Archivée : États financiers (non audités) pour la période se terminant le 31 mars 2014, chapter 7


Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2013-2014

Table des matières

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1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement Canada pour l’exercice 2013-2014. Il présente de l’information sommaire sur les mesures   prises par Environnement Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne ainsi que les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d'Environnement Canada figurent dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement Canada

2.1 Gestion des contrôles internes

La gestion des contrôles internes d’Environnement Canada est régie par un cadre de contrôle interne global comportant un cadre de gestion financière comme élément intégral. La gestion des contrôles internes comprend les éléments suivants :

Environnement Canada a consacré beaucoup d’efforts pour harmoniser, simplifier et intégrer ces éléments essentiels à une gestion des contrôles internes efficace. Ces efforts ont été déployés afin d’assurer une progression continue vers l’atteinte d’un état d’avancement conforme à l’orientation et aux pratiques communes établies par le Bureau du contrôleur général du Canada ainsi qu’à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Cadre de contrôle interne

En octobre 2013, une version mise à jour du cadre de contrôle interne a été approuvée par le sous-ministre, ce qui a démontré l’attention particulière portée par le Ministère à la gestion des contrôles internes et a renforcé le leadership et l’engagement de la direction envers la transparence, l’honnêteté, l’intégrité et le comportement éthique. La nouvelle version du cadre de contrôle interne intègre les pratiques exemplaires et les leçons apprises par le Ministère au cours des cinq dernières années d’évaluations du CIRF réalisées conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Le cadre de contrôle interne d’Environnement Canada fournit un point d’ancrage pour la gestion des contrôles internes, et il décrit la structure, le contexte et les processus permettant de déterminer, d’évaluer et de surveiller les contrôles internes. Le cadre de contrôle interne d’Environnement Canada vise à :

Structure organisationnelle de responsabilisation

Tel qu’il est décrit dans le cadre de contrôle interne, Environnement Canada dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie ses efforts d’évaluation et assure la surveillance de son système de contrôles internes dans l’ensemble de l’organisation.

Voici les rôles et les responsabilités liés à la gestion des contrôles internes :

Gouvernance et mesures de surveillance

L'environnement de contrôle d'Environnement Canada comprend une série de mesures qui aident à faire en sorte que les risques soient gérés de façon efficace grâce à une approche responsable et axée sur le risque.

Voici les principales mesures :

Stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes d’Environnement Canada

La stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes d’Environnement Canada (un document essentiel pour la gestion des contrôles internes) fournit une description de l’approche et de la méthodologie suivies afin que les activités de gestion des contrôles internes, dont la surveillance de son système de CIRF, soient harmonisées avec la Politique sur le contrôle interne. Cette stratégie décrit en détail le système de tests, de correction et de surveillance des contrôles internes qui est en place au Ministère pour vérifier que les principaux contrôles fonctionnent comme prévu. La stratégie mentionne et adopte des pratiques exemplaires généralement acceptées en matière d’évaluation des contrôles internes, notamment les normes du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) et du cadre Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT).

Voici les principaux éléments du programme de surveillance de la gestion des contrôles internes :

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

Environnement Canada compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes communes

Ententes particulières

Environnement Canada n'a conclu aucune entente particulières à l'heure actuelle.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2013-2014

Au  cours de l’exercice 2013-2014,  Environnement Canada a mené à bien tous les tests d’efficacité conceptuelle qu’elle avait prévus et a réalisé ou fait avancer les tests d’efficacité conceptuelle de plusieurs secteurs de contrôle additionnels en rassemblant la documentation en fonction des processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général. Il a également mené à bien les tests d’efficacité opérationnelle des principaux secteurs de contrôle attendus pour l’exercice, et ce, tout en continuant d’assurer une surveillance continue, tel qu’il était prévu.

3.1 Efficacité conceptuelle des mesures de contrôle clés

Travaux effectués comme prévu

Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité conceptuelle des processus opérationnels clés suivants :

Autres travaux réalisés

En plus des travaux prévus, Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité conceptuelle pour les processus et sous-processus opérationnels clés suivants :

Environnement Canada a aussi fait des progrès considérables par rapport aux tests d’efficacité conceptuelle en achevant de réunir la documentation portant sur les processus et sous-processus opérationnels clés suivants :

Il convient de noter que des activités prévues pour 2013-2014 ont été touchées par l’approbation en cours d’exercice de la transition prévue pour le renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada vers le système SAP, une initiative  de transformation opérationnelle de grande envergure. À l’appui des phases du schéma directeur et de la réalisation de cette initiative de transformation opérationnelle, Environnement Canada a rassemblé la documentation (cartes de processus et matrices de contrôle de niveau 3) requise pour chacun des 20 processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général et pour le processus opérationnel des passifs environnementaux. De plus, en raison des changements subséquents de priorités ministérielles, le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement) a été limité à la documentation, et les derniers tests d’efficacité conceptuelle (initialement prévus pour 2013-2014) seront réalisés après les activités d’optimisation et de stabilisation de la phase d’exploitation du système SAP.

Mesures correctives

À la suite des tests d’efficacité conceptuelle, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

3.2 Efficacité opérationnelle des mesures de contrôle clés

Travaux effectués comme prévu

Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité opérationnelle du processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances).

Mesures correctives

À la suite des tests de l’efficacité opérationnelle, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre la mesure corrective suivante :

3.3 Surveillance continue des mesures de contrôle clés

Travaux effectués comme prévu

Environnement Canada a mené à bien comme prévu la surveillance continue des secteurs de contrôle clés suivants :

Mesures correctives

À la suite de la surveillance continue, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

Environnement Canada a continué d’améliorer la surveillance continue des principaux contrôles internes en matière de rapports financiers en mettant en place l’approche et la méthodologie utilisées dans sa stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes et son plan de surveillance annuel connexe. En se basant sur ses réalisations de 2012-2013, Environnement Canada a continué de concentrer ses efforts sur la communication et la mobilisation des intervenants, ce qui a favorisé le développement d’un environnement de surveillance axé sur les buts qui repose sur le dialogue ouvert et la collaboration. Afin de faciliter la communication avec les intervenants, Environnement Canada a aussi préparé des guides sur le CIRF dans lesquels sont décrites toutes les étapes que doivent suivre les employés et les intervenants pour mener une évaluation de l’efficacité du CIRF du Ministère.

De  plus, au cours de l’exercice 2013-2014, Environnement Canada a lancé son processus trimestriel de surveillance et de production de rapports en lien avec les mesures correctives, lequel constitue un élément important de la stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes du Ministère. La surveillance trimestrielle permet de fournir à la DPF et aux intervenants des mises à jour sur les mesures correctives prises par le Ministère à l’égard du CIRF, ainsi que de garantir que les progrès réalisés par rapport au plan d’évaluation des mesures de contrôle concordent avec les attentes de la direction. En 2014-2015, étant donné l’approbation par  Environnement Canada  de  la  transition  prévue  pour  le  renouvellement  du  Système ministériel de gestion financière vers le système SAP, toutes les mesures correctives en suspens seront intégrées dans la portée de toute activité prévue de CIRF qui a été ou sera touchée par cette initiative.

4. Plan d’action relatif au CIRF d’Environnement Canada

4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2013-2014

En 2013-2014, Environnement Canada a continué de réaliser des progrès importants pour achever l’évaluation de ses principales mesures de contrôle et répondre à toutes les attentes établies dans son plan d’action pour l’exercice, dont il est question dans l’annexe de 2012-2013. Le tableau 1 présente un résumé des progrès qu’Environnement Canada a réalisés par rapport aux plans présentés dans l’annexe de 2012-2013.

Table 1 Travaux réalisés en 2013-2014 en fonction du plan d'action nommé dans l'annexe de 2012-2013
Élément dans le plan d'action du dernier exercice (2012-2013) Mise à jour de l'état en date du 31 mars 2014
Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers - Phase de documentation La phase de documentation est terminée pour les processus opérationnels Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers.
Gestion des autres immobilisations, Gestion des biens immobiliers et Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement) - Tests d’efficacité conceptuelle Les tests d’efficacité conceptuelle sont terminés pour les processus opérationnels Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers. En ce qui concerne le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement), on a révisé la portée de l’évaluation du CIRF en raison du renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada; elle se limite maintenant à la documentation
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, Gestion de la clôture financière, Gestion des autres immobilisations, Gestion des biens immobiliers, Gestion du stock, Gestion des voyages, Administration de la paye, Gestion des subventions et des contributions et Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile - Mesures correctives en lien avec l’efficacité conceptuelle Les mesures correctives ont fait l’objet d’une surveillance tout au long de l’exercice 2013-2014; des rapports de situation trimestriels sur les mesures correctives ont été présentés à la DPF. En 2013-2014, Environnement Canada a réalisé des progrès sur les mesures correctives liées aux contrôles automatisés. Toutefois, compte tenu du renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada, toutes les mesures correctives en suspens seront intégrées dans la portée de toute activité prévue de CIRF qui a été ou sera touchée par cette initiative
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances) - Tests d’efficacité opérationnelle Les tests d’efficacité opérationnelle sont terminés pour le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances).
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances), Gestion de la clôture financière et Gestion des voyages - Mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle Les mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle sont achevées pour le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances). Les mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle qui étaient prévues pour le processus opérationnel Gestion de la clôture financière ont été reportées en raison de mesures correctives en cours visant à rétablir l’efficacité conceptuelle d’un sous-processus clé. En ce qui concerne le processus opérationnel Gestion des voyages, les mesures correctives en suspens qui visaient l’efficacité opérationnelle ont été intégrées aux tests d’efficacité conceptuelle menés sur la version à jour du processus Gestion des voyages.
Contrôles à l’échelle de l’entité et Contrôles généraux de la technologie de l’information - Surveillance continue Une surveillance continue a été effectuée tout au long de l’exercice 2013-2014.

En plus de satisfaire aux attentes établies dans l’annexe portant sur 2012-2013, Environnement Canada a réalisé des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses mesures de contrôle clés en rassemblant la documentation (cartes de processus et matrices de contrôle de niveau 3) pour les 20 processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général et pour le processus opérationnel intégral des passifs environnementaux. Le Ministère a également mené à bien des tests d’efficacité conceptuelle pour plusieurs processus et sous-processus opérationnels clés, tel qu’il est décrit dans la rubrique Autres travaux réalisés, dans la section 3.1 du présent document.

4.2 État et plan d’action pour l’exercice 2014-2015 et les exercices à venir

En  vertu  de  la  Politique  sur  le  contrôle  interne,  les  ministères  doivent  être  en  mesure  de maintenir un système efficace de CIRF dans le but de fournir l’assurance raisonnable que les transactions sont dûment autorisées, que les documents financiers sont conservés de façon adéquate, que les biens sont protégés, et que les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Grâce aux progrès réalisés à ce jour relativement aux plans établis précédemment, Environnement Canada a pu en 2013-2014 concentrer ses efforts d’évaluation du CIRF sur l’harmonisation avec les processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général ainsi que sur la normalisation, la simplification et l’intégration des processus opérationnels à l’appui de la transition pour le renouvellement du Système ministériel de gestion financière vers le système SAP, une initiative majeure de transformation opérationnelle qui prévoit un partenariat organisé et qui a été approuvée en milieu d’exercice. En raison de la transition prévue vers le système SAP, toutes les activités prévues de CIRF ont été assujetties à une seconde évaluation dans le contexte du renouvellement du Système ministériel de gestion financière et des progrès réalisés à l’échelle de la transformation opérationnelle.

Environnement Canada entreprendra la documentation et les tests d’efficacité conceptuelle de tous les processus opérationnels communs en gestion financière touchés et des mesures de contrôle associées en utilisant une approche fondée sur le risque tout au long du calendrier de mise en oeuvre du système SAP. Une fois que le système SAP aura été mis en oeuvre et qu’Environnement Canada aura officiellement annoncé l’achèvement des activités d’optimisation et de stabilisation de la phase d’exploitation prévues pour 2015-2016, Environnement Canada commencera les tests d’efficacité opérationnelle visant les processus opérationnels communs en gestion financière touchés et les mesures de contrôle associées en utilisant une approche fondée sur le risque. Il convient de noter que les activités d’évaluation du CIRF qui visent plusieurs secteurs de contrôle clés touchés par le renouvellement du Système ministériel de gestion financière sont prévues pour 2017-2018 et les exercices suivantsǂ; par conséquent, elles ne sont pas comprises dans la portée du plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes (voir le tableau 2). Une surveillance continue des secteurs de contrôle clés sera assurée par la suite, toujours à l’aide d’une approche fondée sur le risque.

Le tableau 2 présente l’état d’avancement et le plan d’action relatifs aux évaluations du CIRF d’Environnement Canada pour 2014-2015 et les deux exercices suivantsǂ

Table 2 Plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes de 2014-2015 à2016-2017*ǂ
Secteurs de contrôle clés Éléments de l’évaluation
Documentation Efficacité conceptuelle Efficacité opérationnelle Surveillance continue cyclique
Tests Mesures correctives Tests Mesures correctives
Contrôles au niveau de l'entité Terminée Terminés Terminées Terminés Terminées Depuis
2013-14
Contrôles généraux de la technologies de l’information Terminée Terminés Terminées Terminés Terminées Depuis
2013-14
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiementNote de bas de page2 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion de la clôture financière 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion des autres immobilisations 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion des biens immobiliers 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion du stock 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion des voyages 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-17 2017-2018 2017-2018
Administration de la paie 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-2017 2017-2018 2017-2018
Gestion des subventions et des contributions. 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-2017 2017-2018 2017-2018
Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile 2014-2015 2014-2015 2015-2016 2015-2016 2016-2017 2016-2017
Gestion des autres paiements 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-2017 2017-2018 2017-2018
Gestion du dossier des fournisseurs 2014-2015 2014-2015 2015-2016 2015-2016 2016-2017 2016-2017
Gestion du dossier des clients 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion des revenus, créances et recettes 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-2017 2017-2018 2017-2018
Gestion des règlements interministériels 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2016-2017 2017-2018 2017-2018
Gestion de la planification et de la budgétisation 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion des prévisions et de la revue budgétaire 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Gestion du plan comptable ministériel 2014-2015 2014-2015 2015-2016 2015-2016 2016-2017 2016-2017
Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser 2014-2015 2014-2015 2015-2016 2015-2016 2016-2017 2016-2017
Gestion de la vérification d’assurances après paiement 2014-2015 2016-2017 2017-2018 2017-2018 2018-2019 2018-2019
Passifs environnementaux Terminée Terminés Terminées 2014-2015 2015-2016 2015-2016
*Remarque : Certains processus opérationnels communs en gestion financière seront considérablement touchés par le renouvellement prévu du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada. Les évaluations de l’efficacité conceptuelle et de l’efficacité opérationnelle des processus opérationnels communs en gestion financière seront élaborées en utilisant une approche fondée sur le risque une fois qu’Environnement Canada aura officiellement annoncé l’achèvement de la phase d’exploitation (stabilisation et optimisation) de la mise en oeuvre du système SAP.
ǂRemarque : Les activités d’évaluation du CIRF qui visent plusieurs secteurs de contrôle clés touchés par le renouvellement du Système ministériel de gestion financière sont prévues pour 2017-2018 et les exercices suivants; par conséquent, elles ne sont pas comprises dans la portée du plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes.

Grâce à l’achèvement du  plan  d’action  présenté,  Environnement Canada s’assurera que des progrès  opportuns  sont  réalisés  afin  d’obtenir  un  système  avancé  de  gestion  des  contrôles internes, lequel fournit au gouvernement et aux Canadiens une assurance concernant la fiabilité des rapports financiers contenus dans les états financiers et les Comptes publics du Ministère. Cet avancement reflète l’engagement d’Environnement Canada de continuer à progresser en vue de produire des états financiers plus solides et mieux vérifiables.

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2018-01-22