Règles de procédure du Conseil de la Commission canado-chilienne

Article 1 : Champ d'application

Les présentes règles s'appliquent au Conseil de la Commission canado-chilienne de coopération environnementale (le «Conseil») constitué en vertu de l'Accord de coopération dans le domaine de l'environnement entre le Gouvernement du Canada et le Gouvernement de la République du Chili (l'«Accord»).

Article 2 : Structure du Conseil

2.1 Conformément au paragraphe 9(1) de l'Accord, le Conseil se compose de représentants de niveau ministériel ou équivalent des parties, ou de leurs délégués.

2.2 Les parties se communiquent mutuellement le nom de leur représentant et de tout changement à cet égard, y compris le nom d'un représentant suppléant. Le Secrétariat national communique au Comité mixte d'examen des communications, au Comité consultatif public mixte (le «CCPM») et à l'autre Secrétariat national le nom du représentant d'une partie et tout changement à cet égard.

2.3 Le suppléant, lorsqu'il agit à titre de représentant, a plein pouvoir à l'égard de toute question qui est de la compétence du représentant en vertu de l'Accord.

2.4 Chaque représentant peut être accompagné aux sessions du Conseil des conseillers et des experts qu'il a choisis.

Article 3 : Sessions

3.1 Le Conseil se réunit au moins une fois l'an en session ordinaire, et en session extraordinaire à la demande de l'une des parties.

3.2 À chaque session ordinaire, le Conseil fixe les dates et la durée de la session ordinaire suivante. Les sessions ordinaires sont présidées à tour de rôle par chacune des parties et elles ont lieu sur le territoire de la partie qui assume la présidence, à moins que le Conseil n'en décide autrement.

3.3 Une session extraordinaire est convoquée dans les six semaines de la remise de la demande à l'autre partie, à moins que le Conseil n'en décide autrement. Le Conseil fixe la date, l'heure, le lieu et les modalités de la session extraordinaire, et désigne le membre du Conseil chargé d'assumer la présidence.

3.4 Les Secrétariats nationaux préparent les comptes rendus sommaires des sessions du Conseil et les soumettent au Conseil dans les langues officielles de la Commission pour examen et approbation. Le Conseil rend publics, dans les plus brefs délais, les comptes rendus sommaires des séances publiques.

Article 4 : Conduite des travaux

4.1 Le Conseil tient des séances publiques au cours de toutes ses séances ordinaires. D'autres séances tenues pendant les sessions ordinaires ou extraordinaires sont publiques lorsque le Conseil en décide ainsi. Le Conseil rend publique toute décision de convoquer une session.

4.2 Pendant les sessions du Conseil, nul ne peut prendre la parole sans en avoir préalablement obtenu l'autorisation du président. Le président peut rappeler à l'ordre les intervenants dont les observations ne se rapportent pas à la question débattue.

4.3 Les personnes, y compris les représentants d'organisations non gouvernementales, les conseillers et les experts, qui sont invitées à donner des avis au Conseil lors de sessions ordinaires ou extraordinaires qui ne sont pas publiques doivent conclure une entente par laquelle elles s'engagent à protéger l'information déclarée confidentielle en vertu du paragraphe 11(6) et de l'article 39 de l'Accord.

Article 5 : Séances publiques

5.1 Le Conseil peut inviter toute personne, y compris le représentant d'une province, d'une région, d'une organisation intergouvernementale ou d'une organisation non gouvernementale, à lui donner un avis.

5.2 Sont admises à présenter des communications orales au Conseil sur des points de l'ordre du jour des séances publiques les personnes accréditées à titre de participant, y compris le représentant d'une province ou d'une région résidant sur le territoire d'une partie, une organisation non gouvernementale établie sur le territoire d'une partie ou une organisation intergouvernementale.

5.3 Les demandes d'accréditation à titre de participants à une séance publique sont adressées aux Secrétariats nationaux. Les Secrétariats nationaux dressent la liste des personnes, des organisations intergouvernementales, des organisations non gouvernementales et des représentants des provinces et des régions qui s'intéressent aux travaux de la Commission et demandent l'accréditation. Les Secrétariats nationaux transmettent la liste au Conseil. Le Conseil statue sur l'accréditation des participants trente jours avant la séance publique. Le Conseil peut, dans des circonstances exceptionnelles, prendre en considération les demandes d'accréditation reçues moins de trente jours avant la séance publique.

5.4 Toutes les communications sont présentées au Conseil dans l'une des langues officielles de la Commission. La présidence peut fixer des limites raisonnables au nombre total de communications que les participants peuvent présenter sur une question donnée et fixer la durée de chaque communication. Il est tenu compte de l'importance de maintenir un juste équilibre entre les communications orales présentées par les ressortissants de chacune des parties.

5.5 Les personnes non accréditées qui s'enregistrent auprès des Secrétariats nationaux peuvent assister aux séances publiques du Conseil à titre d'observateur, compte tenu des places disponibles, des questions de sécurité et du juste équilibre à maintenir entre les ressortissants de chacune des parties. Si le nombre de places est limité, la présence des observateurs dépend du juste équilibre à maintenir entre les ressortissants de chacune des parties. Les personnes non accréditées ne peuvent présenter de communications à ces séances publiques.

5.6 Le Conseil, sur avis des Secrétariats nationaux, décide quelles déclarations écrites doivent être examinées à la séance.

Article 6 : Comités, groupes de travail et groupes d'experts

6.1 Le Conseil peut mettre sur pied des comités permanents ou ad hoc, des groupes de travail ou des groupes d'experts et leur confier les tâches qu'il juge nécessaires pour accomplir sa mission. Le Conseil fixe le mandat, les lignes directrices et le budget de ces comités et de ces groupes. Il peut demander aux Secrétariats nationaux de l'aider à s'acquitter de ces fonctions.

6.2 Sous réserve du mandat, des lignes directrices et du budget que fixe le Conseil conformément au paragraphe 6.1, les comités et les groupes peuvent demander au CCPM, aux provinces, aux régions, aux participants, aux organisations intergouvernementales et non gouvernementales, à des experts indépendants et aux membres du public qui sont touchés les avis et l'information qui leur sont nécessaires pour accomplir leur mission.

6.3 Les Secrétariats nationaux assurent le soutien technique, administratif et opérationnel des comités et des groupes mis sur pied par le Conseil, et fournit tout autre soutien demandé par le Conseil.

Article 7: Décisions et recommandations

7.1 Les décisions sont prises et les recommandations faites lorsque tous les membres du Conseil sont physiquement présents ou, si le Conseil y consent, participent à la séance par voies électroniques.

7.2 Toutes les décisions et recommandations du Conseil sont adoptées par consensus, sauf décision contraire du Conseil ou disposition contraire de l'Accord.

7.3 Sauf décision contraire du Conseil ou disposition contraire de l'Accord, toutes les décisions et recommandations du Conseil sont rendues publiques.

Article 8 : Ordre du jour

8.1 Tous les points à l'ordre du jour de la session du Conseil se rapportent à des questions qui relèvent de l'Accord.

8.2 Les Secrétariats nationaux préparent et transmettent au Conseil des listes de points qui sont proposés à chaque session ordinaire. Ces listes comprennent les points proposés par les parties, les points proposés par le CCPM et les points proposés par d'autres personnes intéressées résidant ou établies sur le territoire de l'une des parties.

8.3 Le Conseil rédige, avec l'aide des Secrétariats nationaux, l'ordre du jour provisoire des sessions ordinaires en tenant compte des listes du paragraphe 8.2. L'ordre du jour provisoire reflète de façon équitable les intérêts de chacune des parties.

8.4 Les Secrétariats nationaux envoient à tous les membres du Conseil la documentation relative à une session ordinaire du Conseil trente jours avant la session. Les Secrétariats nationaux envoient aussi aux membres du CCPM copie de la documentation qui se rapporte à leur mandat dans le même délai.

8.5 L'ordre du jour provisoire d'une séance publique est rendu public dans le meilleurs délais avant la séance.

8.6 Le Conseil adopte l'ordre du jour d'une session au début de la session, à partir de l'ordre du jour provisoire.

8.7 L'ordre du jour provisoire d'une session extraordinaire se compose des points que propose, dans la requête, la partie qui en demande la convocation, et de tous les autres points que les parties considèrent comme appropriés.

Article 9 : Consultation du Comité consultatif public mixte

9.1 Le Conseil peut demander au CCPM des avis ou de l'information technique, scientifique ou autre sur toute question relevant de l'Accord, y compris sur les documents soumis à l'approbation du Conseil ou proposés à cette fin.

9.2 Les Secrétariats nationaux fournissent au CCPM, au moment où ils en saisissent le Conseil, des copies du projet de programme de travail et de budget annuels proposés de la Commission et du projet de rapport annuel.

Article 10 : Langues

10.1 Les langues officielles de la Commission sont le français, l'anglais et l'espagnol. Tous les rapports annuels prévus à l'article 13 de l'Accord, les dossiers factuels remis au Conseil en vertu du paragraphe 15(6) de l'Accord et les rapports des groupes spéciaux remis en vertu de la partie V de l'Accord sont publiés dans chacune des langues officielles au moment où ils sont mis à la disposition du public. À moins que le Conseil n'en décide autrement, les autres documents officiels qui sont mis à la disposition du public sont publiés dans toutes les langues officielles.

10.2 À moins que le Conseil n'en décide autrement, l'interprétation simultanée est offerte dans les trois langues officielles aux sessions du Conseil.

Article 11 : Définitions

Les définitions de l'article 44 de l'Accord s'appliquent aux présentes règles, s'il y a lieu.

Article 12 : Modifications des règles

Le Conseil peut modifier les présentes règles.

Article 13 : Primauté de l'Accord

Les dispositions de l'Accord l'emportent sur toute disposition, incompatible, des présentes règles.