Votre rôle en tant qu’hôte

Afin de garantir la meilleure expérience possible pour les membres de l’auditoire et les conférenciers, nous encourageons les ministères hôtes à s’assurer que chaque événement bénéficie de l’appui d’un coordonnateur et d’un modérateur.

Coordonnateur de l’événement

Le coordonnateur de l’événement est une personne travaillant pour l’organisation qui demande un conférencier.

Responsabilités :

• soumettre un formulaire de demande de conférencier;
• demander au conférencier s’il a besoin de mesures d’adaptation;
• offrir une indemnisation pour les frais de déplacement et de stationnement;
• s’assurer qu’un modérateur est disponible pour l’événement;
• s’assurer que l’événement respecte la Loi sur les langues officielles;
• communiquer d’avance à l’auditoire les possibilités de formation et les ressources sélectionnées liées à l’événement.

Discuter des sujets suivants avec le conférencier :

• l’emplacement de l’événement et de la salle, détails relatifs au stationnement, laissez-passer de sécurité, si applicable;
• taille et composition de l’auditoire;
• format employé pour raconter l’histoire (virtuel ou en personne);
• but ou l’objectif de l’événement;
• temps alloué au conférencier;
• ton de l’événement;
• préférence linguistique;
• sujets ou éléments déclencheurs interdits que le conférencier n’est pas à l’aise d’aborder, ou questions interdites auxquelles il n’est pas à l’aise de répondre et s’assurer d’en faire part au modérateur.

Modérateur

Un modérateur doit être mis à disposition par l’organisation hôte.

Ses responsabilités sont les suivantes :

• présenter le conférencier;
• donner à l’auditoire un aperçu des éléments déclencheurs potentiels et des questions interdites;
• passer en revue les règles de base avec l’auditoire;
• filtrer les questions et les commentaires perturbateurs que l’auditoire adresse au conférencier;
• s’assurer que le Code de conduite est respecté;
• s’assurer que la Loi sur les langues officielles est respectée;
• surveiller le clavardage durant les événements virtuels.