Retenues sur le salaire et les autres sommes – Code canadien du travail, Partie III - 817-1-IPG-060

À partir du 1er septembre 2020, les stagiaires et les étudiants stagiaires dans une industrie ou un milieu de travail sous réglementation fédérale, ont droit à ce qui suit :

  • Stagiaires :
    • ont droit de recevoir toutes les mesures de protection en vertu de la partie III du Code canadien du travail;
    • doivent être rémunérés au moins au salaire minimum.
  • Étudiants stagiaires, qui effectuent des stages afin de répondre aux exigences de leur programme d'éducation :
    • ont droit à certaines mesures de protections des normes du travail fédérale;
    • ne sont pas tenus d’être rémunérés.

Pour de plus amples informations :

Avertissement : Cette page a été préparée à des fins de référence seulement.

Date en vigueur : Avril 2019

Interprétation

1. Objet

Application de l'article 254.1 du Code canadien du travail en vertu duquel l'employeur peut prélever, sur le salaire et les autres sommes dues à l'employé, les retenues « que l'employé autorise par écrit ».

Les paragraphes 254.1(1) et (2) énoncent ce qui suit :

  1. L’employeur ne peut retenir sur le salaire et les autres sommes dues à un employé que les sommes autorisées sous le régime du présent article.
  2. Les retenues autorisées sont les suivantes :
    1. celles que prévoient les lois fédérales et provinciales et leurs règlements d’application;
    2. celles qu’autorisent une ordonnance judiciaire, ou une convention collective ou un autre document signés par un syndicat pour le compte de l’employé;
    3. celles que l’employé autorise par écrit;
    4. les sommes versées en trop par l’employeur au titre du salaire;
    5. les autres sommes prévues par règlement.
  3. Par dérogation à l’alinéa (2)c), l’employeur ne peut effectuer une retenue pour régler la dette de l’employé à son égard au titre des dommages causés à ses biens ou de la perte d’une somme d’argent ou d’un bien si une autre personne que l’employé avait accès aux biens ou à l’argent en question.

2. Problématique

Il est nécessaire de clarifier :

  1. si une retenue a été autorisée conformément à l’alinéa 254.1(2)c) du Code.
  2. si le moment où a été convenu l’autorisation a une incidence sur la validité de la retenue; et
  3. quelles sont les retenues permises.

3. Questions et réponses

  1. Quand peut-on dire qu'une retenue a été autorisée par écrit conformément à l'alinéa 254.1(2)c) du Code?

    Le paragraphe 254.1(1) interdit à l’employeur de faire des retenues sur le salaire et autres sommes sauf celles qui sont spécifiquement indiquées au paragraphe 254.1(2). Parmi les retenues autorisées, il y a notamment « celles que l'employé autorise par écrit » (alinéa 254.1(2)c)).

    Pour satisfaire aux exigences de l'alinéa 254.1(2)c), il faut donc obtenir de l'employé une autorisation écrite qui permet le prélèvement d'une somme précise. Chaque retenue doit faire l'objet d'une autorisation écrite indiquant le montant que les parties ont établi par voie de consensus.

    Lorsque l’inspecteur établit que le prélèvement d’une somme donnée a fait l’objet d’une autorisation écrite de l’employé, il doit aussi examiner les faits pour déterminer si l’employé était réellement d’accord avec la retenue.

  2. Est-ce que le moment où a été convenue l’autorisation a une incidence sur la validité de la retenue?

    Les autorisations générales qui sont prévues dans les contrats de travail, assorties ou non d'un montant, peuvent engager la responsabilité à l'employé, mais ces retenues doivent faire l'objet d'une autorisation spécifique.

    Le fait qu’une autorisation soit signée avant, au moment, ou après la retenue, n’est pas en soi un élément déterminant. Une autorisation de retenue consentie au moment d’un événement ou après celui-ci a plus de chance d’être valide que celle consentie antérieurement. Plus l’autorisation est précise et contemporaine à la retenue, plus il est probable que la retenue soit valide.

  3. Quelles sont les retenues permises?

    Il est à remarquer que le paragraphe 254.1(2) prévoit les situations dans lesquelles un employeur peut faire des retenues sur le salaire ou les autres montants prévus au Code ; il ne vise pas à réglementer les éléments ni les coûts que l'employé peut être tenu de payer.

    Selon le paragraphe 254.1(3), aucune retenue ne pourra être effectuée pour régler la dette de l’employé au titre des dommages causés aux biens de l’employeur ou de la perte d’une somme d’argent ou d’un bien si une autre personne que l’employé avait accès aux biens ou à l’argent en question, et ce, même si l’employé a donné une autorisation écrite.

    Lorsqu’une retenue n'est pas autorisée, l'employeur peut porter la question devant les tribunaux civils, porter l'ordre de paiement en appel ou utiliser tout autre recours, selon les circonstances. Il faut faire une distinction entre les contrats de travail, qui énoncent les responsabilités des parties, et une autorisation permettant une retenue. La responsabilité de l'employé quant au paiement d'un élément ou de certains coûts et la possibilité de faire une retenue sont deux questions distinctes.

4. Conclusion

En résumé, l'employeur ne peut pas faire de retenue sur le salaire de l'employé, pour un montant réputé être dû à l'employeur, sans que l'autorisation écrite de l'employé ait été obtenue. L’annexe A fourni des exemples de déductions permises et non permises.

Tout différend ultérieur entre l’employé et l’employeur pourra être réglé en soumettant une demande de révision de la décision rendue par l’inspecteur quant à l’émission d’un avis de plainte non fondée, d’un avis de conformité volontaire ou d’un ordre de paiement (article 251.1). La demande de révision peut être transmise à un arbitre.

Note

L'intention de l'article 254.1 n'est pas d'empêcher les retenues normales sur le salaire, faites pour le compte de l'employeur ou du syndicat, au titre par exemple des régimes collectifs d'assurance-maladie, d'assurance-soins dentaires ou d'assurance-invalidité ou des régimes d'épargne sur le salaire. Les fonds déduits doivent avoir été utilisés aux fins autorisées par l’employé.

Annexe A

Les exemples d'autorisation suivants sont tirés de décisions rendues par des arbitres et des juges. Ils offrent une orientation supplémentaire sur l'application des concepts énoncés dans la présente IPG et ne reflètent pas directement les détails précis des affaires dont ils sont tirés. Le fait de suivre ces exemples ne garantit pas I'obtention des mêmes résultats.

Exemples de retenues autorisées

1. Retenues pour formation

Une personne reçoit une offre d'emploi pour un poste de technicien du câble. L'offre comprend une prime à la signature de 2 000 $, payable si la personne est toujours en poste après un an.

L'employeur offre plusieurs formations à l'intention des techniciens du câble durant la première année d'emploi. La personne, lorsqu'elle accepte l'offre, doit accepter de rembourser le coût de chaque formation à un taux de 300 $ par cours. La prime compense le coût des cours de formation. Au moment de la signature de l'offre d'emploi, l'employé signe des ententes distinctes pour chaque cours afin que le montant soit paye par retenue salariale, soit à partir de son premier chèque de paye, soit à partir du chèque de paye qui suit immédiatement le premier anniversaire de son embauche.

L'interdiction prévue au paragraphe 254.1(3) ne s'applique pas, car il ne s'agit pas d'une question de dommages-intérêts ou de perte. Les autorisations écrites indiquaient des montants précis en retenues salariales et sont associées aux retenues réelles. L'employé a eu amplement l'occasion d'examiner les documents d'autorisation et de demander un avis juridique s'il le voulait. Même si les autorisations ont été signées un an à l'avance, elles sont précises et sont avantageuses tant pour l'employeur que pour l'employé.

Voir : Intek Communications Inc. v. Mohibur Rahman, [2015] YM2727-3561

2. Bien non retourné

Un employeur demande à l’employé de signer une autorisation écrite exigeant une retenue salariale en cas de non-retour d'un bien, soit en l'espèce une « entente relative aux clés ». Cette entente établit un montant raisonnable pour le retour des clés. Si les clés ne sont pas retournées, l'employeur devra les remplacer et changer les serrures ainsi que d'autres clés. Dans le cas présent, l'arbitre a déclaré que « lorsque la nécessite d'une retenue est raisonnable, les circonstances entourant la signature peuvent ne pas requérir un examen minutieux puisqu'on peut raisonnablement en déduire qu'il y avait consentement ».

Voir : MG Lund Trucking Inc. v. Daryl A. Petersen, [2008] CF 1093

Exemples de retenues non autorisées

1. Bien non retourné 

Un employeur demande à l'employé de signer une autorisation écrite exigeant une retenue salariale en cas de non-retour d'un bien, soit en l'espèce une « entente relative aux clés ». Cette entente établit un montant raisonnable pour le retour des clés. Si les clés ne sont pas retournées, l'employeur devra les remplacer et changer les serrures ainsi que d'autres clés.

Dans cet exemple, toutefois, l’entente prévoit ceci : « Le manquement à cet engagement entrainera automatiquement une retenue de 300,00 $ sur mon dernier chèque de paye et je ne recevrai pas ma paye finale jusqu'à ce que les clés soient remises et qu'une décharge soit signée ». La rétention du dernier chèque de paye est une sanction radicale supplémentaire. La clause qui permet de retenir le dernier chèque de paye réduit à néant l'avantage fondamental du paiement du salaire dans un contrat de travail.

Voir : MG Lund Trucking Inc. v. Daryl A. Petersen, [2008] CF 1093

2. Prime de conduite prudente 

Un employeur indique dans un contrat de travail signe que les conducteurs de camions recevront une prime de quatre cents par mile, appelée « prime de conduite prudente ». Une série d'infractions est énumérée ainsi que les réductions de prime connexes, notamment :

  • « Infraction liée au journal de bord (mensuelle): 1 cent par mile »;
  • « Toute plainte d'un client ou du grand public : déduction de 25 $ »;
  • « Incidents/accidents dont le conducteur est responsable: 500 $ ». Selon les conditions de l'entente, l'employeur a un pouvoir discrétionnaire qui lui permet d'appliquer ou non l'infraction, et il n'est pas tenu de consulter l'employé.

L'employé saura s'il reçoit la prime mensuelle, et quel en est le montant, uniquement au moment du versement. L'autorisation de ces retenues salariales n'entraine aucun avantage pour l'employé.

Même si des montants précis sont indiqués pour chaque « infraction », cette liste d'infractions constitue une autorisation générale et est considérée comme déduction non autorisée. Le pouvoir discrétionnaire de l'employeur concernant l’application du système de prime est le type de problème vise par l'article 254.1. L'employé devrait avoir l‘occasion de contester ou d'accepter les décisions avant d'autoriser une retenue salariale. L'employeur peut intenter un recours civil pour recouvrer des fonds qui, selon lui, lui sont dus lorsque l'employé n’autorise pas de retenue salariale dans un cas donné. Le problème concernant l'autorisation de retenues salariales ne vise pas les infractions en soi, mais la méthode de paiement et le fait que l'autorisation est donnée au moment où l'infraction alléguée aurait été commise.

Voir : Employment Management & Services, Dowling, Ontario v. Alex Geauvreau, [2001] YM2727-1014

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