Revue du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière : chapitre 6

Annexe 1 - Critères de revue

Critères de revue

Des critères de revue ont été mis au point pour répondre aux risques liés au projet de renouvellement du SMGF à partir de deux sources :

les risques inhérents qui, d'après l'expérience de l'équipe de revue, sont souvent associés à des projets de ce type au sein du gouvernement fédéral;
les risques propres à Environnement et Changement climatique Canada, qui ont été déterminés au cours de la revue de la documentation du projet de renouvellement du SMGF et des entrevues préliminaires réalisées avec les intervenants du projet.

Les critères visant à répondre à ces risques ont été organisés sous la forme de quatre grands champs d’enquête généraux, tel qu'il est indiqué dans le tableau ci-dessous. Les champs d’enquête, les risques liés au projet et les critères de rervue correspondants ont été déterminés et validés par rapport au Cadre de gestion du risque des projets du Secrétariat du Conseil du Trésor (qui comprend l'outil et la méthodologie d’évaluation de la complexité et des risques des projets du Secrétariat du Conseil du Trésor), ainsi que les cadres de vérification des TI qui se trouvent dans CobiT 5^Note4 et le guide Global Technology Audit Guide^Note5(GTAG) :

1. Gestion de projet et gouvernance
Critères de revue	Sources du critère	Respecté/non respecté
1.1 La structure de gestion de projet et de gouvernance a été créée de manière à permettre la supervision et à assurer le respect des dates limites, de la portée et des objectifs.	CobiT 5: BAI01.07, BAI01,11, BAI02.04. GTAG 12: 1.6, 3.3, 3.4	En partie respecté^Note6
1.2 Un comité directeur a été établi, et il dispose d'un mandat clair et est composé de représentants des principaux groupes d'intervenants.	CobiT 5: BAI01,01, BAI01.07. GTAG 12: 3.4, 3.5, 3.7	En partie respecté^Note7
1.3 Un plan de projet a été établi et accepté par toutes les parties et l'ensemble des intervenants, dans le but d'atteindre les objectifs et de respecter les échéances du projet.	CobiT 5: BAI01,08 GTAG 12: 2.1, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6	Respecté
1.4 Des ressources adéquates et appropriées ont été attribuées pour mettre en œuvre le plan du projet.	CobiT 5: BAI01,08. GTAG 12: 2.3, 13.3	Non respecté^Note8
1.5 Les enjeux et les risques ont été formellement déterminés, suivis, gérés et résolus en temps opportun et de façon appropriée.	CobiT 5: BAI01,01, BAI01.10, BAI01.06, BAI02.03. GTAG 12: 3.7	Respecté

2. État de préparation fonctionnel
Critères de revue	Sources du critère	Respecté/non respecté
2.1 Les changements apportés aux processus opérationnels financiers ont été analysés et examinés avec les utilisateurs opérationnels.	CobiT 5: BAI02,01, BAI03.03, BAI03.09. GTAG 12: 4.1, 4.2	Respecté
2.2 La documentation liée aux exigences opérationnelles du projet, y compris les demandes de changement, a été élaborée et approuvée par les intervenants du projet.	CobiT 5: BAI03.09. GTAG 12: 2.1	En partie respecté^Note9
2.3 La mise en application des exigences de sécurité a été analysée, et un plan a été élaboré afin de garantir le respect des exigences en matière de sécurité du Ministère et du gouvernement du Canada.	CobiT 5: BAI03.02, BAI03.05. GTAG 12: 8.12, 11.1, 11.3	Respecté
2.4 Une stratégie et un plan de mise à l'essai complets ont été mis au point pour l'ensemble des changements apportés au processus opérationnel et pour les migrations des données. La mise à l'essai comprend la participation des utilisateurs opérationnels.	CobiT 5: BAI01.08, BAI03.07, BAI07.03. GTAG 12: 6.1, 8.8, 9.1	En partie respecté^Note10
2.5 Une mise à l'essai adéquate a été prévue pour la migration des données.	CobiT 5: BAI03.07, BAI07.03, GTAG 12: 7.1, 7.3	En partie respecté^Note11

3. État de préparation en vue du déploiement
Critères de revue	Sources du critère	Respecté/non respecté
3.1 Un plan de conversion au nouveau système fait partie du plan général du projet, et il comprend des spécifications documentées liées à la conversion.	CobiT 5: BAI01,08, BAI05.05, BAI07.02. GTAG 12: 14.1, 14.2	Respecté
3.2 Pour les principaux jalons, l'existence de critères d'acceptation ou de refus et les décisions subséquentes relatives à la gestion des documents.	CobiT 5: BAI01,07, BAI01.11.	Respecté
3.3 Un plan de communication informe les intervenants et la direction de la progression de la mise en œuvre.	CobiT 5: APO08.04, BAI05.05. GTAG 12: 3.1	Respecté
3.4 Une stratégie de gestion du changement à l'échelle de l'organisation visant à repérer et à documenter les aspects techniques et opérationnels de la conversion au système SAP au sein d'ECCC a été élaborée et mise en œuvre.	CobiT 5: BAI05.05, BAI07.02. GTAG 12: 3.1, 12.1, 14.1, 14.2	En partie respecté^Note12
3.5 ECCC a établi un cadre d'exploitation approprié avec AAC relativement à son rôle au terme du projet en tant que fournisseur de services à ECCC pour SAP. Le cadre d'exploitation comprend un processus pour l'ajout de modifications au système SAP qui auront une incidence uniquement pour les utilisateurs d'ECCC, ainsi que pour appuyer les fonctions SAP propres à ECCC.	CobiT 5: APO09.04 APO09.04) APO10.03. GTAG 12: 16.1, 16.3	En partie respecté^Note13

4. État de préparation des processus opérationnels
Critères de revue	Sources du critère	Respecté/non respecté
4.1 Un programme de formation a été élaboré et mis en œuvre avant le déploiement du nouveau système; les fonctions opérationnelles visées reçoivent une formation avant la mise en œuvre.	CobiT 5: BAI05.05, BAI05.07. GTAG 12: 12.2	Respecté
4.2 Les mesures de contrôle des processus opérationnels sont examinées afin de repérer d'éventuelles modifications à y apporter en fonction des changements apportés aux processus opérationnels. S'il y a des changements, la documentation est mise à jour en conséquence.	CobiT 5: EDM01.03, MEA02.01, DSS07.04. GTAG 12: 11.2, 16.4	Non respecté^Note14

Dates importantes pour le projet

Première conférence (note de service de lancement)
Août 2014

Plan de revue complété
Octobre 2014

Plan de revue envoyé au CCEV pour information
Novembre 2014

Rapports provisoires
Décembre 2014, Février 2015

Rapport provisoire présenté au CCEV
Mars 2015

Recommandation du Comité consultatif externe de vérification
Juin 2015

Approbation du sous-ministre
Décembre 2015

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Notes

Notes de bas de page 4

CobiT 5: An ISACA Framework; ISACA; 2012.

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Notes de bas de page 5

Global Technology Audit Guide 12, Auditing IT Projects; The Institute of Internal Auditors; 2009.

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Notes de bas de page 6

La gouvernance du projet de renouvellement du SMGF était adéquate; des structures de gouvernance cohérentes et un solide leadership en ce qui a trait aux activités du projet seront nécessaires afin de veiller à ce que la mise en œuvre du module GEA soit réalisée dans les délais impartis et conformément au budget établi pour la prochaine phase du projet.

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Notes de bas de page 7

Les comités directeurs ont été mis en place au sein d'Environnement et Changement climatique Canada; un comité de gouvernance conjoint, avec la participation de cadres supérieurs d'Environnement Canada et d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, ne faisait pas partie de la structure de gouvernance du projet.

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Notes de bas de page 8

Des ressources adéquates et appropriées ont été affectées à l'exécution du projet jusqu'à présent; la préparation de plans et d'estimations précis et la continuité du travail au cours de la prochaine phase 2 - GEA sont menacées par le départ progressif des membres clés de l'équipe du projet.

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Notes de bas de page 9

Les exigences opérationnelles ont été élaborées et approuvées pour la mise en œuvre du système SAP le 1^er avril; la divergence dans les processus des organisations de gestion des actifs au sein d'Environnement et Changement climatique Canada et le départ progressif de membres clés du personnel du projet constituent des risques à la réussite de la phase 2 - GEA.

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Notes de bas de page 10

Une stratégie et un plan de mise à l'essai ont été élaborés; la mise à l'essai ne comprenait pas l'essai formel de l’acceptation par les utilisateurs opérationnels d'Environnement et Changement climatique Canada des nouvelles fonctions de gestion des actifs dans SAP.

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Notes de bas de page 11

Une mise à l'essai suffisante a été prévue pour la migration des données; la continuité du travail relatif à la migration des données de gestion des actifs au cours de la phase 2 - GEA est menacée par le départ progressif des membres clés du personnel du projet.

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Notes de bas de page 12

Une stratégie de gestion du changement a été préparée et mise en œuvre; l'application des changements liés aux processus opérationnels de gestion des actifs sera terminée au cours de la phase 2 - GEA.

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Notes de bas de page 13

Un cadre d'exploitation approprié a été mis sur pied avec Agriculture et Agroalimentaire Canada; Environnement et Changement climatique Canada exploite des organismes de soutien distinct pour les services financiers, l'approvisionnement et la gestion des actifs, ce qui nécessite une gestion coordonnée de la relation hébergeur-client avec Agriculture et Agroalimentaire Canada.

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Notes de bas de page 14

La documentation préparée par les équipes chargées de la transformation opérationnelle détermine les points de contrôle dans tous les processus; l'analyse des mesures de contrôle ne comprenait pas une mise à jour des matrices de contrôle interne ni la création d'une nouvelle documentation relative aux mesures de contrôle.

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