Audit de l’application et de la mise en œuvre par ECCC de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale – administration des demandes d’adaptation

Sommaire

Contexte

Le présent rapport présente les résultats d’un audit interne de l’application et de la mise en œuvre par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale (Politique sur la vaccination) en ce qui concerne l’administration des demandes d’adaptation. L’audit a été réalisé entre juin 2022 et juillet 2022 et est inclus dans le plan d’audit et d’évaluation de 2022 à 2027.

L’objectif de l’audit était d’évaluer l’application du cadre de contrôle de la gestion élaboré pour soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination, en mettant l’accent sur la gouvernance et l’application des procédures établies pour gérer les demandes d’adaptation reçues de la part d’employés qui n’étaient pas complètement vaccinés en raison d’une contre‑indication médicale certifiée, de motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Pourquoi est-ce important

La vaccination contre la COVID-19 était une priorité pour le gouvernement fédéral, afin de soutenir la santé et la sécurité des employés. L’administration efficace de la Politique sur la vaccination à l’échelle ministérielle était la responsabilité de chaque administrateur général. Deux des éléments clés qui ont été élaborés pour soutenir la réalisation des objectifs et des résultats attendus de la Politique sur la vaccination étaient des mécanismes de gouvernance solides et l’élaboration et l’application efficaces de processus pour soutenir l’administration des demandes d’adaptation. À ECCC, la Direction générale des ressources humaines a aidé la sous-ministre à mettre en œuvre la politique du Conseil du Trésor et la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les demandes d’adaptation liées à la vaccination.

La Politique sur la vaccination a été suspendue à partir du 20 juin 2022, à la suite d’un examen de la situation de santé publique. Le gouvernement du Canada continuera de surveiller et d’évaluer la nécessité de mesures de santé publique supplémentaires, y compris la réintroduction éventuelle d’obligations de vaccination. L’audit fournit un aperçu de la gestion par le Ministère des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans le contexte de la Politique sur la vaccination.

Ce que nous avons constaté

La gouvernance a été établie et a fonctionné comme prévu pour soutenir l’administration de la Politique sur la vaccination en ce qui concerne les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Le rôle du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines dans l’examen de toutes les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation a été jugé comme un mécanisme efficace pour permettre la gestion des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation relatives à la Politique sur la vaccination d’une manière cohérente, objective et uniforme dans tout le Ministère. De plus, le fait qu’un avocat du Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi assiste à toutes les réunions du comité pour fournir des conseils juridiques sur toutes les demandes a probablement contribué à augmenter le niveau de confiance dans les recommandations fournies.

Les processus en place pour l’application des exigences relatives à l’obligation d’adaptation étaient alignés sur les exigences de la politique. Les modèles élaborés par la Direction générale des ressources humaines ont aidé les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités.

Dans la plupart des cas, la documentation à l’appui des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation reçues à la suite de la Politique sur la vaccination était appropriée et suffisante pour appuyer la prise de décision. Dans les cas où la documentation n’était pas suffisante, le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines a recommandé que le gestionnaire obtienne des informations supplémentaires. Après l’obtention des nouvelles informations, si les critères établis n’étaient toujours pas rencontrés, le comité a recommandé que les demandes soient rejetées. L’examen et l’analyse du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines ont été effectués dans un délai raisonnable et les gestionnaires ont été informés de la recommandation du Comité en temps opportun. Des mesures temporaires ont été mises en place pour les employés présentant une demande liée à l’obligation d’adaptation en attendant qu’une décision soit prise à cet égard. Ceux qui devaient accéder régulièrement aux lieux de travail d’ECCC devaient faire des tests rapides réguliers à raison de minimum trois fois par semaine. Les demandes et les décisions relatives à l’obligation d’adaptation ont fait l’objet d’un suivi et la haute direction a été informée de manière cohérente et continue afin de soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Possibilité à prendre en considération

Le rapport ne propose pas de recommandations de mesures. Il s’agit plutôt d’une opportunité à prendre en considération sur les bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus précisément, il convient d’envisager, dans le cadre de futures initiatives similaires, d’indiquer tous les documents pertinents relatifs à une demande d’adaptation à conserver et à stocker dans un lieu central accessible incluant les communications d’étape, les justifications et les lettres de décision adressées aux employés. Cela signifie qu’un dossier complet pour chaque demande serait conservé comme piste d’audit de façon centralisée.

1. Contexte

Dans le but de protéger la santé et la sécurité des employés et d’améliorer les taux de vaccination des employés de l’administration publique centrale, le Conseil du Trésor du Canada a publié la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada (Politique sur la vaccination), qui est entrée en vigueur le 6 octobre 2021. Conformément à la Politique sur la vaccination, tous les employés de l’administration publique centrale, y compris la Gendarmerie royale du Canada, devaient être entièrement vaccinés, à moins que des mesures d’adaptation ne soient prises en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette exigence s’appliquait que les employés étaient en télétravail, travaillaient à distance ou travaillaient sur place. Les exigences en matière de vaccination obligatoire contre la COVID-19 s’appliquaient également au personnel contractuel qui devait avoir accès aux lieux de travail du gouvernement fédéral pour effectuer des travaux pour le gouvernement du Canada et sont entrées en vigueur le 15 novembre 2021.

Tous les employés de l’administration publique centrale, y compris les employés en congé « autre congé payé (699) » pour des raisons liées à la pandémie, devaient attester de leur statut vaccinal dans le système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC) ou faire part de leur statut à leur gestionnaire s’ils n’avaient pas accès au système avant le 29 octobre 2021. D’autres dates limites de présentation de l’attestation ont été définies selon que l’employé était déjà en congé à la date d’entrée en vigueur de la Politique sur la vaccination, qu’il avait demandé des mesures d’adaptation ou pour d’autres raisons liées à son poste actuel.

Les employés qui ne se conformaient pas à la Politique sur la vaccination ou qui n’avaient pas demandé de mesure d’adaptation avant le 29 octobre 2021 ont été placés en congé administratif non payé dès le 15 novembre 2022 et leur accès aux installations et au réseau d’ECCC a été restreint. Similairement, les employés ayant fait une demande de mesure d’adaptation mais dont la demande fut refusée, furent également placés en congé administratif non payé. Les conséquences de la non-conformité ont été couvertes par l’audit de l’application et de la mise en œuvre par ECCC de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada – congé sans solde, qui a été achevée en juin 2022.

Conformément à la Politique sur la vaccination et à la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation du SCT, les organisations étaient tenues d’évaluer et de traiter les demandes de mesures d’adaptation reçues en réponse à la Politique sur la vaccination en temps opportun.

Le 20 juin 2022, le gouvernement du Canada a suspendu la Politique sur la vaccination à la suite d’un examen de la situation de la santé publique et des taux de vaccination partout au Canada. En conséquence, les employés d’ECCC n’étaient plus tenus d’être entièrement vaccinés comme condition d’emploi et les employés qui avaient été placés en congé administratif non payé ont pu reprendre leurs fonctions normales avec salaire et ont vu leur accès aux installations et au réseau d’ECCC rétabli.

Par suite de la suspension de la Politique sur la vaccination, les mesures d’adaptation mises en place en raison de cette politique, ainsi que l’examen des demandes d’adaptation en cours, ont pris fin.

Étant donné que la pandémie n’est pas terminée et qu’il reste la possibilité d’une résurgence des cas ou de l’émergence de nouveaux variants préoccupants, le gouvernement du Canada a annoncé qu’il continuera de surveiller l’évolution du virus de la COVID-19 et la nécessité de prendre des mesures de santé publique supplémentaires, y compris la réintroduction de l’obligation de vaccination, s’il y a lieu.

Principaux rôles et responsabilités

Les paragraphes suivants donnent un aperçu des principaux rôles et responsabilités des employés, des gestionnaires délégués et des ressources humaines, en ce qui concerne la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination en ce qui concerne les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Les employés d’ECCC étaient responsables de la divulgation de leur statut en matière de vaccination et de dépistage. Les employés qui demandaient des mesures d’adaptation en raison d’une contre-indication médicale, de motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, étaient tenus d’informer leur gestionnaire de leur besoin de mesures d’adaptation et de fournir une documentation complète et précise à l’appui de leur demande. Ils étaient également tenus d’informer leur gestionnaire si leurs besoins en matière de mesures d’adaptation venaient à changer. Les employés étaient chargés de demander des mesures d’adaptation au moyen du système SSAV-GC. Les employés qui n’avaient pas accès au système étaient chargés de communiquer avec leur gestionnaire et de lui fournir un formulaire imprimé de leur demande.

Les employés qui ont bénéficié d’une mesure d’adaptation étaient tenus de coopérer et de collaborer de bonne foi pour trouver un ou plusieurs moyens de répondre à leurs besoins, ce qui comprenait des tests obligatoires et la communication des résultats, conformément au protocole de tests de Santé Canada.

Les employés dont les demandes d’adaptation ont été refusées, devaient suivre une séance de formation en ligne sur la vaccination contre la COVID-19 dans les deux semaines suivant la date limite d’attestation. Après cette période de deux semaines, les employés qui n’avaient pas été vaccinés devaient être placés en congé administratif non payé, leur salaire devait être suspendu et leur accès aux réseaux ministériels et aux lieux de travail physique devait être restreint. De plus, les employés qui étaient partiellement vaccinés avaient 10 semaines pour recevoir leur deuxième dose de vaccin. S’ils ne recevaient pas la deuxième dose dans ce délai, ils devaient également être placés en congé administratif non payé et se voir imposer des restrictions similaires. Les employés qui ont été placés en congé administratif non payé et qui, par la suite, ont été partiellement vaccinés devaient être réintégrés et voir leur accès aux réseaux et aux lieux de travail physiques rétabli.

Les gestionnaires étaient chargés d’examiner les attestations de vaccination des employés et de répondre aux demandes d’adaptation conformément à la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Ils étaient tenus d’informer l’employé de ses obligations, de recueillir les renseignements pertinents, de décider si l’obligation d’adaptation s’appliquait et de mettre en œuvre la décision en déterminant les mesures d’adaptation appropriées, qui peuvent inclure des tests obligatoires. Les gestionnaires étaient également chargés de documenter le processus et la justification de leurs décisions.

La Direction générale des ressources humaines était chargée de soutenir la sous-ministre dans la mise en œuvre globale de la Politique sur la vaccination au sein d’ECCC et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, notamment en veillant à ce que les employés et les gestionnaires soient informés de leurs droits, responsabilités et obligations. L’équipe des Relations de travail, au sein de la Direction générale des ressources humaines, a fourni des conseils et une assistance aux gestionnaires dans l’exercice de leurs rôles et responsabilités pour administrer les demandes en temps opportun.

Le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines a été créé lorsque la Politique sur la vaccination est entrée en vigueur. Son mandat était d’examiner toutes les demandes d’adaptation et les documents justificatifs reçus en rapport avec la Politique sur la vaccination et de faire des recommandations aux gestionnaires délégués pour les aider à prendre leurs décisions.

2. Objectif, portée et méthodologie

Objectif

L’audit visait à évaluer l’application du cadre de contrôle de la gestion élaboré pour appuyer la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada du Conseil du Trésor. L’audit s’est concentré sur la gouvernance et l’application des procédures mises en place pour gérer les demandes d’adaptation reçues de la part d’employés qui n’étaient pas entièrement vaccinés en raison d’une contre-indication médicale certifiée, de motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Portée

L’audit a porté sur les éléments suivants :

• l’efficacité des pratiques de gouvernance et de surveillance établies et des contrôles mis en place pour administrer les demandes d’adaptation reçues dans le cadre de l’application de la Politique sur la vaccination;
• un examen de tous les cas d’employés demandant une mesure d’adaptation en rapport avec la Politique sur la vaccination.

Les secteurs d’intérêt et les critères figurent à l’annexe A.

L’audit a porté sur la période allant du 6 octobre 2021, date d’entrée en vigueur de la politique, au 31 mars 2022, date de fin de l’exercice. L’équipe de l’audit a examiné 99 (100 %) demandes d’adaptation reçues de la part de 92 employés individuels au cours de la période examinée. Sept des 99 demandes ont été soumises par des employés dont la première demande d’adaptation a été refusée et qui ont ensuite demandé une mesure d’adaptation dans une autre catégorie. Aux fins de l’audit, toutes les demandes d’adaptation associées à un employé représentent 1 cas. Ainsi, nous considérons que 92 cas ont été gérés au cours de la période examinée.

Il s’agit du deuxième des deux audits internes réalisés sur la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination. L’audit précédent a porté sur la gouvernance et l’application des procédures établies pour administrer les dispositions relatives aux conséquences de la non-conformité (article 7 de la politique). Le refus d’une demande d’adaptation pourrait entraîner un cas de non‑conformité, ce qui aurait pour conséquence un congé non payé.

La portée de l’audit ne comprenait pas les éléments suivants :

• la validation des recommandations fournies par le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines aux gestionnaires;
• la validation de l’authenticité des documents clés fournis par les employés à l’appui de leurs demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation;
• les plaintes reçues ou les litiges liés aux décisions et processus relatifs aux demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation;
• l’application de la Politique sur la vaccination pour les employés qui étaient déjà en congé au moment de l’entrée en vigueur de la politique et qui étaient toujours en congé le 31 mars 2022;
• tout cas où la date limite d’attestation était différente du 29 octobre 2021, comme précisé à l’annexe A de la Politique sur la vaccination, à moins que cette date ne soit comprise dans la période examinée;
• l’application des mesures à prendre à la suite de la suspension de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 à l’égard des employés bénéficiant de mesures d’adaptation ou ayant des demandes en attente.

Méthodologie

La méthodologie comprenait :

• une revue des documents pertinents, dont des politiques, des lignes directrices, des procédures et des documents de communication;
• des entrevues et des révisions structurées effectuées avec le personnel clé de la Direction générale des ressources humaines;
• un examen de 99 demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation faites par 92 employés non-vaccinés demandant une mesure d’adaptation basée sur des raisons médicales, des motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Énoncé de conformité

L’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme l’ont démontré les résultats du programme d’amélioration et d’assurance de la qualité.

3. Constatations et conclusions

3.1 La gouvernance pour soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés

Ce que nous avons examiné

L’audit visait à déterminer si un cadre de gouvernance était en place et était efficace pour soutenir l’administration des demandes d’adaptation pour les employés qui n’étaient pas entièrement vaccinés dans le contexte de la Politique sur la vaccination et conformément à la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation du SCT.

Au moyen d’entrevues avec le personnel clé de la Direction générale des ressources humaines, d’un examen des documents, y compris les orientations et les directives, et d’un examen de tous les cas de demande d’adaptation en relation avec la Politique sur la vaccination, l’équipe d’audit a évalué si :

• les fonctions de surveillance ont été établies de manière adéquate pour soutenir l’administration des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation;
• les rôles, responsabilités et pouvoirs liés à l’administration des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ont été clairement définis, documentés, communiqués et compris;
• les processus liés à la gestion des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation étaient clairement définis, documentés, communiqués, compris et appliqués.

Ce que nous avons constaté

La structure de gouvernance a soutenu de manière adéquate la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination en ce qui concerne les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation reçues. Pour aider les gestionnaires délégués à s’acquitter de leur rôle en matière d’obligation d’adaptation, le Ministère a créé le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines, lorsque la Politique sur la vaccination est entrée en vigueur. Cela a été fait en consultation avec d’autres ministères et conformément aux orientations reçues du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Le mandat du comité était d’examiner toutes les demandes d’adaptation reçues dans le contexte de la politique et de formuler des recommandations aux gestionnaires des employés quant à l’application ou non de la mesure d’adaptation. Il est important de noter que le comité n’avait pas de pouvoir décisionnel, puisque la Politique sur la vaccination indique clairement que les gestionnaires étaient responsables de la décision finale. Néanmoins, ce comité a été établi comme mécanisme approprié pour soutenir la gestion de la Politique sur la vaccination en rapport avec les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation d’une manière cohérente, objective et uniforme dans l’ensemble du Ministère.

Le comité était composé de la dirigeante principale de la gestion des ressources humaines et de sa conseillère principale, du directeur général, Service de perfectionnement des employés et de mieux-être, du directeur, Relations de travail, santé et sécurité au travail et gestion de l’incapacité, de la directrice, Programmes de mieux-être et du responsable ministériel du dossier de la vaccination (gestionnaire, Relations de travail). Un avocat du Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi du ministère de la Justice a assisté à toutes les réunions du comité pour fournir des conseils juridiques. Le comité a également informé les sous-ministres et l’avocat-conseil principal des conseils donnés aux gestionnaires.

Bien qu’aucun cadre de référence officiel n’ait été documenté, les responsabilités et le fonctionnement du comité ont été décrits dans les procédures que la Direction générale des ressources humaines a élaborées pour guider la gestion des demandes d’adaptation reçues en rapport avec la Politique sur la vaccination. Ces lignes directrices sont les suivantes :

• Pour chaque demande d’adaptation, le comité s’est assuré que la documentation appropriée était fournie afin de procéder à l’analyse et à l’élaboration d’une recommandation. L’équipe d’audit a été informée que le comité a demandé conseil au BDPRH et au Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi du ministère de la Justice, selon les besoins, pour déterminer ce qui constituait une documentation suffisante et appropriée pour les différents types de demandes. Les employés demandant des mesures d’adaptation en raison de contraintes médicales devaient fournir un certificat médical ou une déclaration médicale. Les employés cherchant à obtenir des mesures d’adaptation en raison de motifs religieux devaient fournir une déclaration sous serment. Enfin, les personnes qui demandaient des mesures d’adaptation en raison d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, devaient fournir une attestation des détails concernant un ou plusieurs des motifs de discrimination interdits qui empêchaient l’employé d’être entièrement vacciné. Dès réception des documents justificatifs, le comité a analysé la demande et fournit une recommandation au gestionnaire approprié quant à l’acceptation ou au refus de la mesure d’adaptation.
• Une liste de critères clairement établis concernant les différents types de demandes d’adaptation a été élaborée sur la base du Cadre de la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 du SCT afin d’appuyer l’analyse de chaque cas par le comité de manière cohérente, objective et uniforme (voir l’annexe B pour la liste des critères utilisés pour effectuer l’analyse).
• Des réunions du comité étaient convoquées de manière ponctuelle lorsque les dossiers étaient prêts à être examinés. L’objectif de ces réunions était strictement d’examiner les documents soumis, d’effectuer une analyse et de fournir une recommandation aux gestionnaires. Le comité s’est réuni jusqu’à deux fois par jour au début de la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination.
• Après chaque réunion, le comité a préparé des fiches de synthèse pour chaque cas discuté, indiquant la date de l’examen et décrivant l’analyse et la recommandation du comité. Ces documents ont servi de comptes rendus de décisions en lieu et place des procès-verbaux officiels des réunions.

À partir de révisions structurées avec le personnel de la Direction générale des ressources humaines et d’un examen de toutes les demandes d’adaptation reçues dans le cadre de la politique, l’équipe d’audit a noté plusieurs bonnes pratiques :

• Tous les membres du comité ont assisté à chaque réunion et se sont rendus disponibles pour discuter des cas et fournir une recommandation aux gestionnaires appropriés en temps opportun.
• Le comité a fait preuve de souplesse en donnant aux employés demandant des mesures d’adaptation la possibilité de fournir des renseignements et des documents supplémentaires par l’entremise de leur gestionnaire avant de conclure son analyse et de formuler sa recommandation. Dans certains cas, le comité s’est réuni trois fois pour discuter du même dossier avant de formuler une recommandation.
• Toutes les demandes d’adaptation ont été étayées par une consultation juridique et ont bénéficié d’un avis juridique. C’était l’un des avantages d’avoir un expert du Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi du ministère de la Justice présent aux réunions du comité.

Enfin, la structure de gouvernance a été complétée par les personnes ou équipes suivantes pour s’assurer que la Politique sur la vaccination relative aux demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation était gérée conformément à la politique et que les décisions étaient prises et communiquées en temps opportun :

• Les gestionnaires étaient responsables de rendre les décisions finales relatives aux demandes d’adaptation des employés. La Politique sur la vaccination ne fournit pas de définitions précises des gestionnaires. Conformément aux procédures internes d’ECCC, dans le contexte de l’obligation d’adaptation, un gestionnaire a été défini comme étant soit le superviseur direct de l’employé (à n’importe quel niveau, y compris en dessous du niveau de directeur) soit le gestionnaire délégué du superviseur direct en vertu de l’article 34 (niveau de directeur et plus) ou au niveau de directeur général et plus, selon le résultat de la décision comme suit :
  • Le superviseur direct de l’employé (à n’importe quel niveau, y compris en dessous de celui de directeur) était responsable de rendre la décision sur l’obligation d’adaptation et d’informer son employé si la recommandation du comité était d’accepter la demande d’adaptation. Si le superviseur direct n’était pas d’accord avec la recommandation d’accepter la demande, la décision était transmise au gestionnaire délégué du superviseur direct en vertu de l’article 34 (niveau EX-01 ou supérieur).
  • Le superviseur direct, d’un niveau inférieur à celui de directeur, ne pouvait pas prendre lui-même la décision finale si la recommandation du comité était de refuser la demande d’obligation d’adaptation. Dans ce cas, la responsabilité incombait au gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 (niveau de directeur et plus), comme indiqué ci-dessous.
  • Les gestionnaires délégués en vertu de l’article 34 (niveau de directeur et supérieur) étaient chargés de prendre les décisions finales et d’informer l’employé lorsque la recommandation du comité était de rejeter une demande d’adaptation. Dans le cas où la recommandation du comité n’était pas suivie, le gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 était également chargé de fournir une justification écrite à la Direction générale des ressources humaines expliquant pourquoi la décision n’était pas conforme à la recommandation du comité et d’informer le chef de sa direction générale.
  • Niveau de directeur général et supérieur – Toute mesure visant à placer un employé en congé non payé à la suite du rejet de la demande liée à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation devait être approuvée par le gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 au niveau de directeur général et supérieur. Ceci est conforme à l’instrument de délégation RH.
• La dirigeante principale de la gestion des ressources humaines était la responsable ministérielle chargée d’aider la sous-ministre à mettre en œuvre la politique au sein d’ECCC. La Direction générale des ressources humaines est le point central et la principale responsable de la mise en œuvre au sein du Ministère.
• Le personnel des Relations de travail des RH a soutenu les gestionnaires dans l’administration des cas d’obligation d’adaptation en les informant et en les conseillant concernant la collecte de renseignements supplémentaires ou de documents manquants ou en leur fournissant des questions à poser aux employés.
• Le responsable ministériel du dossier de vaccination (gestionnaire des Relations de travail), qui est membre du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines, a joué un rôle déterminant dans la détermination des employés demandant une mesure d’adaptation dans le SSAV-GC et dans la communication avec les gestionnaires au nom du comité aux fins de contrôle et pour obtenir des renseignements supplémentaires ou des documents clés à l’appui des demandes d’adaptation. Cela a permis au comité de terminer son analyse des dossiers en cours et de fournir une recommandation objective basée sur tous les renseignements disponibles pour chaque cas et de faire un rapport sur l’état de chaque cas.
• La Direction générale des ressources humaines a créé le groupe de travail sur la mise en œuvre de la vaccination et du dépistage rapide, coprésidé par le directeur général, Service de perfectionnement des employés et de mieux-être et le directeur, Relations de travail, santé et sécurité au travail et gestion de l’incapacité. Les membres comprenaient des gestionnaires/directeurs de chaque direction générale. Ce groupe de travail visait à communiquer l’information et à détecter et résoudre rapidement tout problème lié à la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination. Le groupe de travail s’est réuni chaque semaine au cours de la période examinée. Les réunions ont été utilisées efficacement pour mettre à jour les directions générales sur la mise en œuvre de la politique et répondre aux préoccupations liées aux processus en place pour soutenir les demandes d’adaptation et les cas potentiels de congé administratif non payé.

Rôles et responsabilités

L’audit a révélé que les rôles et les responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination en ce qui concerne l’obligation d’adaptation étaient bien documentés et clairs. La Politique sur la vaccination, publiée sur le site Web du SCT, définit les rôles et les responsabilités des administrateurs généraux, des gestionnaires et des employés en ce qui concerne l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, conformément à la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, pour les personnes qui ne peuvent pas être entièrement vaccinées, comme il a été mentionné précédemment dans ce rapport. Le SCT a également publié un Cadre de mise en œuvre de la politique sur la vaccination contre la COVID-19, qui appuie la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination en fournissant des orientations supplémentaires concernant l’obligation d’adaptation dans le contexte de la Politique sur la vaccination.

La boîte à outils des gestionnaires du SCT pour la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19, qui a été communiquée aux gestionnaires d’ECCC, fournit des orientations supplémentaires sur l’exécution des rôles et des responsabilités concernant l’obligation d’adaptation. Enfin, les procédures internes d’ECCC élaborées pour l’examen des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation dans le cadre de la Politique sur la vaccination définissent les rôles et les responsabilités des membres du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines et des gestionnaires, comme le décrit la section précédente du rapport.

De plus, notre examen des dossiers a révélé que le personnel des Relations de travail et le responsable ministériel du dossier de vaccination (gestionnaire des Relations de travail) ont joué un rôle actif dans le soutien aux gestionnaires en ce qui concerne les demandes des employés liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptations. Il s’agissait notamment de préparer des questions auxquelles les employés devaient répondre et de recueillir des renseignements supplémentaires à l’appui de leurs demandes, de les aider à formuler des griefs, en particulier dans les cas où la demande d’obligation d’adaptation était rejetée, de rédiger des lettres pour informer les employés de la décision et de fournir des orientations aux gestionnaires, le cas échéant. En conclusion, sur la base de notre examen des dossiers et des entrevues, les rôles et les responsabilités étaient bien compris et appliqués.

Processus en place pour administrer les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

Dans l’ensemble, les processus en place pour administrer la Politique sur la vaccination en ce qui concerne les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ont été élaborés et communiqués de manière adéquate.

La Politique sur la vaccination décrit les exigences liées à l’administration des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Le Cadre de mise en œuvre de la politique sur la vaccination contre la COVID-19 du SCT a été élaboré et publié pour soutenir la mise en œuvre de la politique avec des orientations plus précises. Le cadre décrit les cinq étapes à suivre dans le processus de prise de décision pour déterminer si l’obligation d’adaptation s’applique :

• Étape 1 – Demander des mesures d’adaptation en cas d’impossibilité à être entièrement vacciné (responsabilité de l’employé);
• Étape 2 – Réunir les renseignements pertinents (responsabilité de l’employé et du gestionnaire délégué, en ce sens que le gestionnaire demande les documents pertinents à l’appui de la demande d’adaptation, et que l’employé rassemble les documents demandés et les fournit au gestionnaire);
• Étape 3 – Prendre une décision éclairée (responsabilité du gestionnaire, en consultation avec les experts internes en la matière ou en se basant sur les orientations liées aux mesures d’adaptation);
• Étape 4 – Mise en œuvre de la décision (responsabilité du gestionnaire, soit en fournissant la mesure d’adaptation ou, si la mesure d’adaptation ne s’applique pas, en mettant en œuvre les exigences de la Politique sur la vaccination en ce qui a trait à l’attestation du statut vaccinal et à l’application du congé administratif non payé, le cas échéant);
• Étape 5 – Tenue des dossiers (responsabilité du gestionnaire, en documentant le processus, les documents justificatifs fournis, la décision et toute mesure de suivi).

En outre, le BDPRH a mis au point une boîte à outils pour les gestionnaires qui fournit des orientations pour soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination. À la suite de la suspension de la Politique sur la vaccination en juin 2022, une nouvelle boîte à outils pour les gestionnaires relative à la suspension de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 avait été élaborée et distribuée à tous les ministères, afin d’aider les gestionnaires à gérer les cas des employés qui avaient été placés en congé non payé, qui bénéficiaient de mesures d’adaptation ou dont la demande était toujours en attente d’une décision.

La Direction générale des ressources humaines d’ECCC a élaboré ses propres procédures internes, qui ont été communiquées aux chefs de directions générales peu après l’entrée en vigueur de la Politique sur la vaccination. Les procédures étaient alignées sur le Cadre du SCT et intégraient le rôle des membres du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines en tant qu’experts internes en la matière pour soutenir les gestionnaires dans le processus de prise de décision, comme décrit ci-dessus.

Enfin, les responsables de la Direction générale des ressources humaines d’ECCC ont élaboré des lettres types pour aider les gestionnaires délégués à communiquer avec leurs employés et à les informer de leur décision et de la raison pour laquelle la demande d’obligation d’adaptation a été refusée. En outre, lorsque la Politique sur la vaccination a été suspendue, la Direction générale des ressources humaines a élaboré et distribué à tous les gestionnaires d’ECCC un nouveau modèle de lettre pour les aider à communiquer aux employés que les mesures d’adaptation, l’évaluation des demandes en attente et les exigences en matière de tests rapides (le cas échéant) avaient pris fin.

3.2 Application des demandes d’adaptation faites par des employés qui n’étaient pas entièrement vaccinés

Ce que nous avons examiné

L’audit a évalué si des contrôles internes étaient en place et suivis pour soutenir les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation faites par des employés qui n’étaient pas entièrement vaccinés. L’équipe d’audit a mené des entrevues avec le personnel clé de la Direction générale des ressources humaines, un examen des dossiers relatifs aux 92 cas (99 demandes au total) d’employés qui n’étaient pas entièrement vaccinés et qui cherchaient à obtenir une mesure d’adaptation et un examen des rapports fournis à la haute direction. Nous avons évalué si :

• la documentation à l’appui des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation reçues dans le cadre de la Politique sur la vaccination et recommandées pour approbation était appropriée et suffisante pour étayer la prise de décision;
• les employés non entièrement vaccinés qui ont demandé une mesure d’adaptation ont été informés de la décision par leur gestionnaire en temps opportun;
• des mesures temporaires ont été mises en place pour les employés présentant une demande liée à l’obligation d’adaptation en attendant qu’une décision soit prise à l’égard de leur dossier;
• les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et les décisions connexes ont fait l’objet d’un suivi et des rapports ont été fournis à la haute direction de manière cohérente et continue afin de soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Ce que nous avons constaté

Documentation à l’appui des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation

Les employés devaient confirmer leur statut vaccinal dans le Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC). Dans le système, les employés non vaccinés qui demandaient une mesure d’adaptation devaient sélectionner l’option « Non vacciné parce que vous demandez une mesure d’adaptation ». Les employés qui n’avaient pas accès au SSAV-GC devaient communiquer avec leur superviseur immédiat et fournir une version imprimée de leur demande accompagnée des documents nécessaires à l’appui de celle-ci.

La Direction générale des ressources humaines a contrôlé les attestations et produit des rapports relatifs au SSAV-GC qui faisaient le suivi de toutes les nouvelles demandes d’adaptation, ce qui comprenait également les demandes reçues sous forme imprimée qui ont été saisies dans le système par les gestionnaires. Le responsable ministériel du dossier de vaccination (gestionnaire des Relations de travail) était chargé de recueillir la documentation à l’appui des demandes d’adaptation en communiquant avec les gestionnaires qui, à leur tour, obtenaient la documentation auprès de leurs employés. Le responsable ministériel du dossier de vaccination a également coordonné toute demande d’information supplémentaire au nom du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines et a communiqué la recommandation du comité aux gestionnaires.

Après examen des 99 demandes d’adaptation reçues de 92 personnes dans le cadre de la Politique sur la vaccination, l’audit a révélé que, dans la majorité des cas, les documents versés au dossier à l’appui des demandes étaient appropriés aux fins de l’examen par le comité. L’audit a confirmé que les demandes d’adaptation recommandées pour approbation par le comité comprenaient toute la documentation nécessaire et répondaient à tous les critères établis utilisés dans le processus de prise de décision, comme indiqué à l’annexe B.

Le fait que des documents justificatifs accompagnaient les demandes ne signifiait pas que le comité recommanderait automatiquement leur approbation. Chaque demande devait répondre aux critères précis établis pour la catégorie de mesure d’adaptation demandée, comme il est décrit dans l’annexe B du présent rapport. Ainsi, certains dossiers contenant la documentation requise ont été recommandés pour rejet, parce qu’ils ne démontraient pas qu’ils répondaient à tous les critères requis. En outre, certains dossiers ne comportaient pas suffisamment d’information pour permettre une prise de décision éclairée. L’audit a permis de constater que, comme prévu, tous ces éléments ont effectivement abouti à ce que le comité recommande le rejet de la demande d’adaptation.

Le tableau 1 donne un aperçu des résultats de l’examen, y compris les types de demandes, le nombre de demandes qui ont reçu une recommandation du comité et le résultat.

Tableau 1 : Aperçu des résultats de l’examen au 31 mars 2022

Catégorie de demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation	Nombre de demandes reçues	Documents appropriés et suffisants1 pour appuyer les demandes au dossier?		Nombre total des requêtes revues par le comité		Résultat des demandes
		Oui	Non	Revues	Supprimées2	Approuvées	Refusées	Retirées3
Contraintes médicales	37	24 (65%)	13 (35%)	27 (73%)	10 (27%)	14 (38%)	9 (24%)	14 (38%)
Motifs religieux	49	41 (84%)	8 (16%)	45 (92%)	4 (8%)	6 (12%)	36 (74%)	7 (14%)
Autres motifs de discrimination interdits	13	1 (8%)	12 (92%)	11 (85%)	2 (15%)	1 (8%)	10 (77%)	2 (15%)
Total	99	66	33	83	16	21	55	23

Demandes fondées sur des contraintes médicales – 24 des 37 demandes étaient étayées par des documents appropriés tels qu’une note médicale ou une déclaration médicale ou un certificat d’un praticien reconnu. Pour les 13 requêtes restantes, les employés ont soit été incapables d’obtenir un certificat médical, ont fourni un certificat qui n’a pas été délivré par un médecin traitant ou de l’infirmière praticienne, ont affirmé être en train de recevoir un tel document mais ne l’ont jamais fourni, ou n’ont fourni aucun document justificatif. L’examen des dossiers a indiqué que pour tous les cas fondés sur des contraintes médicales qui n’ont pas fourni les pièces justificatives requises, le comité a recommandé aux gestionnaires respectifs de rejeter la demande d’adaptation. Certains des cas ont été supprimés avant leur examen par le comité. Ainsi, 14 (38 %) demandes d’adaptations ont été approuvées.

Demandes fondées sur des motifs religieux – 41 des 49 demandes étaient appuyées par des documents appropriés tels qu’un affidavit sous serment ou une déclaration de serment tenant lieu d’affidavit ou une lettre sous serment et une lettre d’une Église signée par un pasteur ou un évêque ou une lettre d’un groupe religieux. Dans 25 cas (51 %), le comité a demandé des renseignements supplémentaires afin de pouvoir formuler une recommandation éclairée. Après examen par le comité, seulement 6 (12 %) demandes ont donné lieu à une recommandation d’approbation par le comité. Les autres dossiers n’ont pas pu répondre aux trois critères décrits l’annexe B.

Demandes fondées sur d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne. Seule une des 13 demandes soumises contenait les renseignements nécessaires à l’appui de la demande et a été recommandée pour approbation.

L’examen des dossiers a confirmé que le Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi du ministère de la Justice a été consulté et a fourni des conseils juridiques sur tous les cas analysés par le comité.

Rapidité avec laquelle les employés ont été informés de la décision relative à leurs demandes d’adaptation

La Politique sur la vaccination et le Cadre de mise en œuvre qui l’accompagne stipulent que les employés doivent faire une demande d’adaptation et fournir les documents justificatifs à leur gestionnaire dès que possible ou avant la date limite d’attestation. De même, le cadre stipule que le gestionnaire doit décider de la réponse à donner à la demande d’adaptation dans les meilleurs délais et doit informer rapidement l’employé de la décision, de la justification de la décision, de la mesure d’adaptation à fournir, le cas échéant, et des mesures à prendre pour la mettre en œuvre.

Étant donné le caractère unique de chaque cas et les délais associés aux divers intervenants dans le processus relatif à l’obligation d’adaptation, il était difficile de fournir une évaluation du délai global entre le moment où une demande était soumise et le moment où l’employé était informé de la décision. Le temps nécessaire à la communication d’une décision intégrait le temps nécessaire aux employés pour soumettre la demande et les renseignements à l’appui, au comité pour examiner les renseignements et délibérer, à la Direction générale des ressources humaines pour informer le gestionnaire de la recommandation du comité, au gestionnaire ou au gestionnaire délégué pour prendre une décision et informer l’employé du résultat. Ainsi, l’audit a cherché à explorer les domaines qui relevaient de la Direction générale des ressources humaines, tels que le temps que le comité a pris pour examiner les renseignements et délibérer, et le temps pris pour fournir une recommandation au gestionnaire ou gestionnaire délégué approprié.

L’audit a révélé que, dans la plupart des cas, la collecte d’information à l’appui d’une décision d’adaptation prenait entre 20 et 30 jours ouvrables à compter de la date initiale de la demande d’un employé. Cela comprend le temps nécessaire pour fournir des informations supplémentaires, au besoin, et le temps que le comité se soit réuni pour examiner et analyser le dossier contenant toutes les pièces justificatives demandées.

Une fois que le comité s’est réuni pour discuter d’une demande, l’audit a montré que l’analyse et la recommandation fournie par le comité étaient relativement rapides, allant de 1 à 6 jours. Ainsi, entre la demande initiale de l’employé et la recommandation du comité, il s’est écoulé entre 21 et 36 jours ouvrables, en moyenne.

Opportunité d’améliorer la gestion de l’information pour les dossiers relatifs à l’obligation d’adaptation

L’audit a permis de constater que si tous les dossiers comportaient des pièces justificatives aux fins d’examen par le comité, seuls 32 (39 %) des 83 dossiers (les autres ayant été supprimés) comprenaient les documents de communication, les courriels et les lettres adressés aux employés pour les informer des décisions. Étant donné que la décision finale incombait au superviseur immédiat ou au gestionnaire délégué (article 34), les lettres ou les courriels informant les employés de la décision d’approuver ou de refuser les demandes d’adaptation n’étaient pas conservés au dossier.

En outre, pour 11 demandes dont le comité recommandait le rejet, la décision finale des gestionnaires délégués a été les approuver. L’équipe d’audit a trouvé des justifications documentées pour appuyer la décision du gestionnaire délégué ou indiquant que le sous-ministre adjoint avait été informé pour 8 des 11 demandes.

Il est recommandé, en matière de gestion de l’information, de conserver un dossier complet de chaque décision, y compris les communications entre l’employé et la direction, dans un dépôt central, notamment dans l’éventualité où une décision pourrait être contestée.

Mesures temporaires en place

Conformément à la Politique sur la vaccination et au Cadre de mise en œuvre de la politique sur la vaccination qui l’accompagne, les employés qui ne pouvaient pas être entièrement vaccinés (employés partiellement vaccinés ou employés non-vaccinés ayant une demande d’adaptation en attente ou approuvée) devaient bénéficier de mesures d’adaptation temporaires, qui donnaient la priorité à l’exécution des tâches ou responsabilités habituelles dans le cadre d’ententes de télétravail à temps plein, lorsque cela était possible sur le plan opérationnel. Pour les employés qui devaient être présents sur le lieu de travail pour exercer leurs fonctions (y compris dans les bureaux, les laboratoires et sur le terrain) ou ceux qui devaient accéder à un lieu de travail de manière occasionnelle (par exemple, pour des réunions de travail en personne ou pour le ramassage d’équipements et de fournitures), des mesures d’adaptation supplémentaires ont été appliquées, telles que des tests obligatoires réguliers, le port de masques, le lavage des mains et la distanciation physique par rapport aux autres. Le programme fédéral de dépistage en milieu de travail a été établi pour définir l’approche à adopter pour le dépistage obligatoire des employés fédéraux. Les employés qui devaient subir des tests rapides n’étaient pas autorisés à se trouver sur leur lieu de travail sans s’inscrire au programme. Les employés étaient responsables de l’inscription et de la communication de leur résultat de test dans l’Outil d’application des tests rapides, un logiciel mis au point et géré par Santé Canada.

L’audit a révélé que ces mesures d’adaptation ont été communiquées de manière appropriée dans l’ensemble du Ministère au moyen de l’intranet d’ECCC et qu’elles étaient conformes aux exigences de la Politique sur la vaccination. Les employés non-vaccinés dont la demande d’adaptation était en attente de décision et qui n’avaient pas besoin d’accéder à un site d’ECCC ont été autorisés à faire du télétravail jusqu’à ce que leur gestionnaire rende une décision finale. Pour ceux qui devaient accéder régulièrement aux lieux de travail d’ECCC, des tests rapides réguliers (pas moins de trois fois par semaine) étaient obligatoires. De même, les employés ayant une demande liée à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation approuvée ou en attente, qui étaient partiellement vaccinés et qui devaient accéder à un lieu de travail d’ECCC de manière occasionnelle, devaient également utiliser les tests rapides avant d’accéder au lieu de travail.

Les gestionnaires étaient chargés de demander des trousses de test à la Division de la santé et de la sécurité au travail d’ECCC. Ils les ont ensuite distribuées directement aux employés. Les gestionnaires étaient également chargés de contrôler les saisies effectuées par leurs employés dans la solution d’attestation de tests rapides aux fins de conformité.

L’examen des dossiers a confirmé que les employés ont reçu des communications concernant l’inscription obligatoire au programme fédéral de dépistage en milieu de travail et des détails concernant la livraison des trousses de tests. L’audit a permis de relever 10 cas où les employés étaient tenus de s’inscrire et de se soumettre à des tests obligatoires et de communiquer leurs résultats dans le système. Selon l’équipe de santé et de sécurité au travail interrogée, les 10 employés se sont inscrits au programme fédéral de dépistage en milieu de travail et ont subi les tests obligatoires demandés. Les gestionnaires n’ont signalé aucun cas de non-conformité.

Suivi et établissement de rapports

L’audit a constaté que les demandes et les décisions relatives à l’obligation d’adaptation ont fait l’objet d’un suivi et la haute direction a reçu des rapports de manière cohérente et continue afin de soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

La Direction générale des ressources humaines a élaboré et tenu à jour un système de suivi de toutes les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, qui comprenait des renseignements actualisés sur l’état de chaque cas par catégorie (motifs médicaux, religieux et autres). Le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines a mis à jour l’outil de suivi au fur et à mesure que les cas étaient examinés, afin de s’assurer que les recommandations étaient fournies et suivies. Pour chaque cas, l’outil de suivi a permis de déterminer si la demande d’adaptation a été recommandée pour approbation ou rejet par le comité, si elle a été approuvée ou refusée par le gestionnaire ou si elle était en attente (examen, analyse en cours, en attente de consultation du Centre du droit du travail et de l’emploi ou en attente de renseignements supplémentaires). L’outil de suivi a également fourni des renseignements supplémentaires sur chaque cas lorsque cela était nécessaire et a été adapté à temps pour les besoins de la gestion. La Direction générale des ressources humaines a recueilli des renseignements sur les décisions des gestionnaires au moyen du système SSAV-GC ou par des communications avec les gestionnaires.

L’outil de suivi a été utilisé aux fins de suivi. Il a permis à la Direction générale des ressources humaines d’effectuer un suivi auprès des gestionnaires afin qu’ils puissent procéder à la mise en œuvre des mesures d’adaptation ou poursuivre la mise en œuvre de mesures administratives en cas de non-respect de la Politique sur la vaccination. Il a également été utilisé pour rendre compte de l’état des demandes aux sous-ministres, en plus de les informer des cas où les décisions des gestionnaires n’ont pas suivi la recommandation du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines. L’audit a révélé que cet outil d’établissement de rapports fournissait des renseignements adéquats à la haute direction pour soutenir l’examen de la conformité à la politique.

4. Conclusion

La gouvernance a été établie et a fonctionné comme prévu pour soutenir l’administration de la Politique sur la vaccination en ce qui concerne les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Le rôle du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines dans l’examen de toutes les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation a été jugé comme un mécanisme efficace pour permettre la gestion des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation relatives à la Politique sur la vaccination d’une manière cohérente, objective et uniforme dans tout le Ministère. De plus, le fait qu’un avocat du Centre d’expertise du droit du travail et de l’emploi du ministère de la Justice participe à chacune des réunions du comité pour fournir des conseils juridiques sur toutes les demandes a probablement contribué à augmenter le niveau de confiance dans la recommandation fournie.

Les processus en place pour l’application des exigences relatives à l’obligation d’adaptation étaient alignés sur les exigences de la politique. Les modèles élaborés par la Direction générale des ressources humaines ont aidé les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités.

La documentation à l’appui des demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation reçues à la suite de la Politique sur la vaccination était appropriée et suffisante pour appuyer la prise de décision. Dans les cas où la documentation n’était pas appropriée et suffisante, le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines a recommandé que les demandes soient rejetées. L’examen et l’analyse du Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines ont été effectués dans un délai raisonnable et les gestionnaires ont été informés de la recommandation du Comité en temps opportun. Des mesures temporaires ont été mises en place pour les employés présentant une demande liée à l’obligation d’adaptation en attendant qu’une décision soit prise à cet égard. Les demandes et les décisions relatives à l’obligation d’adaptation ont fait l’objet d’un suivi et la haute direction a été informée de manière cohérente et continue afin de soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Le rapport ne propose pas de recommandations de mesures. Il s’agit plutôt d’une opportunité à considérer sur les bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus précisément, il convient d’envisager, dans le cadre de futures initiatives similaires, d’indiquer les documents pertinents à conserver (tels que les communications d’étape, les justifications et les lettres de décision adressées aux employés) et de stocker tous les documents relatifs à une demande d’adaptation dans un lieu central accessible. Cela signifie qu’un dossier complet pour chaque demande serait conservé comme piste d’audit.

Annexe A : Champs d’enquête et critères d’audit

Les critères suivants ont été définis afin d’assurer le niveau d’assurance approprié pour répondre aux objectifs de l’audit.

Champ d’enquête 1 : Des structures de gouvernance sont en place pour soutenir la mise en œuvre de la Politique sur la vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés.

Champ d’enquête 2 : Des contrôles sont en place pour soutenir la mise en œuvre de la Politique de vaccination et de la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés.

Annexe B : Critères d’examen de l’obligation d’adaptation

Ce qui suit présente les critères et le type de documents justificatifs utilisés par le Comité d’examen composé d’experts en ressources humaines d’ECCC pour analyser les demandes liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation reçues de la part d’employés non vaccinés ou partiellement vaccinés et pour fournir une recommandation aux gestionnaires délégués sur la base d’une contre-indication médicale, de motifs religieux ou d’autres motifs de discrimination interdits, comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Critères d’exemption pour raisons médicales

• Contre-indications médicales empêchant ou retardant la vaccination complète contre la COVID-19 selon les recommandations du Comité consultatif national de l’immunisation comme des antécédents d’anaphylaxie après l’administration antérieure d’un vaccin à ARNm contre la COVID-19; une allergie confirmée aux ingrédients présents dans les différents vaccins approuvés par Santé Canada; des antécédents de myocardite/péricardite après la première dose d’un vaccin à ARNm; ou une affection ou un médicament immunodépresseur, en attendant de vacciner la personne lorsque la réponse immunitaire peut être maximisée.
• Autre raison médicale empêchant une vaccination complète contre la COVID-19.
• Certificat médical signé par le médecin traitant de l’employé (p. ex., médecin de famille, allergologue, immunologiste) ou par une infirmière praticienne.
• Raison fournie par le certificat médical confirmant qu’il s’agit d’une affection permanente ou d’une affection limitée dans le temps, auquel cas la durée doit être indiquée sur le certificat.
• Une croyance religieuse authentique désigne un système particulier et complet de foi et de culte et la croyance en un pouvoir divin, surhumain ou de contrôle (n’inclut pas les croyances, convictions ou pratiques séculaires et sociales).
• La croyance empêche une vaccination complète.
  • La vaccination est contraire à la croyance religieuse de l’employé et à sa propre ligne de conduite, y compris les coutumes, obligations ou pratiques qui créent un lien personnel avec le divin.
  • La vaccination a une incidence importante ou grave sur la relation de l’employé avec son Dieu.
• Sincérité de la croyance religieuse de l’employé.
  • Une déclaration sous serment dûment remplie et signée devant un commissaire aux déclarations sous serment, est fournie avec la demande de l’employé.
  • Les déclarations faites par l’employé sont véridiques et authentiques.
  • Autres éléments de preuve tels que des déclarations publiques de chefs religieux et des preuves scientifiques relatives aux ingrédients des vaccins étayant ou non la véracité des déclarations.
  • Cohérence de la croyance de l’employé avec ses autres pratiques religieuses actuelles.
  • Cohérence de la croyance avec les autres choix personnels de l’employé, y compris les autres vaccins, la consommation de médicaments, etc.

Critères d’exemption pour motifs religieux

Autres motifs de discrimination interdits comme définis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

• Référence à un ou plusieurs des motifs interdits dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (c.-à-d. la race, la nationalité ou l’origine ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée pour une infraction pour laquelle elle a obtenu pardon ou à l’égard de laquelle une suspension de casier judiciaire a été ordonnée).
• L’employée a établi une preuve prima facie de discrimination.
• L’employé a démontré la façon dont les autres motifs interdits empêchent une vaccination complète.