Guide du demandeur : Phase II du projet pilote de subventions et contributions du Bon d'études canadien

Question 1 : Nom légal

Quel est le nom légal de votre organisme? Généralement, il s'agit:

• du nom associé à votre inscription auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou l’équivalent provincial/territorial;
• du nom qui figure sur les chèques de financement.

Question 2 : Nom commercial (s'il diffère du nom légal)

Quel est le nom commercial (ou usuel) de votre organisme (s'il est différent du nom légal)?

Question 3 : Numéro d'entreprise ou d'enregistrement

Quel est votre numéro d'entreprise à 15 chiffres de l'ARC? Si vous êtes un organisme de bienfaisance ou un organisme sans but lucratif enregistrés, quel est votre numéro d'enregistrement? Par exemple, 123 456 789 RR 0001.

Votre numéro d'entreprise ou d'enregistrement de l'ARC se trouve dans les documents fiscaux ou la correspondance de l'ARC.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de l'ARC.

Vous devez fournir l'un des documents suivants si vous n'avez pas de:

• numéro d'entreprise de l'ARC;
• numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance;
• numéro d'enregistrement d'organisme à but non lucratif.

Si constitué en société :

• une copie des lettres patentes;
• les statuts constitutifs;
• le certificat de constitution;
• l'acte constitutif;
• vos règlements, statuts ou constitution.

Si non constitué en société :

• une copie de vos règlements, statuts, résolutions du conseil ou constitution.

Question 4 : Type d'organisme

Dites‑nous ce qui s'applique à vous:

• organismes sans but lucratif ou organisme de bienfaisance;
• établissements d'enseignement (y compris les établissements d'enseignement postsecondaire), conseils scolaires, organismes de santé et de services sociaux et services d'emploi;
• gouvernements municipaux;
• organisations autochtones (ce qui comprend les conseils de bande, les conseils tribaux et les entités gouvernementales autonomes).

Remarque : Les promoteurs (fournisseurs) de régimes enregistrés d'épargne‑études (REEE) ne sont pas admissibles.

Question 5 : Catégorie d'organisme

Votre réponse à cette question doit être l'un des éléments suivants :

Secteur à but non lucratif :

• Établissement d'enseignement Autochtone;
• Groupe Autochtone à but non lucratif;
• Association de travailleurs ou d'employeurs;
• Organisme communautaire, caritatif ou bénévole;
• Organisme non gouvernemental national;
• Organisme non gouvernemental axé sur la promotion de l'emploi;
• Conseil de bande à but non lucratif;
• Organisme non gouvernemental provincial;
• Conseil sectoriel;
• Syndicat.

Secteur privé :

• Société de bande Autochtone (à but lucratif);
• Organisme du secteur international;
• Conseil de bande privé;
• Université ou collège privé.

Secteur public :

• Société d'État;
• Administration ou organisme municipal;
• Gouvernement ou organisme provincial;
• École de formation professionnelle ou collège communautaire public;
• Collège public décernant des diplômes;
• Université publique décernant des diplôme;
• Organisme de santé publique;
• Commission ou conseil scolaire/autre établissement d'enseignement;
• Gouvernement territorial

Question 6 : Date de création

Quand votre organisme a‑t‑il été établi?

Questions 7 à 11 : Adresse de l’organisme

Quelle est l'adresse de votre organisme? Fournissez une adresse complète dans le format recommandé par Postes Canada. Consultez le site Web de Postes Canada pour en savoir plus.

Questions 12 à 14 : Numéros de téléphone, de télécopieur et adresse courriel

Quels sont le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur (si vous en avez un) et l’adresse courriel de votre organisme?

Questions 15 à 19 : Adresse postale (si différente de l’adresse de l’organisme)

Quelle est l’adresse postale de votre organisme (si différente de l’adresse de l’organisme)?

Questions 20 et 21 : Numéros de téléphone et de télécopieur (si différents de ceux associés à l’adresse de votre organisme)

Quels sont les numéros de téléphone et de télécopieur de votre organisme (si différents de ceux associés à l’adresse de l’organisme)?

Question 22 : Mandat de l’organisme

Quelles sont les principales activités de votre organisme, y compris votre mission et vos objectifs?

Personne-ressource principale

Personne-ressource secondaire

Question 47 : Combien d'employés votre organisme compte-t-il actuellement?

Indiquez le nombre total d’employés dans votre organisme.

Question 48 : Votre organisme a-t-il fait l'objet d'importantes transformations au cours des 2 dernières années ?

Pour ce processus de financement, l'expression « transformations importantes » désigne :

• un changement parmi les cadres supérieurs au sein du conseil d'administration ou de la direction;
• une réduction, une augmentation ou un roulement important de personnel;
• une fusion ou une association avec un autre organisme qui a eu lieu ou a pris fin;
• un changement dans le mandat ou les activités principales, etc.

Si vous répondez « oui », décrivez ces changements.

Question 49 : Veuillez décrire l'expérience et l'expertise dont dispose votre organisme pour mener à bien les activités du projet proposé.

Parlez‑nous de ce que vous avez fait au cours des 5 dernières années qui vous aidera à réaliser ce projet.

Question 50 : Est-ce que votre organisme doit des sommes au gouvernement du Canada?

Si oui, indiquez les sommes à rembourser dans les espaces prévus à cette fin.

Question 51 : Si une somme est due, une entente de paiement a-t-elle été conclue?

Avez-vous établi un plan pour rembourser cet argent ?

Si vous répondez « oui » à cette question, votre demande peut continuer. Vous devez toutefois nous dire ce que vous devez et comment vous allez rembourser l’argent.

Question 52 : Titre du projet

Donnez un court titre qui décrit votre projet.

Questions 53 and 54: Dates prévues de début et de fin du projet

Quand prévoyez-vous commencer et terminer votre projet?

Nous prévoyons que les projets pourraient débuter en août 2021. Les projets ne doivent pas durer plus de 24 mois.

Vous devez débuter vos activités après que nous avons approuvé votre projet et qu’une entente de financement signée est en place. Nous pouvons seulement payer pour les activités qui ont débutées après la signature de l’entente.

Question 55: Objectifs du projet (doit établir un lien clair avec les objectifs du programme)

Décrivez la façon dont votre projet permettra :

• l'essai des modèles d'inscription soutenue pour les enfants admissibles au Bon d'études canadien (BEC) dans une ou plusieurs des populations suivantes :
  • enfants de familles à faible revenu;
  • enfants de chefs de famille monoparentale;
  • enfants pris en charge;
  • enfants et familles vivant dans des régions rurales ou éloignées du Canada;
  • jeunes en transition vers les études postsecondaires (EPS);
• la prise en compte des obstacles qui existent dans un contexte de COVID‑19
  • les restrictions liées à la COVID‑19 ont entraîné une réduction de l'accès aux services en personne. Il y a un plus grand besoin d'outils en ligne et de soutien à distance pour accroître l'adhésion au BEC et l'accès à un REEE. Par exemple, par téléphone ou par appel vidéo.

Indiquez si votre projet tiendra compte de l’une ou plusieurs des considérations suivantes. Si oui, expliquez pourquoi et comment votre projet s’harmonise avec ces considérations. Votre projet n’a pas besoin de les inclure, mais il se pourrait que l’on tienne davantage compte des projets qui le font.

• cibler d'autres populations à risque, comme les familles et les enfants autochtones, les nouveaux immigrants et les enfants et jeunes handicapés;
• développer des approches novatrices et en faire l'essai, comme :
  • de nouvelles façons de fournir des soutiens pour l'accès au BEC et aux REEE;
  • reproduire une démarche existante pour joindre une population cible plus grande ou nouvelle afin d'accroître l'adhésion au BEC;
• faire l'essai de modèles de prestation de TI à distance qui peuvent accroître l'adhésion au BEC et l'accès à un REEE dans l'un ou les 2 contextes suivants :
  • le contexte de la pandémie de COVID‑19;
  • pour les populations vivant dans des régions rurales ou isolées.

Question 56 : Activités du projet (indiquez des étapes claires pour chacune des activités)

Les activités sont les étapes à suivre pour atteindre les objectifs du projet que vous avez indiqués dans votre réponse à la question 55. Elles doivent être précises, mesurables, réalistes et pertinentes. Les activités doivent être directement liées aux objectifs du projet et doivent démontrer comment les résultats du projet seront atteints.

Fournissez un plan clair et réalisable pour atteindre les objectifs et les résultats escomptés de votre projet. Cela doit inclure ce qui suit :

• décrire clairement les activités de votre projet qui sont liées à l’objectif et les résultats escomptés de votre projet (voir la question 55). Énumérer des activités selon une séquence logique ou chronologique. Vous devez inclure une activité pour élaborer un plan d’évaluation;
• établir des échéanciers et jalons clairs et réalisables :
  • les jalons sont des événements ou des éléments importants démontrant le progrès du projet;
• établir des liens clairs entre les activités et les coûts du projet dans le budget du projet (voir les questions 70 à 73). Les coûts associés aux activités définies doivent figurer dans le modèle de budget détaillé.

Les activités admissibles sont notamment les suivantes :

• mesures de soutien aux personnes et aux familles qui incluent une aide individuelle pour :
  • obtenir un numéro d’assurance sociale;
  • produire des déclarations de revenus et demander le BEC;
  • interagir avec les promoteurs de REEE (fournisseurs);
• offres virtuelles, soutien à distance et partenariats virtuels pour accroître l'adhésion au BEC et l'accès à un REEE;
• sensibilisation et efforts pour rejoindre les étudiants admissibles au BEC à accéder aux BEC non réclamés. Ceci lorsqu'ils passent par le processus de demande d'admission aux études postsecondaires;
• accroître la sensibilisation à l'épargne-études et faciliter l'accès au BEC dans le cadre des programmes de planification de carrière et d'éducation. Ceci afin d'aider les étudiants à faire la transition vers les études postsecondaires;
• intégrer l'information et les mesures de soutien pour faciliter l'accès au BEC dans le cadre des programmes et services existants. Cela pourrait comprendre, entre autres :
  • pour l'acquisition du numéro d'assurance sociale;
  • pour la production d'une déclaration des revenus;
  • inscription à un REEE et au BEC.

Remarque au sujet du plan d’évaluation :

• les organismes doivent soumettre un plan décrivant comment ils évalueront leur projet dans les 3 premiers mois de l’entente;
• EDSC demandera aux organismes sélectionnés de soumettre un rapport d'évaluation final pour leur projet à la fin de la période de financement. Ce rapport indiquera si et comment les objectifs du projet ont été atteints (selon la question 57) et mettra en évidence les leçons apprises. Les organisations doivent fournir des résultats qualitatifs et quantitatifs;
• pour appuyer le plan d’évaluation, EDSC fournira aux organisations financées un outil d’évaluation. Cet outil leur permettra d’élaborer des indicateurs précis qui tiennent compte des objectifs énoncés dans leurs projets.

Question 57 : Résultats escomptés du projet (Ils doivent être clairement liés aux objectifs du projet et être spécifiques, concrets et mesurables)

Dites-nous que devrait offrir (résultats) et produire (extrants) votre projet.

Expliquez pourquoi ces résultats sont raisonnables pour vos projets. Tenez compte de la capacité de votre organisme à atteindre ces objectifs, de la population desservie et de l’intervention utilisée.

• les résultats sont les changements à court, à moyen et long terme qui devraient se produire suite au projet. Vous pouvez lier plus d'un résultat à un objectif. Les résultats répondent aux questions « Comment saurons‑nous que le projet est une réussite ? »
• les extrants sont des produits ou des services directs que vous produirez pour obtenir les résultats souhaités. Ils répondent à la question « Que produira le projet ? »

Question 58 : Le projet comporte-t-il des indicateurs de mesure des résultats ?

Vous devez répondre « oui » à cette question. Indiquez les cibles pour les indicateurs obligatoires suivants :

• le nombre d'enfants admissibles qui devraient bénéficier de votre projet;
• le nombre de REEE qui devraient être ouverts pour les enfants admissibles au BEC suite à votre projet.

Expliquez également pourquoi ces cibles sont raisonnables pour votre projet. Lorsque vous établissez des cibles, tenez compte :

• de la capacité de votre organisation à les atteindre;
• de la taille de la population desservie; et
• de l'intervention utilisée.

Vous devrez décrire comment vous prévoyez recueillir des données. Ainsi que comment vous prévoyez rendre compte des résultats dans votre plan d'évaluation, tel que mentionné à la question 56.  Si votre projet reçoit un financement, vous devrez dans les 3 premiers mois :

• décrire les indicateurs que vous utiliserez pour mesurer les progrès en vue de l'atteinte des résultats du projet;
• décrire vos plans pour la collecte, la mesure et le suivi des résultats et les rapports sur les résultats;
• inclure des sources de données pour les indicateurs à inclure dans le rapport d'évaluation final;
• décrire la référence par rapport à laquelle vous allez comparer vos résultats, s'il y a lieu.

Question 59 : Le projet proposé cadre-t-il avec les autres activités de votre organisme ?

Si la réponse est « oui », veuillez décrire comment le projet que vous proposez est lié avec le travail que votre organisme effectue actuellement.

Question 60 : Est-ce que certaines activités du projet seront réalisées dans un endroit différent de celui où est situé votre organisation ?

Si la réponse est « oui », veuillez inscrire d’abord l’adresse de l’endroit principal, suivi de l’adresse de chaque autre endroit.

S’il y a plus de 5 endroits, veuillez fournir le reste de votre réponse à l’annexe A.

Question 61 : Votre projet est-il conçu pour servir des personnes appartenant à des communautés francophones ou anglophones en situation minoritaire ?

Dites-nous quelles langues parlent les personnes visées par votre projet. Parlez-nous des besoins particuliers des communautés de langue officielle en situation minoritaire et dites-nous si vous allez les consulter.

Répondez « oui » à cette question si des communautés de langue officielle en situation minoritaire (communautés anglophones du Québec et communautés francophones des autres régions du Canada) participent à votre projet. Assurez-vous d’indiquer les activités et coûts associés à la question 56 : Activités du projet et à la question 70 : Catégorie de coûts.

Si vous répondez oui à cette question, nous vous demanderons :

• de faire des annonces publiques concernant le projet en français et en anglais;
• d'offrir activement au public les activités liées au projet en français et en anglais;
• d'offrir au public les documents et autres renseignements relatifs au projet en français et en anglais;
• d'encourager les membres des communautés francophones et anglophones à participer au projet;
• de tenir compte des besoins des communautés francophones et anglophones dans la prestation des services, si possible.

Cliquez sur ce lien pour en savoir plus sur les communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Si vous répondez « non » à cette question, nous examinerons quand même votre demande.

Question 62 : Est-ce que d’autres organismes, réseaux ou partenaires participeront à la réalisation du projet?

Les partenariats pourraient inclure la collaboration entre des organisations qui couvrent différents secteurs afin d’accroître l’adhésion au BEC et l’accès à un REEE.

Votre projet comportera-t-il des partenariats? Votre projet ne nécessite pas de partenariat. Si c’est toutefois le cas, cela pourrait constituer un avantage.

Si votre projet prévoit des partenariats, veuillez fournir les renseignements suivants :

• renseignements sur le ou les partenaires :
• nom;
• type d’organisme, par exemple : syndicat, organisme à but non lucratif, organisme public;
• type de participation des partenaires au projet (temps, ressources);
• avantages que les partenaires tireront des résultats du projet.

Question 63 : Le projet répond-il aux priorités nationales, régionales ou locales du programme ?

Ne s’applique pas pour ce financement. Répondez « non » à cette question.

Question 64 :Votre projet comprend-il des activités énumérées dans le Règlement désignant les activités concrètes de l'Agence d'évaluation d'impact du Canada (AEIC) qui a été créé en vertu de la Loi sur l'évaluation d'impact (2019)

Ne s’applique pas pour ce financement. Répondez « non » à cette question.

Question 65 : Nom de la source

Si vous recevez des contributions d’autres sources, indiquez les noms des organismes.

Les autres sources de financement ne sont pas obligatoires, mais elles sont encouragées.

Si votre projet est retenu, nous vous demanderons de soumettre une lettre confirmant la contribution en espèces d’une source autre que nous. Cette lettre devra confirmer que la contribution en espèces sera disponible lorsque vous commencerez le projet.

Question 66 : Type de la source

Dites-nous quel type d’organisme verse la contribution en argent. Utilisez la liste suivante :

• organismes à but non lucratif;
• gouvernements municipaux;
• gouvernements, institutions, sociétés d'État et organismes provinciaux et territoriaux;
• organismes autochtones (y compris les conseils de bande, les conseils tribaux et les organismes autonomes);
• organismes internationaux;
• coalitions, réseaux ou comités;
• organismes et instituts de recherche;
• établissements d'enseignement;
• institutions de santé publique et de services sociaux;
• organismes à but lucratif.

Question 67 : Contributions en argent

Dites-nous le montant des contributions en argent que vous recevrez.

Question 68 : Contributions en nature

Si vous recevez une contribution en nature, indiquez-nous quelle en est la valeur.

Les contributions en nature sont des biens ou des services que des personnes ou des organisations fournissent gratuitement. Votre organisme, d’autres organismes ou des partenaires peuvent faire des contributions en nature. Les contributions en nature comprennent l’équipement, les services ou la main d’œuvre que l’on vous fournit gratuitement.

Nous ne reconnaîtrons les contributions en nature que si nous pouvons estimer ce qu’une personne paierait pour celles-ci.

Question 69 : Contributions confirmées en argent et en nature

Dites-nous si les contributions sont confirmées.

Question 70 : Catégorie de coûts

Utilisez le modèle de budget détaillé.

Nous pouvons uniquement rembourser les coûts admissibles. Les coûts admissibles doivent être directement rattachés aux activités de votre projet.

Votre budget pour ce projet ne doit pas dépasser 1 000 000 $.

Pas plus de 15 % du montant peut être utilisé pour appuyer les frais généraux administratifs par exercice financier.

Dans l’élaboration de votre budget, veuillez tenir compte des coûts associés au plan d’évaluation (comme les honoraires professionnels, au besoin).

Les coûts suivants pourraient être admissibles :

• salaire du personnel, comme le personnel à temps plein et à temps partiel;
• coûts du projet, comme les frais administratifs, le loyer, les services publics, les honoraires professionnels, (un évaluateur externe, le matériel et les fournitures);
• les coûts en capital à l’appui de la prestation du service, comme le matériel et les ordinateurs;
• les honoraires;
• les primes pour les participants complétant l'inscription;
• les coûts des participants, y compris ceux nécessaires pour aider les parents ou tuteurs à inscrire leurs enfants ou personne s à charge au BEC. Par exemple, garde d'enfants, transport, traduction, etc.;
• autres frais nécessaires pour appuyer le but du financement, sous réserve de l'approbation d'EDSC.

Les autres coûts ne sont pas admissibles, par exemple :

• les activités de base existantes ou en cours;
• les coûts d'immobilisation pour la construction d'un immeuble ou l'achat de terrains ou d'immeubles.

Comme il est indiqué à la question 56, incluez les coûts relatifs à la préparation des rapports sur les résultats de votre projet. Si votre projet est retenu aux fins de financement, nous examinerons avec vous le montant requis.

Questions 71 à 73 : Dépenses prévues d’EDSC et autres, en argent ou en nature

Indiquez le montant total des dépenses prévues, en tenant compte de toutes les sources de fonds, y compris nous. Les montants doivent correspondre à ceux que vous avez indiqués à la section « A. Sources de financement prévues » de votre demande de financement.

« Autres » désigne les contributions en argent ou en nature qui proviennent de sources autres que nous.

Question 74 : Entreprises ou personnes affiliées

Cochez tous les énoncés qui s’appliquent à vos dépenses prévues à partir de notre financement.

Question 75 : Immobilisations : Est-ce que des immobilisations feront parties des dépenses prévues par le financement d’EDSC?

Ne s’applique pas pour ce financement.

Question 76 : Autres détails sur le budget

Fournissez une ventilation de vos coûts totaux par exercice financier (du 1er avril au 31 mars), par activité de projet et par catégorie de coûts.