Règles de procédure des Secrétariats nationaux
Article 1 : Champ d'application
Ces règles s'appliquent aux Secrétariats nationaux constitués en vertu de l'Accord de coopération dans le domaine de l'environnement entre le Gouvernement du Canada et le Gouvernement de la République du Chili (l’«Accord»).
Article 2 : Structure des Secrétariats nationaux
2.1 Chacune des parties établit un Secrétariat national et en notifie l’emplacement à l’autre partie.
2.2 Chacune des parties désigne un secrétaire exécutif de son Secrétariat national, lequel est chargé de son administration et de sa gestion.
2.3 Chaque secrétaire exécutif doit :
- se conformer aux dispositions de l’Annexe A sur les normes de conduite des Secrétariats nationaux;
- se conformer à toute autre norme établie par le Conseil.
Articles 3 : Fonctions
3.1 Généralités
3.1.1 Les Secrétariats nationaux assurent le soutien technique, administratif et opérationnel du Conseil conformément au paragraphe 11(3) de l’Accord.
3.1.2 Les Secrétariats nationaux coordonnent leurs activités de façon à desservir selon les mêmes normes le public dans les deux pays.
3.1.3 Les Secrétariats nationaux veillent à ce que toutes les communications faites au nom de de la Commission canado-chilienne de coopération environnementale aient été approuvées à l’avance par le Conseil.
3.2 Fonctions liées à la procédure d’examen des communications
3.2.1 Les Secrétariats nationaux reçoivent les communications sur les questions d’application et les examinent conformément au paragraphe 14(1) de l’Accord et aux dispositions applicables des Lignes directrices relatives aux communications sur les questions d’application prévues aux articles 14 et 15 de l’Accord (les «Lignes directrices»).
3.2.2 Si un membre du Comité mixte d’examen des communications («CMEC») informe un Secrétariat national qu’il ou elle est dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions en raison d’un conflit d’intérêts, ou pour toute autre raison, le Conseil doit en être prévenu.
3.2.3 Si l’un des Secrétariats nationaux, ou l’autre, constate qu’une communication respecte les critères du paragraphe 14(1) de l’Accord, le Secrétariat national de la partie qui ne fait pas l’objet de la communication la fait parvenir, avec tout document qui s’y rapporte, au CMEC.
3.2.4 À la demande du Conseil ou du CMEC, le Secrétariat national de la partie qui ne fait pas l’objet de la communication assure le soutien technique, administratif et opérationnel du CMEC.
3.3 Fonctions liées à la constitution du dossier factuel
3.3.1 En conformité avec le paragraphe 15(2) de l’Accord, les parties établissent et tiennent une liste d’experts en matière d’environnement. Les Secrétariats nationaux organisent la liste par tirage au sort.
3.3.2 Une fois que le Conseil est convenu que la constitution d’un dossier factuel est justifiée en vertu du paragraphe 15(2) de l’Accord, le Secrétariat national de la partie qui ne fait pas l’objet de la communication donne mandat à un expert en matière d’environnement de préparer un dossier factuel.
3.3.3 À la demande des experts en matière d’environnement, le Secrétariat national de la partie qui ne fait pas l’objet de la communication demande les informations que doit fournir une partie en vertu de l’article 21 de l’Accord.
3.4 Fonctions liées au programmel annuel
3.4.1 Les Secrétariats nationaux présentent conjointement le programme de travail annuel au Conseil, pour approbation, et le budget de la Commission, conformément au paragraphe 11(4) de l’Accord.
3.4.2 Les Secrétariats nationaux sont chargés de la supervision de la mise en oeuvre du programme de travail annuel du Conseil. Ce faisant, les Secrétariats nationaux coordonnent leurs activités, dans la mesure où cela est possible, avec le programme du Protocole d’entente sur la coopération dans le domaine de l’environnement entre le ministère de l’Environnement du Canada, Industrie Canada et la Commission nationale sur l’environnement du Chili et les autres arrangements de coopération dans le domaine de l’environnement en vigueur.
3.5 Fonctions liées au rapport annuel de la Commission
3.5.1 Les Secrétariats nationaux établissent conjointement le rapport annuel de la Commission, conformément à l’article 13 de l’Accord.
3.6 Fonctions liées au Comité consultatif public mixte
3.6.1 À la demande du Conseil ou du Comité mixte d’examen des communications, les Secrétariats nationaux assurent le soutien technique, administratif et opérationnel du Comité consultatif public mixte.
3.6.2 Les Secrétariats nationaux communiquent au Comité consultatif public mixte copie du projet de programme de travail et de budget annuels de la Commission, ainsi que du projet de rapport annuel, conformément au paragraphe 16(6) de l’Accord.
3.6.3 Chaque Secrétariat national fournit un soutien logistique et financier pour faciliter la participation de ses ressortissants au Comité consultatif public mixte.
3.7 Fonctions liées à l’information du public
3.7.1 Les Secrétariats nationaux conservent un dossier sur chaque communication et ce, d'une manière qui permet au grand public de le consulter, conformément aux dispositions applicables des Lignes directrices.
3.7.2 Les Secrétariats nationaux établissent et tiennent un registre public des communications, conformément aux dispositions applicables des Lignes directrices.
3.8 Fonctions liées au soutien du Conseil
3.8.1 Les Secrétariats nationaux assurent le soutien au Conseil, conformément à l’Accord et aux Règles de procédures du Conseil.
3.8.2 En conformité avec le paragraphe 10(4) de l’Accord, à la demande du Conseil, les Secrétariats nationaux font rapport, individuellement ou conjointement, sur toute question environnementale relatives aux activités de coopération visées par l’Accord.
3.8.3 En conformité avec le paragraphe 10(7) de l’Accord, les Secrétariats nationaux soutiennent le Conseil au regard des activités liées à la Commission du libre-échange de l’ALECC.
3.9 Fonctions liées au règlement des différends
3.9.1 Les Secrétariats nationaux aident le Conseil à dresser et tenir une liste de personnes aptes à faire partie de groupes spéciaux pour le règlement des différends comme il est prévu à l’article 25 de l’Accord.
3.9.2 À la demande du Conseil ou d’un groupe spécial, les Secrétariats nationaux assurent le soutien technique, administratif et opérationnel du groupe spécial.
Article 4 : Décisions
Sauf disposition contraire de l’Accord, les décisions des Secrétariats nationaux sont adoptées par consensus.
Article 5 : Confidentialité
Les Secrétariats nationaux préserve la confidentialité de l’information, conformément au paragraphe 11(6) de l’Accord.
Article 6 : Modification des règles
Le Conseil peut modifier les présentes règles.
Article 7 : Primauté de l’Accord
Les dispositions de l’Accord prévalent sur toute disposition, incompatible, des présentes règles.
ANNEXE A
NORME DE CONDUITE
Article 1 : Norme de conduite
1.1 Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, les secrétaires exécutifs et tout le personnel des Secrétariats nationaux se conduisent, à tout moment, de manière conforme au caractère international de leurs responsabilités.
1.2 Les secrétaires exécutifs et tout le personnel des Secrétariats nationaux font preuve de discrétion et de tact dans l’exercice de leurs fonctions, au mieux des intérêts de la Commission canado-chilienne de coopération environnementale.
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