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Rapport annuel de 2024-2025 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

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1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) confère aux citoyens et citoyennes du Canada un droit d’accès à l'information que le gouvernement possède à leur sujet et protège cette information contre toute utilisation ou communication non autorisée. Les ministres et responsables d'organismes ont la responsabilité de veiller à ce que leurs organismes respectent les lois régissant la protection des renseignements personnels. Le présent rapport annuel du Comité externe d’examen des griefs militaires (le Comité) est présenté conformément à l’article 72 de la LPRP. Ce rapport présente un aperçu des activités du Comité liées à la LPRP qui ont eu lieu au cours de la période commençant le 1er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.

Le Comité est un tribunal administratif indépendant qui fait rapport au Parlement par l’entremise du ministre de la Défense nationale. Le Comité examine les griefs militaires qui lui sont renvoyés conformément à l’article 29 de la Loi sur la défense nationale et rend un rapport de conclusion et recommandations au Chef d’état-major de la défense et au militaire qui a déposé le grief.

Le Comité n’a pas eu de filiales non opérationnelles (« papier ») au cours de la période couverte par le présent rapport.

2. Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la planification stratégique et des communications. La division compte quatre membres du personnel, dont deux qui s'acquittent des obligations du Comité relatives à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la LPRP et qui y consacrent environ 5% de leur charge de travail. Le Comité n’a pas de consultant qui aide avec les travaux reliés à l’AIPRP. Le Comité n’a pas fait partie d’un contrat de service en vertu de l’article 73.1 de la LPRP durant la période visée par le présent rapport.

La coordonnatrice de l’AIPRP, le directeur général des services corporatifs et dirigeant principal des finances, et le directeur général des opérations et avocat général ont le pouvoir délégué de surveiller l'application et le respect de la LAI et de la LPRP.

Le Comité utilise le système de demande d’AIPRP en ligne, créé et entretenu par le Conseil du Trésor du Canada, pour traiter toutes les demandes officielles de renseignements personnels.

3. Ordonnance de délégation de pouvoir

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En vertu du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président et premier dirigeant du Comité externe d’examen des griefs militaires délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-jointe, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable du Comité externe d’examen des griefs militaires, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Original signé par

Kelly Walsh
Présidente et première dirigeante
Ottawa, Canada
Le 6 juin 2024

Annexe B
Comité externe d’examen des griefs militaires
Délégation des pouvoirs, fonctions et attributions en vertu du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Article Description Directeur général, Services corporatifs Directrice générale, Opérations et Avocate générale Coordonnatrice AIPRP
8(2) En général, communiquer les renseignements personnels conformément aux dispositions prévues au paragraphe 8(2) X X  
8(2)(e) Communiquer les renseignements personnels à un organisme d’enquête qui en fait la demande par écrit X X  
8(2)(j) Communiquer les renseignements personnels pour des travaux de recherche ou de statistique X X  
8(2)(m) Communiquer des renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public ou dans le meilleur intérêt de l’individu concerné X X  
8(4) Conserver une copie des demandes reçues par l’institution en vertu de l’alinéa 8(2)(e) ainsi qu’une mention des renseignements communiqués     X
8(5) Donner un préavis écrit de la communication des renseignements personnels communiqués en vertu de l’alinéa 8(2)(m) au Commissaire à la protection de la vie privée X X  
9(1) Conserver un relevé des cas d’usage     X
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l’usage compatible des renseignements personnels et mettre à jour le répertoire en conséquence X X X
10 Verser des renseignements dans des fichiers de renseignements personnels X X X
14 Répondre à la demande de communication de renseignements personnels dans les 30 jours suivant réception de la demande; donner accès ou donner avis, selon le cas X   X
15 Proroger le délai prévu pour répondre à la demande de communication de renseignements personnels X   X
16 En cas de refus de communication de renseignements personnels aviser la personne qui en a fait la demande X X X
17(2)(b) Décider de faire traduire les renseignements demandés X   X
17(3)(b) Décider de communiquer les renseignements sur un support de substitution X   X
18(2) Peut refuser de communiquer des renseignements personnels demandés qui sont verses dans des fichiers inconsultables X X  
19(1) Refuser de communiquer des renseignements personnels demandés obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement X X  
19(2) Peut donner communication de renseignements personnels décrits au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend l’information publique X X  
20 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédérales-provinciales X X  
21 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou à ses efforts de détection, de prévention ou de répression d’activités hostiles ou subversives X X  
22 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés préparés par un organisme d’enquête, des renseignements pouvant porter préjudice aux activités destinées à faire respecter les lois, ou des renseignements susceptibles de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires X X  
23 Peut refuser de communiquer des renseignements recueillis ou préparés, par un organisme d’enquête déterminé par règlement, lors des enquêtes de sécurité X X  
24 Peut refuser de communiquer des renseignements personnels demandés qui ont été recueillis ou obtenus par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que la personne était sous le coup d’une condamnation à la suite d’une infraction à une loi fédérale, dans les cas où la communication risquerait vraisemblablement de lui porter préjudice si les dispositions prévues par l’article sont respectées X X  
25 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus X X  
26 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et il est tenu de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8 X X  
27 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client X X X
28 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci X X  
31 Recevoir avis de procéder à une enquête de la part du Commissaire à la protection de la vie privée X X  
33(2) Avoir la possibilité de présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête X X  
35(1) Recevoir le rapport du Commissaire à la vie privée sur les conclusions et les recommandations et donner avis des mesures prises X X  
35(4) Donner communication de renseignements personnels au plaignant après avis donné. Conformément à l’alinéa 35(1)(b) X X  
36(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions et les recommandations concernant l’examen de dossiers dans le fichier inconsultable et, s’il le juge à propos, donner avis au Commissaire X X  
37(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions et les recommandations à l’issue de son enquête X X  
51(2)(b) Demander qu’une audition à huis clos prévue à l’article 51 ait lieu dans la région de la capitale nationale X X  
51(3) Demander et obtenir le droit de présenter des arguments en l’absence d’une autre partie lors d’une audition à huis clos prévue à l’article 51 X X  
69 Refuser de communiquer des renseignements exclus par la Loi X X X
72(1) Préparer le Rapport annuel au Parlement     X
73(1) Il peut, par arrêté, pour l’application du paragraphe 73.1(1), déléguer certaines de ses attributions à des cadres ou employés d’une autre institution fédérale.  X   X
73.2 Les renseignements personnels que le responsable d’une institution fédérale transmet au responsable d’une autre institution fédérale en vue de la fourniture, par cette dernière, des services visés au paragraphe 73.1(1) ne relèvenet pas de cette autre institution  X   X
77 Responsabilités conférées sur le responsable d’une institution en vertu de règlements pris en application de l’article 77 qui ne sont pas inclus dans ce qui précède X X X

4. Rendement de 2024-2025

Pendant la période visée, soit du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, le Comité a traité deux des trois demandes reçues (66,67 %) dans le délai prescrit par la LPRP. De ces trois demandes, deux ont traitées à l’intérieur de 1-30 jours, et une à l’intérieur de 31-60 jours. Le nombre de requêtes reçues dans le cadre de la LPRP est inférieur au nombre reçu dans les deux dernières périodes de référence (huit demandes en 2023-2024). Aucune demande n’a été reportée de la période 2023-2024 et il n’y avait pas de requête en cours à la fin de la période 2024-2025. Parmi les trois demandes reçues, l’une a eu comme résultat « communiqué en partie » alors que les deux autres ont mené au résultat  « aucun document trouvé ». Une demande a nécessité une prolongation du délai en raison du très grand nombre de documents à examiner et caviarder (719 pages).

En 2024-2025, le Comité n’a reçu aucune demande de consultation en lien avec la LPRP.

5. Formation et sensibilisation

Les deux personnes responsables du bureau de l’AIPRP ont continué de suivre les séances d’information (« info-blitz ») offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant la période du rapport. Une formation individuelle et des conseils ont été fournis aux employés afin de les aider, au besoin, à déterminer quelles informations devaient être caviardées et pour quelle raison. De plus, quatre employés du Comité ont suivi des cours liés à l'AIPRP offerts par l'École de la fonction publique du Canada. Par contre, il n’y a eu aucune activité de sensibilisation au sein de l’organisation au cours de la période du présent rapport.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

Durant la période visée par le présent rapport, le Comité a fait des améliorations à son système manuel de suivi en vue de pouvoir produire un rapport annuel et a mis à jour le manuel du Comité sur l’AIPRP. Le Comité n’a mis en œuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou initiative propre à l’institution concernant la protection des renseignements personnels.

7. Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Durant l’exercice 2024-2025, le Comité a reçu les résultats et recommandations d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) effectuée en 2024-2025. Le Comité se penchera sur les recommandations et mettra en place tout changement nécessaire en 2025-2026.

Lorsque le Comité examine les types d'informations fréquemment demandées, il évalue la faisabilité de rendre ces informations disponibles par d'autres moyens, tels que notre site Web. Dans ce cas, le directeur général des services corporatifs et dirigeant principal des finances consultera l’administratrice générale, si nécessaire, afin d'obtenir son avis et son accord pour rendre ces informations disponibles.

8. Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Aucune plainte n'a été reçue ou traitée au cours de la période considérée.

9. Atteintes importantes à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Comité n'a commis aucune atteinte substantielle à la vie privée. Par conséquent, aucune atteinte substantielle de la vie privée n'a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor, comme l'exige la loi.

10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport antérieur, le Comité a engagé un consultant pour mener une EFVP à l'échelle de l'organisation. Malgré le fait que l'évaluation a été effectuée et les résultats et recommandations ont été présentés en 2024-2025, le rapport est encore en train d’être revu à l’interne, donc la finalisation du rapport et les actions pour améliorer la protection de la vie privée auront lieu en 2025-2026. L’EFVP n'est pas encore publiée sur le site Web du Comité, mais notre page Web Info Source est consultable au lien suivant : Info Source – Sources d'information sur le gouvernement fédéral et les employés - Canada.ca.

11. Divulgations dans l’intérêt public

Le paragraphe 8(2)(m) de la LPRP autorise la communication de renseignements personnels lorsque l'intérêt public l'emporte clairement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de cette communication ou lorsque cette communication serait dans l'intérêt de la personne concernée. Aucune communication n'a été effectuée en vertu du paragraphe 8(2)(m) durant 2024-2025.

12. Surveillance de la conformité

La surveillance du temps nécessaire au traitement des demandes en vertu des deux lois (LAI et LPRP) est effectuée à l'aide d'un chiffrier Excel interne qui permet de suivre toutes les demandes et les échéances. Le bureau de l'AIPRP signale les retards dans ses activités au directeur général des services corporatifs et dirigeant principal des finances. Le Comité limite les consultations interinstitutionnelles aux cas où elles sont nécessaires à l'exercice approprié du pouvoir discrétionnaire, ce qui est décidé par la coordonnatrice de l'AIPRP. Enfin, le Comité veille à ce que des mesures appropriées de protection de la vie privée soient incluses dans les contrats, accords et arrangements et s'assurent que ces documents sont examinés par le directeur des finances, de l’approvisionnement et des services administratifs et adjoint au dirigeant principal des finances et, si nécessaire, par le directeur général des services corporatifs et dirigeant principal des finances.

Détails de la page

2025-10-08