Retenues sur le salaire et les autres sommes –IPG-060
Date d’entrée en vigueur : 5 novembre 1998
Date de révision : 21 février 2023
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Objet
Cet Interprétation, politique et guide (IPG) explique l’application de l'article 254.1 du Code canadien du travail (Code) en vertu duquel l'employeur peut prélever, sur le salaire et les autres sommes dues à l'employé, les retenues « que l'employé autorise par écrit ».
Les paragraphes 254.1(1) et (2) du Code énoncent ce qui suit :
- l’employeur ne peut retenir sur le salaire et les autres sommes dues à un employé que les sommes autorisées sous le régime du présent article;
- les retenues autorisées sont les suivantes :
- celles que prévoient les lois fédérales et provinciales, et leurs règlements d’application;
- celles qu’autorisent une ordonnance judiciaire, ou une convention collective ou un autre document signés par un syndicat pour le compte de l’employé;
- celles que l’employé autorise par écrit;
- les sommes versées en trop par l’employeur au titre du salaire;
- les autres sommes prévues par règlement.
- par dérogation à l’alinéa (2)c), l’employeur ne peut effectuer une retenue pour régler la dette de l’employé à son égard de ce qui suit si une autre personne que l’employé avait accès aux biens ou à l’argent en question :
- au titre des dommages causés à ses biens; ou
- de la perte d’une somme d’argent.
Remarque : « employés » comprend aussi les personnes appelées « stagiaires ». Les étudiants stagiaires ne sont pas assujettis à l’interprétation de cet IPG.
Enjeux
Il est nécessaire de clarifier :
- quand une retenue a été autorisée conformément à l’alinéa 254.1(2)c) du Code;
- si le moment où a été convenu l’autorisation a une incidence sur la validité de la retenue; et
- quelles sont les retenues permises.
Interprétation
Quand une retenue a été autorisée par écrit conformément à l'alinéa 254.1(2)c) du Code
Le paragraphe 254.1(1) interdit à l’employeur de faire des retenues sur le salaire et autres sommes sauf celles qui sont spécifiquement indiquées au paragraphe 254.1(2). Parmi les retenues autorisées, il y a notamment « celles que l'employé autorise par écrit » [alinéa 254.1(2)c)].
Pour satisfaire aux exigences de l'alinéa 254.1(2)c), il faut donc obtenir de l'employé une autorisation écrite qui permet le prélèvement d'une somme précise. Chaque retenue doit faire l'objet d'une autorisation écrite indiquant le montant que les parties ont établi par voie de consensus.
Lorsqu’on établit que le prélèvement d’une somme donnée a fait l’objet d’une autorisation écrite de l’employé, il faut aussi examiner les faits pour déterminer si l’employé était réellement d’accord avec la retenue.
Si le moment où a été convenu l’autorisation a une incidence sur la validité de la retenue
Les autorisations générales qui sont prévues dans les contrats de travail, assorties ou non d'un montant, peuvent engager la responsabilité à l'employé. Toutefois, ces retenues doivent faire l'objet d'une autorisation spécifique.
Le fait qu’une autorisation soit signée avant, au moment, ou après la retenue, n’est pas en soi un élément déterminant. Une autorisation de retenue consentie au moment d’un événement ou après celui-ci a plus de chance d’être valide que celle consentie antérieurement. Plus l’autorisation est précise et contemporaine à la retenue, plus il est probable que la retenue soit valide.
Quelles sont les retenues permises
Il est à remarquer que le paragraphe 254.1(2) du Code prévoit les situations dans lesquelles un employeur peut faire des retenues sur le salaire ou les autres montants prévus au Code. Il ne vise pas à réglementer les éléments ni les coûts que l'employé peut être tenu de payer.
Remarque : Ceci s’applique même dans les cas où l’employé a spécifiquement autorisé la déduction par écrit.
Lorsqu’une retenue n'est pas autorisée, l'employeur peut :
- porter la question devant les tribunaux civils;
- demander une révision de l'ordre de paiement, ou
- utiliser tout autre recours, selon les circonstances.
Il faut faire une distinction entre les contrats de travail, qui énoncent les responsabilités des parties, et une autorisation permettant une retenue. La responsabilité de l'employé quant au paiement d'un élément ou de certains coûts et la possibilité de faire une retenue sont deux questions distinctes.
Conclusion
En résumé, l'employeur ne peut pas faire de retenue sur le salaire de l'employé, pour un montant réputé être dû à l'employeur, sans que l'autorisation écrite de l'employé ait été obtenue. L’annexe fourni des exemples de déductions permises et non permises.
Tout autre différend ultérieur entre l’employé et l’employeur pourra être réglé en soumettant une demande de révision de la décision rendue par le chef de la conformité et de l’application quant à l’émission :
- d’un avis de plainte non fondée;
- d’un avis de conformité volontaire; ou
- d’un ordre de paiement (article 251.1).
La demande de révision peut être transmise au Conseil canadien des relations industrielles.
Remarque
L'intention de l'article 254.1 n'est pas d'empêcher les retenues normales sur le salaire, faites pour le compte de l'employeur ou du syndicat, au titre par exemple :
- des régimes collectifs d'assurance-maladie;
- d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-invalidité; ou
- des régimes d'épargne sur le salaire.
L’employeur doit utiliser les fonds déduits aux fins autorisées par l’employé.
Annexe
Cet IPG a pris les exemples d'autorisation suivants tirés de décisions rendues par des arbitres et des juges. Ils offrent une orientation supplémentaire sur l'application des concepts énoncés dans le présent IPG. Ils ne reflètent pas directement les détails précis des affaires dont ils sont tirés. Le fait de suivre ces exemples ne garantit pas l'obtention des mêmes résultats.
Exemples de retenues autorisées
Retenues pour formation
Une personne reçoit une offre d'emploi pour un poste de technicien du câble. L'offre comprend une prime à la signature de 2 000 $, payable si la personne est toujours en poste après 1 an.
L'employeur offre plusieurs formations à l'intention des techniciens du câble durant la première année d'emploi. La personne, lorsqu'elle accepte l'offre, doit accepter de rembourser le coût de chaque formation à un taux de 300 $ par cours. La prime compense le coût des cours de formation.
Au moment de la signature de l'offre d'emploi, l'employé signe aussi des ententes distinctes pour chaque cours afin que le montant soit payé par retenue salariale. Celle-ci se fait soit à partir :
- de son premier chèque de paye; ou
- du chèque de paye qui suit immédiatement le premier anniversaire de son embauche.
L'interdiction prévue au paragraphe 254.1(3) du Code ne s'applique pas, car il ne s'agit pas d'une question de dommages-intérêts ou de perte. Les autorisations écrites indiquaient des montants précis que l’employeur peut prendre en retenues salariales et sont associées aux retenues réelles. L’employeur a donné à l'employé amplement d'occasion d'examiner les documents d'autorisation et de demander un avis juridique s'il le voulait. Même si les autorisations ont été signées 1 an à l'avance, elles sont précises et sont avantageuses tant pour l'employeur que pour l'employé.
Voir : Intek Communications Inc. c. Mohibur Rahman, [2015] YM2727-3561
Bien non retourné
Un employeur demande à l’employé de signer une autorisation écrite exigeant une retenue salariale en cas de non-retour d'un bien. Dans ce cas, c’est une « entente relative aux clés » qui établit un montant raisonnable pour le retour des clés. Si l’employé ne retourne pas les clés, l'employeur devra les remplacer et changer les serrures ainsi que d'autres clés. Dans le cas présent, l'arbitre a déclaré que « lorsque la nécessité d'une retenue est raisonnable, les circonstances entourant la signature peuvent ne pas requérir un examen minutieux puisqu'on peut raisonnablement en déduire qu'il y avait consentement ».
Voir : MG Lund Trucking Inc. c. Daryl A. Petersen, [2008] CF 1093
Exemples de retenues non autorisées
Bien non retourné
Un employeur demande à l'employé de signer une autorisation écrite exigeant une retenue salariale en cas de non-retour d'un bien. Dans ce cas, c’est une « entente relative aux clés » qui établit un montant raisonnable pour le retour des clés. Si l’employé ne retourne pas les clés, l'employeur devra les remplacer et changer les serrures ainsi que d'autres clés.
Dans cet exemple, toutefois, l’entente prévoit ceci : « le manquement à cet engagement entrainera automatiquement une retenue de 300,00 $ sur mon dernier chèque de paye et je ne recevrai pas ma paye finale jusqu'à ce que les clés soient remises et qu'une décharge soit signée ». La rétention du dernier chèque de paye est une sanction radicale supplémentaire. La clause qui permet de retenir le dernier chèque de paye réduit à néant l'avantage fondamental du paiement du salaire dans un contrat de travail.
Voir : MG Lund Trucking Inc. c. Daryl A. Petersen, [2008] CF 1093
Prime de conduite prudente
Un employeur indique dans un contrat de travail signé que les conducteurs de camions recevront une prime de 4 cents par mile. C’est ce qu’on appelle une « prime de conduite prudente ». Le contrat énumère une série d'infractions ainsi que les réductions de prime connexes, notamment :
- « infraction liée au journal de bord (mensuelle) : 1 cent par mile »;
- « toute plainte d'un client ou du grand public : déduction de 25 $ »;
- « incidents/accidents dont le conducteur est responsable : 500 $ ».
Selon les conditions de l'entente, l'employeur a un pouvoir discrétionnaire qui lui permet d'appliquer ou non l'infraction. Il n'est pas tenu de consulter l'employé.
L'employé saura s'il reçoit la prime mensuelle, et quel en est le montant, uniquement au moment du versement. L'autorisation de ces retenues salariales n'entraine aucun avantage pour l'employé.
Même si le contrat indique des montants précis pour chaque « infraction », cette liste d'infractions constitue une autorisation générale. Celle-ci est considérée comme une déduction non autorisée. Le pouvoir discrétionnaire de l'employeur concernant l’application du système de prime est le type de problème vise par l'article 254.1 du Code. L'employé devrait avoir l‘occasion de contester ou d'accepter les décisions avant d'autoriser une retenue salariale. L'employeur peut intenter un recours civil pour recouvrer des fonds qui, selon lui, lui sont dus lorsque l'employé n’autorise pas de retenue salariale dans un cas donné. Le problème concernant l'autorisation de retenues salariales ne vise pas les infractions en soi. Au lieu de cela, elle vise la méthode de paiement et le fait que l'autorisation est donnée au moment où l'infraction alléguée aurait été commise.
Voir : Employment Management & Services, Dowling, Ontario c. Alex Geauvreau, [2001] YM2727-1014
Liens connexes
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