1. Sommaire
Le présent audit interne vise à évaluer l’efficacité du Cadre de gestion de projet (CGP) et des contrôles appuyant l’exécution des projets, en conformité avec les instruments de politique pertinents du Conseil du Trésor (CT).
L’Audit de la gestion des projets a été approuvé par le sous-ministre sur la recommandation du Comité ministériel d’audit, dans le cadre du Plan d’audit bisannuel axé sur les risques de 2019 à 2021. L’audit couvrait la période allant de septembre 2018 jusqu’à la fin d’octobre 2019.
Pourquoi est-ce important?
La gestion de projets est la pierre angulaire de l’optimisation des ressources et de la saine intendance dans le cadre de l’exécution d’un programme. Une gestion inadéquate des projets augmente le risque de retard dans l’exécution, de dépassement des coûts et d’échec des projets et programmes. Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) compte d’importantes nouvelles initiatives qui exigent une solide gestion de projets. Bien que la Direction générale des services ministériels et des finances ait pris des mesures pour améliorer les pratiques de gestion de projet d’ECCC, il se peut que toutes les directions générales n’aient pas mis en place la structure de gouvernance et les contrôles de gestion nécessaires pour appliquer correctement le CGP pour tous leurs projets planifiés et en cours.
De plus, la gestion de projets est considérée comme un domaine à haut risque dans l’ensemble du gouvernement. Dans son plan d’audit interne axé sur les risques de 2017 à 2021, le Bureau du contrôleur général a prévu un audit de la gestion de projets. La Division de l’Audit interne d’ECCC a récemment terminé un audit du renouvellement de l’infrastructure au Service météorologique du Canada, qui comprenait une recommandation sur la gestion de projet.
Ce que nous avons constaté
Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater que le CGP d’ECCC et les contrôles connexes ont été adéquatement conçus et mis en œuvre pour appuyer l’exécution efficace des projets et qu’ils étaient généralement conformes aux instruments de politique pertinents du CT. Certains domaines à améliorer ont été cernés sous les cinq thèmes suivants :
- conception du CGP d’ECCC;
- identification et suivi des projets;
- gouvernance;
- gestion des risques;
- conformité aux exigences de documentation du CGP d’ECCC.
Conception du Cadre de gestion de projet d’ECCC
La conception du CGP d’ECCC est bien harmonisée avec les exigences de la Politique sur la planification et la gestion des investissements du CT ainsi qu’avec les Directives sur la gestion des projets et des programmes du CT. L’audit a permis de cerner trois domaines qui pourraient bénéficier d’une plus grande clarté : la réalisation d’examens indépendants, les exigences pour les projets d’entreprise ou conjoints et les projets d’infrastructure et de biens immobiliers externalisés.
Identification et suivi des projets
Un processus officiel de suivi des projets est en place, ce qui permet au Bureau de gestion de projets du Ministère (BGPM) de tenir à jour la liste des projets assujettis au CGP d’ECCC. Toutefois, l’audit a révélé qu’il y a une absence de compréhension commune à l’échelle du Ministère quant à ce qui constitue un projet.
Gouvernance
La gouvernance et la surveillance des projets ont été établies pour fournir une structure et une orientation aux projets. Les rôles et les responsabilités en matière de gestion des projets ont été clairement définis, documentés et généralement bien compris. L’audit a permis de cerner certaines possibilités d’amélioration en ce qui a trait à l’efficacité opérationnelle des comités directeurs des projets et à la surveillance du portefeuille de projets d’ECCC. L’audit a également révélé des incohérences dans la façon dont les promoteurs de projet s’acquittent de leurs rôles et responsabilités et dans la compréhension du mandat du BGPM par les intervenants.
Gestion des risques
Dans l’ensemble, des processus adéquats ont été développés et mis en œuvre pour permettre une gestion et une surveillance efficaces des risques tout au long du cycle de vie du projet. Toutefois, ces processus ne fonctionnent pas toujours comme prévu. En particulier, l’audit a révélé des incohérences au niveau de la documentation des risques liés au projet.
Conformité aux exigences de documentation du Cadre de gestion de projet d’ECCC
Un examen de la documentation d’un échantillon de projets, internes et externalisés, a révélé que la majorité des projets gérés à l’interne sont généralement conformes aux exigences de documentation du CGP d’ECCC. Cependant, il y avait peu de documentation disponible pour l’examen des projets d’infrastructure et de biens immobiliers externalisés.
Communication, sensibilisation et formation
Dans l’ensemble, des processus et des activités de communication, de formation et de sensibilisation efficaces ont été conçus et mis en œuvre pour promouvoir le CGP d’ECCC et les concepts de gestion de projet.
Recommandations
En réponse à ces constatations, l'équipe d'audit a formulé quatre recommandations. La Direction générale des services ministériels et des finances (DGSMF) a accepté les recommandations et a mis au point un plan d'action de gestion en réponse à celles-ci.
Recommandation 1
La sous-ministre adjointe, Direction générale des services ministériels et des finances, devrait :
1.1 Mettre à jour le Cadre de gestion de projets d’ECCC afin de tenir compte des exigences de la politique du Conseil du Trésor et d’appuyer une approche intégrée de la gestion de projets en incluant les dispositions relatives aux examens indépendants des projets et des programmes et les exigences en matière de gouvernance pour les projets conjoints et d’entreprise;
1.2 Déterminer, en collaboration avec le groupe des Biens immobiliers d’ECCC, les principaux produits livrables, les dispositions de gouvernance et les modalités de surveillance pour les projets immobiliers externalisés d’ECCC conformément à l’ensemble de politiques du SCT pour les projets immobiliers et les exigences du Cadre de gestion de projets d’ECCC.
Recommandation 2
La sous-ministre adjointe, Direction générale des services ministériels et des finances, devrait établir et communiquer un ensemble commun de critères pour évaluer dès le départ (à l’étape de l’évaluation initiale) si une occasion d’affaires ou une initiative est un projet et est assujettie au Cadre de gestion de projet d’ECCC.
Recommandation 3
La sous-ministre adjointe, Direction générale des services ministériels et des finances, devrait :
3.1 Inclure le mandat, la portée et les rôles et les responsabilités du Bureau de gestion de projets du Ministère dans le Cadre de gestion de projet d’ECCC;
3.2 Rappeler aux cadres supérieurs leur rôle en tant que président du comité directeur du projet pour chacun des projets qu’ils parrainent;
3.3 Veiller à ce qu’un aperçu horizontal du portefeuille de projets d’ECCC soit présenté et fasse l’objet de discussions périodiques au niveau de la haute direction.
Recommandation 4
La sous-ministre adjointe, Direction générale des services ministériels et des finances, devrait améliorer les exigences obligatoires du Cadre de gestion de projet d’ECCC et le processus de contrôle en ce qui concerne l’utilisation de registres des risques ou d’autres outils de gestion des risques au moins aussi complets que les registres des risques, pour veiller à ce que les risques soient cernés, gérés, suivis, réévalués et surveillés adéquatement à l’échelle de chaque projet tout au long du cycle de vie de celui-ci.