renseignements personnels est validée en fonction des renseignements personnels sous le contrôle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Les renseignements sont utilisés à des fins de statistique, de vérification interne et de planification. Certains renseignements sont communiqués à l'ARC et à Revenu Québec aux fins d'impôt. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à l'ARC pour qu'elle retrouve des débiteurs de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC intitulé Arriérés d'impôt des particuliers – Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Les renseignements peuvent être communiqués à Statistique Canada à des fins de planification, d'analyse et de statistique. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Statistique Canada intitulé Enquête sur la population active (Stat Can PPU 015). Les renseignements peuvent également être communiqués au ministère de la Justice dans le cadre de l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être transmis à la Gendarmerie royale du Canada pour des enquêtes sur de présumées fraudes commises à l'égard du régime d'assurance-emploi.

Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC intitulé Dossiers opérationnels (GRC PP 005). Conformément à une entente officielle, les renseignements peuvent être transmis aux gouvernements provinciaux et municipaux pour l'administration et l'exécution de leurs programmes, comme pour le Régime québécois d'assurance parentale, et la coordination du versement des prestations et des travaux de recherche. Les renseignements peuvent également être communiqués aux employeurs afin de leur permettre de s'acquitter de leurs obligations aux termes de la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements peuvent être communiqués aux ministères provinciaux et aux tierces parties qui administrent des programmes lorsque des ententes de partage de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d'autres domaines connexes, et peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des organismes privés engagés à forfait par le Ministère ou à d'autres organismes gouvernementaux ou à forfait travaillant en vertu de protocoles d'entente à des fins de formulation de politiques, de planification, de calculs statistiques, de recherche et d'évaluations. EDSC peut communiquer les renseignements au programme d'information sur le marché du travail à des fins d'analyse, de recherche et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pendant une période de 12 ans. Les renseignements des prestations du travailleur autonome sont conservés pour une période de 99 ans après la première semaine du premier paiement d'assurance-emploi.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC PAR 070

Numéro d’enregistrement du SCT

20180019

Numéro de fichier

ESDC PPU 151

Demandes de prestations inter-États (FRP)

Description

Ce fichier comprend des statistiques relatives aux demandes de prestations de l'État payeur et de l'État intermédiaire. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le numéro d'assurance sociale; la citoyenneté; le permis de travail; le visa; la date de naissance; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; le nom de jeune fille de la mère; les coordonnées; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; la langue officielle préférée; des renseignements biographiques; la signature.

Remarque

Les personnes peuvent avoir accès aux renseignements contenus dans ce fichier en fournissant leur numéro d'assurance sociale ou leur numéro de sécurité sociale.

Catégorie de personnes

Personnes qui ont présenté une demande de prestations de l'État intermédiaire et qui sont des Canadiens ou des résidents non canadiens; personnes qui ont présenté une demande de prestations de l'État payeur ayant un visa de travail, la citoyenneté américaine ou le statut de résident permanent.

But

Faciliter le versement de prestations d'assurance-emploi aux personnes qui se trouvent dans l'un des États des États-Unis, le district fédéral de Columbia, à Puerto Rico, aux îles Vierges et au Canada et qui résident à l'extérieur de l'État dans lequel ils ont acquis le droit de percevoir des prestations, ainsi que de prévenir la fraude et l'abus. Les renseignements servent à créer, à tenir à jour et à contrôler les dossiers de demandes lorsque le Canada est l'État intermédiaire et à offrir une aide administrative aux États payeurs concernés. Ils servent aussi à créer, à tenir à jour et à contrôler les dossiers de demandes, à statuer sur les demandes et à verser les prestations quand le Canada est l'État payeur. Les renseignements personnels sont recueillis aux termes des paragraphes 48(2), 50(1) et 50(5) de la Loi sur l'assurance-emploi. Le numéro d'assurance sociale est recueilli aux termes de l'article 138 de la Loi sur l'assurance-emploi.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être communiqués au Tribunal de la sécurité sociale pour des processus d'appel. Les renseignements peuvent être communiqués au sein d'EDSC à des fins d'analyse de programme, d'élaboration et de création de solutions en matière de politiques de programmes, de stratégies d'adaptation et de mesures d'urgence, ainsi que pour des projets pilotes liés au régime d'assurance-emploi. Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à des fins d'imagerie et de stockagedes dossiers d'enquête fermés ainsi que de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à TPSGC suivants : Solutions d'imagerie documentaire (TPSGC PCU 709) et Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712). L'exactitude des renseignements personnels est validée en fonction des renseignements personnels sous le contrôle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Certains renseignements sont communiqués à l'ARC et à Revenu Québec aux fins du calcul de l'impôt. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à l'ARC pour qu'elle retrouve des débiteurs de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Arriérés d'impôt des particuliers – Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Les renseignements peuvent être communiqués à Statistique Canada aux fins de calculs statistiques, d'analyse et de planification. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Statistique Canada Enquête sur la population active (StatCan PPU 015). Les renseignements peuvent être mis en commun avec le ministère de la Justice dans le cadre de l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être transmis à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour des enquêtes sur de présumées fraudes commises à l'égard du régime d'assurance- emploi. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Conformément à une entente officielle, les renseignements peuvent être transmis aux gouvernements provinciaux et municipaux pour l'administration et l'exécution de leurs programmes, comme pour le Régime québécois d'assurance parentale, et la coordination du versement des prestations et des travaux de recherche. Les renseignements peuvent également être communiqués aux employeurs afin de leur permettre de s'acquitter de leurs obligations aux termes de la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements peuvent être communiqués à tous les États des États-Unis, au district fédéral de Columbia, à Puerto Rico et aux îles Vierges en vertu de l'Accord entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis d'Amérique officiel pour l'administration de leurs programmes, notamment aux fins de la prévention des fraudes et des abus. Certains renseignements peuvent être fournis à des agences de sondage du secteur privé aux fins d'évaluation, de recherche, de calculs statistiques et de planification.

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers sont conservés pendant 12 ans.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

001990

Numéro de fichier

EDSC PPU 170

Liste nominative des employés (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements personnels communiqués par des employeurs associés à un conflit de travail. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le numéro d'assurance sociale; le numéro d'insigne ou le numéro de carte de pointage; des renseignements portant sur un arrêt de travail; le premier et le dernier jour de travail; l'emplacement; le motif de cessation d'emploi; la date de retour au travail; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements financiers.

Catégorie de personnes

Employés associés à des conflits de travail, à des demandes de prestations d'assurance-emploi connexes ou à d'autres paiements versés à des particuliers.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le régime d'assurance-emploi, notamment pour prévenir la fraude et l'abus. Ces renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 87(1), 88(1) et 88(5) de la Loi sur l'assurance-emploi. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à l'article 138 de la Loi sur l'assurance-emploi.

Usages compatibles

Les renseignements de ce fichier sont utilisés pour administrer le régime d'assurance-emploi et d'autres programmes d'emploi. Ils sont également utilisés aux fins de calculs statistiques, de planification et de vérification interne, et peuvent être fournis à ces fins à des entreprises de recherche du secteur privé. Ils peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aux fins d'enquêtes sur des infractions. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Conformément à une entente officielle, les renseignements peuvent être communiqués à des organismes fédéraux, provinciaux ou municipaux pour l'administration de leurs propres programmes. Les renseignements peuvent également être communiqués aux employeurs pour qu'ils puissent s'acquitter de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pendant 12 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

En cours d’élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

003409

Numéro de fichier

EDSC PPU 281

Inscription à la mesure d'assurance-emploi destinée aux travailleurs autonomes (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements au sujet des personnes qui se sont volontairement inscrites à la mesure d'assurance-emploi destinée aux travailleurs autonomes ou qui ont choisi de s'en retirer. Cette mesure offre aux travailleurs autonomes la possibilité de se prévaloir de prestations spéciales de l'assurance-emploi, à savoir les prestations de maternité, les prestations parentales, les prestations de maladie, les prestations de soignant et les prestations pour proches aidants. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le numéro d'assurance sociale; les coordonnées; la date d'inscription; la date de cessation d'emploi; la signature.

Remarque

Outre les renseignements requis dans le Formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans le fichier doivent fournir le numéro d'assurance sociale. Dans certains cas, la correspondance peut être envoyée au nom du représentant de la personne. Le cas échéant, le nom et l'adresse du représentant doivent également être inscrits sur le Formulaire de consultation de dossier. L'objet et la date de la correspondance demandée sont également requis. L'information peut être stockée dans une base de données Oracle dans Mon dossier Service Canada et peut être consultée par des employés autorisés de Service Canada au moyen d'une application d'administration spécialisée.

Catégorie de personnes

Travailleurs autonomes qui sont inscrits à la mesure d'assurance-emploi destinée aux travailleurs autonomes ou qui s'en sont retirés.

But

Les renseignements personnels sont utilisés dans le cadre des processus d'inscription ou de cessation relatifs aux prestations d'assurance-emploi àl'intention des travailleurs autonomes. Ces derniers ont le choix de s'inscrire ou non aux protections dans le cadre du programme; par conséquent, les cotisations d'assurance-emploi ne sont prélevées que sur le revenu des travailleurs autonomes qui ont signé une entente. Le pouvoir de recueillir des renseignements personnels est prévu au paragraphe 152.07(1) de la Loi sur l'assurance-emploi. Le numéro d'assurance sociale est recueilli en vertu du paragraphe 28.1(1) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. Le pouvoir de communiquer des renseignements personnels est défini aux paragraphes 34(1) et 35(2) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, ainsi que dans un protocole d'entente (entente sur l'échange de renseignements) conclu entre EDSC et l'Agence du revenu du Canada.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués au sein d'EDSC pour traiter les demandes relatives à cette mesure. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Prestations d'emploi, mesures de soutien et autres programmes (EDSC PPU 293). Les renseignements peuvent être communiqués pour des appels interjetés devant un conseil arbitral ou devant le Tribunal de la sécurité sociale. EDSC informera l'Agence du revenu du Canada (ARC) à propos des personnes qui se sont inscrites à la mesure d'assurance-emploi destinée aux travailleurs autonomes ou qui s'en sont retirées au cours de l'année précédente afin de permettre à l'ARC de déterminer le montant des cotisations d'assurance-emploi qu'elles doivent verser. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Au titre d'une entente, les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins d'analyse ou d'évaluation de politiques. Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués en vertu d'une entente à des fins de vérification, de recherche ou de calculs statistiques. Certains renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués pour des besoins d'application de la loi ou de production de rapports (c'est-à- dire pour la présentation de statistiques sur le nombre de travailleurs autonomes qui se sont inscrits à la Mesure ou s'en sont retirés). Les renseignements personnels peuvent aussi être consultés et utilisés pour la prévention et la détection des fraudes ou pour d'éventuelles enquêtes. Les renseignements peuvent être transmis à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans le cadre d'enquêtes sur de présumées fraudes commises à l'égard du régime d'assurance-emploi. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent également être communiqués à l'interne. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Enquêtes du régime d'assurance-emploi (EDSC PPU 171).

Normes de conservation et de destruction

Les renseignements sont conservés pour une période de 99 ans à partir de la date d'adhésion.

Numéro d’ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 070

Numéro d’enregistrement du SCT

20110516

Numéro de fichier

EDSC PPU 323

Prestations de revenu (CDD)

Description

Analyse de l'efficacité du programme, élaboration et création de solutions en matière de politiques de programme, stratégies d'adaptation et mesures d'urgence, et projets pilotes liés au régime d'assurance-emploi.

Remarque

Des données masquées sont utilisées aux fins d'analyse de l'efficacité du régime d'assurance-emploi et d'élaboration d'options de politiques, y compris la détermination des effets estimés.

Types de documents

Analyses de l'incidence et de l'efficacité du régime d'assurance-emploi; élaboration de politiques de programmes; recommandations stratégiques; résultats de la modélisation de microsimulation; projets pilotes qui évaluent l'incidence sur le marché du travail des modifications proposées au régime d'assurance-emploi; analyses des positions des intervenants; modifications apportées au Règlement sur l'assurance-emploi et à la Loi sur l'assurance-emploi.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 130

Autres initiatives relatives au marché du travail (FRP)

Description

Renseignements sur les participants, les employeurs, les entrepreneurs et les entreprises des communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) relativement au travail partagé et au Fonds d'habilitation pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire. Les renseignements sur les participants peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; le numéro d'assurance sociale (NAS); des renseignements personnels de l'employé; des renseignements financiers; la signature.

Catégorie de personnes

Clients qui ont participé aux programmes; personnes et parties juridiques contractuelles embauchées dans le cadre d'une entente pour contribuer à l'exécution de ces programmes.

But

Conserver l'information sur les clients et assurer le suivi des clients et de l'efficacité des programmes.

Usages compatibles

Les renseignements sur les clients et les ententes sont utilisés par EDSC aux fins de la responsabilisation et de l'évaluation des programmes et peuvent être communiqués à d'autres directions générales d'EDSC aux fins de calculs statistiques, de planification, de recherche, de vérification interne et d'évaluation. Les renseignements financiers sur les participants et les entrepreneurs de ces programmes financés en vertu de la partie I de la Loi sur l'assurance-emploi ne sont communiqués qu'à d'autres directions internes aux fins de responsabilisation et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d'examen. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

ESDC SEB 130 et 136

Numéro d’enregistrement du SCT

004468

Numéro de fichier

EDSC PPU 295

Services de gestion du numéro d’assurance sociale (CDD)

Description

Les documents concernent l’administration, la gestion, la tenue, la sécurité et l’intégrité du processus d’émission du NAS.

Types de documents

Notes d’information, présentations, rapports de recherche et études, procédures, directives générales en matière de politique, documents opérationnels et réponses à des vérifications concernant différents enjeux liés au Registre de numéros d’assurance sociale et au Registre d’assurance sociale.

Numéro de dossier

EDSC IET 060

Registre de numéros d’assurance sociale (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements relatifs aux personnes qui présentent une demande de NAS, dont elles ont besoin pour travailler au Canada ou pour avoir accès aux programmes et prestations du gouvernement. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le ou les prénoms, le ou les noms, les noms de famille antérieurs et les noms et prénoms officiels actuels; le genre; les coordonnées; le pays ou la ville de résidence et le pays d’origine si la personne est née à l’étranger; d’autres numéros d’identification; le statut de citoyen; des renseignements concernant l’équité en matière d’emploi; le type de naissance; l’existence d’un jumeau, d’une jumelle ou de triplets; la date de naissance; la date et le lieu de décès; le numéro d’enregistrement de décès au Canada; les NAS annulés, délivrés ou renouvelés; la date de la demande; la date d’entrée en vigueur ou de délivrance; l’admissibilité à travailler; le statut du document (actif ou inactif et la raison); les signatures; le lien entre le représentant et le demandeur; la date d’expiration des NAS de série 900; le statut du compte et d’autres annotations comme des indicateurs administratifs (p. ex. décès) ou des notes. Dans certaines situations (formulaires de demande préalables à 1993), la copie microfilmée comporte les renseignements sur l’état matrimonial ainsi que le nom et l’adresse de l’employeur ou des employeurs.

Remarque

Toute demande d’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doit comprendre : le NAS; le nom; le lieu et la date de naissance; la pièce d’identité qui a été présentée pour demander un NAS.

Catégorie de personnes

Citoyens canadiens; Indiens inscrits; résidents permanents; résidents temporaires et autres personnes qui sont autorisées à travailler au Canada; nom d’un parent à la naissance; représentant du demandeur; témoins.

But

Les renseignements personnels peuvent servir à enregistrer les personnes conformément à l’article 138 de la Loi sur l’assurance-emploi, au paragraphe 28.1(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social et à l’article 98 du Régime de pensions du Canada, ainsi que les personnes au nom desquelles la Commission de l’assurance-emploi du Canada (CAEC) a reçu une demande de NAS. Le paragraphe 28.1(2) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social autorise la CAEC à tenir un registre contenant les noms de toutes les personnes inscrites et, au besoin, d’autres renseignements permettant d’établir leur identité exacte. Les renseignements personnels peuvent également servir à l’administration de certaines lois canadiennes, comme la Loi sur l’assurance-emploi et la Loi de l’impôt sur le revenu. La Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social autorise la communication des données du Registre d’assurance sociale (RAS) pour établir l’identité exacte de certaines personnes et leur permettre de se servir efficacement de leur NAS.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être employés dans le cadre d’enquêtes ou pour valider les dossiers du RAS à des fins d’administration et de détermination de l’admissibilité aux prestations des programmes par l’entremise de programmes fondés sur le NAS. Les renseignements et les documents fournis à l’appui d’une demande de NAS peuvent être vérifiés auprès des ministères ou organismes fédéraux autorisés à utiliser le NAS ou transmis à ces derniers, conformément à la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor pour l’administration des avantages sociaux et des services. Ils peuvent également être communiqués aux ministères et organismes provinciaux à des fins d’administration des prestations et des services ou encore aux ministères fédéraux et provinciaux à des fins d’administration et d’application des lois dont ils sont responsables. En outre, les renseignements du RAS peuvent être transmis au ministère des Pêches et des Océans (MPO). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au MPO Aide financière pour les pêcheurs (MPO PPU 036). Ils peuvent également être transmis au ministère de la Justice. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Ils peuvent en outre être transmis à Anciens Combattants Canada (ACC). Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à ACC suivants : Soutien du revenu des Forces canadiennes (ACC PPU 608); Allocation pour perte de revenus (ACC PPU 607); Allocation aux anciens combattants (ACC PPU 040). Les renseignements peuvent être communiqués à IRCC. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à IRCC Fichier du Centre des demandes de renseignements (CIC PPU 056) et Citoyenneté canadienne : demandes et évaluation (CIC PPU 050). Les renseignements du RAS peuvent être transmis à l’ASFC. Ils peuvent également être transmis à la GRC. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Ils peuvent également être communiqués à l’ARC. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à l’ARC suivants : Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005); Programme d’enquêtes criminelles (ARC PPU 095); Programme du crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218); Programmes d’avantages sociaux – Programme de prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178); Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS et la TVH) (ARC PPU 140); Banque de données sur la Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063).

Les renseignements peuvent également être communiqués à l’interne au sein d’EDSC selon les FRP suivants qui lui sont propres : Subvention incitative aux apprentis (EDSC PPU 297); Aide financière aux étudiants (EDSC PPU 030); Programme canadien pour l’épargne-études (EDSC PPU 506); Programme canadien pour l’épargne-invalidité (EDSC PPU 038); Rentes sur l’État (EDSC PPU 395); Programme de protection des salariés (EDSC PPU 035); Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146); Programme de la sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116). Ils peuvent également être communiqués à Statistique Canada, à Retraite Québec, à la Régie de l’assurance-maladie du Québec, au ministère du Revenu et à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail du Québec. Les renseignements et les pièces appuyant une demande de NAS peuvent également être vérifiés auprès des bureaux de l’état civil des provinces et territoires ou d’IRCC. Le NAS peut également être fourni à un employeur ou un ancien employeur qui a perdu contact avec un employé, mais qui a besoin de son NAS pour satisfaire aux exigences prévues par la loi. Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués aux fins d’analyse de politiques, de recherche ou d’évaluation et peuvent être liés à diverses sources d’information sous la garde et le contrôle d’EDSC. De plus, ils peuvent être communiqués aux ministères provinciaux et aux tiers qui administrent des programmes lorsque des ententes d’échange de données ont été conclues pour mener des recherches sur le marché du travail, la population active, le soutien du revenu et d’autres domaines connexes. Enfin, ils peuvent être transmis à des universitaires, à des groupes de recherche ou à des entreprises privées ayant conclu un marché avec le Ministère ou à d’autres organismes gouvernementaux ou contractuels aux termes de protocoles d’entente aux fins de formulation de politiques, de planification, de statistiques, de recherche et d’évaluation. EDSC peut communiquer les renseignements au programme d’information sur le marché du travail à des fins d’analyse, de recherche et d’évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les formulaires papier de demande de NAS sont détruits immédiatement après qu’ils ont été microfilmés, mais les renseignements qu’ils renferment sont saisis électroniquement dans le RAS. Les demandes soumises par des moyens électroniques (p. ex. Accès rapide au numéro d’assurance sociale et Service d’enregistrement des nouveau-nés) ne doivent pas être accompagnées d’un formulaire papier. C’est pourquoi il n’en existe pas de copie sur microfilm. Les copies microfilmées et les demandes électroniques sont conservées pour une période de 100 ans.

Numéro d’ADD

M-59-73

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 060

Numéro d’enregistrement du SCT

002396

Numéro de fichier

EDSC PPU 390

Information sur le marché du travail (CDD)

Description

Données administratives et tableaux de données globales provenant de différentes enquêtes obtenus et utilisés pour produire des statistiques sur le marché du travail, des rapports et des analyses à l'échelle nationale, provinciale et locale. Les documents sont utilisés pour préparer des analyses se rapportant aux professions et à l'industrie (notamment sur les salaires, les perspectives d'emploi, les caractéristiques des travailleurs, comme la répartition selon le sexe et l'âge, et la proportion de travailleurs à temps plein par rapport aux travailleurs à temps partiel), des analyses économiques et des profils de segments de la clientèle, et répondre aux demandes de renseignements sur le marché du travail.

Types de documents

Rapports statistiques; tableaux de données; fichiers de données; rapports; ordres du jour et procès-verbaux de réunions; plans de travail; contrats; notes; directives; lignes directrices; correspondance.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 146

Ententes sur le développement du marché du travail (CDD)

Description

Dossiers liés au développement, à la gestion, à la surveillance, et à l’évaluation d’ententes relatives au développement du marché du travail.

Types de documents

Documents du Cabinet, présentations au Conseil du Trésor, modalités, ententes fédérales, provinciales et territoriales, politiques, lignes directrices, avis et conseils juridiques, correspondance, notes de service et d’information et présentations, mandats, ordres du jour, procès-verbauxde réunions, stratégies de communication, infocapsules et documents d’information, photos, vidéos et résumés graphiques, analyses des programmes et de politiques, Descriptions de programmes et d’activités, budgets, dépenses de programmes, rapports de recherche, cadres d’évaluation, évaluations, plans de travail, rapports et plans annuels provinciaux et territoriaux, états financiers vérifiés des provinces et territoires, données globales sur les participants au programme, la prestation de services et les résultats transmis au Canada par les provinces et territoires. Directives; politiques opérationnelles; correspondance; documents d’information; méthodes; recherche; plans annuels; rapports de rendement; analyses; évaluations; information liée aux programmes et services semblables aux Prestations d’emploi et mesures de soutien.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 131

Prestations d’emploi, mesures de soutien et autres programmes (FRP)

Description

Les Prestations d’emploi et mesures de soutien (PEMS) comprennent présentement les programmes pancanadiennes, y compris des éléments du Service national de l’emploi. Aussi, des programmes semblables aux PEMS sont offertes par les provinces et territoires en vertu des Ententes sur le développement du marché du travail, et par les groupes autochtones en vertu des ententes du Programme de formation pour les compétences et l’emploi destiné aux Autochtones. Les données dans cette banque sont transferrées au Canada aux fins de mesure de rendement et d’évaluation. Les données et les renseignements recueillis à l'intention de ce FRP sont conservés de façon sécuritaire. Les employés qui travaillent avec ces renseignements et données doivent faire l'objet d'une vérification de sécurité. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; la citoyenneté; la date de naissance; des renseignements sur les études; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; le numéro d'assurance sociale (NAS); la langue officielle choisie; des renseignements sur la situation d’emploi, les activités liées à l’emploi et les résultats en matière d’emploi; les jeunes à risque; la situation du client à l'égard de l'assurance-emploi; la situation du client à l'égard de l'aide sociale; d'autres numéros d'identification; et la dernière date à laquelle le dossier a été consulté.

Remarque

Les données du fichier EDSC PPU 501 Base de données de l'assurance-emploi sont maintenant incluses dans ce FRP.

Catégorie de personnes

Les prestations d’emploi sont offertes aux individus qui sont admissibles à l’a.-e. (les prestataires actifs et anciens prestaires, ainsi que ceux qui ont contribués des cotisations suffisantes à l’a.-e.), tandis que les mesures de soutien sont offertes à tous les Canadiens avec ou sans emploi.

But

Vérifier et évaluer l'efficacité des programmes susmentionnés.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins d'analyse de politiques, de recherche ou d'évaluation et peuvent être liés à diverses sources d'information sous la garde et le contrôle d'EDSC. Les renseignements sont communiqués à l'Agence du revenu du Canada aux fins d'administration de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Pour être en mesure de mener les activités d'évaluation, le numéro d'assurance sociale est utilisé pour lier les renseignements relatifs à l'emploi et au revenu d'EDSC et d'autres sources (p. ex. Agence du revenu du Canada pour le niveau de revenu) aux données sur le participant au programme.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d'examen. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d'ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 131

Numéro d'enregistrement du SCT

004158

Numéro de fichier

EDSC PPU 293

Ententes sur le développement de la main-d’œuvre (CDD)

Description

Documents concernant l'élaboration, la gestion, la surveillance et l’évaluation des Ententes sur le développement de la main-d’œuvre.

Types de documents

Documents au Cabinet : Présentations au Conseil du Trésor; modalités; ententes fédérales, provinciales et territoriales; politiques; lignes directrices; avis et conseils juridiques; correspondance; notes de service, documents d'information et présentations; mandats; ordres du jour; procès-verbaux de réunions; stratégies de communication; infocapsules et documents d'information connexes; photos, vidéos et résumés graphiques; analyses des programmes et de politiques;  descriptions de programmes et d'activités; budgets; dépenses de programmes; évaluations; rapports et plans annuels provinciaux et territoriaux; états financiers vérifiés des provinces et territoires et données agrégées sur les participants au programme, la prestation des services et les résultats transmis au Canada par les provinces et les territoires.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 133

Ententes sur le développement de la main-d’œuvre (FRP)

Description

Cette banque décrit les renseignements recueillis par les provinces et les territoires sur les programmes et services d'emploi financés dans le cadre des Ententes sur le développement de la main-d'œuvre. Cette information est transférée au Canada à des fins de mesure et d'évaluation du rendement. Les données et informations recueillies pour ce FRP sont conservées de manière sécurisée. Les employés travaillant avec ces informations ou données doivent subir un contrôle de sécurité. Les renseignements personnels peuvent inclure: nom, coordonnées, renseignements biographiques, statut de citoyenneté, date de naissance, renseignements sur le niveau de scolarité, renseignements sur l'équité en matière d'emploi, NAS, langue officielle de choix, le statut d'emploi, renseignements sur les activités et les résultats, statut de client de l'assurance-emploi et le statut d’aide sociale du client.

Remarque

Cette banque d’information personnelle inclut l’Initiative ciblée pour les travailleurs âgés (EDSC PPU 705). L’initiative ciblée pour les travailleurs âgés a pris fin le 31 mars 2017.

Catégorie de personnes

Les services et programmes offerts dans le cadre des Ententes sur le développement de la main-d'œuvre sont offerts aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes protégées au sens de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés ayant le droit de travailler au Canada.

But

Surveiller et évaluer les programmes et services financés dans le cadre des Ententes sur le de développement de la main-d'œuvre.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés et/ou communiqués aux fins suivantes : analyse de politiques, recherche ou évaluation et peuvent être liés à diverses sources d'information sous la garde et le contrôle d'EDSC. Pour mener des activités d'évaluation, le NAS est utilisé pour relier les renseignements sur l'emploi et le revenu d'EDSC et d'autres sources (comme l'Agence du revenu du Canada pour le niveau de revenu) aux données des participants au programme.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration. Aucun dossier ne peut être détruit et les dossiers doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 133

Numéro d’enregistrement du SCT

2019016

Numéro de fichier

EDSC PPU 303

Fonds d'intégration pour les personnes handicapées (CDD)

Description

Documents relatifs à l’aide financière pour les employeurs qui embauchent des personnes handicapées, soutien aux personnes handicapées afin de les aider à obtenir un emploi, à améliorer leur employabilité ou à retourner à l’école, projets qui permettraient à ces personnes d’obtenir un emploi, des compétences ou des services d’emploi. De plus, les renseignements et la correspondance concernant les services sociaux et les interventions particulières adaptés aux besoins des personnes et facilitant leur intégration au marché du travail.

Remarque

Cette activité a été reproduite dans le cadre du Programme de partenariats pour le développement social, puis supprimée.

Types de documents

Ententes; modalités; politiques; procédures; cadres d'évaluation; états des flux de trésorerie; historique des paiements; inventaire des biens; vérification des bénéficiaires; surveillance et stratégies de reddition de comptes.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 138

Fonds d'intégration pour les personnes handicapées (FRP)

Description

Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, le statut de résident, la date de naissance, des renseignements sur le niveau de scolarité, des renseignements sur l’équité en matière d’emploi, des renseignements sur l’admissibilité à l’assurance-emploi, des renseignements sur l’intervention en matière d’emploi (p. ex. CNP, SCIAN), des renseignements financiers, des renseignements médicaux, y compris le type d’invalidité, la langue d’intervention, les résultats d’intervention (employé, travailleur autonome, retour à l’école, formation ou études inachevées), la signature, et le numéro d’assurance sociale.

Catégorie de personnes

Les demandeurs dans le cadre du programme ou les demandeurs du Fonds d’intégration (FI); personnes qui demandent ou participent à des services financés par le FI.

But

Les renseignements personnels servent à administrer le Fonds d'intégration pour les personnes handicapées et à déterminer l'admissibilité au programme. Les renseignements personnels sont également utilisés pour faire le suivi de l'efficacité du Fonds au moyen d'activités d'évaluation et de reddition de comptes. La collecte des renseignements personnels est autorisée en vertu de la partie II de la Loi sur l'assurance-emploi. Le Fonds est exécuté en vertu de l'article 7 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. La collecte des numéros d'assurance sociale est autorisée au titre du Fonds d'intégration pour les personnes handicapées et sert à déterminer si la personne est un prestataire actif ou un ancien prestataire aux termes de l'article 58 de la Loi sur l'assurance-emploi (admissible à des prestations en matière d'emploi ou à un programme provincial ou territorial similaire).

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : analyse de politiques, recherche ou évaluation. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d'autres programmes d'EDSC ou de Service Canada pour la gestion du Trésor aux fins de calculs statistiques, de planification, de recherche, de vérification interne et d'évaluation. Des renseignements personnels peuvent être recueillis par des organismes pour le compte d'EDSC, y compris des organismes sans but lucratif, des organismes autochtones (conseils de tribaux et de bande ou entités autonomes), des gouvernements municipaux, des organismes à but lucratif, des gouvernements provinciaux et territoriaux, des institutions, des organismes, des sociétés d'État, et des personnes qui peuvent agir à titre d'organismes ayant des ententes de contribution avec l'équipe du FI pour offrir le programme. Les renseignements sont utilisés ou communiqués à l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent également être mis en commun avec le ministère de la Justice dans le cadre de l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125).

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 138

Numéro d’enregistrement du SCT

006228

Numéro de fichier

EDSC PPU 300

Stratégie emploi et compétences jeunesse (CDD)

Description

Documents relatifs à l'aide financière pour les employeurs qui embauchent des jeunes et les projets qui permettraient à ces jeunes d'obtenir un emploi ou des services d’emploi, ou d’acquérir des compétences. De plus, des renseignements et de la correspondance concernant les services sociaux et les interventions particulières adaptés aux besoins des jeunes et facilitant leur intégration au marché du travail.

Documents ayant trait aux différents programmes d'emploi s'adressant aux jeunes.

Types de documents

Accords de contribution; modalités de programmes; politiques; directives et procédures; cadres d'évaluation du rendement; états des flux de trésorerie; historique des paiements; inventaire des biens; vérification des bénéficiaires de financement; surveillance et stratégies de reddition de comptes.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 134

Stratégie emploi jeunesse (FRP)

Description

Cette banque décrit l’information utilisée pour soutenir la Stratégie emploi et compétences jeunesse (SECJ) offerte par 11 ministères et agences du gouvernement du Canada : Emploi et Développement social Canada (EDSC); Affaires autochtones et Développement du Nord Canada; Agriculture et Agroalimentaire Canada; Patrimoine canadien; la Société canadienne d’hypothèques et de logement; Affaires mondiales Canada; Environnement Canada et Changement climatique Canada; Innovation, Sciences et Développement économique Canada; le Conseil national de recherches Canada; Ressources naturelles Canada; et Parcs Canada. De plus,  la SECJ offre trois volets; le programme de la Stratégie emploi et compétences jeunesse (SECJ), Emplois d’été Canada (EEC), et le Programme Accessibilité jeunesse.

EDSC recueille des agences et ministères participants à la SECJ l’information des participants au programme pour la reddition des comptes et l’évaluation. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom; la date de naissance; les coordonnées; le numéro d’assurance sociale (NAS) (à l'exception de Accessibilité jeunesse); les renseignements personnels de l’employé; les renseignements biographiques; la préférence linguistique; l’information sur l’équité en matière d’emploi; et la citoyenneté.

Catégorie de personnes

Jeunes âgés de 15 à 30 ans. (à l'exception du Programme Accessibilité jeunesse, qui s'adresse aux jeunes de moins de 15 ans).

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour la reddition des comptes et l’évaluation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 7 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui identifie la SECJ d’EDSC comme utilisateur autorisé du NAS : il est utilisé pour rendre des comptes sur les résultats et évaluer les volets des programmes de la SEJ.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins de communication de l’information de gestion et de mesures du rendement. Au sein d’EDSC et de Service Canada, les renseignements personnels relatifs aux ententes de contribution peuvent être consultés par Service Canada et par les agents de programme de la Direction générale des opérations de programmes.

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers sont conservés pour une durée de 5 ans à la suite de leur dernière utilisation administrative; ils sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 134

Numéro d’enregistrement du SCT

20150242

Numéro de fichier

EDSC PPU 706

Initiative ciblée pour les travailleurs âgés (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'initiative s'adressant aux travailleurs âgés sans emploi dans des collectivités vulnérables.

Types de documents

Politiques; lignes directrices; correspondance; présentations au Conseil du Trésor; modalités; documents d'information; rapports; prévisions de trésorerie; évaluations de programmes; accords de contribution fédéraux, provinciaux et territoriaux; vérifications; états financiers (recommandations); réclamations; formulaires d'information sur le participant; formulaires de rétroaction ou de suivi du participant; information sur l'enquête de suivi auprès du participant; rapports de surveillance.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 135

Initiative ciblée pour les travailleurs âgés (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements recueillis par les provinces et les territoires et transférés au gouvernement du Canada dans le but d'évaluer l'Initiative ciblée pour les travailleurs âgés (ICTA). Les renseignements portent sur les participants à l'ICTA et sont recueillis en vertu de l'obligation de remplir les formulaires de réception de projets, de rétroaction et d'enquêtes de suivi auprès des participants. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; la date de naissance; des renseignements sur les études; des renseignements biographiques; le sexe; la langue; le recours à l'assurance-emploi ou à l'aide sociale; les raisons de la participation au projet; les attentes quant au projet; les évaluations du programme par les participants (formulaire de renseignements à la fin de la participation au programme).

Remarque

Les personnes souhaitant avoir accès à leurs renseignements personnels doivent fournir leur nom, prénom et date de naissance.

Catégorie de personnes

Citoyens canadiens qui sont des travailleurs âgés sans emploi et qui participent à l'ICTA.

But

Les renseignements sont utilisés dans le but d'évaluer l'ICTA conformément aux ententes conclues entre le gouvernement du Canada et les provinces et territoires. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 6a) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social.

Normes de conservation et de destruction

Après la fin de l'évaluation, les renseignements sont conservés pendant cinq ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 135

Numéro d’enregistrement du SCT

20150037

Numéro de fichier

EDSC PPU 705

Fonds d'habilitation pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire (CDD)

Description

Documents portant sur le Fonds d'habilitation pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM). Renseignements sur les besoins et les questions concernant les ressources humaines et l'économie des CLOSM. Les documents comprennent aussi de l'information sur des programmes fédéraux et d'autres initiatives qui sont pertinents pour les organismes participant au Fonds d'habilitation pour les CLOSM.

Types de documents

Propositions de financement; plans d'action; politiques; directives; stratégies; lignes directrices; évaluations de programme; demandes de proposition; ententes; renseignements sur les rapports; renseignements relatifs à la mesure du rendement.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 136

Stratégie de formation pour les compétences et l'emploi destinée aux Autochtones (CDD)

Description

Documents ayant trait à la gestion et l'exécution de la Stratégie de formation pour les compétences et l'emploi destinée aux Autochtones.

Types de documents

Documents d'information et correspondance; politiques; procédures; directives et lignes directrices; procès-verbaux de réunions; documents d'évaluation et de surveillance de projets; rapports; évaluations et examens de programme; recherche; résultats du programme; rapports d'activités trimestriels; réclamations financières trimestrielles; budgets; contrats; accords de contribution incluant les accords sur les niveaux de service; modalités du programme.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 132

Stratégie de formation pour les compétences et l'emploi destinée aux Autochtones (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements qui sont utilisés pour appuyer la gestion et la prestation de la Stratégie de formation pour les compétences et l'emploi destinée aux Autochtones (SFCEA). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le numéro d'assurance sociale (NAS); le nom; la date de naissance; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; les coordonnées; des renseignements biographiques; des renseignements sur les études; les langues parlées; des caractéristiques physiques; une invalidité; le numéro de l'entente; les obstacles à l'emploi; le statut de prestataire d'assurance-emploi; des renseignements sur l'intervention à laquelle participe le demandeur; une photo ou une vidéo d'histoires de réussite; la signature.

Remarque

Le fichier Programmes du marché du travail destinés aux Autochtones (EDSC PPU 101) est maintenant inclus dans ce FRP. Les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur NAS.

Catégorie de personnes

Premières Nations; Inuits, Métis; parents ou tuteurs; témoins.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer la SFCEA, ce qui comprend la surveillance du programme, la structure de responsabilisation du programme, l'évaluation et la production de rapports. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 6a) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. Le NAS est également recueilli en vertu de la Loi sur l'assurance- emploi afin de vérifier l'admissibilité aux prestations de l'assurance-emploi des clients qui participent à la SFCEA.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés et communiqués aux fins de promotion du programme, notamment sous forme d'histoires de réussite comprenant des photos et/ou des vidéos.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de 10 ans après leur dernière utilisation à des fins administratives. Certains documents à valeur archivistique et historique sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada à la fin de cette période de conservation.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 132

Numéro d’enregistrement du SCT

20150127

Numéro de fichier

EDSC PPU 717

Fonds pour les compétences et les partenariats (CDD)

Description

Documents ayant trait à la gestion générale du programme fondé sur des projets. Les documents se rapportent aux partenariats avec les Autochtones, le secteur privé et les partenariats provinciaux et territoriaux et appuient l'élaboration et l'essai de stratégies pour améliorer les services relatifs au marché du travail et les résultats en matière d'emploi pour les Autochtones.

Types de documents

Documents d'information; correspondance; politiques; procédures; directives et lignes directrices; procès-verbaux de réunions; documents d'évaluation et de surveillance de projets; rapports; évaluations et examens de programme; recherche; résultats du programme; rapports d'activités trimestriels; réclamations financières trimestrielles; budgets; contrats; accords de contribution incluant les modalités du programme; ententes sur le marché du travail.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 151

Fonds pour les compétences et les partenariats (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements qui sont utilisés pour appuyer la prestation et la gestion du Fonds pour les compétences et les partenariats (FCP) ainsi que pour en démontrer le succès. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le numéro d'assurance sociale (NAS); le nom; la date de naissance; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; des renseignements biographiques; les langues parlées; une invalidité; les coordonnées; le numéro de l'entente; des renseignements sur les études; le statut de bénéficiaire de l'aide sociale; les obstacles à l'emploi; des renseignements concernant le plan d'action du demandeur; des renseignements sur l'intervention à laquelle participe le demandeur; la signature; les formulaires de consentement et d'autorisation; une photo ou une vidéo d'histoires de réussite.

Remarque

Le fichier Programmes du marché du travail destinés aux Autochtones (EDSC PPU 101) est maintenant inclus dans ce fichier. Les personnes qui demandent l'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur numéro d'assurance sociale.

Catégorie de personnes

Premières Nations; Inuit; Métis; témoins.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le FCP, ce qui comprend la surveillance du programme, la structure de responsabilisation du programme, la production de rapports d'évaluation et l'affichage des résultats globaux des clients sur la page Web du FCP. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 6a) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. Le NAS est recueilli conformément à la Directive sur le numéro d'assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui répertorie les programmes destinés aux Autochtones d'EDSC (ce qui inclut le FCP) dans le cadre desquels l'utilisation du NAS est autorisée. Les NAS sont utilisés aux fins des activités autorisées suivantes : la surveillance, l'étude et l'évaluation de l'efficacité de l'aide fournie grâce au financement du gouvernement.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : application de la Loi, production de rapports à l'intention de la haute direction, évaluation, vérification interne et exécution du programme.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de 10 ans après leur dernière utilisation à des fins administratives. Certains documents à valeur archivistique et historique sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada à la fin de cette période de conservation.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 151

Numéro d’enregistrement du SCT

20150038

Numéro de fichier

EDSC PPU 710

Fonds pour l'emploi des Premières Nations (CDD)

Description

Documents ayant trait à la gestion et la mise en œuvre du programme du Fonds pour l'emploi des Premières Nations.

Types de documents

Documents d'information et correspondance; politiques; procédures; directives et lignes directrices; procès-verbaux de réunions; documents d'évaluation et de surveillance de projets; accords de contribution; modalités du programme; évaluations et examens des programmes; recherche; résultats du programme; rapports d'activités trimestriels; réclamations financières trimestrielles; budgets.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 142

Fonds pour l'emploi des Premières Nations (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements qui sont utilisés pour appuyer la gestion et la mise en œuvre du Fonds pour l'emploi des Premières Nations (FEPN). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le numéro d'assurance sociale (NAS); le nom; la date de naissance; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; les coordonnées; des renseignements biographiques; des renseignements sur les études; les langues parlées; des caractéristiques physiques; une invalidité; le numéro de l'entente; les obstacles à l'emploi; des renseignements financiers; une photo ou une vidéo d'histoires de réussite; la signature.

Remarque

Le fichier Programmes du marché du travail destinés aux Autochtones (EDSC PPU 101) est maintenant inclus dans ce FRP. Les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur numéro d'assurance sociale.

Catégorie de personnes

Premières Nations; témoins.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le FEPN, ce qui comprend la surveillance du programme, la structure de responsabilisation du programme, l'évaluation et la production de rapports. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du paragraphe 6a) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. Le NAS est recueilli conformément aux programmes destinés aux Autochtones (EDSC) aux fins de suivi des clients, de surveillance et d'évaluation.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de promotion du programme, notamment sous forme d'histoires de réussite comprenant des photos et/ou des vidéos. Les renseignements peuvent également être communiqués à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada aux fins d'administration du programme de Prestation améliorée des services. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à AADNC Programme d'aide au revenu (AADNC PPU 240).

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de 10 ans après leur dernière utilisation à des fins administratives. Certains documents à valeur archivistique et historique sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada à la fin de cette période de conservation.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 142

Numéro d’enregistrement du SCT

20150126

Numéro de fichier

EDSC PPU 716

Guichet-Emplois (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'administration des services du Guichet-Emplois

Types de documents

Documents de politiques, notes de service, documents d'orientation, ententes, rapports statistiques, rapports d'évaluation, procédures, conseils juridiques, documents de réunions, documents de planification, correspondance, recherche, analyses, documents de projets, documents de communications, présentations, évaluations, rapports financiers, rapports de rendement, exigences opérationnelles, flux de processus.

Numéro de dossier

ESDC SEB 149

Guichet-Emplois (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements requis pour l'administration et l'application de certains services de placement sur le Guichet-Emplois. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, le nom de jeune fille de la mère, la date de naissance, des renseignements sur les études, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, le numéro d'assurance sociale, les diplômes pour le système Entrée express, et des renseignements opérationnels.

Catégorie de personnes

Les personnes issues du grand public, y compris les chercheurs d'emploi, les employeurs, les représentants de tiers qui s'inscrivent sur le Guichet- Emplois en vue d'utiliser ses services de placement.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour soutenir l'administration, la prestation et l'application des services de placement offerts par l'intermédiaire du site Web du Guichet-Emplois d'EDSC. Plus précisément, les renseignements sont recueillis aux fins de création et d'authentification d'un compte d'utilisateur sur le Guichet-Emplois et d'un profil de chercheur d'emploi et/ou du dossier d'employeur en vue de jumeler des chercheurs d'emploi réels et des employeurs réels. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 60(1) et 60(2) de la Loi sur l'assurance-emploi, en plus des articles 58 et 59 du Règlement sur l'assurance-emploi ainsi que du paragraphe 34(2) de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. Certains renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l'admissibilité aux services du Guichet-Emplois pour employeurs et du Jumelage Travailleurs-Emplois. Ces renseignements sont authentifiés en vérifiant le Registre d'assurance sociale (ESDC PPU 390) pour les utilisateurs canadiens, ou le système Entrée express (CIC PPU 042) pour les utilisateurs du système Entrée express.

Numéro d'assurance sociale (NAS)

Description

Le NAS est utilisé et vérifié au cours de la création d'un compte d'utilisateur du Guichet-Emplois afin de confirmer l'identité et l'admissibilité de l'utilisateur. Après cette étape, le NAS est supprimé du système. Il n'est utilisé à aucune autre fin et n'est pas conservé. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, qui constitue l'une des fins autorisées, et il est défini à ce titre en vertu de la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le numéro d'assurance sociale.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'application de la loi, de production de rapports et d'évaluation. En termes d'application, les renseignements figurant dans le Guichet-Emplois peuvent être utilisés ou communiqués pour authentifier et vérifier les renseignements opérationnels fournis à la Direction générale des services d'intégrité (DGSI). Ces renseignements peuvent être communiqués à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) afin d'appuyer et de faciliter l'administration d'éléments de renseignements personnels des programmes d'immigration fédéraux et provinciaux qui pourraient être recoupés à des fins de détermination de l'admissibilité au programme et de l'intégrité avec les FRP propres à EDSC suivants : Base de données de l'assurance-emploi (EDSC PPU 501), Programme des travailleurs étrangers temporaires (EDSC PPU 440), Enquêtes du régime d'assurance-emploi (EDSC PPU 171), Dossier de la demande de prestations – Bureau local (opérations) (EDSC PPU 150). En outre, les renseignements personnels peuvent être transmis à la GRC et aux gouvernements provinciaux pour l'administration et l'application des lois fédérales, provinciales, territoriales ou municipales ayant trait au travail, à l'emploi, aux prestations sociales, à l'immigration et à la santé et la sécurité au travail. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC intitulé Dossiers opérationnels (GRC PP 005).

Normes de conservation et de destruction

Délai de destruction à déterminer. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

ESDC SEB 149

Numéro d’enregistrement du SCT

20150171

Numéro de fichier

EDSC PPU 711

Programme d'appui aux initiatives sectorielles (CDD)

Description

Information sur le marché du travail et sur les investissements recommandés dans des programmes afin de soutenir le jumelage des compétences des travailleurs aux emplois dans des secteurs économiques clés. Les dossiers et les renseignements qui sont créés, recueillis et conservés portent sur la conception, l'élaboration, la prestation, la gestion, la mesure du rendement et l'évaluation des accords de contribution et du programme dans son ensemble pour le Programme des conseils sectoriels d'Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Types de documents

Documents sur les politiques; documents d'information; notes de service; correspondance; documents de conception de projets; propositions de projets; ententes; rapports de projets; études; contrats; énoncé des travaux; critères d'évaluation; rapports d'évaluation; ordres du jour de réunions; présentations; plans opérationnels; profils des compétences; produits d'information sur le marché du travail.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 140

Programme d'appui aux initiatives sectorielles (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements qui sont recueillis aux fins de conception, d'élaboration, de mise en œuvre, de gestion, de mesure de rendement, et d'évaluation des ententes de contribution et du programme dans son ensemble pour le Programme d'appui aux initiatives sectorielles d'EDSC (FRP). Les renseignements personnels peuvent inclure les suivants: le nom du proposant ou bénéficiaire de l'entente de contribution et/ou principales personnes-ressources de l'organisme; les coordonnées professionnelles; les renseignements sur les études; les données sur l'équité en matière d'emploi; les signatures.

Catégorie de personnes

Proposants/demandeurs de FRP, signataires d'ententes de contribution, anciens ou actuels employés à temps plein ou à temps partiel d'institutions, qui sont ou étaient des bénéficiaires, et entrepreneurs et consultants (par des processus de demande de propositions) mobilisés par des bénéficiaires par l'entremise du FRP.

Ces renseignements sont recueillis et utilisés aux fins de mise en œuvre, de gestion, de mesure du rendement, et d’évaluation d’ententes de contribution liées aux FRP et du programme de Objectif FRP dans son ensemble. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur l'assurance-emploi et la Loi sur la gestion des finances publiques.

Usages compatibles

  • Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes:
  • Créer et tenir un répertoire des intervenants en matière de FRP aux fins de mobilisation.
  • Rendre compte à la haute direction.
  • Mener des évaluations.
  • Les renseignements peuvent être communiqués à des institutions fédérales en cas d'ententes conjointement soutenues, à des provinces ou à des institutions en cas de projets conjointement financés, et au sein d'EDSC aux fins d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

  • Si l'entente de contribution a fait l'objet d'une couverture médiatique d'envergure ou a nécessité l'intervention du ministre, les renseignements seront conservés pendant six ans après la fin de la validité de l'entente, puis transférés à Bibliothèque et Archives Canada à titre de documents d'archives.
  • Si l'entente de contribution n'a pas fait l'objet d'une couverture médiatique d'envergure ou n'a pas nécessité d'intervention du ministre, les renseignements seront conservés pendant six ans après la fin de la validité de l'entente, puis détruits.
  • Conformément à l'autorisation de disposition de documents, certains renseignements élaborés ou recueillis par le FRP seront conservés pendant dix ans, puis archivés. À titre d'exemple, citons les documents de politiques, les présentations et notes d'information destinées à la haute direction, la mesure du rendement, les résultats, les rapports d'évaluation, etc.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

ESDC SEB 140

Numéro d’enregistrement du SCT

003490

Numéro de fichier

ESDC PPU 703

Alphabétisation et compétences essentielles (CDD)

Description

Le Bureau de l'alphabétisation et des compétences essentielles (BACE) recueille et crée des documents de recherche et d'analyse liés aux compétences essentielles dans le milieu de travail et sur le marché du travail. Ces documents sont créés à l'interne, dans le cadre de projets financés ou par des partenaires et des intervenants de partout au pays et à l'étranger. Le BACE recueille également des renseignements sur le rendement des projets financés, tels que les pratiques exemplaires, les extrants et les résultats pour orienter la prise de décisions par rapport aux politiques et aux programmes.

Types de documents

Documents sur les politiques; documents d'information; notes de service; correspondance; documents de conception de projets; propositions de projets; ententes; rapports de projets; études; contrats; énoncés des travaux; critères d'évaluation; rapports d'évaluation; ordres du jour de réunions; présentations; plans opérationnels; profil des compétences; outils et ressources publiés.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 143

Métiers spécialisés et apprentissage (programme du Sceau rouge) (CDD)

Description

Documents portant sur l'exécution du programme du Sceau rouge.

Types de documents

Directives; politiques et procédures; correspondance; contrats; accords juridiques; lettres d'entente interministérielles; modalités; présentations; études de recherche; renseignements sur les projets et descriptions de projet; notes d'information; rapports; analyses; statistiques; avis juridiques; sondages; ordres du jour; procès-verbaux; plans de travail.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 141

Subvention aux apprentis (CDD)

Description

Documents ayant trait à un programme d'encouragement s'adressant aux Canadiens qui souhaitent poursuivre et terminer un programme d'apprentissage dans les métiers désignés Sceau rouge.

Types de documents

Directives; politiques opérationnelles; correspondance; renseignements sur les projets; notes et documents d'information; méthodes; rapports; analyses; descriptions de projets; statistiques et évaluations; notes de service; budgets; dépenses de programme; documents sur les analyses de coûts de mise en œuvre; résultats; évaluations des données.

Numéro de dossier

EDSC IET 710

Subvention incitative aux apprentis (CDD)

Description

Documents ayant trait à un programme d'encouragement s'adressant aux Canadiens qui ont terminé avec succès leur première ou deuxième année / niveau (ou l’équivalent) ou un des niveaux d'un programme d'apprentissage dans l'un des métiers désignés Sceau rouge.

Types de documents

Directives; politiques opérationnelles; correspondance; renseignements sur les projets; notes et documents d'information; méthodes; rapports; analyses; statistiques et évaluations; notes de service; budgets; dépenses de programme; analyses des coûts de mise en œuvre; résultats; évaluations des données.

Numéro de dossier

EDSC IET 142

Subvention incitative aux apprentis (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements personnels relatifs aux apprentis admissibles qui demandent ou qui reçoivent du financement dans le cadre de la Subvention incitative aux apprentis. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, le statut à l'égard de la citoyenneté, des renseignements financiers, des renseignements sur les études, le numéro d'assurance sociale, des renseignements sur l'emploi, d'autres numéros d'identification, la date de naissance, des renseignements en matière d'équité, la langue officielle, et la signature.

Catégorie de personnes

Apprentis admissibles qui ont présenté une demande pour la Subvention incitative aux apprentis.

But

Les renseignements personnels servent à déterminer l’admissibilité aux subventions et à verser les fonds aux bénéficiaires. Ils peuvent être transmis aux autorités en matière d’apprentissage de la province ou du territoire où le demandeur est inscrit en tant qu’apprenti. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 7 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social pour l’administration et la mise en œuvre de la Subvention incitative aux apprentis. La Subvention incitative aux apprentis a été élaborée en vertu des paragraphes 5(1) et (2) et de l’article 7 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui qualifie la Subvention incitative aux apprentis d’utilisateur autorisé du NAS.

Usages compatibles

Les renseignements personnels pourraient être utilisés et/ou divulgués à des fins d'analyses des politiques, de recherche et/ou d'évaluation. L'information peut aussi être utilisée par Statistique Canada à d'autres fins en matière de statistiques et de recherche. Cette activité est décrite dans le Système d'information sur les apprentis inscrits (SIAI), Statistique Canada PPU 083. L'information (y compris le numéro d'assurance sociale, le nom, les coordonnées et le montant du paiement) peut être communiquée à l'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec aux fins de l'application des lois sur les impôts. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l'ARC (examen et contrôle ARC PPU 125). L'information (y compris des renseignements sur les paiements versés dans le cadre de la Subvention incitative aux appr+6entis et le numéro d'assurance sociale) peut être communiquée au ministère de la Justice pour l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Cette activité est décrite dans le FRP propre au ministère de la Justice (Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125). L'information peut être communiquée à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de l'émission et de la gestion des paiements de prestations et pour déterminer l'admissibilité à ces dernières. Cette activité est décrite dans le FRP propre à TPSGC (paiements provenant du receveur général – TPSGC PCU 712).

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de six ans après leur dernière utilisation à des fins administratives, puis sont détruits.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

ESDC IAP 142

Numéro d’enregistrement du SCT

20091236

Numéro de fichier

EDSC PPU 297

Subvention à l'achèvement de la formation d'apprenti (CDD)

Description

Documents ayant trait à un programme d'encouragement s'adressant aux Canadiens qui sont des apprentis inscrits et qui ont réussi un programme d'apprentissage et obtenu un certificat de compagnon dans l'un des métiers désignés Sceau rouge.

Types de documents

Directives; politiques opérationnelles; correspondance; renseignements sur les projets et descriptions; notes et documents d'information; méthodes; rapports; analyses; statistiques et évaluations; notes de service; budgets; dépenses de programme; analyses des coûts de mise en œuvre; résultats; évaluations des données.

Numéro de dossier

EDSC IET 153

Subvention à l'achèvement de la formation d'apprenti (FRP)

Description

Ce fichier contient de l'information personnelle sur les apprentis admissibles qui demandent et/ou reçoivent du financement dans le cadre de la Subvention à l'achèvement de la formation d'apprenti. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, le statut à l'égard de la citoyenneté, les renseignements financiers, des renseignements sur les études, le numéro d'assurance sociale, des renseignements sur l'emploi, d'autres numéros d'identification, la date de naissance, des renseignements en matière d'équité, la langue officielle, et la signature.

Catégorie de personnes

Les apprentis et les compagnons d’apprentissage admissibles qui ont présenté une demande pour la Subvention à l’achèvement de la formation d’apprenti.

But

Les renseignements personnels servent à déterminer l’admissibilité aux subventions et à verser les fonds aux bénéficiaires. Ils peuvent être transmis aux autorités en matière d’apprentissage de la province ou du territoire où le demandeur est inscrit en tant qu’apprenti ou a été certifié en tant que compagnon d’apprentissage. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 7 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social pour l’administration et la mise en œuvre de la Subvention à l’achèvement de la formation d’apprenti. La Subvention à l’achèvement de la formation d’apprenti a été élaborée en vertu des paragraphes 5(1) et (2) et de l’article 7 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social. Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Directive sur le numéro d’assurance sociale du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui qualifie la Subvention incitative aux apprentis (y compris la Subvention à l’achèvement de la formation d’apprenti) d’utilisateur autorisé du NAS.

Usages compatibles

Les renseignements personnels pourraient être utilisés et/ou divulgués à des fins d'analyse des politiques, de recherche et/ou d'évaluation. L'information peut aussi être utilisée par Statistique Canada à d'autres fins en matière de statistiques et de recherche. Cette activité est décrite dans le Système d'information sur les apprentis inscrits (SIAI), Statistique Canada PPU 083.  L'information (y compris le numéro d'assurance sociale, le nom, les coordonnées et le montant du paiement) peut être communiquée à l'Agence du revenu du Canada et à Revenu Québec aux fins de l'application des lois sur les impôts. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l'ARC (examen et contrôle – ARC PPU 125). L'information (y compris des renseignements sur les paiements versés dans le cadre de la Subvention à l'achèvement de la formation d'apprenti et le numéro d'assurance sociale) peut être communiquée au ministère de la Justice pour l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Cette activité est décrite dans le FRP propre au ministère de la Justice (Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125). L'information peut être communiquée à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de l'émission et de la gestion des paiements de prestations et pour déterminer l'admissibilité à ces derniers. Cette activité est décrite dans le FRP propre à TPSGC (paiements provenant du receveur général – TPSGC PCU 712).

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers seront conservés pendant six ans après la dernière mesure administrative, après quoi ils seront détruits.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 153

Numéro d’enregistrement du SCT

20160008

Numéro de fichier

EDSC PPU 299

Reconnaissance des titres de compétences étrangers (CDD)

Description

Documents concernant les accords de contribution signés avec les partenaires provinciaux et territoriaux et les principaux intervenants (p. ex. associations nationales et organismes de réglementation). Documents concernant également la collaboration avec les provinces et territoires sur les priorités reliées à la reconnaissance des titres et l’engagement sur la mobilité de la main d’œuvre en vertu du Chapitre 7 de l’Accord canadien sur le libre échange (reconnaissance de l’équivalence des titres de compétences) par l’entremise du Forum des ministres du marché de travail.

Types de documents

Accords de contribution; cadres; études de recherche; initiatives stratégiques et de programmes; correspondance; lignes directrices; rapports d'évaluation; documents d'information; renseignements sur les projets; lignes directrices relatives aux politiques et aux programmes; rapports de surveillance et d'évaluation; rapports; analyses; descriptions de projets; notes de service; budgets; dépenses de programmes; résultats; vérifications internes; ordres du jour de réunions; présentations; notes communes découlant de la collaboration fédérale, provinciale et territoriale.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 148

Programme des travailleurs étrangers temporaires (CDD)

Description

Documents portant sur le Programme des travailleurs étrangers temporaires, la catégorie de l’expérience canadienne, le Programme de travailleurs qualifiés (fédéral) et le Programme des travailleurs de métiers spécialisés (fédéral) aux fins de traitement des demandes d'étude d'impact sur le marché du travail (EIMT) présentées par les employeurs qui veulent embaucher des travailleurs étrangers temporaires ou appuyer la demande de résidence permanente de travailleurs qualifiés.

Types de documents

Bulletins; directives; politiques; lignes directrices en matière de programme; ententes; correspondance; demandes d'EIMT et lettres de décisions; formulaires de nomination d'un représentant; contrats de travail; questionnaires relatifs à l'annonce et à la mise en disponibilité; sommaires de recrutement d'universitaires étrangers; examens des résultats; descriptions du logement et certificats médicaux d'invalidité pour le Programme concernant les aides familiaux résidants; documentation de l'Agence du revenu du Canada (numéro d'entreprise, PD7A, ePD7A, avis de cotisation, sommaires de T2, de T2124 et de T4); relevés et talons de paie; feuilles de temps; certificat médical d'invalidité; note de médecin; carte d'identité pour les prestataires de la sécurité de vieillesse; passeport ou certificat de naissance; certificat de naissance détaillé; extrait de naissance d'un pays étranger; certificat d'adoption d'un enfant; documents de tutelle officielle; permis de sortie de l'indemnisation des accidentés du travail; copie de l'autorisation d'emploi; chèques annulés et transferts de sommes d'argent; itinéraires de voyage et factures; lettre de confirmation de couverture de l'assureur; lettre de confirmation de l'assurance au travail; formulaire de rapport d'entrevue dans le Système de gestion des cas d'intégrité de la Direction générale des services d'intégrité; décisions à la suite d’inspections, sanctions et suspensions; Attestation par un avocat, un notaire public ou un comptable professionnel agréé confirmant que l'employé est engagé dans une activité juridique qui fournit un bien et/ou un service au Canada. permis d'exploitation d'un commerce; baux commerciaux.

Numéro de dossier

EDSC DGCE 147

Programme des travailleurs étrangers temporaires (FRP)

Description

Ce fichier contient les renseignements relatifs à la gestion et l'exécution du Programme des travailleurs étrangers temporaires, de la catégorie de l’expérience canadienne, du Programme des travailleurs qualifiés (fédéral) et du Programme des travailleurs métiers spécialisés (fédéral). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; le nom de jeune fille de la mère; la citoyenneté; la date de naissance; le numéro d'identification d'employé; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; des renseignements personnels de l'employé; d'autres numéros d'identification; le lieu de naissance; la signature; des renseignements sur l'autorisation d'emploi; des renseignements liés au passeport; des renseignements sur le logement; des renseignements médicaux; le certificat de naissance; le certificat d'adoption; le numéro d'identification de l'employeur; le nom de l'entreprise et la dénomination sociale; des renseignements sur le crédit; le numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada.

Remarque

Les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro d'identification d'employeur et le numéro de dossier attribué par le système. Les renseignements peuvent être stockés dans la base de données ou le système interne suivant : Système des évaluations de l'impact sur le marché du travail (EIMT) et Système de gestion des cas d'intégrité.

Catégorie de personnes

Grand public (époux, conjoint de fait ou autres parents); participant au Programme des travailleurs étrangers temporaires à la catégorie de l’expérience canadienne, au Programme des travailleurs qualifiés (fédéral) et au Programme des travailleurs de métiers spécialisés (fédéral); représentants tiers (y compris les bureaux de placement, les consultants en immigration, les avocats et les particuliers qui représentent les demandeurs des programmes susmentionnés; employeurs; travailleurs étrangers temporaires et employés qui sont des citoyens canadiens ou des résidents permanents.

But

Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 203 et 209 du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés et au paragraphe 30(1.43) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés. Les renseignements personnels sont utilisés pour appliquer la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et son règlement et aux fins de gestion et d'exécution du Programme des travailleurs étrangers temporaires, de la catégorie de l’expérience canadienne, du Programme des travailleurs qualifiés (fédéral) et du Programme des travailleurs de métiers spécialisés (fédéral) en évaluant les demandes d'EIMT présentées par les employeurs.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de mise en application, de production de rapports à l'intention de la haute direction et d'évaluation. Des données des renseignements personnels sont mises à la disposition de l'Agence des services frontaliers du Canada pour qu'elle puisse délivrer les permis de travail aux points d'entrée. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ASFC Programme des travailleurs étrangers temporaires (ASFC PPU 050). Les renseignements peuvent être communiqués à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour l'administration et l'application des lois sur l'immigration. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à IRCC CIC Dossier et fichier des travailleurs temporaires (IRCC PPU 054). Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux ministères provinciaux ou territoriaux ou aux ministères chargés des lois en matière de travail, d'emploi et de santé et sécurité au travail, afin d'en faciliter l'administration et l'application. EDSC peut recevoir des renseignements personnels concernant les cas antérieurs de violation par les employeurs des lois en matière de santé et sécurité au travail. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Code canadien du travail, partie II Santé et sécurité au travail (EDSC PPU 024). Des données des renseignements personnels peuvent être recueillies auprès de partenaires fédéraux afin de vérifier que les employeurs qui souhaitent embaucher des travailleurs étrangers temporaires ne sont pas visés par un accord de partage du travail partagé actif. Les renseignements personnels peuvent être communiqués au sein de la Direction générale de la transformation et de la gestion intégrée des services (DGTGIS) dans le but d'utiliser les renseignements relatifs au relevé d'emploi de l'employeur aux fins de comparaison avec les renseignements qui apparaissent dans la demande d'EIMT de l'employeur afin de vérifier si le poste qui fait l'objet de la demande d'EIMT est le même que celui pour lequel l'employeur a soumis un relevé d'emploi. Ils peuvent également être communiqués à la Direction générale des services d'intégrité pour effectuer une recherche de renseignements sur l'employeur au moyen d'un numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada à des fins d’analyse, de recherche et d’évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de sept ans après leur dernière utilisation à des fins administratives, puis sont détruits.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGCE 147

Numéro d’enregistrement du SCT

003127

Numéro de fichier

EDSC PPU 440

Examens et inspections de la conformité des employeurs au Programme des travailleurs étrangers temporaires (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements qui servent à appuyer les examens et les inspections de la conformité des employeurs au Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; des renseignements sur le statut de citoyen; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date de naissance; des renseignements sur les études; le numéro d’identification de l’employé; des renseignements concernant l’équité en matière d’emploi; des renseignements personnels de l’employé; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; d’autres numéros d’identification; des caractéristiques physiques; le lieu de naissance; la signature; l’itinéraire de voyage; le lieu de résidence à l’extérieur du Canada; des renseignements sur le logement; des renseignements sur les transports; l’assurance médicale; les conditions de travail; les décisions rendues à l’issue d’inspections; les sanctions et interdictions; le permis de travail; le contrat de location; le statut d’immigrant; les pièces d’identité; la Classification nationale des professions. Les renseignements peuvent également comprendre des opinions et des points de vue de personnes ou sur des personnes.

Remarque

Les personnes qui demandent l’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir un numéro d’identification d’employeur, un numéro de dossier du système, un numéro de cas du Système national d’enquêtes de l’intégrité ou un numéro d’entreprise de l’ARC. Les renseignements personnels peuvent être conservés dans les systèmes ou bases de données suivants : Système de gestion des cas d’intégrité (SGCI), Système de vérification de la qualité, Système des travailleurs étrangers, Système d’études de l’impact sur le marché du travail, Système d’information sur les cas d’enquête majeure et de nature délicate, Système ministériel d’information sur le client, Système national d’enquêtes de l’Intégrité et base de données de SharePoint.

Catégorie de personnes

Grand public; membres de la famille ou autres parents; consultants en immigration; personnes qui ont présenté une demande au PTET; employeurs; bureaux de placement et représentants d’employeurs; experts‑conseils; avocats; informateurs; travailleurs étrangers temporaires; employés canadiens ou résidents permanents.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer et exécuter le PTET pour s’assurer du respect des exigences du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés au moyen d’examens et d’inspections liés aux évaluations d’impact sur le marché du travail. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 32d) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et des paragraphes 203(1) à 203(5) et des articles 209.1 à 209.997 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés ainsi qu’aux termes d’ententes d’échange de renseignements établies.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d’analyse de politiques, de recherche ou d’évaluation et de rapports à la haute direction. Les renseignements peuvent être publiés sur le site Web d’EDSC. Ils peuvent être communiqués à IRCC aux fins d’administration de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à IRCC Dossiers des travailleurs étrangers temporaires et dossier de cas (CIC PPU 054). Les renseignements peuvent être communiqués à l’ASFC pour la délivrance de permis de travail aux points d’entrée aux fins de l’évaluation de l’impact sur le marché du travail. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ASFC Évaluations du Programme des travailleurs étrangers temporaires (ASFC PPU 050). Ils peuvent également être transmis à la GRC à des fins d’enquête en vertu du Code criminel. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux. Ils peuvent aussi être communiqués au PTET afin de rendre des décisions finales relatives à la non‑conformité d’employeurs à la suite d’examens ou d’inspections. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Programme des travailleurs étrangers temporaires (EDSC PPU 440).

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de sept ans après l’achèvement de toutes les mesures administratives, puis ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 059, EDSC DGCE 147

Numéro d’enregistrement du SCT

20150128

Numéro de fichier

EDSC PPU 715

Inspections du Programme de mobilité internationale (FRP)

Description

Ce fichier décrit des renseignements qui servent à appuyer les inspections du Programme de mobilité internationale menées par la Direction générale des services d’intégrité (DGSI) de Service Canada pour le compte d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) (anciennement Citoyenneté et Immigration Canada [CIC]). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; le numéro d’entreprise de l’ARC; des renseignements biographiques; le statut d’immigrant; des renseignements sur le statut de citoyen; des renseignements sur le logement; des renseignements sur les transports; l’assurance médicale; les conditions de travail; les permis de travail; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date de naissance; des renseignements sur les études; des renseignements concernant l’équité en matière d’emploi; des renseignements personnels de l’employé; les décisions rendues à la suite d’inspections; les sanctions et les interdictions; des renseignements financiers; d’autres numéros d’identification; des caractéristiques physiques; le lieu de naissance; la signature. Les renseignements peuvent également comprendre des opinions et des points de vue de personnes ou sur des personnes et des photos.

Remarque

En plus des exigences figurant dans le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui présentent une demande d’accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le nom de l’employeur (dénomination sociale et nom commercial), le numéro d’identification de l’employeur, l’emplacement de l’employeur, le numéro de cas du Système national d’enquêtes de l’Intégrité (SNEI) ou du Système de gestion des cas d’intégrité (SGCI), le numéro d’entreprise de l’ARC et une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession. Les renseignements personnels peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données suivants : SGCI, Système de soutien à l’expertise opérationnelle ou Système de surveillance de la qualité de la DGSI.

Catégorie de personnes

Grand public, travailleurs étrangers, entrepreneurs, comptables, représentants de tiers, consultants en immigration, avocats, employeurs et propriétaires d’entreprise faisant une demande dans le cadre du Programme de mobilité internationale, employés à temps plein ou à temps partiel (Canadiens et résidents permanents) employés actuellement ou antérieurement par l’employeur, employés d’agence de placement, plaignants.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les inspections du Programme de mobilité internationale pour le compte d’IRCC en recueillant des renseignements et des documents auprès d’employeurs du Programme de mobilité internationale, en interrogeant des employeurs, des employés et des travailleurs étrangers, en menant des inspections sur place et en soumettant des résumés de recueils de faits à IRCC afin de rendre des décisions relatives à la conformité et à la non-conformité des employeurs. Le Programme de mobilité internationale est assujetti à la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et au Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR). IRCC a été autorisé à tirer parti de la capacité d’inspection actuelle de Service Canada et de la DGSI afin de l’appuyer dans la conduite d’inspections auprès d’employeurs utilisant le Programme de mobilité internationale.

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR), du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le pouvoir de communiquer des renseignements personnels est défini aux paragraphes 34(1) et 35(2) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social ainsi que dans les ententes d’échange de renseignements établies.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d’exécution, de reddition de comptes à la haute direction et au cabinet du ministre, de même qu’à IRCC pour rendre des décisions. Cette activité est décrite dans le FRP propre à IRCC Dossiers des travailleurs étrangers temporaires et dossier de cas (IRCC PPU 054). Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués aux fins de la sécurité des travailleurs étrangers et du lieu de travail, de l’évaluation de la conformité des employeurs aux exigences du Programme de mobilité internationale, de l’évaluation de l’utilisation du programme et du cadre de conformité ainsi que de la recherche et de l’analyse des politiques. Par ailleurs, les renseignements peuvent être publiés sur les sites Web d’EDSC et d’IRCC. Les renseignements peuvent être communiqués à l’ASFC aux fins de la délivrance de permis de travail, de la confirmation de la résidence permanente et du départ de travailleurs étrangers du Canada ainsi qu’aux fins d’inspections et d’enquêtes et d’application de la LIPR et du RIPR. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l’ASFC Programme des travailleurs étrangers temporaires (ASFC PPU 050). Les renseignements peuvent également être communiqués à la police municipale et la GRC à des fins d’enquête. Cette activité est décrite dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PP 005). Les renseignements peuvent être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux et à l’équipe du Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) afin de dissuader la non-conformité et de prévenir le mésusage du Programme de mobilité internationale et du PTET. Cette activité est décrite dans le FRP propre à EDSC Programme des travailleurs étrangers temporaires (EDSC PPU 440).

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de deux ans après l’achèvement de toutes les mesures administratives, puis ils sont détruits.

Numéro ADD

2015-002

Numéro de renvoi au document

EDSC SCC 002

Numéro d’enregistrement du SCT

20180022

Numéro de FRP

EDSC PPU 730

Assurance du service civil (CDD)

Description

Documents contenant de l’information sur l’administration des polices de l’Assurance du service civil et des systèmes qui appuient l’administration du programme de l’Assurance du service civil.

Types de documents

Correspondance; procédures opérationnelles; demandes de paiement; rapports financiers; feuillets de renseignements fiscaux T5; rapports actuariels et administratifs; banque de données concernant les polices, incluant la perception des primes, les rapports connexes et les études statistiques sur le programme.

Numéro de dossier

EDSC IET 058

Assurance du service civil (FRP)

Description

Ce fichier décrit l’information servant à l’exécution du programme de l’Assurance du service civil (ASC). Il peut contenir les renseignements personnels suivants : nom de l’assuré, numéro d’assurance social, adresse, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, âge de l’assuré à la date d’émission de la police d’assurance, langue, date du décès, âge au moment du décès, date d’avis du décès, date et lieu du mariage, données du certificat de naissance et/ou de baptême, données du certificat de décès, signature, numéro de la police de l’assuré, modalités de la police, montant de la police, date d’émission de la police, informations au sujet des primes (montant payé, fréquence, date de paiement, date prévue de la dernière cotisation et le numéro de pensionné ainsi que le nom du département où l’assuré travaillait), renseignements médicaux et rapport médical effectué au moment où la police a été émise, information sur l’impôt, numéro de réclamation ou de rachat s’il y a lieu, montant de la valeur de rachat s’il y a lieu, genre de rente si cette option est disponible (période de garantie, date d’échéance), tableau de taux, taux d’intérêt, information sur le bénéficiaire (nom, date de naissance, date du décès, numéro d’assurance d’assurance sociale, adresse, numéro de téléphone, langue, relation avec l’assuré); information sur le témoin (nom, adresse et signature); documents de procuration ou d’une autre représentation légale.

Remarque

Il est possible d’accéder à ce fichier en mentionnant le numéro de police ou le nom. Les renseignements personnels peuvent être sauvegardés dans la base de données de l’Assurance du service civil et/ou sur papier dans un lieu sûr.

Catégorie de personnes

Personnes qui ont contracté une police d’assurance dans le cadre du programme de l’Assurance du service civil.

But

Le ministère de l’Emploi et du Développement social (Service Canada) utilisera les renseignements personnels aux fins d’administration du programme de l’Assurance du service civil. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des dispositions législatives suivantes : articles 18 (b), (c), (d), (g), (h), (i) de la Loi sur l’assurance du service civil.  Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d’analyse des politiques, de recherche, d’évaluation et/ou de vérification. Les renseignements sont communiqués à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec pour le traitement des déclarations de revenus. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005).

Normes de conservation et de destruction

Les dossiers papier et électroniques sont détruits cinq ans après le versement de toutes les prestations. Un dossier archivistique des contrats/dossiers détruits est alors créé pour consultations futures.

Numéro d’ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 058

Numéro d’enregistrement du SCT

20200161

Numéro de fichier

ESDC PPU 301

Programme canadien de prêts aux étudiants (CDD)

Description

Documents ayant trait au Programme canadien de prêts aux étudiants qui fournit de l'aide financière sous forme de prêts aux Canadiens qui démontrent un besoin financier afin de les aider à poursuivre des études postsecondaires.

Types de documents

Demandes; renseignements sur les prêts; options pour le remboursement; guides à l'intention de l'étudiant; rapports; stratégies; lois; politiques; procédures; études; statistiques; publications; contrats; prévisions; correspondance.

Numéro de dossier

EDSC DGA 110

Programme canadien de bourses aux étudiants (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'exécution des bourses d’études canadiennes, qui fournit de l’aide financière non-remboursable aux étudiants qui démontrent un besoin financier afin de les aider à poursuivre des études postsecondaires.

Types de documents

Demandes; lignes directrices; politiques; procédures; critères d'admissibilité et évaluations.

Numéro de dossier

EDSC DGA 111

Aide financière aux étudiants (FRP)

Description

Ce fichier comprend des renseignements personnels concernant des personnes qui sont admissibles à l'aide financière aux étudiants, ou qui en ont reçu, dans le cadre du Programme canadien de prêts aux étudiants. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le statut à l'égard de la citoyenneté; les coordonnées; des renseignements sur le crédit; la date de naissance; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; des caractéristiques physiques; la signature; la signature électronique; le numéro d'assurance sociale; la langue; une photographie; le revenu familial brut; des renseignements sur l'emploi; le numéro du permis d'exercice de la profession; la collectivité de travail désignée; des renseignements sur les dépenses médicales; des renseignements sur l’assurance médicale, des renseignements sur les dépenses exceptionnelles; des renseignements sur l'employeur, des renseignements sur le prêt (remboursement des frais de scolarité, soldes, taux d'intérêt, paiements et modalités); des renseignements sur l'employeur (pour les prêts en recouvrement); des renseignements sur les activités liées à une faillite (faillite, paiement méthodique des dettes et proposition de consommateur).

Remarque

Les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur nom, numéro d'assurance sociale et date de naissance. Ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession doivent fournir une autorisation écrite ou une preuve de leur autorité légale. Les renseignements personnels peuvent être conservés dans le Système canadien de prêts aux étudiants et dans la base de données des fournisseurs de services Système d’entretien des prêts.

Catégorie de personnes

Étudiants à temps plein et à temps partiel; étudiants atteints d'une invalidité permanente; étudiants possédant la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent; réservistes (de la Réserve des Forces canadiennes); autres personnes à contacter; parents ou tuteurs légaux; époux ou conjoint de fait d'un emprunteur qui demande une confirmation d'admissibilité au Programme d'aide au remboursement; emprunteur qui demande une confirmation d'admissibilité au Programme d'exonération du remboursement d'une partie des prêts d'études pour les médecins et le personnel infirmier œuvrant dans des collectivités rurales ou éloignées mal desservies ou sous la prestation pour invalidité grave et permanente.

But

Les renseignements personnels recueillis servent à administrer l'aide financière aux étudiants dans le cadre du Programme canadien de prêts aux étudiants, notamment aux fins suivantes : évaluation des demandes et établissement de l'admissibilité aux programmes canadiens de prêts et bourses aux étudiants; gestion des périodes d'études,  de non-remboursement et de la consolidation et du remboursement des prêts d'études; gestion du programme d'aide au remboursement et du recouvrement des dettes, l’exonération de remboursement du prêt d’études en vertu de la mesure d’annulation du prêt étudiant du Canada pour les médecins et les infirmières qui pratiquent dans les collectivités rurales ou éloignées mal desservies, et ceux qui demandent l’annulation de leurs prêts en vertu de la Prestation pour invalidité grave et permanente. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants et de son règlement et de la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants et de son règlement. Le numéro d'assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi fédérale sur l'aide financière aux étudiants et de son règlement et du Règlement fédéral sur les prêts aux étudiants.

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués pour constituer un fondement juridique en vue du recouvrement de créances de la Couronne, et pour surveiller les transactions dans le compte d'un emprunteur en défaut. Le fournisseur de service du Programme canadien de prêts aux étudiants, le Centre de service national de prêts aux étudiants et les provinces et territoires participants,  communique des données à l'Agence du revenu du Canada (ARC) en vue de la gestion des processus de recouvrement des dettes et du recouvrement des créances de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005) et Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Les renseignements personnels globaux sont utilisés dans le cadre de l'évaluation du programme, de la recherche stratégique et de l'analyse. De plus, les renseignements personnels sont communiqués à une agence d'évaluation du crédit pour les enquêtes de crédit. Le Centre de service national de prêts aux étudiants communique les données au ministère de la Défense nationale (MDN) pour la gestion des prestations allouées aux réservistes en vue d'accorder des périodes sans intérêts aux étudiants qui satisfont aux critères. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au MDN Dossiers du personnel militaire des unités (MDN PPE 836). Les renseignements comme le numéro d'assurance sociale, les photos d'identification et les chèques annulés (le cas échéant) sont recueillis afin de vérifier l'identité et des éléments essentiels sur le certificat d'admissibilité, le contrat de prêt étudiant ou le document de bourse de l'étudiant. Dans le cadre d'une enquête, les enquêteurs du Programme canadien de prêts aux étudiants envoient une demande d'accès à l'information au Registre d'assurance sociale afin de vérifier les renseignements personnels du détenteur du ou des prêts. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Registre de numéros d'assurance sociale (EDSC PPU 390). Ces renseignements peuvent également être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans le cadre d'enquêtes criminelles. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers opérationnels (GRC PPU 005). Enfin, les renseignements peuvent être communiqués aux provinces et aux territoires ainsi qu'à une tierce partie aux fins de calculs statistiques, de planification, de vérification interne, de recherche, d'évaluation et de versement de prestations.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période minimale de deux ans et maximale de 10 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d'ADD

2015/002

Numéro de renvoi aux documents

EDSC DGA 110, ESDC DGA 111

Numéro d'enregistrement du SCT

000485

Numéro de fichier

EDSC PPU 030

Prêt canadien aux apprentis (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'admissibilité au prêt canadien aux apprentis et au versement de prêt.

Types de documents

Formulaires de demande et accords de prêt; correspondance; lois; publications; rapports; affidavits; procédures.

Numéro de dossier

EDSC DGA 115

Prêt canadien aux apprentis (FRP)

Description

Ce fichier comprend des renseignements personnels concernant les personnes (apprentis) qui sont admissibles au prêt et qui ont reçu un prêt canadien aux apprentis dans le cadre du Programme canadien de prêts aux étudiants. Les prêts canadiens aux apprentis sont versés sous forme de prêts aux personnes qui sont des apprentis inscrits dans l'un des métiers désignés Sceau rouge et qui suivent une formation technique chez un fournisseur de formation technique approuvé. Les renseignements personnels comprennent : le nom; les coordonnées; la date de naissance; la citoyenneté; des renseignements sur le crédit; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; d'autres renseignements d'identification; des caractéristiques physiques; la signature; la signature électronique ; des photos; le numéro d'assurance sociale. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; le statut à l'égard de la citoyenneté; les coordonnées; des renseignements sur le crédit; la date de naissance; des renseignements sur les études; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; des caractéristiques physiques; la signature; le numéro d'assurance sociale; la langue; une photographie; le revenu familial brut; des renseignements sur l'emploi; le numéro du permis d'exercice de la profession; la collectivité de travail désignée; des renseignements sur les dépenses médicales; des renseignements sur l’assurance médicale, des renseignements sur les dépenses exceptionnelles; des renseignements sur l'employeur,  des renseignements sur le prêt (remboursement des frais de scolarité, soldes, taux d'intérêt, paiements et modalités); des renseignements sur l'employeur (pour les prêts en recouvrement); des renseignements sur les activités liées à une faillite (faillite, paiement méthodique des dettes et proposition de consommateur).

Remarque

Les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur nom, numéro d'assurance sociale et date de naissance. Ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession doivent fournir une autorisation écrite ou une preuve de leur autorité légale. Les renseignements personnels peuvent être conservés dans le Système canadien de prêts aux étudiants et dans la base de données des fournisseurs de services Système d’entretien des prêts.

Catégorie de personnes

Étudiants à temps plein et à temps partiel, étudiants ayant une incapacité permanente, étudiants ayant la citoyenneté canadienne ou ayant obtenu le statut d’immigrant, réservistes (dans la Réserve des Forces canadiennes), personnes-ressources supplémentaires, parents/tuteurs légaux ou conjoint/conjoint de fait d’un emprunteur demandant l’admissibilité au Régime d’aide au remboursement.

But

Les renseignements personnels recueillis servent à administrer les prêts canadiens aux apprentis, y compris à établir l'admissibilité aux prêts et le traitement du versement des prêts, le recouvrement de prêts et l’annulation de prêt en vertu de la Prestation pour invalidité grave et permanente. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur les prêts aux apprentis, au Règlement sur les prêts aux apprentis et au Règlement fédéral sur l'aide financière aux étudiants. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément au Règlement sur les prêts aux apprentis et est utilisé aux fins de validation du NAS.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés et divulgués par EDSC et son fournisseur de services pour produire des renseignements statistiques, des rapports sur les résultats du programme, procéder à l’analyse des politiques, effectuer de la recherche et faire des évaluations de programme.

Les renseignements personnels peuvent également être divulgués à Statistique Canada aux fins de statistiques et de recherche. Le fichier de renseignements personnels de Statistique Canada est en cours d’élaboration. Des renseignements personnels seront aussi fournis à l’agence d’évaluation du crédit pour mener une enquête de crédit sur les premiers emprunteurs et déclarer un remboursement de prêt. Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués pour constituer un fondement juridique en vue du recouvrement de créances de la Couronne, et pour surveiller les transactions dans le compte d’un emprunteur en défaut. La Direction générale de l’apprentissage et le fournisseur de services du Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE) administrent le PCA et communique des données à l’Agence du revenu du Canada en vue de la gestion des processus de recouvrement des dettes et du recouvrement des créances de la Couronne. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à l’ARC intitulés Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005) et Mesure de recouvrement (ARC PPU 050). Dans le cadre d’une enquête, les enquêteurs du PCFE envoient une demande d’accès à l’information au Registre d’assurance sociale afin de vérifier les renseignements personnels du détenteur du ou des prêts. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC intitulé Registre de numéros d’assurance sociale (EDSC PPU 390). Ces renseignements peuvent également être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada dans le cadre d’enquêtes criminelles. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC intitulé Dossiers opérationnels (GRC PP 005).

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de 6 ans après la dernière action administrative sur le compte.

Numéro d'ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGA 115

Numéro d'enregistrement du SCT

20150172

Numéro de fichier

EDSC PPU 709

Programme canadien pour l'épargne-études (CDD)

Description

Documents portant sur le Programme canadien pour l’épargne-études dont les clients sont, entre autres, les souscripteurs et les bénéficiaires du régime enregistré d’épargne-études (REEE).

Types de documents

Conventions; correspondance; rapports; études; politiques; procédures; documents d'information; plans de projet; renseignements statistiques.

Numéro de dossier

EDSC DGA 113

Programme canadien pour l'épargne-études (FRP)

Description

Ce fichier décrit les renseignements personnels requis pour traiter une demande d'incitatif à l'épargne-études, comme la Subvention canadienne pour l’épargne-études (SCEE) et le Bon d’études canadien (BEC), ou et tout  incitatif provincial  à l'épargne-études administré par le gouvernement fédéral. Ce fichier décrit également les informations personnelles reçues dans le cadre du Service de référence pour l'épargne-études (SREE) pour la promotion des REEE et des incitatifs fédéraux à l'épargne-études. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom; les coordonnées; le sexe; la date de naissance; le numéro d’assurance sociale (NAS); la date du décès; le pays de résidence; la préférence linguistique; les renseignements financiers liés aux régimes enregistrés d’épargne-études; les renseignements sur les études postsecondaires, y compris l’année académique, le type de programme et le code postal de l’établissement d’enseignement.

Remarque

Les personnes qui souhaitent accéder aux renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir leur NAS. D’autres renseignements, comme l’adresse et le numéro du contrat du REEE, peuvent aussi être demandés aux personnes avant que l’accès leur soit accordé. Tous les renseignements personnels sont conservés dans le système de la SCEE.

Catégorie de personnes

Souscripteurs;  le responsable et son époux ou conjoint de fait visé;  bénéficiaires REEE et les parents de nouveaux-nés qui participent au SREE

But

Les renseignements personnels servent à appliquer la Loi canadienne sur l’épargne-études (LCEE) et à verser les fonds pour les programmes provinciaux désignés qui sont administrés par EDSC. Ces renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, et de LCEE et du Règlement canadien sur l’épargne-études,  qui régissent le paiement et l’administration de la SCEE et du BEC dans les REEE. Par l’intermédiaire du SREE, le gouvernement provincial ou territorial recueille des renseignements personnels par l’intermédiaire d'un registre des nouveaux-nés ou d'un service similaire au nom d'EDSC pour la promotion des REEE et des incitatifs fédéraux à l'épargne-études, en vertu au paragraphe 3.1 de la LCEE. Les renseignements personnels sont aussi recueillis pour l’Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de l’application de l’article 146.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu, qui régit l’utilisation des REEE dans lesquels le gouvernement du Canada peut déposer la SCEEE et le BEC. Le NAS est recueilli en vertu des articles 7 et 12.1 de LCEE et est utilisé pour confirmer l’admissibilité à la SCEE et au BEC, et pour enregistrer un régime d’épargne-études auprès de l’ARC aux fins de l’impôt

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être divulgués pour enregistrer les régimes d’épargne études auprès de l’ARC. Cette activité est décrite dans le FRP propre à l’ARC suivant : Régimes de revenu et d’épargne différés (ARC PPU 226). Ils peuvent être utilisés pour valider l’identité des bénéficiaires auprès de Service Canada. Cette activité est décrite dans le FRP propre à EDSC suivant : Registre de numéros d’assurance sociale (EDSC PPU 390). Les renseignements servent à valider l’admissibilité au BEC et à la SCEE. Cette activité est décrite dans le FRP propre à ARC suivant : FRP sur la Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063). Les renseignements sont également utilisés pour informer les responsables des enfants admissibles des inciatifs auxquels ils peuvent avoir droit, et pour faire des envois postaux opérationnels aux clients existants, qui peuvent être effectués par un entrepreneur tiers approuvé. Par l’intermédiaire du SREE, les informations personnelles sont partagées avec les promoteurs de REEE avec le consentement du parent du nouveau-né. Le promoteur de REEE choisi contacte le parent pour lui fournir des informations sur les REEE et les incitatifs fédéraux à l'épargne-études. Les informations personnelles sont également utilisées pour produire des statistiques agrégées afin de rendre compte des résultats du programme, de procéder à l’analyse des politiques, d’effectuer de la recherche et de faire des évaluations du programme. Les renseignements personnels peuvent être divulgués à Statistique Canada à des fins statistiques et de recherche. Les fichiers de renseignements personnels de Statistique Canada est en développement.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés durant une période minimale de deux ans et une période maximale correspondant aux six exercices financiers les plus récents après la résiliation du régime ou la dernière mesure administrative.

Numéro d'ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC DGA 113

Numéro d'enregistrement du SCT

005100

Numéro de fichier

EDSC PPU 506

Conditions et relations de travail

Prévention et règlement des conflits en milieu de travail (CDD)

Description

Documents liés au travail, aux relations industrielles et aux négociations collectives, notamment celles qui touchent les secteurs de compétence fédérale. L'information comprend également des documents relatifs aux services et aux outils offerts aux employeurs et aux employés syndiqués pour leur permettre d'en arriver à une entente mutuelle. Elle peut aussi comprendre des documents sur des services additionnels pour prévenir les différends avant qu'ils ne surviennent. En outre, l'information peut porter sur la médiation en cas de grief.

Types de documents

Conventions collectives; procédures; ateliers; pratiques; lois; processus.

Numéro de dossier

EDSC TRA 090

Commissaires conciliateurs ou membres d'une commission de conciliation (FRP)

Description

Ce fichier contient de l'information sur l'expérience de travail de personnes qualifiées pour être nommées commissaires conciliateurs ou présidents d'une commission de conciliation du Service fédéral de médiation et de conciliation (SFMC). Les renseignements personnels peuvent comprendre: les noms et coordonnées de personnes ne travaillant pas pour le gouvernement, mais ayant travaillé pour le SFMC en tant que commissaires conciliateurs ou présidents d'une commission de conciliation, ou de personnes qui possèdent l'expérience et les compétences requises pour jouer le rôle de tierce partie. Dans certains cas, les dossiers renferment des renseignements biographiques et/ou sur les études liés au rôle joué par la personne dans des conflits de travail d'envergure provinciale ou aux services rendus.

Catégorie de personnes

Citoyens canadiens.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour garder à jour une liste de personnes qualifiées. Cette liste est un outil de référence qui permet d'aider le SFMC à recommander des personnes qualifiées pour agir à titre de commissaire conciliateur ou de président d'une commission de conciliation dans le règlement de différends en matière de négociations collectives qui relèvent de la partie I du Code canadien du travail.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont détruits deux ans après que la personne a avisé le directeur général du SFMC qu'elle n'est plus disponible pour agir comme commissaire conciliateur ou comme président d'une commission de conciliation.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 090

Numéro d’enregistrement du SCT

000451

Numéro de fichier

EDSC PPU 036

Service fédéral de médiation et de conciliation (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui bénéficient d'un service du Service fédéral de médiation et de conciliation. Le fichier automatisé peut contenir les renseignements personnels suivants : les noms et les coordonnées de médiateurs et d'arbitres de différends disponibles pour être nommés arbitre de grief en vertu de la partie I du Code canadien du travail ou d'employés, d'employeurs ou de syndicats ayant bénéficié d'un service du Service fédéral de médiation et de conciliation.

Remarque

L'information peut être stockée dans le Système des dossiers sur la médiation et l'arbitrage (SDMA).

Catégorie de personnes

Citoyens canadiens.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour garder à jour la liste d'envoi de clients et mettre en application les dispositions des parties I et III du Code canadien du travail en ce qui concerne les services de prévention et de résolution de conflits du Service fédéral de médiation et de conciliation. Des sections de la liste peuvent être transmises à des fournisseurs externes de services de recherche ou à des consultants en recherche ou en évaluation aux fins d'analyse politique, de recherche et d'évaluation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des parties I et III du Code canadien du travail.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d'examen. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 090

Numéro d’enregistrement du SCT

005225

Numéro de fichier

EDSC PPU 050

Règlement des cas de congédiement injuste, tests génétiques et de recouvrement de salaires (CDD)

Description

Pour le congédiement injuste et le recouvrement du salaire : documents ayant trait aux renseignements recueillis et sauvegardés pour la nomination d’arbitres pour entendre les travailleurs qui ont le droit de déposer une plainte s’ils croient avoir été injustement congédiés ou les dossiers liés à la nomination d’arbitres pour entendre des appels concernant le recouvrement de salaires.

Pour la discrimination génétique : documents ayant trait aux renseignements recueillis et sauvegardés pour la nomination d’évaluateurs pour entendre les travailleurs non syndiqués qui ont le droit de déposer une plainte s’ils croient avoir injustement fait l’objet d’une mesure disciplinaire pour avoir refusé de se soumettre à un test génétique ou pour avoir refusé de divulguer les résultats d’un test génétique, ou sur la base des résultats d’un tel test.

Types de documents

Correspondance; plaintes; lois; processus; procédures.

Numéro de dossier

EDSC TRA 091

Arbitres pour congédiement injuste et tests génétiques, arbitres de griefs et arbitres pour les appels de recouvrement du salaire (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes disponibles pour être nommées arbitres. Les renseignements personnels peuvent comprendre : les noms, les coordonnées et des renseignements biographiques sur les personnes pouvant faire l'objet d'une affectation ministérielle à un poste d'arbitre pour instruire les plaintes concernant des congédiements injustes, des tests génétiques ou des appels de recouvrement du salaire. Avant le 29 juillet, ces personnes pouvaient également être nommées à un poste d'arbitre chargé d'entendre les plaintes présentées en vertu de la Loi sur le Programme de protection des salariés.

Remarque

L'information peut être stockée dans le Système des dossiers sur la médiation et l'arbitrage (SDMA).

Catégorie de personnes

Spécialistes de l’arbitrage.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour aider le Service fédéral de médiation et de conciliation à recommander des personnes compétentes pour agir à titre d'arbitre nommé pour instruire des plaintes concernant des congédiements injustes, des tests génétiques ou des appels de recouvrement du salaire, conformément aux parties I et III du Code canadien du travail.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d'examen. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 091

Numéro d’enregistrement du SCT

000452

Numéro de fichier

EDSC PPU 041

Information sur les milieux de travail (CDD)

Description

Documents ayant trait au versement des salaires et contenant de l'information sur les conventions collectives, ainsi que sur les arrêts de travail, par compétence, par industrie et par secteur à l'échelle du Canada.

Types de documents

Conventions collectives; règlements salariaux;; rapports sur la couverture syndicale; rapports de recherche; rapports sur les organisations syndicales, les affiliations et l'adhésion; calendrier annuel de négociation collective; aperçu annuel de la négociation collective au Canada; rapports ayant trait aux grèves et aux lock-out.

Numéro de dossier

EDSC TRA 100

Information sur les milieux de travail, les négociations collectives et les personnes ressources aux organisations syndicales (FRP)

Description

Ce fichier fournit le nom et les coordonnées des parties impliquées dans le processus de négociation collective ainsi que des syndicats au Canada qui représentent 50 employés et plus.

Remarque

L’information est consignée au Système d’extraction de renseignements sur les conventions collectives (SERCC).

Catégorie de personnes

Citoyens canadiens.

But

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement pour la collecte de données sur les négociations collectives et les statistiques relatives au taux de syndicalisation dans l’ensemble du pays conformément à l’alinéa 6a) et à l’article 18.2 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social.

Usages compatibles

Les renseignements personnels sont utilisés pour la collecte de données sur les négociations collectives et les statistiques relatives au taux de syndicalisation dans l’ensemble du pays. Les noms des présidents de syndicats sont publiés dans le cadre de la page Web sur les organisations syndicales du Canada.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d’examen. Aucun document ne peut être détruit. Chaque document doit être conservé dans son intégralité dans une base de données historiques.

Numéro d’ADD

En cours d’élaboration.

Numéro de dossier connexe

EDSC TRA 100

Numéro d’enregistrement du SCT

20160060

Numéro de fichier

EDSC PPU 728

Santé et sécurité au travail (CDD)

Description

Documents ayant trait aux renseignements statistiques sur les accidents du travail et sur le coût des modifications proposées aux règlements sur la santé et la sécurité au travail, obtenus par enquête ou à partir de données administratives.

Types de documents

Représentations; révisions; documents d'élaboration; rapports; enquêtes; ententes d'inspection; études; procès-verbaux de réunion des comités; lignes directrices; modifications; renseignements généraux ayant trait à la partie II du Code canadien du travail (Santé et sécurité au travail).

Numéro de dossier

EDSC TRA 093

Partie II du Code canadien du travail – Santé et sécurité au travail (FRP)

Description

Ce fichier comprend des renseignements liés à la promotion de milieux de travail sécuritaires au sein du secteur du travail de l'administration fédérale. Le programme permet de recueillir, de diffuser et d'analyser des renseignements sur les milieux de travail et favorise le respect des normes de protection de la santé et de la sécurité au travail en vertu de la partie II du Code canadien du travail. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques et biométriques; la citoyenneté; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; des renseignements sur les études; le numéro d'identification de l'employé; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements médicaux; d'autres numéros d'identification; des caractéristiques physiques; la signature; des rapports d'autopsie.

Remarque

Les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent indiquer la nature de l'incident et l'endroit où il a eu lieu, et présenter une autorisation légale si elles agissent au nom du titulaire du compte ou de la succession.

Catégorie de personnes

Grand public; employés à temps plein et à temps partiel des secteurs privés et publics relevant de la compétence fédérale ou provinciale; entrepreneurs ou consultants à qui les employeurs donnent accès au milieu de travail (ou dans le cas où leurs services sont retenus par le Programme du travail); membre de la famille étant un employeur ou un témoin dans une enquête sur la santé et la sécurité; autres types d'employés (l'effectif des employeurs est composé de divers types d'employés); représentant d'employés ou d'employeurs dans le cadre d'un incident ou d'une enquête sur un décès menée par des agents de santé et de sécurité.

But

Les renseignements personnels permettent d'administrer la partie II du Code canadien du travail [Code] (Santé et sécurité au travail); de dresser une liste des employeurs qui posent un risque élevé ou qui contreviennent à la partie II du Code; de recueillir des points de vue et des opinions concernant un incident ou un décès faisant l'objet d'une enquête en vertu de la partie II du Code (recherche de faits); d'offrir des services dans le cadre d'activités ou de programmes en vertu de la partie II du Code, comme un programme d'orientation en matière de santé et de sécurité au travail ou des activités d'application de la loi; de déterminer la compétence ou la relation employé-employeur avant d'entreprendre une enquête ou une inspection en vertu de la partie II du Code. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la partie II du Code.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes, conformément aux lois pertinentes : appliquer la loi; répertorier les employeurs qui posent un risque élevé et les employeurs qui respectent ou ne respectent pas les dispositions prévues à la partie II du Code canadien du travail; produire des rapports à l'intention de la haute direction; assurer la sûreté et la sécurité et effectuer des évaluations. Les renseignements peuvent être transmis dans le cadre de protocoles d'entente à Transports Canada et à l'Office national de l'énergie, qui sont responsables respectivement de la mise en œuvre et de l'application de la partie II du Code canadien du travail au nom du Programme du travail, pour les employés à bord d'un aéronef, d'un navire, ou de matériel roulant sur une ligne de chemin de fer, et pour les employés travaillant dans le secteur fédéral du pétrole et du gaz (secteur des pipelines), ainsi que dans les secteurs gazier et pétrolier des régions frontalières, sauf les employés de l'Administration centrale et des bureaux régionaux. Ces renseignements sont décrits dans les FRP suivants : Santé et sécurité au travail (TC POE 907) et (ONE POE 907). Les renseignements peuvent être communiqués, uniquement de la manière prévue dans les dispositions de la partie IV de la Loi sur le ministère d'Emploi et Développement social, aux ministères provinciaux et territoriaux responsables des questions liées au travail, aux autorités policières et au Bureau du coroner en chef ou au médecin légiste lorsqu'une situation dangereuse survient. Ces renseignements (sauf les rapports d'autopsie ou d'autre information sur la tierce partie) peuvent être communiqués au Tribunal de santé et sécurité au travail du Canada lorsque nécessaire pour lui permettre de s'acquitter de son mandat qui consiste à entendre ettrancher les appels des décisions liées au paragraphe 129(7) du Code canadien du travail et les appels des instructions présentés en vertu de l'article 146 du Code canadien du travail dans tous les secteurs assujettis à la partie II, tels que le transport aérien, ferroviaire et maritime, les secteurs du pétrole et du gaz, la fonction publique fédérale, les banques et diverses entreprises comme celle œuvrant dans les domaines du transport routier international et interprovincial, des traversiers et des élévateurs à grain.

Normes de conservation et de destruction

L'autorisation de disposition des documents (ADD) du Programme du travail est en cours d'examen. Aucun dossier ne peut être détruit au cours de ce processus. En vertu de l'ancienne ADD, les dossiers devaient être conservés jusqu'à : 10 ans après l'achèvement de la dernière mesure administrative se rapportant aux incidents non liés à une exposition à une substance dangereuse (rapports d'enquête sur les accidents, les blessures ou les maladies du travail, y compris la correspondance connexe et le rapport d'enquête en cas d'accident du superviseur); 30 ans après l'achèvement de la dernière mesure administrative se rapportant aux incidents liés à une exposition à une substance dangereuse (rapports d'enquête sur les accidents, les blessures ou les maladies du travail, y compris la correspondance connexe et le rapport d'enquête en cas d'accident du superviseur); cinq ans après l'achèvement de la dernière mesure administrative se rapportant aux documents sans valeur archivistique comprenant, entre autres, ceux énumérés dans la section sur la période de conservation de l'autorisation de disposer des documents d'EDSC.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 093

Numéro d’enregistrement du SCT

20110383

Numéro de fichier

EDSC PPU 024

Service fédéral d'indemnisation des accidentés du travail (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'application de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État et de la Loi sur l'indemnisation des marins marchands, et à l'administration du Régime de prestations de revenu versées aux survivants des employés de la fonction publique tués dans l'exercice de leurs fonctions ainsi que des indemnités de décès et d'invalidité versées en vertu du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition. Les documents concernent aussi le traitement des demandes et la prestation d'indemnités pour des services tels que les soins médicaux et les soins de réadaptation et des services liés à la perte de revenus, qui sont traitées par les commissions provinciales d'indemnisation des accidentés du travail.

Types de documents

Rapports d'accident; lois et règlements fédéraux; lignes directrices; politiques; procédures; modalités; ententes provinciales; données sur les réclamations des commissions provinciales d'indemnisation des accidentés du travail.

Numéro de dossier

EDSC TRA 097

Service fédéral d'indemnisation des accidents du travail (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes pour lesquelles un employeur fédéral a signalé une maladie ou une blessure professionnelle au Programme du travail en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; des numéros d'identification d'employés; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; d'autres numéros d'identification (p. ex. numéro de carte d'assurance maladie); la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; la signature; le numéro d'assurance sociale; l'état matrimonial; le calendrier de retour au travail.

Remarque

Les renseignements sont conservés dans le Système national d'indemnisation des accidentés accessible sur Internet (les employeurs peuvent accéder uniquement aux données incluses dans leurs demandes d'indemnisation).

Catégorie de personnes

Employés des ministères et des organismes fédéraux; intervieweurs; certains employés de sociétés d'État; entrepreneurs ou consultants; autres types d'employés (p. ex. employés occasionnels ou nommés pour une période déterminée); employeurs; membres des commissions provinciales des accidents du travail; tiers; témoins; conjoints; personnes à charge; bénéficiaires; représentants agissant au nom d'une personne (p. ex. avocats ou personne ayant une procuration).

But

Les renseignements personnels servent à déterminer la validité des demandes, à répertorier les tierces parties responsables des maladies ou blessures professionnelles, à déterminer les plans de traitement, à faciliter le retour au travail, et à déterminer l'admissibilité à des indemnités d'accident de travail et à des indemnités pour des dommages causés par une tierce partie. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément au paragraphe 237.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Usages compatibles

Les demandes d'indemnisation de travailleurs présentées par des employeurs fédéraux sont traitées par la commission des accidents du travail de la province dans laquelle le travailleur est habituellement employé. Le Programme du travail a conclu une entente touchant la prestation de services avec chaque commission des accidents du travail aux fins d'administration de ces demandes. Les rapports de déclaration d'accidents de travail ou de maladies professionnelles sont présentés par les employeurs fédéraux au Programme du travail, qui les transmet à la commission provinciale des accidents du travail aux fins de décision. Tel qu'énoncé dans la Loi de l'impôt sur le revenu, un feuillet d'information « État des prestations T5007 » est également transmis à la personne, et l'Agence du revenu du Canada (ARC) en reçoit une copie afin qu'elle tienne compte des indemnités d'accident du travail reçues par le travailleur au cours de l'année d'imposition. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). La Commission des accidents du travail et EDSC, ainsi que l'employeur et l'employé (le cas échéant), peuvent s'échanger des documents obtenus à la suite d'une demande d'indemnité, comme une décision rendue sur une demande, un rapport médical, une décision prononcée sur un appel. Lorsqu'un tiers est jugé responsable d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle, et que la Couronne est subrogée aux droits d'un employé, EDSC peut intenter une action judiciaire contre le tiers et les renseignements sont communiqués au tiers ou à son représentant (p. ex. sa compagnie d'assurance) en vue de négocier un règlement à l'amiable devant un tribunal ou hors cour. Les renseignements globaux peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d'élaboration de programmes conformément aux protocoles d'EDSC concernant les activités stratégiques, d'analyse, de recherche et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont détruits trois ans après le règlement de la demande. Tous les dossiers papier sont détruits après avoir été mis sur microfilms. Les microfilms sont conservés pendant 100 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 097

Numéro d’enregistrement du SCT

000450

Numéro de fichier

EDSC PPU 032

Programme d'indemnisation pour les survivants des employés de la fonction publique tués dans l'exercice de leurs fonctions (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont présenté une demande aux termes du Régime de prestations de revenu versées aux survivants des employés de la fonction publique tués dans l'exercice de leurs fonctions. Les survivants d'un employé de l'administration fédérale victime d'un acte de violence fatal dans l'exercice de ses fonctions pourraient avoir droit à des prestations de revenu supplémentaire garanti. À cette fin, l'employeur présente une demande de prestations au nom des survivants, et le Programme du travail gère les demandes et verse des prestations au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; la citoyenneté; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; des renseignements sur l'équité en matière d'emploi; des renseignements personnels de l'employé; des renseignements médicaux; la signature; le numéro d'assurance sociale.

Remarque

Les renseignements sont conservés dans le Système d'indemnisation des accidentés du travail (interne au Service fédéral d'indemnisation des accidentés du travail).

Catégorie de personnes

Employés et employeurs des ministères et organismes fédéraux; conjoints; personnes à charge; représentants agissant au nom d'une personne (p. ex. avocats ou personne ayant une procuration).

But

Les renseignements personnels servent à administrer les demandes et à verser des prestations aux survivants et aux personnes à charge admissibles. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État et au Régime de prestations de revenu versées aux survivants des employés de la fonction publique tués dans l'exercice de leurs fonctions. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément au paragraphe 237.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Usages compatibles

Tel qu'énoncé dans la Loi de l'impôt sur le revenu, un feuillet d'information

« État des prestations T5007 » est transmis à la personne, et l'Agence du revenu du Canada en reçoit une copie afin qu'elle tienne compte des indemnités d'accident du travail reçues par le travailleur au cours de l'année d'imposition. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements globaux peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d'élaboration de programmes conformément aux protocoles d'EDSC concernant les activités stratégiques, d'analyse, de recherche et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont détruits trois ans après le règlement de la demande. Tous les dossiers papier sont détruits après avoir été mis sur microfilms. Les microfilms sont conservés pendant 100 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 097

Numéro d’enregistrement du SCT

20150170

Numéro de fichier

EDSC PPU 037

Programme d'indemnisation pour les détenus des pénitenciers fédéraux (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui ont présenté une demande d'indemnisation pour accident du travail aux termes du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition en raison d'une blessure ou d'une maladie professionnelle. Le Programme du travail est responsable de l'évaluation de l'invalidité au nom du Service correctionnel du Canada, qui verse des prestations aux détenus des pénitenciers fédéraux admissibles qui se sont blessés alors qu'ils étaient inscrits à un programme approuvé. Le Programme du travail reçoit et évalue toutes les demandes, fait des recommandations en ce qui concerne les invalidités ou incapacités permanentes et les transmet au Service correctionnel du Canada, qui à son tour utilise cette évaluation pour déterminer l'admissibilité aux prestations et effectuer des paiements. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; des renseignements biographiques; la citoyenneté; les résultats des vérifications judiciaires ou les antécédents criminels; la date et le lieu de naissance; la date et le lieu de décès; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; d'autres numéros d'identification; la signature; le numéro d'assurance sociale.

Remarque

Les renseignements sont conservés dans le Système d'indemnisation des accidentés du travail (interne au Programme du travail).

Catégorie de personnes

Détenus fédéraux; témoins; conjoints; personnes à charge; bénéficiaires; représentants agissant au nom de personnes (p. ex. avocats et personne ayant une procuration).

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour évaluer les demandes conformément au Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition et faire des recommandations en ce qui concerne les invalidités ou incapacités permanentes au nom du Service correctionnel du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'article 127 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition et de l'article 18 de Loi sur le ministère d'Emploi et Développement social. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément au paragraphe 237.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Usages compatibles

Les demandes d'indemnisation pour accident déposées par des détenus sont présentées au Programme du travail, qui est responsable de l'évaluation des accidents du travail et des maladies professionnelles en vertu d'un protocole d'entente conclu avec le Service correctionnel du Canada. Après avoir évalué une blessure, le Programme du travail présente au Service correctionnel du Canada tous les documents obtenus au cours du traitement d'une demande, ainsi que le rapport d'évaluation relatif à l'incapacité afin qu'il les examine. Tel qu'énoncé dans la Loi de l'impôt sur le revenu, un feuillet d'information « État des prestations T5007» est transmis à la personne, et l'Agence du revenu du Canada (ARC) en reçoit une copie afin qu'elle tienne compte des indemnités d'accident du travail reçues par le travailleur au cours de l'année d'imposition. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements globaux peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d'élaboration de programmes conformément aux protocoles d'EDSC concernant les activités stratégiques, d'analyse, de recherche et d'évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont détruits cinq ans après le règlement de la demande. Tous les dossiers papier sont détruits après avoir été mis sur microfilms. Les microfilms sont conservés pendant 100 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 097

Numéro d’enregistrement du SCT

20150169

Numéro de fichier

EDSC PPU 034

Programme d’indemnisation des marins marchands (FRP)

Description

Ce répertoire contient des renseignements sur les personnes qui ont présenté des demandes d’indemnisation au titre de la Loi sur l’indemnisation des marins marchands, qui permet à certains marins blessés dans un accident de travail de toucher une indemnisation pour des accidents de travail et des maladies professionnelles. La Loi fournit aussi une aide financière aux personnes à charge survivantes si un accident de travail a causé la mort d’un marin. Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure : le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, la date et le lieu de naissance, la date et le lieu de décès, des renseignements sur l’équité en matière d’emploi, des renseignements personnels sur l’employé, des renseignements médicaux, la signature, le numéro d’assurance sociale et l’horaire de retour au travail.

Remarque

Les renseignements sont conservés dans le Système d’indemnisation des accidentés du travail (interne au Programme du travail).

Catégorie de personnes

Marins marchands, employeurs, témoins, conjoints, personnes à charge, bénéficiaires, représentants agissants au nom de personnes (p. ex. avocats et personnes ayant une procuration).

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour traiter les demandes et déterminer l’admissibilité monétaire à des indemnités d’emploi. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur l’indemnisation des marins marchands. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément au paragraphe 237.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Usages compatibles

Les renseignements relatifs à une demande d’indemnisation transmis au titre de la Loi sur l’indemnisation des marins marchands sont transmis à l’employeur de la personne, sauf les renseignements médicaux, à moins que la personne consente à ce que ces renseignements soient transmis à son employeur. Tel qu’énoncé dans la Loi de l’impôt sur le revenu, un feuillet d’information « État des prestations T5007 » est transmis à la personne, et l’Agence du revenu du Canada en reçoit une copie afin qu’elle tienne compte des indemnités d’accident du travail reçues par le travailleur au cours de l’année d’imposition. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l’ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements globaux peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d’élaboration de programme conformément aux protocoles d’EDSC concernant les activités stratégiques, d’analyse, de recherche et d’évaluation.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont détruits cinq ans après le règlement de la demande. Tous les dossiers papier sont détruits après avoir été mis sur microfilms. Les microfilms sont conservés 100 ans, après quoi ils sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de dossier

ESDC TRA 097

Numéro d’enregistrement du SCT

20160007

Numéro de fichier

ESDC PPU 033

Loi sur la santé des non-fumeurs (CDD)

Description

Cette activité de programme permet de surveiller l'élaboration, la révision, les renseignements généraux et les rapports d'activités ayant trait à la Loi sur la santé des non-fumeurs.

Types de documents

Lois et règlements; révisions, élaborations, modifications et interprétations; rapports et enquêtes sur les plaintes; demandes de renseignements présentées par des employés, des employeurs et le grand public; activités de consultation ou de promotion; mesures d'application de la loi.

Numéro de dossier

EDSC TRA 102

Loi sur la santé des non-fumeurs (FRP)

Description

Ce fichier comprend des renseignements concernant les inspections, les enquêtes et les activités de consultation ou de promotion. Les renseignements figurant dans ce fichier comprennent des rapports et des registres concernant l'application de la Loi sur la santé des non-fumeurs dans les lieux de travail de compétence fédérale. Les dossiers contiennent des renseignements obtenus dans le cadre d'inspections, d'enquêtes, d'activités de consultation ou de promotion, de significations de procès-verbal de contravention ou de poursuites.

Catégorie de personnes

Les employés et les employeurs de compétence fédérale ainsi que les personnes du public qui se trouvent dans les lieux de travail qui relèvent de la compétence fédérale.

But

Consigner, examiner et régler divers enjeux se rapportant à l'application de la Loi sur la santé des non-fumeurs. Établir si une infraction à la Loi sur la santé des non-fumeurs a été commise, si une solution peut être apportée par l'employeur, ou s'il faut recourir à une action en justice. Les renseignements sont utilisés à des fins de calculs statistiques et de planification.

Normes de conservation et de destruction

Processus de destruction en cours d'examen. Les documents ne doivent en aucun cas être détruits et doivent être conservés dans leur intégralité.

Numéro d’ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 102

Numéro d’enregistrement du SCT

005275

Numéro de fichier

EDSC PPU 098

Normes du travail (CDD)

Description

Documents contenant de l'information sur les normes minimales d'emploi pour les employés et les employeurs relevant de la compétence fédérale. Ils contiennent également de l'information sur les heures de travail, le paiement des salaires, les heures supplémentaires, l'accès aux jours fériés, les vacances annuelles, , la protection lors d'un congé de maladie, les congés parentaux et de maternité, les congés de décès et de disparition, les congés pour maladie grave, les congés de deuil, les congés personnels, les congés pour victime de violence familiale, les congés pour pratiques autochtones traditionnelles, les congés pour fonctions judiciaires et les protections contre les licenciements individuels et collectifset la protection contre les tests génétiques.

Types de documents

Demandes; plaintes; demandes de permis; permis; correspondance; rapports; arrêts ministériels; lettres de détermination; ordres de paiement; avis de conformité volontaire; avis de plainte non fondée; ordres de versement à un débiteur; ordre de versement aux débiteurs d’un administrateur; ordres de paiement auxadministrateurs;; demandes d’envoyer les plaintes au Conseil canadien des relations industrielles (Conseil); décisions et décrets du Conseil; documents juridiques; présentations parlementaires et ministérielles; notes de service; réglementation; comptes rendus de décisions; documents d'orientation; notes d'information; présentations; vérifications et évaluations; propositions; recommandations; modèles de conception de programmes; procédures; formulaires et lettres; directives opérationnelles; lignes directrices.

Numéro de dossier

EDSC TRA 095

Partie III du Code canadien du travail – Normes du travail (FRP)

Description

Les renseignements contenus dans ce fichier concernent les activités déployées par le Programme du travail pour la mise en application de la partie III du Code canadien du travail. Les dossiers contiennent des renseignements provenant de plaintes individuelles et recueillis auprès d'employeurs intimés dans le cadre d'enquêtes, d'inspections ou d'activités de counseling. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; l'adresse professionnelle; les coordonnées; la citoyenneté; des renseignements financiers; la langue officielle préférée; et la formule de salutation des parties (M. ou Mme.); la nature de la plainte et la réponse de l'employeur, y compris des renseignements personnels de l'employé. D'autres renseignements sur l'employeur peuvent comprendre : des constatations en matière de conformité, des renseignements sur la paie et de l'information bancaire, ainsi que des dispositions contenues dans la convention collective.

Remarque

Les renseignements peuvent être stockés dans la base de données AT 2000.

Catégorie de personnes

Employeurs, demandeurs, et leurs représentants; intimés et leurs représentants dans le cadre d'enquêtes et d'inspections.

But

Les renseignements personnels sont utilisés aux fins d'administration, d'inscription et d'enquête pour les cas de congédiement injuste, de tests génétiques et les plaintes monétaires ou non monétaires contre un employeur. Ces renseignements sont recueillis conformément aux articles 240, 247.99 et 251.01 de la partie III du Code canadien du travail.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins d'analyse de politiques, de recherche et d'évaluation. Les renseignements sur la conformité de l'employeur peuvent être communiqués au sein d'Emploi et Développement social Canada aux fins d'administration et d'exécution du Programme des travailleurs étrangers temporaires. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Programme des travailleurs étrangers temporaires (EDSC PPU 440). Les renseignements sur l'employé et l'employeur (y compris le l’administrateur de l'employeur) peuvent être communiqués au sein d'EDSC aux fins d'administration du Programme de protection des salariés. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à EDSC Programme de protection des salariés (EDSC PPU 035).

Normes de conservation et de destruction

L’Autorisation de disposer de documents (ADD) du Programme du travail est actuellement en cours de révision. Aucun document n’est disposé au cours de ce processus. L’ancienne ADD exigait que les documents soient conservés pendant 10 ans après le règlement de la plainte et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 095

Numéro d’enregistrement du SCT

000445

Numéro de fichier

EDSC PPU 006

Équité en milieu de travail - Programme légiféré d'équité en matière d'emploi (CDD)

Description

Ce fichier contient des documents liés à l’administration du Programme Légiféré d’équité en matière d’emploi (PLÉME). Ces documents peuvent : inclure des renseignements relatifs à la recherche, l’analyse, l’évaluation et le développement du programme; et liés à l’évaluation des rappports annuels sur l’équité en matière d’emploi soumis par les employeurs afin de permettre une application cohérente et uniforme des politiques et des procédures.

Types de documents

Formulaires; critères d’évaluation; procédures opérationnelles; processus; politiques; avis juridiques; rapports statistiques; compte rendu narratifs; mémorandums; documents d'information; correspondance; documents justificatifs; documents de formation et d'éducation; législations et réglementations.

Numéro de dossier

EDSC TRA 092

Équité en milieu de travail - Programme de contrats fédéraux (CDD)

Description

Ce fichier contient des documents liés à l’administration du Programme de contrats fédéraux (PCF). Ces documents peuvent : inclure des renseignements relatifs à la recherche, l'analyse, l'évaluation et le développement du programme; et liés aux évaluations de conformité effectuées un an après l'attribution d'un contrat éligible et tous les trois ans par la suite pour une application cohérente et uniforme des politiques et procédures.

Types de documents

Formulaires; accords; critères d’évaluation; procédures opérationnelles; processus; directives; avis juridiques; rapports statistiques; mémorandums; documents d'information; correspondance; documents justificatifs; documents de formation et d'éducation.

Numéro de dossier

EDSC TRA 096

Équité en milieu de travail (FRP)

Description

Ce fichier de renseignements personnels (FRP) décrit les renseignements liés à l’équité en matière d’emploi concernant les employeurs et leurs employés qui sont signalés au Programme du travail par l’intermédiaire du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME) et du Programme de contrats fédéraux (PCF). Pour le PLEME, les dossiers de l’effectif des employeurs sont examinés, consolidés et analysés dans un rapport annuel qui est mis à la disposition du public. Dans le cas du PCF, les dossiers de l’effectif des employeurs sont évalués à des intervalles prédéterminés (un an après l’attribution d’un contrat admissible et tous les trois ans par la suite) afin d’assurer la conformité au programme. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées et la signature de l’employeur ou du fournisseur et de ses représentants; le numéro d’identification, le lieu de travail, la profession, le secteur, la situation d’emploi, le salaire annuel, la composition des groupes désignés aux fins de l’équité en matière d’emploi et les antécédents professionnels des employés; le numéro d’Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi, le numéro de l’entreprise d’approvisionnement et la taille du fournisseur; la date d’attribution, la description, le nombre, le type et la valeur du contrat, et d’autres renseignements administratifs liés à la réalisation d’évaluations de la conformité au PCF, comme les dates, le type d’évaluation, les résultats, les lacunes et les objectifs d’augmentation de la représentation des groupes désignés.

Remarque

Les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir leur numéro d’identification d’employé. L’information est stockée dans le Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIEMT).

Catégorie de personnes

Employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels et temporaires d’institutions du secteur privé; employés actuels et anciens; représentants agissant au nom d’institutions et employeurs du secteur privé (propriétaires uniques), y compris les fournisseurs de biens et de services aux ministères et organismes du gouvernement fédéral.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le PLEME et le PCF afin de déterminer si les employeurs respectent leurs obligations législatives. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 18 et 34 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, aux articles 18, 19 et 42 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, aux articles 1 à 6 et 15 à 31 du Règlement sur l’équité en matière d’emploi ainsi qu’au décret TR/96-94.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : application de la loi, présentation de rapports à la haute direction, évaluation, recherche et respect des obligations législatives. Conformément au paragraphe 18(10) de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements personnels suivants du PLEME peuvent être communiqués à la Commission canadienne des droits de la personne : nom et coordonnées de l’employeur et de ses représentants, lieu de travail, profession, secteur, situation d’emploi, salaire annuel, appartenance à un groupe désigné aux fins de l’équité en matière d’emploi et antécédents professionnels des employés (fichier de renseignements personnels en cours d’élaboration). Les renseignements personnels du PLEME et du PCF peuvent également être partagés avec la Direction de la politique stratégique, de l’analyse et de l’information sur les milieux de travail au sein du Programme du travail pour mener des recherches (« Information sur les milieux de travail EDSC TRA 100 » et « Information sur les milieux de travail, les négociations collectives et les personnes-ressources aux organisations syndicales EDSC PPU 728 »). Sous réserve des articles 19 et 20 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, les formulaires statistiques individuels et les rapports annuels agrégés sur l’équité en matière d’emploi déposés par les employeurs du PLEME sont communiqués au public. De plus, les coordonnées des employeurs du PLEME et du PCF peuvent être utilisées ou divulguées aux fins des listes d’envoi, incluses dans les courriels réguliers du programme et publiées sur Internet ou l’intranet.

Normes de conservation et de destruction

L’autorisation de disposer de documents (ADD) du Programme du travail est actuellement à l’étude. Aucune élimination de documents n’a lieu pendant ce processus.

Numéro d’ADD

L’autorisation de disposer de documents (ADD) du Programme du travail est actuellement à l’étude.

Numéro de renvoi au document

ESDC TRA 096 et ESDC TRA 092

Numéro d’enregistrement du SCT

20190165

Numéro de fichier

EDSC PPU 739

Programme de protection des salariés (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'élaboration et à l'administration du Programme de protection des salariés (PPS). Ces documents comprennent : des documents juridiques et des documents de politique qui établissent ou modifient le PPS; des documents relatifs à l'administration des examens et des appels; des avis et des conseils juridiques; des recommandations concernant le programme; des rapports d'analyse et d'évaluation du programme; de la correspondance interne, externe des intervenants; des formulaires, des lettres et des processus concernant les opérations et les systèmes; du matériel et des documents sur les services qui appuient la mise en œuvre du PPS.

Types de documents

Présentations et notes de service parlementaires et ministérielles; lois; règlements; comptes rendus de décisions; communiqués de presse et annonces; documents d'orientation; notes d'information; présentations; critères du programme de financement; vérifications et évaluations; ententes, contrats internes ou externes et énoncés des travaux; correspondance; propositions; recommandations; avis juridiques; modèles de conception de programmes; flux de traitement; procédures; formulaires et lettres; états financiers; directives opérationnelles; formulaires de demandes d'examen et d'appel du demandeur; notes de cas.

Numéro de dossier

EDSC TRA 098

Programme de protection des salariés (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements sur les personnes participant au Programme de protection des salariés (PPS). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le numéro d'assurance sociale (NAS); le nom; les coordonnées; la langue officielle préférée; des renseignements biographiques; des renseignements financiers; les numéros de constitution; les numéros d'inscription et d'entreprise.

Remarque

Pour avoir accès aux documents concernant l'état d'une demande, la décision rendue ou l'examen de celle-ci, ou portant sur le processus d'appel ou les décisions connexes, le demandeur doit fournir son numéro d'assurance sociale et son nom. Les syndics doivent fournir une pièce d'identification de faillite ou de mise sous séquestre quand ils demandent de l'information à Service Canada. Les renseignements peuvent être stockés dans le Module Client du Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) et dans le Système interactif de recherche de faits. Le SCSC (EDSC PPU 298) est maintenant inclus dans ce FRP.

Catégorie de personnes

Personnes dont les employeurs sont susceptibles de faire faillite ou d'être mis sous séquestre et qui présentent une demande dans le cadre du PPS; syndics, séquestres, arbitres, conseillers juridiques et autres parties qui doivent prendre part à la mise en œuvre du PPS.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le PPS et établir des rapports connexes, déterminer l’admissibilité du demandeur et de l’employeur, appuyer le processus d’examen et d’appel, allouer des fonds aux particuliers, aux syndics et aux séquestres et fournir des services qui favoriseront la participation d’autres parties devant appuyer la mise en œuvre du PPS ou qui permettront de leur verser des fonds. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur le Programme de protection des salariés et à son règlement. L’autorisation conférée aux agents du PPS est prévue au chapitre 47 des Lois du Canada (2005), telles que modifiées par le chapitre 36 des Lois du Canada (2007). Le pouvoir de recueillir des renseignements personnels et le numéro d’assurance sociale aux fins d’administration du Programme de protection des salariés (PPS) est prévu aux articles 8 et 21(1)(d) de la Loi sur le Programme de protection des salariés (LPSS) et à l’article 15(1) du Règlement sur le Programme de protection des salariés (RPPS).

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada aux fins de l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Examen et contrôle (ARC PPU 125). Ils sont également communiqués à Revenu Québec aux fins de l'application de la Loi sur les impôts. Les renseignements peuvent être communiqués au ministère de la Justice pour l'application de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre au ministère de la Justice Service d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales (JUS PPU 125). Les renseignements peuvent être transmis à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) aux fins de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à TPSGC Paiements provenant du receveur général (TPSGC PCU 712).

Les renseignements peuvent également être transmis aux ministères du Travail provinciaux et territoriaux aux fins d'administration et d'exécution de leurs propres programmes de normes d'emploi. Les renseignements sont transmis conformément à la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social aux fins d'administration de la partie III du Code canadien du travail. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour des activités d'analyse de politiques, de recherche, d'évaluation ou de vérification ou à des fins statistiques, et peuvent être communiqués à des entrepreneurs ou à d'autres parties pour mettre en œuvre ces activités. Les rapports concernant le PPS renferment surtout des regroupements de données, mais certains renseignements personnels, comme le numéro d'assurance sociale, peuvent être communiqués pour réaliser, entre autres, des activités de vérification.

Les renseignements peuvent être communiqués au Conseil canadien des relations industrielles conformément à la section 15 de la Loi sur le PPS, qui exige que le ministre fournira au Conseil une copie des documents sur lesquels il s’est fondé pour prendre une décision dont il est fait appel.

Normes de conservation et de destruction

Les documents sont conservés pour une période de 10 ans après l'achèvement de toutes les mesures administratives, puis sont détruits.

Numéro d’ADD

2007/002

Numéro de renvoi au document

EDSC TRA 098

Numéro d’enregistrement du SCT

20091514

Numéro de fichier

EDSC PPU 035

Normes internationales du travail (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'information recueillie se rapportant aux tribunes internationales, aux négociations et à la mise en œuvre d'initiatives multilatérales et bilatérales, aux programmes de renforcement des capacités, à la promotion des normes du travail internationalement acceptées, à la gestion des partenariats et aux consultations auprès d'intervenants. Autres documents concernant l'Organisation internationale du travail et ses comités, ainsi que les activités liées au travail de l'Organisation des Nations Unies.

Types de documents

Ententes, correspondance, normes, postes, rapports au Parlement, rapports à l’Organisation internationale du travail, et cahiers d’information.

Numéro de dossier

EDSC TRA 099

Coopération bilatérale et régionale dans le domaine du travail (CDD)

Description

Documents ayant trait aux activités de programme qui permettent de promouvoir le respect des normes internationales de travail.

Types de documents

Accords de coopération ou chapitres dans le domaine du travail; rapports et documents concernant les programmes de coopération et les communications publiques; correspondance; recherches et analyses universitaires sur des questions du travail; déclarations, plans d'action et rapports; modalités.

Numéro de dossier

EDSC TRA 103

Diffusion d’information et prestations de services au nom d’autres ministères

Réception des demandes (CDD)

Description

Documents ayant trait aux renseignements personnels fournis par les Canadiens qui présentent une demande pour les divers programmes et prestations offerts par le gouvernement du Canada et aux renseignements qu'utilisent les différents ministères fédéraux pour valider les renseignements figurant sur les demandes et l'identité des demandeurs de même que pour déterminer leur admissibilité à un programme ou à une prestation. Les documents se rapportent également à la correspondance envoyée aux ministères pour vérifier et valider les renseignements des demandeurs et répondre aux demandes de traitement; aux documents sur le divorce, la séparation et la garde; ainsi qu'aux documents relatifs au programme afin de définir les exigences en matière d'admissibilité et d'évaluation.

Types de documents

Demandes; évaluations; correspondance; documents à l'appui; lettres de décision; rapports; directives; politiques; procédures; profils des clients; stratégies de service; présentations; manuels de formation.

Numéro de dossier

EDSC SAC 002

Exécution des programmes d'Anciens Combattants Canada (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements au sujet des personnes qui présentent une demande dans le cadre de divers programmes administrés par Anciens Combattants Canada (ACC). Les demandes et les documents à l'appui sont reçus et examinés par les agents de service aux citoyens dans les Centres Service Canada, puis sont acheminés à ACC qui est responsable du traitement de la demande. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom de famille à la naissance; les coordonnées; les dates et lieux de naissance et de décès; l'année de mariage; le nom de l'époux; le sexe; le numéro et la date d'expiration d'autres pièces d'identité; le numéro de la preuve documentaire de citoyenneté; le numéro et la date de délivrance du passeport; des renseignements biographiques (p. ex. pseudonymes, langue); d'autres numéros d'identification; des renseignements d'ordre militaire ou sur les états de service; des déclarations de témoins; des évaluations de la qualité de vie; des renseignements financiers; des renseignements médicaux; l'état matrimonial; des renseignements sur les personnes à charge; la citoyenneté; des caractéristiques physiques; la signature; des photos.

Remarque

Les particuliers qui agissent au nom d'un titulaire de compte ou d'une succession et qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent prouver qu'ils possèdent une autorisation légale. Certains renseignements peuvent être stockés dans la base de données locale Web.

Catégorie de personnes

Demandeurs dans le cadre d'un programme; répondants et mandataires agissant au nom d'un demandeur.

But

Les renseignements personnels servent à confirmer l'identité d'une personne et à appuyer le processus de demande. Ils sont également acheminés à ACC qui est responsable de l'administration du programme. La collecte de renseignements personnels est autorisée en vertu des décrets (par l'article 5.1(1) de la LMEDS). 

Usages compatibles

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à ACC aux fins d'administration de leurs programmes et pour déterminer l'admissibilité, les besoins du client et les niveaux de financement, ainsi que pour débloquer des fonds pour différentes prestations. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à ACC suivants : Indemnités d'invalidité (ACC PPU 603); Pensions d'invalidité (ACC PPU 601); Programme pour l'autonomie des anciens combattants – Institutions de l'extérieur du Ministère (ACC PPU 618); Programme pour l'autonomie des anciens combattants – Avantages et services de soins à domicile (ACC PPU 616); Programme pour l'autonomie des anciens combattants – Autres services (ACC PPU 617) et Indemnité pour douleur et souffrance (ACC PPU 717). Les éléments de données sont conservés et peuvent être communiqués à la Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie d'Emploi et Développement social Canada (EDSC). Ces renseignements ne sont utilisés que lorsqu'une demande est perdue par la Société canadienne des postes. Les renseignements sont alors utilisés par ACC pour communiquer avec les demandeurs concernés et les en informer.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d'ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC SAC 002

Numéro d'enregistrement du SCT

20110542

Numéro de fichier

EDSC PPU 701

Services de traitement et de paiement (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements recueillis auprès des personnes qui présentent une demande dans le cadre de divers programmes administrés par d'autres ministères fédéraux. Les demandes et les documents à l'appui sont reçus par courrier aux centres de traitement de Service Canada. Les demandes et les copies des pièces d'identité ainsi que des autres documents à l'appui fournies par le demandeur sont examinées par Service Canada. Lorsque le ministère responsable autorise le paiement, les renseignements connexes sont transmis à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada qui enverra un chèque au demandeur. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom; les coordonnées; d'autres numéros d'identification; des caractéristiques physiques; le lien de parenté avec d'autres membres de la famille; le lieu de naissance; des renseignements biographiques; la date de naissance; la date de décès; le lieu de décès; la signature.

Remarque

Les personnes qui présentent une demande d'accès aux renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro de dossier et l'autorisation juridique de présenter la demande (s'il y a lieu). Les éléments de données suivants peuvent être conservés dans le Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC). Le SCSC (EDSC PPU 298) est maintenant inclus dans ce FRP. Ce service, offert en partenariat avec Sécurité publique Canada, a été lancé le 25 novembre 2011 et s'est terminé le 31 mars 2013. Les dossiers papier ont été transférés à Sécurité publique Canada. Des copies électroniques sont conservées dans le SCSC.

Catégorie de personnes

Personnes qui peuvent être admissibles à des paiements, membres de la famille (premier degré : conjoint ou conjoint de fait, enfants et parents; et second degré : frères et sœurs, grands-parents et petits-enfants), de même que les représentants désignés choisis pour agir au nom du membre de la famille.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les programmes ou les activités de paiement au nom d'autres ministères fédéraux, pour déterminer l'admissibilité aux programmes ou aux activités de paiement au nom d'autres ministères fédéraux et pour établir un répertoire de toutes les personnes qui ont présenté une demande ou qui sont visées par une demande. La collecte de renseignements personnels est autorisée en vertu du décret du Conseil privé numéro 2011-1254.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : production de rapports à la haute direction. Les renseignements personnels seront communiqués à Sécurité publique Canada aux fins d'administration. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) aux fins de paiement. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à TPSGC Paiements du receveur général (TPSGC PCU 712).

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d'ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC SAC 002

Numéro d'enregistrement du SCT

20120211

Numéro de fichier

EDSC PPU 702

Gestion des modes de prestation de services (CDD)

Description

Documents ayant trait à la gestion des modes de service (en ligne, par téléphone, en personne, par courriel ou par courrier), notamment aux renseignements, au contenu de répertoires de connaissances (descriptions de programmes, procédures, scénarios) qui permettent les interactions entre les agents et le public lors de la prestation de services, ainsi qu'à la planification et à la recherche visant à assurer le fonctionnement optimal des modes de service.

Types de documents

Ordres du jour; documents d'information; exigences opérationnelles; analyses des facteurs relatifs à la vie privée; procédures; processus; directives; manuels de formation; communiqués; correspondance; rapports statistiques; cadres de service; renseignements généraux liés aux modes de service et aux services habilitants; normes; stratégies; sondages; outils; directives; politiques; cadres.

Numéro de dossier

EDSC SAC 007

Opérations des centres d’appels (FRP)

Description

Cette base contient les renseignements utilisés dans le cadre du Programme pour répondre aux demandes de renseignements généraux reçues à la ligne

1 800 O-Canada et à diverses autres demandes de renseignements aux Services d’information personnalisés (SIC). Les renseignements personnels recueillis de différentes façons (p. ex., téléphone, courriel, télécopieur, ATS) peuvent comprendre le nom, les coordonnées et l’enregistrement vocal. Les renseignements personnels recueillis auprès des clients des SIC peuvent comprendre la date de naissance, ainsi que d’autres identificateurs personnels propres au programme, comme le numéro de service, les numéros de compte client et les renseignements bancaires et de crédit.

Remarque

Le Programme transmet des renseignements généraux sur les programmes, les projets et les initiatives du gouvernement; offre de l’aide pour la présentation des demandes; met les appelants en contact avec des experts rapidement et avec efficacité. Les agents peuvent également confirmer l’identité des clients pour leur indiquer ce qu’il en est du traitement de leurs demandes. Si une personne a besoin de renseignements plus détaillés sur son dossier ou son admissibilité, le programme la renvoie à des agents spécialisés ou l’oriente vers des ressources en ligne. L’information peut être stockée dans les systèmes ou les serveurs connexes suivants : Centre d’appels virtuel de Rogers, Système de surveillance électronique (SGE) et IMPACT.

Catégorie de personnes

Les membres du grand public qui communiquent avec le gouvernement du Canada, les employés des entrepreneurs.

But

Des renseignements personnels seront utilisés pour fournir des renseignements sur les programmes du gouvernement du Canada et sur la manière d’y accéder. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'article 5.1(1) de la LMEDS.

Usages compatibles

L’information peut être utilisée ou divulguée à des fins d’analyse des politiques, de recherche et d’évaluation, d’assurance de la qualité, de gestion des activités du programme et d’administration des contrats. Un fournisseur de services tiers ou un organisme gouvernemental qui a conclu une entente de prestation de services avec EDSC relativement aux SIC peut accéder aux renseignements personnels ou les recevoir.

Normes de conservation et de destruction

La période de conservation des enregistrements des appels et des saisies d’écran est de 90 jours, puis ils sont éliminés. La période de conservation des interactions par courriel et télécopieur est de 2 ans et elles sont éliminées par la suite.

Numéro d'ADD

2015/002

Numéro de renvoi au document

EDSC SCC 007

Numéro d'enregistrement du SCT

20170149

Numéro de fichier

EDSC PPU 729

Opérations des modes de prestation de services (CDD)

Description

Documents ayant trait aux activités régulières du mode de service en ligne, comme la publication de contenu et l'assurance de la qualité, y compris les normes de service opérationnelles et les normes relatives au Web.

Types de documents

Ordres du jour; documents d'information; correspondance; processus; procédures; renseignements généraux sur les services et les outils.

Numéro de dossier

EDSC SAC 008

Soutien des modes de prestation de services (CDD)

Description

Documents ayant trait aux environnements techniques (p. ex. logiciels et matériel informatique) et aux ententes (p. ex. hébergement Web, contrats ou accords sur les niveaux de service) exigées pour faire fonctionner les modes de service en ligne, par téléphone et en personne.

Types de documents

Correspondance; processus; procédures; ententes; spécifications de système; renseignements généraux et techniques sur les services; normes et exigences; outils.

Numéro de dossier

EDSC SAC 009

Recherche axée sur le citoyen et la rétrocation de la clientèle (CDD)

Description

Documents ayant trait à la recherche et aux analyses menées afin d’orienter les améliorations continues quant à la stratégie et à la politique de prestation de services. Ces activités donnent des aperçus de l’état actuel de la prestation de services du point de vue du client et appuient les orientations futures.

Types de documents

Contrats; sondages; projets de recherche.

Numéro de dossier

EDSC SAC 006

Bureau de la satisfaction des clients (CDD)

Description

Documents ayant trait aux suggestions, aux compliments et aux plaintes en ce qui concerne la prestation des services de Service Canada.

Types de documents

Mandat, procédures et rapports

Numéro de dossier

EDSC BSC 021

Partenariats pour la prestation de services (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'information sur les programmes offerts par Service Canada aux citoyens canadiens ou aux partenaires, y compris les institutions fédérales, les provinces, les territoires, les municipalités, les societés à but non lucratif ou les organismes publics, et les organisations autochtones spécifiées.

Types de documents

Publications; directives; politiques; procédures; formulaires de demande; profils de la clientèle; stratégies de service; rapports; sondages auprès des clients.

Numéro de dossier

EDSC SAC 004

Inscription et authentification (CDD)

Description

Documents relatifs à l'identification des clients et aux processus de vérification des données qui complètent les mesures de protection de programme et les caractéristiques de sécurité des systèmes de cyberauthentification.

Types de documents

Ordres du jour; documents d'information; exigences opérationnelles; correspondance; directives; avis juridiques; procès-verbaux de rencontres; documents à l'appui; présentations; politiques; analyses des facteurs relatifs à la vie privée; procédures; processus; recherche et examen des pratiques exemplaires; spécifications de système; rapports statistiques; manuels de formation; formulaires de demande.

Numéro de dossier

EDSC SAC 003

Mon dossier Service Canada (CDD)

Description

Les dossiers se rapportent à l’administration du service Mon dossier Service Canada, y compris un accès Internet sécurisé permettant aux utilisateurs de consulter et de mettre à jour leurs informations pour le régime d’assurance emploie, le Régime de pensions du Canada, et la Securite de la vieillesse.

Types de documents

Dossiers électroniques, demandes, correspondance, comptes rendus de décisions, spécifications de système.

Numéro de dossier

EDSC SAC 014

Mon dossier Service Canada (FRP)

Description

Ce fichier renferme des renseignements relatifs à Mon dossier Service Canada (MDSC). L’application constitue un guichet unique qui permet à l’utilisateur de visionner ou de mettre à jour ses renseignements pour le régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada (RPC), et la Sécurité de la vieillesse (SV). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la citoyenneté, la date de naissance, des renseignements financiers, d’autres numéros d’identification, la signature, des renseignements sur l’employeur et l’emploi, le numéro d’assurance sociale (NAS), l’identification de l’utilisateur, le mot de passe, les questions de récupération, dont la réponse et les indices, le nom de famille d’un parent, et la langue officielle de préférence. Vous aurez également accès au service Mon dossier pour les particuliers de l’Agence du revenu du Canada (ARC) en cliquant sur le bouton « Accès à l’ARC » de la page d’accueil de MDSC.  Les renseignements personnels recueillis lors de l’enregistrement de MDSC seront partagés avec l’ARC si les particuliers accèdent à Mon dossier pour les particuliers par l’entremise de MDSC.

Remarque

Les personnes demandant l'information décrite dans ce fichier doivent fournir leur NAS , leur date de naissance, leur code d'accès personnel au RPC  et à la SV  ou leur code d'accès au régime d'assurance-emploi, et leur province/territoire de résidence.

Catégorie de personnes

Personnes qui présentent une demande de prestations ou qui en reçoivent dans le cadre de l'un ou l'autre des programmes suivants : régime d'assurance-emploi, RPC  ou SV.

But

Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer MDSC  et fournir un code d'accès personnel ou un code d'accès de l'assurance-emploi et confirmer l'identité du client. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur l'assurance-emploi, au RPC  et à la Loi sur la SV. La collecte et l'utilisation des NAS sont permises en vertu du RPC, de la Loi sur la SV et de la Loi sur l'assurance-emploi.

Usages compatibles

Des renseignements personnels peuvent être utilisés dans l’exploitation du lien MDSC-CRA pour assurer une transition pour les utilisateurs autorisés entre les plateformes EDSC et ARC. Des renseignements personnels peuvent être utilisés, sur abonnement, pour l’exploitation du service d’avis électronique « M’avertir ». L’information peut être utilisée ou divulguée à des fins d’évaluation et de production de rapports à l’intention de la haute direction, ainsi qu’à des fins de recherche ou d’analyse statistique.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d'ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC SAC 003 et 014

Numéro d'enregistrement du SCT

20110517

Numéro de fichier

EDSC PPU 680

Mon dossier d’entreprise Service Canada (CDD)

Description

Les dossiers se rapportent à l’administration du service Mon dossier d’entreprise Service Canada, y compris un accès Internet sécurisé permettant aux utilisateurs de s’inscrire et de mettre à jour leurs données afin d’utiliser le Relevé d’emploi sur le Web (RE Web) et les programmes des Services en ligne des subventions et contributions (SELSC).

Types de documents

Dossiers électroniques, correspondance, spécifications de système.

Numéro de dossier

ESDC SCC 011

Mon dossier d’entreprise Service Canada (FRP)

Description

Ce fichier contient des renseignements relatifs au service Mon dossier d’entreprise Service Canada (MDESC), qui offre aux utilisateurs un accès sécurisé à Internet pour s’inscrire et mettre à jour leurs données afin d’utiliser le Relevé d’emploi sur le Web (RE Web) et les Services en ligne des subventions et contributions (SELSC). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom d’utilisateur, le propriétaire de l’entreprise, le nom de l’organisation, le numéro de référence de l’utilisateur, les questions relatives à la sécurité du profil d’utilisateur de MDESC, le numéro d’entreprise, l’adresse électronique de l’utilisateur, l’adresse électronique de l’organisation, le numéro de téléphone de l’utilisateur, le numéro de téléphone de l’organisation, l’adresse de l’utilisateur, l’adresse de l’organisation, les préférences en matière de langue officielle.

Remarque

Les personnes qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir leur nom, le numéro de référence de l’utilisateur, le nom de l’organisation et le numéro d’entreprise.

Catégorie de personnes

Membres du public, propriétaires d’entreprise, employés à temps plein et à temps partiel d’une organisation inscrite au service MDESC, anciens employés d’une organisation inscrite au service MDESC.

But

Les renseignements recueillis dans le cadre de MDESC sont utilisés pour administrer le service MDESC et son programme connexe : RE Web et SELSC. Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément à la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social (parties 1 et 4).

Usages compatibles

L’information peut être utilisée pour mettre à jour les profils d’utilisateur et d’organisations inscrits dans MDESC et y accéder, pour communiquer des données statistiques à la haute direction de MDESC et pour évaluer les services de MDESC. Des renseignements comme le nom d’utilisateur, le propriétaire de l’entreprise, le nom de l’organisation, le numéro de référence de l’utilisateur, les questions relatives à la sécurité du profil d’utilisateur de MDESC, le numéro d’entreprise, l’adresse courriel de l’utilisateur, l’adresse électronique de l’organisation, le numéro de téléphone de l’utilisateur, le numéro de téléphone de l’organisation, l’adresse de l’utilisateur, l’adresse de l’organisation et les préférences en matière de langue officielle peuvent être communiqués aux programmes RE Web et SELSC d’EDSC.

Normes de conservation et d’élimination

En cours d’élaboration

Numéro d’autorisation de disposition de document (ADD)

2015/002

Numéro de renvoi au document

ESDC SCC 011

Numéro d'enregistrement du SCT

20200162

Numéro de fichier

EDSC PPU 681

Traitement de service (CDD)

Description

Documents ayant trait à la collecte de données quant aux interactions de service avec des clients pour produire divers rapports organisationnels et modèles centraux de données utilisés pour le réapprovisionnement.

Types de documents

Produits qui sont produits pendant la collecte ordinaire, la gestion de la demande (groupe de travail) et en utilisant les données tabulaires, notamment : plans de réapprovisionnement pour les points de service en personne; rapports statistiques; ordres du jour et procès-verbaux de réunions; propositions; évaluations; notes de service; procédures; politiques; plans de projet; enquêtes.

Numéro de dossier

EDSC SAC 012

Rapports et suivi du rendement des modes de prestation des services (CDD)

Description

Les données sont recueillies et stockées dans le cadre des interactions de service normales de première ligne en ligne, en personne et par téléphone. Ces données sont utilisées pour effectuer le suivi des tendances sur le rendement, pour fournir une obligation de rendre compte et pour gérer les besoins opérationnels en ressources. Les données recueillies à partir des interactions en personne, par téléphone et par les interactions sur le Web non-sécurisées sont anonymes et aucun renseignement personnel permettant d'identifier quelqu'un n'est recueilli ou conservé.

Types de documents

Documents de bases de données; documents d'outils d'analyse Web; résumés de bases de données et de feuilles de calculs; résumés de rapports statistiques.

Numéro de dossier

EDSC SAC 010

Paiement d'expérience commune (CDD)

Description

Documents ayant trait à un volet de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens qui reconnaît l'expérience des résidents dans un pensionnat indien ainsi que les incidences qui en découlent.

Remarques

Ce programme a cessé son activité en Septembre 2011

Types de documents

Demandes; évaluations; processus; procédures; politiques; lois; critères d'admissibilité; prestations; rapports; évaluations; statistiques; documents d'appel; documents à l'appui; vérifications internes.

Numéro de dossier

EDSC IET 065

Paiement d'expérience commune (FRP)

Description

Ce fichier décrit des renseignements personnels utilisés dans le cadre du Paiement d'expérience commune, un volet de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens. Les renseignements personnels sur les anciens résidents peuvent comprendre : le nom, y compris les autres noms qui étaient connus au pensionnat ou les noms traditionnels; les coordonnées; la date et le lieu de naissance; la préférence linguistique; la signature; le nom complet de la mère, du père, du ou des gardiens et/ou du ou des fournisseurs de soins et le lien avec ce gardien ou ce fournisseur de soin; le groupe d'appartenance lors de la fréquentation du pensionnat (Indien inscrit, Indien non inscrit, Métis, Inuit, Inuvialuit ou non- Autochtone); des copies numérisées ou des photocopies du certificat de naissance, du certificat d'Indien inscrit, du permis de conduire, de la carte de soins de santé, du passeport, du certificat de mariage ou de l'enregistrement, du décret de divorce, du document de changement légal de nom et des papiers d'adoption; le nom du ou des pensionnats fréquentés, y compris le lieu et les dates de séjour; la date de décès; la preuve de décès; des renseignements médicaux; des renseignements sur une institution financière; d'autres numéros d'identification; les détails du paiement, dont le montant, le numéro de chèque, la date d'émission et la date de l'envoi postal; et des renseignements au sujet du mode alternatif de règlements des conflits et/ou du processus d'évaluation indépendant.

Remarques

Les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir la date de naissance de l'ancien résident.

Catégorie de personnes

Tous les anciens résidents visés par la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens qui étaient vivants le 30 mai 2005; personnes qui ont étudié au pensionnat Mohawk Residential Boarding School de Brantford (Ontario) entre 1922 et 1969 et qui étaient vivantes le 5 octobre 1996; représentants légaux d'anciens résidents et d'anciens élèves; représentants de la succession qui agissent au nom d'anciens résidents; témoins; répondants; parents, gardiens et fournisseurs de soins d'anciens résidents et d'anciens élèves.

But

Les renseignements personnels servent à déterminer l'admissibilité au Paiement d'expérience commune et à verser un paiement.

Usages compatibles

Les renseignements peuvent être utilisés aux fins de production de rapports à la haute direction, d'évaluation, de recherche ou de statistiques. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) Gestion des litiges et des adjudications concernant les élèves des pensionnats indiens (AANDC IRS PPU 040). Les renseignements peuvent être communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de versement et de gestion des prestations et de l'admissibilité à celles-ci.Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à TPSGC Paiements du receveur général (TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) à des fins d'administration et d'application. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à la GRC Dossiers de cas opérationnel (GRC PPU 005). Les renseignements peuvent aussi être communiqués au ministère de la Justice du Canada à des fins de rédaction d'avis juridique et d'application de la loi. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres au ministère de la Justice suivants : Procédures civiles et services juridiques (JUS PPU 010) et Poursuites et sujets connexes (JUS PPU 015). Les renseignements peuvent être transmis, moyennant le consentement de la personne concernée, à RCAANC à des fins de détermination de l'admissibilité. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à RCAANC, Registre des Indiens et listes de bandes tenues au Ministère (AADNC PPU 110). Les renseignements peuvent aussi être communiqués à Santé Canada afin de déterminer l'admissibilité. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à Santé Canada Système de vérification du statut (Scan PPU 017). Les renseignements peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada (ARC) à des fins d'administration de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à l'ARC Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005). Les renseignements peuvent être transmis à Service correctionnel du Canada. Les renseignements peuvent être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux afin de confirmer l'information fournie par le demandeur.

Normes de conservation et de destruction

En cours d'élaboration

Numéro d'ADD

En cours d'élaboration

Numéro de renvoi au document

EDSC IET 065

Numéro d'enregistrement du SCT

20091611

Numéro de fichier

EDSC PPU 100

Services de Passeport (CDD)

Description

Documents ayant trait aux renseignements sur la délivrance de passeports aux citoyens canadiens au Canada.

Types de documents

Politiques; rapports; statistiques; procédures; manuels de formation; accords; législation et réglementation; notes de service; correspondance; études; documents concernant des activités d'information et les relations publiques; preuve documentaire de la citoyenneté, perception et contrôle des droits, comptabilisation des passeports, formulaires de demande, documents sur l'admissibilité, la délivrance, les passeports perdus ou volés et les mesures de sécurité.

Numéro de dossier

EDSC SAC 005

Programme de passeport (FRP)

Description

Ce fichier décrit l’information liée au traitement des demandes de passeport régulier. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom (actuel et antérieur), la date et le lieu de naissance, les renseignements biographiques, les photos, les caractéristiques physiques, les coordonnées, la signature, les renseignements sur le paiement, le numéro de la preuve de citoyenneté, l’état matrimonial, la preuve de parenté, la date et le lieu du décès, les renseignements sur le voyage, la langue, d’autres numéros d’identification, y compris les numéros sur les documents de preuve d’identité, le numéro d’assurance sociale (NAS) et les documents à l’appui (comme le dossier du tribunal de garde d’enfants, la procuration ou les documents juridiques liés aux renseignements personnels), les renseignements personnels du répondant, notamment son nom, sa date de naissance, ses coordonnées, le numéro de son passeport valide ainsi que la date de délivrance et la date d’expiration de son passeport.

Remarque

Emploi et Développement social Canada (EDSC) (y compris l’ancien Passeport Canada) a recueilli le NAS dans le passé lorsqu’il a été fourni comme document à l’appui de l’identité d’une personne. Cette pratique a cessé et le NAS n’est plus recueilli; toutefois, les relevés historiques du NAS peuvent demeurer dans les dossiers sous le contrôle du Ministère.

Service Canada est responsable de la délivrance des passeports au Canada au nom d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Service Canada fournit les fonctions de réception et de traitement des demandes de passeport pour le Programme de passeport.

Catégorie de personnes

Les citoyens canadiens qui demandent un passeport, les personnes qui sont des répondants ou des références personnelles, les personnes à contacter en cas d’urgence, les parents, les tuteurs ou la personne autorisée à demander un passeport pour un enfant, les représentants (tel que les titulaires d’une procuration, un représentant légal pour les personnes ayant besoin d’aide ou un tiers qui agit au nom d’un garant) et les photographes.

But

Les renseignements personnels servent à déterminer l’admissibilité d’un demandeur à un passeport canadien et à administrer les services de passeport. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du Décret sur les passeports canadiens (Texte réglementaire 81-86) et de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, avec ses modifications successives.

Usages compatibles

Conformément au Décret sur les passeports canadiens, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), EDSC et Affaires mondiales Canada (AMC) fournissent des services de passeport nationaux et internationaux. À l’appui de la prestation du Programme de passeport, des renseignements peuvent être communiqués entre les trois ministères. Ces renseignements sont décrits dans les fichiers de renseignements personnels (FRP) propres à l’institution : passeports réguliers et officiels, certificats d’identité et titres de voyage pour réfugiés (fichier d’IRCC en cours d’élaboration) et Affaires consulaires – Aide aux Canadiens (AMC PPU 010). Tous les renseignements personnels recueillis peuvent faire l’objet d’une vérification pour authentifier l’identité et la citoyenneté. Dans le cadre de cette vérification, les renseignements peuvent être divulgués et recueillis auprès des institutions provinciales et territoriales qui délivrent des documents d’identité et auprès d’IRCC qui délivre des documents de citoyenneté. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à IRCC intitulé « Citoyenneté canadienne : demandes et évaluation (PPU 050) ». Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés pour déterminer s’il y a lieu de refuser ou de révoquer un passeport, ou de refuser les services de passeport, et pour effectuer des demandes de renseignements de sécurité. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à IRCC intitulé « Passeports réguliers et officiels » (fichier d’IRCC en cours d’élaboration). Les renseignements personnels recueillis peuvent servir à des fins d’enquête ou de collecte de renseignements. Ces renseignements sont décrits dans le FRP propre à IRCC intitulé « Intégrité du Programme de passeport » (fichier d’IRCC en cours d’élaboration). Les photographies des demandeurs de passeport sont partagées avec IRCC pour que la technologie de reconnaissance faciale puisse convertir la photo d’un demandeur en un modèle biométrique et la comparer à la base de données de reconnaissance faciale d’IRCC. Les renseignements personnels imprimés sur les passeports, y compris la photographie, mais non la signature, sont également stockés électroniquement sur une puce intégrée au livret de passeport. Les renseignements sur les passeports perdus ou volés sont divulgués à IRCC. Ces renseignements sont décrits dans les FRP propres à IRCC intitulés « Passeports réguliers et officiels » (fichier d’IRCC en cours d’élaboration) et « Intégrité du Programme de passeport » (fichier d’IRCC en cours d’élaboration). Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d’évaluation, de production de rapports et de vérification.

Normes de conservation et d’élimination

Les demandes de passeport électronique et tous les documents seront conservés jusqu’à ce que le titulaire ait atteint l’âge de 100 ans. Lorsque le demandeur est titulaire d’un passeport canadien valide qui n’expirera pas avant son 100e anniversaire de naissance, la demande de passeport et tous les documents seront conservés pendant une période supplémentaire équivalant à la validité du passeport délivré. Les demandes de passeport microfilmées et tous les documents justificatifs seront conservés pendant 75 ans.

Remarque

IRCC demeure le bureau de première responsabilité et est propriétaire de tous les dossiers. EDSC respecte les règles de conservation et d’élimination d’IRCC.

Numéro d’autorisation de disposition de document (ADD)

94/018

Numéro de renvoi au document

ESDC SCC 005

Numéro d'enregistrement du SCT

À déterminer

Numéro de fichier

EDSC PPU 708

Services internes

Apprentissage en ligne (CDD)

Description

Documents ayant trait à la conception, la prestation, la coordination et la gestion des solutions d'apprentissage afin d'aider les employés d'EDSC et de Service Canada à exceller dans leurs fonctions actuelles et à faire progresser leur carrière.

Types de documents

Ententes de services internes; examens des caractéristiques et des pratiques exemplaires; contrats; parcours d'apprentissage; stratégies d'apprentissage mixte; outils d'évaluation de l'apprentissage; catalogue; correspondance; documents sur la conception et l'élaboration; comptes rendus de décisions; évaluations; licences; protocoles d'entente; outils de contrôle du rendement; plans; politiques; procédures; évaluations visant l'assurance de la qualité; rapports; normes; énoncés des travaux; statistiques; stratégies; outils; procès-verbaux de réunions de groupes de travail.

Numéro de dossier

EDSC SCC 001

Perfectionnement professionnel (CDD)

Description

Documents ayant trait à l'administration et la gestion des programmes offerts aux employés d'EDSC et de Service Canada qui souhaitent progresser professionnellement.

Types de documents

Ententes de services internes; examens des pratiques exemplaires; contrats; parcours d'apprentissage; stratégies d'apprentissage mixte; conférences; correspondance; rapports sur la prestation des cours; documents sur la conception et l'élaboration des programmes de formation; comptes rendus de décisions; évaluations; activités; protocoles d'entente; outils de contrôle du rendement; plans; évaluations visant l'assurance de la qualité; rapports; recherche; énoncés des travaux; statistiques; stratégies; outils; documents de formation.

Numéro de dossier

EDSC SCC 002

Formation obligatoire (CDD)

Description

Documents relatifs aux curricula de formation obligatoire (et à tous les cours qui composent chaque curriculum), offerts aux nouveaux employés  ainsi qu'à ceux déjà en fonction, aux gestionnaires (avec et sans pouvoir de signature) et aux cadres supérieurs d’EDSC. Les documents peuvent porter sur la création, la conception, la coordination, l’élaboration, l’administration, la gestion et le suivi des curricula; la planification; la recherche et les pratiques exemplaires; la création et le maintien de partenariats; et les outils d'évaluation en ligne.

Types de documents

Ententes; examens des pratiques exemplaires; contrats; correspondance; programme du cours; matériel d'apprentissage pour curriculum; stratégie d'apprentissage; comptes rendus de décisions; évaluations; lignes directrices; protocoles d'entente; dossiers de contrôle du rendement; plans; assurance de la qualité; rapports; recherche; énoncés des travaux; statistiques; stratégies; sommaires.

Numéro de dossier

EDSC SCC 003

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