Services en ligne des subventions et contributions : Guide de l’utilisateur (Signature électronique de l’entente)

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Détails importants à retenir

A. Délai d’inactivité

Les Services en ligne des subventions et contributions (SELSC) sont assortis d’un délai d’inactivité. Après une période d’inactivité de vingt (20) minutes, le message d’avertissement s’affichera  « Avertissement d’expiration de la session » indiquant que la session est sur le point de se terminer. Si le bouton « Continuer la session» n’est pas sélectionné dans les délais indiqués, la session se terminera et vous devrez vous reconnecter afin de poursuivre votre demande.

B. Sauvegarde de l’information

Les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement les renseignements. Il est donc important de sauvegarder fréquemment durant chaque session.

C. Champs obligatoires

En utilisant les SELSC, si vous ne complétez pas un « champ obligatoire » et tentez de sauvegarder ou soumettre cet item, vous recevrez un message d’erreur (ex. « Erreur 1: Vous devez entrer le demandeur principal »). En effet, un « champ obligatoire » non complété vous empêchera de soumettre votre item tant que l’information obligatoire n’y sera pas inscrite.

D. Questions

Vous pouvez transmettre des questions de nature technique et autres directement à l’équipe des SELSC en utilisant la fonction «Contactez-nous» en haut de l’écran et qui est disponible dès que vous accédez à l’écran « Liste des entreprises ». Une fois que vous aurez sélectionné votre entreprise, la fonction « Contactez-nous » demeurera disponible à chaque écran.

1. Entente de financement

1.1 Avis d’entente prête à être signée

Tous les représentants à qui le droit de « Soumettre » pour la section « Entente » a été délégué seront avisés par courriel lorsqu’une entente de financement est prête à être signée.

Pour voir ou modifier les droits des représentants du compte, vous devez accéder le menu SELSC dans le haut de l’écran et sélectionner le sous-menu « Représentants ».

Pour donner suite à l’approbation de votre de demande de financement soumise via les SELSC, un représentant d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) communiquera avec vous afin de discuter des derniers détails de votre projet. Une fois ces échanges finalisés, un courriel décrivant les étapes pour signer l’entente électroniquement sera envoyé à toutes les personnes identifiées dans le compte des SELSC les comme signataires potentiels d’entente.

1.2 Accéder à l’entente

Après avoir sélectionné votre entreprise, à partir de l’écran « Bienvenue », vous devez cliquer sur le lien « Voir liste des demandes et projets ». Afin d’accéder à la section « Ententes » des SELSC, vous devez localiser votre projet avec un statut de « Prêt à signer » et utiliser la fonction « Signer l’entente ». Lorsque vous aurez atteint l’écran « Ententes », deux options s’offriront à vous :

  1. Voir : visualiser une ébauche de l’entente
  2. Signer l’entente : initier le processus de signature électronique

L’écran « Ententes » donne un tableau sommaire des ententes liées à ce projet. La première colonne s’intitule « Identificateur » et donne un identificateur numérique spécifique à cette entente et sera aussi affiché en haut de l’entente dans la case ID de l’entente. Cet identificateur sert à s’assurer que l’entente signée est bien celle qui a été envoyée par le personnel responsable de l’exécution des programmes du Ministère. Chaque entente possède son propre identificateur. Si l’identificateur dans le tableau de l’écran « Ententes » n’est pas le même que celui sur l’entente en format PDF, veuillez communiquer avec le personnel responsable à l’exécution des programmes.

1.3 Processus de signature

Il existe seulement deux fonctions disponibles à l’écran « Ententes ». Vous pouvez générer une version PDF de l’entente de financement en utilisant la fonction « Voir » avant d’initier le processus de signature ou après avoir signé l’entente. Vous pouvez initier le processus de signature en utilisant la fonction « Signer l’entente ». Lorsque vous êtes prêt à signer l’entente, vous devrez tout d’abord sélectionner une méthode de signature. La méthode de signature sélectionnée devra être adoptée par tous les autres signataires de l’entente. Vous aurez deux options pour faire votre choix :

  • Signature électronique
  • Signature manuelle

Des instructions spécifiques à la méthode de signature seront fournies au premier signataire qui accédera cet écran par l’entremise de la boîte d’information de cet écran. Une fois la méthode de signature sélectionnée, le message ne sera plus affiché.

La section « Lien au document » fournie l’option de générer une version PDF de l’entente. Lorsque la méthode de signature n’a pas encore été sélectionnée ni sauvegardée, le document affichera le mot « Ébauche » en filigrane. Une fois la méthode de signature sélectionnée et sauvegardée, le titre approprié sera affiché en filigrane lorsque nécessaire.

Le lien « Signataires » peut être étendu afin d’afficher le nombre de signatures requises afin de signer une entente de financement tel qu’identifié par votre organisme dans la section « SELSC Identification de l’organisme ». Le processus de signature sera terminé lorsque le nombre de signatures requises aura été atteint. Le nom de chaque signataire sera affiché à l’écran ainsi que la date à laquelle la signature a été saisie.

1.3.1 Sélectionner une méthode de signature

Signature électronique

L’option « Signature électronique » vous permettra de signer électroniquement l’entente de financement en utilisant votre compte des SELSC. Cette option réduit le temps requis pour compléter le processus de signature de votre organisme ainsi que celui du Ministère. De plus, cette méthode environnementale réduit la consommation de papier nécessaire à la gestion d’un projet.

La signature de l’entente est considérée complète et sera soumise au Ministère une fois que le nombre requis de signataires identifié auront finalisé le processus.

Signature manuelle

L’option « Signature manuelle » vous permettra d’imprimer l’entente et d’obtenir le nombre requis de signatures avant de l’acheminer au Ministère. Une ébauche de l’entente sans les signatures sera toujours accessible via votre compte des SELSC.

1.3.2 Confirmation de la méthode de signature

Après avoir sélectionné votre méthode de signature, il vous sera demandé de confirmer votre choix. Cette confirmation est la dernière occasion de changer votre méthode de signature. Une fois que vous aurez confirmé votre choix, vous devrez communiquer avec EDSC afin de modifier la méthode de signature choisie.

Lorsque vous sélectionnez « Non », vous retournerez à l’écran « Revoir & signer » et pourrez alors modifier la méthode sélectionnée.

Lorsque vous sélectionnez « Oui », l’écran « Revoir et signer » affichera maintenant l’option vous permettant d’attester que vous avez révisé l’entente et la possibilité de continuer le processus de signature.

1.3.3 Révision de l’entente

Afin de pouvoir certifier que vous avez révisé l’entente de financement, vous serez obligé de générer la version PDF de l’entente. Pour obtenir l’entente, il est nécessaire de télécharger une version gratuite du logiciel Adobe Acrobat Reader. La version PDF de l’entente sera accessible à tout moment dans votre compte des SELSC.

Lorsque vous aurez révisé l’entente, la fonction « Signer l’entente » sera activée.

La fonction « Signer l’entente » initie le processus de signature pour l’utilisateur. Afin de compléter le processus, chaque signataire devra certifier son autorité à signer l’entente ainsi que répondre à une question de sécurité. Dès que le nombre de signatures requises est atteint, les autres signataires n’auront pas à certifier leur autorité de signer l’entente.

L’écran « Certification – pouvoir de signature » est seulement accessible pour les utilisateurs qui ont le droit de signer une entente tel qu’identifié au pouvoir de signature.

L’écran « Question de sécurité /Acceptation de l’entente » est une étape additionnelle de sécurité avant de finaliser la signature officielle et légale de l’entente, car seul l’utilisateur du compte connait les réponses aux questions de sécurité établies lors de la création du compte. En cliquant « J’accepte », vous signez l’entente et vous donnez votre accord au nom de votre organisme, d’être lié légalement à l’entente.

1.3.4 Confirmation de signature de l’entente

Lorsque plus d’une signature est requise, le premier signataire recevra une confirmation que sa signature a été saisie et que l’entente dûment signée sera acheminé au Ministère uniquement lorsque tous les signataires requis auront complété les étapes.

Lorsque les autres signataires accèdent l’écran « Revoir et signer ». Ils peuvent étendre la section « Signataires » leur permettra ainsi de visualiser qui a déjà signé l’entente.

Le message de confirmation fournira un numéro de confirmation à des fins de références au dernier signataire ou lorsqu’une seule signature est requise. L’entente est bel et bien soumise au Ministère lorsque le numéro de confirmation est affiché à l’écran. Le processus de signature interne du Ministère débute à ce moment.

Lorsque le processus de signature interne du Ministère est complété, un courriel sera envoyé aux signataires de l’entente.

1.4 Consulter à l’entente

Afin de voir une copie de l'entente signée, veuillez suivre les étapes suivantes:

  • Accédez à votre compte
  • Rendez-vous à l'écran « Voir demandes et projets »
  • Repérez votre projet et sélectionnez « Gérerl'entente » sous la colonne « Fonctions »

Vous serez alors en mesure d’utiliser la fonction « Voir » afin de générer une version PDF de l’entente. Le document affichera le mot « Copie seulement –version électronique » en filigrane et vous permettra de voir les personnes qui ont signé l’entente au nom votre organisme ainsi que le délégué du Ministère.

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