Foire aux questions – Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines a amorcé un examen exhaustif de tous les instruments de politique obligatoires pour la gestion des personnes en 2009.

La Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement renouvelée et la nouvelle Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement renforcent la responsabilité des administrateurs généraux consistant à établir et à maintenir un milieu de travail respectueux et exempt de harcèlement, à régler promptement les plaintes connexes et à surveiller la conformité au sein de leur organisation respective.

La Politique donne aux administrateurs généraux l’orientation stratégique à suivre pour favoriser un milieu de travail respectueux et traiter les situations de harcèlement qui pourraient surgir.

La Directive (à l’usage des spécialistes fonctionnels) décrit les exigences minimales rattachées au processus de plainte afin de faire en sorte que les plaintes soient résolues rapidement et efficacement.

Le Code de valeurs et d’éthique du secteur public stipule que les fonctionnaires fédéraux sont censés se comporter conformément aux valeurs du secteur public et il prévoit les comportements attendus suivants :

Respect des personnes

Les fonctionnaires respectent la dignité humaine et reconnaissent la valeur de chaque personne en adoptant les comportements suivants :

• ils traitent chaque personne avec respect et équité;
• ils valorisent la diversité et l’avantage que présentent les qualités uniques et les forces propres à une main-d’œuvre diversifiée;
• ils favorisent l’établissement et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination;
• ils travaillent ensemble dans un esprit d’ouverture, d’honnêteté et de transparence qui favorise l’engagement, la collaboration et la communication respectueuse.

Une «  série d’incidents » désigne plus d’un acte ou épisode survenu qui, à lui seul, peut ne pas être nécessairement du harcèlement. C’est l’aspect répétitif qui engendre du harcèlement. Mais si en temps normal le harcèlement est une série d’incidents, un incident grave qui ne se répète pas mais a un effet durable sur une personne peut être considéré comme du harcèlement. La mesure dans laquelle un seul incident est considéré comme du harcèlement est déterminée au cas par cas.

Dans les cas de harcèlement, on applique la norme de «  personne raisonnable ». La norme précise que chaque personne a le devoir de se comporter comme le ferait une personne raisonnable dans les mêmes circonstances ou dans des circonstances similaires.

La Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement exige que les administrateurs généraux désignent un ou des responsables aux fins de l’application de la Politique et de la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement. La Directive exige l’établissement et le maintien d’un processus de traitement des plaintes de harcèlement et définit les rôles et responsabilités précis du ou des responsable(s) désigné(s) relativement à l’application de la présente Directive.

Conformément à l’esprit de la Politique, qui donne aux administrateurs généraux une souplesse qui leur permet d’adapter les mécanismes et pratiques de prévention et de résolution du harcèlement aux besoins de leur organisation, l’administrateur général peut désigner plus d’un responsable au sein d’une organisation et définir leur rôle de manière plus poussée au besoin. Il convient de noter que les titres des responsables désignés peuvent également varier d’une organisation à une autre.

Un cas isolé de mauvaise conduite, comme une remarque déplacée, un geste stupide ou irréfléchi ou un manque de bon sens, ne constitue pas une manifestation de «  harcèlement » au sens où il est défini dans la Politique. Le harcèlement est un terme qui décrit un comportement grave, et il y a lieu de l’utiliser au regard d’une norme objective, qui cause un préjudice ayant des effets durables sur des personnes et permet d’affirmer à juste titre «  vous auriez dû le savoir ».

Dans le cas d’un incident unique perçu comme du harcèlement, la personne qui a fait la remarque ou manifesté le comportement peut ne pas être consciente de son geste, c’est pourquoi la personne qui se sent harcelée devrait essayer de communiquer de manière constructive avec elle pour la sensibiliser à l’effet produit par son comportement. Cette communication donnera l’occasion à la personne qui est à l’origine de l’incident de rectifier le comportement indésirable, et d’indiquer clairement, si le comportement se reproduit, qu’il n’est pas acceptable.

Voici des exemples de situations ou de comportements qui ne satisfont pas habituellement à la définition de harcèlement :

• le conflit en milieu de travail ne constitue pas en soi du harcèlement, mais il pourrait le devenir si aucune mesure n’est prise pour le régler;
• le stress lié au travail ne constitue pas en soi du harcèlement, mais l’accumulation de facteurs de stress peut accroître le risque de harcèlement;
• des conditions d’emploi difficiles, des contraintes professionnelles et des changements organisationnels, soit des situations qui peuvent causer du stress et aboutir à du harcèlement si elles ne sont pas bien gérées;
• des relations sociales entre deux parties consentantes ou des gestes amicaux entre collègues comme une tape dans le dos ou l’échange d’une blague.

L’exercice légitime et approprié de l’autorité et des responsabilités qui sont dévolues à la direction ne constitue pas du harcèlement. Les indicateurs d’un exercice légitime de l’autorité sont les suivants : les décisions sont prises dans l’intérêt de l’organisation, et non pas dans l’intérêt du gestionnaire, et les interventions sont considérées par une personne raisonnable comme une «  bonne gestion ». Il en est ainsi pour le processus disciplinaire, le processus d’examen du rendement, la formulation de directives concernant le travail, la gestion de l’absentéisme, etc. Toutefois, ces actions pourraient constituer du harcèlement si elles sont exécutées de façon offensante, humiliante ou embarrassante ou encore si l’exercice du pouvoir et de l’autorité s’effectue de façon non professionnelle au moyen de menaces ou dans un climat de peur, de ridicule et d’intimidation.

En temps normal, le harcèlement en soi ne constitue pas un acte de violence, car la plupart des comportements associés au harcèlement ne représentent pas un danger imminent ni ne causent de préjudice sous la forme de maladie ou de blessure. Néanmoins, le harcèlement peut être un facteur de risque pour la violence dans le milieu de travail au même titre que l’intimidation, les moqueries et les comportements violents et agressifs peuvent conduire à des actes de violence. Vu que le harcèlement peut mener à des actes de violence, il est très important que l’employeur traite entièrement et rapidement toutes les allégations de harcèlement.

Les agressions physiques et sexuelles sont définies dans le Code criminel et il doit y être donné suite selon les dispositions législatives. Si vous avez été agressé, vous devez demander de l’aide immédiatement en communiquant avec votre superviseur ou la sécurité, et la police.

Si vous croyez être victime de harcèlement, vous devriez en faire part à la personne concernée le plus tôt possible et d’une manière respectueuse afin de résoudre le problème.

Si le problème n’est pas résolu, ou si vous ne pouvez pas vous adresser directement à l’autre personne, vous devriez en avertir votre superviseur ou le gestionnaire de l’échelon supérieur.

Pour vous préparer à avoir une conversation fructueuse, vous pouvez demander des conseils ou de l’aide auprès des ressources suivantes :

• un praticien de la gestion informelle des conflits du ministère;
• un conseiller/représentant de la Direction des ressources humaines du ministère;
• un représentant syndical;
• un coordonnateur ou un conseiller en matière de prévention du harcèlement du ministère;
• le Programme d’aide aux employés;
• toute autre personne-ressource du ministère (employé plus âgé, ombudsman).

Pour en savoir plus, veuillez consulter les documents suivants :

• Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement
• Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement
• S’agit-il de harcèlement? Outil au service des employés
• Guide d’application du processus de résolution du harcèlement

Que la plainte soit déposée oralement ou par écrit, la direction doit prendre toutes les mesures nécessaires pour traiter rapidement les allégations de harcèlement afin de réduire au minimum les effets sur le milieu de travail et maintenir la santé en milieu de travail. Toutefois, conformément à la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement, la plainte doit être déposée par écrit pour recourir au processus officiel de traitement des plaintes.

La Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement fait du rétablissement du bien-être en milieu de travail l’une des cinq étapes du processus de traitement des plaintes de harcèlement. Elle exige que le gestionnaire de l’unité de travail, en consultation avec les praticiens de la résolution informelle des conflits et toute autre ressource organisationnelle compétente, réponde aux besoins des parties concernées et de l’unité de travail tout au long du processus de traitement de la plainte et donne suite à tout effet nuisible découlant des incidents de harcèlement.

Un guide intitulé Guide du gestionnaire sur le rétablissement du milieu de travail à la suite d’une plainte de harcèlement est affiché sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le processus de traitement des plaintes de harcèlement énoncé dans la Directive s’applique aux employés nommés pour une période indéterminée, aux employés à temps partiel, aux employés nommés pour une période déterminée, aux employés saisonniers, aux employés occasionnels, aux étudiants et aux travailleurs à temps partiel.

En ce qui concerne les personnes qui n’appartiennent pas à ces catégories d’employés, comme les entrepreneurs, les membres du public (dans le cadre des relations qu’ils entretiennent avec un employé de l’État), les bénévoles ou les travailleurs temporaires embauchés par l’entremise d’agences, les gestionnaires doivent traiter toute allégation de harcèlement formulée par ces personnes conformément à l’esprit de la Directive.

Non, la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement qui découle de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement stipule que le processus de traitement des plaintes de harcèlement est à la disposition des employés de l’administration publique centrale. Aux fins de la Directive, le terme «  employé » s’entend des employés nommés pour une période indéterminée, des employés à temps partiel, des employés nommés pour une période déterminée, des employés saisonniers, des employés occasionnels, des étudiants et des travailleurs à temps partiel.

En ce qui concerne les personnes qui ne sont pas des employés, notamment des membres du public, les gestionnaires doivent traiter toute allégation de harcèlement formulée par ces personnes conformément à l’esprit de la Directive.

Le fait qu’un plaignant ou qu’une personne mise en cause quitte la fonction publique n’amoindrit pas la responsabilité de l’administrateur général d’assurer un milieu de travail exempt de harcèlement en traitant les allégations de harcèlement en temps opportun et en s’attaquant aux effets néfastes en rétablissant le bien-être dans le milieu de travail.

Les administrateurs généraux ne sont pas visés par la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement qui découle de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement. Ils sont assujettis au Code de valeurs et d’éthique du secteur public qui stipule que les fonctionnaires fédéraux doivent respecter la dignité humaine et reconnaître la valeur de chaque personne en :

• traitant chaque personne avec respect et équité;
• favorisant l’établissement et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination.

L’employé doit porter la situation à la connaissance de son gestionnaire ou de la personne qui est chargée de gérer le processus de traitement des plaintes de harcèlement. La personne qui reçoit la plainte doit ensuite exécuter le processus de traitement des plaintes de harcèlement tel qu’il est établi dans la Directive, dans la mesure du possible.

Oui, la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement s’applique aux employés de l’administration publique centrale tel qu’il est indiqué dans la partie Application de la Politique et la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement. Il est préférable que la plainte écrite soit envoyée à la personne chargée du processus de traitement des plaintes de harcèlement au sein du ministère/de l’organisation où s’est produit l’incident présumé de harcèlement. Les représentants des deux ministères/organisations pourraient devoir collaborer et discuter de la meilleure approche à adopter pour régler la plainte.

Conformément à la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement, une plainte de harcèlement ne peut être déposée si un grief a déjà été déposé ou réglé au sujet de la même question.

Toutefois, un employé peut déposer un grief à la suite du dépôt d’une plainte de harcèlement, à condition qu’il le fasse dans le délai prescrit dans la convention collective. Si un employé décide de déposer à la fois une plainte de harcèlement et un grief relatif à une situation de harcèlement, on pourrait lui demander d’opter pour un processus en particulier, pour que les deux mécanismes de règlement ne soient pas exécutés conjointement. D’un commun accord avec l’employeur, les employés peuvent demander que le grief soit mis en suspens pendant l’exécution du processus de traitement des plaintes de harcèlement.

Si l’allégation de harcèlement est fondée sur l’un des motifs de discrimination illicites énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, l’employé a le droit de déposer une plainte directement auprès de la Commission canadienne des droits de la personne. Par contre, si l’employé a déposé une plainte de harcèlement au sein de son organisation, bien souvent la Commission canadienne des droits de la personne insistera pour que toutes les possibilités de règlement soient explorées au sein de l’organisation avant de traiter la plainte qui est portée à son attention.

Les processus informels, comme le dialogue, la facilitation ou la médiation, offrent la possibilité de résoudre d’une façon satisfaisante et acceptable pour les deux parties en cause, de nombreuses situations liées au harcèlement au travail. Une telle approche a l’avantage de tenir compte des besoins, des préoccupations et des autres intérêts des parties en cause. Cette approche habilite les parties à trouver des solutions qui répondent à leurs besoins et aboutit souvent au rétablissement de relations de travail respectueuses.

Oui. L’équité procédurale exige qu’une personne soit promptement mise au courant des allégations dont elle fait l’objet, même si elles ne sont pas suffisamment probantes pour être admissibles en tant que plaintes de harcèlement aux fins d’examen plus approfondi. Cette information serait également accessible à la personne mise en cause en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour qu’une plainte écrite soit acceptée en vertu de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement et en conformité avec la Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement, le plaignant doit être identifié et les autres exigences de base doivent être satisfaites. Toutefois, le gestionnaire qui reçoit une plainte anonyme est toujours tenu d’assurer le suivi dans la mesure du possible afin d’aborder la question soulevée, de résoudre les conflits et de garantir un milieu de travail exempt de harcèlement.

Pour protéger l’intégrité du processus de traitement des plaintes de harcèlement et des enquêtes, tout le nécessaire doit être fait pour assurer la confidentialité du processus en ne fournissant des renseignements aux intéressés qu’en cas de nécessité absolue et en contraignant les témoins à respecter la confidentialité.

Pour savoir ce qui peut être divulgué en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez consulter notre page web au sujet du l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

Les obligations des employés et les comportements escomptés décrits dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public s’appliquent dans le cadre de l’utilisation du courriel et des outils du Web 2.0 en milieu de travail, à des fins professionnelles ou personnelles. Le Code précise clairement que les employés du secteur public doivent respecter la dignité humaine et reconnaître la valeur de chaque personne.

Pour établir la mesure dans laquelle la conduite d’une personne sur les médias sociaux constitue une violation de la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement, l’un des critères est de déterminer si le comportement s’est produit dans le milieu de travail ou dans un lieu ou à l’occasion d’un événement lié au travail.

Chaque allégation de harcèlement est traitée au cas par cas, et les faits propres à la situation sont établis pour déterminer quand et où les incidents se sont produits.

L’employé pourrait devoir communiquer avec la police si l’affaire a eu lieu en dehors du milieu de travail ou à l’occasion d’un événement non lié au travail et en dehors des heures de travail.

En conformité avec l’intention de la politique, la direction doit être informée de toutes les conséquences se répandant dans le milieu de travail et traiter et régler toute situation possible de harcèlement en temps opportun et de manière efficace.

Si un employé s’interroge sur ses activités en ligne, il conviendrait qu’il en parle à son gestionnaire ou à un conseiller en valeurs et éthique.

Des «  mesures incitatives efficaces » sont des outils ou des mécanismes mis en place qui, avec le temps, peuvent donner lieu à des améliorations dans le climat de respect perçu au sein du milieu de travail. Outre les méthodes traditionnelles de prévention du harcèlement, comme les programmes d’apprentissage et de sensibilisation, un exemple de «  mesure incitative efficace » pourrait consister en une rétroaction régulière à chaque employé sur les compétences et les comportements des personnes en milieu de travail. Cette rétroaction pourrait être liée à l’évaluation globale du rendement et aux plans de perfectionnement personnels.

Les nouveaux instruments de politique exigent que les organisations examinent les outils et les mécanismes qu’elles ont en place, et réfléchissent à la façon dont ils influencent le climat de travail et les perceptions du respect par les employés.

Aux termes de la Politique, les administrateurs généraux disposent d’une marge de manœuvre pour déterminer les «  compétences requises », la formation à acquérir et les cours en particulier à suivre pour gérer le règlement des plaintes de harcèlement au sein de leur organisation. Il s’agit en fait de s’assurer que les personnes qui dès le début de l’affaire contribuent à aider les parties en cause à régler les questions liées au harcèlement possèdent les compétences requises pour faciliter le règlement de ces situations le plus rapidement possible, d’une façon juste, constructive et respectueuse.

À cette fin, les représentants de l’organisation devraient être en mesure d’aider les parties en cause à franchir les étapes du processus de règlement informel et posséder un minimum de compétences en résolution des conflits pour amener les parties à exprimer leurs besoins, leurs préoccupations et d’autres intérêts qui souvent ne sont pas exprimés ouvertement. Des habiletés d’écoute active, l’écoute avec empathie et des compétences en résolution de problèmes axée sur la collaboration, souvent enseignées dans les cours sur la médiation, sont utiles pour aider les parties à ne pas rester sur leur position «  qui a raison et qui a tort » pour arriver à penser «  que pouvons-nous faire pour mieux travailler ensemble ».

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré une approche avec des représentants ministériels et des agents négociateurs pour mesurer les résultats en ce qui touche les obligations de chaque organisation en rapport avec la prévention et la résolution du harcèlement.

Les organisations sont tenues d’élaborer et de mettre en œuvre leur propre stratégie pour un milieu de travail respectueux, dont elles surveilleront l’application et qu’elles utiliseront pour rendre compte de leur progression.

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor obligera les organisations à rendre compte de leur progression au moyen du Cadre de responsabilisation de gestion.

En outre, le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la Politique et fera rapport sur son efficacité cinq ans après sa mise en œuvre.

En cas de non-conformité à la présente politique ou d’omission d’apporter les mesures correctives demandées par le dirigeant principal des ressources humaines, le Conseil du Trésor pourrait prendre les mesures énoncées dans la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour prendre connaissance de l’éventail des conséquences liées au défaut de conformité, veuillez vous reporter au Cadre stratégique sur la gestion de la conformité.