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Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2013-2014
Table des matières
- Annexe à la Déclaration de responsabilité
- Introduction
- Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement Canada
2.1 Gestion des contrôles internes
2.2 Ententes de service relatives aux états financiers - Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2013-2014
3.1 Efficacité conceptuelle des mesures de contrôle clés
3.2 Efficacité opérationnelle des mesures de contrôle clés
3.3 Surveillance continue des mesures de contrôle clés - Plan d’action relatif au CIRF d’Environnement Canada
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2013-2014
4.2 État et plan d’action pour l’exercice 2014-2015 et les exercices à venir
1. Introduction
Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement Canada pour l’exercice 2013-2014. Il présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Environnement Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne ainsi que les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d'Environnement Canada figurent dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.
2.1 Gestion des contrôles internes
La gestion des contrôles internes d’Environnement Canada est régie par un cadre de contrôle interne global comportant un cadre de gestion financière comme élément intégral. La gestion des contrôles internes comprend les éléments suivants :
- des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la gestion des contrôles internes;
- une approche et une méthodologie intégrées pour le CIRF;
- une surveillance, une évaluation et des mesures d’atténuation efficaces;
- un programme de surveillance exhaustif du CIRF, y compris un plan de surveillance annuel.
Environnement Canada a consacré beaucoup d’efforts pour harmoniser, simplifier et intégrer ces éléments essentiels à une gestion des contrôles internes efficace. Ces efforts ont été déployés afin d’assurer une progression continue vers l’atteinte d’un état d’avancement conforme à l’orientation et aux pratiques communes établies par le Bureau du contrôleur général du Canada ainsi qu’à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
Cadre de contrôle interne
En octobre 2013, une version mise à jour du cadre de contrôle interne a été approuvée par le sous-ministre, ce qui a démontré l’attention particulière portée par le Ministère à la gestion des contrôles internes et a renforcé le leadership et l’engagement de la direction envers la transparence, l’honnêteté, l’intégrité et le comportement éthique. La nouvelle version du cadre de contrôle interne intègre les pratiques exemplaires et les leçons apprises par le Ministère au cours des cinq dernières années d’évaluations du CIRF réalisées conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
Le cadre de contrôle interne d’Environnement Canada fournit un point d’ancrage pour la gestion des contrôles internes, et il décrit la structure, le contexte et les processus permettant de déterminer, d’évaluer et de surveiller les contrôles internes. Le cadre de contrôle interne d’Environnement Canada vise à :
- décrire les rôles et les responsabilités du sous-ministre, des cadres supérieurs du Ministère, des gestionnaires et des employés en matière de gestion des contrôles internes;
- définir les engagements à présenter des mises à jour ou des rapports réguliers sur l’efficacité des contrôles internes aux cadres supérieurs du Ministère et au Comité consultatif externe de vérification;
- établir une base commune pour la gestion des contrôles internes au sein du Ministère;
- répondre aux exigences du Conseil du Trésor en matière de contrôles internes, y compris le CIRF;
- établir un contexte et une structure assurant l’efficacité de la gestion des contrôles internes.
Structure organisationnelle de responsabilisation
Tel qu’il est décrit dans le cadre de contrôle interne, Environnement Canada dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie ses efforts d’évaluation et assure la surveillance de son système de contrôles internes dans l’ensemble de l’organisation.
Voici les rôles et les responsabilités liés à la gestion des contrôles internes :
- Sous-ministre - À titre d'agent comptable d’Environnement Canada, le sous-ministre assume l’ensemble de la responsabilité d’intendance et le leadership sur la gestion des contrôles internes. Il est chargé de superviser l’élaboration, la surveillance et l’examen du système ministériel de contrôles internes, ainsi que de surveiller la conformité à la Politique de contrôle interne.
- Dirigeante principale des finances (DPF) - La DPF d’Environnement Canada relève directement du sous-ministre. Elle fait preuve de leadership afin d’assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de gestion des contrôles internes efficace et intégré, y compris le CIRF. La DPF a pour principale fonction d’agir à titre de conseillère stratégique et d’intendante en matière de pratiques rigoureuses de contrôle interne et de gestion financière.
- Cadres supérieurs du Ministère - Les cadres supérieurs du Ministère, qui relèvent directement du sous-ministre, sont responsables de fournir un leadership en matière de gestion financière, de contrôles internes, de rapports financiers et de divulgation. Il leur incombe également d’obtenir les conseils et l’appui de la DPF pour l’élaboration et le maintien d’un cadre efficace concernant la gestion financière, les risques et le contrôle des programmes. De plus, les cadres supérieurs du Ministère doivent donner au sous-ministre l’assurance que les processus opérationnels et les contrôles appropriés sont en place pour veiller à l’efficacité de la gestion financière et des systèmes de contrôle interne de l’organisation, afin de respecter les exigences définies dans la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF.
- Dirigeant principal de la vérification - Le dirigeant principal de la vérification fournit au sous-ministre une évaluation indépendante de l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
- Comité consultatif externe de vérification- Le Comité consultatif externe de vérification est un comité consultatif externe indépendant qui est constitué du sous-ministre et du sous-ministre délégué (membres d’office) ainsi que de trois membres externes. Le Comité consultatif externe de vérification d’Environnement Canada fournit au sous-ministre des conseils et des recommandations objectifs concernant le caractère suffisant, l’efficacité et les résultats de l’assurance de la qualité en ce qui a trait à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’Environnement Canada. Il est également chargé d’examiner les états financiers du Ministère et l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction. Le Comité consultatif externe de vérification se réunit cinq fois par an (trois réunions en personne et deux vidéoconférences).
- Comité exécutif de gestion - Le Comité exécutif de gestion est le comité de gestion principal qui est responsable de la surveillance pour le Ministère. Il a la responsabilité de surveiller la réponse de l’organisation aux risques ministériels et de s’assurer de l’efficacité des mesures d’atténuation des risques et que les contrôles internes nécessaires sont en place pour tenir compte des principaux risques ministériels.
- Comité de surveillance de la transformation ministérielle - Appuyant le Comité exécutif de gestion, le Comité de surveillance de la transformation ministérielle - anciennement connu sous le nom de « Comité de la responsabilisation ministérielle et du renouvellement administratif » - assure la coordination et la surveillance de la mise en oeuvre intégrée des initiatives de transformation opérationnelle habilitantes à l’échelle du Ministère et du gouvernement, et aide les gestionnaires et les employés à s’adapter au changement.
- Comité des directeurs généraux sur la transformation opérationnelle - Le comité des directeurs généraux sur la transformation opérationnelle fournit au Comité de surveillance de la transformation ministérielle des lignes directrices sur le mandat de la transformation opérationnelle habilitante concernant la transition du Système ministériel de gestion financière au système SAP. Il est constitué des directeurs généraux représentant la majorité des directions générales et des régions du Ministère.
- Division de la gestion des contrôles internes - La Division de la gestion des contrôles internes fonctionne comme un centre d’expertise axée sur les clients pour la gestion des contrôles internes, en assurant notamment l’évaluation de l’efficacité du CIRF et la gestion des processus opérationnels. Cette division dirige la conception et la surveillance des contrôles internes en fournissant des conseils et en établissant des normes afin de renforcer la responsabilisation par la gestion des processus opérationnels, et elle se consacre à l’atteinte de la qualité de manière continue. Les activités de la Division en matière d’évaluation des contrôles internes et de mesures correctives pour combler les lacunes relatives aux contrôles nécessitent la participation de la totalité des directions générales et des régions du Ministère. La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor exige que soit appliquée une solide gestion des contrôles internes, laquelle constitue d’ailleurs un élément d’évaluation clé de la composante de gestion nº 7 (gestion financière) du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor.
- Unité de l'assurance de la qualité - L’Unité de l’assurance de la qualité est responsable de mettre en oeuvre le cadre national d’assurance de la qualité en matière de vérification des comptes de 2012, de surveiller les principaux contrôles des transactions financières et de la vérification des comptes, et d’informer la Division de la gestion des contrôles internes de l’état de ces contrôles.
Gouvernance et mesures de surveillance
L'environnement de contrôle d'Environnement Canada comprend une série de mesures qui aident à faire en sorte que les risques soient gérés de façon efficace grâce à une approche responsable et axée sur le risque.
Voici les principales mesures :
- Environnement Canada continue de promouvoir et d’appuyer les normes en matière de valeurs et d’éthique de la fonction publique auprès de ses employés et de ses gestionnaires par l’intermédiaire d’un cours obligatoire en ligne sur les valeurs et l’éthique. Le Ministère prévoit que tous ses employés auront terminé cette importante formation d’ici l’automne 2014.
- Un Cadre de gestion intégrée du risque, une structure de gouvernance des risques renforcée et un profil des risques ministériels diffusés à grande échelle accroissent l’efficacité de la gestion des risques à Environnement Canada. L’augmentation de la sensibilisation des employés, la surveillance continue et les activités d’atténuation opportunes permettent d’assurer que les risques émergents ou changeants sont gérés de façon adéquate.
- Les recommandations découlant d’un examen exhaustif de l’Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et arrêté sur la délégation ont été mises en oeuvre en 2013-2014.
- Des ententes de gestion du rendement annuelles pour les cadres supérieurs du Ministère évaluent les modalités redditionnelles et les responsabilités en matière de gestion financière.
- Une lettre de déclaration pour les Comptes publics, signée par les cadres supérieurs du Ministère, confirmant que l’organisation a maintenu un système de gestion financière et de contrôle interne et que toutes les lacunes constatées dans le fonctionnement de ses contrôles et procédures de divulgation et de son CIRF ont été divulguées.
- Des programmes de formation et une communication régulière avec les employés du Ministère au sujet des principaux secteurs de la gestion financière et des politiques financières.
Stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes d’Environnement Canada
La stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes d’Environnement Canada (un document essentiel pour la gestion des contrôles internes) fournit une description de l’approche et de la méthodologie suivies afin que les activités de gestion des contrôles internes, dont la surveillance de son système de CIRF, soient harmonisées avec la Politique sur le contrôle interne. Cette stratégie décrit en détail le système de tests, de correction et de surveillance des contrôles internes qui est en place au Ministère pour vérifier que les principaux contrôles fonctionnent comme prévu. La stratégie mentionne et adopte des pratiques exemplaires généralement acceptées en matière d’évaluation des contrôles internes, notamment les normes du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) et du cadre Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT).
Voici les principaux éléments du programme de surveillance de la gestion des contrôles internes :
- une amélioration de l’évaluation annuelle axée sur le risque, fondée sur une combinaison d’éléments quantitatifs et qualitatifs, ainsi que sur les constatations d’autres fournisseurs de services de surveillance ou d’assurance de la qualité;
- un plan d’évaluation annuelle des contrôles qui comprend des plans concernant la documentation, les tests d’efficacité conceptuelle et opérationnelle, les mesures correctives et la surveillance;
- des activités de surveillance exhaustives des mesures correctives qui s’attaquent systématiquement aux modifications nécessaires découlant des évaluations;
- les exigences en matière de rapports à soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor, au Comité consultatif externe de vérification,au Comité de surveillance de la transformation ministérielle et au Comité des directeurs généraux sur la transformation opérationnelle au sujet de la gestion des contrôles internes, y compris le CIRF;
- la collaboration de la Division de la gestion des contrôles internes avec les secteurs de responsabilité multidisciplinaires à l’échelle du Ministère, notamment l’Unité de l’assurance de la qualité de la Direction générale des finances et la Direction générale de la vérification et de l’évaluation, en ce qui a trait à l’évaluation axée sur le risque et à la surveillance de tous les éléments de contrôle clés;
- la participation des intervenants et l’intégration horizontale et interfonctionnelle afin de fournir une approche coordonnée pour surveiller l’efficacité de la gestion des contrôles internes d’Environnement Canada.
2.2 Ententes de service relatives aux états financiers
Environnement Canada compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs d’Environnement Canada, en plus de fournir des locaux;
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à Environnement Canada les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à Environnement Canada;
- Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) à Environnement Canada dans les domaines des centres de données et des réseaux.
Ententes particulières
Environnement Canada n'a conclu aucune entente particulières à l'heure actuelle.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2013-2014
Au cours de l’exercice 2013-2014, Environnement Canada a mené à bien tous les tests d’efficacité conceptuelle qu’elle avait prévus et a réalisé ou fait avancer les tests d’efficacité conceptuelle de plusieurs secteurs de contrôle additionnels en rassemblant la documentation en fonction des processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général. Il a également mené à bien les tests d’efficacité opérationnelle des principaux secteurs de contrôle attendus pour l’exercice, et ce, tout en continuant d’assurer une surveillance continue, tel qu’il était prévu.
3.1 Efficacité conceptuelle des mesures de contrôle clés
Travaux effectués comme prévu
Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité conceptuelle des processus opérationnels clés suivants :
- Gestion des autres immobilisations;
- Gestion des biens immobiliers;
- Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (gestion des engagements);
- Administration de la paye (ressources humaines et systèmes);
- Gestion des voyages (processus mis à jour).
Autres travaux réalisés
En plus des travaux prévus, Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité conceptuelle pour les processus et sous-processus opérationnels clés suivants :
- Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile (processus mis à jour);
- Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser;
- Gestion de la clôture financière (comptes d’attente);
- Administration de la paye (formulaire de départ des employés);
- Passifs environnementauxNote de bas de page1
Environnement Canada a aussi fait des progrès considérables par rapport aux tests d’efficacité conceptuelle en achevant de réunir la documentation portant sur les processus et sous-processus opérationnels clés suivants :
- Gestion du dossier des fournisseurs;
- Gestion des voyages (sous-section des dépenses liées aux événements);
- Administration de la paye (rémunération pour services supplémentaires);
- Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (contrats de faible valeur).
Il convient de noter que des activités prévues pour 2013-2014 ont été touchées par l’approbation en cours d’exercice de la transition prévue pour le renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada vers le système SAP, une initiative de transformation opérationnelle de grande envergure. À l’appui des phases du schéma directeur et de la réalisation de cette initiative de transformation opérationnelle, Environnement Canada a rassemblé la documentation (cartes de processus et matrices de contrôle de niveau 3) requise pour chacun des 20 processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général et pour le processus opérationnel des passifs environnementaux. De plus, en raison des changements subséquents de priorités ministérielles, le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement) a été limité à la documentation, et les derniers tests d’efficacité conceptuelle (initialement prévus pour 2013-2014) seront réalisés après les activités d’optimisation et de stabilisation de la phase d’exploitation du système SAP.
Mesures correctives
À la suite des tests d’efficacité conceptuelle, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :
- voir à ce que des documents à l’appui en quantité suffisante et exhaustifs existent pour les mesures de contrôle clés des processus;
- voir à ce que les mises à jour de politiques clés et les rôles et responsabilités sous-jacents sont compris et effectués en temps opportun par les responsables des politiques;
- collaborer avec différentes directions générales d’Environnement Canada afin de concevoir de nouvelles procédures de travail et de renforcer les mesures de contrôle clés.
3.2 Efficacité opérationnelle des mesures de contrôle clés
Travaux effectués comme prévu
Environnement Canada a mené à bien les tests d’efficacité opérationnelle du processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances).
Mesures correctives
À la suite des tests de l’efficacité opérationnelle, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre la mesure corrective suivante :
- examiner et clarifier les étapes des procédures relatives aux mesures de contrôle clés, ainsi que les rôles et les responsabilités associés qui concernent le traitement des paiements et la vérification après paiement.
3.3 Surveillance continue des mesures de contrôle clés
Travaux effectués comme prévu
Environnement Canada a mené à bien comme prévu la surveillance continue des secteurs de contrôle clés suivants :
- Contrôles au niveau de l’entité;
- Contrôles généraux de la technologie de l’information.
Mesures correctives
À la suite de la surveillance continue, le Ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :
- utiliser un mécanisme de suivi pour s’assurer que l’ensemble du personnel suit le cours obligatoire sur les valeurs et l’éthique;
- officialiser l’établissement des rapports sur la surveillance des contrôles internes et de la gestion des risques à soumettre au sous-ministre.
Environnement Canada a continué d’améliorer la surveillance continue des principaux contrôles internes en matière de rapports financiers en mettant en place l’approche et la méthodologie utilisées dans sa stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes et son plan de surveillance annuel connexe. En se basant sur ses réalisations de 2012-2013, Environnement Canada a continué de concentrer ses efforts sur la communication et la mobilisation des intervenants, ce qui a favorisé le développement d’un environnement de surveillance axé sur les buts qui repose sur le dialogue ouvert et la collaboration. Afin de faciliter la communication avec les intervenants, Environnement Canada a aussi préparé des guides sur le CIRF dans lesquels sont décrites toutes les étapes que doivent suivre les employés et les intervenants pour mener une évaluation de l’efficacité du CIRF du Ministère.
De plus, au cours de l’exercice 2013-2014, Environnement Canada a lancé son processus trimestriel de surveillance et de production de rapports en lien avec les mesures correctives, lequel constitue un élément important de la stratégie de surveillance de la gestion des contrôles internes du Ministère. La surveillance trimestrielle permet de fournir à la DPF et aux intervenants des mises à jour sur les mesures correctives prises par le Ministère à l’égard du CIRF, ainsi que de garantir que les progrès réalisés par rapport au plan d’évaluation des mesures de contrôle concordent avec les attentes de la direction. En 2014-2015, étant donné l’approbation par Environnement Canada de la transition prévue pour le renouvellement du Système ministériel de gestion financière vers le système SAP, toutes les mesures correctives en suspens seront intégrées dans la portée de toute activité prévue de CIRF qui a été ou sera touchée par cette initiative.
4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2013-2014
En 2013-2014, Environnement Canada a continué de réaliser des progrès importants pour achever l’évaluation de ses principales mesures de contrôle et répondre à toutes les attentes établies dans son plan d’action pour l’exercice, dont il est question dans l’annexe de 2012-2013. Le tableau 1 présente un résumé des progrès qu’Environnement Canada a réalisés par rapport aux plans présentés dans l’annexe de 2012-2013.
Table 1 Travaux réalisés en 2013-2014 en fonction du plan d'action nommé dans l'annexe de 2012-2013 | |
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Élément dans le plan d'action du dernier exercice (2012-2013) | Mise à jour de l'état en date du 31 mars 2014 |
Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers - Phase de documentation | La phase de documentation est terminée pour les processus opérationnels Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers. |
Gestion des autres immobilisations, Gestion des biens immobiliers et Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement) - Tests d’efficacité conceptuelle | Les tests d’efficacité conceptuelle sont terminés pour les processus opérationnels Gestion des autres immobilisations et Gestion des biens immobiliers. En ce qui concerne le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (approvisionnement), on a révisé la portée de l’évaluation du CIRF en raison du renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada; elle se limite maintenant à la documentation |
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, Gestion de la clôture financière, Gestion des autres immobilisations, Gestion des biens immobiliers, Gestion du stock, Gestion des voyages, Administration de la paye, Gestion des subventions et des contributions et Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile - Mesures correctives en lien avec l’efficacité conceptuelle | Les mesures correctives ont fait l’objet d’une surveillance tout au long de l’exercice 2013-2014; des rapports de situation trimestriels sur les mesures correctives ont été présentés à la DPF. En 2013-2014, Environnement Canada a réalisé des progrès sur les mesures correctives liées aux contrôles automatisés. Toutefois, compte tenu du renouvellement du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada, toutes les mesures correctives en suspens seront intégrées dans la portée de toute activité prévue de CIRF qui a été ou sera touchée par cette initiative |
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances) - Tests d’efficacité opérationnelle | Les tests d’efficacité opérationnelle sont terminés pour le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances). |
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances), Gestion de la clôture financière et Gestion des voyages - Mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle | Les mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle sont achevées pour le processus opérationnel Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement (finances). Les mesures correctives en lien avec l’efficacité opérationnelle qui étaient prévues pour le processus opérationnel Gestion de la clôture financière ont été reportées en raison de mesures correctives en cours visant à rétablir l’efficacité conceptuelle d’un sous-processus clé. En ce qui concerne le processus opérationnel Gestion des voyages, les mesures correctives en suspens qui visaient l’efficacité opérationnelle ont été intégrées aux tests d’efficacité conceptuelle menés sur la version à jour du processus Gestion des voyages. |
Contrôles à l’échelle de l’entité et Contrôles généraux de la technologie de l’information - Surveillance continue | Une surveillance continue a été effectuée tout au long de l’exercice 2013-2014. |
En plus de satisfaire aux attentes établies dans l’annexe portant sur 2012-2013, Environnement Canada a réalisé des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses mesures de contrôle clés en rassemblant la documentation (cartes de processus et matrices de contrôle de niveau 3) pour les 20 processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général et pour le processus opérationnel intégral des passifs environnementaux. Le Ministère a également mené à bien des tests d’efficacité conceptuelle pour plusieurs processus et sous-processus opérationnels clés, tel qu’il est décrit dans la rubrique Autres travaux réalisés, dans la section 3.1 du présent document.
4.2 État et plan d’action pour l’exercice 2014-2015 et les exercices à venir
En vertu de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF dans le but de fournir l’assurance raisonnable que les transactions sont dûment autorisées, que les documents financiers sont conservés de façon adéquate, que les biens sont protégés, et que les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.
Grâce aux progrès réalisés à ce jour relativement aux plans établis précédemment, Environnement Canada a pu en 2013-2014 concentrer ses efforts d’évaluation du CIRF sur l’harmonisation avec les processus opérationnels communs en gestion financière du Bureau du contrôleur général ainsi que sur la normalisation, la simplification et l’intégration des processus opérationnels à l’appui de la transition pour le renouvellement du Système ministériel de gestion financière vers le système SAP, une initiative majeure de transformation opérationnelle qui prévoit un partenariat organisé et qui a été approuvée en milieu d’exercice. En raison de la transition prévue vers le système SAP, toutes les activités prévues de CIRF ont été assujetties à une seconde évaluation dans le contexte du renouvellement du Système ministériel de gestion financière et des progrès réalisés à l’échelle de la transformation opérationnelle.
Environnement Canada entreprendra la documentation et les tests d’efficacité conceptuelle de tous les processus opérationnels communs en gestion financière touchés et des mesures de contrôle associées en utilisant une approche fondée sur le risque tout au long du calendrier de mise en oeuvre du système SAP. Une fois que le système SAP aura été mis en oeuvre et qu’Environnement Canada aura officiellement annoncé l’achèvement des activités d’optimisation et de stabilisation de la phase d’exploitation prévues pour 2015-2016, Environnement Canada commencera les tests d’efficacité opérationnelle visant les processus opérationnels communs en gestion financière touchés et les mesures de contrôle associées en utilisant une approche fondée sur le risque. Il convient de noter que les activités d’évaluation du CIRF qui visent plusieurs secteurs de contrôle clés touchés par le renouvellement du Système ministériel de gestion financière sont prévues pour 2017-2018 et les exercices suivantsǂ; par conséquent, elles ne sont pas comprises dans la portée du plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes (voir le tableau 2). Une surveillance continue des secteurs de contrôle clés sera assurée par la suite, toujours à l’aide d’une approche fondée sur le risque.
Le tableau 2 présente l’état d’avancement et le plan d’action relatifs aux évaluations du CIRF d’Environnement Canada pour 2014-2015 et les deux exercices suivantsǂ
Table 2 Plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes de 2014-2015 à2016-2017*ǂ | ||||||
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Secteurs de contrôle clés | Éléments de l’évaluation | |||||
Documentation | Efficacité conceptuelle | Efficacité opérationnelle | Surveillance continue cyclique | |||
Tests | Mesures correctives | Tests | Mesures correctives | |||
Contrôles au niveau de l'entité | Terminée | Terminés | Terminées | Terminés | Terminées | Depuis 2013-14 |
Contrôles généraux de la technologies de l’information | Terminée | Terminés | Terminées | Terminés | Terminées | Depuis 2013-14 |
Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiementNote de bas de page2 | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion de la clôture financière | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion des autres immobilisations | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion des biens immobiliers | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion du stock | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion des voyages | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-17 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Administration de la paie | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Gestion des subventions et des contributions. | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 |
Gestion des autres paiements | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Gestion du dossier des fournisseurs | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 |
Gestion du dossier des clients | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion des revenus, créances et recettes | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Gestion des règlements interministériels | 2014-2015 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 |
Gestion de la planification et de la budgétisation | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion des prévisions et de la revue budgétaire | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Gestion du plan comptable ministériel | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 |
Gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser | 2014-2015 | 2014-2015 | 2015-2016 | 2015-2016 | 2016-2017 | 2016-2017 |
Gestion de la vérification d’assurances après paiement | 2014-2015 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2018-2019 |
Passifs environnementaux | Terminée | Terminés | Terminées | 2014-2015 | 2015-2016 | 2015-2016 |
*Remarque : Certains processus opérationnels communs en gestion financière seront considérablement touchés par le renouvellement prévu du Système ministériel de gestion financière d’Environnement Canada. Les évaluations de l’efficacité conceptuelle et de l’efficacité opérationnelle des processus opérationnels communs en gestion financière seront élaborées en utilisant une approche fondée sur le risque une fois qu’Environnement Canada aura officiellement annoncé l’achèvement de la phase d’exploitation (stabilisation et optimisation) de la mise en oeuvre du système SAP. ǂRemarque : Les activités d’évaluation du CIRF qui visent plusieurs secteurs de contrôle clés touchés par le renouvellement du Système ministériel de gestion financière sont prévues pour 2017-2018 et les exercices suivants; par conséquent, elles ne sont pas comprises dans la portée du plan triennal d’évaluation de la gestion des contrôles internes. |
Grâce à l’achèvement du plan d’action présenté, Environnement Canada s’assurera que des progrès opportuns sont réalisés afin d’obtenir un système avancé de gestion des contrôles internes, lequel fournit au gouvernement et aux Canadiens une assurance concernant la fiabilité des rapports financiers contenus dans les états financiers et les Comptes publics du Ministère. Cet avancement reflète l’engagement d’Environnement Canada de continuer à progresser en vue de produire des états financiers plus solides et mieux vérifiables.