Archivée : États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2016, Environnement et Changement climatique Canada, chapter 7

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2015-2016

Table des matières

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction

1. Introduction
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC)
   1. 2.1 Gestion de contrôle interne
   2. 2.2 Ententes de service relatives aux états financiers
3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2015-2016
   1. 3.1 Surveillance continue des contrôles clés
   2. 3.2 Efficacité conceptuelle des contrôles clés
   3. 3.3 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
4. Plan d’action relatif à la GCI d’Environnement et Changement climatique Canada
   1. 4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016
   2. 4.2 État de la situation et plan d’action pour l’exercice 2016-2017 et les exercices à venir

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction (DRD) englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour l’exercice 2015-2016. Il présente de l’information sommaire sur les mesures prises par ECCC pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne (GCI) ainsi que les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes. Il convient de noter que 2015-2016 a été le premier exercice complet depuis la mise en œuvre du système SAP et que le nouveau système de paye Phénix a été lancé le 24 février 2016.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC figurent dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

La GCI d’ECCC est régie par un cadre de contrôle interne (CCI) global comportant un cadre de gestion financière comme élément intégral. La GCI comprend les éléments suivants:

• des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la GCI;
• une approche et une méthodologie intégrées pour le système de CIRF;
• une surveillance, une évaluation et des mesures d’atténuation efficaces; et
• un programme de surveillance exhaustive et continue du système de CIRF, y compris un plan de surveillance annuel.

ECCC a consacré beaucoup d’efforts pour harmoniser, simplifier et intégrer ces éléments essentiels à une GCI efficace. Ces efforts ont été déployés afin d’assurer une progression continue vers l’atteinte d’un état d’avancement conforme à l’orientation et aux pratiques communes établies par le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) ainsi qu’à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Cadre de contrôle interne

ECCC possède un cadre de contrôle interne qui a été approuvé par le sous-ministre (SM), ce qui a démontré l’attention particulière portée par le Ministère à la GCI et a souligné le leadership et l’engagement de la direction en matière d’intégrité financière, de transparence et de responsabilisation de gestion. Le cadre de contrôle interne d’ECCC intègre les pratiques exemplaires et les leçons apprises par le Ministère au cours des sept dernières années d’évaluations du système de CIRF réalisées conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor. Le cadre de contrôle interne fournit un point d’ancrage pour la GCI, et il décrit la structure, le contexte et les processus permettant de déterminer, d’évaluer et de surveiller les contrôles internes. Le cadre de contrôle interne vise à:

• décrire les rôles et les responsabilités du sous-ministre, des cadres supérieurs du Ministère, des gestionnaires et des employés en matière de GCI;
• définir les engagements à présenter des mises à jour sur la situation ou des rapports réguliers sur l’efficacité des contrôles internes aux cadres supérieurs du Ministère et au Comité consultatif externe de vérification;
• établir une base commune pour la GCI au sein du Ministère;
• répondre aux exigences du Conseil du Trésor en matière de contrôles internes, y compris le CIRF; et
• établir un contexte et une structure assurant l’efficacité de la GCI.

Structure organisationnelle de responsabilisation

Tel qu’il est décrit dans le cadre de contrôle interne, ECCC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie ses efforts d’évaluation et assure la surveillance de son système de contrôle interne dans l’ensemble de l’organisation.

Voici les rôles et les responsabilités liés à la GCI:

• Sous-ministre - À titre d’agent comptable d’ECCC, le sous-ministre assume l’ensemble de la responsabilité d’intendance et le leadership sur la GCI. Il est chargé de superviser l’élaboration, la surveillance et l’examen du système ministériel de contrôles internes, ainsi que de surveiller la conformité à la Politique de contrôle interne.
• Dirigeante principale des finances (DPF) - La DPF d’ECCC relève directement du sous-ministre. Elle fait preuve de leadership afin d’assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de GCI efficace et intégré, y compris le CIRF. La DPF a pour principale fonction d’agir à titre de conseillère stratégique et d’intendante en matière de pratiques rigoureuses de contrôle interne et de gestion financière.
• Cadres supérieurs du Ministère - Les cadres supérieurs du Ministère, qui relèvent directement du sous-ministre, sont responsables de fournir un leadership en matière de gestion financière, de contrôles internes, de rapports financiers et de divulgation. Il leur incombe également d’obtenir les conseils et l’appui du DPF pour l’élaboration et le maintien d’un cadre efficace concernant la gestion financière, les risques et le contrôle des programmes. De plus, les cadres supérieurs du Ministère doivent donner au sous-ministre l’assurance que les processus opérationnels et les contrôles appropriés sont en place pour veiller à l’efficacité de la gestion financière et des systèmes de contrôle interne de l’organisation, afin de respecter les exigences définies dans la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le CIRF.
• Dirigeant principal de la vérification - Le dirigeant principal de la vérification fournit au sous-ministre une évaluation indépendante de l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
• Comité consultatif externe de vérification- Le Comité consultatif externe de vérification est un comité indépendant qui est constitué de trois membres externes et qui fournit au sous-ministre des conseils et des recommandations objectifs concernant le caractère suffisant, l’efficacité et les résultats de l’assurance de la qualité en ce qui a trait à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’ECCC (y compris les systèmes de responsabilisation et de vérification). Il est également chargé d’examiner les états financiers du Ministère et la Déclaration de responsabilité de la direction (DRD) annuelle, y compris l’annexe connexe.
• Comité exécutif de gestion - Le Comité exécutif de gestion est le comité de gestion des cadres supérieurs du Ministère. Ses membres prennent des décisions consensuelles sur des questions de gestion horizontale et analysent les options. Le Comité émet également des recommandations à l’intention du sous-ministre et des recommandations sur l’orientation stratégique globale et les priorités du Ministère. De plus, il supervise la gestion des activités ministérielles, ainsi que leurs ressources, leurs résultats et leurs risques de façon intégrée.
• Division des politiques, des systèmes et des contrôles financiers (DPSCF) au sein de la Direction de l’approvisionnement, de la comptabilité et des contrôles - La Division des politiques, des systèmes et des contrôles financiers (DPSCF) dirige la gestion et l’intendance intégrées de la GCI ministériels, ainsi que la transformation et l’amélioration continue des systèmes financiers, de la politique financière et de la gestion des processus opérationnels du Ministère. Les activités de la DPSCF en matière d’évaluation des contrôles internes et de mesures correctives pour combler les lacunes de contrôle nécessitent la participation de la totalité des directions générales et des régions du Ministère. La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor exige que soit appliquée une solide GCI, laquelle constitue d’ailleurs un élément d’évaluation clé de la composante de gestion nº 7 (gestion financière) du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Gouvernance et mesures de surveillance

L’environnement de contrôle d’ECCC comprend une série de mesures qui aident à faire en sorte que les risques soient gérés de façon efficace grâce à une approche responsable et axée sur le risque.

Voici les principales mesures:

• ECCC continue de promouvoir et d’appuyer les normes en matière de valeurs et d’éthique de la fonction publique auprès de ses employés et de ses gestionnaires par la voie d’un cours obligatoire en ligne sur les valeurs et l’éthique. À la fin de l’exercice 2015-2016, 82 % des employés du Ministère avaient suivi la formation sur les valeurs et l’éthique;
• Un Cadre de gestion intégrée du risque et un profil des risques ministériels diffusés à grande échelle accroissent l’efficacité de la gestion des risques à ECCC. L’augmentation de la sensibilisation des employés, la surveillance continue et les activités d’atténuation opportunes permettent d’assurer que les risques émergents ou changeants sont gérés de façon adéquate;
• L’Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et arrêté sur la délégation a été mis à jour en 2015-2016, conformément aux exigences de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du SCT;
• Des ententes de gestion du rendement annuelles pour les cadres supérieurs du Ministère évaluent les modalités redditionnelles et les responsabilités en matière de gestion financière;
• Une liste de vérification des contrôles internes signée par chacun des cadres supérieurs du Ministère, intégrée au processus annuel de lettre de déclaration pour les Comptes publics, confirmant que l’organisation a maintenu un système de gestion financière et de contrôle interne et que toutes les lacunes constatées dans le fonctionnement de ses contrôles et procédures de divulgation et de son système de CIRF ont été divulguées;
• Des programmes de formation continue et une communication régulière avec les employés du Ministère au sujet des principaux secteurs de la gestion financière, des systèmes financiers, des processus opérationnels et des politiques financières; et
• Un processus de gestion officielle des changements liés au système SAP pour veiller à ce que les principaux problèmes et risques cernés par les utilisateurs et les intervenants soient consignés et communiqués à l’hôte de SAP (Agriculture et Agroalimentaire Canada - AAC) pour que des mesures de corrections soient prises rapidement.

Stratégie de surveillance de la GCI d’ECCC

La stratégie de surveillance de la GCI d’ECCC fournit une description de l’approche et de la méthodologie suivies afin que les activités de GCI, dont la surveillance de son système de CIRF, soient harmonisées avec la Politique sur le contrôle interne. Cette stratégie décrit en détail le système de tests, de correction et de surveillance des contrôles internes qui est en place à ECCC pour vérifier que les contrôles clés fonctionnent comme prévu. La stratégie mentionne et adopte des pratiques exemplaires généralement acceptées en matière d’évaluation des contrôles internes, notamment les normes du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) et du cadre Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT).

Voici les principaux éléments de la stratégie de surveillance de la GCI:

• une amélioration de l’évaluation annuelle axée sur le risque, fondée sur une combinaison d’éléments quantitatifs et qualitatifs, ainsi que sur les constatations d’autres fournisseurs de services de surveillance ou d’assurance de la qualité;
• un plan d’évaluation annuelle des mesures de contrôle qui comprend des plans concernant la documentation, les tests d’efficacité conceptuelle et opérationnelle, les mesures correctives et la surveillance continue;
• les exigences de vérification avant paiement et après paiement, de même que les exigences pour la vérification des paiements, conformément à la Directive sur la vérification des comptes du SCT;
• des activités de surveillance exhaustives des mesures correctives qui portent systématiquement sur les modifications nécessaires découlant des évaluations, ce qui inclut un suivi semestriel auprès des responsables des processus opérationnels et la production d’un rapport sur la situation des mesures correctives en suspens à l’intention du dirigeant principal des finances;
• les exigences en matière de rapports à soumettre au sous-ministre, au SCT et au Comité consultatif externe de vérification d’ECCC en matière de GCI, y compris le CIRF;
• la collaboration de la Division des politiques, des systèmes et des contrôles financiers (DPSCF) avec les secteurs de responsabilité multidisciplinaires à l’échelle du Ministère, notamment l’Unité du développement ministériel de la Direction générale des finances et la Direction générale de la vérification et de l’évaluation, en ce qui a trait à l’évaluation axée sur le risque et à la surveillance de tous les éléments de contrôle clés; et
• la participation des intervenants et l’intégration horizontale et inter fonctionnelle afin de fournir une approche coordonnée pour surveiller l’efficacité de la GCI d’ECCC.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit:

Ententes communes

• Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée  de  la  rémunération,  des  avantages  sociaux,  de  l’approvisionnement  de certains biens et services, ainsi que des coûts des locaux pour le compte d’ECCC. De plus, SPAC, dans le cadre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, a établi le nouveau Centre des services de paye à Miramichi, qui est chargé du traitement et de l’assurance de la qualité des transactions relatives aux salaires et aux avantages sociaux d’ECCC. Les changements au système de paye à l’échelle du gouvernement (Phénix) et leur incidence sur les contrôles internes seront évalués en 2016-2017;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont énoncées dans l’entente interministérielle entre SPC et ECCC. SPC a mis à jour son cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI) en vue de cerner un ensemble de contrôles de la TI à l’état final pouvant s’appliquer horizontalement à tous les services d’infrastructure et qui différencie les rôles et responsabilités à caractère général entre SPC et les partenaires. Les tests des contrôles de la TI à l’état final devraient faire l’objet d’une surveillance continue cyclique en 2018-2019;
• Le SCT fournit à ECCC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à ECCC; et
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC.

Ententes particulières

• AAC fournit à ECCC la plateforme intégrée SAP des systèmes liés aux finances et au matériel pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte. Dans le cadre de cette entente, ECCC s’appuie sur AAC pour la gestion de certains contrôles et procédures de TI (p. ex. la sécurité, la configuration, la gestion du changement et la continuité opérationnelle). AAC administre également diverses fonctions liées aux données de base dans SAP pour le compte d’ECCC.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2015-2016

En 2015-2016, conformément aux résultats de l’évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), ECCC est passé à l’étape de la surveillance continue en cours de sa première année complète suivant la mise en œuvre de SAP. ECCC a procédé à l’évaluation complète du système de CIRF par l’identification des activités de mise à l’essai des contrôles clés financiers réalisées cumulativement au cours des dernières années, surtout au moyen de mises à jour de la documentation et des efforts de nettoyage de données réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de SAP, le 1er avril 2015, de l’établissement de contrôles fondés sur les risques à l’égard de SAP liés à l’article 33, et d’examens périodiques d’assurance de la qualité fondés sur les risques.

ECCC adoptera dès 2016-2017 une stratégie de surveillance continue et cyclique pour tous les secteurs de contrôles clés.

3.1 Surveillance continue des contrôles clés

Travaux effectués comme prévu:

ECCC a terminé l’ensemble des initiatives de contrôle interne prévues pour 2015-2016. ECCC a mené à bien la surveillance continue des secteurs de contrôles clés suivants:

• Contrôles au niveau de l’entité (accent mis sur la gouvernance et la fraude)
• Contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI)
• Gestion de la clôture financière (accent mis sur la petite caisse)
• Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement

Autres travaux réalisés:

En plus des travaux effectués comme prévu, ECCC a mené à bien la surveillance continue des secteurs de contrôles clés suivants:

• Gestion des voyages (accent mis sur le site ECollab)
• Gestion des subventions et des contributions
• Gestion du dossier des fournisseurs
• Administration de la paye (accent mis sur les départs d’employés)

Mesures correctives:

À la suite de l’exercice de surveillance continue, ECCC a déterminé les mesures correctives clés suivantes:

• Contrôles au niveau de l’entité: coordonner un examen du cadre de gouvernance et de politique en matière de gestion de fraude, en vue de clarifier les rôles et les responsabilités et de renforcer les politiques actuelles; et
• Contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI): veiller au maintien d’une structure de gouvernance et d’une orientation en bonne et due forme quant à la mise en œuvre de la phase 2 du Module sur la gestion des biens de l’entreprise (GBE), y compris un comité directeur du projet qui se réunit fréquemment, qui représente bien ECCC et qui officialise ses procédures.

De plus, au cours du présent exercice, ECCC a mis en place les principales mesures correctives suivantes:

• ECCC s’est assuré de la qualité du système de gouvernance et de la planification de la continuité opérationnelle par la voie d’une vérification des CGTI réalisée par un tiers sur le système hôte chez AAC;
• ECCC a réalisé une vérification des comptes après paiement fondée sur les risques pour évaluer l’efficacité des contrôles visant diverses opérations liées à la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement et des voyages; et
• ECCC a fait progresser la sensibilisation à la fraude en l’intégrant à la formation obligatoire des employés en matière de valeurs et d’éthique.

ECCC a continué d’améliorer la surveillance continue de la GCI en mettant en place l’approche et la méthodologie utilisées dans sa stratégie de surveillance de la GCI. Un élément clé de la stratégie d’ECCC consiste à concentrer ses efforts sur la communication et la mobilisation des intervenants, ce qui favorise le développement d’un environnement de surveillance axé sur les objectifs et qui repose sur le dialogue ouvert et la collaboration.

De plus, au cours de l’exercice 2015-2016, ECCC a poursuivi son processus de surveillance et de production de rapports sur les mesures correctives, lequel constitue un élément important de la stratégie de surveillance de la GCI d’ECCC. Ce type de surveillance permet de fournir à la DPF et aux intervenants des mises à jour sur les mesures correctives en suspens prises par le Ministère à l’égard de la GCI, ainsi que de veiller à ce que les progrès réalisés par rapport au Plan d’évaluation des mesures de contrôle concordent avec les attentes de la direction.

En plus de la surveillance continue sur les processus d’importance relative et à risque élevée, les tests d’efficacité conceptuelle et opérationnelle des processus à risque faible et modéré se sont poursuivis comme prévu.

3.2 Efficacité conceptuelle des contrôles clés

Travaux effectués comme prévu:

En 2015-2016, ECCC a mené à bien les tests d’efficacité conceptuelle des derniers processus opérationnels clés en matière de CIRF :

• Gestion des autres paiements
• Gestion du dossier des clients
• Gestion des revenus, créances et recettes
• Gestion des règlements interministériels
• Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance
• Gestion du plan comptable ministériel

Mesures correctives:

À la suite des tests d’efficacité conceptuelle réalisés au cours de cet exercice, ECCC a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes:

• Renforcer la surveillance et la gouvernance des processus liés aux recettes, y compris l’amélioration de la capacité et des compétences, des politiques et des procédures en matière de gestion des recettes, et mettre en oeuvre une formation à l’interne portant sur la création et la gestion d’ententes financières liées aux recettes;
• Examiner et renforcer les contrôles liés à la tenue d’examens périodiques des dossiers des clients et des comptes débiteurs en souffrance;
• Veiller à ce que politiques clés soient à jour et qu’il y ait des mesures d’atténuation appropriées pour les rôles et responsabilités connexes en ce qui a trait à l’entrée de données, au traitement et à la surveillance liés aux règlements interministériels et aux opérations génératrices de recettes, en les mettant en œuvre en temps opportun; et
• Mettre à jour les directives sur les procédures d’ECCC sur l’intranet en raison de la transition vers SAP.

3.3 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Travaux effectués comme prévu

En 2015-2016, ECCC a réalisé des tests d’efficacité opérationnelle dans les secteurs de contrôles clés suivants:

• Gestion du dossier des clients
• Gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit deparc automobile
• Gestion des autres immobilisations
• Gestion des biens immobiliers
• Gestion du stock
• Gestion des voyages
• Administration de la paye
• Gestion des subventions et des contributions
• Gestion du dossier des fournisseurs
• Gestion de la perception des comptes débiteurs en souffrance (faible risque)
• Gestion du plan comptable ministériel
• Passifs environnementaux

Mesures correctives:

À la suite des tests d’efficacité opérationnelle réalisés au cours de cet exercice,  ECCC a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes:

• Examiner et clarifier les étapes des procédures relatives aux contrôles clés, ainsi que les rôles et les responsabilités connexes liés à la gestion des subventions et des contributions et à la gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile.

4. Plan d’action relatif à la GCI d’Environnement et Changement climatique Canada

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016

En 2015-2016, ECCC a continué de réaliser des progrès importants pour achever l’évaluation de ses mesures de contrôle clés et répondre à toutes les attentes établies dans son plan d’action pour l’exercice, dont il est question à l’annexe de 2014-2015. Le tableau 1 présente un résumé des progrès qu’ECCC a réalisés par rapport aux plans présentés dans l’annexe de l’année précédente.

4.2 État de la situation et plan d’action pour l’exercice 2016-2017 et les exercices à venir

En vertu de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir un système efficace de GCI, y compris le CIRF, dans le but de fournir l’assurance raisonnable que les transactions sont dûment autorisées, que les documents financiers sont conservés de façon adéquate, que les biens sont protégés, et que les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Toutes les activités de GCI prévues pour 2016-2017 ont été réévaluées à la lumière des récents changements fonctionnels liés au système SAP et de la mise en œuvre de Phénix, ainsi que dans le contexte de la réalisation par ECCC de la première évaluation exhaustive fondée sur les risques de son système de CIRF.

Pour 2016-2017, ECCC a souligné les secteurs de contrôles clés à risque élevé qui seront évalués. Pour les deux exercices suivants, toutes les activités de GCI seront réalisées dans le cadre d’une nouvelle stratégie de surveillance continue et cyclique fondée sur le risque et la capacité, en cours d’élaboration.

Le tableau 2 présente le plan d’action de surveillance continue et cyclique visant l’évaluation de la GCI d’ECCC.

Notes: