Vérification de la gestion des immobilisations : chapitre 9

Annexe 4 - Vérification des systèmes en cours d'élaboration relative au système de gestion du cycle de vie des actifs - leçons retenues

Pendant longtemps, Environnement Canada n'a pas disposé d'un outil permettant de surveiller et de suivre les immobilisations tout au long de leur cycle de vie. Le système financier du Ministère (Merlin) comportait un module des immobilisations qui devait traiter de l'existence des immobilisations et de leur dépréciation à des fins comptables, mais l'exhaustivité et l'exactitude des données de ce système sont inconnues.

En décembre 2008, le commissaire à l'environnement et au développement durable a consacré un chapitre de son rapport à la gestion des avertissements de temps violent. Dans ce chapitre, il a révélé que l'absence d'un système de gestion du cycle de vie avait contribué à la détérioration des immobilisations du réseau de radars. En 2009, le Ministère a réalisé une évaluation de l'état de la préparation à la vérification relative à son système financier qui a déterminé que l'absence d'un système de gestion du cycle de vie des immobilisations constituait une faiblesse.

Principalement en raison de ces deux projets d'assurance de la qualité, le Ministère a entrepris de mettre en œuvre un module disponible de son système financier Merlin en vue d'exécuter des fonctions de Gestion du cycle de vie des actifs. Ce processus a été mené conjointement par la Direction générale des finances et la Direction générale du dirigeant principal de l'information (qui fait maintenant partie de la Direction générale des services ministériels). Ce projet a fait l'objet d'une vérification des systèmes en cours d'élaboration.

Il s'est achevé sans avoir atteint l'ensemble des objectifs fixés. Plus précisément, la prise en charge du système par le secteur de programme gérant les immobilisations a été inégale. Ce chapitre porte sur les leçons que nous avons retenues au cours du projet de conception.

4.1 Le fait de suivre un bon processus n'est pas la garantie de bons résultats

La méthodologie de gestion de projet Prince2 a été utilisée pour ce projet. Chacun des éléments livrables requis pour un projet de cette taille et de cette complexité a été conçu au cours du projet. La plupart des problèmes qui sont survenus au cours du projet ont été définis comme des risques au cours du projet dans le cadre du rapport continu d'état. Toutefois, les stratégies d'atténuation ne se sont pas avérées efficaces ou n'ont pas été déployées. Par exemple, l'engagement inégal des intervenants a été identifié comme constituant un risque élevé pour le projet pratiquement immédiatement, mais ce problème est demeuré tout au long du projet.

4.2 Les champions du projet ont besoin d'encourager une forte implication des intervenants

Pour qu'un projet soit un succès, les intervenants doivent voir que les résultats potentiels reflètent leurs besoins. Dans le présent projet, l'intervenant pilote (Service météorologique du Canada) était également le plus grand intervenant du Ministère. Le Service météorologique du Canada avait un besoin urgent d'un système de gestion du cycle de vie afin de répondre aux préoccupations soulevées par le commissaire à l'environnement et au développement durable et d'être en mesure de gérer plus efficacement l'état de ses immobilisations. Par conséquent, ils étaient très motivés à participer à ce projet et cela a permis que de nombreuses décisions de mise en œuvre soient conçues pour répondre à leurs exigences. D'autres intervenants avaient des besoins moins immédiats et, de ce fait, leur participation a été plus inégale.

Si des contrôles d'atténuation pour ce risque ont été proposés dans les rapports d'étape du projet, ils ne semblent pas avoir été fructueux. Nous pensons que lorsque les risques ont été déterminés et que rien n'est fait pour les éliminer, le champion du projet doit prendre résolument en main la situation, la transmettre au niveau supérieur, au besoin, et veiller à ce que le niveau de participation de l'ensemble des intervenants soit approprié.

4.3 La gestion du projet doit être soutenue pendant toute la durée du projet

Au cours de la mise en œuvre, les discussions ont commencé à porter sur l'éventuel passage de Merlin à SAP. Ces discussions ont semblé compromettre le projet. Plutôt que de clarifier la marche à suivre concernant le module GCVA, le projet semblait dériver et l'activité s'est simplement essoufflée. Nous pensons que lorsque des facteurs extérieurs surviennent, tels que la décision de mettre en œuvre le système SAP, ils doivent être évalués rapidement et des décisions doivent être prises. Celles-ci doivent être ensuite communiquées clairement et largement diffusées dans toute la communauté des intervenants. De plus, nous pensons que la prochaine mise en œuvre du système SAP offre une excellente occasion de remotiver les intervenants dont les exigences n'étaient pas bien représentées dans la mise en application initiale du module GCVA.