Rapport sommaire : Fonctionnaires fédéraux en situation de handicap : Enquête de suivi d’octobre 2019 sur les mesures d’adaptation en milieu de travail

Pensées et sentiments éprouvés durant la phase préalable à la demande :

• Stress, peur ou anxiété de savoir si leur demande de mesures d’adaptation aura des répercussions négatives, si elle sera rejetée ou si leurs collègues auront une opinion négative à leur sujet.
• Frustration face à la lourdeur de la procédure alors qu’elle devrait être simple.
• Se sentir dévalorisé par le processus, que personne ne se soucie de leur état ou de leur situation ou qu’ils ne sont pas assez importants pour bénéficier de mesures d’adaptation.
• Embarras ou culpabilité dus au sentiment d'être un fardeau pour leur équipe ou au fait qu'ils laissent tomber leurs collègues ou leurs supérieurs.

Pourquoi avoir sollicité des mesures d’adaptation sur le lieu de travail?

• Impossibilité de faire face à la situation / obstacles nuisant à la capacité d’effectuer les tâches professionnelles. Point de non-retour après avoir évité de faire une demande pendant un certain temps. Les employés invoquent souvent la crainte d’être congédiés ou de subir d’autres conséquences professionnelles négatives si les mesures d’adaptation sollicitées ne leur sont pas accordées.
• Changement dans l’environnement ou de la situation de travail. Changement dans l’environnement qui introduit ou exacerbe un problème préexistant. Cela comprend les déménagements de bureaux ou les modifications de l’espace de travail qui nécessitent une mesure d’adaptation, un changement de statut professionnel ou la nécessité de remplacer l’équipement.
• Obtention d’une mesure d’adaptation pour éviter de partir en congé de maladie. La demande se justifie entre deux possibilités : obtenir la mesure d’adaptation ou prendre un congé de maladie prolongé. Ils estiment que le statu quo aurait exigé qu’ils cessent de travailler pour se rétablir, et ils expriment une préférence pour continuer à travailler plutôt que de prendre un congé.

Les sources :

• Q13. Qu’est-ce qui vous a convaincu de soumettre une demande de mesures d’adaptation en milieu de travail (plutôt que d’opter pour le statu quo)? (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)
• Q16. Veuillez indiquer 1 ou 2 des principales pensées qui vous occupaient ou des principaux sentiments que vous éprouviez au cours de la période précédant votre demande de mesures d’adaptation. (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)

Principales difficultés ou inquiétudes au moment de prendre la décision de faire une demande de mesures d’adaptation :

• Les perceptions négatives parmi les pairs (qu’ils requièrent beaucoup d’attention ou qu’ils ne sont pas de bons coéquipiers) et la crainte de représailles de la part de leur superviseur (p. ex., harcèlement, intimidation ou atteinte à la réputation risquant de nuire aux perspectives de carrière) sont souvent évoquées.
• Une limitation de soutien de la part des superviseurs amène les employés à ressentir qu’ils ne sont pas pris au sérieux. Plusieurs employés déclarent que certains gestionnaires s’acharnent sur la justification des mesures d’adaptation et ne défendent pas vraiment l’intérêt des employés.
• Une limitation de connaissances et/ou d’expérience des supérieurs (et d’eux-mêmes) quant au processus de mesures d’adaptation et le manque d’information sur son fonctionnement et les ressources d’aide et de services sont les principaux problèmes cités.
• Le processus de mesures d’adaptation se caractérise souvent par de longs délais d’attente et des retards; il faut beaucoup de temps et d’efforts pour rencontrer médecins et spécialistes, remplir la paperasse requise et justifier sans cesse son problème.

Qu’est-ce qui faciliterait votre décision de demander une mesure d’adaptation?

• Intégrer dans le processus du personnel bien informé, impartial et sans lien de dépendance pour aider à résoudre des problèmes tels que le manque de connaissance du processus par les supérieurs, la protection des informations personnelles sur la santé, les préoccupations selon lesquelles les gestionnaires et les services des relations de travail ne servent que l’intérêt de la direction, et éviter d’éventuelles représailles.
• Attitude plus positive de la part des gestionnaires, notamment en faisant preuve de plus d’empathie envers les employés en cause, en les soutenant en œuvrant avec eux plutôt que contre eux, en étant plus ouverts et plus réceptifs à l’égard de leur situation et en leur garantissant qu’ils ne subiront pas de représailles.
• Formation plus poussée des gestionnaires, qui ne sont généralement pas suffisamment expérimentés ou informés sur le processus ou sur les mesures d'adaptation en milieu de travail.
• Mise en place d’un processus de demande plus clair et plus simple. Communications claires sur les mesures à prendre, processus moins alambiqué et moins long, site web ou ligne d’information comportant des instructions claires.

Les sources :

• Q14. Avez-vous éprouvé des difficultés ou des inquiétudes au moment de prendre votre décision de faire une demande de mesures d’adaptation? Le cas échéant, veuillez nous faire part d’une ou deux de vos principales difficultés ou inquiétudes. (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)
• Q15. Y a-t-il des éléments qui vous auraient aidé à décider de faire une demande de mesures d’adaptation? Le cas échéant, veuillez en nommer 1 ou 2. (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)

Comment pourrait-on clarifier certains aspects du processus de mesures d’adaptation pour les superviseurs?

• Description explicite, point par point, du processus, notamment sous la forme d’un organigramme, d’un schéma fonctionnel ou d’une liste de vérification.
• Meilleure organisation des ressources existantes. Certains superviseurs éprouvent des difficultés à trouver les informations ou les ressources existantes sur l’intranet de leur ministère, ou les renseignements sur les différentes étapes du processus ne se trouvent pas tous au même endroit. Les renseignements devraient être davantage centralisés, tout en y incluant les coordonnées précises des personnes-ressources à qui s’adresser pour obtenir de l’aide.
• Formation plus approfondie sur les mesures d’adaptation. Formation obligatoire pour tous les superviseurs au moment de leur nomination afin de s’assurer qu’ils disposent des connaissances de base avant de traiter toute demande de mesures d’adaptation, et, de manière continue, veiller à ce qu’ils disposent des renseignements les plus récents.
• Ressources accrues à la disposition des employés. La conception d’un document ou outil simple destiné aux employés a été suggérée afin que ces derniers maîtrisent davantage le processus et comprennent mieux leurs responsabilités.
• Les superviseurs estiment que la normalisation des procédures et processus entre les ministères clarifierait les choses, étant donné qu’actuellement, les méthodes et la disponibilité des ressources internes pouvant intervenir dans le traitement des demandes varient d’un ministère à l’autre.

La source :

• Q13. Comment pourrait-on clarifier certains aspects du processus menant à la prise de mesures d’adaptation pour les superviseurs comme vous? (tous les superviseurs, n = 178).

Quelles améliorations pourraient être apportées au processus de demande de certificat médical?

• Clarté sur les exigences de certificat médical. Les informations sollicitées auprès des professionnels de la santé ne sont pas toujours claires, ce qui oblige souvent les employés concernés à les consulter de nombreuses fois. La création de demandes d’information et formulaires concrets et précis ou d’un système en ligne pourrait résoudre ce problème.
• Ne pas tenir compte des recommandations médicales ou en douter. Il arrive que les gestionnaires remettent en question ou rejettent les recommandations que les professionnels et spécialistes de la santé fournissent.
• Il conviendrait de ne pas toujours exiger des certificats médicaux. Certains estiment que l’on ne devrait pas exiger des certificats médicaux pour des mesures d’adaptation ergonomique ou dans le cas de maladies permanentes ou chroniques, en particulier lorsque ces informations ont été préalablement fournies. Certains estiment qu’un certificat ne devrait pas être nécessaire du tout, et qu’il faut faire confiance aux employés quant à leurs propres besoins.
• L'obtention de certificats est une démarche longue et coûteuse. Le coût des certificats et d’autres preuves médicales est souvent évoqué, de même que le temps consacré à de multiples rendez-vous. Les employés doivent souvent s’absenter du travail (ou prendre des jours de congé de maladie) pour se rendre à leurs rendez-vous.

Les sources :

• Q18. Avez-vous eu à fournir un certificat médical ou d’autres preuves à l’appui de votre demande? (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)
• Q19 Y a-t-il des améliorations qui pourraient être apportées au processus de demande en ce qui a trait à l’exigence relative à la production d’un certificat médical ou d’autres preuves? Le cas échéant, veuillez en nommer 1 ou 2. (employés tenus de fournir un certificat médical, n = 590)

Employés — quelles améliorations pourraient être apportées au processus de demande d’évaluation officielle?

• Accélérer le processus et faire en sorte que les évaluations soient faites plus rapidement.
• Le processus devrait faire appel à un personnel exclusif, impartial et spécialisé pour résoudre les problèmes liés au manque de connaissances et d’expérience des superviseurs, à la protection de la vie privée des employés, à la promptitude du processus et à la cohérence des approbations dans les différents ministères.
• Renseignements à fournir adaptés à la situation : les évaluations ne sont souvent pas adaptées aux circonstances de la demande de mesures d’adaptation. Par exemple, l’évaluation de « l’aptitude au travail » contient très peu de détails sur la santé mentale, et les personnes atteintes d’un problème de santé permanent sont tenues de se soumettre à des évaluations répétées.
• Respect des recommandations médicales : dans certains cas, les gestionnaires n’étaient pas d’accord avec les résultats de l’évaluation ou les remettaient en question, ou encore demandaient l’évaluation parce qu’ils n’étaient pas d’accord avec les preuves médicales fournies antérieurement.

Superviseurs — suggestions d’amélioration au processus d’évaluation officielle pour en améliorer les résultats :

• Rationalisation et accélération du processus. Les évaluations prennent trop de temps et leur démarche doit être simplifiée.
• Octroi d’équipement ergonomique sans exiger l’évaluation d’un médecin. Les évaluations ergonomiques pourraient être considérées comme des preuves suffisantes pour bénéficier d’une mesure d’adaptation (ne nécessitant pas la preuve d’un médecin spécialiste) et la réalisation de telles évaluations en interne permettrait d’économiser temps et argent.
• Remplacement ou amélioration du formulaire d'évaluation de l'aptitude physique au travail (FEAT) Pour certains, le formulaire d'évaluation de l'aptitude physique au travail est trop long, trop complexe et repose trop sur les employés pour les informations à y produire. Les superviseurs suggèrent de remplir certains renseignements au préalable dans le formulaire concernant le lieu de travail et le poste et de remanier le formulaire existant ou d’en créer un nouveau, plus simple.

Les sources :

• Q21. Y a-t-il des améliorations qui pourraient être apportées au processus d’évaluation officielle? Le cas échéant, veuillez en nommer 1 ou 2. (employés ayant dû se soumettre à une évaluation officielle, n = 518)
• Q16. En vous fondant sur ce que vous savez ou ce que vous avez entendu, quelles suggestions, s’il y a lieu, aimeriez-vous faire pour modifier le processus d’évaluation officielle afin d’améliorer les résultats relatifs aux mesures d’adaptation? (tous les superviseurs, n = 178)

Autres que les certificats médicaux et évaluations connexes, comment peut-on améliorer davantage la phase d’évaluation :

• Fournir aux employés plus d’informations et d’aide, par exemple, en les renseignant davantage sur le fonctionnement du processus de demande et en leur offrant l’accès à des personnes compétentes et expérimentées capables de les aider. Cette personne pourrait également défendre les intérêts des employés, qui se trouvent souvent dans une position vulnérable.
• Meilleure compréhension de la part des gestionnaires. Les superviseurs devraient faire preuve de plus de compréhension à l’égard des demandes de mesures d’adaptation afin de dissuader les employés que leur demande n’est rien d’autre qu’un fardeau. La mise en place d’une formation de sensibilisation pour les gestionnaires appelés à traiter des demandes de mesure d’adaptation a aussi été proposée.
• Contribution accrue des employés Les demandes des employés devraient être prises plus « telles quelles »— les employés savent mieux que quiconque ce dont ils ont besoin et le recours à des professionnels de la santé ajoute une dimension inutile au processus.
• Prévoir des mesures d’adaptation temporaires. Puisque le processus de mesures d’adaptation peut être long, des mesures temporaires devraient être appliquées dans la mesure du possible, jusqu’à ce qu’une décision définitive soit prise au sujet de la demande, dans un souci d’atténuer l’impact des temps d’attente sur la santé et la productivité des employés.
• Responsabilisation des gestionnaires. Rendre les gestionnaires plus responsables de la rapidité et de l’équité du traitement des demandes de mesures d’adaptation.

La source :

• Q22. Outre les améliorations pouvant être apportées au processus de demande en ce qui a trait à l’exigence relative à la production d’un certificat médical ou d’une évaluation officielle effectuée par un médecin ou un spécialiste, y a-t-il des améliorations qui pourraient être apportées à l’étape d’évaluation? (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)

Problèmes et défis des superviseurs dans le cadre du processus de demande : que doit-on faire différemment?

• Davantage de formation, d’orientation et d’assistance. Les superviseurs souhaitent disposer d’un meilleur accès à l’aide pratique d’experts fonctionnels. Un guide précis, point par point, à l’intention des gestionnaires et une formation conjointe syndicat-patronat visant à créer une compréhension commune des rôles et responsabilités de toutes les parties en cause seraient également bénéfiques.
• Éclaircir l’utilité des preuves médicales. Le rôle des professionnels de la santé n’est pas clair : doivent-ils fournir des informations uniquement sur les limitations fonctionnelles ou aussi des recommandations spécifiques sur les mesures d’adaptation en tant que conseillers-experts?
• Processus difficile et complexe. La lourdeur de la procédure de demande et la « paperasserie » posent problème. La quantité de preuves médicales requises, le nombre d’approbations nécessaires et les problèmes liés aux processus d’acquisition et à l’installation. Ils suggèrent de rationaliser et de simplifier le processus, notamment en ce qui concerne la fourniture d’appareils fonctionnels.
• Il faut faire davantage confiance aux employés et aux médecins. Les superviseurs craignent que le processus ne donne l’impression qu’ils ne font pas confiance aux employés. Certains proposent d’accepter plus facilement les demandes en n’exigeant pas autant de preuves médicales ou autres.

La source :

• Q9. Quels problèmes ou défis, le cas échéant, avez-vous rencontrés au cours du processus de demande et qui, selon vous, doivent être abordés différemment? (tous les superviseurs, n = 178)

Contestations ou préoccupations des employés concernant la phase de décision et résultats :

• Temps requis pour disposer des mesures d’adaptation et les faire appliquer intégralement du début à la fin.
• Attitude et comportement des gestionnaires. De nombreux gestionnaires ne saisissent pas l’importance des mesures d’adaptation pour les employés qui en ont besoin et, dans certains cas, vont au-delà d’un manque de soutien en tentant délibérément d’entraver ou de refuser la demande.
• Problèmes liés à la non-disponibilité ou au mauvais fonctionnement des équipements adaptatifs, notamment les retards quant à leur acquisition et les cas où personne n’en a pris l’initiative.
• Nécessité de demander les mesures d’adaptation plusieurs fois. Certains employés doivent faire de nouveau approuver les mesures d’adaptation en place chaque fois que leur supérieur hiérarchique direct change.
• Les mesures d’adaptation ne sont pas pleinement mises en œuvre ou sont ignorées par la direction. Certains indiquent que les mesures d’adaptation ont été approuvées, mais ne sont pas toujours suivies par les gestionnaires.

Problèmes ou difficultés rencontrés par les superviseurs dans la mise en œuvre des mesures d’adaptation approuvées :

• Le temps nécessaire à la mise en œuvre des mesures d’adaptation est un défi majeur. Les retards concernent souvent le processus d’acquisition, notamment : trouver et recevoir l’équipement nécessaire, attendre les approbations, et gérer les difficultés rencontrées par les entrepreneurs pour l’installer rapidement et correctement.
• Insatisfaction des employés envers les mesures d’adaptation. Certains employés estiment que les mesures d’adaptation ne répondent pas à leurs besoins, soit parce que l’équipement n’est pas celui qui avait été sollicité à l’origine, soit parce que leurs mesures d’adaptation impliquent un changement de poste ou de lieu.
• Concilier les mesures d’adaptation et le fonctionnement des lieux de travail. Certaines mesures d’adaptation impliquent une réduction des heures de travail ou la non-exécution de tâches essentielles à l’emploi lui-même, ce qui se traduit par une diminution des ressources dont dispose le gestionnaire sur le lieu de travail.
• Financement : préoccupations quant à la disponibilité de fonds pour la mise en œuvre des mesures d’adaptation et désaccords sur les sources de financement s’y rattachant.
• Le processus est lourd. La mise en œuvre des mesures d’adaptation implique beaucoup de paperasserie et souvent de longs processus des TI et d’acquisition.

Les sources :

• Q33. Avez-vous éprouvé (ou éprouvez-vous actuellement) des difficultés ou des inquiétudes relatives à l’étape de l’aboutissement de la demande ? Le cas échéant, veuillez nous faire part d’une ou deux de ces difficultés ou inquiétudes. (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)
• Q20 À quels problèmes ou défis, le cas échéant, avez-vous été confrontés dans la mise en œuvre des mesures d’adaptation approuvées? (superviseurs ayant fait approuver une demande, n = 171)

Suggestions des employés pour améliorer la phase de décision et de résultats :

• Fournir une meilleure formation aux gestionnaires sur l’obligation d’adaptation, le processus de mesures d’adaptation et la formation de sensibilisation.
• Mettre en place un meilleur système d’acquisition de matériel adapté pour éviter les retards et assurer un suivi auprès de l’employé afin de garantir que les mesures d’adaptation fonctionnent correctement et que l’employé sait comment s’en servir.
• Créer un fichier centralisé pour les renseignements relatifs aux mesures d’adaptation pour que les employés n’aient pas à les demander plusieurs fois en cas de changement de poste ou de gestionnaire.
• Offrir l’aide d’un représentant bien informé sur le processus de mesures d’adaptation, qui peut donner des conseils et servir d’intermédiaire pour soutenir l’employé et faciliter le processus.
• Protéger autant que possible les renseignements confidentiels sur la santé des employés en limitant le nombre de parties prenantes au processus et en appliquant de strictes exigences de gestion de l’information (principe du « besoin de savoir »).
• Rendre les gestionnaires plus responsables du processus de mesures d’adaptation afin de garantir que les demandes sont traitées dans un délai raisonnable.

La source :

• Q34. Y a-t-il des améliorations qui pourraient être apportées à l’étape de l’aboutissement de la demande? Le cas échéant, veuillez en indiquer 1 ou 2. (demande de mesures d’adaptation liée à un problème de santé ou à un handicap, n = 743)

Raisons pour lesquelles les employés se sentent optimistes quant à leurs perspectives de carrière dans la fonction publique fédérale :

• Leurs mesures d’adaptation leur ont permis de franchir ou de surmonter certains des obstacles auxquels ils étaient confrontés sur leur lieu de travail et de contribuer pleinement au succès de leur équipe.
• Ils ont changé de bureau ou de service, la direction étant plus disposée à leur fournir des mesures d’adaptation qui n’étaient pas envisageables à leur ancien poste.
• Malgré les difficultés liées aux mesures d’adaptation, ils sont en situation favorable du fait de leur éducation, de leurs compétences linguistiques, de leur ancienneté et de leur rendement au travail par rapport à leurs pairs.
• Ils travaillent dur pour surmonter (ou contourner) les obstacles auxquels ils font face et ne considèrent pas cela comme une raison pour justifier des perspectives de carrière négatives.
• L’expansion et la normalisation du télétravail dans la fonction publique en général ont amélioré leurs perspectives de carrière.

Raisons pour lesquelles les employés se montrent neutres ou négatifs quant à leurs perspectives de carrière dans la fonction publique fédérale :

• Leur problème de santé ou leur handicap font qu’ils sont perçus comme des candidats inférieurs – des mesures d’adaptation étant souvent nécessaires pour l’entrevue même – et de nombreux superviseurs ne souhaitent pas compter parmi leur équipe un membre nécessitant une mesure d’adaptation.
• Leur problème de santé ou leur handicap limitent souvent leur capacité à remplir les fonctions qui seraient autrement requises à d’autres postes. Parmi les exemples, ceux qui peuvent avoir des possibilités plus limitées, y compris des rôles de supervision, parce qu’elles exercent leurs fonctions par télétravail.
• Le fait de devoir repasser par le processus de mesures d’adaptation à un nouveau poste pour obtenir la mesure d’adaptation dont ils disposent déjà à leur poste actuel les limite également.
• Crainte que les superviseurs ne fournissent de mauvaises références parce qu’ils considèrent l’employé comme un « employé à problèmes » ou ne divulguent l’état de l’employé ou sa mesure d’adaptation dans une référence.
• Raisons non liées à un problème de santé ou à un handicap, notamment le fait qu’il y a peu de postes disponibles dans la région de l’employé, que les exigences des autres postes sont trop difficiles à satisfaire, que l’employé prendra bientôt sa retraite, ou des problèmes concernant le système de rémunération.

Les sources :

• Q42. Veuillez expliquer brièvement les raisons des sentiments que vous éprouvez par rapport à vos perspectives de carrière. Sous-échantillon : Sentiments positifs à l’égard des perspectives de carrière au sein du gouvernement du Canada (n = 279).
• Q42. Veuillez expliquer brièvement les raisons des sentiments que vous éprouvez par rapport à vos perspectives de carrière. Sous-échantillon : Sentiments neutres ou négatifs à l’égard des perspectives de carrière (n = 451).